BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pelayanan di Rumah Sakit tidak terlepas dari pelayanan obat, sedangkan

pelayanan obat bagi pasien rawat inap di rumah sakit dilaksanakan oleh Instalasi

Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Tugas IFRS meliputi proses perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, dan pendistribusian. Dalam pendistribusian obat terdapat proses

penyampaian sediaan obat yang diminta dokter dari IFRS untuk diberikan kepada

penderita. IFRS bertanggung jawab pada penggunaan obat yang aman di rumah sakit.

Tanggung jawab ini meliputi seleksi, pengadaan, penyimpanan, penyiapan obat untuk

dikonsumsi dan distribusi obat ke daerah perawatan penderita. Berkaitan dengan

tanggung jawab penyampaian dan distribusi obat dari IFRS ke daerah perawatan

pasien maka dibuat sistem distribusi obat. Kegiatan distribusi ini merupakan salah

satu tahap dalam siklus manajemen pengelolaan obat (Siregar dan Amalia, 2003). Ada

empat jenis sistem distribusi obat di rumah sakit menurut Hassan (1986), yaitu sistem

distribusi obat resep individu, sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan

(floor stock), sistem distribusi kombinasi antara resep individu dan floor stock dan

sistem distribusi obat dosis unit/unit dose dispensing (UDD). Rumah sakit

menerapkan sistem distribusi obat tergantung pada kebijakan yang diambil oleh pihak

manajerial, kondisi rumah sakit dan jumlah personil yang dimiliki.

Sistem floor stock ini diterapkan dengan harapan bahwa penggunaan obat

untuk pasien rawat inap dapat terkendali, sehingga tujuan penyelenggaraan pelayanan

pasien yang mengacu pada prinsip menyeluruh sesuai dengan standar pelayanan

medik yang cost effective dan rasional bisa tercapai (IFRS, 2013).
 Penelitian Sujarwoto (1997) menyatakan bahwa peningkatan pelayanan yang

berorientasi pada pasien dapat dilakukan melalui distribusi obat sehingga pasien

merasa dilayani dengan baik dan biaya serendah mungkin. Sejalan dengan Sujarwoto

(1997), Naswir (2000) juga menyebutkan bahwa penghematan di sektor obat mutlak

harus dilakukan dengan menerapkan sistem distribusi obat yang dapat mencegah

terjadinya kebocoran obat dan kehilangan obat, perbaikan kontrol obat secara

keseluruhan dan penurunan biaya obat yang harus ditanggung oleh pasien. Sehingga

dengan diterapkannya sistem distribusi floor stock ini maka diharapkan dapat

mengendalikan biaya obat yang dikeluarkan oleh pasien.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis merumuskan rumusan

masalah sebagai berikut.

1. Bagaimana pengertian dari sistem distribusi floor stock?

2. Bagaimana mekanisme dari sistem distribusi obat floor stock?

3. Bagaimana keuntungan dan kerugian sistem floor stock?

4. Bagaimana solusi dari kekurangan floor stock?

5. Bagaimana cara pengendalian obat floor stock?

C. Tujuan Makalah

1. Untuk mengetahui pengertian dari sistem distribusi floor stock.

2. Untuk mengetahui mekanisme dari sistem distribusi obat floor stock.

3. Untuk mengetahui keuntungan dan kerugian sistem floor stock.

4. Untuk mengetahui kekurangan dari floor stock.

5. Untuk mengetahui cara pengendalian dari floor stock.

D. Kegunaan Makalah

Makalah ini disusun dengan harapan memberikan kegunaan baik secara

teoritis maupun secara praktis. Secara teoritis makalah ini berguna untuk menambah

wawasan kepada para pembaca, terutama tentang sistem distribusi obat floor stock .

Secara praktis makalah ini diharapkan bermanfaat bagi:

1. Penulis, sebagai wahana penambah pengetahuan dan konsep keilmuan khususnya

tentang sistem distribusi floor stock.

2. Pembaca, sebagai media informasi tentang sistem distribusi obat floor stock secara

teoritis maupun secara praktis.

BAB II

ISI

A. Tunjuan Pustaka

1. Definisi Distribusi Obat di Rumah Sakit

Berdasarkan Permenkes RI Nomor 58 Tahun 2014 distribusi merupakan suatu

rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan Farmasi, Alat

Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan sampai kepada

unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas, jenis, jumlah, dan

ketepatan waktu. Proses distribusi

yaitu penyerahan obat sejak setelah sediaan disiapkan oleh IFRS sampai diantar

kan kepada perawat, dokter atau profesional

pelayanan kesehatan lain untuk diberikan kepada penderita.

Sistem

distribusi obat di rumah sakit untuk pasien rawat inap adalah tatanan jaringan

sarana, personel, prosedur dan jaminan mutu yang serasi, terpadu, dan berorientasi
 penderita dalam kegiatan penyampaian sediaan obat beserta informasinya kepada

pasien. Sistem distribusi obat untuk pasien rawat inap yang diterapkan di rumah sakit

sangat bervariasi, hal ini tergantung pada kebijakan rumah sakit, kondisi dan

keberadaan fasilitas fisik, personel dan tata ruang rumah sakit.

Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien

dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada serta

metode sentralisasi atau desentralisasi.

Sistem distribusi obat yang efisien dan efektif sangat tergantung pada desai

n sistem dan pengelolaan yang baik. Suatu sistem distribusi

obat yang didesain dan dikelola dengan baik harus dapat mencapai berbagai hal

sebagai berikut :

a. Ketersediaan obat tetap terpelihara.

b. Mutu dan kondisi sediaan obat tetap stabil dalam seluruh proses distribusi.

c. Kesalahan obat minimal dan keamanannya maksimum pada penderita.

d. Obat yang rusak dan kadaluarsa sangat minimal.

e. Efisiensi dalam penggunaan sumber terutama personel.

f. Meminimalkan pencurian, kehilangan, pemborosan, dan penyalah gunaan obat.

g. IFRS mempunyai akses dalam semua tahap produksi untuk pengendalian, pema

ntauan dan penerapan pelayanan farmasi klinik.

h. Terjadinya interaksi antara dokter-apoteker-perawat-penderita.

i. Harga terkendali.

j. Meningkatnya penggunaan obat yang rasional.

2. Macam-Macam Distribusi Obat

a. Berdasarkan ada tidaknya satelit farmasi atau depo farmasi:

1) Sentralisasi

Penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi dipusatkan pada satu tempat

di Instalasi Farmasi (unit/bagian distribusi perbekalan farmasi). Seluruh kebutuhan

perbekalan farmasi untuk unit pelayanan/ruang rawat baik untuk kebutuhan individu

pasien maupun kebutuhan dasar ruang rawat disuplai langsung dari pelayanan farmasi

pusat.

2) Desentralisasi

Pelayanan farmasi mempunyai cabang di dekat unit pelayanan/ruang rawat yang

disebut depo/satelit farmasi. Penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi

tidak langsung dilayani oleh pelayanan farmasi pusat tetapi disuplai dari depo/satelit

tersebut. Ada 4 sistem distribusi perbekalan farmasi yaitu :

a) Sistem persediaan lengkap di ruang rawat (Ward Total Floor Stock). Seluruh

persediaan obat kebutuhan pasien disimpan di ruang rawat, dan pengelolaannya

menjadi tanggung jawab perawat. Kebutuhan obat pasien langsung dilayani oleh

perawat di ruang rawat, sehingga farmasis tidak terlibat sama sekali dalam proses

pengkajian resep sebelum obat disiapkan.

b) Sistem resep individual (pesanan obat secara individual). Sistem ini memberikan

pelayanan kepada pasien secara individual dan cara ini memudahkan penarikan

pembayaran atas obat yang diberikan kepada pasien.

c) Kombinasi sistem resep individual dengan Total Floor Stock. Pada sistem ini

distribusi obat terutama dilakukan berdasarkan resep individual dikombinasikan

dengan total floor stock untuk perbekalan farmasi tertentu dan dalam jumlah terbatas.

Sistem ini umumnya digunakan pada rumah sakit yang menarik biaya pengobatan

secara individual.

d) Sistem dosis unit.

 Pada sistem dosis unit, permintaan obat pada instruksi pengobatan tidak diserahkan

seluruhnya tetapi disiapkan hanya untuk kebutuhan 24 jam, dan obat dikemas dalam

bentuk satuan dosis unit/ wadah plastik kecil untuk satu waktu pemberian (satu

kemasan untuk satu waktu pemberian, yaitu pagi, siang, sore, dan malam).

b. Berdasarkan Sistem distribusi di unit pelayanan rawat inap.

1) Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock). Pendistribusian Sediaan

Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai untuk persediaan di ruang

rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,

dan Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan di ruang rawat harus dalam jenis dan

jumlah yang sangat dibutuhkan.

a) Dalam kondisi sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas

jam kerja) maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung jawab

ruangan.

b) Setiap hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada

petugas farmasi dari penanggung jawab ruangan.

c) Apoteker harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi Obat

pada setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.

B. Pembahasan
1. Pengertian Sistem Distribusi Floor Stock

Ward Floor Stock adalah tatanan kegiatan distribusi sediaan obat oleh IFRS di

ruangan untuk memberikan pelayanan kefarmasian secara cepat dengan menyediakan

obat dan alat kesehatan dengan jenis spesifik dan jumlah tertentu sesuai kebutuhan

pasien untuk tiap ruangan.

Perbekalan farmasi yang tersedia di ruangan antara lain emergency kit dan alkes.
Sistem distribusi Ward Floor Stock dengan sistem pinjam pakai digunakan di ruang

resusitasi karena pasien dalam kondisi tidak stabil sehingga semua kebutuhan obat

dan alat kesehatan harus disediakan dengan cepat. Pasien yang memerlukan obat-

obatan secara cepat dapat diambilkan dari persediaan obat WFS. Pengelolaan

perbekalan farmasi di ruang resusitasi dilakukan oleh petugas farmasi.

Sistem WFS adalah sistem pendistribusian obat dengan menyimpannya dalam

jumlah yang cukup di ruangan sehingga dapat digunakan dengan segera ketika pasien

memerlukannya. Obat yang didistribusikan dengan sistem WFS adalah obat-obat

emergency kit. Sistem distribusi ini disesuaikan dengan tingkat kebutuhan akan obat-

obat emergency kit yang sifatnya kondisional dan mendesak, sehingga proses

penggunaan obat untuk pasien menjadi lebih singkat. Evaluasi jumlah obat emergency

kit dilakukan oleh petugas UPF setiap 3 hari sekali.

Dalam system distribusi obat persediaan lengkap di ruang, semua obat yang

dibutuhkan penderita tersedia dalam ruang penyimpanan pbat diruang tersebut,

kecuali obat yang jarang digunakan atau obat yang sangat mahal. Persediaan obat

diruang di pasok oleh IFRS. Biasanya, sekali seminggu personel IFRS memeriksa

persediaan obat diruang , lalu menambah obat yang persediaanya sudah sampai tanda

batas pengisian kembali. Obat yang di dispensing di bawah system ini terdiri atas obat

penggunaan umum yang biayanya dibebankan pada biaya paket perawatan

menyeluruh dan order obat yang harus dibayar sebagai biaya obat. Obat penggunaan

umum ini terdiri atas obat yang tertera dalam daftar yang telah ditetapkan oleh PFT

dan IFRS yang tersedia di unit perawat, misalnya kapas pembersih luka, larutan

antiseptic,dan obat tidur. Biasanya obat ini dibayar sebagai bagian dari biaya

pelayanan perawatan.obat yang harus dibayar tersedia pada tiap unit perawatan dan

penderita yang menggunakannya akan membayarnya sebagai biaya obat.

 Definisi dari system distribusi obat persediaan lengkap diruang adalah tatanan

kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada order obat,

yang disiapkan dari persediaan diruang oleh perawat dan dengan mengambil dosis

obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada penderita diruang itu.

Penggunaan sistem floor stock lengkap dianjurkan untuk diminimalkan agar

menjamin pengemasan control dan identifikasi obat walaupun sistem ini

tetap dipertahankan pada kondisi tertentu seperti :

a. Dalam bagian emergensi dan ruang operasi, dimana obat biasanya harus selalu cepat

tersedia segera setelah mendapat resep dokter.

b. Pada situasi yang dapat mengancam kehidupan pasien, ketersediaan obat-

obat di sekitar pasien sangat dibutuhkan.

c. Obat-obatan dengan harga rendah dan biasa dipakai(high volume drug) dapat dikelola

dengan cara ini dengan catatan kemungkinan terjadi medication error yang kecil.

Sistem ini sekarang tidak digunakan lagi karena tanggung jawab besar dibeb

ankan pada perawat yaitu menginterpretasikan resep dan menyiapkan obat yang

sebetulnya adalah tanggung jawab apoteker.

2. Mekanisme sistem floor stock

3. Kekurangan dan kelebihan Sistem Floor Stock

a. Kelebihan system floor stock

1) Obat yang diperlukan segera tersedia bagi penderita (selalu ada persediaan obat-

obatan yang siap pakai untuk pasien, terutama untuk obat-obat yang sifatnya live

saving.
2) Dapat meniadakan/menghindari kemungkinan adanya pengembalian obat-obatan

(retur) yang tidak terpakai ke IFRS.

3) Mengurangi jumlah transkrip penyalinan kembali order/pesanan obat bagi farmasis.

4) Mengurangi jumlah kebutuhan personil farmasis di IFRS yang diperlukan.

5) Untuk mengatasi keadaan darurat di ruang.

6) Dipilih karena kecepatan pelayanan saat kondisi emergency terutama obat live

saving.

7) Perawatan pasien atau diruang tindakan medik/penunjang medik (patien safety).

8) Terbatas obat live saving.

9) Bukanlah total floor stock semua obat ada diruang perawatan (jumlah terbatas).

b. Kekurangan system floor stock

Kekurangan system distribusi obat persediaan lengkap di ruang(floor stock) yaitu :

1) Kesalahan pemberian obat meningkat karena order obat tidak dikaji/diperiksa ulang

oleh apoteker. Penyiapan obat dan konsumsi dilakukan oleh perawat sendiri, sehingga

tidak ada pemeriksaan ganda (meningkatkan kemungkinan terjadinya medication

error, misalnya obat yang tertukar terutama pada saat penyerahan obat karena

dilakukan oleh perawat dan bukan farmasis).

2) Meningkatkan persediaan obat di ruang/setiap pos perawatan, sementara ruang

terbatas sehingga pemantauan/pengendalian persediaan, mutu dan waktu kadaluarsa

kurang diperhatikan oleh perawat akibatnya terjadi penumpukan stok obat di pos

perawatan, penyimpanan tidak teratur, mutu obat cepat turun, dan tanggal kadaluarsa

kurang diperhatikan sehingga sering terjadi sediaan obat yang tidak dipakai karena

telah kadaluarsa.

3) Memperbesar kemungkinan kebocoran obat (pencurian obat meningkat) karena tidak

adanya pengawasan dari pihak lain (farmasis).

 4) Meningkatkan kemungkinan terjadinya kerusakan obat karena cara penyimpanan obat

yang tidak benar.

5) Meningkatkan kemungkinan diperlukannya modal/biaya tambahan untuk

menyediakan fasilitas tempat penyimpanan yang memadai atas obat-obatan yang ada

di setiap tempat perawatan pasien.

6) Mengakibatkan diperlukannya tambahan waktu dan beban kerja bagi perawat karena

harus menangani obat-obatan selain merawat pasien.

7) Meningkatnya bahaya karena kerusakan obat.

8) Meningkatkanya kerugian karena kerusakan obat.

Keterbatasan atau kelemahan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang

sangat banyak. Oleh karena itu sistem ini hendaknya tidak digunakan lagi. Dalam

sistem ini, tanggung jawab besar dibebankan pada perawat, yaitu menginterpretasi

order dan menyiapkan obat, yang sebetulnya adalah tanggung jawab apoteker.

Dewasa ini telah diperkenalkan sistem distribusi obat desentralisasi yang

melaksanakan sistem persediaan lengkap di ruang. Tetapi di bawah pimpinan seorang

apoteker. Jikaa sistem desentralisasi ini dilakukan, banyak kekurangan dari sistem

distribusi obat persediaan lengkap di ruang akan dapat diatasi.

4. Solusi untuk mengatasi kekurangan floor stock

Solusi untuk mengatasi kekurangan floor stock dapat dilakukan:

a. Tempat penyimpanan obat yang satu dengan yang lain diberi pembatas yang jelas dan

tulisan nama obat yang jelas dan mudah dibaca sehingga kemungkinan terjadinya

kesalahan pengambilan obat dapat diperkecil.

b. Melakukan perencanaan pengadaan yang lebih teliti lagi dan meningkatkan frekuensi

pengecekan/pemantauan stok obat yang ada di ruangan/pos perawatan oleh apoteker

secara berkala sehingga tidak sampai terjadi penumpukan stok obat.

 c. Peningkatan pengetahuan para perawat tentang penyimpanan obat penyiapan obat

yang baik, iv admixture bisa melalui pelatihan-pelatihan yang dilakukan oleh

apoteker.

d. Pemantauan obat Sistem pencatatan (daftar obat, pencatatan pemakaian).

5. Cara pengendalian obat floors stock

a. Administrasi yang tertib dan teratur setiap barang masuk dan keluar dicatat dalam

kartu stok untuk memudahkan checking.

b. Buku catatan daftar obat.

c. Kartu stock.

d. Prosedur penggunaan obat floors stock.

e. Sistem Komputerisasi

f. Ada tenaga yang bertanggung jawab yang kompeten terhadap tugasnya.

g. Dilakukan checking teratur (sering di-check) oleh tenaga IFRS untuk menyesuaikan

jumlah barang yang digunakan dan kartu stok.

6. Lokasi distribusi floor stock

a. Ruang rawatan/bangsal.

b. Ruang tindakan medik mayor/minor.

c. Ruang tindakan diagnostic.

d. Klinik rawat jalan dengan tindakan medis minor