PENCATATAN DAN

PELAPORAN
 Definisi Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan pelaporan data obat di Apotek dan
Toko Obat merupakan rangkaian kegiatan dalam
rangka penatausahaan obat-obatan dan Perbenkes
secara tertib baik obat-obatan yang diterima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di
unit pelayanan kesehatan lainnya.
 Tujuan pencatatan dan Pelaporan
1.      Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan
data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
2.      Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek
pengelolaan obat.
3.      Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
4.      Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
5.      Sumber data untuk pembuatan laporan.

Tujuan Manajemen Keuangan

Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan pembagian tugas. Bendahara mengontrol dan menerima setoran dari kasir
di bagian muka apotek mengenai hasil penjualan tunai dan dari administrasi piutang hasil tagihan piutang.
Control pemasukan uang, bendahara dibantu administrasi mengontrol tagihan piutang dan dari penjualan tunai harian, pengontrolan dapat
menggunakan alat kas register. Mengadakan evaluasi hasil penjualan dan pencatatan dilakukan secara efektif dan efisien tetapi mudah, sederhana dan
reliable terhadap masalah keuangan. Bendahara tidak berhak mengeluarkan uang tanpa adapersetujuan dari atasan, tugasnya adalah menerima dan
mencatat uang yang masuk.
 Pengeluaran uang dapat berupa :
a.       Pembayaran hutang dagang, dilakukan oleh administrasi pembelian dan control oleh administrasi gudang.
b.      Pebayaran biaya disertai oleh pembuktian yang syah dan control serta fiat oleh pimpinan.
Pembayaran gaji dilakukan oleh administrasi kepegawaian. Pembayaran biaya yang lain berupa biaya rutin , seperti telepon, listrik
dan lain-lain.
Pembayaran selain dapat berupa uang kontan dapat pua melalui bank dengan mengeluarkan cheque. Sebaiknya bendahara tidak
terlalu banyak menyimpan uang di brankas, tetapi lebih baik disimpan di bank.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen keuangan.
Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk pelayanan jenis-jenis
pelaporan di puskesmas dan di Apotek.
Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada Kantor Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock opname setiap sebulan
sekali pada tanggal satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang ditunjukan ke Dinas Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi dan Badan POM sediaan
lainnya diadakan stock opname setiap setahun sekali tiap akhir tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah dikerjakan menurut urutan tanggal dan nomor urut
penerimaan resep.

Tujuan pencatatan dan Pelaporan

1.      Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan
dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
2.      Sebagian dari kegiatan pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing
aspek pengelolaan obat.
3.      Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan.
4.      Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian.
5.      Sumber data untuk pembuatan laporan.
C.    Tujuan Manajemen Keuangan
Keuangan merupakan factor penentu, perlu adanya system control dan pembagian tugas. Bendahara
mengontrol dan menerima setoran dari kasir di bagian muka apotek mengenai hasil penjualan tunai dan dari
administrasi piutang hasil tagihan piutang.
Control pemasukan uang, bendahara dibantu administrasi mengontrol tagihan piutang dan dari
penjualan tunai harian, pengontrolan dapat menggunakan alat kas register. Mengadakan evaluasi hasil
penjualan dan pencatatan dilakukan secara efektif dan efisien tetapi mudah, sederhana dan reliable terhadap
masalah keuangan. Bendahara tidak berhak mengeluarkan uang tanpa ada persetujuan dari atasan,
tugasnya adalah menerima dan mencatat uang yang masuk.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pencatatan dan pelaporan dan manajemen
keuangan.
Laporan merupakan rangkaian kegiatan dalam pencatatan usaha obat-obatan secara
tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun di distribusikan untuk pelayanan jenis-
jenis pelaporan di puskesmas dan di Apotek.
Untuk memudahkan dalam penulisan laporan yang akan dilaporkan kepada Kantor
Wilayah Departemen Kesehatan maka untuk obat narkotika diadakan stock opname setiap
sebulan sekali pada tanggal satu dan dibuat laporannya sebanyak tiga rangkap yang
ditunjukan ke Dinas Kesehatan Kota, serta tembusan ke Dinas Kesehatan Propinsi dan
Badan POM sediaan lainnya diadakan stock opname setiap setahun sekali tiap akhir
tahun.Apoteker Pengelola Apotek (APA) menyusun resep yang telah dikerjakan menurut
urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep.
 Resep harus disimpan setiap sekurang-kurangnya selama tiga tahun. Resep yang mengandung narkotika harus dipisahkan dari resep lain. Untuk pelaporan resep harus
dituliskan jumlah resep yang masuk dengan mencantumkan harga dari masing-masing resep. Resep yang telah disimpian melebihi jangka waktu penyimpanan dapat
dimusnahkan dan dibuat berita acaranya. Semua hal ini tidak berlaku pada Toko Obat, karena seperti yang kita tahu bahwasannya Toko Obat hanya menjual Obat bebas dan
Obat bebas terbatas saja.
a.       Format Laporan Narkotika
Yaitu laporan yang dibuat oleh Apotek guna mencatat pengedaran dan pemakaian obat narkotika yang berasal dan resep dokter dalam satu bulannya.
Laporan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:
1)      Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
2)      Kepala Balai POM Bengkulu.
3)      Arsip.
Contoh: format laporan terlampir.
b.    Format Laporan Psikotropika
Adalah suatu laporan yang dibuat Apotek untuk mencatat pengeluaran obat Psikotropika berdasarkan pelayanan resep dokter setiap bulannya ditujukan kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kota Bengkulu dengan tembusan:
1)      Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu.
2)      Kepala Balai POM Bengkulu.
3)      Arsip.
Contoh: format laporan terlampir.
c.    Format Laporan Obat Generik
Yaitu suatu laporan yang dibuat oleh pihak Apotek yang mencatat nama dan alamat dokter. Jumlah resep dan nama obat berasal dan dokter setiap bulannya. Laporan obat
generik ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Bengkulu dengan tembusan:
a)      Kepala Dinas Kesehatan Kota Bengkulu.
b)      Kepala Badan POM.
c)      Arsip.
TERIMA KASIH