Manajemen Viva Apotek

Dasar regulasi:

1. Permenkes No. 73 tahun 2016 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di apotek

2. Pedoman Cara Pelayanan Kefarmasian yang Baik tahun 2011
3. PerKBPOM No. 40 tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor Farmasi dan Obat
menagandung Prekursor Farmasi

A. Pengelolaan Sediaan Farmasi

I. Perencanaan
Perencanaan oleh tim purchasing Viva yang kemudian diteruskan ke bagian PBF Viva
untuk pengadaan, akan tetapi apabila Apoteker di Apotek ingin mengajukan suatu produk
/ obat, dapat mengajukannya ke RM (regional manager) yang akan meneruskannya ke
bagian purchasing.
Perencanaan di Viva umumnya dilakukan dengan memilih jenis dan jumlah obat dengan
melihat history pada bulan sebelumnya dan melihat trend/epidemiologi yang ada pada
saat ini.

II. Pengadaan
1. Setelah ada perencanaan, maka pihak PBF akan melakukan pengadaan obat ke distributor
/ sub – distributor.
2. Pengadaan masing – masing outlet dilakukan secara otomatis melalui sistem. Sistem akan
mendata kebutuhan masing – masing outlet Viva lalu data dikirimkan ke pihak PBF dan
menjadi “Surat Pesanan” outlet tersebut. PBF akan mengirimkan obat berdasarkan data
kebutuhan masing – masing outlet.
3. Jika stok yang datang ternyata masih kurang maka Apoteker dapat membuat “alokasi
manual” dan diserahkan ke RM untuk diteruskan ke pihak PBF.
4. Jika ada item yang dibutuhkan mendesak oleh pasien, Apoteker dapat meminta
pengiriman dari outlet Viva yang lain melalui “TN antar apotek” dengan terlebih dahulu
melihat data stok outlet lain pada “list stock barang Nasional Viva” di sistem. Surat
Pesanan untuk “TN antar apotek” akan dicetak oleh Apoteker pengirim dan SP rangkap
akan diserahkan bersama dengan obat / produk tersebut.

III. Penerimaan

1. Pada saat barang dari PBF datang, maka akan disertai dengan 2 lembar Surat Pesanan
outlet tersebut.
 Lembar warna putih (SP asli): di kembalikan ke PBF setelah mendapat tanda tangan
Apoteker, stempel SIPA, dan stempel apotek
 Lembar warna pink (SP rangkap): untuk disimpan di outlet
 2. Apoteker / Asisten Apoteker harus memastikan semua box pengiriman barang dalam
kondisi tersegel, apabila segel rusak maka tim Apotek berhak untuk menolak kedatangan
barang dengan membuat Berita Acara (BA) Segel Rusak yang diketahui dan ditanda-
tangani oleh driver pengirim serta dilakukan perhitungan barang sampai unit terkecil.
3. Apoteker / Asisten Apoteker memeriksa kesesuain nama, jumlah, bentuk sediaan, nomor
batch dan expired date sediaan farmasi yang diterima. Setiap pemeriksaan fisik barang
harus memenuhi kriteria dengan masa kadaluarsa > 10 bulan & fisik layak jual (tidak
penyok, tidak bocor, segel obat tidak lepas, dll).
4. Apabila menyimpang dari ketentuan di atas, pihak PBF akan memberikan konfirmasi
agar barang dapat diterima sepengetahuan RM atau barang perlu untuk dikembalikan ke
PBF.
5. Pada saat barang datang, juga akan masuk juga “RO” di komputer. Setelah pemeriksaan,
maka Apoteker / Asisten Apoteker mencocokan antara jumlah dan jenis barang yang
datang secara fisik dengan jumlah dan jenis barang pada “RO” komputer.
6. Apabila tidak ada selisih atau perbedaan antara jumlah dan jenis barang secara Fisik
dengan jumlah dan jenis barang di komputer, maka barang dapat di-receiving.
7. Apabila terjadi selisih atau perbedaan antara jumlah dan jenis barang secara fisik dengan
jumlah dan jenis barang di komputer, barang tetap di-receiving namun diberi catatan
sehingga masuk ke sistem “TN parsial” yang otomatis akan masuk ke PBF. Pihak PBF
akan mengirim barang yang kurang tersebut pada jadwal pengiriman selanjutnya
8. Setelah proses receiving, RO tersebut dicetak (yang merupakan faktur dari PBF), lembar
berwarna putih (faktur asli) menjadi arsip di apotek, lembar berwarna pink (faktur
rangkap) dikembalikan ke PBF pada pengiriman berikutnya.
9. Apoteker atau Asisten Apoteker mencatat jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa
sediaan farmasi di dalam kartu stok.

IV. Penyimpanan:

1. Penyimpanan di apotek dilakukan berdasarkan aspek farmakologi, golongan obat (obat

keras, obat bebas dan bebas terbatas), bentuk sediaan obat (tablet, sirup, suppositoria, dll)
dan disimpan secara alfabetis sesuai dengan spesifikasi obat tersebut (suhu dan
kelembapan).
2. Untuk beberapa sediaan dengan suhu penyimpanan < 25oC (sesuai dengan yang tertera di
kemasan), dapat disimpan di lemari pendingin
3. Setiap penyimpanan sediaan farmasi dan alat kesehatan harus mengikuti prinsip FIFO
(First In First Out = Pertama Masuk-Pertama Keluar) dan FEFO (First Expired First Out
= Pertama Kadaluarsa-Pertama Keluar)
4. Setiap obat yang masuk dan keluar dicatat di kartu stok.

V. Pemeriksaan dan penanganan barang ED

 1. Tim outlet melakukan stock opname jumlah obat dan expired date minimal 1 bulan
sekali.
2. PBF telah menetapkan waktu retur untuk masing – masing sediaan farmasi (10 bulan / 6
bulan / 4 bulan / 1 bulan).
3. Setiap sediaan farmasi yang datang, diperiksa expired date-nya. Untuk item dengan ED
yang dekat (< 1 tahun) maka akan dicatat juga pada buku khusus ED per bulan (ditulis di
setiap bulan berdasarkan perhitungan ED yang sudah ditetapkan PBF) sehingga
memudahkan untuk pemantauan dan pengecekan item setiap bulannya sebelum dilakukan
retur.
Contoh:
Barang datang tanggal 01 September 2018.
Amoxsan 500 mg tablet 3 strip.
ED pada kemasan : Agustus 2019
Ketentuan retur : 4 bulan sebelum ED
Dimasukkan pada buku ED untuk bulan : Mei 2019
4. Retur barang ED dilakukan setiap bulan sebelum tanggal 10.

VI. Pemusnahan Obat

Pemusnahan obat ED umumnya dilakukan oleh pihak PBF. Apabila terdapat obat ED atau
pun rusak di outlet, maka pemusnahan dilakukan sebagai berikut:
1. Sediaan tablet:
Tablet digerus, dilarutkan dengan air lalu dibuang ke closet. Kemasan tablet digunting-
gunting lalu dibuang pada tempat sampah.
2. Sediaan kapsul:
Kapsul dibuka, isi kapsul dilarutkan dengan air lalu dibuang ke closet. Kapsul dan
kemasannya dirusak lalu dibuang pada tempat sampah.
3. Sediaan sirup / suspensi / tetes:
Sirup / suspensi / tetes dituang ke wadah lalu diencerkan dengan air dan dibuang ke
closet. Label sirup / suspensi / tetes dicopot. Botol sirup / suspensi dibuang pada tempat
sampah. Botol obat tetes dirusak dan dibuang pada tempat sampah.
4. Sediaan krim, salep:
Isi krim / salep dikeluarkan lalu dicampur dengan tanah dan dikuburkan atau dilarutkan
dalam air dan dibuang pada closet. Tube krim / salep beserta kemasannya digunting dan
dibuang pada tempat sampah.
B. Pelayanan Farmasi Klinik

Setiap Outlet di Viva memiliki 2 Apoteker yang selalu hadir di Apotek. Pelayanan farmasi
klinik dilakukan oleh Apoteker dengan dibantu Asisten Apoteker.
Pada saat pasien datang, maka Apoteker maupun Asisten Apoteker akan melakukan assessment
untuk mengetahui dengan tepat kondisi pasien, apakah pasien perlu dirujuk ke dokter atau
dapat dilakukan pelayanan swamedikasi.
Apabila setelah proses assessment, dapat dilakukan pelayanan swamedikasi pada pasien maka
Apoteker dan Asisten Apoteker akan memberikan rekomendasi kepada pasien sesuai dengan
kondisi pasien saat itu. Setelah pasien menyetujui rekomendasi yang diberikan, maka dilakukan
proses transaksi pada komputer. Sediaan farmasi diserahkan pada pasien dengan disertai struk
pembelian dan juga informasi ataupun edukasi terkait obat.
Apabila setelah proses assessment, disimpulkan bahwa pasien perlu dirujuk ke dokter, maka
pasien akan didaftarkan pada sistem untuk mendapatkan nomor antrian. Pasien akan menemui
dokter sesuai dengan antriannya. Apoteker maupun Asisten Apoteker juga akan menyampaikan
informasi terkait kondisi pasien kepada dokter bila perlu. Setelah berkonsultasi, maka dokter
akan melakukan input resep pada sistem dan resep tersebut dapat dilihat oleh Apoteker /
Asisten Apoteker di komputer. Resep kemudian dicetak, dan dilakukan langkah – langkah
sebagai berikut:
1. Pengkajian dan Pelayanan Resep
Resep yang telah dicetak akan dilakukan pengecekan meliputi:
 Kajian administratif: nama, jenis kelamin, usia / berat badan pasien
 Kajian kesesuaian farmasetik: bentuk dan kekuatan sediaan, stabilitas obat.
 Pertimbangan klinis: ketepatan indikasi dan dosis obat, duplikasi dan / atau polifarmasi,
kemungkinan terjadi alergi / efek samping obat, kontra indikasi, dan interaksi.
Jika ditemukan adanya ketidaksesuaian, maka Apoteker dapat langsung menghubungi
dokter.
2. Dispensing
Setelah pengkajian resep, maka resep disiapkan dengan langkah berikut:
 Menghitung kebutuhan jumlah obat sesuai resep
 Mengambil obat yang dibutuhkan pada rak obat dengan memperhatikan nama obat,
tanggal kadaluwarsa dan keadaan fisik obat.
 Melakukan peracikan obat bila diperlukan
 Memberikan etiket yang berisi: tanggal resep, nama pasien, aturan minum, dan indikasi
obat. Etiket putih untuk obat dalam dan etiket biru untuk obat luar.
 Sebelum obat diserahkan, dilakukan pemeriksaan kembali dengan resep, serta
diperhatikan penulisan etiketnya.
  Obat diserahkan kepada pasien dengan pemberian informasi obat meliputi: aturan
minum / cara penggunaan obat, makanan / minuman yang harus dihindari, kemungkinan
efek samping, informasi khusus (obat harus dihabiskan untuk antibiotik), cara
penyimpanan obat, dll.
 Apabila diminta oleh pasien, maka akan dibuat salinan resep dengan lembar “copy resep”
yang terdapat nama apotek, alamat dan no. telepon apotek, SIPA apoteker penanggung
jawab, tanggal resep, nama dokter, nama pasien, dan disertai tanda tangan Apoteker.
 Resep asli disimpan pada tempatnya.
Sebelum obat diserahkan dilakukan proses transaksi pada komputer, di mana pada saat
transaksi, diperiksa kembali obat yang telah disiapkan dengan resep yang masuk ke sistem dari
dokter.
Apabila pasien datang dengan membawa resep dari dokter untuk ditebus, maka terlebih dahulu
Apoteker maupun Asisten Apoteker akan menanyakan untuk siapa resep tersebut, dan
melakukan assessment untuk memastikan kesesuaian obat pada resep dengan kondisi pasien.
Setelah itu, dilakukan langkah – langkah pengkajian, pelayanan, resep dan dispensing seperti di
atas.
Karena resep berasal dari luar apotek, maka untuk kajian administratif juga diperhatikan:
Nama dokter, SIP dokter, alamat, no. telepon dan paraf dokter, tanggal penulisan resep.
Sebelum menyiapkan obat, resep juga terlebih dahulu diinput di komputer.

Setiap hari, masing – masing tim outlet melakukan follow up kepada pasien dengan hasil
pengecekan GALAU (Gula darah, Kolesterol, Asam Urat) yang up-normal, pasien kronis yang
obat – obatnya sudah hampir habis, pasien akut yang perlu untuk di-follow up.

Tambahan:
1. Sales setiap hari disetor ke bank, paling lambat jam 11 pagi hari berikutnya.
2. Pergantian kasir dilakukan setiap kali pergantian shift dan masuk kembali dengan user id
yang berbeda. Setiap tim outlet (Apoteker dan Asisten Apoteker) memiliki user id.
3. Briefing antar tim dilakukan setiap kali pergantian shift sehingga tidak terjadi
miskomunikasi antar tim. Pada saat briefing dibahas apa yang terjadi pada shift pertama,
pencapaian sales pada shift pertama, apa saja yang perlu dilakukan oleh tim pada shift
kedua, apakah ada permintaan khusus dari pasien yang akan dipenuhi pada shift kedua, dll.
4. Apoteker melakukan laporan pencapaian outlet setiap hari melalui email kepada RM.
5. Kebersihan outlet menjadi tanggung jawab dari setiap tim.