A.

FORMAT KARTU KENDALI

Kartu ini terletak di tiap obat dan dipakai untuk mencatat keluar masuknya barang
ke dan dari gudang. Satu lembar kartu hanya untuk satu macam barang atau obat. Kartu ini
memuat nama barang atau obat, tanggal faktur, jumlah masuk, jumlah keluar, sisa dan
keterangan. Contohnya adalah sebagai berikut :

B. DISPLAY OBAT
Penyusunan obat harus diperhatikan untuk memudahkan dalam
pengontrolan dan pengawasan.
1. Disusun berdasarkan alphabetis.
Obat yang tersedia disusun berdasarkan alphabet dari huruf A-Z.
2. Berdasarkan golongan obat
Obat bebas dan obat bebas terbatas disimpan di etalase bagian depan.
Sedangkan untuk obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan pada
lemari khusus dan terkunci sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Berdasarkan FIFO dan FEFO
FIFO (First In First Out) yaitu obatyang pertama masuk, maka yang pertama
keluar.FEFO (First Expired First Out) yaitu obat yang kadaluarsanya lebih cepat,
maka yang pertama keluar.
4. Berdasarkan efek farmakologis
Obat disusun berdasarkan jenis penyakit pada etalase depan.
 5. Berdasarkan bentuk sediaan
a. Sediaan Padat
Untuk obat disimpan di etalase toko bagian depan. Untuk obat keras di simpan
di rak-rak tertentu.Untuk obat narkotika dan psikotropika disimpan dilemari
khusus dan terkunci. Dari semua golongan obat disusun secara alfabetis dan
menggunakan metode FIFO dan FEFO.
b. Sediaan Suppositoria
Sediaan suppositoria disimpan dilemari pendingin.
c. Sediaan Cair
Disimpan di rak khusus sediaan cair (sirup) dan berdasarkan alfabetis.
d. Sediaan Tetes
Disimpan pada rak khusus sediaan tetes (tetes mata, hidung, dan telinga)
disusun secara alfabetis.
e. Sediaan Salep
Disimpan pada rak khusus sediaan salep dan disusun berdasarkan alfabetis.
C. GUDANG
Obat atau bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam
hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus
dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah
baru, wadah sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa.
Berikut ini adalah syarat gudang :
1. Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses
2. Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan
fasilitas lain.
3. Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
4. Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan
sistempengairan yang baik pula.
5. Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk
menampung barangyang ada.
6. Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan
penyalahgunaan sertahewan pengganggu.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan :

1. Penyimpanan < 25C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC

2. Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8C).
3. Penyimpanan 0C disimpan dalam freezer
D. FORMAT BUKU OWA
Setiap pembelian obat OWA, apoteker maupun asisten apoteker wajib
menuliskan nama pasien, alamat pasien, keluhan, nama obat dan jumlah obat yang
diberikan.

Tanggal Nama Obat Jumlah masuk Jumlah keluar Saldo

E. FORMAT LAPORAN NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

Apotek membuat laporan pemakaian narkotik dan psikotropik berdasarkan
dokumen penerimaan dan pengeluarannya setiap bulan. Untuk obat-obat golongan
narkotika, pelaporan dilakukan sekali dalam sebulan, selambat-lambatnya tanggal 10
setiap bulannya. Sedangkan untuk obat-obat psikotropika, pelaporannya dilakukan
dua kali dalam setahun, yaitu tiap 6 bulan. Laporan-laporan ini ditandatangani oleh
APA lalu diberi stempel apotek, difoto kopi rangkap 4, 1 lembar untuk pertinggal.
Laporan ini ditujukan kepada:
1. Kepala Kantor Dinas Kesehatan Kota
2. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
3. Kepala Balai Besar POM
Buku ini untuk mencatat penambahan persediaan narkotika dan pembelian,
juga mencatat pengurangan narkotika baik untuk resep maupun keperluan yang lain.
Buku ini memuat kolom-kolom yang berisi bulan, tahun, penerimaan dan persediaan
awal bulan, pengeluaran dan persediaan awal bulan. Laporan penggunaan narkotika
dikirim setiap bulan ke Dinas Kesehatan dan instansi lain sesuai dengan aturan yang
berlaku di daerah apotek didirikan.
Format laporan Narkotika dan Psikotropika terdiri dari nama obat, stok obat,
jumlah masuk, jumlah keluar dan stok akhir.

Nama obat Stok obat Jumlah masuk Jumlah keluar Stok akhir
 F. FORMAT BUKU KEUANGAN DAN NERACA
Laporan Keuangan bertujuan agar pihak pengelola apotek lebih memahami
jumlah total nominal uang sedangkan laporan neraca ini bisa dilihat dengan jelas
jumlah kekayaan yang dimiliki pihak apotek dalam kurun waktu tertentu.

No Keterangan debit No Keterangan Kredit

Total biaya operasional Rp. .........

Total pemasukan Rp. ....... Total pengeluaran Rp. .........

HPP = .........%

Laba bersih = Rp. ........