Bab 23

Manajemen Persediaan Obat

Ringkasan
Bab ini membahas manajemen persediaan obat di toko tingkat pusat dan di toko-toko tingkat
regional atau kabupaten yang independen dari fasilitas prasarana kesehatan. Manajemen
perbekalan medis harus membantu pergerakan pasokan dari sumber ke pengguna semurah
dan dapat dipercaya sebisa mungkin, dan tanpa pemborosan yang signifikan atau pencurian.
Tujuan utama dari toko adalah untuk menerima, menjaga, dan pengiriman stok. Proses ini
dikendalikan oleh sistem kontrol persediaan, yang mungkin pengguna berbasis komputer.
Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah mengelola gerakan pengadaan dan saham.
Sistem ini juga harus dirancang untuk memberikan informasi untuk memantau kinerja.
Berikut ini adalah karakteristik dari operasi toko yang dikelola dengan baik:
- Toko harus dibagi menjadi zona yang menyediakan berbagai kondisi lingkungan dan derajat
keamanan.
- Harus ada zona yang tepat untuk memenuhi setiap item yang akan disimpan.
- Stok harus disimpan pada palet di lantai, di rak pallet, atau di rak-rak. Masing-masing
sistem membutuhkan jenis peralatan khusus penanganan.
-Sistem rumah tangga yang baik - pembersihan dan inspeksi, pembuangan saham kadaluarsa
dan rusak, dan pengelolaan keamanan harus dipelihara.
-Struktur manajemen harus didefinisikan secara jelas.
-Staf harus tepat memenuhi syarat, terlatih,disiplin,dan dihargai.
-Untuk meningkatkan efisiensi, staf harus memiliki kondisi kerja dan fasilitas yang baik.
23.1 Informasi untuk Pengendalian Persediaan
Tujuan dari manajemen perbekalan medis untuk melindungi barang-barang yang tersimpan
dari kerugian, kerusakan, pencurian, atau pemborosan dan untuk mengelola pergerakan
pasokan dari sumber ke pengguna dengan semurah mungkin. Penggunaan informasi yang
efektif adalah kunci untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Proses terpadu dikenal sebagai
pengendalian persediaan. Tujuan dari sistem pengendalian persediaan adalah untuk
memastikan bahwa sistem distribusi selalu berisi barang-barang yang tepat dalam jumlah
yang benar. Sebuah sistem yang sepenuhnya dikembangkan memiliki tiga komponen utama:

1. Sebuah sistem manajemen persediaan untuk mendapatkan barang yang tepat dan
untuk memantau pemasukan dan kualitas mereka (lihat Bab 15)
2. Sebuah sistem kontrol stok untuk memantau arus barang dalam sistem.
3. Sebuah sistem pemantauan kinerja untuk memeriksa bahwa sistem operasi secara
efektif.
Informasi ialah penting untuk manajemen (lihat bab 45). Mengumpulkan, mengolah, dan
menyebarluaskan informasi adalah mahal, tetapi biaya pengembangan dan pemeliharaan
sistem informasi harus seimbang terhadap biaya pengendalian persediaan yang tidak efektif
(lihat bab 15). Desain dari sistem informasi adalah penting, tetapi keberhasilannya tergantung
terutama pada staf yang terlatih, terorganisir, dan mengawasi.
Sistem manual versus sistem komputerisasi
Sistem informasi harus mencakup data tentang produk yang masuk dan keluar dari gudang,
produk dalam persediaan, produk pesanan, dan cara-cara untuk memantau pesanan dalam
saluran persediaan. Elemen kunci dari sistem ini adalah bentuk yang dirancang dengan baik
dan prosedur yang jelas.
Satu dekade yang lalu, sebagian besar sistem persediaan umum mengandalkan
sepenuhnya pada catatan persediaan manual, tapi selama beberapa tahun terakhir, banyak
program telah berubah ke sistem komputerisasi. Bahkan dengan komputerisasi, namun itu
adalah praktik yang baik untuk mempertahankan sistem manual, seperti kartu stok sebagai
cadangan. Ada kepercayaan bahwa komputerisasi memecahkan masalah pengendalian stok.
Ini tidak benar. Sebuah komputer bukanlah pengganti untuk staf terlatih; itu hanya alat
tambahan bagi mereka untuk menggunakan (lihat bab 46). Kedua sistem manual dan
komputerisasi melakukan tugas-tugas yang sama informasi fundamental pengolahan yaitu:
input data, penyimpanan data, pengolahan data, pengambilan data, dan penyebaran data.
Perbedaannya adalah bahwa sistem komputerisasi memungkinkan beberapa tugas yang harus
diselesaikan lebih cepat, akurat, ekonomis, dan fleksibel. Namun demikian, data yang masih
harus dimasukkan, dimanipulasi, dan diinterpretasikan oleh staf yang terampil dan
berpengetahuan luas.
Informasi pengadaan
Siklus pengadaan (bab 13-20) melibatkan toko perbekalan atau persediaan medis pada semua
tingkat sistem distribusi. Kegiatan ini dijelaskan dibawah ini.

Unit perbekalan medis memberikan unit pengadaan dengan daftar jenis dan jumlah
obat yang dibutuhkan. Setelah pemasok dipilih dan pesanan ditempatkan, unit pengadaan
menginformasikan Unit perbekalan medis tentang pemasok, harga satuan, jumlah pesanan,
tanggal perkiraan kedatangan pengiriman, dan informasi penting lainnya. Unit melacak
informasi mengenai status persediaan, pengiriman baru diterima dan dibawa ke saham, isuisu yang dibuat untuk fasilitas kesehatan, kadaluarsa obat, obat yang rusak, dan data audit
dari pemeriksaan stok fisik.
Unit perbekalan medis juga menyimpan trek dari masalah fasilitas kesehatan individu,
mencatat metode transportasi, waktu pengiriman, dan konfirmasi penerimaan dari unit
pengguna. Pelacakan ini harus menghasilkan informasi tentang nilai bulanan dan tahunan
total masalah, rincian produk tertentu, dan bagaimana alokasi anggaran yang digunakan.
Setelah pesanan telah ditempatkan, kemajuannya harus dipantau sampai yang diterima di
toko-toko pusat medis (CMS). Sebuah sistem monitoring yang baik memungkinkan untuk
memperkirakan waktu pengiriman realistis dan untuk memutuskan apakah perintah tambahan
atau keadaan darurat yang diperlukan.
Kedua sistem manual dan komputerisasi harus mengidentifikasi kejadian selama
periode waktu yang pasti, untuk memfasilitasi komunikasi dengan pemasok.
Tonggak penting waktu pengadaan adalah:
-

tanggal awal pemesanan

Tanggal penghargaan kepada pemasok (untuk tender)
Surat informasi kredit
Informasi dan tanggal pengiriman
Kedatangan dipelabuhan
Tanggal kliring pengiriman
Tanggal laporan penerimaan

Sistem informasi pemasok yang efektif harus mencakup informasi umum tentang
pemasok dan produk, waktu yang pasti, tingkat manfaat, nilai beli, kualitas produk, metode
pembayaran, dan prakualifikasi berdasarkan praktek cara pembuatan yang baik. Informasi
tentang kinerja pemasok harus dikumpulkan sepanjang siklus pengadaan untuk membantu
dalam memilih pemasok berikutnya. Bab 16 membahas fitur dari sistem informasi pengadaan
secara lebih rinci.

Catatan Persediaan (Stok)

Catatan persediaan mengandung informasi tentang pemasok (supplier), pelanggan, harga,

kuitansi persediaan, masalah persediaan, kerugian stok, dan ketersediaan stok. Data ini
penting untuk distribusi perencanaan.
Harus ada catatan persediaan (manual atau komputerisasi) untuk setiap item
persediaan. Catatan stok mendokumentasikan semua transaksi yang berhubungan dengan
item. Ini mungkin berisi informasi tentang tingkat pemesanan ulang, menyusun ulang selang,
menyusun ulang kuantitas, waktu yang pasti, dan diperkirakan tingkat konsumsi. Banyak
toko juga menjaga kartu bin dengan masing-masing produk di tempat penyimpanan sebagai
duplikat catatan. Di beberapa toko, ini adalah catatan terbaru dan akurat dari keberlangsungan
persediaan.
Desain kartu stok dan kartu bin tergantung pada pilihan sistem pengendalian
persediaan. Untuk rincian mengenai desain, pemilihan, dan penggunaan berbagai jenis sistem
pengendalian persediaan, lihat Bab 15; contoh catatan kartu stok dan kartu bin disediakan
dalam Lampiran 23.1 dan 23.2.
Ketika pengiriman obat diterima di CMS, itu diperiksa untuk memastikan bahwa
memenuhi spesifikasi dalam kontrak pemasokan. Jika pengiriman memuaskan, bagian
penerimaan gudang menghasilkan laporan penerimaan (lihat Lampiran 23.3). Laporan ini
membawa berakhirnya jangka waktu pengadaan.
Fasilitas kesehatan individu adalah pengguna akhir pasokan medis. Hal ini penting
demi memelihara informasi dari prasarana kesehatan untuk memantau konsumsi,
memperkirakan kebutuhan obat, dan membuat keputusan manajemen lainnya. Banyak sistem
informasi toko medis juga menjaga terus informasi umum tentang lokasi fasilitas, status
fasilitas, penduduk yang dilayani, metode distribusi, jadwal pengiriman, nilai masalah, dan
pemanfaatan anggaran kedepan.
Pemantauan dan pelaporan Kinerja
Pencatatan dan sistem pelaporan harus dirancang untuk membuat kumpulan data pemantauan
rutin dengan sesederhana mungkin (lihat Chapter 36). Catatan stok (persediaan) adalah
sumber informasi penting tentang cara sistem distribusi dikelola secara efektif. Mereka
memberikan bukti rinci tentang bagaimana produk mengalir melalui sistem dan dapat
digunakan untuk mengidentifikasi di mana masalah yang terjadi sehingga tindakan korektif
dapat diambil. Laporan berkala pada persediaan dan status pesanan, seperti yang dijelaskan

dalam Bab 15, harus disiapkan oleh toko medis dan dikirim ke departemen kesehatan, gudang
tingkat yang lebih rendah, dan fasilitas kesehatan.
Komunikasi
Toko perbekalan medis harus menjaga komunikasi yang efektif dengan pemasok, dengan
gudang dan prasarana kesehatan tingkat yang lebih rendah, dan pelayanan asuransi kesehatan.
Pertemuan atau rapat secara berkala dengan staf penyedia layanan dapat membantu
memastikan komunikasi yang baik dan sistem pemasokan yang lebih efektif.
23.2 Alur dan dokumen kerja stok
Stok , dan dokumen yang menyertainya, harus mengalir melalui gudang secara tertib.
Ada enam tahap untuk proses ini:
1. Menerima. Barang tiba di ruang penerima dan diperiksa dan dimasukkan ke dalam
sistem catatan stok. Laporan penerimaan dipersiapkan.
2. Penyimpanan. Barang diterima dipindahkan ke tempat alokasi penyimpanan di dalam
gudang, di mana mereka disimpan pada pesanan pertama masuk / pertama keluar
(FIFO) atau pertama-kadaluwarsa / pertama-keluar (FEFO).
3. Alokasi stok (persediaan). Dalam sebagian besar toko medis, manajer menentukan
apakah iya atau tidak untuk mengalokasikan jumlah yang lengkap diminta ketika
permintaan diterima. Keputusan tergantung pada status stok dan penelaahan atas pola
konsumsi fasilitas (dan, dalam beberapa kasus, status anggaran).
4. Jemputan pesanan. Daftar jemput pesanan disiapkan (yang mungkin berupa
permintaan asli dan bukan daftar terpisah). Pekerja menggunakan daftar ini untuk
mengidentifikasi dan mengumpulkan item yang dialokasikan dari gudang.
5. Pemasangan pesanan. Pesanan individu dirakit dan diperiksa di daerah kemasan.
Mereka kemudian dikemas untuk pengiriman dan dokumentasi pengiriman disiapkan.
6. Keberangkatan dan pengiriman. Barang yang dikemas dimuat ke transportasi dan
dikirim, disertai dengan dokumentasi yang diperlukan, termasuk daftar catatan
kemasan semua item dan kuantitas. Idealnya, faktur satuan biaya narkoba dan nilai
total harus menemani pengiriman. Catatan pengiriman diperiksa ketika kendaraan
kembali. Jika kesalahan atau kerusakan telah dilaporkan, tindakan yang tepat harus
dilakukan.
Jumlah stok fisik formal dan informal harus diambil rutin untuk memastikan stok
yang sedang ditangani dengan benar dan kerugian dan ketidakakuratan itu yang benar
diperhitungkan.

Penerimaan stok
Impor dan kliring pelabuhan dijelaskan dalam Bab 22. Prosedur yang diuraikan di sini
mengasumsikan bahwa tugas ini dilakukan oleh unit impor pada CMS. Port kliring mungkin,
namun, dikontrak untuk agen kliring atau membuat tanggung jawab pemasok. Dalam kasus
tersebut, barang diserahkan langsung ke CMS atau dikumpulkan dari gudang agen. tanggung
jawab akhir untuk inspetions tetap dengan CMS.
Dengan pengecualian item penjualan lokal, beberapa salinan dokumen pengiriman
pemasok dan faktur pemasok harus diterima oleh CMS sebelum persediaan tiba di pelabuhan
masuk. Informasi ini dicatat pada formulir panduan atau komputerisasi untuk melacak setiap
pesanan pembelian. Selain itu, unit impor harus mencatat informasi kedatangan. penasehat ini
dijepitkan pesanan pembelian dalam file pemasok untuk menunggu kedatangan kiriman.
Ketika pemberitahuan kedatangan kiriman ini di pelabuhan diterima, perlu untuk
lembar dokumen tertentu dilengkapi. Seringkali itu penting untuk mengatur pengeluaran dari
pengiriman.
Kontainer diperiksa terhadap dokumen pengiriman pemasok. Bagian pertama dari
laporan penerimaan selesai (Lampiran 23.3). Setiap kerusakan jelas dan/atau kasus hilang
pengiriman dicatat dan dilaporkan kepada otoritas pelabuhan dan petugas bea cukai.
Ketika kiriman tiba di area gudang menerima, isinya harus dikarantina sampai mereka
telah diperiksa (Gambar 23.1). Petugas penerimaan secara sistematis memeriksa kasus dan
isinya terhadap faktur pemasok. Perbedaan, variasi, dan kerusakan dicatat pada faktur.
Sebuah pemeriksaan cepat dan menyeluruh berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan adalah
penting untuk jaminan kualitas dan sebagai prekursor untuk setiap klaim asuransi. Gambar
23.2 adalah daftar kriteria pemeriksaan sampel.
Faktur dijelaskan ditandatangani dan diberi tanggal oleh anggota staf senior.
Pengamatan dirangkum pada bagian kedua dari laporan penerimaan.
Salah satu salinan laporan penerimaan diisi sesuai dengan jumlah pesanan pembelian
untuk yang sesuai. Salinan lain dan faktur pemasok dijelaskan ini dilewatkan ke bagian
kontrol stok. Dalam beberapa gudang, salinan terpisah diberikan ke departemen keuangan.
Item kemudian dimasukkan pada kartu catatan stok masing-masing (Lampiran 23.1).
Stok kepemilikan total baru dihitung, serta biaya rata-rata per unit untuk setiap item. Jika
sistem komputerisasi yang digunakan, penerimaan dimasukkan ke dalam sistem seperti yang
ditentukan dalam perangkat lunak manual.

Penyimpanan Stok
Setelah stok yang masuk telah diperiksa dan disetujui, itu resmi dirilis dari daerah penerima
dan pindah ke gudang untuk disimpan di zona yang sesuai. Stok persediaan baru dapat
disimpan pada lantai palet, rak pallet, atau rak. Jika sistem lokasi cairan atau setengah cair
yang digunakan ( lihat Bagian 23.4), lokasi yang tepat dari setiap item harus dicatat. Jika
sistem kartu bin sedang digunakan, penerimaan harus dimasukkan pada kartu bin ketika
barang dipindahkan ke tempat penyimpanan.
Kontrol Stok Menggunakan Sistem FIFO dan FEFO
Untuk menghindari penumpukan stok kadaluarsa dan usang, item harus disimpan dan
dikeluarkan pada dasar FIFO atau FEFO, sesuai dengan pedoman berikut.
Sistem kontrol stok harus mencatat tanggal kadaluwarsa dan tanggal penerimaan.
Stok harus disimpan sehingga awal berakhir, atau batch pertama disampaikan diambil dan
dikeluarkan pertama. Ketika jumlah kecil yang terlibat, ini dapat dicapai dengan
menempatkan stok baru yang diterima di belakang rak belakang stok yang ada. Ketika jumlah
yang lebih besar yang terlibat misalnya, beberapa beban pallet - item baru yang diterima
dapat ditempatkan pada tingkat atas dari rak pallet. Mereka tetap di sana sampai stok yang
lebih lama telah dikeluarkan. Stok yang dijemput dijaga dalam posisi yang dapat terakses,
diasumsikan bahwa pesanan dijemput dengan dalam jumlah yang relatif kecil. Di gudang
dimana seluruh beban pallet didistribusikan untuk distribusi ke tingkat yang lebih rendah, ini
adalah kurang perhatian, karena mesin pengangku atau tranportasi yang digunakan.
Stok baru tiba kadang-kadang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih awal dari batch
yang diterima sebelumnya dari item yang sama. Jika sistem FEFO digunakan, stok ini harus
"dipromosikan" sehingga dikeluarkan sebelum kemudian stok berakhir. Hal ini sangat
penting dengan produk yang memiliki masa hidup yang pendek, seperti vaksin.
Perhatikan bahwa sistem pergantian stok dapat ditentukan oleh skema kenaikan harga,
apakah obat yang dijual kepada klien. Jika harga dilakukan secara FIFO, sistem ini juga harus
digunakan untuk manajemen stok, kecuali ketika stok persediaan baru akan berakhir dapat
digunakan sebelum pergantian FIFO.

Alokasi Pesanan
Di bawah sistem tarikan distribusi, toko-tingkat yang lebih rendah dan fasilitas kesehatan
mengajukan permintaan atau permintaan resmi untuk persediaan. Dalam sebagian besar toko
perbekalan medis, pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab untuk mengkaji permintaan
resmi dan mengalokasikan stok berdasarkan tingkat persediaan di prasarana kesehatan yang
meminta dan di gudang penerbitan dan konsumsi masa lalu oleh fasilitas. Fasilitas meminta
mungkin memiliki anggaran yang telah dipertimbangkan dalam membuat alokasi. Setelah
alokasi dibuat, agar dapat dipilih.

Memilih pesanan

Jumlah yang dialokasikan dari daftar pilih pesanan. Daftar ini akan diteruskan ke pemilik
toko. Dalam sebuah toko besar - terutama yang menggunakan sistem lokasi cairan (lihat
Bagian 23.4) - daftar harus menentukan posisi yang tepat dari item yang akan dipilih. Dalam
sebuah toko kecil, penjaga toko mungkin tahu di mana segala sesuatunya. item yang terdaftar
diambil dari saham di FIFO ketat atau perintah FEFO dan diangkut ke area packing, di mana
pesanan pemasangan berlangsung. Jika kartu bin digunakan, stok yang diterbitkan harus
dicatat pada kartu bin karena ditarik dari tempat penyimpanan.
Gambar 23.2 Checklist Inspeksi untuk Penerimaan Obat
Semua Pengiriman
Bandingkan barang dengan faktur pemasok dan pesanan pembelian asli atau kontrak. Catat
pada laporan penerimaan. Periksa BAHWA:
jumlah kontainer yang disampaikan adalah benar
jumlah paket di setiap kontainer benar
kuantitas di setiap paket yang benar
obat benar (jangan bingung nama generik dan nama merek)
bentuk sediaan benar (tablet, cair, bentuk lainnya)
kekuatan benar (miligram, konsentrasi persen, pengukuran lain)
pengidentifikasi khusus yang hadir, jika diperlukan (pasal kode, pelayanan cap kesehatan,
kode lain)
tidak ada bukti terlihat kerusakan (menjelaskan)
Mengambil sampel untuk pengujian (jika prapenerimaan penerimaan sampel adalah prosedur
standar).
Tablet
Untuk setiap pengiriman, tablet obat dan dosis yang sama harus konsisten. PERIKSA bahwa:

Tablet identik dalam ukuran

tablet yang identik dalam bentuk

tablet identik dalam warna (naungan warna dapat bervariasi dari batch ke batch)
tanda tablet identik (scoring, huruf, penomoran)
Tidak ada cacat (memeriksa tempat, lubang, chip, istirahat, tepitidak rata, retak,

tertanam atau benda asing yang patuh, lengket)

Tidak ada bau ketika botol disegel dibuka (kecuali untuk tablet rasa dan mereka

dengan bahan aktif biasanya memiliki bau yang khas)

Tidak ada bau setelah tablet telah terkena udara ruangan selama dua puluh sampai
tiga puluh menit.

Kapsul
Untuk setiap pengiriman, kapsul obat dan dosis yang sama harus konsisten. Check BAHWA:
kapsul identik dalam ukuran
kapsul identik dalam bentuk
kapsul identik dalam warna (naungan warna dapat bervariasi dari batch ke batch)
tanda kapsul identik
tidak ada cacat (memeriksa lubang, lubang, chip, istirahat, tepi tidak rata, retak, tertanam
atau patuh benda asing, lengket)
tidak ada kapsul kosong
tidak ada kapsul terbuka atau rusak
Parenteral
Parenteral adalah semua produk untuk injeksi (IV cairan, ampul, padatan kering untuk
pemulihan, suspensi untuk injeksi). Periksa BAHWA:
solusi atau larutan yang jelas (solusi harus bebas dari partikel larut, dalam batas-batas
yang diijinkan)
padatan kering untuk digunakan dalam suntikan sepenuhnya bebas dari partikel asing
terlihat
tidak ada wadah bocor (botol, ampul)
Pengumpulan Pesanan

Pada lokasi pengiriman, pesanan disusun sesuai urutan yang tertera pada formulir
permintaan (Annex 23.4). Pesanan kemudian dilakukan pengecekan kembali oleh petugas
pengiriman sebelum barang barang dikemas, disegel, dan dilabel untuk dikirimkan.
Beberapa barang, seperti vaksin, membutuhkan penanganan dan pengemasan khusus.
Pengiriman Pesanan
Dengan sistem pengiriman in-house, permintaan secara umum didistribusikan menurut
jadwal pengiriman tetap. Petugas pengriman, melengkapi surat pengiriman (Annex 23.5).
surat pengiriman berisi jumlah dan jenis barang yang dikirim. Konten spesifik tidak
dijelaskan kecuali barang barang membutuhkan penanganan khusus, seperti vaksin, barang
yang mudah rusak atau berkurang seperti bulk germicides, dan tangki gas medis. Surat
pengiriman ditandatangani oleh supir, yang membawa dua salinan, bersama dua salinan
faktur atau formulir pengiriman yang telah dilengkapi. Salinan ketiga dimasukkan ke dalam
buku dokumen pengiriman, yang dikelola oleh petuga pengiriman.
Ketika pengiriman sampai pada tempat penerimaan, supir dan petugas tempat
penerimaan menghitung dan memriksan container. Barang yang rusak dan hilang dicatat pada
surat pengiriman. Petugas penerimaan dan supir menandatangani kedua salinan yang dibawa
oleh supir; masing masing pada setiap salinan. Idelanya, paket yang diterima harus dibuka
dan diverifikasi kesesuaiannya terhadap dengan permintaan dihadapan supir. Namun, karena
batasan waktu, meskipun, ini tidak selalu mungkin.
Surat pengiriman yang telah ditandatangani menyatakan bahwa supir telah dengan
aman mengirimkan pesanan. Toko penerima menyerahkan dua salinan formulir permintaan
yang telah lengkap. Satu ditandatangani dan ditandai dan dikembalikan ke toko pengirim.
Jika ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan formulir permintaan dilaporkan pada
formulir tersebut, dan lakukan pemeriksaan.
Supir mengembalikan salinan surat pengriman yang ditandatangani ke petugas
persediaan, yang menandatangani dan menandai dan juga menandatangani dan menandai
salinan permanen dalam buku dokumen pengiriman.
Beberapa sistem pesanan mengharuskan penerima mengirimkan pemebritahuan tertulis
penerimaan. Seperti kasus kasus, penerima harus mengirimkan salinan permintaan yang
lengkap yang ditandatangani ke CMS (Central Medical Store) sebelum tanggal permintaan
selanjutnya. Tanggal pengembalian dimasukkan ke dalam daftar permintaan resmi (Annex
23.6). Jika penerima tidak menyertakan salinan bukti penerimaan, toko/gudang penyedia

menolak untuk memenuhi permintaan. Salinan dimasukkan dalam file permintaan individu
berdasarkan tanggal. Jika setiap perbedaan telah dicatat dan kemudian diverifikasi semua
catatan yang relevan, termasuk kartu persediaan, harus disesuaikan. Semua catatan dilakukan
secara komputerisasi, dengan file salinan yang dikelola.
Stock Opname
Kartu bin (Annex 23.2) dan kartu catatan stock (Annex 23.1) dan/atau file computer
memberikan catatan terus menerus setiap barang pesanan distock. Salinan pesanan pembelian
dan salinan faktur pemasok yang diverifikasi digunakan untuk mendokumentasikan
penambahan persediaan.
Unit penyimpanan medis harus secara regular menghitung

stock yang ada untuk

memeriksan bahwa stock penjagaan pada catatan persediaan perpetual adalah benar.
Pemerintah atau kantor audit toko harus secara berkala menyatakan bahwa transaksi dicatat
dan total bersih akurat. Latihan audit ini dilakukan dengan memeriksa pengadaan dan
permintaan resmi dan diverifikasi dengan penghitungan jumlah stock fisik. Siklus
penghitungan lebih mudah untuk mengatur dan lebih mungkin untuk memungkinkan
rekonsiliasi perbedaan antara catata dan stok fisik.
Stock aktif dan aman di semua lokasi harus dihitung sesuai jadwal dan dibandingkan
dengan jumlah pada masing masing kartu. Verifikasi persediaan, pada setiap lokasi dimana
pesanan pesanan distock, harus direncanakan untuk:

Membuat prosedur dan peraturan yang dirancang untuk mencegah kerugian dan

pemborosan
Memastiakn bahwa keamanan yang ditentukan adekuat
Memberikan formulir tambahan evaluasi yang mengungkapkan kecacatan dalam

sistem pergudangan
Memberikan evaluasi berkala kondisi penyimpanan dan kecukupan fasilitas

penyimpanan, tata letak dan pengaturan stok

Mengidentifikasi surplus, kadaluarsa, dan stok yang tidak terpakai atau rusak.

23.3 Pengaturan tata letak stok dalam toko

Obat obat dan perlengkapan medis penting harus diletakkan pada bagian toko dengan
kombinasi suhu dan keamanan yang sesuai/tepat. Proses pengaturan tatal letak awal
merupakan dasar yang paling penting dalam penyusunan pesanan. Wilayah/tata letak dapat

berupa bangunan atau raungan terpisah, lemari terkunci, kulkas, freezer atau raungan dingin.
Gambar 23.3 menunjukkan beberapa kemungkinan kombinasi dan ilustrasi bagaimana barang
barang

diklasifikasikan

menurut penyimpanan

yang diperlukannya.

Kemudian,

pengklasifikasian barang 2B pada skema tersebut disimpan pada suhu 15 - (25-30C) pada
toko.

Hal ini penting untuk mengikuti instruksi penyimpanan yang ditetapkan pembuat
produk selama mungkin. Jika tidak memungkinkan, produk harus dijaga pada kondisi yang
paling cocok yang tersedia dan digunakan secepat mungkin. Pembuat produk harus
menyatakan sebelum melanggar kondisi penyimpanan yang disarankan untuk menentukan
berapa lama produk akan tetap aman dan efektif di bawah kondisi penyimpanan yang
sebenarnya.
Jika tidak terdapat instruksi penyimpanan khusus kondisi penyimpanan normal
digunakan. Kondisi penyimpanan normal untuk obat obat didefinisikan sebagai
penyimpanan pada tempat kering, ventilasi baik pada suhu +15 - +25C, atau, bergantung
pada kondisi iklim, sampai +30C (WHO, 1990). Setiap wilayah/zona penyimpanan harus
setidaknya memiliki satu termometer dan suhu harus dicatat perhari saat waktu terpanas pada
hari tersebut.
Penyimpanan pada suhu ruangan yang tidak terkontrol

Banyak produk yang dapat dengan aman disimpan pada suhu ruangan yang tidak
terkontrol. Namun, suhu pada bagian atas toko dapat mencapai 40C pada iklim panas. Pada
iklim dingin, suhu akan turun di bawah titik beku di toko-toko tanpa pemanas. Suhu ekstrem
mungkin dapat menyebabkan kerusakan beberapa barang.
Penyimpanan pada suhu dan kelembapan terkontrol
Pada iklim panas, dibutuhkan untuk menyimpan banyak barang pada ruangan berAC.
Pada iklim lembab, dehumidifiers digunakan untuk mencegah hilangnya kelembapan. Pada
iklim dingin, penyimpanan dengan kondisi hangat dibutuhkan untuk produk produk yang
rusak karena beku (tidak stabil dibawah titik beku).
Penyimpanan dingin
Potensi vaksin, sera, kit tes, dan banyak barang lainnya yang bergantung pada
penyimpanan yang dingin. Vaksin, secara khusus harus dijaga suhunya dari saat pembuatan
sampai saat penggunaan.
Permasalahan/kerusakan cold-chain merupakan penyebab tersering dari masalah pada
program imunisasi. Program imunisasi besar besaran WHO memberikan penasehat
komprehensif tentang merancang dan menerapkan cold-chain. Gambar 23.4 menunjukkan
peralatan yang diperlukan untuk menerapkan efektif cold-chain.
Penyimpanan vaksin nasional dan regional harus dilengkapi dengan generator yang
standby; idelanya wilayah penyimpanan vaksin harus memilikinya. Memiliki backup
memastikan bahwa vaksin dan produk lainnya terlindungi dalam hal kegagalan daya.
Penyimpanan yang aman
Narkotik dan bahan lain yang perlu dikontrol harus dijaga/disimpan pada ruangan yang
aman. Idealnya, ruangan tersebut memiliki lampu peringatan merah atau sirine peringatan
yang akan aktif ketika pintu dibuka haru tetap dekat dengan penyimpanan/toko. Kunci
penyimpanan yang aman harus disimpan/dijaga pada ruangan yang aman.
Untuk masuk kedalam ruang penyimpanan tersebut harus dikontrol. Tidak lebih dari
dua pegawai yang ditetapkan yang boleh mengakses ruangan tersebut. Secara tipikal, yang
boleh mengakses ruangan tersebut yaitu, direktur ruang penyimpanan, apoteker yang paling
senior atau pegawai toko yang paling senior. Perhatian yang sama mungkin diperlukan untuk
obat obat nonnarkotik yang sering hilang/dicuri.

Zat yang mudah terbakar

Zat yang mudah terbakar seperti alkohol dan eter, harus disimpan pada ruangan atau
bagunan khusus. Bangunan terpisah adalah penyimpanan yang terbaik karena sangat
mengurangi resiko kebakaran menyebar ke toko/penyimpanan utama. Tempat penyimpanan
zat yang mudah terbakar harus memiliki ventilasi yang baik dan antiapi. Dilengkapi dengan
tulisan Mudah terbakar yang diletakkan pada bagian dinding atau atap.
Bahan bakar tidak boleh disimpan di atau dekat penyimpanan medis. Tangki bahan
bakar harus disimpang di dalam suatu ruangan yang dikunci untuk mencegah pencurian.
Harus ada tembok rendah disekitar tangki. Area tertutup harus cukup untuk menahan volume
total bahan bakar yang disimpan; untuk memastikan bahan bakar yang terkandung jika ada
tumpahan besar. Jika terjadi kebakaran, resiko penyebaran akan berkurang.

23.4 Lokasi stock dalam zona

Dalam zona/wilayah, stock mungkin ditempatkan pada lokasi tetap, lokasi cair, atau
semicair. Sistem lokasi tetap, merupakan sistem lokasi penyimpanan yang paling sederhana
untuk mengatur, karena setiap barang stock selalu disimpan pada tempat yang sama. Sistem
penyimpanan fluida membutuhkan manajemen stok yang canggih, karena lokasi setiap
barang stock berbeda setiap waktu. Sistem semifluida merupakan kombinasi pola kedua
sistem.
Lokasi tetap
Pada sistem lokasi tetap, setiap barang stok dialokasikan untuk rak tertentu, pallet
packing atau area lantai. Sistem lokasi tetap seperti rumah dimana setiap anggota keluarga
memiliki ruangannya sendiri. Ruangan kosong seseorang tidak dirumah.
Agar sistem lokasi tetap berjalan dengan baik, tempat penyimpanan/gudang harus
memiliki luas yang cukup untuk mengakomodasikan tingkat kemungkinan maksimum stok
setiap waktu, termasuk keamanan stok. ketika stok digunakan, lokasi penyimpanan kosong
dan dibiarkan kosong sampai pengiriman barang baru diterima.
Dengan sistem lokasi tetap, pengaturan/administrasi stok relatif lebih mudah. Barang
barang akan selalu mudah untuk ditemukan pada tempat yang sama. Namun, sistem ini
memiliki kelemahan, yaitu:

Sistem lokasi tetap tidak fleksibel. Jika terjadi perubahan dalam jumlah pesanan atau
perubahan dalam pengemasan/pengaturan, lokasi yang ditetapkan menjadi terlalu

besar atau terlalu kecil.

Jika barang baru dipesan,kemungkinan tidak ada tempat untuk barang tersebut untuk

disimpan
Pencurian mungkin meningkat karena semua pegawai gudang mengenal lokasi

barang brang berharga

Ruang penyimpanan mungkin sia-sia, karena pada waktu itu sebagian besar kosong

Lokasi fluida
Pada sistem lokasi fluida, gudang dibagi menjadi dua lokasi yang ditandai. Setiap
lokasi diberi kode. Masing masing barang disimpan disetiap ruang yang tersedia pada

waktu penngiriman datang. Sistem lokasi fluida seperti hotel. Ruangan digunakan hanya
ketika ada tamu yang datang.
Sistem lokasi fluida menggunakan ruangan yang tersedia dengan efisien, tetapi ini
membutuhkan administrasi stok yang canggih. Penggalaman menunjukkan bahwa
penyimpanan menggunakan sistem lokasi fluida dapat menghemat ruangan 20 25% lebih
kecil daripada menggunakan sistem lokasi tetap. Administrasi sistem lokasi bekerja
mengikuti:

Unit pengadaan memberikan informasi tentang jenis, volume, dan berat barang

yang sampai.
Pemilik gudang/toko memperkirakan lokasi mana yang akan kosong ketika stok
baru sampai dan memilih lokasi yang cocok. Data ini dicatat dalam sistem

kontrol stok.
Jika ruang tidak cukup tersedia, barang lainnya dapat dipindahkan untuk

mendapatkan lebih banyak ruang.

Catatan lokasi pengendalian stok diperbarui.

Sistem lokasi fluida memerlukan sistem klasifikasi yang mengalokasikan kode unik untuk
setiap stok barang. Juga, stok dicatat untuk setiap batch dari setiap barang harus selalu dicatat
lokasi fisik barang tersebut di dalam gudang. Pada sistem lokasi fluida, batch batch yang
berbeda dari barang tertentu disimpan pada beberapa tempat yang berbeda. Sebagai contoh,
jika barang nomor 150-050-48 adalah amoksisilin 500 mg, 150-050-48; B1-B menjadi batch
produk yang disimpan pada lorong/bagian B, baris 1, kolom B dan 150-050-48: C2-B
merupakan batch lain pada lorong/bagian C, baris 2, kolom B.
Lokasi semifluid
Sistem lokasi semifluid merupakan kombinasi dua sistem sebelumnya. Sistem ini
seperti hotel yang memiliki tamu regular. Tamu regular selalu diberikan raungan yang sama.
Tamua kasual diberikan ruangan mana saja yang tersedia.
Pada sistem semifluid, Setiap barang ditentukan beberapa ruang tetap untuk memilih
stok. Ketika pesanan disiapkan, staff pemilih pesanan tahu dimana harus mendapatkan setiap
barang. Sisa dari toko/gudang diisi dengan prinsip lokasi fluida. Ketika pengambilan stok
berjalan lama, lokasi tetap yang mengisi kembali lokasi fluida.
Sistem lokasi semifluid tidak memiliki ruang seefisien sistem lokasi fluida. Namun,
pemilihan stok disimpan pada ketinggian yang nyaman, dan menghilangkan kebutuhan untuk

penanganan mekanis selama pengambilan pesanan pada gudang yang masalah dalam jumlah
yang relatif kecil.
Pola lainnya, pemilihan stok selalu diletakkan/dijaga pada tempat yang sama. Tidak seperti
sistem lokasi tetap, meskipun, resiko yang lebih kecil perubahan kebutuhan akan
mengganggu sistem. Jika permintaan meningkat untuk item tertentu, pemilihan stok dapat
diisi ulang lebih sering. Seperti produk yang baru diperkenalkan, hal ini memungkinkan
untuk membagi pemilihan baris untuk memberikan ruang yang cukup.
23.5 Klasifikasi Stock
Item harus jelas diatur dalam masing-masing zona toko. ini membuat kontrol stok,
inventarisasi, dan ketertiban memilih lebih mudah.
Di toko-toko yang menggunakan prinsip lokasi yang tetap, barang dapat diatur secara
fisik di salah satu dari tujuh cara:

kategori terapeutik atau farmakologis

indikasi klinis

Sesuai abjad

Tingkat penggunaan

bentuk sediaan

bin acak

Kode komoditas

Dalam sistem lokasi cairan, organisasi yang jelas dan identifikasi produk yang unik
benar-benar penting untuk keberhasilan sistem. Jika tidak, item akan hilang. Pemberian kode
dengan salah satu dari empat metode pertama kurang cocok untuk sistem lokasi cairan,
karena posisi item saham tertentu akan bervariasi dari waktu ke waktu. Misalnya, jika
antipiretik yang dibagikan secara acak sekitar toko dalam sistem lokasi cairan, itu tidak layak
untuk mengatur toko atas dasar kelas terapi.

Namun, kelas terapi atau farmakologis, indikasi klinis, urutan abjad, dan klasifikasi
berdasarkan tingkat penggunaan masih dapat digunakan sebagai cara mengatur catatan
saham, sistem apa pun lokasi saham yang digunakan. Salah satu keuntungan dari sistem
kontrol stok komputerisasi adalah bahwa rekaman bisa disimpan dalam berbagai cara untuk
tujuan manajemen yang berbeda, misalnya, menurut kelas terapi dan juga dalam urutan abjad.
Terapeutik atau Farmakologi Kategori
klasifikasi terapeutik atau farmakologis mungkin merupakan cara yang efektif untuk
mengorganisir obat di toko-toko kecil dan di apotik fasilitas klinik kecil di mana pemilik toko
juga sebagai dispenser. Ini bukan keuntungan di toko-toko yang lebih besar
Indikasi klinis
Sebuah sistem yang didasarkan pada indikasi klinis mirip dengan kategori terapi dan
mungkin lebih mudah di gudang kecil. Semua antihipertensi bersama-sama, seperti semua
obat antidiabetik atau obat lain dengan indikasi klinis umum. Satu masalah adalah bahwa
banyak obat memiliki beberapa indikasi klinis. Oleh karena itu sebuah sistem indikasi klinis
memerlukan tingkat pengetahuan profesional yang staf toko tidak mungkin memiliki. Jika
staf memperoleh pengetahuan ini, pencurian dapat menjadi masalah.
Sesuai abjad
Urutan abjad (dengan nama generik) juga menarik di toko-toko perangkat yang menyimpan
sejumlah kecil item. Namun, setiap perubahan dalam daftar nasional obat (esensial) atau
dalam daftar tingkat obat yang digunaan membutuhkan reorganisasi toko sendiri dan sistem
administrasi efek. Metode ini mungkin tidak mengakibatkan penggunaan optimal dari ruang
yang tersedia.
Tingkat Penggunaan
Dalam sistem tingkat obat yang digunakan, produk yang digunakan hanya satu tingkat dari
fasilitas disimpan bersama-sama. Penyimpanan sesuai dengan tingkat penggunaan adalah
cara yang jelas mengatur kit obat dan peralatan kit di toko-tingkat yang lebih tinggi. Ini
bukan metode praktis untuk mengorganisir item individual. Cemara, ruang penyimpanan
lebih diperlukan karena banyak barang yang biasa digunakan muncul di lebih dari satu

tingkat. Kedua, distribusi pada FIFO atau dasar FEFO menjadi lebih sulit untuk dicapai.
Ketiga, salah satu methodes lain dari organisasi yang dibutuhkan dalam setiap tingkat
penggunaan untuk menghindari kekacauan.
Formulir dosis
Sebuah sistem yang didasarkan pada bentuk sediaan yang umum digunakan di gudang kecil.
Tablet dan kapsul disimpan bersama-sama, dengan wilayah yang terpisah untuk lisan cairan,
suntikan, krim dan salep, dan cairan topikal. Dalam setiap wilayah dosis-bentuk, produk
dapat disimpan dalam, cairan, atau cara tetap setengah cair dan terorganisir lebih lanjut oleh
salah satu sistem lain yang dijelaskan dalam bagian ini. Keuntungan utama adalah bahwa
bentuk-bentuk yang mudah untuk mengenali saat menerima barang dan sistem ini
memungkinkan penggunaan optimal ruang.
Bin acak
Bin acak adalah ruang penyimpanan yang unik diidentifikasi oleh kode. Misalnya, unit rak
dapat dibagi secara vertikal dan horizontal ke dalam sel, masing-masing dengan kode lokasi
yang unik. Sebuah unit rak mungkin berlabel "b", itu adalah bay "B1" dan "B2", dan itu
adalah rak "A" "B" dan "C". Sebuah sel yang unik akan diidentifikasi, misalnya, sebagai B1B (gambar 23.5). sel ini disebut bin.
Metode penyimpanan bin acak dapat menggabungkan methodes dijelaskan di atas.
Misalnya, item ditempatkan abjad dalam klasifikasi terapi. nama generik digunakan di
seluruh. Jika ada lebih dari satu merek persiapan obat generik yang sama, semua disimpan
dalam bin untuk jenis itu.
Kode komoditas
Komoditas coding adalah sistem organisasi yang abstrak. Ini menawarkan fleksibilitas
maksimum dan dapat digunakan sama baiknya di toko-toko kecil dan besar.
Sistem ini didasarkan pada combinde kode artikel unik dengan kode lokasi yang unik.
Contoh kode artikel termasuk WHO spesifikasi teknis atau kode saham UNICEF. Kode Pasal
dapat dirancang untuk menentukan kelas terapi, indikasi klinis, tingkat penggunaan, atau data
lain yang relevan. Dalam sistem yang menggunakan artikel coding dan lokasi coading,

storekeeping staf tidak perlu memiliki pengetahuan khusus dari nama farmasi dan
penggunaan terapi,
Perubahan dalam daftar obat nasional dapat dengan mudah diperkenalkan dengan
menetapkan kode artikel yang unik untuk produk baru. Pasal coding bekerja dengan baik
dalam sistem komputerisasi. kontrak Tender mungkin mengharuskan hanya kode artikel
ditandai pada kemasan curah serta pada unit yang lebih kecil dari pasokan. Hal ini
meningkatkan keamanan, tetapi masih memungkinkan barang yang akan diidentifikasi oleh
mereka staf yang memiliki akses ke kunci coding.
Kode lokasi benar-benar independen dari kode artikel dan mirip dengan prinsip bin acak.
Kode yang cocok dapat dirancang untuk menggabungkan sejumlah karakteristik, termasuk:

suhu penyimpanan yang benar untuk produk

tingkat keamanan yang benar untuk produk

Apakah produk tersebut mudah terbakar

Bangunan di mana produk tersebut berada

ukuran paket

bentuk farmasi

23.6 Sock Penyimpanan dan Penanganan

Dalam setiap zona suhu dan keamanan, produk harus disimpan sehingga mereka easly
diakses dan dilindungi terhadap resiko kerusakan. Ada empat sistem dasar usia: rak, lantai
palet, blok-ditumpuk palet, dan rak pallet. penyimpanan langsung dari karton di lantai gudang
harus dihindari karena isinya dapat rusak oleh kelembaban. Pilihan sistem tergantung pada
faktor-faktor berikut:

Total jumlah produk yang akan disimpan

Rata-rata volume masing-masing produk

ketinggian internal gedung penyimpanan

ketersediaan

lokal

peralatan

penanganan

mekanis

dan

kemampuan

untuk

menggunakan dan memelihara

Palet umumnya digunakan di tingkat nasional dan regional, di mana produk disimpan
dalam jumlah besar. Di tingkat kabupaten dan bawah, penyimpanan di rak-rak yang paling
umum. Aturan dasar untuk penyimpanan pallet adalah bahwa harus ada hanya satu lini
produk untuk palet. Palet memiliki keuntungan sebagai berikut:

Mereka menjaga barang-barang bersama-sama dan memaksakan metode disiplin

penyimpanan

beban besar dapat dipindahkan easly menggunakan peralatan penanganan mekanis

Palet mudah untuk transship karena mereka tidak memerlukan membongkar apapun
dan repacking

Palet mengisolasi barang dari lantai, Wich mungkin basah

Jika barang yang disediakan oleh produsen pada palet dibungkus plastik, mudah untuk
melihat ketika gangguan yang telah terjadi

Inspeksi kerusakan dan untuk pengiriman pendek mudah untuk melakukan

Ketika saham penataan ulang diperlukan, itu jauh lebih mudah untuk bergerak palet
dengan peralatan penanganan mekanis bahwa itu adalah untuk memindahkan volume
besar saham longgar yang telah ditempatkan di rak-rak

Kemasan Spesifikasi
Spesifikasi kemasan telah sesuai mengurangi resiko kerusakan selama penanganan. palet
lantai dan rak palet harus ditata sesuai modul palet yang dipilih. Palet datang dalam berbagai
ukuran, dan ukuran dan berat dari palet mempengaruhi tata letak toko dan pilihan peralatan

penanganan mekanis. Setiap kali layak, ukuran pallet standar harus diadopsi di seluruh sistem
distribusi, dan semua pemasok harus diminta untuk memenuhi spesifikasi ini.
Rak
Penyimpanan di rak-rak tidak memerlukan peralatan penanganan mekanis dan merupakan
pilihan yang cocok bila

Volume dan berat masing-masing item yang terlalu kecil untuk membenarkan palet

Ketinggian internal bangunan tidak cukup besar untuk multitier racking pallet dan rak
dapat digunakan sendiri atau dalam kombinasi dengan palet lantai atau twotrier
racking

Pengguna penanganan barang lokal lebih dapat diandalkan atau ekonomis daripada
penanganan mekanis.

Jika rak digunakan dalam gudang tinggi lebih dari 4,5 meter, dimungkinkan untuk
menginstal sistem mezzanine lantai independen mendukung tingkat kedua rak. Hal ini dapat
menghangatkan volume rak yang tersedia hingga 100 persen, dengan mengorbankan
beberapa ketidaknyamanan dalam penanganan bahan. Jelas, jika hal ini dilakukan, konstruksi
berkualitas tinggi sangat penting untuk menghindari cedera untuk staf dan kerusakan barang
yang disimpan.
Palet lantai
Palet lantai adalah solusi yang baik di gudang dengan ketinggian plafon kurang dari 3 meter
dan di toko-toko di mana biaya pallet racking dan truk forklift tidak dapat dibenarkan.
Banyak barang-barang berat atau besar, seperti gulungan kapas, kit obat, atau peralatan
rumah sakit besar, membutuhkan lokasi lantai. Lantai harus ditandai untuk menunjukkan
posisi pallet dan lorong.
Palet blok-bertumpuk
Palet yang berisi barang cahaya dapat ditumpuk di atas satu sama lain di blok. pallet blokditumpuk harus digunakan hanya untuk barang-barang tanpa tanggal kadaluwarsa atau

dengan omset yang sangat tinggi, karena tinju di item adalah bagian bawah tumpukan. Blok
susun adalah metode murah dan hemat ruang penyimpanan, dan tidak ada racking diperlukan.
Pallet Racking
Rak pallet sederhana umumnya memiliki dua atau tiga tingkatan. Dua tingkatan racking
membutuhkan ketinggian yang jelas dari sekitar 4,5 meter. Hal ini dimungkinkan untuk
memiliki beberapa tingkatan yang lebih, tapi canggih peralatan penanganan mekanis
kemudian diperlukan.
Manfaat dari rak dan pallet racking dapat dikombinasikan. Tingkat bawah racking dapat
digunakan untuk menyimpan stok bekerja. lapis ini pada ketinggian yang nyaman untuk
pengguna agar memetik. Cara lainnya, memetik rak khusus dapat menjadi tempat tepat di
atas tingkat bawah palet. Dalam kedua kasus, tingkatan atas dapat digunakan untuk
menyimpan persediaan pengaman.
Beban Penanganan
Masing-masing dari empat sistem penyimpanan yang dijelaskan di atas membutuhkan
peralatan penanganan yang sesuai dan organisasi telah sesuai barang yang disimpan.
peralatan penanganan yang benar mengurangi risiko cedera pada pekerja dan kerusakan
barang. Hati-hati organisasi saham di rak-rak dan palet mengurangi angkat yang tidak perlu
dan memastikan akses mudah ke barang selama urutan memetik.
Rak. Dalam rangka untuk mengurangi penanganan manual, barang harus diangkut ke
dan dari rak thhe di gerobak troli. barang-barang berat harus disimpan di rak-rak yang lebih
rendah. Bila mungkin, barang-barang lainnya harus diatur sehingga barang yang sering
menjemput berada di ketinggian pinggang. safety stock dapat disimpan pada tingkat yang
lebih tinggi.
Palet. Palet Loaded dapat dipindahkan hanya dengan menggunakan peralatan
mekanis. Tangan dioperasikan palet hidrolik truk dan pallet lift cocok untuk lantai palet dan
palet racking tiga tingkatan yang tinggi. Palet disimpan pada tingkat yang lebih tinggi harus
pindah truk forklift usingpowered. Gambar 23.5 menggambarkan beberapa penyimpanan dan
penanganan peralatan yang khas.

23.7 Housekeeping
Tugas rumah tangga untuk toko termasuk pembersihan dan pengendalian hama, sistem
pemeriksaan rutin, pembuangan saham, tindakan pencegahan terhadap kebakaran, dan
langkah-langkah keamanan yang ketat.
Pembersihan dan Pest Control
Toko harus disimpan rapi dan harus dibersihkan dua atau tiga kali seminggu. Kebanyakan
gudang memiliki personil yang memadai tersedia untuk pembersihan dijadwalkan, dan
membersihkan peralatan yang memadai harus tersedia. Gambar 23.6 mengilustrasikan
manajemen toko baik dan buruk.

Pengendalian hama dapat menjadi tugas yang sulit, tapi untuk menghindari kemungkinan
kontaminasi dan kerusakan fisik saham, perlu untuk menjaga serangga, tikus dan hama
lainnya keluar dari tempat penyimpanan. Jika diperlukan, langkah-langkah pengendalian
hama seperti racun harus dilaksanakan, dengan tindakan pencegahan yang tepat.
Inspeksi
Staf senior harus memeriksa toko teratur. Kepala pemilik toko harus memastikan bahwa
karyawan gudang memeriksa rak dan palet setiap hari untuk tanda-tanda pencurian, hama,
atau kerusakan air dan kerusakan akibat kondisi iklim. Pemilik toko harus membuka
kontainer tersangka dan melaporkan masalah ke manajer.

Pembuangan Stock kadaluarsa atau rusak

Rusak atau saham kadaluarsa harus ditempatkan di daerah penyelamatan ditunjuk untuk
menunggu otoritas untuk pembuangan. Sebuah catatan tertulis dari semua saham konsinyasi
ke daerah ini harus dipertahankan. Disarankan bahwa setiap item dinilai pada biaya akuisisi.
Otoritas yang bertanggung jawab harus diberitahu secara tertulis bahwa saham harus
dihapuskan. Pembuangan mungkin tertunda jika desicion panitia diperlukan, dan ruang
penyimpanan yang cukup besar mungkin diperlukan untuk saham sampah. Setelah
kehancuran berwenang, yang clerck pengendalian persediaan harus menyesuaikan rekor
saham. Semua obat-obatan dan produk yang berpotensi beracun lainnya harus dibuang sesuai
dengan peraturan lokal dengan cara yang tidak menimbulkan risiko bagi kesehatan
masyarakat.
Kewaspadaan api
Sampah yang mudah terbakar, seperti karton dan kotak, tidak harus dibiarkan menumpuk di
toko. Merokok harus dilarang, dengan tanda-tanda "No Smoking" diposting di seluruh toko.
Staf senior harus mematuhi aturan yang ketat sebagai staf junior, dan hukuman harus
dikenakan pada orang-orang yang mengabaikan aturan. Sebuah merokok di luar gudang harus
ditunjuk. Manajemen harus memastikan bahwa api deteksi dan peralatan pemadam kebakaran
secara teratur diperiksa dan staf yang menerima adequatetraining dalam teknik pemadam
kebakaran dan tindakan darurat. Harus ada latihan api reguler untuk memperkuat pelatihan
itu. Staf harus memeriksa sering untuk api, tetapi manajemen pada akhirnya bertanggung
jawab. Penjaga malam dapat melayani tujuan ganda menanggapi api alarm dan melindungi
terhadap pencurian.
Keamanan
Idealnya, kantor kepala pemilik toko harus memiliki jendela yang menghadap ke teluk
memuat, pintu masuk kompleks, dan toko itu sendiri. Seorang pemilik toko yang duduk di
balik pintu tertutup dengan tirai ditarik tidak dapat mengamati apa yang terjadi di situs.
Tidak ada kendaraan harus diizinkan masuk ke kompleks toko kecuali mereka diizinkan
oleh kepala pemilik toko atau anggota staf senior lain. Daftar kendaraan resmi harus siap
untuk gatekeeper senyawa.

Akses pejalan kaki ke gedung penyimpanan juga harus dikontrol dengan ketat.
Pengunjung harus melapor ke kantor penjaga toko dan seharusnya tidak diizinkan masuk ke
area toko kecuali pada bisnis. pengunjung bisnis harus selalu disertai dengan anggota staf
senior. Kunjungan oleh teman-teman dan keluarga staf harus berkecil hati.
23.8 Organisasi dan Manajemen Toko Medis
Ini adalah diskusi singkat tentang isu-isu manajemen; manajer toko medis dianjurkan untuk
meninjau Bagian IV dari buku ini, yang membahas manajemen secara rinci.
Organisasi toko pusat medis umum ditunjukkan pada Gambar 23.7. struktur organisasi di
sebuah toko menengah umumnya versi kompresi struktur ini.

Pelatihan staf dan Toko Medis Manual Prosedur

Setiap pekerja harus menerima pelatihan kerja yang tepat. Kebanyakan pekerjaan gudang
yang non-teknis, dan in-service training dan supervisi staf likelyto menjadi pendekatan yang
paling efektif. Harus ada panduan tertulis prosedur yang mencakup

kebijakan manajemen umum

Struktur manajemen

Deskripsi pekerjaan

prosedur pelaporan

kontrol stok dan prosedur pencatatan lainnya

prosedur operasional

prosedur kesehatan dan keselamatan

Pengguna harus mencakup alat bantu visual yang memperjelas operatios. Dokumendokumen ini normalyused oleh direktur dan kepala seksi untuk melatih staf baru dan untuk
menyelesaikan pertanyaan prosedural. Gambar 23.8 memberikan daftar isi sampel.
Setiap area kerja harus memiliki salinan manual. Isi dokumen harus ditinjau dan
dijelaskan dalam presentasi kelompok. pengguna harus tersedia untuk setiap karyawan, dan
staf harus didorong untuk menggunakannya dalam melaksanakan tugasnya.
Pengawasan staf dan Disiplin
Hierarki pengawasan harus jelas digambarkan untuk semua pekerja. masalah personil harus
diselesaikan di tingkat telah sesuai. kepala bagian yang tidak mengawasi pekerja mereka
secara teratur dan efektif harus diganti.
Gambar 23.8 Isi dari Manual Prosedur untuk Sistem Suplai Farmasi Pusat
Pernyataan Kebijakan Operasional
Pola Penyusunan Pegawai Organisasi
Tingkat Pusat
Tingkat Regional

 Tingkat Daerah
Tingkat Komunitas
Garis Wewenang
Gambaran Rangkaian Kegiatan dan Tugas dalam Proses Manajemen Material (dengan
penbahasan tujuan dari proses):

Deksripsi kerja (semua personil tiap tingkat, tiap tingkat ditangani secara terpisah)
Sistem informasi logistik
Alur dari informasi pusat, regional dan daerah
Bentuk operasi suplai (perintah pembelian, laporan penerimaan, kartu inventory,
surat daftar permintaan, buku induk permasalahan tiap item dan fasilitas, voucher

pengiriman)
Prosedur dan sistem accounting
Prosedur dan sistem kontrol inventori
Administrasi sistem suplai
Dana operasi (kegunaan, gaji, pemeliharaan, suplai, lain-lain)
Prosedur pemeliharaan (untuk bangunan dan peralatan)
Instruksi operasi khusus
Prosedur penyimpanan cold-chain
Prosedur pengawasan mutu
Prosedur pembungkusan dan pengiriman

Umpan balik dan dorongan positif penting. Perubahan kecil dalam kinerja seharusnya
dijaga secara perspektif. Masalah besar seperti kasus terbukti dari pencurian atau
pengemudian yang sembrono, harus ditangani melalui regulasi departemen yang telah
ditetapkan. Pertemuan reguler karyawan dapat membantu menjaga pengertian dari tujuan
bersama dan memastikan bahwa semua anggota mengerti tanggung jawab mereka.
Pengembangan Karir
Pekerja pada sistem logistik sering mendapatkan status rendah. Mereka sering dibayar
rendah, bekerja dibawah kondisi buruk dan tidak termotivasi. Berdampak pada kinerja yang
jelek.
Gudang yang efektif bergantung pada karyawan yang ingin melakukan pekerjaannya
secara benar. Ketika karyawan bekerja bagus, mereka seharusnya dihadiahi dan diapresiasi.
Meskipun itu sulit dilakukan pada banyak sistem suplai pemerintah, peningkatan tingkat gaji
dan promosi karyawan yang menunjukkan kemampuan dan komitmen akan membantu
organisasi mempertahankan karyawan yang bagus. Perpindahan personil yang sering dari satu
tempat ke yang lain seharusnya dihindari, jika mungkin.

Jika karyawan gudang ditangani dengan buruk oleh manajemen, mereka akan mencari
pekerjaan lain, dan pengalaman mereka akan hilang. Sebuah operasi gudang yang bergantung
pada tenaga kerja umum lebih cenderung mengalami pencurian, kerusakan, dan kesalahan
distribusi.
23.9 Fasilitas Karyawan
Fasilitas karyawan yang baik mendukung kebersihan, melindungi pekerja dari kecelakaan
kerja dan berkontribusi pada moril karyawan. Seperti obat yang mudah rusak akibat panas
atau dingin yang berlebihan, kinerja dan motivasi karyawan mengalami kondisi seperti itu
juga.
Fasilitas Kebersihan
Kebersihan personil penting bagi pekerja yang menangani suplai medis. Gudang
membutuhkan fasilitas kebersihan yang dijaga secara baik untuk karyawan dan pengunjung.
Akomodasi kebersihan harus diletakkan pada daerah pada bangunan untuk menyediakan
ventilasi alami dan menjaga pipa saluran di luar bangunan.
Area Istirahat Karyawan
Area istirahat yang terpisah, dengan dapur dan pantry untuk menyediakan dan menyimpan
makanan, meningkatkan moril karyawan dam mengurangi resiko kebakaran dan resiko
gangguan serangga pada gudang. Itu juga meningkatkan efisiensi dengan memisahkan
karyawan yang beristirahat dengan yang bekerja.
Pertolongan Pertama
Seharusnya ada peralatan pertolongan pertama yang cukup dan pakaian untuk menangani
pekerja yang mengalami kecelakaan dalam pekerjaan. Fasilitas pembersihan darurat harusnya
disediakan dalam kasus karyawan yang terkena agen korosif atau racun. Penting juga untuk
memasang shower darurat. Semprotan pembersih mata seharusnya disediakan. Peraturan
keamanan dan kesehatan lokal harus diikuti.
Pedoman Penilaian
Gambaran Umun

Apakah obat diatur dengan FIFO

Bagaimana barang-barang diterima

dan disuplai ?
Fasilitas apa

yang

dilayani

atau FEFO ?
Berapa durasi stockout rata-rata
selama tahun terakhir ?

Seberapa sering disuplai ? Metode

Berapa

transportasi apa yang digunakan ?

dalam stok ? Berapa nilainya ?

Berapa nilai inventori pada awal dan

Manajemen

dan

Pemilihan

Karyawan

banyak

obat

kadaluarsa

akhir tahun fiskal terakhir ?

Gudang

secara Kondisi Penyimpanan

Apakah zona obat dalam kombinasi
cukup menggambarkan prosedur dan

Apakah

manual

operasi

tanggung jawab ?
Apakah
posisi

yang betul dari suhu, kelembapan,

karyawan

digambarkan berdasarkan kategori,

posisi yang dilist diakui dan diisi ?
Penerimaan
Apakah prosedur penerimaan dan
pengecekan obat diamati ? apakah
ceklist standar digunakan ?
Obat apa yang dikembalikan selama
tahun terakhir, dan kenapa ?
Bagaimana komplain terkait kualitas
Komunikasi dan Pelaporan
Laporan apa yang secara reguler
diberikan dari gudang medis, dan
untuk siapa ?

vaksin

dimonitor

disimpan

sesuai

dan

dengan

rekomendasi EPI ?
Apakah gudang rapi, dan prosedur
pengendalian hama efektif ada ?
Bangunan dan Peralatan
Apakah ruangan gudang terlalu
area

penerimaan, area pengemasan, area

administratif,

area

istirahat

karyawan, dan fasilitas kebersihan

memadai ?
Bagaimana kondisi atap, dinding,

Kontrol Stok
kontrol

zona ?
Apakah

kecil, cukup, atau berlebih ?

Apakah
loading
bay,

produk ditangani ?

Sistem

keamanan dan keamanan ?

Bagaimana obat disusun dalam tiap

stok

apa

yang

digunakan ?
Apakah pengecekan stok acak dan

lantai, langit-langit, jendela, pintu,

kunci,

pnghalang

pencuri,

dan

periodik dilakukan ? apakah sistem

instalasi suplai air dan drainase ?

Sistem penyimpanan apa yang

audit stock ada ?

Berapa persen rekapan stok (dan

digunakan (rak, pallet lantai, rak

kartu bin) cocok dengan hitungan

fisik ?
Manajemen Stok
Apakah lokasi stok tetap, fluid atau
semifluid ?

pallet ?
Bagaimana kondisi dari peralatan
penanganan mekanis, suplai listrik,
dan telepon ?
Apakah ada akses langsung pada
komunikasi internasional ?