MANAJEMEN

KEUANGAN DAN
ADMINISTRASI
APOTEK

F A N L I Y U D I A N WA R , M . S C ,
APT
KEGIATAN ADMINISTRASI
KELENGKAPAN ADMINISTRASI APOTEK

Blangko pemesanan obat

Blangko kartu stok
Blangko salinan resep
Blangko faktur dan nota penjualan
Buku pembelian dan penerimaan barang /obat
Buku penjualan
Buku pembukuan keuangan apotek
Buku pencatatan narkotika dan psikotropika serta form SP pemesanannya
MACAM PELAPORAN APOTEK
Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika dan prekursor
Laporan statistika penjualan (resep, obat keras, otc, generik, dll)
Laporan daftar hadir karyawan
Laporan perpajakan
Laporan keuangan
Pelaporan obat rusak dan kadaluarsa
Pelaporan pemusnahan obat dan resep serta berita acara yang dibuat
Pelaporan stok mati
LAPORAN KEUANGAN APOTEK
 CTH : ETIKET Apotek Livina
Jl. Karang Anyar I, Komp. Balitan IV Blok C No. 3
Banjarbaru, 0511 - 4774767
NOMOR R/ TGL
Nama :

x sehari tab /kaps / bks

setiap 6 / 8 / 12 jam
saat / sebelum / setelah makan

ket :

Apotek Livina
Jl. Karang Anyar I, Komp. Balitan IV Blok C No. 3
Banjarbaru, 0511 - 4774767
NOMOR R/ TGL
Nama :

x sehari

untuk pemakaian luar

ket :
 APOTEK LIVINA No. /SP / /
tgl.
Jl. Karang Anyar, Komp. Balitan IV, Blok C No. 3
Banjarbaru, telp. 0511 4774767

SURAT PESANAN

SURAT PESANAN Kepada Yth. ………………………………….

Dengan hormat,
Mohon dikirimkan kepada kami item-item berikut ini :
No Nama item Qty Satuan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Hormat kami,

Fanli Yudi Anwar, S.Far, M.Sc, Apt

(19850913/SIPA_63.72/2015/1018)
SURAT PESANAN NARKOTIKA
KARTU STOK KARTU STOK APOTEK LIVINA
Nama Obat : …………………………………………
Kandungan : …………………………………………
Sediaan
: ………………………………………..

TANGGA
L MASUK KELUAR SISA ED BATCH PARAF
 APOTEK LIVINA
COPY RESEP Jl. Karang Anyar, Komp. Balitan IV, Blok C No. 3
Banjarbaru, telp. 0511 4774767
Apoteker : Fanli Yudi Anwar, S.Far, M.Sc, Apt.
(19850913/SIPA_63.72/2015/1018)

SALINAN RESEP

tgl : Tanggal R/
No. : No Arsip diterima
dari Dokter : Nama Dokter tgl : Tanggal R/ Asli
Untuk : Nama Pasien

R/

pcc,

Fanli Yudi Anwar, S.Far, M.Sc, Apt

(19850913/SIPA_63.72/2015/1018)
BUKU-BUKU APOTEK
1. Buku Gudang

No. PBF Nama Jml Satuan Batch ED Harga Jml Total Ket.
Barang Satuan

2. Buku Resep

Hari & No. Nama Nama Alamat R/ Generik R/ Paten Jml Harga
Tanggal Dokter Pasien Resep
3. Buku Defecta

Hari/Tgl No Nama obat Sisa obat Jumlah yang akan PBF/Supplier

dibeli

4. Buku Pembelian

Tanggal Transaksi Jumlah

BOT PBF No. Faktur Tgl. Faktur

5. Buku Penjualan

Tgl. Transaksi Debit Kredit

6. Buku Besar
Tanggal Transaksi Debit Kredit
Keterangan No. Faktur Tgl. Faktur

7. Buku Kas

Tgl. Transaksi Debit Kredit

8. Buku Penerimaan Narkotika

9. Buku
Bulan
Penerimaan
Sisa
Psikotropika
Tanggal PBF Jumlah Tgl & No. Faktur

Tanggal PBF Jumlah Obat Disc. Harga Total

PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI

Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu penyimpanan, sifat mudah

terbakar, dll)
Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras, psikotropika dan narkotika)
Berdasarkan jenis nama obat (generik /bermerk)
Berdasarkan efek farmakologis dan alfabetis
Berdasarkan sistem fifo dan fefo
KEUANGAN
KENAPA ANALISIS KEUANGAN ITU PENTING?
Bagaimana kemampuan membayar hutang apotek?
Apakah dana yg disediakan sudah digunakan dg benar?
Seberapa efisienkah aset apotek dikelola?
Apakah apotek mendapat laba yg cukup?
LANGKAH-LANGKAH PENGATURAN KEUANGAN
 Buat alur keuangan yang jelas
 1 pintu atau 2 pintu  siapa yang berhak mengeluarkan uang
 Buat rekapan atau laporan harian dengan format yang sederhana
 Tentukan pos-pos pengeluaran gaji, administrasi, listrik, pajak, pemeliharaan
sarana,dll
 Tetapkan alokasi uang untuk pembelian  x% dari pendapatan
EVALUASI KEUANGAN
 Untuk mengetahui perkembangan dan rugi laba suatu apotek
 Perlu dilakukan secara periodik setahun sekali di akhir tahun
 Evaluasi dilakukan dengan membuat analisa neraca dan laporan rugi laba
 Hasil evaluasi digunakan mengidentifikasi penyimpangan dan sebagai dasar
rencana pengembangan apotek
Istilah-istilah dalam Keuangan:
Neraca, laporan laba-rugi
Aktiva
Pasiva : kewajiban dan ekuitas
Fixed cost, variable cost
Break event point, pay back period
ROI, ROA,ITOR
Dll
ANALISIS KEUANGAN

A. Test Daya Laba

 Persentase Laba Kotor (PLK)
Adalah pengukuran daya laba apotik sebelum beban
usaha diperhitungan. PLK seharusnya berkisar antara
20% sampai 30%.
PLK = penjualan - H.P.P x 100%
penjualan
 Net Profit Margin (Laba bersih)
(Laba bersih : penjualan) x 100%
Idealnya berkisar 5-7.5%
B. Test of Overall Performance
1. Perolehan atas modal sendiri (Return On Investment/ROI)
Rasio ini mengukur apakah dana yang diinvestasikan dalam apotik oleh PSA/APA telah
digunakan secara efektif.
ROI = Penghasilan bersih x 100%
modal pemilik
ROI untuk apotik minimum 18%
2. Perolehan atas harta (Return On Assets/ROA)
Rasio ini mengukur apakah semua dana yang tersedia oleh apotik baik hutang ataupun modal
telah digunakan secara efektif.
ROA = laba bersih x 100%
total harta
ROA minimal 12%
C. Test Efisiensi ( Test of efficiency )
Seberapa efisienkah apoteker menggunakan hartanya.
1. Perputaran Persediaan (PP) (Inventory Turn Over Ratio)
Mengukur berapa cepat persediaan obat dibeli, dijual, dan digantikan.
Persediaan di apotik paling sedikit 4 kali pertahun, 12 kali perputaran masih dapat
diterima.
PP = HPP x
Persediaan rata-rata
= HPP x
(persediaan awal + persediaan akhir)/2
HPP = (Persediaan awal+Pembelian)-Persediaan Akhir
ANALISIS BEP
BEP biasa dikenal dengan titik impas
 laba apotek mampu menutupi semua pembiayaan
Tujuan penetapan BEP  mencegah kerugian
BEP ditentukan oleh laba, biaya tetap dan biaya variabel
 APOTEK MEDIKA
NERACA PER 31 DESEMBER 2016
 Aktiva (Rp) %
dari aktiva
 Kas/Bank Rp 10.500.000 4,46
 Piutang Rp 34.423.500 14,63
 Persediaan Obat Rp 131.990.000 56,09
 Peralatan (inventaris) apotek Rp 45.770.000 19,45
 Inventaris kendaraan Rp 12.650.000 5,37
 Rp 235.333.500 100

 Kewajiban
 Utang (Obat) Rp 87.915.000 37,36
 Utang (Bank) Rp 36.295.000 15,42
 Biaya yang masih harus dibayar Rp 13.047.500 5,54
 Rp 137.257.500 58,32
 Ekuitas
 Pemilik Rp 50.000.000 21,25
 Cadangan ekuitas Rp 48.076.000 20,43
 Rp 98.076.000 41,68

 Total Kewajiban + Ekuitas Rp 235.333.500 100


 PERHITUNGAN LABA RUGI APOTEK MEDIKA
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR PER 31 DESEMBER 2016
 Penjualan Bersih (Rp) %Penjualan
 Penjualan (kontan)………. Rp 635.422.500 70
 Penjualan kredit…………. Rp 272.322.500 30
 Total Penjualan Rp 907.745.000 100
 Harga Pokok Penjualan
 Persediaan awal…………. Rp 111.657.500
 Pembelian bersih………... Rp 632.377.500
 Persediaan akhir………… Rp 131.990.000 (-)
 H.P.P Rp 612.045.000 67,42
 Laba Kotor dari penjualan Rp 295.700.000 32,58
 Beban Usaha:
 Gaji (Apt, AA, JR)……… Rp 144.817.500
 Biaya sewa kantor………. Rp 17.187.500
 Biaya pemakaian suplai
 kantor/apotek…………… Rp 7.150.000
 Biaya Asuransi…………. Rp 9.290.000
 Biaya Bunga……………. Rp 5.930.000
 Biaya Pemeliharaan
 gedung & peralatan…….. Rp 8.895.000
 Biaya iklan……………... Rp 4.197.500
 Biaya Pemasaran……….. Rp 15.245.000
 Biaya Penyusutan……… Rp 7.822.500
 Biaya pemakaian air,
 listrik dan telepon……… Rp 2.712.500
 Biaya serba-serbi………. Rp 27.390.000
 Total Biaya Usaha Rp 250.637.500 27,61
 Laba Bersih Rp 45.062.500 4,96
III. PERHITUNGAN DAN PEMBAHASAN
ANALISIS KEUANGAN APOTEK MEDIKA

A. Test Overall Performance

1. Return of Investment (ROI)
ROI = Penghasilan bersih x 100%
modal pemilik
= 45.062.000 x 100%
98.076.000
= 46,95 %
 Nilai ROI lebih besar dari 18% ini menunjukkan bahwa dana yang
diinvestasikan oleh PSA/APA dalam apotek telah digunakan secara efektif.

2. Return on Assets (ROA)

ROA = laba bersih x 100%
total harta
= 45.062.500 x 100%
235.333.500
= 19,15%
 Nilai ROA lebih dari 12% ini menunjukkan bahwa semua dana yang tersedia
oleh apoteker baik hutang maupun modal telah digunakan secara efektif.
B. Test of Provitability
1. Persentase Laba Kotor (PLK)
PLK = penjualan - H.P.P x 100%
penjualan
= laba kotor penjualan x 100%
penjualan
= 295.700.000 x 100%
907.745.000
= 32,58%
Nilai PLK yang berada diantara 20%-33% menunjukkan bahwa persentase
penjualan yang terjadi sudah dapat menutup ongkos dan laba apotek.

2. Persentase Pendapatan Bersih (PLB)

PLB = laba bersih x 100%
penjualan
= 45.062.500 x 100%
907.745.000
= 4,96%
E. Test of Efficiency

1. Perputaran Persediaan (PP)

PP = HPP x
Persediaan rata-rata
= HPP x
(persediaan awal + persediaan akhir)/2
= 612.045.000 x
(111.657.500 + 131.990.000)/2
= 5,0 kali
PP sebesar 5,0 kali menunjukkan bahwa terjadi perputaran persediaan sebanyak 5 kali dalam
setahun, yang mana hal ini termasuk bagus.
PAY BACK PERIODE APOTEK MEDIKA

PBP = total investasi

laba bersih
= 235.333.500
45.062.500
= 5,22 tahun
ANALISA BREAK EVEN APOTEK MEDIKA
Fixed Cost (F) = gaji + biaya sewa kantor + biaya asuransi +
biaya bunga + biaya pemeliharaan gedung dan peralatan +
biaya penyusutan
= Rp 144.817.500 + 17.187.500 + 9.290.000 + 5.930.000 +
8.895.0000 + 7.822.500
= Rp 193.942.500

Variable cost (V) = HPP + biaya pemakaian suplai

kantor/apoteker + biaya iklan + biaya pemasaran + biaya
pemakaian air, listrik dan telepon + biaya serba serbi
= Rp 612.045.000 + 7.150.000 + 4.197.500 + 15.245.000 +
2.712.500 + 27.390.000
= Rp 668.740.000
BEP =

= 193.942.500
1-(668.740.000/907.745.000)
= Rp 736.596.868,9/tahun
= Rp 61.383.072,41/bulan