Pembukuan Lengkap

Apotek
OLEH KELOMPOK 2 :

Ketua : • Teguh Ramadhan

Anggota : • Iyut Kakalang • Nur Inda
• Latifah • Raflika
• Lisnawati • Ria Adinda
• Naafilah Azalia • Wulandini
• Nadira
• Nur Aisyah
• Nurmaina
A. Pembukuan Lengkap Apotek
1. Resep
Resep adalah surat tertulis dari dokter berisi nama obat
dengan dosis yang sudah ditentukan, untuk dapat disediakan
oleh tenaga teknis kefarmasian. Sesuai peraturan yang berlaku,
resep harus disimpan minimal selama 5 tahun sebelum
dimusnahkan.
Cara penyimpanannya, resep disimpan berdasarkan tanggal
dan nomor urut penerima resep. Resep dengan isi obat
golongan narkotika harus disimpan terpisah. Resep juga harus
disimpan dengan baik, sehingga bila sewaktu-waktu diperlukan
dapat digunakan.
2. Surat Pesanan & Arsip Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat tertulis dari apoteker kepada PBF,
dalam rangka pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan
bahan medis habis pakai. Ada beberapa jenis Surat Pesanan,
diantaranya adalah :
1. Surat Pesanan Reguler, digunakan untuk memesan obat
bebas, bebas terbatas, obat keras dan alkes.
2. Surat Pesanan Narkotika, digunakan untuk memesan obat
golongan narkotika.
3. Surat Pesanan Psikotropika, digunakan untuk memesan obat
golongan psikotropika.
4. Surat Pesanan Prekursor, digunakan untuk memesan obat-
obat yang mengandung prekursor farmasi.
5. Surat Pesanan Obat-Obat Tertentu, digunakan untuk
memesan obat-obat yang mengandung golongan obat-obat
tertentu.
 Dalam pemesanan perbekalan farmasi, surat pesanan harus
dibuat rangkap sesuai peraturan yang berlaku dan harus
menyimpan arsip di apotek. Arsip surat pesanan harus disimpan
minimal selama 5 tahun.

3. Berita Acara Pemusnahan

Berita acara pemusnahan adalah formulir khusus sebagai
pembuktian bahwa telah diadakan pembusnahan barang. Berita
acara pembusnahan dibuat untuk memenuhi tanggung jawab
yang diminta. Contohnya : berita acara pemusnahan resep,
pemusnahan arsip, pemusnahan perbekalan farmasi dan
pemusnahan blanko.
4. Form Pelaporan Obat
Formulir pelaporan obat adalah format yang berisi tentang
pengeluaran obat di apotek, yang harus dikirim ke instansi
tertentu. Contohnya : Dinkes Kab./Kota, Dinkes Prov., dan Balai
POM. Pengirim form harus menyesuaikan dengan peraturan
yang berlaku. Pembuatan form pelaporan juga harus dibuatkan
arsip untuk apotek. Dalam mempermudah pengisisan form,
umumnya dilakukan stok opname setiap bulannya.

5. Buku Defecta
Buku defecta adalah buku yang memuat tentang perbekalan
farmasi yang akan/harus dipesan. Buku ini memiliki fungsi untuk
melihat stock barang dan meningkatkan barang yang akan dipesan.
6. Buku Penerimaan Barang
Buku penerimaan barang adalah buku yang digunakan
untuk mencatat semua barang yang diterima dari PBF. Buku
ini juga biasanya digunakan sebagai buku gudang untuk
dapat mengefisienkan waktu dan catatan.

7. Buku Pencatatan Barang

Buku pencatatan barang adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang yang berada di apotek. Umunnya pada
sekarang ini pencatatan barang apotek sudah menggunakan
metode digital, seperti ms. Excel atau software lainnya. Dalam
membuat pencatatan barang, tenaga kefarmasian dapat
memisahkan buku dengan jenis-jenis barang yang berbeda.
Contohnya sebagai berikut :
• Buku Pencatatan Alat Kesehatan
• Buku Pencatatan Obat Umum (Obat Bebas, Obat Bebas
Terbatas, dll)
 • Buku Pencatatan/Register Narkotika
• Buku Pencatatan Psikotropika

8. Buku Pencatatan Resep

Buku pencatatan resep adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua resep yang masuk atau diterima di apotek. Buku
ini berguna agar dapat melihat kembali data resep bila terjadi
kesalahan.
Dalam pembuatan buku catatan resep, tenaga kefarmasian
dapat memisahkan buku dengan jenis resep yang berbeda-beda.
Contohnya sebagai berikut :
• Buku Pencatatan Resep Umum
• Buku Pencatatan Resep Narkotika
• Buku Pencatatan Resep Psikptropika
9. Kartu Stok
Kartu stok adalah sebuah kartu yang diguunakan untuk
mencatat pemasukan dan pengeluaran perbekalan farmasi di
apotek. Kartu stok sangat membantu dalam melakukan stok
opname barang di apotek, seperti narkotika dan psikotropika yang
harus distok opname tiap bulannya.
Kartu stok hanya boleh berisi satu perbekalan farmasi saja,
sehingga setiap perbekalan farmasi memiliki kartu stok tersendiri.
Isi kartu stok umumnya terdiri atas nama barang, tanggal, jumlah
barang masuk dan keluar, jumlah/sisa barang, keterangan dan
tanda tangan. Kartu stok dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :

• Kartu Stok Gudang, yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat

semua barang masuk dan keluar yang berada di gudang.
Kartu Stok Stelling, yaitu kartu yang digunakan untuk mecatat
• semua barang masuk dan keluar yang berada pada etalase
penjualan.
10. Salinan Resep
Salinan resep adalah sebuah format atau blanko untuk
mencatat atau menyalin kembali resep. Penyalinan resep ini
umumnya dilakukan karena obat harus dibeli berulang kali
atau obat dibeli setengahnya.

11. Nota & Kwitansi

Nota adalah sebuah format atau blanko yang digunakan untuk
mencatat jumlah harga barang bagi pembeli. Sedangkan kwitansi
adalah format atau blanko yang digunakan sebagai tanda bukti
pembayaran. Umumnya kwitansi diberikan jika pasien/pembeli
meminta, dan bila pembelian berupa resep maka dibelakang
kwitansi harus disertai resep yang dibeli.
12. Buku Penjualan
Buku penjualan adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang yang telah dilayani/dijual. Buku
penjualan dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :
• Buku Penjualan Umum/Bebas, yaitu berisi barang perbekalan
farmasi yang dilayani tanpa resep dokter. Contohnya : Obat
Bebas, Obat Bebas Terbatas dan OWA.
• Buku Penjualan Resep, yaitu berisi barang perbekalan farmasi
yang dilayani dengan resep dokter. Contohnya : obat dengan
resep psikotropika, resep antibiotik, dll.

13. Buku Kas

Buku kas adalah buku yang digunakan untuk mencatat
pemsukan dan pengeluaran keuangan apotek. Buku ini sangat
penting di apotek karena berguna untuk melihat perkembangan
keuangan yang dimiliki.
14. Buku Bank
Buku bank adalah sebuah buku yang digunakan untuk
mencatat jumlah kekayaan apotek di bank. Buku ini
berfungsi sebagai catatan pemasukan dan pengeluaran
keuangan apotek melalui rekening bank.

15. Faktur Pembelian Perbekalan Farmasi

Faktur pembelian perbekalan farmasi adalah sebuah cek
tagihan yang menjadi sebuah bukti tertulis dari PBF tentang
daftar obat yang dibeli suatu apotek. Daftar tersebut berisikan
nama barang, jumlah barang, hingga harga yang akan dibayar.
16. Laporan Data Catatan Pengobatan Pasien
Laporan data catatan pengobatan pasien adalah salah satu
catatan penting yang perlu dibuat untuk menunjukkan hasil
pemeriksaan dan diagnosis kondisi pasien. Cetak laporan pasien
berisikan data diri pasien, alur masuk dan pemeriksaan pasien,
dokter yang menangani pasien, riwayat penyakit yang dimiliki
pasien serta hasil pemeriksaan pasien.
Resep SP Narkotika SP Psikotropika
SP Reguler SP Prekursor
SP OOT Berita Acara Pemusnahan Form Pelaporan Obat
 Isi Buku Defecta

Isi Buku Pencatatan Barang

Isi Buku Penerimaan Barang

 Isi Buku Pencatatan Resep

Kartu Stok Salinan Resep Nota

 Kwitansi

Isi Buku Penjualan Resep

Isi Buku Kas

Isi Buku Bank
 Faktur Pembelian Perbekalan Farmasi

Laporan Data Catatan Pengobatan Pasien

A. Kesimpulan
Administrasi farmasi yang dilakukan di apotek meliputi
pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan
dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Fungsi
kegiatan administrasi di apotek yaitu, untuk mengumpulkan dan
mengelolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan
atau perencanaan pengadaan ataupun sebuah kegiatan tertentu.

B. Saran
Metode pengajaran dalam mata pelajaran Administrasi Farmasi di
sekolah SMK Muhammadiyah 1 Palu sudah sangat bagus dan
mudah untuk dimengerti. Tetapi, siswa-siswi terkadang merasa
bosan. Harapan kami untuk bapak/ibu guru, agar lebih kreatif
dalam mengkombinasikan metode pengajaran agar siswa-siswi
lebih bersemangat. Contohnya seperti praktek langsung terhadap
hal-hal yang berkaitan dengan mata pelajaran ini, yaitu melakukan
proses administrasi farmasi, seperti stok opname.
THANK
YOU :)