MANAJEMEN APOTEK

Umul Farida, M., Farm., Apt

 Tujuan pembelajaran

Mampu memahami permasalahan apotik dan mampu

mengelola apotik secara profesional sesuai dengan
peraturan perundang-undangan dan kaidah profesi
kefarmasian.
 Rencana Kegiatan
1. Pendahuluan, Manajemen, DMC
2. Pengelolaan SDM, Pengelolaan administrasi, pengelolaan
sarana dan prasarana, Pengelolaan resep dan pelayanan
obat-obat khusus (OB,OBT,OG, OWA,
Narkotika,Psikotropika)
3. Laporan Keuangan, penentuan harga, Pajak, PP 51
4. Diskusi
Manajemen
apotik ?
 Apotik adalah tempat tertentu, tempat dilakukan
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi,
perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus
pendidikan profesi dan telah mengucapkan sumpah
berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan
berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia
sebagai apoteker.
 In the overall management of drugs,
the following objectives have to be
borne in mind:

All essential drugs needed for health care should be

available at all the times, at all the health facilities.
Drugs so made available should be of good quality and
should be safe.
Systems of procurement should be such that quality
drugs are procured at the most competitive prices.
 sosial Sistem
manajemen
yang baik
apotek

bisnis
 There are four major areas related to
drug management:

a) Rational use,
b) Affordable price,
c) Sustainable financing
d) Reliable health and supply systems.
 Tujuan utama pengelolaan obat adalah tersedianya
obat dengan mutu yang baik, tersedia dalam jenis dan
jumlah yang sesuai kebutuhan pelayanan kefarmasian
bagi masyarakat yang membutuhkan
Secara khusus pengelolaan obat harus dapat menjamin :
Tersedianya rencana kebutuhan obat dengan jenis dan
jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelayanan
kefarmasian di Apotik
Terlaksananya pengadaan obat yang efektif dan efisien
Terjaminnya penyimpanan obat dengan mutu yang baik
Terjaminnya pendistribusian / pelayanan obat yang efektif
Terpenuhinya kebutuhan obat untuk mendukung
pelayanan kefarmasian sesuai jenis, jumlah dan waktu
yang dibutuhkan
Tersedianya sumber daya manusia dengan jumlah dan
kualifikasi yang tepat
Digunakannya obat secara rasional
 The pharmaceutical
management:

The pharmaceutical management has different

components, like
a) Selection of products
b) Procurement
c) Distribution
d) Use
 Selection

Management Support
Organization
Use Financing Procurement
Information Management
Human Resources

Distribution
Policy and Legal Framework

Drug Management Cycle

 seleksi

Seleksi: meliputi kegiatan penetapan masalah

kesehatan, pemilihan jenis obat, penetapan jenis
intervensi pengobatan yang dipilih, serta
penetapan jenis obat apa yg tersedia
 Pemilihan obat menurut WHO
1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik lebih
besar dibanding resiko resiko ESO
2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi.
3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik
dibanding obat pendahulu
4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari
sediaan tunggal
5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya
6) Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan
8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
 TUJUAN SELEKSI OBAT

Menghindari obat yang tidak mempunyai nilai terapetik

Mengurangi jumlah jenis obat
Meningkatkan efisiensi obat yang tersedia (efisiensi
adalah rasio biaya terhadap efek terapi, termasuk
risikonya)
 Perencanan
POLA PENYAKIT

HAL-HAL YANG PERLU

KEMAMPUAN MASYARAKAT
DIPERHATIKAN

BUDAYA MASYARAKAT
 METODE PERENCANAAN

1) Metode Epidemiologi
berdasarkan penyebaran penyakit
2) Metode Konsumsi
berdasarkan penggunaan obat periode lalu
3) Metode Kombinasi
gabungan epidemiologi dan konsumsi
4) Metode just in time
dibeli saat pasien butuh
 Pertimbangan perencanaan pembelian barang

Stok yang tersisa

Arus barang fast moving/slow moving

Kondisi keuangan

Pemilihan PBF
 PENGADAAN
Kriteria yang harus dipenuhi dalam pengadaan:
a. Hanya membeli barang yang memiliki ijin edar dan nomor
registrasi
b. Mutu barang dapat dipertanggungjawabkan
c. Pengadaan melalui jalur resmi, sesuai UU
d. Dilengkapi persyaratan administrasi (faktur)

Pengadaan:
Pembelian

konsinyasi
 pengadaan

Pengadaan jumlah terbatas

Order barang terbatas
Modal terbatas
Stock obat
Leadtime cepat
Pengadaan berencana
Order berdasarkan waktu/musim tertentu
Leadtime lama
Pengadaan spekulatif
Kemungkinan kenaikan harga
Bonus yang ditawarkan
Perhatikan (modal dan arus barang)
Konsinyasi
Produk baru
 Metode pengadaan

Tender terbuka : untuk semua rekanan yg terdaftar,

menguntungkan, perlu staf kuat, waktu dan perhatian lama.
Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya
riwayat baik, harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih
hemat.
Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk
urgent, pendekatan langsung.
Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu segera
tersedia, harga tertentu, agak mahal
 pemesanan
Dengan SP
SP Narkotika
SP Psikotropika
SP untuk obat lain
Di PBF Resmi
Pemilihan PBF:
Legalitas PBF
Pelayanan
Diskon
Bonus
Jangka waktu pembayaran
Kelengkapan dan kualitas barang
Penukaran barang rusak dan ED
1.sp narkotika
terdiri 5 rangkap
satu sp hanya untuk 1 item obat
form sp langsung dari kf
SP Psikotropika
Terdiri 2 atau 3
rangkap
Satu SP bisa lebih
dari 1 item obat
SP Non Narkotika-Psikotropika
Terdiri dari 2 rangkap
Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-
psikotrpika, Kosmetika, dll
 Cara pembayaran

COD (cash on Delivery)

Kredit
konsinyasi
 Penerimaan Barang

Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:

1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP
2. Keadaan fisik barang
3. Catat No.batch dan ED-nya
 DISTRIBUSI

TUJUAN DISTRIBUSI:
Menjamin ketersediaan obat
Memelihara mutu obat
Menghindari pengunaan yang tidak bertangung jawab
Menjaga kelangsungan persediaan
Memperpendek waktu tunggu
Pengendaliaan persediaan
Mempermudah pencarian dan pengawasan waktu tunggu
Tujuan: Penyimpanan
Aman
Tidak mudah rusak
Diawasi

Display penyimpanan obat di Apotek:

a. Alfabetis
b. FIFO dan FEFO
c. Farmakologi
d. Bentuk sediaan
e. Kombinasi
 Ketentuan penyimpanan
barang/obat
1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di
gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang
disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai
penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat

penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat yang
punya batas kadaluarsa.
 Penyimpanan psikotropika

Dalam lemari yang terpisah dengan obat/komoditi

lainnya
 Penyimpanan narkotika
Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari

harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin,

petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan
narkotika untuk kebutuhan sehari-hari
 Pengelolaan obat
Barang ED rusak/kadaluwarsa
Ditukar
Dimusnahkan

Merupakan kerugian apotek harus diminimalisir

Ada berita acara pemusnahan, isinya:

Jenis dan jumlah obat
Alasan
Cara pemusnahan
 Cara pemusnahan

Obat/bahan padat, dengan cara ditanam

Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan terlebih
dahulu

Atau dititipkan ke RS, Dinkes

 Pemusnahan narkotika

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:

1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang
berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses
produksi
2. Kadaluwarsa
3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada pelayanan
kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan
4. Berkaitan dengan tindak pidana
 Materi diskusi
Kelompok Tema
1 Alur dan regulasi pendirian apotek baru
2 Peran apotek sebagai penyelenggara fasilitas kesehatan
3 Kompetensi apoteker dalam pelayanan obat
4 Strategi pengembangan apotek baru
5 Apotek ditinjau dari aspek sosial dan bisnis
6 Peraturan perundangan apotek
7 Standar kompetensi profesi apoteker
8 Hak dan kewajiban apoteker di apotek
9 Aplikasi SIM dalam menunjang fungsi manajerial di apotek
10 Merancang jaminan mutu di apotek