ADMINISTRASI
PENGELOLAAN SDM
Apotek harus dikelola oleh Apoteker yang Profesional
8 star
pharmacist
SDM di apotek
Tenaga kesehatan
APA (Apoteker Penanggung jawab)
Aping
Tenaga Teknis kefarmasian
Tenaga teknis non kesehatan
Tenaga Administrasi
Kasir/Keuangan
Reseptir
Pembantu Umum
Pengelolaan SDM
Pahami susunan organisasi di Apotek kita
Job description harus jelas
Penempatan the right man on the right place
Human relation komunikasi 2 arah
Pembinaan
Kesejahteraan reward and punishment
Hal yang perlu diperhatikan dalam mencari
karyawan
Intelligence
Achievement
Attitude
Interest
Personality
SARANA DAN PRASARANA
Sarana tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian
Prasarana perlengkapan, peralatan, fasilitas
apotek yang mendukung pelayanan kefarmasian
yang berkualitas
Sarana dan prasarana disesuaikan kebutuhan
masing-masing apotek dengan memperhatikan luas
bangunan, optimasi penggunaan ruangan, efisiensi
kerja, jumlah karyawan, pelayanan yang dilakukan,
kepuasan pasien
Sarana&prasarana:
Papan nama apotek
Ruang tunggu
Tersedia tempat display obat
Ruang konseling + literatur yang mendukung
Ruang peracikan + alat racikan
Ruang/tempat penyimpanan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan lainnya
Tempat penyerahan obat
Tempat pencucian alat
Peralatan penunjang kebersihan apotek
APAR
Contoh papan praktek apoteker
ADMINISTRASI
Rangkaian aktivitas pencatatan dan peraesipan, penyiapan laporan
dan penggunaan laporan untuk mengelola sediaan farmasi.
1. Kesekretariatan
Surat menyurat
buku agenda → mencatat keluar masuknya surat
buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat
blanko surat (SP/surat pesanan)
barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll
Pembuatan/pengiriman laporan
Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan OWA,OTC,
resep
Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar)
Laporan tenaga kesehatan
2. Kepegawaian
Mencatat:
biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal
lahir, alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan
Buku kas
uang masuk → penjualan tunai, kredit
uang keluar → pembelian harian tunai, kredit (administrasi
pembelian.
Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF dengan
perjanjian tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3
bulan pertama pembelian dengan PBF harus tunai.
Buku pembelian/buku hutang
Biaya operasional
biaya operasional harian → fotokopi, pembelian bahan bakar,
dll
pengeluaran bulanan → rekening listrik, air, telefon, gaji
pegawai,dll
pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak,dll
4. Penyimpanan/pergudangan
Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan obat
Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis obat (missal: merah
untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)
Kartu stelling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau
bertambahnya barang.
Diletakkan di dekat bahan masing-masing, didalamnya memuat tanggal,
nomor resep, sisa obat, dan paraf.
Buku bon →ambil barang di gudang
Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat tanggal ED setiap
obat, obat yang rusak
Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat yang sudah menipis
Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri
Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep, obat yang sudah
rusak/ED
Pelaporan
Laporan penggunaan Psikotropika
Laporan penggunaan Narkotika
Laporan statistika resep dan pelayanan obat
generik berlogo
Laporan tenaga kesehatan
Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek seperti di
bawah ini:
Tgl No PBF No. No. Nama Jml Harga Disc Total Jumlah
faktur Bacth Obat satuan % total
Reading &
Rechecking checking the
prescription
Numbering,
Labeling dating, &
pricing
Preparing
the
prescription
Kepmenkes No.1027/2004
Skrinning Resep meliputi :
1. Skrinning Administrasi
a. Nama, SIP dan alamat dokter
b. Tanggal penulisan resep
c. Tanda tangan / paraf dokter penulis resep
d. Nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan
pasien
e. Nama obat, potensi, dosis, jumlah obat yang diminta
f. Cara pemakaian yang jelas
g. Informasi yang lainnya
2. Skrinning Farmasetik
bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas,
inkompatibilitas, cara dan lama pemberian
3.Skrinning Klinis
adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian
(dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain)
Penyiapan
1) Peracikan
resep
kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas,
dan memberikan etiket pada wadah
2) Etiket
a) Warna etiket
b) Pada etiket, harus mencantumkan:
Nama dan alamat apotek
Nama dan nomer SIA
Nomer dan tanggal pembuatan
Nama pasien
Aturan pemakaian
Tanda lain yang diperlukan
lanjutan
3) Kemasan obat yang diberikan
4) Penyerahan Obat
pemeriksaan akhir sebelum diserahkan
5) Informasi Obat
cara pemakaian obat, cara penyimpanan, jangka waktu
pengobatan, aktivitas dan makanan serta minuman
yang harus dihindari
6) Konseling
7) Monitoring penggunaan obat
PROSEDUR TETAP
PELAYANAN RESEP
A. Skrining Resep
1. Melakukan pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan resep
yaitu nama dokter, nomor ijin praktek, alamat, tanggal
penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter serta nama,
alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien.
2. Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetik yaitu: bentuk
sediaan, dosis, frekuensi, kekuatan, stabilitas,
inkompatibilitas, cara dan lama pemberian obat.
3. Mengkaji aspek klinis yaitu : adanya alergi, efek samping,
interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan kondisi
khusus lainnya). Membuatkan kartu pengobatan pasien
(medication record).
4. Mengkonsultasikan ke dokter tentang masalah resep apabila
diperlukan
B. Penyiapan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
1. Menyiapkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan sesuai dengan
permintaan pada resep
2. Menghitung kesesuaian dosis dan tidak melebihi dosis maksimum.
3. Mengambil obat dengan menggunakan sarung tangan / alat / spatula /
sendok
4. Menutup kembali wadah obat setelah pengambilan dan mengembalikan
ke tempat semula.
5. Meracik obat (timbang, campur, kemas)
6. Mengencerkan sirup kering sesuai takaran dengan air yang layak minum
7. Menyiapkan etiket (warna putih untuk obat dalam, warna biru untuk
obat luar, dan etiket lainnya seperti label kocok dahulu untuk sediaan
cair)
8. Menulis nama dan cara pemakaian obat pada etiket sesuai dengan
permintaan dalam resep.
C. Penyerahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
1. Melakukan pemeriksaan akhir sebelum dilakukan penyerahan
(kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep)
2. Memanggil nama dan nomor tunggu pasien
3. Memeriksa ulang identitas dan alamat pasien
4. Menyerahkan obat yang disertai pemberian informasi obat
5. Membuat salinan resep sesuai dengan resep asli dan diparaf
oleh apoteker
6. Menyimpan resep pada tempatnya dan mendokumentasikan
PROSEDUR TETAP PELAYANAN RESEP
NARKOTIK
A. Skrining resep
1. Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan administrasi
2. Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmaseutik yaitu : bentuk sediaan,
dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian
3. Mengkaji pertimbangan klinis yaitu : adanya alergi, efek samping,
interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).
4. Narkotik hanya dapat diserahkan atas dasar resep asli rumah sakit,
puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter. Salinan resep
narkotika dalam tulisan “iter” tidak boleh dilayani sama sekali
5. Salinan resep narkotik yang baru dilayani sebagian atau yang belum
dilayani sama sekali hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan
resep asli.
6. Mengkonsultasikan ke dokter tentang masalah resep apabila diperlukan.
B. Penyiapan Resep
1. Menyiapkan obat sesuai dengan permintaan pada resep
2. Untuk obat racikan apoteker menyiapkan obat jadi yang
mengandung narkotika atau menimbang bahan baku
narkotika
3. Menutup dan mengembalikan wadah obat pada tempatnya
4. Menulis nama dan cara pemakaian obat pada etiket sesuai
dengan permintaan dalam resep
5. Obat diberi wadah yang sesuai dan diperiksa kembali jenis
dan jumlah obat sesuai permintaan dalam resep.
C. Penyerahan Obat
1. Melakukan pemeriksaan akhir kesesuaian antara penulisan
etiket dengan resep sebelum dilakukan penyerahan
2. Memanggil nama dan nomor tunggu pasien
3. Mengecek identitas dan alamat pasien yang berhak
menerima
4. Menyerahkan obat yang disertai pemberian informasi obat
5. Menanyakan dan menuliskan alamat / nomor telepon pasien
dibalik resep
6. Menyimpan resep pada tempatnya dan
mendokumentasikannya.
KONSELING, PROMOSI, EDUKASI
Konseling proses komunikasi 2 arah yg sistematik
antara pasien dan apoteker untuk mengidentifikasi
dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan
obat dan pengobatan.
Tujuan meningkatkan kualitas hidup pasien
Komunikasi rangkaian proses penyampaian
informasi/pesan dari pengirim/pemberi informasi
kepada penerima dengan menggunakan media
komunikasi sehingga pesan dapat diterima dengan
baik oleh penerima.
Pesan dikirim dengan bahasa yang mudah
dipahami oleh pasien
Pemberian pesan yang baik:
Sincerely
Simple
Short
Specific
Summarize
Berikan empati, dukungan, membesarkan hati,
arahan, serta saran kepada Px.
Informasi obat sekurang-kurangnya:
Cara pemakaian obat
Jangka waktu pengobatan
Cara penyimpanan obat
Aktivitas serta makanan/minuman yang harus dihindari
selama terapi
Dalam memberi informasi kepada pasien, apoteker
harus:
Memberi informasi secara objektif, netral, dan
akurat mengenai obat
Menelaah secara kritis berbagai informasi mengenai
obat
Mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi
Mengenal penyakit dan pengobatannya
Apoteker berpartisipasi aktif dalam promosi dan
edukasi.
Apoteker turut membantu diseminasi informasi
(penyebaran leaflet/brosur, poster, penyuluhan,
dll)
RESIDENSIAL
Home care adalah pelayanan kesehatan yang
berkesinambungan dan komprehensif yang
diberikan kepada individu dan keluarga di tempat
tinggal mereka yang bertujuan untuk
meningkatkan, mempertahankan atau
memulihkan kesehatan atau memaksimalkan
tingkat kemandirian dan meminimalkan akibat
dari penyakit ( Depkes, 2002 ).
RESIDENSIAL
Apoteker ‘care giver’
Kunjungan ke rumah
Lansia
Px dengan penyakit kronis
Membuat catatan medik
SELF MEDICATION
Tindakan mengobati diri sendiri dengan obat tanpa
resep yang dilakukan secara tepat guna dan
bertanggung jawab.
Walaupun untuk sendiri tetepi harus rasional
Pengguna memilih produk obat yang sesuai dengan
kondisinya.
Definisi swamedikasi atau pengobatan sendiri
berdasar permenkes No.919/MENKES/PER/X/1993
adalah upaya seseorang dalam mengobati gejala
penyakit tanpa konsultasi dengan dokter terlebih
dahulu. Lebih dari 60% dari masyarakat
melakukan swamedikasi dan 80% di antaranya
mengandalkan obat modern.
Ketrampilan utama untuk menanggapi gejala
penyakit yang disampaikan oleh pasien adalah:
1. Kemampuan untuk membedakan antara gejala
penyakit ringan dan serius
2. Keterampilan mendengarkan secara aktif
3. Kemampuan untuk bertanya
4. Kemampuan pemilihan terapi berdasarkan
efektivitasnya
5. Kemampuan bekerjasama dengan pasien
Salah satu teknik yang bisa digunakan adalah metode WWHAM yaitu:
W – who is it for ? (Siapa yang sakit)
siapa yang sakit, usia berapa, apakah dalam keadaan hamil/menyusui. Bila yang
datang adalah pasien sendiri, bisa dilihat penampilan fisiknya untuk membantu
penilaian kondisi pasien (ruam kulit, pucat, keringat berlebihan dan lain-lain)
W – what are the symptoms ? (apa gejalanya)
Perlu ditanyakan gejala/keluhan penderita, dan tim farmasi harus tahu gejala-
gejala yang perlu diwaspadai. Dengan memperhatikan gejala yang perlu
diwaspadai, dapat ditentukan dengan tepat apakah pasien harus diberi
rekomendasi, atau dirujuk ke dokter.
H -how long have the symptoms ? (berapa lama gejala diderita)
Ditanyakan jangka waktu gejala yang dikeluhkan pasien, bagaimana
perkembangan kondisi pasien saat ini, apakah pasien juga menderita penyakit
lain
A -actions taken so far ? (tindakan apa yang sudah dilakukan)
Perlu ditanyakan tindakan pengobatan yang sudah dilakukan dsb.
M -medications they are taking ? (obat apa yang sudah digunakan)
Ditanyakan obat yang sudah digunakan untuk mengatasi keluhan, meliputi obat
bebas / bebas terbatas, obat yang diresepkan, maupun obat tradisional.
Ditanyakan apakah pasien juga minum obat untuk penyakit lain.
Kriteria obat yang bisa diserahkan tanpa resep
(permenkes No.919/MENKES/ PER/ X/1993):
Tidak KI untuk wanita hamil, anak < 2 thn, dan orang
tua >65 thn.
Tidak memberikan resiko pada kelanjutan penyakit
Penggunaan tidak memerlukan cara/alat khusus yg
harus dilakukan tenaga kesehatan
Penggunaan diperlukan untuk penyakit yang
prevalensinya tinggi di Indonesia
Obat dimaksud memiliki rasiokhasiat keamanan yang
dapat dipertanggungjawabkan untuk pengobatan
sendiri.
OWA
OWA adalah obat keras yang dapat diserahkan oleh
apoteker kepada pasien di Apotek tanpa resep
dokter
Peran Apoteker dalam pemilihan obat tanpa resep:
Membantu masyarakat menentukan penyakitnya
Memilihkan obat
Membantu menegaskan informasi
Pementauan dan penilaian hasil terapi
Kewajiban Apoteker dalam pelayanan OWA:
Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per
pasien
Membuat catatan pasien dan obat yang diserahkan
Memberikan KIE kepada pasien
PROSEDUR TETAP PENGELOLAAN RESEP
1. Resep asli dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan
sesuai nomor resep.
2. Resep yang berisi narkotika dipisahkan atau digaris bawah dengan tinta
merah.
3. Resep yang berisi psikotropika digaris bawah dengan tinta biru.
4. Resep dibendel sesuai dengan kelompoknya.
5. Bendel resep ditulis tanggal, bulan dan tahun yang mudah dibaca dan
disimpan di tempat yang telah ditentukan
6. Penyimpanan bendel resep dilakukan secara berurutan dan teratur
sehingga memudahkan untuk penelusuran resep
7. Resep yang diambil dari bendel pada saat penelusuran harus
dikembalikan pada bendel semula tanpa merubah urutan
8. Resep yang telah disimpan selama dari tiga tahun dapat dimusnahkan
sesuai tata cara pemusnahan
pengelolaan Narkotika :
PEMESANAN
SP narkotika ada 5 lbr
1 lbr SP untuk pesan 1 item obat N
harus beli ke PBF yg ditunjuk, yaitu Kimia Farma
pembayaran dilakukan dg COD (Cash on Delivery), yaitu
bayar ketika brg dtg
PENYIMPANAN
Narkotika disimpan dlm lemari khusus dg syarat:
bahan : kayu atau bhn lain yg kuat
ukuran : 40x80x100cm, ukuran lbh kcl dipaku paten di dinding atau
lain
almari 2 pintu dg kunci yg berlainan
1 pintu u/ menyimpan Petidin, morfn, n garam2nya u/ persediaan
pintu u/ keperluan sehari2, u/ pelayanan, misal kodein.
PELAYANAN RESEP
Narkotika hanya bs diperoleh dg resep dokter asli
resep tidak boleh diiter
resep yg dilayani dicatat di register narkotika (bk pencatatan N)
R/ didimpan n terpisah dr R/ lain
boleh malayani copy R/ hanya di apotek yg menyimpan R/ aslinya
pasien boleh diberikan copy R/ tapi pasien tdk bisa beli lg
R/ yg berasal dr luar propinsi hrs ada pegesahan dr yg berwenang atau minta
R/ baru dr dokter setempat
Pengelolaan pasien
Faktor-faktor agar pasien loyal:
a. Pelayanan (tepat, cepat)
b. Kelengkapan obat
c. Harga
d. Fasilitas apotek
e. konseling
Indikator untuk mengevaluasi mutu
pelayanan
Tingkat kepuasan pasien
Dimensi waktu
Prosedur tetap
TERIMA KASIH