PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI DI
APOTEK

DEDI HARTANTO, M. SC., APT

 APOTEK

Sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik

kefaramasian oleh Apoteker

Obat yang
beredar di
Indonesia >
15.000 Jenis

Dana yang
tersedia
Terbatas
Perlu
dilakukan
Seleksi /
Pemilihan
 SELEKSI / PEMILIHAN

Pemilihan Obat Menurut WHO

 Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik
lebih besar dibanding resiko resiko ESO
 Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari
duplikasi.
 Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih
baik dibanding obat pendahulu
 Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari
sediaan tunggal
 Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya
 Pertimbangan administrasi dan biaya yang dibutuhkan
 Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan
 Dipilih obat yang standar mutunya tinggi
 PERENCANAAN

Metode Perencanaan
1. Metode Konsumsi
2. Metode Epidemiologi
3. Metode Kombinasi (Konsumsi dan Epidemiologi)
 PENGADAAN

Metode Pengadaan :
1. Tender terbuka
2. Tender tertutup
3. Penunjukan Langsung
4. Konsinyasi
 KRITERIA PEMILIHAN PBF

 Legalitas PBF
 Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang
 Penawaran diskon/bonus
 Kualitas barang
 Kemungkinan pengembalian barang yang rusak dan ED
 SURAT PESANAN

Ada 4 macam SP :
 SP Narkotika
 Dibuat sekurang-kurangnya 3 rangkap
 Satu SP hanya untuk 1 item obat
 Form SP langsung dari KF
 SP Psikotropika
 Dibuat sekurang-kurangnya 3 rangkap
 Satu SP bisa lebih dari 1 item obat
 SP Prekusor
 Dibuat sekurang-kurangnya 3 rangkap
 Satu SP bisa lebih dari 1 item obat
 SP Non Narkotika-Psikotropika dan Prekusor
 Terdiri dari 2 rangkap
 Untuk order OB, OBT non prekusor, Alkes, obat keras non narkotika -
psikotrpika, Kosmetika, dll
 CARA PEMBAYARAN KE PBF

 COD (Cash On Deliver y), terutama untuk sediaan narkotika

 Kredit
 Konsinyasi
 PENERIMAAN BARANG

Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:

 Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP
 Keadaan fisik barang
 Catat No.batch dan ED-nya
 PENYIMPANAN OBAT

Metode Penyimpanan Obat secara umum :

 Alfabetis
 FIFO dan FEFO
 Farmakologi
 Bentuk sediaan
 Berdasarkan Suhu
 Kombinasi
 Narkotik dan Psikotropik disimpan tersendiri
 PENYIMPANAN

Persyaratan ruang penyimpanan :

 Accesibility : mudah diakses
 Utilities : memiliki sumber listrik, air, AC dsb
 Communication : memiliki alat komunikasi (mis. telepon)
 Drainage : berada di lingkungan yg baik dg sistem pengairan
yg baik
 Size : harus cukup menampung barang yg ada
 Security : aman dari pencurian, penyalahgunaan dan hewan
pengganggu.
 Tidak terkena sinar matahari langsung
 Dilengkapi alat pemadam kebakaran
 Kering dan bersih
TERIMA KASIH
 METODE KONSUMSI

Metode konsumsi ini didasarkan atas analisis data konsumsi obat

tahun sebelumnya dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Kelebihan metode konsumsi:
 Data konsumsi akurat (metode paling mudah).
 Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar
pengobatan.
 Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak
berubah dan kebutuhan relatif konstan.
Kekurangan metode konsumsi:
 Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat
dan perbaikan pola preskripsi.
 Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih
dari 3 bulan, obat yang berlebih atau adanya kehilangan.
 Pencatatan data morbiditas yang baik tidak diperlukan.
 METODE EPIDEMIOLOGI

Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah

kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan yang ada.
Kelebihan metode epidemiologi:
 Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
 Program-program yang baru dapat digunakan.
 Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh
standar pengobatan.
Kekurangan metode epidemiologi:
 Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil.
 Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat
penyakit yang tidak termasuk dalam daf tar/tidak melapor.
 Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
 Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
 Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan
insidentil tidak terpenuhi.
 Variasi obat terlalu luas.
 PENCATATAN DAN PELAPORAN

 Pencatatan Penjualan Obat bebas, Obat Keras dan Prekusor

 Pencatatan Penjualan resep
 Buku Pembelian
 Buku Pembayaran
 Buku Setoran Harian
 Buku Stok Obat
 Buku Defecta
 Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika
 Laporan penggunaan Prekusor
 Laporan penggunaan Psikotropika
 Laporan penggunaan Narkotika
 BEBERAPA PENCATATAN YANG
DILAKUKAN DI APOTEK SEPERTI DI
BAWAH INI:

1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas

Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian meliputi
penjualan obat bebas, alkes, maupun barang - barang lain
selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini adalah untuk
mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.

Tanggal Nama Obat Jumlah Harga Obat

Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas

 2. BUKU PENJUALAN RESEP

Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap

harinya, agar apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap
mengenai resep yang sering masuk

Jumlah Nama Harga

No Tanggal Nama Obat Dokter
Obat Pasien Obat

Contoh Format Buku Pencatatan Resep

 BUKU PEMBELIAN

Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian

obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua
pembelian obat dilakukan setiap harinya.

No Nama Harga Jumlah

Tgl No PBF No Batch Jumlah Disc % Total
Faktur Obat Satuan Total

Contoh Format Buku Pembelian

 BUKU PEMBAYARAN

Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua

pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:
1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh
tempo
2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu
ditotal berapa jumlah pembayaran yang harus dilakukan.

No. PBF No. Faktur Tanggal jatuh Jumlah

tempo

Contoh Format Buku Pembayaran

 BUKU SETORAN HARIAN

Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua

jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya

Tgl. Jam kerja Jumlah Pendapatan

Contoh Format Buku Setoran Harian

 BUKU STOCK OBAT

Buku stok obat memuat tentang obat -obatan yang ada di

apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam
persediaan.
Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :
a. Mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual
b. Obat-obat apa saja yang tidak laku
c. Mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk
pengadaan barang

No Nama Obat Jumlah

Contoh Format Buku Stok Obat

KARTU STOCK
 BUKU DEFECTA

Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang akan

dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan jumlah yang
akan dipesan

No. Nama barang Sisa stok Kebutuhan

Contoh Format Buku Defecta

 BUKU PENGELUARAN NARKOTIKA DAN
PSIKOTROPIKA
Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk
mencatat pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika
agar dapat diketahui jumlah obat yang sering keluar dan
mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai pasien
tersebut.

Tgl Nama dan Nama Jumlah Dokter dan

alamat Obat alamat
pasien

Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika

 LAPORAN PEMAKAIAN PSIKOTROPIKA
DAN NARKOTIKA
Contoh Laporan
 LAPORAN PREKUSOR

Contoh laporan
 SUMBER

 Permenkes RI No. 35 2014