PENGELOLAAN SDM

DAN ADMINISTRASI
DI APOTEK
Linda Margata
PENGELOLAAN SDM

 Apotek harus dikelola oleh Apoteker yang Profesional

8 star
pharmacist
SDM di apotek
- Tenaga kesehatan
- APA
- Aping
- AA
- Tenaga teknis
- Tenaga Administrasi
- Kasir/Keuangan
- Reseptir
- Pembantu Umum
Pengelolaan sdm

 Pahami susunan organisasi di Apotek kita

 Job description  harus jelas
 Penempatan  the right man on the right place
 Human relation  komunikasi 2 arah
 Pembinaan
 Kesejahteraan  reward and punishment
 Hal yang perlu diperhatikan dalam mencari karyawan
 Intelligence
 Achievement
 Attitude
 Interest
 Personality
Kegiatan Administrasi

Administrasi Umum
• Pencatatan, pengarsipan, pelaporan
narkotika, psikotropika dan dokumentasi
sesuai dengan ketentuan yg berlaku

Administrasi pelayanan
• Pengarsipan resep, pengarsipan catatan
pengobatan pasien, pengarsipan hasil
monitoring penggunaan obat
 Pengelolaan Administrasi
1. Kesekretariatan
 Surat menyurat
 buku agenda → mencatat keluar masuknya surat
 buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat
 - blanko surat (SP/surat pesanan)
 - barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll

 Pembuatan/pengiriman laporan
 - Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan OWA,OTC,
resep
 - Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar)
 - Laporan tenaga kesehatan

2. Kepegawaian
 Mencatat:
 - biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir, alamat,
pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
 - absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan
 Buku kas
 uang masuk → penjualan tunai, kredit
 uang keluar → pembelian harian tunai, kredit
(administrasi pembelian.
Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF
dengan perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek
yang baru berdiri, 3 bulan pertama pembelian
dengan PBF harus tunai.
 Buku pembelian/buku hutang
 Biaya operasional
 biaya operasional harian → fotokopi, pembelian
bahan bakar, dll
 pengeluaran bulanan → rekening listrik, air, telefon,
gaji pegawai,dll
 pengeluaran tahunan → sewa bangunan,
pajak,dll
4. Penyimpanan/pergudangan
 Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan
obat
 Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis
obat (missal: merah untuk narkotik, kuning untuk
psikotropika, hijau untuk obat bebas)
 Kartu selling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang
atau bertambahnya barang.
 Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya
memuat tanggal, nomor resep, sisa obat, dan paraf.
 Buku bon →ambil barang di gudang
 Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat
tanggal ED setiap obat, obat yang rusak
 Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat
yang sudah menipis
 Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri
 Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep,
obat yang sudah rusak/ED
Kelengkapan Administrasi
Apotek
 Blanko pesanan obat
 Blanko kartu stok
 Blanko copy resep/ salinan resep
 Blanko faktur dan blanko nota penjualan
 Buku barang habis (defecta)
 Buku pembelian dan penerimaan obat
 Buku penjualan obat
 Buku keuangan
 Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
 Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan
Surat pesanan reguler

Isi surat pesanan reguler terdiri dari:

 Identitas apotek
 Nama distributor
 No surat pesanan
 Tanggal pembuatan SP
 Nama barang yang dipesan
 Jenis obat yang dipesan
 Nama, SIPA, dan tanda tangan APJ
 Nama dan tanda tangan penerima pesanan
Surat pesanan narkotika
dan psikotropika
Surat pesanan narkotika terdiri dari:
 Rayon
 Nama, jabatan, alamat APJ
 Jenis dan jumlah obat
 Tujuan penggunaan obat
 Kota dan tanggal pembuatan SP
 Nama, SIPA, dan tanda tangan APJ
 SP narkotika (model N.9) rangkap 5  PBF Kimia Farma,
Kimia Farma Pusat, Dinkes Provinsi, Balai POM, arsip
apotek
 SP psikotropika rangkap 2
Buku Penerimaan Barang

Dalam buku ini tercantum:

 Nama PBF
 Nama barang
 Jumlah barang
 Tanggal faktur
 Tanggal jatuh tempo
 Harga obat satuan
 Total harga
Buku Penjualan Obat
dengan Resep
Buku ini digunakan untuk mencatat:
 Tanggal resep
 No. urut resep
 Nama pasien
 Nama dokter
 Harga
 Discount
 Total harga
Macam Laporan yang
dibuat Apotek
 Laporan pemakaian (pemasukan dan pengeluaran)
narkotika dan psikotropika
 Laporan statistika resep dan penjualan obat generik
berlogo per bulan
 Laporan daftar hadir tenaga kesehatan
 Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan
 Laporan penggunaan obat
 Laporan keuangan
 Laporan perpajakan per tahun
Laporan Keuangan Apotek

Laporan • Buku penjualan obat OTC, OWA,

Harian Resep

Laporan • Buku kas bulanan, buku tuslah,

buku embalase, laporan neraca
Bulanan dan rugi laba, laporan pajak

Laporan • Laporan pajak tahunan (SPT),

tahunan laporan neraca dan rugi-laba
Sistem Administrasi

Pencatatan pada Pelaporan

Sediaan habis
buku barang keluar keuangan

Pencatatan pada Pemantauan pada

Pelaporan narkotika
buku defekta kartu stok

Rencana
Pencatatan pada
pengadaan yang
buku barang masuk
disetujui APJ

Pembuatan surat Pencatatan pada

pesanan obat buku pembelian
Pelaporan narkotika dan
psikotropika
 Penggunaan narkotika dan psikotropika harus dilaporkan setiap
bulan sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya kepada Dinkes
Kab/Kota dengan tembusan kepada BPOM setempat.
 Pelaporan melalui aplikasi SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika &
Psikotropika Nasional)
 Pada pelaporan tdd:
 Nama obat
 Satuan obat
 Pemasukan
 Penggunaan
 Saldo akhir
 Tempat dan tanggal dibuatnya laporan
 Nama, SIPA, dan tanda tangan APJ
Etiket
SP narkotika
terdiri 5 rangkap
satu sp hanya untuk 1 item obat
form sp langsung dari kf
SP Psikotropika
Terdiri 2 atau 3
rangkap
Satu SP bisa lebih dari
1 item obat
SP Non Narkotika-
Psikotropika
 Terdiri dari 2 rangkap
 Untuk order OB, OBT,
Alkes, obat keras non
narkotika-psikotrpika,
Kosmetika, dll
Kartu Stok
Copy Resep
Buku-Buku Apotek
1. Buku Gudang

2. Buku Resep
3. Buku Defecta

4. Buku Pembelian

5. Buku Penjualan
6. Buku Besar

7. Buku Kas

8. Buku Penerimaan Narkotika

9. Buku Penerimaan Psikotropika