A.

Pengelolaan Apotek
1. Pengelolaan Obat
a. Perencanaan
Apotek Kimia Farma pada umumnya dalam proses perencanaan obat dan
perbekalan kefarmasian lainnya menggunakan campuran dari metode
epidemiologi dan metode konsumsi. Namun dapat dikatakan lebih dominan
pada menggunakan metode konsumsi. Perencanaan pembelian dilakukan
seminggu sekali yakni pada hari senin berdasarkan data yang tercatat pada
buku defecta yang berisi data persediaan barang yang hampir habis atau sudah
habis dan pareto bulan sebelumnya, yang disebut juga sebagai order besar,
kecuali barang-barang yang bersifat mendesak karena permintaan pasien.
Selain itu diperhatikan juga tingkat keterjualan barang agar tidak terjadi
kekosongan persediaan atau penumpukkan barang di apotek. Daftar sediaan
farmasi yang telah direncanakan ditulis dalam Bon Permintaan Barang Apotek
(BPBA).Adapun format dari BPBA ini terlampir pada lampiran 1.
b. Mekanisme penyaluran
Pada tahap pengadaan, Apotek Kimia Farma memberlakukan tiga
bentuk diantaranya order besar, order kecil dan pembelian mendesak. Untuk
order besar, pengadaan dilakukan melalui Bisnis Manajer (BM). Permintaan
barang diawali dengan pengiriman Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
secara online melalui email ke Kantor BM di Kimia Farma Malioboro yang
rutin dilakukan pada hari selasa pagi di setiap minggunya. Namun untuk
golongan obat narkotika, psikotropika dan precursor yang memerlukan Surat
Pesanan (SP) Khusus sebelumnya dilakukan pengiriman SP yang sudah
ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek setempat secara langsung ke
kantor BM.
Untuk order kecil dapat dilakukan setiap hari senin, rabu, kamis,
jumat dan sabtu dengan jumlah item barang terbatas yakni biasanya tidak
lebih dari 15 item obat. Permintaan order kecil ini dilakukan jika obat atau

perbekalan farmasi lainnya benar-benar habis, terdapat resep Tinggal Ambil

(TA) atau tertinggal/terlewat saat dilakukan penyusunan order besar. Selain
metode di atas, karena berbentuk jaringan dalam pengadaannya juga dapat
dilakukan dengan melakukan permintaan barang ke sesama Apotek Kimia
Farma biasanya disebut permintaan obat intern yang sistemnya berputar di
seluruh Apotek Kimia Farma tanpa membayar secara tunai namun dengan
pemindahan aset yang ada.
Apotek juga dapat melakukan pembelian mendesak jika obat atau
perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera namun tidak ada persediaan.
Pembelian ini dilakukan ke Apotek lain.Untuk pengadaan alat kesehatan
(Alkes), semuanya menggunakan system konsinyasi yaitu perbekalan farmasi
yang dititipkan kepada apotek.Kontrol dan pembayarannya dilakukan setiap
tiga sampai empat bulan atau pada periode tertentu.
BPBA yang terkirim akan terbaca secara otomatis di komputer BM
dan kemudian bagian pembelian Kantor BM akan menyortir BPBA secara
keseluruhan dan membuat SP ke distributor yang sesuai atas nama apotek
pemesan.Pendistribusian barangnya dapat berupa dropping dari BM yang
disertai dengan 3 rangkap bukti dropping (1 di pegang BM, 2 dibawa ke
Apotek dimana satunya dikembalikan ke BM setelah dilakukan pengecekkan
di Apotek sebagai tanda terima barang) atau PBF datang ke apotek secara
langsung dengan membawa faktur. Dropping disini dimaksudkan untuk proses
distribusi dimana PBF atau distributor tertentu memberikan barangnya ke BM
sehingga apotek jaringan yang bersangkutan perlu mengambil sendiri
barangnya ke BM.
Saat barang yang dipesan datang dilakukan penerimaan dan
pemeriksaan nama, kemasan, jumlah dan kondisi barang serta dilakukan
pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat pesanan yang
meliputi nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah, harga barang, no.
batchdan expired date dan. Kemudian faktur ditandatangani dan diberi
stempel apotek.Faktur asli diserahkan kembali kepada petugas pengantar

barang atau distributor untuk kemudian dijadikan bukti pada waktu

pembayaran.Adapun faktur yang dimaksud disini dapat dilihat pada lampiran
2.
c. Penyimpanan
Pada tahap penyimpanan, obat dikelompokkan berdasarkan bentuk
sediaan, jenis sediaan stabilitas dan kelas terapi.Untuk obat yang dapat dibeli
bebas diletakkan di swalayan farmasi sementara yang lainnya(obat-obat
etichal) disimpan di ruang peracikkan.Selain itu, untuk memudahkan
pencarian setiap kelompok memiliki warna yang berbeda dan disusun secara
alfabetis.Pengelompokkan penyimpanan obat/barang di ruang peracikan
disusun sebagai berikut:
1) Lemari penyimpanan sediaan sirup atau suspensi.
2) Lemari penyimpanan obat psikotropika.
3) Obat narkotika disimpan dalam lemari khususdouble pintu yang
4)
5)
6)
7)
8)

terkunci.
Lemari penyimpanan obat InHealth.
Lemari penyimpanan obatethical.
Lemari penyimpanan obat tetes/drops, salep dan tetes mata.
Lemari penyimpanan ampul, syringe dan infus.
Lemari es untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti

suppositoria, serum dan vaksin.

9) Lemari penyimpanan bahan baku.
Setiap pemasukan danpenggunaan obat/barang harus diinput ke dalam
komputer dan untuk ketelitian pencatatan juga dilakukan pada kartu stok yang
meliputi tanggal pengisian/pengambilan, nomor dokumennya, jumlah barang
yang

diisi/diambil,

sisa

barang

dan

paraf

petugas

yang

melakukan

pengisian/pengambilan barang.Kartu stok ini diletakkan di masing-masing

obat/barang.Setiap karyawan di apotek bertanggung jawab terhadap stok barang
yang ada di lemari.
Obat atau barang yang dapat dibeli secara bebas disimpan pada rak penjualan
obat bebas swalayan farmasi.Pengaturan penyimpanannya didasarkan pada
bentuk dan jenis sediaan, serta kegunaannya untuk memudahkan petugas dalam
mengambil obat atau barang yang diinginkan oleh pembeli.Sementara untuk

pengontrolan stoknya dilakukan setiap 3 bulan. Penyimpanan obat di Apotek

Kimia Farma Palagan dapat dilihat pada lampiran 3.
d. Pemusnahan
Untuk pemusnahan obat dilakukan dengan terlebih dahulu mengumpulkan
obat yang rusak atau kadaluarsa.Sementara prosedurnya APA membuat dan
menandatangani berita acara pemusnahan obat kadaluarsa yang ditujukan ke BM.
2. Pengelolaan Resep
a. Alur
Pengelolaan resep dilakukan dengan alur, resep datang kemudian
dilakukan skrining resep terkait persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik
dan pertimbangan klinis. Resep kemudian diberi harga dan menanyakan
kesetujuan pasien mengenai jumlah obat yang akan diambil, jika pasien setuju
maka obat akan disiapkan, ditimbang atau diracik dan kemudian diberi etiket.
Selain itu jika diperlukan, kwitansi atau salinan resep juga disiapkan.Sebelum
obat diserahkan pada pasien, dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian
antara obat dengan resep.Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai
pemberian konseling, informasi dan edukasi terkait terapi obatnya.Sementara
untuk resep asli disimpan di apotek.
Resep datang
Skrining resep

Pasien tidak setuju

Cek ketersediaan obat

Pasien setuju

diberisesuai
harga kemampuan pasien
Diajukan obat alternative dengan jenis, jumlah, jumlah itemResep
dan harga
Pasien tidak setuju

Pasien setuju

Penyiapan/peracikan obat
Resep Dalam hanya dikenakan biaya Resep
konsultasi
Luardokter
Resep dikembalikan pada pasien
Pemeriksaan akhir
Penyerahan obat
Pemberian konseling, informasi, edukasi
Monitoring penggunaan obat

Gambar 1.Skema alur pelayanan resep

b. Penyimpanan
Dalam penyimpanannya resep yang masuk tiap harinya dikumpulkan dan
dipisahkan

untuk

resep

yang

mengandung

obat

narkotik

dan

psikotropik.Untuk resep yang mengandung obat narkotika diberikan garis

merah di bawah nama obat, dan untuk resep yang mengandung psikotropika
apotek ini memberikan garis warna hijau di bawah nama obat atau diberikan
tanda ceklist. Setiap bulannya resep obat disatukan dan disimpan.Resep
narkotika dan resep psikotropika dapat dilihat pada lampiran 4.
Namun berbeda bagi resep kredit yakni resep klaim yang berasal dari
instansi tertentu yang telah melakukan kerjasama dengan apotek Kimia
Farma.Resep kredit ini setiap harinya dipisahkan dan dikumpulkan, pada hari
berikutnya resep diserahkan ke BM untuk dilakukan penagihan disetiap
bulannya.
c. Pemusnahan
Resep disimpan selama 3 sampai 5 tahun kemudian dilakukan
pemusnahan yang dilakukan sendiri oleh apotek.
3. Administrasi Keuangan
1) Buku Setoran
Berisi data keuangan hasil penjualan tunai dari setiap shift per hari
dan bukti setoran ini dicetak setiap shiftnya.
2) Buku Kas
Pada buku kas ini berisi data keuangan pemasukan dan pengeluaran
yang ada pada apotek pada setiap harinya.
3) Buku Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)
Laporan ini dibuat pada akhir transaksi di setiap harinya.Laporan ini
memberikan informasi jumlah penjualan tunai (OTC, UPDS, HV)

dan kredit(resep kredit).Laporan ini dibuat dan divalidasi oleh

APA.Khusus untuk laporan konsinyasi dibuat terpisah dan dicetak
per supplier serta direkap tiap bulan.
4) Laporan Realisasi Penggunaan Dana Kas Kecil (LRPDKK)
Laporan ini merupakan laporan mengenai penggunaan kas kecil
(petty cash) untuk keperluan operasional apotek, misalnya untuk
pembayaran listrik, air, bensin, keamanan dan lain-lain. Laporan
ini dibuat oleh bagian administrasi yang ditunjuk dan diketahui oleh
APA, biasanya laporan ini divalidasi tiap 2 minggu.
Administrasi pengelolaan obat
Macam-macam buku administrasi apotek :
a) Buku pelanggan
Buku ini berisi daftar pelanggan pembeli tetap diapotek.Pada
dasarnya pelanggan adalah aspek penting yang dimiliki apotek.
b) Buku defekta
Karyawan Apotek Kimia Farma 316 mencatat barang
dan obat yang habis atau hampir habis, sehingga
segera

dipesan agar

dapat tersedia

secepatnya

sebelum stok habis.

c)

Pencatatan Stok Barang

Apotek Kimia Farma 316 melakukan pencatatan berupa pencatatan
jumlah barang yang masuk dan jumlah barang yang keluar, serta
jumlah barang yang masih tersedia di apotek dengan mengisi kartu
stok yang tersedia disetiap rak obat.

d)

Pencatatan Permintaan Barang.

Permintaan

barang

dicatat

dalam

BPBA

(Bon

Pemintaan Barang Apotek) berupa kebutuhan barang

apotek, yang kemudian diajukan atau dikirimkan ke
Unit Business Manager Yogyakarta.
e)

Pencatatan Rekap Resep

Perekapan resep merupakan resep yang dikumpulkan dan

dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya
resep.Resep asli beserta struk harga obat disimpan sebagai
arsip.Resep ini dipisahkan berdasarkan antara resep kredit dan resep
tunai serta antara resep narkotika dan psikotropika.
f) Bukti Droping
Berupa kumpulan bukti bukti obat yang telah didroping dari
apotek KF lain.
Administrasi pelaporan penggunaan obat
1. Narkotika dan psikotopika
Pelaporan penggunaan obat narkotika dan psikotropika dilakukan
setiap bulan..Laporan tersebut ditandatangani oleh Apoteker Pengelola
Apotek dan dicap apotek. Laporan dikirim via online ke SIPNAP
sebelum tanggal 5 bulan berikutnya.
2. Laporan Stock Opname
Stock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik
barang. Apotek Kimia Farma 316 ini melakukan stock opname setiap tiga
bulan. Laporan stok opname dapat dilihat pada lampiran 5.
10 Administrasi SDM yaitu Buku operan shift

4. Sumber Daya Manusia (SDM)

a. Tenaga kerja di Apotek Kimia Farma 316 berjumlah 8 orang yang terdiri
dari 1 orang APA, 1 orang Apoteker Pendamping, 5 orang Asisten
Apoteker (AA),dan 1 orang non-AA. Posisi Apoteker Pendamping
memiliki garis koordinasi dengan apoteker pengelola apotek. Sedangkan
karyawan lainnya kedudukannya sama/sejajar, dimana kesemuanya
langsung bertanggung jawab kepada APA.

Sedangkan tenaga kerja di Apotek Kimia Farma 225 berjumlah 7 orang

yang terdiri dari 1 orang APA, 1 orang Apoteker Pendamping, 3 orang
Asisten Apoteker (AA), dan 2 orang non-AA
b. Masing-masing personil telah menjalankan tugasnya sesuai dengan
tugasnya masing-masing yang dibuat oleh APA, sehingga kegiatan di
apotek menjadi lancar. Dalam menjalankan usahanya, Apotek Kimia
Farma no. 316 dan no. 225 buka 24 jam, dimana terbagi menjadi 3 shift
secara umum, dimana shift pagi pada pukul 07.30-15.00 WIB, siang
pukul 15.00-22.00 WIB, dan malam 22.00-07.30 WIB. Pada masingmasing shift harus terdapat seorang apoteker, misalnya pada shift I
dihadiri APA maka Apoteker Pendamping masuk pada shift II, begitu
pun sebaliknya. Rata-rata jam kerja karyawan adalah 7 jam kerja setiap
harinya, dan mendapatkan 6 shift dalam seminggu. Pembuatan jadwal
kerja dilakukan setiap bulan. Sementara untuk perhitungan jam kerja
dilakukan secara adil yakni berjumlah sama untuk semua karyawan.
Perhitungan didasarkan pada jumlah hari dalam satu bulan yang
dikurangi jumlah jatah liburnya dan dikalikan jumlah waktu pershiftnya. Karyawan umum tersebut telah diberi pelatihan dan
pengetahuan dasar tentang obat-obatan maupun administrasi oleh
Apoteker Pengelola Apotek sehingga diharapkan mereka dapat
memberikan pelayanan memadai kepada pasien.

B. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care

1. Peran apoteker dalam Pharmaceutical Care
Peran utama yang dilakukan oleh apoteker diapotek Kimia Farma
Palagan dalam Pharmaceutical Care adalah mengidentifikasi masalah yang
berkaitan dengan penggunaan obat dan mengatasi masalah yang sudah terjadi
serta mencegah untuk masalah yang belum terjadi pada penggunaan obat dan
penggalian informasi tentang riwayat penggunaan obat (dengan metode
WWHAM). Konsultasi penggunaan obat yang rasional juga
merupakan bagian dari penerapan Pharmaceutical Care,
namun di apotek Kimia Farma Palagan belum ada ruang
konsultasi khusus.
2. KIE (Komunikasi Informasi Edukasi)
Pelayanan KIE di kimia farma apotek sudah dilakukan tetapi hanya
sebatas pada saat setiap pasien datang menanyakan suatu obat pasti apoteker
bertanya tentang keluhan yang dialami, riwayat alergi dan riwayat
penggunaan obat sebelumnya. Kemudian apoteker menjelaskan tentang cara
penggunanaan obat, efek samping yang mungkin terjadi, cara penyimpanan
obat, tanggal kadaluarsa dan memberikan nomor telepon yang bisa dihubungi
apabila masih ada yang ingin ditanyakan. KIE ini dilakukan biasanya pada
saat penyerahan obat kepada pasien.

C. Evaluasi Apotek

Kimia Farma Apotek dalam perjalanannya pasti tidaklah selalu mulus. Maka
perusahaan selalu melakukan evaluasi, adapun evaluasi yang dilakukan oleh
kimia farma apotek adalah sebagai berikut
1. Evaluasi bulanan
Dalam evaluasi bulanan ini, yang menjadi sorotan adalah omset yang dicapai
apakah memenuhi target, jumlah kunjungan, jumlah penjualan resep, jumlah
penjualan UPDS, jumlah penjualan HV.
2. Evaluasi triwulan
Evaluasi ini biasa disebut dengan stockopname.Dilakukan setiap tiga bulan
sekali dengan menghitung secara manual seluruh persedian dan dicocokkan
dengan data computer.
3. Evaluasi kinerja
Setiap karyawan kimia farma apotek selalu dievaluasi kinerjanya. Sebagai
parameter adalah

kedisiplinan karyawan terhadap peraturan perusahaan,

komunikasi dan kemampuan meningkatkan penjualan, selain itu juga yang

paling penting adalah bahwa karyawan Apotek Kimia Farma harus memiliki
soft skill untuk mendukung keahlian secara khusus.

BAB IV
PEMBAHASAN
Kimia Farma Apotek adalah apotek jaringan yang sudah berdiri sejak awal
kemerdekaan.Kiprahnya dalam rangka ikut menyehatkan Bangsa sudah tidak
diragukan lagi.Keberadaannya diseluruh wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia menunjukkan komitmen yang kuat dalam ikut mewujudkan cita cita
Bangsa.Tentu saja semua itu tidak lepas dari budaya yang dibangun dalam
perusahan.Sehingga melahirkan sumber daya manusia yang handal dan system yang
baik.
Kimia Farma Apotek sebagai rumah besar bagi profesi Apoteker sekaligus
sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN), memiliki standar prosedur
operasional yang baku dari Sabang sampai Maraoke. Hal inilah yang membedakan
dengan apotek pada umumnya bahkan dengan apotek jaringan yang lain. Dari mulai
cara berpakaian pegawai sampai dalam hal pelayanan semuanya memiliki standar
baku.
Oleh karena itu dalam Bab IV ini kami akan membahas tentang Kimia Farma
Apotek, khususnya Kimia Farma Apotek No.316 Palagan dan Kimia Farma Apotek
No. 225 Godean Yogakarta sebagai berikut :
Apotek Kimia Farma No.316 dan No.225 Palagan
Yogyakarta
Apotek Kimia Farma No. 316 berada di Jl. Palagan Tentara Pelajar No.72
Yogyakartadan merupakan perluasan usaha dari PT. Kimia Farma Apotek khususnya
Bisnis Manager (BM) Yogyakarta.Apotek Kimia Farma 316 terletak di daerah pinggir
perkotaan namun berpemukiman yang ramai dengan penduduk yang cukup padat,dan
merupakan salah satu jalan alternative untuk menuju perkotaan yang banyak dilalui
oleh kendaraan pribadi. Letak apotek ini mudah dijangkau oleh kendaraan umum,
dekat dengan hotel dan dekat dengan tempat-tempat pelayanan kesehatan lain seperti

rumah sakit dan praktek dokter.Lokasi Apotek Kimia Farma ini diperjelas dalam
keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/Menkes/SK/2004 tentang sarana dan
prasarana menurut standar pelayanan kefarmasian di apotek, dalam keputusan
menteri ini disebutkan bahwa apotek berlokasi pada daerah yang mudah dikenal dan
dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat.
Apotek Kimia Farma 316 dilengkapi dengan praktek dokter umum dan dokter
spesialis anak. Fasilitas lain yang tersedia pada Apotek Kimia Farma 316adalah
swalayan farmasi. Bangunan Apotek Kimia Farma 316ini memiliki 1
lantai.Pengaturan

tata

ruang

di

Apotek

ini

sebagai

apotek

pelayanan ditujukan untuk kelancaran kegiatan di apotek dan

kenyamanan pasien.Ruang operasional apotek terdiri dari ruang
tunggu, area swalayan farmasi, area penerimaan resep, kasir, area
penyerahan obat, area penyimpanan obat dan gudang, dan area
peracikan.
Swalayan farmasi menyediakan berbagai kebutuhan kesehatan yang terdiri
atas obat bebas yang dapat dibeli tanpa resep dokter, kosmetik perawatan tubuh
sehari-hari, produk herbal, dan beberapa produk produk makanan dan minuman
ringan.
Sedangkan Apotek No. 225 berlokasi di Jl. Godean Km. 5 No. 23
Banyuraden, Sleman Yogyakarta.Apotek ini mempunyai lokasi yang strategis dimana
terletak di tepi jalan raya dua arah sehingga ramai dilalui oleh kendaraan, tidak hanya
dengan kendaraan pribadi tetapi juga dengan adanya kendaraan umum seperti bus
umum.Kemudahan akses masyarakat ke Apotek merupakan faktor penting sehingga
pelanggan tidak enggan untuk datang ke Apotek.Letak Apotek Kimia Farma No.225
juga dekat dengan klinik, praktik dokter, praktek dokter spesialis serta
sekolah.Apotek juga dilengkapi dengan klinik dokter, hal ini dapat menambah
pendapatan Apotek dari sektor obat ethical.

Dari segi tata ruang, Apotek Kimia Farma No.225 tersedia ruang tunggu
pasien, ruang peracikan dilengkapi dengan bak cuci, ruang administrasi, ruang kerja
apoteker, ruang penyimpanan obat serta toilet.Ruangan yang ada di Apotek
dilengkapi dengan pendingin udara dan penerangan yang memadai sehingga
memberikan kenyamanan baik bagi karyawan apotek maupun pengunjung. Selain itu
Apotek Kimia Farma No.225 memiliki area parkir yang luas sehingga memudahkan
pengunjung untuk meletakkan kendaraan di area parker tersebut
Apotek Kimia Farma 316 dan 225 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola
Apotek (APA) yang juga berperan sebagai Manager Apotek Pelayanan (MAP) yang
bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek. Berikut ini akan dibahas
lebih lengkap tentang Apotek Kimia Farma dari berbagai aspek yaitu :
A. Pengelolaan Apotek
1. Pengelolaan Obat
Pengelolaan obat adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek
perencanaan, pengadaaan, distribusi, penyimpanan dan penggunaan obat dengan
memanfaatkan sumber-sumber yang ada. Tujuan pengelolaan obat yaitu optimasi
penggunaan dana melalui peningkatan efektifitas dan efisiensi pengeloaan obat
secara tepat dan benar. Pengeloaan obat di Apotek bertujuan untuk meningkatan
pelayanan obat untuk menjamin penyerahan obat secara benar, dosis dan jumlah
obat yang tepat, wadah yang menjamin mutu dan pemberian informasi yang jelas
kepada pasien serta terlaksanaya peresepan yang rasional. Pengelolaan perbekalan
farmasi di Kimia Farma Apotek no.316meliputi:
a. Perencanaan
Komoditas di Apotek Kimia Farma ini dikelompokkan menjadi beberapa
katagori seperti multivitamin, topical, medicine, traditional medine, obat keras, obat
psikotropika, obat narkotika, dll. Pada umumnya perencanaan di Kimia Farma
Apotek no.316 dan 225 tidak jauh berbeda dengan teori. Metode perencaan yang
digunakan pada keseharian lebih banyak menggunakan kombinasi antara metode

defecta, pareto dan epidemiologis.Analisis pareto atau analisis ABCyaitu metode

pengelompokan data berdasarkan peringkat nilai tertinggi hingga terendah, yang
terbagi atas 3 kelompok antara lain A (80%), B (15%) dan C (5%). Sehingga
barang-barang yang dipesan dilihat berdasarkan kebutuhan dan seringnya barang
tersebut laku atau dicari konsumen.Tujuannya untuk meminimalisir terjadinya
penumpukan barang. Keuntungan lain dari metode pareto yaitu memperkecil
terjadinya kehilangan kerusakan barang dan perputaran modal menjadi cepat.
Perencanaan pembelian diapotek Kimia Farma No.316 dilakukan oleh
Apoteker, sedangkan di apotek 225 dilakukan oleh masing-masing penanggung
jawab lemari sesuai dengan kebutuhan masing-masing, karena di apotek kimia
farma 316 ini belum ada pembagian masing masing penanggung jawab lemari.
Penanggung jawab bertugas untuk memantau ketersediaan obat agar tidak terjadi
kekosongan stok dan memantau kesesuaian stok fisik obat dengan data stok
computer.
Perencanaan di Kimia Farma Apotek di bagi dalam dua katagori, yaitu
perencanaan mingguan dan perencanaan harian (cito). Perencanaan mingguan
dilaksanakan setiap hari Senin dan mencakup kebutuhan selama 1 minggu.
Sedangkan perencanaan harian dilaksanakan jika masih ada obat yang kosong
diluar perencanaan mingguan yang jumlahnya tidak boleh lebih dari 20 item.
Perencanaan yang dilakukan oleh Kimia Farma Apotek dimasukkan dalam Bon
Permintaan Barang Apotek (BPBA). Penjadwalan waktu perencanaan seperti diatas
kami melihat sangat efektif dalam rangka memenuhi kebutuhan obat apotek. Selain
itu juga dapat meminimalisir terjadinya deathstock.
BPBA yang dibuat oleh Kimia Farma Apotek kemudian dikirim kepada
Bisnis Manager (BM) Yogyakarta melalui email.Proses ini dapat berjalan dengan
baik karena didukung oleh aplikasi sistem informasi. Tahap perencanaan inilah
yang membedakan Kimia Farma Apotek dengan apotek yang lain pada umumnya.
Aplikasi sistem informasi apotek sangat menunjang managemen apotek dalam
dunia digital sekarang ini.

Pemeriksaan barang dan kartu stok

Defekta

Pareto

Pemasukan data obat yang akan dipesan ke komputer

Bon Permintaan Barang Apotek
(BPBA)
Validasi
Dikirim ke Bisnis Manager melalui email
Gambar 2.Alur Perencanaan Obat
b. Pengadaan
Menurut Permenkes RI No. 35 tahun 2014, untuk menjamin kualitas
pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.Pengadaan harus direncanakan
dengan baik untuk memenuhi permintaan konsumen, mencegah terjadinya
kekosongan maupun penumpukan barang sehingga perputaran barang tidak
mengalami hambatan.Kegiatan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma no. 316
dan no.225 ini dilakukan secara terpusat oleh bagian pengadaan di Bisnis Manager
(BM) Yogyakarta.Bagian pengadaan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
kegiatan dimulai dari perencanaan, pembelian barang serta tersedianya barang
digudang dan Apotek. Keuntungan pengadaan secara terpusat oleh bagian
pengadaan di Bisnis Manager antara lain:
1. Menghematsurat pesanan.

2. Pembelian barang lebih ekonomis karena dilakukan dalam jumlah besar

sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar.
3. Efisiensi modal kerja meningkatterutama untuk Apotek Pelayanan Kimia
Farma.
4. Administrasi pemesanan/pembelian perbekalan farmasi lebih efisien.
Selain itu dengan pengadaan perbekalan farmasi terpusat, membuat Kimia
Farma Apotek hanya memfokuskan pada fungsi pelayanan. Bagian pengadaan di
Bisnis Manager akan menentukan pemasok untuk barang-barang yang akan dibeli
dengan mempertimbangkan:
1)
2)
3)
4)
5)

Legalitas pemasok,
Kecepatan pelayanan/pengiriman barang,
Harga/potongan harga yang diberikan,
Kondisi pembayaran yang ditawarkan,
Proses retur ED/rusak mudah,
Sistem pengadaan barang terpusat ini yang membedakan Kimia Farma

Apotek dengan apotek pada umumnya.Kimia Farma Apotek no.316 dan no.225
hanya dapat mengadakan barang/obat yang masuk dalam daftar.Apabila obat tidak
terdaftar maka secara otomatis tidak dapat dimasukkan dalam BPBA.Setiap tempat
BPBA
pada etalase Kimia Farma
Apotek memiliki nilai BM
profit.Maka
produk
Yogyakar
ta farmasi yang
ingin terpajang di Kimia Farma Apotek harus melakukan registrasi di Kimia Farma
Gudang Pengadaan
Dropping
Pusat (Jakarta).Ini juga yang menjadikan Kimia Farma Apotek memiliki nilai lebih
SP
dibanding apotek pada umumnya.
FAKTUR
Selain keuntungan yang didapat diatas, dengan sistem
pengadaan terpusat
DISTRIBUTOR
Defecta faktur perusahaan hanya cukup mengeluarkan 1 giro.
pada saat akan pembayaran
APOTEK
Sehingga menghemat biaya yang harus dikeluarkan.Sistem ini juga memangkas
KIMIA FARMA NO. 316
praktek korupsi yang mungkin terjadi di setiap instansi yang memiliki nilai profit.

BPBA

PEMBELIAN MENDESAK
(Apotek KF Lain)

Dropping
SP
Narkotika

FAKTUR

APOTEK KF Yang Lain

PBF KIMIA FARMA

Gambar 3Alur Pengadaan Apotek Kimia Farma No. 316

Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 316 dapat dari beberapa sumber
antara lain:
1. Pengadaan Mingguan
Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No.316dan No.225 dilakukan
melalui Bisnis Manager Yogyakarta. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)
yang diterima program Kimia Farma Information System (KIS) kemudian
bagian pengadaan Bisnis Manager akan merekapitulasi permintaan seluruh
Apotek Kimia Farma Yogyakarta dan membuatSP yang akan dikirim ke
Pedagang Besar Farmasi (PBF). Pedagang Besar Farmasi akan mengirim
barang yang dipesan ke masing-masing Apotek Pelayanan sesuai SP.
2. Pengadaan CITO

Pengadaan

CITO

sama

dengan

pengadaan

mingguan,

dimana

permintaan barang yang dilakukan setelah Apotek mengirimkan BPBA kepada

BM (Bisnis Manager) melalui program KIS. Kemudian BM akan membuat SP
yang dikirim ke PBF dan memberikan keterangan permintaan barang tersebut
bersifat CITO dan harus segera dikirim kepada Apotek. Hanya saja untuk
pengadaan CITO jumlah item obat nya dibatasi hanya 20 item.
3. Dropping antar Apotek Kimia Farma
Dropping antar Apotek dilakukan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan serta menghindari penolakan resep apabila mengalami kekurangan
atau tidak tersedianya obat di Apotek.Dropping dilakukan antar sesama Apotek
Kimia Farma yang terdekat dengan menuliskan jenis dan jumlah obat pada
blanko permintaan Intern (Lampiran 6).Yang sebelumnya dilakukan permintaan
by phone ke Apotek Kimia Farma lain mengenai ketersediaan obat yang
dibutuhkan.
4. Pembelian Mendesak
Pembelian mendesak dilakukan apabila permintaan obat pasien tidak
terdapat di Apotek Kimia Farma terdekat, sehingga pengadaan obat dilakukan
dengan pembelian kepada Apotek lain. Tetapi pengadaan dengan pembelian
mendesak jarang dilakukan di Apotek Kimia Farma No.316 dan No. 225 ini.
5. Konsinyasi
Konsinyasi merupakan salah satu bentuk kerjasama antara Apotek Kimia
Farma dengan distributor yang akan menitipkkan produknya untuk dijual seperti
suplemen makanan, alat kesehatan, perbekalan kesehatan yang baru beredar
dipasaran. Pengadaan dengan konsinyasi harus melalui persetujuan dengan
Bisnis Manager Yogyakarta. Pembayaran akan dilakukan setelah produk terjual
dengan catatan apabila produk yang dikonsinyasi kadaluawarsa maka
seluruhnya menjadi tanggung jawab distributor yang bersangkutan.Adapun
format tanda bukti pengadaan secara konsinyasi dapat dilihat pada lampiran 7.

Pengadaan khusus seperti narkotika dan psikotropika dilakukan oleh

Kimia Farma Apotek no.316 melalui surat pesanan (SP) khusus (Lampiran 8).
Surat pesanan narkotika terdiri dari rangkap 4 dimana dalam satu SP hanya
berlaku untuk satu jenis obat narkotika.Sebanyak tiga rangkap SP narkotika
diberikan kepada PBF dan satu rangkap disimpan di Apotek sebagai
arsip.Pemesanan obat narkotika ditujukan kepada PT. Kimia Farma Trading &
Distribution sebagai satu-satunya distributor resmi obat narkotika yang ditunjuk
oleh Pemerintah. Sedangkan surat pesanan psikotropika terdiri dari rangkap 2
dimana dalam satu SP dapat memesan beberapa jenis obat psikotropika.
Pemesanan psikotropika dapat dilakukan ke PBF mana saja yang
menyediakan obat psikotropika. Selain SP narkotika dan psikotropika, Apotek
juga membuatsurat pesanan khusus untuk prekursor. Pemesanan prekursor sama
seperti psikotropika yaitu ditujukan ke PBF mana saja. SP narkotika,
psikotropika dan prekursor yang telah dibuat harus mencantumkan nama, SIPA
Apoteker Pengelola Apotek (APA), serta ditandatangani oleh APA. Pesanan
narkotika, psikotropika dan prekursor akan langsung diantarkan PBF ke
Apotek. Keberhasilan fungsi pengadaan suatu Apotek secara keseluruhan yaitu
terjaminnya persediaan barang.Dimana indikator keberhasilan dari fungsi
pengadaan adalah Harga Pokok Penjualan (HPP) yang rendah serta jumlah
penolakan resep kecil.
c. Penerimaan
PBF mengirim barang dan faktur ke bagian gudang bisnis manager
Yogyakarta atau langsung ke Apotek Kimia Farma. Prosedur penerimaan barang
dilakukan penanggung jawab dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Petugas penerima barang dari distributor disertai dengan Faktur
2) Petugas penerima akan memeriksa kualitas dan kuantitas barang sesuai
dengan dengan faktur. Obat yang memiliki tanggal kadaluwarsa pendek
perlu diperhatikan agar batas kadaluarsanya masih cukup lama, bila
barang yang diterima tidak sesuai dengan SP atau kerusakan fisik maka

bagian pembelian akan melakukan retur ke PBF yang bersangkutan

untuk dilakukan penukaran.
3) Faktur yang sesuai akan dibubuhkan stempel Apotek, nama serta
ditandatangani oleh Apoteker atau Asisten Apoteker yang memiliki SIK.
a) Faktur asli diserahkan kepada PBFyang akan digunakan sebagai
bukti penagihan
b) Salinanfaktur sebanyak 3 lembar akan diserahkan ke Apotek, satu
lembar salinan disimpan untuk arsip Apotek dan dua lembar salinan
akan diserahkan ke Bisnis Manager.
4) Penanggung jawab mengentri faktur yang masuk lalu mengarsipkan
faktur dan menyerahkan ke bagian pengadaan (Gudang) untuk dicek
kebenarannya melalui simka.

Faktur

Dropping

Cek kesesuaian jumlah barang

dengan faktur

Faktur di stempel dan

ditandatangani
Faktur asli diserahkan ke
distributor

2Salinan faktur ke Bisnis

Manager, 1 salinan faktur ke
Apotek
Gambar 4.Alur Penerimaan Barang Apotek

d. Penyimpanan
Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma 316 dan 225 secara umum sudah
sesuai dengan teori yaitu kedua apotek ini menerapkan penyusunan obat
berdasarkan farmakologis, obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, obat
yang disusun secara berdasarkan bentuk sediaan (injeksi, sediaan cair, obattetes
oral, mata, hidung, telinga dan inhaler), serta obat-obat yang stabilitasnya
dipengaruhi udara dan suhu sehingga harus disimpan di dalam lemari es (seperti
ovula, supositoria, insulin dan lain-lain). Kelompok obattersebut akan disusun
secara alfabetis untuk mempermudah pencarian. Untuk obat-obat bebas dan bebas
terbatas disusun di counter swalayan berdasarkan khasiat dan bentuk sediaan secara
alfabetis. Selain counter obat juga terdapat rak khusus untuk penyimpanan
alatkesehatan. Penyimpanan narkotika berada di lemari khusus dengan dua pintu
yang terkunci dengan baik. Penyimpanan menggunakan prinsip FIFO (First In
First Out) yaitu obat yang masuk lebih awal akan dikeluarkan terlebih dahulu dan
FEFO (First Expired First Out) yaitu obat-obat yang mempunyai expired date (ED)
lebih lama diletakkan dibelakang obat-obat yang mempunyai ED lebih pendek. Hal
ini untuk mengantisipasi adanya obat-obat yang telah ED dan belum didistribusikan

yang dapat mendatangkan kerugian.Untuk obat keras yang mendekati ED diberikan

stiker penanda dan dibubuhkan tanggal ED nya. Obat obat yang masa ED nya
kurang dari 2 bulan dipisahkan dari kelompoknya, kemudian petugas akan
mencarikan faktur barang tersebut untuk dilakukan proses retur. Khusus untuk
penyimpanan bahan baku di Kimia Farma Apotek no.316dan no.225 dipisahkan
dengan obat-obat lain dan disimpan dalam wadah tertutup rapat dan diberi label
yang jelas.
e. Penyaluran (Penjualan)
Pelayanan obat di Apotek Kimia Farma terdiri dari pelayanan penjualan
bebas, pelayanan resep tunai, resep kredit, swamedikasi yang dikenal sebagai
Upaya Penyembuhan Diri Sendiri (UPDS) dan Alat kesehatan.Tugas bagian
penjualan meliputi menjaga persediaan barang, melayani konsumen, memberikan
barang dan memberikan informasi kepada konsumen.
Pelayanan UPDS adalah penjualan obat wajib apotek.Dalam beberapa kasus
tertentu pelayanan UPDS juga digunakan bagi pasien yang sudah rutin
menggunakan obat dimana resep aslinya pernah masuk di Kimia Farma Apotek
no.316.
Dalam rangka peningkatan pelayanan kepada konsumen maka Kimia Farma
Apotek no.316dan no.225 menyediakan pelayanan seperti pelayanan pengantaran
obat ke pasien, dokter visit dan retur barang (sarat dan ketentuan berlaku).Selain
itu, setiap pasien yang datang mendapatkan secara gratis membership Kimia Farma
Apotek.Kartu member ini bisa digunakan di Apotek Kimia Farma seluruh
Indonesia. Keuntunan dari kartu member ini pasien akan mendapatkan akumulasi
poin setiap kelipatan Rp 10.000,-, dimana poin tersebut dapat ditukarkan dengan
produk Kimia Farma. Keuntungan yang didapat berikutnya adalah kartu member ini
juga bisa menjadi medical record, sehingga apabila pasien lupa akan obat yang
dikonsumsi bisa dilihat pada data member.
Secara umum setiap karyawan Kimia Farma Apotek no.316 dan no.225
memiliki tanggungjawab yang sama terhadap pelayanan, administrasi dan

keuangan. Yang membedakan adalah kewenangan profesi yang berkaitan dengan

aspek legal.
f. Pengendalian
Berdasarkan Permenkes 35 tahun 2014, pengendalian bertujuan untuk
menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluarsa,
kehilangan serta pengembalian pesanan. Pengendalian yang dilakukan di Apotek
Kimia Farma No. 316No.225 antara lain:
1) Kartu Stok
Kartu stok digunakan sebagai catatan manual untuk mengetahui waktu,
jumlah dan petugas yang melakukan pemasukan/pengeluaran obat.Kartu stok ini
diletakkan di masing-masing kotak obat.Pencatatan kartu stok dilakukan secara
langsung pada saat ada penambahan maupun pengurangan jumlah obat.Kartu stok
disini berfungsi untuk memantau ketersediaan obat dan dapat dijadikan media
penelusuran bila terjadi ketidaksesuaian data stok obat (Lampiran 9).Namun hal
ini sering terlupa terutama pada saat Apotek ramai sehingga banyak
ketidakcocokan antara jumlah fisik barang dan jumlah yang tertera pada kartu
stok.
2) Random Sampling
Random Sampling merupakan suatu metode pemantauan barang dengan
melakukan pencocokan jumlah stok fisik barang dengan jumlah stok barang yang
ada di komputer. Random Samplingdilakukan setiap hari dengan melakukan
sampling minimal 10 jenis obat. Semua Petugas Kimia Farma Apotek
no.316diberikan tanggung jawab terhadap semua lemari obat sedangkan diapotek
Kimia Farma No.225 setiap lemari obat sudah ada masing masing
penanggungjawabnya yang melakukan pemantauan setiap hari.Fungsi uji
sampling yaitu untuk menjaga agar stok selalu terkontrol dengan baik sesuai
dengan antara jumlah stok fisik dengan jumlah stok komputer.
3) Stock Opname
Kegiatan stock opname merupakan suatu kegiatan pemeriksaan terhadap
persediaan barang sebagai salah satu bentuk pengawasan Apotek yang dilakukan

untuk mengetahui kesesuaian jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan
jumlah barang yang tercatat. Kimia Farma Apotek no.316dan no. 225 melakukan
stock opname setiap 3 bulan sekali. Tujuan dari stock opname antara lain:
a) Menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan
data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini
adanya kehilangan barang.
b) Mendata barang-barang yang kadaluarsa atau mendeteksi waktu kadaluarsa
(untuk barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain kemudian
dibuat laporannya tersendiri).
c) Mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving.
Obat-obat yang akan mendekati waktu kadaluarsa akan dilakukan
pencatatan dan akan dipajang agar menjadi perhatian sehingga menjadi prioritas
untuk dikeluarkan lebih dahulu (Lampiran 10). Untuk mencegah kerugian obatobattersebut dapat dikembalikan ke PBF sesuai dengan perjanjian.Pengembalian
ke PBF biasanya 3 (tiga) bulan sebelum obattersebut ED dan barang dalam
kondisi utuh. Dalam pelaksanaan stock opname perlu disusun panitia pelaksana
serta berita acara pelaksanaan.Tugas panitia dalam pelaksanaan stock opname
antara lain:
a) Memastikan seluruh transaksi penerimaan barang (entry pembelian, import
penerimaan) maupun pengeluaran (penjualan kredit, droping barang) sampai
dengan akhir bulan sudah dilakukan entry.
b) Memastikan tidak ada fisik barang dagangan yang terlewatkan dalam proses
perhitungan.
c) Memastikan kesesuaian status barang dagangan yang di opname fisik, apakah
konsiyasi atau bukan konsiyasi.
d) Memastikan kesesuaian status barang dagangan yang diopname, apakah baik,
rusak atau kadaluarsa.
e) Melakukan entry hasil perhitungan opname fisik barang dagangan.
f) Melaporkan hasil opname fisik barang dagangan berupa cetakan detail barang
perdagangan.

g) Melakukan koordinasi dengan petugas kompilasi opname fisik barang

dagangan di Bisnis Manager untuk memastikan data telah diterima secara
utuh dan sesuai dengan data yang ada di Apotek.
Hasil stock opname Kimia Farma Apotek no.316 dan no. 225
dipertanggungjawabkan kepada Bisnis Manager Yogyakarta.
g. Pelaporan
Pelaporan penggunaan obatyang dilakukan Kimia Farma Apotek no.316 dan
no.225 keduanya samaantara lain laporan penggunaan narkotika dan psikotropika.
Hal ini sesuai dengan UU No. 35 pasal 14 ayat2tahun 2009 dan UU No. 5 tahun
1997 yang menyatakan kewajiban Apotek membuat laporan pemasukan dan
pengeluaran psikotropika dan narkotika. Laporan penggunaan narkotika meliputi:
1) Laporan penggunaan sediaan jadi narkotika
2) Laporan penggunaan bahan baku narkotika
3) Laporan khusus penggunaan morfin dan petidin
Laporan pengeluaran morfin dan petidin dibuat khusus, terpisah dari laporan
narkotika.Penyusunan laporan dilakukan oleh asisten apoteker yang telah
ditunjuk.Laporan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) disertai
namaterang, surat izin kerja dan cap apotek. Pelaporan dilakukan sebulan sekali dan
laporan akan disampaikan paling lambat setiap tanggal 10 bulan berikutnya. Dalam
pelaksanaan aktivitas pelaporan narkotika dan psikotropika, Direktorat Jenderal
Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan menggunakan sistem pelaporan dalam
bentuk software yaitu Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) yang
Apotek melakukan registrasi pada aplikasi SIPNAP
Dinkes Kab/Kota melakukan approval
diakses secara online dengan alamathttp://www.sipnap.binfar.depkes.go.id.
Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan pelaporan narkotika. Selain dalam
bentuk pelaporan secara online, laporan narkotika dan psikotropika juga dicetak
dalam bentuk hardcopy.

Apotek melakukan pelaporan

setiap
bulan
Apotek
akan
menerima email user dan password dari sistem

Proses verifikasi oleh KemenKes

Dinkes Kab/Kota maupun Dinkes Provinsi mengakses laporan dan melakukan pembinaan

Gambar 5.Alur Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

2. Pengelolaan Resep
Ada 2 macam jenis resep di Kimia Farma Apotek no.316antara lain resep tunai dan
resep kredit begitu juga dengan Kimia Farma Apotek no.225.Resep kredit merupakan
permintaan obat yang ditulis oleh dokter instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi
atau perusahaan yang bersangkutan dan telah mempunyai perjanjian dengan Apotek dimana
pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu yang telah disetujui sesuai dengan
kesepakatan lainnya.Dalam pelaksanaan pelayanan resep Kimia Farma Apotek selalu
berpedoman terhadap enam langkah prosedur layanan resep sebagai berikut:
a. Penerimaan resep
1) Pemeriksaan keabsahan dan kelengkapan resep
Nama, alamat, No. SIP, tanda tangan/paraf dokter
Nama obat, dosis, jumlah dan aturan pakai.
2) Pemberian nomor resep
3) Penetapan harga
4) Pemeriksaan ketersediaan obat
b. Perjanjian dan pembayaran
1) Pengambilan obat semua/sebagian
2) Ada/tidaknya pengambilan obat atas persetujuan pasien/dokter
3) Pembayaran tunai/kredit
4) Validasi dan penyerahan nomor resep
5) Pembuatan kuitansi dan salinan resep
c. Peracikan
1) Penyiapan etiket/penandaan obat dan kemasan
2) Peracikan obat (hitung dosis, timbang, campur, kemas)
3) Penyajian hasil akhir peracikan
d. Pemeriksaan akhir
1) Kesesuian hasil peracikan dengan resep
2) Kesesuaian salinan resep dengan resep asli
3) Kebenaran kuitansi
e. Penyerahan obat dan pemberian informasi
1) Penyerahan obat harus disertai dengan penjelasan informasi tentang:
Nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai.
Cara penyimpanan
Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasi
2) Tanda terima pasien
f. Layanan purna jual
1) Komunikasi dan informasi setiap waktu
2) Penggantian obat bila diperlukan
Prosedur pelayanan resep kredit dan tunai tidak berbeda kecuali pada pemberian
harga dan pembayarannya. Dimana untuk resep kredit pasien tidak membayar secara
langsung tapi cukup menunjukkan kartu identitas kepegawaian kepada petugas Apotek dan

memenuhi administrasinya.Untuk penjualan kredit yang telah dihargai akan dikalkulasi

berdasarkan masing-masing instansi bersangkutan yang selanjutnya akan dilakukan
penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati.

Penerimaan Resep

Resep Tunai

Resep Kredit

Pemeriksaan kelengkapan
administrasinya dan diberi
harga

Pemeriksaan kelengkapan
administrasinya

Pasien membayar dikasir dan

diberi nomor resep

Pemberian nomor urut

Bagian Peracikan

Obat Paten

Obat Racikan

Pemberian Etiket

Pemeriksaan Kesesuaian Obat

Penyerahan Obat

Obat diterima oleh pasien/pelanggan dan

diberi informasi obat dan konseling

Resep disimpan
petugas

Gambar 6.Alur pelayanan penerimaan resep

Waktu tunggu pelayanan resep sekitar 15 menit untuk penyiapan resep non racikan
dan untuk penyiapan obat racikan 30 menit tetapi hal ini tidak bakukarena harus
mempertimbangkan jenis dan jumlah racikan. Tetapi untuk penyiapan resep non racikan

apabila waktu pelayanan lebih dari 15 menit maka akan ada potongan harga sehingga pada
saat pemberian obat harus disertai dengan validasi waktu pemberian obat.
Resep asli dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan berdasarkan
nomor resep. Resep yang berisi narkotika dan psikotropika dipisahkan dengan resep
umum.Resep yang mengandung narkotika digarisbawahi dengan tinta merah.Resep
dibendel sesuai dengan tanggal, bulan, tahun, kelompok resep (resep umum, resep
narkotika dan psikotropika), dan disimpan ditempat yang telah ditentukan.Pengelolaan
resep di Kimia Farma Apotek 316 dan 225 secara umum telah berjalan dengan
baik.Penyimpanan bendel resep di Apotek yang dilakukan secara berurutan dan teratur agar
memudahkan petugas bila dikemudian hari diperlukan penelusuran resep. Tata cara
pemusnahan resep di Kimia Farma Apotek telah sesuai dengan Keputusan Menteri
Kesehatan Indonesia No. 280/MenKes/V/1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara
Pengelolaan Apotek antara lain:
a. Resep yang terkumpul akan disimpan sekurang-kurangnya selama 3 tahun.
b. Resep yang telah disimpan dalam jangka waktu 3 tahun dapat dimusnahkan.
c. Pemusnahan resep dilakukan dengan cara dibakar disaksikan oleh petugas Apotek
disertai dengan adanya berita acara pemusnahan. Berita acara pemusnahan dikirimkan
ke Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan
Daerah.

3. Administratif
Pengelolaan administrasi di Apotek Kimia Farma Palagan No.316 dan Godean No.
225 sudah memakai system komputerisasi. Semua harga obat atau barang sudah tercantum
semua di komputer. Komputer di Apotek Kimia Farma selalu online.Kegiatan administrasi
yang dilakukan Apotek Kimia Farma No. 225 dan No. 316 hanya berupa administrasi harian
dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan tunai maupun kredit, penyerahan
BPBA ke Bisnis Manager serta memasukkan data resep tunai maupun kredit.
Adapun administrasi yang dilakukan apotek no.316 dan No.225 yaitu :
a. Buku pencatatan narkotika dan buku pencatatan psikotropika

Buku pencatatan untuk obat narkotika dan psikotropika di Apotek Kimia

Farma No.316 ini dilakukan oleh salah satu asisten apoteker yang bernama Yessi,
yang diberi tanggung jawab untuk membuat jurnal laporan pengeluaran dan
pemasukan obat obat narkotika dan psikotropika yang berisi nama obat, saldo awal,
jumlah, tujuan pemakaian, dan saldo akhir. Pelaporan ini sudah dilakukan dengan
baik.
Pelaporan penggunaan obat narkotika dilakukan setiap bulan, dibuat rangkap
lima dan ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan (Kota/Kabupaten Yogyakarta)
dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta (DIY), Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM) Provinsi
DIY dan Penanggungjawab Narkotika dan Obat Berbahaya PT. Kimia Farma di
Jakarta, serta sebagai arsip apotek. Laporan tersebut ditandatangani oleh Apoteker
Pengelola Apotek dan dicap apotek.Laporan obat narkotika dan psikotropika dapat
dilihat pada lampiran 11.
b. Pencatatan Permintaan dan Penerimaan Barang.
Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) berupa kebutuhan barang Apotek
akan dibendel berdasarkan bulan. Barang yang diterima oleh Apotek akan dicatat
berdasarkan surat pesanan dan faktur pembelian barang sebagai bukti penerimaan
barang Apotek. Pencatatan dilakukan setiap barang datang dari PBF atau BM dengan
disertai faktur pembelian.
Bukti penerimaan barang Apotek beserta faktur dilaporkan ke Unit Bisnis
Manager Yogyakarta sebagai bukti bahwa Apotek Kimia Farma No.225dan No. 316
telah menerima barang sesuai surat pesanan atau BPBA yang telah diajukan.
c. Pencatatan Defecta
Buku Defecta di Apotek Kimia Farma 316 dan 225 ini dilakukan oleh semua
SDM yang mengetahui dan mengecek stok obat yang sudah habis dan hampir
habis.Pencatatan stok yang habis pada buku defecta ini sudah berjalan baik, karena
SDM selalu rutin mengecek dan mencatatnya.Sehingga segera dipesan agar dapat
tersedia secepatnya sebelum stok habis.
d. Pencatatan Stok Barang (Kartu Stok)
Apotek Kimia Farma 316 dan 225 melakukan pencatatan
berupa pencatatan jumlah barang yang masuk dan jumlah barang
yang keluar serta jumlah barang yang masih tersedia di apotek.Pada

umumnya pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu

stok yang tersedia pada setiap rak obat.Pencatatan ini dilakukan
oleh seluruh SDM di apotek.Tetapi penggunaan kartu stokdi apotek ini belum
dilakukan secara maksimal, karena masih ada yang lupa dan tidak melakukan
pemotongan kartu stok.sehingga terjadi ketidaksesuaian data stok obat.
Namun dengan adanya sistem komputerisasi di mana setiap
data penjualan dan penerimaan barang dimasukkan kembali setiap
harinya

ke

dalam

komputer,

maka

secara

otomatis

akan

mengurangi atau menambah stok masing-masing jenis barang,

sehingga terdapat data base mengenai jumlah stok obat di
apotekyang dapat digunakan sebagai alat kontrol selain kartu stok.
e. Pencatatan Rekap Resep
Perekapan resep dilakukan setiap hari, di mana resep dikumpulkan dan
dipisahkan berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep.Resep asli beserta
struk harga obat disimpan sebagai arsip. Untuk pencatan rekap resep ini dilakukan
sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku oleh SDM apotek ini seperti untuk resep
yang mengandung obat-obat golongan narkotika dan psikotropika sudah direkap
secara terpisah, dan diberi tanda, yang akan digunakan untuk keperluan pembuatan
laporan penggunaan narkotika dan psikotropika serta pemisahan antara resep kredit
dan tunai.
f. Laporan Stock Opname
Stock opname adalah pemeriksaan jumlah dan kondisi fisik barang. Apotek
Kimia Farma 316 dan 225 melakukan stock opname setiap tiga bulan. Dan laporan
stock opname ini sudah dilakukan oleh SDM apotek dengan baik. Pemeriksaan
dilakukan untuk mengecek apakah jumlah fisik barang sesuai dengan form record
kartu stok atau data di komputer.
g. Buku pencatatan pelanggan yang telah memiliki member card Kimia Farma.
Buku ini berisi nama, alamat, tanggal lahir dan nomor telepon dari pelanggan
yang bersedia dibuatkan member card Kimia Farma.
h. Laporan Keuangan
Laporan keuangan berfungsi sebagai pemberi informasi kepada pengelola atau
pemilik apotek mengenai perubahan-perubahan yang terjadi pada unsur-unsur
kekayaan (neraca) yang dimiliki apotek pada awal dan akhir kegiatan apotek, karena

adanya transaksi jual beli. Laporan yang ada di Apotek Kimia Farma No.225 dan No.
316 yaitu :
1) Buku Setoran Kas Apotek
Berisi jumlah penerimaan uang yang berasal dari penjualan obat dengan resep
dokter dan tanpa resep dokter, penjualan alat kesehtan dan dari bagian swalayan.
Juga jumlah uang yang dikeluarkan untuk kepentingan operasional. Hasil penjualan
dikurangi pengeluaran adalah jumlah uang yang disetorkan ke bagian administrasi
keuangan untuk dimasukan ke bank yang ditunjuk, disertai dengan buku setoran
kasir apotek. Penyetoran dilakukan keesokan harinya setelah shift terakhir.
2) Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH)
LIPH berisi rincian penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan
obat dan perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep atau non resep (UPDS),
yang selanjutnya dilaporkan ke Business Manager Yogayakarta. Dalam LIPH terdapat
penjualan tunai, penjualan kredit, pengeluaran, dan total penerimaan setelah dikurangi
pengeluaran.
4. Sumber Daya Manusia (SDM)
Apotek Kimia Farma No.316 dan No. 225 dikepalai oleh seorang Apoteker Pengelola
Apotek (APA) yang juga bertugas sebagai ManajerApotek Pelayanan (MAP).Dalam
melakukan pelayanan kefarmasian, APA dibantu oleh Apoteker Pendamping.APA
membawahi supervisor yang mengawasi bagian layanan farmasi dan swalayan farmasi.
Bagian layanan farmasi ditangani oleh asisten apoteker yang membawahi juru resep
sedangkan bagian swalayan farmasi ditangani oleh asisten apoteker yang membawahi petugas
HV (Hand Verkoop)/OTC (Over The Counter).
Untuk efisiensi dan efektivitas kerja, diterapkan pembagian tugas dan tanggung jawab di
setiap bagian sebagai berikut :
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Apotek Kimia Farma No. 316 Palagan ini dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola
Apotek yang bernama Tenti Herawati S.Farm.,Apt dan Prihastuti S.Farm.,Apt sebagai
Apoteker Kimia Farma No. 225. Apotek Pengelola Apotek ini tentunya telah memenuhi
syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu memiliki Surat Ijin Praktek Apoteker
(SIPA) dan Surat Ijin Apotek (SIA).APA bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan
yang terjadi di apotek, baik di bidang teknis kefarmasian (seperti kegiatan pelayanan
kefarmasian)

maupun

ketenagakerjaan).

non-teknis

kefarmasian

(bidang

administrasi

dan

bidang

2. Apoteker Pendamping
Apoteker pendamping bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas APA.Kimia Farma 316 dan
225 ini hanya memiliki 1 orang Apoteker Pendamping.Dalam setiap shiftnya diapotek harus
terdapat apoteker, tetapi apoteker pendamping di apotek Kimia Farma Palagan ini hanya ada
1 untuk apotek yang jam bukanya 24 jam dan hanya ada pada shift pagi yang bersamaan
dengan Apoteker Pengelola Apotek sehingga Apoteker Pengelola Apotek beban kerja lebih
berat yaitu harus mengisi pada jam jam tersebut. Sedangkan di Apotek Kimia Farma 225
Apoteker Pendamping sudah bergantian shift dengan Apoteker Pengelola Apotek
Tugas Apoteker pendamping yaitu :
a) Melakukan pelayanan kefarmasian
b) Melayani permintaan obat bebas, obat bebas terbatas, dan permintaan resep dokter,
mulai dari penerimaan resep, skrining resep, pemberian harga resep, dispensing,
penulisan etiket sampai dengan penyerahan obat.
c) Melakukan pemesanan serta pembelian obat kecuali obat narkotika dan
psikotropika dan bahan habis pakai apotek secara berkala kepada PBF.
d) Menandatangani faktur obat yang masuk setiap harinya dan mengentry faktur
kedalam computer.
e) Mengatur, mengontrol dan menyusun obat pada tempat penyimpanan obat.
f) Membuat salinan resep dan kuintasi bila dibutuhkan.
Terlepas dari tugas Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping, secara
umum di Kimia Farma Apotek seorang Apoteker berfungsi sebagai Profesional, Manajer, dan
Kepala Toko (Retailer).Apoteker sebagai Profesional mengacu kepada GFP (Good Farmasis
Practice) yang menjalankan pekerjaan kefarmasian sesuai dengan peraturan perundang
undangan yang berlaku.
Apoteker sebagai manajer artinya Apoteker membawahi segala operasional yaitu
memimpin, melakukan service excellence,serta melakukan pelayanan yang cepat dan ramah.
Sedangkan Apoteker sebagai Kepala Toko (Retailer) artinya Apoteker wajib tahu atau
memahami bagaimana alur penataan obat di apotek sehingga dapat melayani dengan
baik.Kimia Farma Palagan ini hampir setiap shift sudah ada Apotekernya.
3. Supervisor
Supervisoradalah seorang asisten apoteker yang sudah senior yang bertanggung jawab
langsung kepada Apoteker Pengelola Apotek.Supervisor ini juga merupakan koordinator
yang membawahi asisten apoteker dan non asisten apoteker.
Tugas supervisordiapotek adalah:

Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan mengawasi

kelancaran arus barang yang masuk dan keluardan pengadaan barang untuk apotek.

Mengoordinasi dan mengawasi kerja para pegawai apotek, termasuk mengatur jadwal
kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab terhadap persediaan obat.

Bertanggung jawab atas kelancaran pada tiap shift dinas.

4. Asisten Apoteker
Asisten Apoteker di Kimia Farma No. 316 Palagan berjumlah 5 orang yang sudah
termasuk supervisor.Sedangan Asisten Apoteker di Apotek Kimia Farma No.225 Godean
berjumlah

orang.Asisten

apoteker

bertanggung

jawab

langsung

kepada

supervisorpelayanan. Tugas asisten apoteker adalah sebagai berikut:

a

Mengatur, mengontrol, dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi

lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara farmakologi,
bentuk sediaan, dan alfabetis.

Menerima resep dan memeriksa kelengkapan resep sesuai dengan peraturan

kefarmasian (dibawah pengawasan APA atau Apoteker).

Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang
diterima.

Meracik obat sesuai dengan resep dokter antara lain menghitung dosis obat untuk
racikan dan menimbang bahan. Asisten Apoteker meracik apabila juru resep (reseptir)
sedang tidak ada.

Membuat kuitansi dan salinan resep untuk obat yang hanya diambil sebagian, resep
diulang (iter) dan bila diperlukan pasien.

Menyerahkan obat kepada pasien yang dilengkapi dengan informasi

Mencatat masuk dan keluarnya obat pada kartu stok barang.

5. Juru Resep (Tenaga Non Kefarmasian)

Juru resep bertugas membantu apoteker maupun asisten apoteker dalam menyiapkan obat
dan perbekalan kefarmasian lainnya di bawah pengawasan asisten apoteker.Juru resep
diapotek Kimia Farma 316 dan 225 berjumlah 2 orang yang dibagi untuk shift siang dan shift
malam.
Tugas juru resep antara lain sebagai berikut:

Membantu asisten apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obat-obat racikan

yang telah disiapkan asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang diminta.

Memberikan pelayanan penghantaran obat, apabila obat tidak dapat diserahkan pada
waktunya.

Menjaga kebersihan peralatan/botol/kemasan yang dipergunakan dalam peracikan.

6. Petugas Kebersihan
Petugas kebersihan di apotek 225 dan 316 berjumlah 1 orang dan mempunyai tanggung
jawab untuk menjaga kebersihan dan kerapihan di lingkungan apotek termasuk sarana apotek
seperti etalase, rak obat dan lain-lain. Petugas kebersihan ini hanya bekerja pada shift pagi
sedangkan untuk shift siang dan malam biasanya juru resep yang sesekali ikut membantu
membersihkan lingkungan apotek.
Dalam setiap pergantian shift, petugas Apotek bertanggung jawab untuk melaporkan
hasil penjualan dalam bentuk setoran untuk selanjutnya perlu divalidasi. Validasi
merupakan proses pengecekan data transaksi dari hasil entry, dilakukan terhadap semua
transaksi baik tunai maupun kredit. Validasi dilakukan setiap hari dan dikirim ke Bisnis
Manager.
Untuk SDM di apotek Kimia Farma 316 dan 225 sudah baik dalam mengelola apotek,
hanya saja untuk Apotek Kimia Farma No.316 perlu diadakannya

pembagian

penanggungjawab dari masing masing pembagian jenis obat, karena hanya penanggung
jawab obat narkotika saja yang sudah ada namun untuk penanggungjawab obat obat yang
lainnya belum ada pembagiannya.
Untuk petugas kasir diapotek Kimia Farma 316, semua SDM apotek berperan sebagai
kasir dan tidak ada pembagian SDM khusus untuk bagian kasir ini. Sedangkan diapotek
Kimia Farma 225 Apotek, seorang Asisten Apoteker merangkap sebagai petugas kasir dan
administrasi.Setiap Asisten Apoteker mendapatkan tanggung jawab dalam menjalankan tugas
administrasi seperti laporan narkotika, laporan psikotropika, laporan penjualan dan lain-lain.
B. Perpajakan
Apotek Kimia Farma merupakan apotek jaringan yang dalam system
pembayaran pajaknya dilakukan secara khusus.Pengurusan perpajakan seluruh
Apotek Kimia Farma ditangani oleh bagian administrasi pajak di Bisnis Manager

Yogyakarta.Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi pajak

yang ada di Bisnis Manager wilayah Yogyakarta antara lain:
1. Melakukan pencatatan surat setoran pajak yang belum dan sudah diterima ke dalam SPT
dan penyusunan laporan perpajakan bulanan, untuk mendukung pemberian informasi
uang aliran mengenai perpajakan perusahaan.
2. Melakukan rekapitulasi perhitungan total nilai pajak perhitungan yang harus dibayarkan
oleh perusahaan, untuk mendukung pemberian informasi total nilai pajak secara tepat dan
akurat.
3. Melakukan perhitungan nilai pajak penghasilan atas sewa, kontrak dan perpanjangan,
pembayaran jasa yang digunakan, untuk mendukung pemberian informasi nilai pajak
secara tepat dan akurat.
4. Mempersiapkan kelengkapan formulir-formulir pajak dari kantor Pajak sebelum
diserahkan kepada Kantor Pelayanan Pajak Negara dan Daerah, untuk mendukung
kelancaran proses pembayaran pajak.
5. Melaksanakan kegiatan administrasi dan kearsipan faktur-faktur standart dan formulir
pajak bulanan, untuk memudahkan pengecekan, pengawasan dan pencarian informasi
lebih lanjut di masa mendatang

Pajak yang ditangani Bisnis Manager Yogyakarta antara lain:

1. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Berdasarkan lembaga pemungutnya Pajak Pertambahan Nilai termasuk dalam pajak
pusat.Pajak pusat adalah pajak-pajak yang dikelola oleh Direktorat Jenderal Pajak.PPN
adalah pajak yang dikenakan atas konsumsi Barang Kena Pajak atau Jasa Kena
Pajak.Besarnya PPN dibayar setiap bulannya dihitung dengan cara perhitungan pajak
keluaran dikurangi pajak masukan (PK-PM).
a. Jika total hasil PK-PM > 0 maka nilai tersebut disetorkan ke Kas Negara
b. Jika total hasil PK-PM=nol, maka SPT masa PPN bulan bersangkutan diisi Nihil dan
tetap dilaporkan.
c. Jika total hasil PK-PM < 0 maka nilai tersebut dimintakan restitusi dari Kantor Pajak.
Rekapitulasi pembayaran PPN dilakukan terpusat di Bisnis Manager, dimana BM
akan merekapitulasi PPN seluruh Apotek Kimia Farma Yogyakarta. BM akan melakukan
penyampaian SPT dilakukan secara online melalui e-SPT. Kemudian Kimia Farma Pusat
akan merekapitulasi PPN dari seluruh BM di Indonesia. Batas waktu pembayaran PPN
adalah tanggal 10 bulan berikutnya.
Rekapitulasi Pajak Masukan
dan Pajak Keluaran selama
1 bulan

Pensortiran

Import ke Program
e-SPT

Rekaputulasi Pusat
Gambar 7.Alur Pajak Pertambahan Nilai

2. Pajak Penghasilan(PPh)pasal 21.

Pajak penghasilan pasal 21 dikenakan pada pegawai tetap maupun pegawai
kontrak.Sama seperti PPN, PPh pasal 21 termasuk dalam pajak yang dikelola oleh pusat.
Bisnis Manager Yogyakarta hanya bertugas merekapitulasi PPh pasal 21 yang harus
dibayarkan, yang kemudian akan dilakukan rekapitulasi di pusat. Pajak PPh 21 dibayar setiap
bulannya dan secara teori akan memotong gaji setiap karyawan, tetapi untuk Kimia Farma
Apotek PPh 21 ini tidak dipotongkan dari penghasilan karyawan, melainkan perusahaan yang
menanggung. Dengan syarat setiap karyawan harus memiliki NPWP.Kemudian untuk pajak
penghasilan perusahaan dihitung dengan cara menggabungkan semua omset apotek seluruh
Indonesia, kemudian dibayarkan oleh pusat.
3. Pajak reklame, inventaris dan pajak bumi dan bangunan
Pajak Reklame termasuk pajak daerah dimana pajak yang dikelola oleh Pemerintah
Daerah baik di tingkat Propinsi maupun Kabupaten/Kota.Dasar pengenaan pajak
reklame adalah Nilai Sewa Reklame (NSR).Nilai sewa reklame di hitung berdasarkan:
a. Jenis
b. Ukuran
c. Lama penyelenggaraan
Pajak reklame, pajak inventaris serta pajak bumi dan bangunan dibayarkan
keseluruhannya di BM Yogyakarta. Seolah olah BM yang bayar, sebenarnya merupakan
biaya operasional outlet masing masing.
Tarif pajak sebesar 25% dari NSR. Bisnis Manager akan mengisi blanko Surat
Setoran Pajak Daerah (SSPD). SSPD disatukan dengan berkas permohonan dan diserahkan
ke Kantor Pelayanan Pajak Daerah.

C. Pelayanan KIE dan Pharmaceutical Care

Pelayanan KIE dan Pharmaceutical care sangat diperlukan dengan adanya perubahan
orientasi pengobatan di bidang farmasi dari product oriented menjadi patient orientedserta
merupakan tugas seorang Apoteker guna tercapainya efek terapi. Pelayanan KIE dan
Pharmaceutical care juga membantu Apoteker dalam memberikan suatu pengobatan
swamedikasi kepada pasien (pengobatan sendiri) untuk penyakit-penyakit yang masih bisa
diobati sendiri oleh pasien.Tingkat pengetahuan pasien mengenai obat khususnya mengenai
penggunaan obat yang lebih rasional dapat terwujud sehingga masyarakat lebih bijak dalam
menggunakan obat. Banyak masyarakat yang belum mengerti dan memahami cara
menggunakan obat yang benar dan aman sehingga terkadang terjadi kegagalan terapi.
Pelaksanaan KIE di apotek Kimia Farma no. 316 dan no. 225 ini masih kurang
optimal, hal ini disebabkan adanya keterbatasan tenaga dan waktu apoteker yang tersedia.
Apotek Kimia Farma No. 225 dan No. 336 mempunyai tempat untuk melakukan konseling
antara Apoteker dengan pasien yaitu disebelah kanan meja administrasi dilakukan ditempat
penyerahan obat.Konseling bertujuan untuk meningkatkan pemahaman pasien tentang obat
dan pengobatan agar pasien terhindar dari penggunaan obat yang salah sehingga tujuan terapi
dapattercapai.Akan tetapi kegiatan konseling belum berjalan dengan baik terkait dengan
banyak kendala yang dihadapi. Hal ini disebabkan karena pasien tidak sabar dan memilih
berdiri serta kebanyakan pasien lebih memilih untuk bertanya langsung dengan Asisten
Apoteker yang ada di bagian administrasi mengenai informasi dan cara penggunaan obat.
Sarana yang belum dimiliki oleh Apotek Kimia Farma No. 225 dan No. 316 terkait
kegiatan konseling adalah ruang konseling dan penggunaan formulir konseling pasien di
Apotek Kimia Farma 316 dan 225 saat ini sudah tidak berjalan. Adapun formulir konseling
pasien dapat dilihat pada lampiran 12.
Ruang khusus konseling merupakan sarana yang diperlukan untuk menunjang
pelayanan kefarmasian yang optimal sehingga perlu dipertimbangkan penyediaan sarana
tersebut di masa mendatang dengan tetap mempertimbangkan kondisi Apotek seperti sumber
daya Apoteker, pendanaan dan ruangan. Dan sebaiknya formulir ini digunakan kembali pada
proses konseling agar lebih berjalan optimal.

Sedangkan Pharmaceutical Care diapotek Kimia Farma 316 dan 225 ini sudah cukup
baik dalam implementasinya baik dalam menggali informasi penggunaan obat oleh seluruh
SDM apotek dan Apoteker di apotek ini juga sudah melakukan identifikasi masalah
penggunaan obat yang digunakan oleh pasien.
Salah satu implementasi Pharmaceutical Care adalah Pelayanan Informasi Obat
(PIO). PIO di Apotek Kimia Farma No. 225 dan No. 316 diberikan oleh Apoteker kepada
pasien pada saat penyerahan obat baik untuk pasien dengan resep dokter maupun pasien
swamedikasi.PIO dilakukan untuk mengurangi penyalahgunaan dan salah penggunaan obat,
meningkatkan kepatuhan pasien dan meningkatkan keberhasilan terapi.Informasi yang
diberikan berdasarkan Standar Prosedur Operasional Kimia Farma meliputi:
1. Nama obat, bentuk dan jenis sediaan, dosis, jumlah dan aturan pakai.
2. Cara penyimpanan
3. Efek samping yang mungkin timbul dan cara mengatasi.
Pasien yang datang untuk swamedikasi atau melakukan pengobatan sendiri untuk
penyakit ringan, di berikan pelayanan oleh Apoteker maupun AA di Apotek diawali dengan
penggalian informasi. Penggalian informasi yang dilakukan seperti menanyakan apa keluhan
yang dialami pasien, sudah berapa lama keluhan tersebut, bagaimana riwayat penyakit pasien
sebelum menentukan pengobatan yang benar, tepat dan rasional untuk pasien.Untuk
mendukung kegiatan swamedikasi atau melakukan pengobatan sendiri maka Apotek Kimia
Farma juga memberikan pelayanan pembelian obattanpa resep melalui UPDS (Upaya
Pengobatan

Diri

Sendiri)

sesuai

dengan

Keputusan

Menteri

Kesehatan

No.

1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Swamedikasi adalah

suatu perawatan sendiri oleh masyarakatterhadap penyakit

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 316
Palagan Yogyakarta dari tanggal 7 April 7 Mei 2015, dapat disimpulkan bahwa:
1

Peran, fungsi, dan tugas apoteker di apotek adalah sebagai retailer, manager, dan
professional dalam menentukan kebijakan pengelolaan apotek serta melaksanakan
fungsi pengawasan dan pengendalian semua komponen yang ada di apotek.

Seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) harus mampu menerapkan pengetahuan

dan keahlian dalam bidang teknis kefarmasian maupun bidang non teknis
kefarmasian. Dimana pelaksanaanya memerlukan kerjasama antara APA dengan
semua personel apotek.

Pengelolaan Apotek Kimia Farma 316 dan 225 yang meliputi kegiatan administrasi,
manajemen keuangan, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyalur perbekalan
farmasi serta pelayanan kefarmasian terhadap pasien telah dilakukan dengan baik
serta sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penyediaan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan di Apotek Kimia Farma 316
dan 225 sudah dapat memenuhi permintaan pasien. Hal ini karenaApotek Kimia
Farma merupakan Apotek jaringan yang memiliki banyak cabang sehingga dapat
meminimalisir penolakan pelanggan.

Pengendalian perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No.316 dan No.225

dilakukan dengan membuat laporan dan pencatatan menggunakan kartu stok barang,
stock opname dan data base computer.

Apotek Kimia Farma merupakan apotek yang menetapkan budaya perusahaan yang
merupakan nilai inti Perseroan (corporate values) yang bernama I C A R E
(Innovative, Customer First, Accountability, Responsibility, dan Eco-Frendly) yang
menjadi acuan atau pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk
berkarya meningkatkan kualitas hidup dan kesehatan masyarakat.

Di apotek Kimia Farma semua transaksi penjualan melalui system komputerisasi.

Apotek Kimia Farma menerapkan konsep swalayan farmasi dalam penjualan obat
bebas (OTC) dimana perbekalan farmasi disusun berdasarkan farmakologi, bentuk
sediaan dan alfabetis.

B. Saran
1

Perlunya dilaksanakannya kembali monitoring penggunaan dan efek samping obat yang
tidak diinginkan berdasarkan Patient Medication Record (PMR),yang dimaksudkan
untuk meningkatkan pelayanan apotek dan menjaminkeberhasilan terapi yang sekarang
sudah tidak lakukan

Apotek Kimia Farma 316 dibuat ruangan konseling untuk memenuhi salah satu aspek
Standar Pelayanan Kefarmasian sehingga kegiatan konseling bisa dilakukan dan
diterapkan sesuai dengan Standar Pelayanan Kefarmasian.

Perlu penambahan apoteker pendamping karena baru ada 1 orang Apoteker

Pendamping, sehingga beban kerja APA menjadi berat karena untuk mengisi
kekosongan tersebut dan agar seluruh pasien yang menebus obat dan memerlukan
informasi mengenai terapi yang dijalaninya dapat terlayani.

Perlu disiplin dan tindakan tegas dalam penulisan stok barang di kartu stok, sehingga
tidak terjadi kekurangan obat atau kehilangan obat.

Perlu ditingkatkan sistem informasi di komputer dalam hal stok barang, sehingga pada
saat pembeli datang tidak perlu dilakukan pengecekan ulang.