Pencatatan dan pelaporan

A. Definisi Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek dan Toko Obat merupakan rangkaian kegiatan
dalam rangka penatausahaan obat-obatan dan Perbenkes secara tertib baik obat-obatan yang
diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan lainnya.

B. Tujuan pencatatan dan Pelaporan

1. Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/

penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.

2. Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-
masing aspek pengelolaan obat.

3. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.

4. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.

5. Sumber data untuk pembuatan laporan.

C.. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen keuangan.

Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan secara tertib, baik
obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk pelayanan jenis-jenis pelaporan di
puskesmas dan di Apotek.

Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada Kantor Wilayah
Departemen Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock opname setiap sebulan sekali
pada tanggal satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke Dinas
Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Badan POM sediaan lainnya
diadakan stock opname setiap setahun sekali tiap akhir tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA)
menyusun resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan
resep.

Resep harus disimpan setiap sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Resep yang mengandung
narkotika harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan resep harus dituliskan jumlah resep
yang masuk dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang telah disimpian
melebihi jangka waktu penyimpanan dapat dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Semua hal
ini tidak berlaku pada Toko Obat, karena seperti yang kita tahu bahwasannya Toko Obat hanya
menjual Obat bebas dan Obat bebas terbatas saja.

a. Format Laporan Narkotika

Yaitu laporan yang dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan pemakaian obat narkotika
yang berasal dan resep dokter dalam satu bulannya.

Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:

1) Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.

2) Kepala Balai POM Bengkulu.

 3) Arsip.

Contoh: format laporan terlampir.

b. Format Laporan Psikotropika

Adalah suatu laporan yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat Psikotropika
berdasarkan pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan
Kota Bengkulu dengan tembusan:

1) Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.

2) Kepala Balai POM Bengkulu.

3) Arsip.

Contoh: format laporan terlampir.

c. Format Laporan Obat Generik

Yaitu suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan alamat dokter.
Jumlah resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya. Laporan obat generik ditujukan
kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu dengan tembusan:

a) Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu.

b) Kepala Badan POM.

c) Arsip.

D. Jenis Buku yang Digunakan dalam Pencatatan dan Pelaporan

Pembukuan adalah salah satu rangkaian kegiatan pencatatan semua transaksi keuangan dalam suatu
badan instansi, fungsinya mengetahui dan memperoleh dalam mengontrol jalannya proses kegiatan
agar sesuai dengan tujuan dan rencana yang telah ditetapkan. Adapun buku-buku yang digunakan
dalam pencatatan dan pelaporan adalah :

1.      Buku kas

Buku Kas adalah buku pencatatan semua transaksi uang tunai, baik itu penerimaan maupun
pengeluaran. Berfungsi untuk mencatat jumlah atau besar kecilnya pendapatan tiap bulannya.
Pencatatan dilakukan setiap akhir bulan.

2.      Buku Pencatatan Barang

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang dikirim berdasarkan faktur barang
yang bersangkutan, yang mengisi buku ini ialah asisten apoteker (AA) yang telah di beri wewenang
kemudian barang yang diterima harus dicek terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan.

3.      Buku Pencatatan resep

 Adalah buku yang digunakan untuk mencatat resep yang masuk ke apotek yang harus ditulis oleh
asisten apoteker (AA) setiap hari, buku ini juga berguna apabila ada kesalahan dalam menerima
resep.

4.      Buku Bank

Buku bank adalah buku pencatatan segala transaksi yang dilakukan melalui bank. Berfungsi untuk
mencatat pemasukan atau keperluan lain dan yang dibayarkan melalui cek yang didasarkan bila ada
rekening Apotek di Bank.

5.      Buku blanko surat pemesanan  barang

Adalah buku yang berisikan atas suatu barang atau obat yang telah habis atau persediaan obat
sudah sangat sedikit.

6.      Buku pencatatan hutang/buku faktur

Buku faktur adalah buku yang digunakan untuk mencatat hutang Apotek sehingga dapat
memperoleh mengetahui berapa besar hutang yang ditanggung Apotek dicatat Iangsung pada buku
faktur yang telah dipindahkan sesuai dengan PBF masing-masing.

7.      Buku Ekspedisi

Adalah buku yang telah digunakan untuk mencatat nomor-nomor surat penting yang akan dikirim,
guna untuk dijadikan bukti bila terjadi kesalahan dalam mencatat pelaporan obat setiap
bulannya. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang masuk dan diterima dan PBF, dapat juga
digunakan untuk mengecek barang yang diterima.

8.      Blanko Salinan Resep

Adalah salinan resep yang digunakan berupa salinan resep tertulis dari suatu resep atau nama
lainnya “Apograph”.

9.      Blanko Kwitansi

Adalah digunakan apabila pasien menginginkan bukti pembayaran atas resep yang telah dibelinya.

10.  Buku Penjualan Bebas

Buku ini digunakan untuk mencatat barang, baik kosmetilc maupun alat kesehatan yang telah dijual
dan Apotek. Buku Penjualan Bebas, yang mencakup penjualan obat-obat bebas, bebas terbatas, obat
wajib Apotek dan kosmetika.

11.  Buku Penjualan Obat-obat melalui resep dokter. 

12.  Buku Pencatatan Resep Umum, Narkotika dan Psikotropika

1)      Buku Pencatatan Resep Umum

 Buku ini digunakan untuk mencatat pengeluaran obat melalui resep yang dicatat setiap harinya.

2)    Buku Pencatatan Resep Narkotika dan Psikotropika Buku ini digunakan untuk mencatat penggunaan
atau pengeluaran obat Narkotika dan Psikotropika setiap han sesuai dengan resep dokter. Bukti ini
ditutup setiap akhir bulan supaya diketahui jumlah pemakaian narkotika dan psikotropika setiap
bulannya.

3)      Blanko Pesanan Obat Surat Pesanan

Blanko ini ditulis berdasarkan buku permintaan barang kebutuhan obat obatan atau perbekalan
farmasi di Apotek yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek.

Surat Pesanan ini terdiri dan:

a.       Wama putih (asli) dikirim ke PBF.

b.      Warna kuning (copy) sebagai arsip.

Apotek NITA melakukan pemesanan obat ke PBF yang ada di Propinsi Bengkulu dan ada beberapa di
luar Propinsi.

Macam-macam blanko pesanan obat:

1.      Blanko pesanan obat bebas, bebas terbatas dan obat keras 1 (blanko)

Umumnya, Apotek NITA melakukan pemesanan obat melalui sales dan harus disertai dengan
pemesanan.

Contoh pesanan obat bebas terlampir.

2.      Blanko Pesanan Psikotropika

Blanko pemesanan ini terdiri dan 2 (dua) rangkap:

a)      Warna putih (asli) dikirim ke PBF.

b)      Warna putih (copy) sebagai arsip Apotek.

Jika pemesanan ditujukan kepada PBF yang berdomisihi di dalam wilayah Propinsi Bengkulu,
maka Surat Pesanannya sama dengan surat pesanan obat keras dan surat pesanan tersebut tidak
perlu dilegalisir oleh Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu, tetapi jika pesanan obat psikotropikanya
ditujukan ke PBF yang berdomisili di luar wilayah Propinsi Bengkulu, maka Surat Pesanan tersebut
sebelum dikirimkan kepada PBF yang dituju harus dilegahisir terlebih dahulu ke Dinas Kesehatan
Propinsi Bengkulu.

Contoh blanko pemesanan obat Psikotropika terlampir.

4)      Blanko Pesanan Narkotika

 Blanko ini ditujukan ke PBF Kimia Farma Bengkulu, karena PBF ini yang diberi izin dan wewenang
untuk mendistribusikan that narkotika tersebut Surat pesanan ini ditanda tangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek, apabila Apotek mehakukan pemesanan narkotika pada PBF yang berdomisili di
luar wilayah Propinsi Bengkulu maka surat pesanannya harus dilegalisir terlebih dahulu oleh Dinas
Kesehatan Propinsi Bengkulu. Blanko pemesanan obat narkotika terdiri dan 4 rangkap:

a)      Warna putih (asli) dikirim ke PBF.

b)      Warna merah (copy) serahkan ke Dinkes Propinsi Bengkulu.

c)      Warna kuning (copy) sebagai arsip Apotek.

d)     Warna biru (copy) untuk arsip Apotek

Contoh blanko pemesanan obat narkotika terlampir.

5)      Blanko kartu stock dan blanko persiapan barang

Blanko kartu stock adalah blanko yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya obat-obatan
dalam gudang di luar gudang selain itu juga untuk mengetahui kadaluarsa dan obat.

6)      Blanko Kwitansi dan Nota Penjualan

Kwitansi adalah tanda bukti yang diberikan, apabila pasien meminta tanda bukti atas pembelian,
pembayaran. Sedangkan nota digunakan untuk mencatat pembelian obat, kosmetika maupun alat
kesehatan yang akan dijual di Apotek.

Contoh blanko kwitansi terlampir.

7)      Blanko Salinan Resep

Adalah blanko yang dibuat untuk menyalin kembali resep sesuai dengan resep aslinya. Hal ini
dilakukan apabila pasien hanya dilayani sebagian dan resep aslinya, atas permintaan pasien itu
sendiri dan tidak mengandung obat narkotika. Hal ini dilakukan guna menghindari penyalah gunaan
obat narkotika.

contoh blanko salinan resep terlampir.