BAB IV

HASIL KEGIATAN MAGANG

Apotek Kimia Farma 531 Perumnas adalah apotek yang berada di Jalan Ciremai Raya
No.275, Kota Cirebon. Ditinjau dari lokasinya apotek Kimia Farma 531 Perumnas berada
dijalur lalu lintas yang ramai sehingga sangat baik untuk pelayanan kesehatan. selain terletak
dikawasan yang lalu lintasnya ramai Apotek Kimia Farma 531 Perumnas juga terdapat
praktek Dokter Gigi.
 Hal yang berhubungan dengan bangunan secara fisik telah memenuhi syarat yang ada
karena Apotek Kimia Farma 531 Perumnas memiliki sarana yang cukup lengkap untuk
sebuah apotek.
Pengelolaan di apotek Kimia Farma 531 Perumnas meliputi perencanaan, Permintaan,
Pengadaan, Penerimaan, Penyimpanan, Pelayanan, Penyerahan, Pencatatan dan Pelaporan
yang akan dibahas sebagai berikut :

4.1 Perencanaan Perbekalan Farmasi

Perencanaan obat dimaksudkan untuk memutuskan obat apa yang akan
dipesan agar stok obat di apotek tidak kosong dan mengurangi terjadinya penolakan
resep. Beberapa hal yang dipertimbangkan dalam perencanaan barang adalah
kecepatan penjualan (fast moving atau slow moving), dengan menggunakan data dari
pola penyakit, pola konsumsi, sistem pareto, budaya, kemampuan masyarakat serta
data dari hasil penjualan.
Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dengan baik dan sistematis karena
dilakukan oleh petugas di Apotek Kimia Farma. Untuk persediaan farmasi yang
sudah atau akan habis diperiksa tiap minggunya dan dicatat dalam buku defekta
untuk kemudian diproses dan segera dilakukan pengadaan.

4.2 Pengadaan Perbekalan Farmasi

Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma sendiri akan dibuat pencatatan
obat yang sudah/hampir habis stoknya pada buku defekta. Pemeriksaan tersebut
dilakukan pada hari Selasa (ethical) dan Kamis (swalayan). Pencatatan pada buku
defekta selanjutnya disusun menjadi Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).
BPBA kemudian dikirimkan ke bagian Bisnis Manager (BM) Cirebon. Kemudian
BM akan melakukan pemesanan ke masing-masing distributor. Dapat dilihat pada
gambar 4.1 Alur pengadaan Barang di Apotek Kimia Farma.

gambar 4.1 Alur pengadaan Barang di Apotek Kimia Farma.

Apotek Kimia Farma dapat pula melakukan pemesanan sendiri, yaitu

pemesanan secara langsung melalui salesman masing-masing PBF dengan membuat
surat pesanan (SP). Pemesanan barang di Apotek Kimia Farma susuai dengan
peraturan yang ada. Pemesanan dilakukan sesuai SOP Pemesanan yang berlaku
yaitu:
a. Pemesanan obat dilakukan pada PBF yang resmi
b. Pemesanan obat menggunakan Surat Pesanan (SP) minimal rangkap 2, lembar
yang asli diberikan kepada kepada sales sedangkan salinannya disimpan
sebagai arsip.
c. Jumlah dan jenis obat yang dipesan harus disesuaikan dengan kebutuhan.
d. SP ditanda tangani oleh Apoteker dan diberi stempel Apotek.

Pengadaan obat golongan narkotika hampir sama dengan pengadaan obat

biasa, hanya pada pemesanan obat narkotika tidak menggunakan BPBA namun
menggunakan Surat Pesanan Narkotika model N-9 rangkap empat (putih, kuning,
merah, dan biru). Surat pesanan tersebut ditandatangani oleh APA dan hanya
memuat satu nama obat narkotika saja. Rangkap I (putih), II (kuning), dan III
(merah) dari SP narkotika akan dikirimkan ke BM dahulu atau dikirimkan ke PBF
Kimia Farma untuk meminta pengiriman obat, sementara lembar ke IV (biru)
 disimpan di apotek sebagai arsip apotek. Pengadaan obat psikotropika menggunakan
SP Psikotropika yang juga ditandatangani oleh APA. Satu SP Psikotropika dapat
memuat lebih dari satu macam obat asal berasal dari PBF yang sama.

4.3 Penerimaan

Penerimaan barang di Apotek Kimia Farma dapat berasal dari dua sumber
yaitu dari gudang BM dan dari PBF. Pedagang Besar Farmasi (PBF) mengantar
obat yang dipesan sesuai dengan SP dan membawa faktur yang kemudian
dilakukan penerimaan oleh petugas apotek yang sebelumnya barang diperiksa
terlebih dahulu sesuai apa tidak dengan jumlah dan jenis barang yang dipesan.
Pemeriksaan yang dilakukan oleh petugas apotek meliputi kelengkapan barang
tersebut seperti nama obat, no batch sediaan, jumlah obat, kemasan dan tanggal
expire datenya, apabila sesuai dengan pemesanan maka APA atau TTK menanda
tanganinya serta memberi stampel. Faktur yang asli di serahkan kepada sales
sedangkan salinan faktur disimpan oleh apotek sebagai arsip. Faktur-faktur yang
telah masuk dikumpulkan dan datanya dimasukkan ke komputer yang kemudian
setelah itu divalidasi oleh APA lalu diberikan ke BM dan utang faktur dilunasi oleh
pihak BM. Pembayaran dilakukan oleh BM yang mendapat faktur asli pengiriman,
faktur pajak, dan jumlah tagihan dari PBF. Pihak BM akan memberikan tanda
terima faktur dan menentukan tanggal jatuh tempo kepada PBF. Selanjutnya BM
akan membuatkan voucher pembayaran tagihan untuk melunasi pembayaran
kepada PBF.
Obat kemudian akan disimpan didalam tempatnya dan ditulis jumlahnya di
kartu stok. Sebelum memasukkan, sisa stok obat akan diperiksa dulu
kesesuaiannya. Pada penulisan obat narkotik dan psikotropik, ditulis juga no batch
obat pada kartu stok.

4.4 Penyimpanan

Penyimpanan dan penataan obat di Apotek Kimia Farma dibedakan

berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, obat generik, obat fast moving, narkotik-
psikotropik, atau suhu penyimpanan yang kemudian disusun secara alfabetis.
Secara garis besar Apotek Kimia Farma dibagi menjadi 2 layout utama, yaitu
area swalayan dan farmasi (ethical). Area swalayan terdiri dari golongan obat-obat
bebas dan bebas terbatas, alat kesehatan, serta produk kesehatan lainnya. Secara
detail, pada area swalayan seluruh produk disusun dan dikelompokkan berdasarkan
kategori. Kategori tersebut adalah skin care, soap and body wash, hair cair, oral
care, personal care, traditional medicine, vitamin and mineral, topical, first aid,
baby diapers, baby and child care, milk and nutrition, food supplement, adult
diapers, dan paper product. Kemudian pada tiap kategori tersebut, produk disusun
berdasarkan abjad dan sistem FEFO dan FIFO. Pada swalayan farmasi ini juga
menyediakan informasi bagi pasien berupa brosur/leaflet.

Sedangkan pada area farmasi terdiri dari obat-obat ethical yang terdiri dari
golongan G, Narkotika, Psikotropika, bentuk sediaan dan obat-obat yang
membutuhkan penanganan khusus seperti sediaan suppositoria dan insulin. Pada
area farmasi ini obat-obat dikelompokkan berdasarkan farmakologi dan pada setiap
kelompok farmakologi disusun kembali berdasarkan abjad system FEFO dan FIFO.
Pengelompokkan pada area farmasi ini terdiri dari vitamin, generik, antibiotik,
pencernaan, hormon, antidiabetes, kardiovaskular, urinary, alergi, kontrasepsi,
narkotika, dan psikotropika, dan in health.

Lemari obat narkotik-psikotropik berada di sudut ruangan dan hanya

memiliki satu jalan masuk. Obat-obat psikotropika dan narkotika diletakkan di
daerah yang tidak dapat dilihat oleh pengunjung. Untuk penyimpanan narkotika dan
psikotropika berdasarkan KepMenKes, penyimpanannya harus dibuat seluruhnya
dari kayu atau bahan lain yang kuat, harus mempunyai kunci yang kuat, dibagi
menjadi dua bagian masing-masing dengan kunci yang berlainan dan bagian
pertama dipergunakan untuk menyimpan morfina, phetidina, dan garam-garamnya
serta persediaan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari serta apabila tempat
khusus tersebut berupa lemari berurukuran kurang dari 40 x 80x 100 cm maka
lemari tersebut harus dibuat pada tembok atau lantai. Serta untuk tiap-tiap item obat
terdapat kartu stok obatnya masing- masing.

Setiap asisten apoteker bertanggung jawab atas lemari penyimpanan obat

yang telah ditetapkan, meliputi kerapian, kebersihan, dan kelengkapan/stok obat
yang ada di lemarinya. Setiap pemasukan dan penggunaan obat/barang harus selalu
di input kedalam komputer dan dicatat pada buku/ kartu stok, meliputi tanggal
pengisian/ pengambilan, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi/ diambil, sisa
 barang, dan paraf petugas yang melakukan pengisian/ pengambilan barang. Kartu
stok harus selalu diisi dengan lengkap dan rapi serta diletakkan di masing-masing
kotak obat/barang.

4.5 Pengendalian Perbekalan Farmasi

Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan
sesuai kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan,
penyimpanan dan pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya
kelebihan, kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan, pasif stok
serta pengembalian pesanan. Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu
stok baik dengan cara manual atau elektronik. Kartu stok sekurang-kurangnya
memuat nama sediaan farmasi, tanggal kadaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah
pengeluaran dan sisa persediaan. Stok opname obat dilakukan setiap 3 bulan sekali
sedangkan untuk stok opname narkotika dan psikotropika dilakukan setiap 1 bulan
sekali dan setiap pengeluaran obat untuk resep stok langsung dikurangkan

4.6 Pencatatan dan Pelaporan

i. Pencatatan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor keluar
dan masuknya (mutasi) sediaan farmasi di apotek. Pencatatan dilakukan dalam
bentuk digital atau manual. Apotek Kimia Farma 531 Perumnas menggunakan
sistem digital dalam pencatatan seperti komputer karena lebih efisien daripada
sistem manual.
Penanganan ketika terjadi kerusakan, recall dan kadaluwarsa. Untuk
pemusnahan narkotika, psikotropika, dan prekusor dilakukan oleh apoteker dan
disaksikan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota dan dibuat berita acara
pemusnahan. Untuk penarikan obat yang tidak memenuhi standar/ketentuan
peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan
perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan instansi
sukarela oleh pemilik izin edar (Voluntary recall) dengan tetap memberikan
laporan kepada kepala BPOM. Penarikan BMHP dilakukan terhadap produk yang
izin edarnya dicabut oleh Menteri.
Pencatatan setiap obat yang keluar dicatat di kartu stok tiap jenis obat
sedangkan untuk obat yang telah habis dicatat di buku defekta.
 ii. Pelaporan
Pelaporan di Apotek Kimia Farma dibagi menjadi 2 yaitu :
1) Laporan Internal
Laporan internal yaitu laporan dari apotek kepada BM. Laporan internal
diantaranya yaitu :
a) Laporan stok barang
b) Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)
c) Laporan ini dibuat pada akhir transaksi hari berjalan untuk pembayaran
tunai. Laporan ini memberikan informasi jumlah penjualan OTC, UPDS,
HV, debet dan tunai. Laporan ini dibuat dan divalidasi oleh APA. Khusus
untuk laporan konsinyasi dibuat terpisah dan dicetak per supplier serta
direkap tiap bulan.
d) Laporan Pareto Dokter HJU
e) Laporan BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek)
2) Laporan eksternal
Laporan eksternal adalah laporan yang dibuat untuk Dinas Kesehatan
mengenai penggunaan dan pemusnahan obat Narkotika dan Psikotropika.
Laporan obat Narkotika dan Psikotropika dilakukan setiap 1 bulan sekali
sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya menggunakan Website SIPNAP.

4.7 Pengelolaan pelayanan kefarmasian PT. Kimia farma Apotek

Pengelolaan pelayanan kefarmasian Apotek kimia Farma meliputi :

a. Pelayanan obat atas resep tunai

Alurnya dimulai dengan diterimanya resep oleh petugas apotek, selanjutnya
dilakukan pemeriksaan kelengkapan, kemudian diperiksa stok barangnya. Bila
barang tersedia, maka petugas akan menghitung dan menginformasikan harga
obat kepada pasien. Bila pasien setuju, pasien akan membayar harga obat,
kemudian masing-masing resep dimasukaan kedalam komputer meliputi nomor
penulisan resep, nama dokter, nama pasien, alamat pasien, harga dan jumlah
obat yang dibeli. Kemudian obat disiapkan oleh bagian peracikan dan diberikan
etiket serta aturan pakai nya yang jelas. Setelah semuanya siap, maka dilakukan
pemeriksaan ulang sebelum diserahkan kepada pasien. Obat diserahkan kepada
 pasien disertai dengan informasi yang dibutuhkan serta salinan resep atau
kuitansi apabila diperlukan.
b. Pelayanan obat tunai resep tanpa resep dokter
Pelayanan ini dilakukan berdasarkan permintaan langsung dari pasien.
Biasanya terdiri dari obat-obatan wajib apotek yang dapat diberikan tanpa resep
dokter, alat kesehatan, barang-barang HV (hand verkoop) dan pengobatan diri
sendiri (UPDS). Untuk UPDS biasanya asisten apoteker terlebih dahulu akan
menanyakan keluhan, gejala penyakit, dan juga menanyakan nama serta alamat
pasien, pada print-out pembayarannya ditempelkan formulir UPDS yang
kemudian dikumpulkan dan di arsipkan setiap hari.
c. Pelayanan obat Narkotika dan Psikotropika
Pelayanan obat-obatan narkotika hanya dapat dilakukan jika terdapat resep
asli dari dokter. Resep yang diterima harus mencantumkan nama dokter, alamat,
nomor SIP (surat izin praktek) serta nama dan alamat serta nomor telephone
pasien secara lengkap. Resep tersebut harus dipisahkan penyimpanannya, dan
dibawah nama obatnya harus diberi tanda merah. Jika obat yang dibeli tidak
seluruhnya, maka harus dibuat salinan resepnya dan hanya dapat ditebus
kembali di apotek yang sama. Pengadaan dan penyerahan obat-obatan narkotika
harus dilaporkan setiap bulannya.
d. Pelayanan obat dengan resep kredit
Resep kredit adalah resep yang ditulis dokter yang bertugas pada suatu
instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi yang telah mengadakan kerja
sama dengan apotek yang sering disebut ikatan kerja sama (IKS), pembayaran
dilakukan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan perjanjian yang telah
disepakati bersama. Pelayanan obat dengan resep kredit kimia farma bekerja
sama dengan perusahaan PLN, Mandiri, BPJS, dan lain-lain.

4.8 Pelayanan farmasi klinik PT.Kimia farma Apotek

4.8.1 Pengkajian dan pelayanan resep
a. Tata cara pelayanan obat bebas
Tata cara pelayanan obat bebas di Apotek Kimia Farma melalui swalayan
farmasi, dengan adanya swalayan farmasi pasien boleh memilih obat bebas
menurut apa yang dibutuhkanoleh pasien. Dan letak dari obat bebas tersebut
sudah diletakkan ditempatnya masing-masing serta obat bebas tersebut
 sudahdikelompokkan menurut khasiat obat dan diurutkan berdasarkan abjad agar
passien mudah mencari obat yang ingin dibeli,dan tidak bingung pada saat
mencarinya dan terlihat rapih dari pada ditata secara asal-asalan.
b. Tata cara pelayanan obat dengan resep
i. Penerimaan resep
1) Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep :Nama, alamat, SIP, tanda
tangan atau paraf dokter penulisan resep, nama obat, jumlah, aturan pakai,
nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon.
2) Pemberian nomor resep
3) Penetapan harga
4) Pemeriksaan ketersediaan obat

ii. Perjanjian dan pembayaran

1) Pengambilan obat semua atau sebagian
2) Ada atau tidak penggantian obat diatas persetujuan dokter
3) Pembayaran tunai atau kredit
4) Validassi dan penyerahan nomor resep
5) Pembuatan kuitansi dan salinan resep

iii. Peracikan
1) Penyiapan etiket atau penandaan obat dan kemasan
2) Peracikan obat (hitung dosis resep, campur, kemas)
3) Penyajian hasil akhir peracikan

iv. Pemeriksaan akhir

1) Kesesuaian hasil peracikan dengan resep : Nomor resep, nomor obat,
bentuk dan jenis sediaan obat,dosis pemakaian, aturan pakai, nama pasien,
umur, alamat, dan nomor telepon.
2) Kesesuaian salinan resep dengan resep yang asli
3) Kebenaran kuitansi

v. Penyerahan obat dan pemberian informasi

1) Pelayanan obat harus disertai dengan penjelasan informasi obat
2) Tanda terima pasien atau penerimaan obat
 vi. Layanan purna jual
1) Komunikasi dan informasi tiap waktu
2) Penggantian obat bila diperlukan

4.9 Pemberian informasi obat (PIO)

Pelayanan informasi nobat (PIO) merupakan kegiatan yang dilakukan oleh

apoteker dalam penyediaan dan pemberian informasi mengenai obat yang tidak
memihak, dievaluasi dengan kritis dan dengan bukti terbaik dalam segala aspek
penggunaan obat kepada profesi kesehatan lain, pasien atau masyarakat. Informasi
mengenai sediaan farmasi dan BMHP. Informasi mengenai obat termasuk obat
resep, obat bebas dan herbal. Informasi meliputi dosis, bentuk sediaan, formulasi
khusus, rute dan metode pemberian, farmakokinetik, farmakologi, terapeutik dan
alternatif, efikasi, keamanan penggunaan pada ibu hamil dan menyusui, efek
samping, interaksi, stabilitas, ketersediaan, harga,sifat fisik atau kimia dari obat dan
lain-lain. Tujuan dari PIO ini menyediakan informasi mengenai obat kepada pasien
dan di lingkungan apotek, menyediakan informasi untuk membuat kebijakan yang
berhubungan dengan obat/sediaan farmasi, alat kesehatan dan BMHP dan
menunjang penggunaan obat yang rasional.

Pelaksanaan PIO di Apotek kimia farma biasanya dilakukan pada saat

pelayanan obat atau resep maupun non resep setelah pasien diberikan PIO biasanya
dilakukan dokumentasi yang nantiinya akan di evaluasi kembali untuk bahan Home
pharmacy care.

Kegiatan Selama Magang :

- Pada hari pertama mendapatkan pembekalan materi mengenai Sejarah, Visi Misi, dan
Struktur Organisasi apotek Kimia Farma di BM dan di apotek yang kita tempatkan.
Mendapatkan pengenelan tentang Obat OTC, Ethical,Gudang, APA, dan TTK.
- Mempelajari tentang Perencanaan, Pengadaan, Penerimaan, Penyimpanan, Penyerahan,
Pemusnahan, dan Pelaporan Perbekalan Farmasi dan Perbekalan Kesehatan yang
diberlakukan di Apotek Kimia Farma.
- Selanjutnya mempelajari Pelayanan Resep Tunai dan Rese Kredit
- Mendapatkan pelajaran tentang tata cara melayani pasien Swamedikasi/Upaya
pengobatan Diri Sendiri (UPDS) dan konseling dengan menanyakan Three Prime
Questions.
- Mempelajari tentang tata cara pelayanan dan pelaporan Narkotika, dan Psikotropika
dengan menggunakan layanan berbasis Online yakni SIPNAP (Sistem Pelaporan
Narkotika dan Psikotropika).