\

Pengelolaan sumber daya

di apotek

Lelie Amalia T.,M.Farm., Apt

 PENGELOLAAN SUMBER DAYA

SUMBER DAYA MANUSIA

SARANA DAN PRASARANA

SEDIAAN FARMASI DAN PERBEKALAN

KESEHATAN LAINNYA

ADMINISTRASI
 PENGELOLAAN SDM

Apotek harus dikelola oleh Apoteker yang

Profesional

9 star
pharmacist
SDM di apotek
 Tenaga kesehatan
 APA (Apoteker Penanggung jawab)
 Aping

 Tenaga Teknis kefarmasian

 Tenaga teknis non kesehatan

 Tenaga Administrasi
 Kasir/Keuangan

 Pembantu Umum
 Pengelolaan SDM

Pahami susunan organisasi di Apotek kita

Job description  harus jelas

Penempatan  the right man on the right place
Human relation  komunikasi 2 arah
Pembinaan
Kesejahteraan  reward and punishment
Hal yang perlu diperhatikan dalam mencari
karyawan
 Intelligence
 Achievement
 Attitude
 Interest
 Personality
 SARANA DAN PRASARANA

Sarana  tempat dilakukan pekerjaan

kefarmasian
Prasarana  perlengkapan, peralatan, fasilitas
apotek yang mendukung pelayanan kefarmasian
yang berkualitas
Sarana dan prasarana disesuaikan kebutuhan
masing-masing apotek dengan memperhatikan
luas bangunan, optimasi penggunaan ruangan,
efisiensi kerja, jumlah karyawan, pelayanan yang
dilakukan, kepuasan pasien
Sarana&prasarana:
 Papan nama apotek
 Ruang tunggu
 Tersedia tempat display obat
 Ruang konseling + literatur yang mendukung
 Ruang peracikan
 Ruang/tempat penyimpanan sediaan farmasi dan
perbekalan kesehatan lainnya
 Te,pat penyerahan obat
 Tempat pencucian alat
 Peralatan penunjang kebersihan apotek
 ADMINISTRASI

Rangkaian aktivitas pencatatan dan peraesipan, penyiapan

laporan dan penggunaan laporan untuk mengelola sediaan
farmasi.

1. Kesekretariatan
 Surat menyurat
 buku agenda → mencatat keluar masuknya surat
 buku ekspedisi → mencatat pengiriman surat dan obat
 blanko surat (SP/surat pesanan)
 barang cetakan → kuitansi, nota, kopi resep, dll
Pembuatan/pengiriman laporan
 Laporan penjualan harian (laporan ke dalam) → penjualan OWA,OTC, resep
 Laporan narkotika, psikotropka,statistika resep (laporan keluar)
 Laporan tenaga kesehatan
2. Kepegawaian
Mencatat:
 biodata pegawai → nama, tempat tinggal dan tanggal lahir,
alamat, pendidikan, tahun lulus, besarnya gaji
 absensi pegawai → mencatat cuti yang telah diambil
3. Keuangan
 Buku kas
 uang masuk → penjualan tunai, kredit
 uang keluar → pembelian harian tunai, kredit (administrasi
pembelian.
Pembelian kredit biasanya dilakukan dengan PBF dengan perjanjian
tertentu. Tapi untuk apotek yang baru berdiri, 3 bulan pertama
pembelian dengan PBF harus tunai.
 Buku pembelian/buku hutang
 Biaya operasional
 biaya operasional harian → fotokopi, pembelian bahan bakar, dll
 pengeluaran bulanan → rekening listrik, air, telefon, gaji
pegawai,dll
 pengeluaran tahunan → sewa bangunan, pajak,dll
4. Penyimpanan/pergudangan
 Kartu stock : kartu yang mencatat stock obat atau bahan obat
 Sebaiknya warna berbeda-beda untuk berbagai jenis obat (missal: merah
untuk narkotik, kuning untuk psikotropika, hijau untuk obat bebas)
 Kartu stelling: kartu yang berfungsi untuk melacak berkurang atau
bertambahnya barang.
 Diletakkan di dekat bahan masing-masing, di dalamnya memuat tanggal,
nomor resep, sisa obat, dan paraf.
 Buku bon → ambil barang di gudang
 Buku ED → mencatat tanggal ED setiap obat→mencatat tanggal ED setiap
obat, obat yang rusak
 Buku defecta → untuk mencatat berang/persediaan obat yang sudah
menipis
 Faktur → sebaiknya tiap PBF, mapnya tersendiri
 Berita acara pemusnahan→misalnya pemusnahan resep, obat yang sudah
rusak/ED
 Pelaporan

Laporan penggunaan Psikotropika

Laporan penggunaan Narkotika
Laporan statistika resep dan pelayanan obat
generik berlogo
 Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek seperti di
bawah ini:

1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas

Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian
meliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barang-
barang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini
adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.

Tgl. Jumlah Nama Barang Total Uang

Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas

2. Buku Penjualan Resep
Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap harinya, agar
apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai resep yang sering
masuk

No Tgl Nama obat Jumlah Nama Dokter Rupiah

obat pasien

Contoh Format Buku Pencatatan Resep

3. Buku Pembelian
Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian
obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua
pembelian obat dilakukan setiap harinya.

Tgl No PBF No. No. Nama Jml Harga Disc Total Jumlah
faktur Bacth Obat satuan % total

Contoh Format Buku Pembelian

4. Buku Pembayaran
Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua
pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:

1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo

2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal berapa
jumlah pembayaran yang harus dilakukan.

No. PBF No. Faktur Tanggal jatuh Jumlah

tempo

Contoh Format Buku Pembayaran

5. Buku Setoran Harian
Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua
jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya

Tgl. Jam kerja Jumlah Pendapatan

Contoh Format Buku Setoran Harian

6. Buku Stok Obat
Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di
apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam
persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :
a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual
b. obat-obat apa saja yang tidak laku
c. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk
pengadaan barang

No. Nama Obat Jumlah

Contoh Format Buku Stok Obat

Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek
7. Buku Defecta
Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang akan
dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan jumlah yang akan
dipesan

No. Nama barang Sisa stok Kebutuhan

Contoh Format Buku Defecta

8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika

Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk mencatat

pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika agar dapat
diketahui jumlah obat yang sering keluar dan mempunyai
dokumentasi yang lengkap mengenai pasien tersebut.

Tgl Nama dan Nama Jumlah Dokter dan

alamat Obat alamat
pasien

Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika

Laporan Narkotika dan Psikotropika

LAPORAN PEMAKAIAN NARKOTIKA

Nama Apotek : Bulan :

No. Izin Apotek : Tahun
Alamat :
No. telpon :

Nama Sediaan Jumlah Jumlah Persediaan Ket

Penambahan Pengurangan
No Sediaan Awal (3+4+5) (7+8) Akhir Bulan
bulan Pembelian Pembuatan Pembuatan R/ Lain-lain (6-9)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Tempat, tanggal, bulan, tahun

Apoteker Pengelola Apotek

Laporan Pemakaian Narkotika

TERIMA KASIH