LOGBOOK

PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

BIDANG DISTRIBUSI

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS ANDALAS

Hari ke: 1-13 Tanggal: 6-18 April 2020

Kegiatan Keterangan
(tempat/nama
pemateri/dll)
Mengerjakan tugas dan berdiskusi dengan - Membuat resume
pembimbing 1 meliputi : tentang CDOB pada PT
a) Personalia Tri Sapta Jaya yang
b) Keluhan pelanggan diberikan oleh
c) Inspeksi diri pembimbing 1 (Novi
d) Pengadaan Rini Novita, S.Farm,
e) Area masuk dan keluar gudang Apt)
f) Penyimpanan barang di gudang
g) Suhu penyimpanan
h) Pembersihan di ruang
penyimpanan (gudang)
i) Pengemasan barang saat
pengiriman
j) Penyaluran
k) Kualifikasi
l) Membahas dan diskusi tentang
PT. Tri Sapta Jaya
Resume materi/Kegiatan

1. PERSONALIA (STRUKTUR ORGANISASI DAN PEKERJAAN

APOTEKER DIDISTRIBUSI)

Struktur Organisasi di PT Tri Sapta Jaya

Tugas dan tanggung jawab apoteker di PT Tri Sapta Jaya

1. Memastikan bahwa system manajemen mutu diterapkan dan dipelihara

2. Berfokus pada manajemen kegiatan yang terkait dan kebenaran dalam
melakukan dokumentasi
3. Memastikan bahwa program pelatihan awal dan berkelanjutan
diterapkan dan dipelihara terkait dengan CDOB
4. Memastikan pengadaan, penyimpanan, dan pengiriman produk yang
sesuai dengan peraturan
5. Mengkoordinasi dan segera melakukan operasi penarikan kembali
untuk produk recall
6. Memastikan bahwa keluhan pelanggan yang relevan ditangani dengan
secara efektif
7. Memastikan kualifikasi pemasok, pelanggan, dan subkontrak yang
sesuai dengan CDOB
8. Memastikan bahwa inspeksi diri dilakukan dengan tepat
9. Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau
pemusnahan produk yang dipalsukan, rektur, ditolak, dicurigai palsu
 10. Menyetujui pengembalian produk ke stock yang dapat dijual
11. Mendelegasikan pekerjaan ke apoteker/tenaga teknis kefarmasian
resmi selama ketidakhadiran dalam periode tertentu dan menyimpan
catatan tugas yang didelegasikan
12. Memastikan bahwa syarat bahwa syarat yang dikenakan pada produk
tertentu oleh undang-undang selalu dipatuhi
13. Berpartisipasi dalam membuat perjanjian dengan vendor
14. Memeriksa kebenaran surat pesanan (SP)
15. Memastikan faktur dibuka sesuai SP dan mengarsipkannya
16. Menandatangani dokumen yang terkait dengan keluar masuknya obat-
obatan
17. Membuat laporan ke BPOM dan DINKES
18. Membuat surat pesanan (SP) ke supplier
19. Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait dengan bidang
tugasnya.

II. PENANGANAN KELUHAN

Langkah- langkah penanganan keluhan :

1. Harus dicatat dan dikategorisasi, terkait mutu atau pelayanan

2. Lakukan analisis setiap keluhan (trend analysis)

3. Setiap keluhan harus ditindaklanjuti dengan segera. Kalau terkait

mutu harus segera ditindaklanjuti dengan melaporkan kepada PBF
Pusat/Prinsipal

4. Semua catatan terkait Penanganan Keluhan harus terdokumentasi

Keluhan pelanggan merupakan keluhan dari pelanggan TSJ (Tri Sapta

Jaya) yang disampaikan langsung ke kantor melalui via telfon, via note dan
via salesman. Keluhan yang terjadi di TSJ (Tri Sapta Jaya) ini berupa :
- Barang yang datang tidak sesuai
- Jumlah barang kurang atau berlebih
- Barang yang diterima tidak sesuai pesanan

Keluhan langsung diterima oleh Apoteker Penanggungjawab di PBF TSJ

(Tri Sapta Jaya) yaitu kak Pipit. Setelah diterima apoteker penanggungjawab
langsung konfirmasi ke kepala gudang dan langsung di cek, jika saat
pemesanan terjadi pengiriman barang yang kurang, dan jika stok masi ada di
gudang maka barang langsung di kirimkan, disertakan dengan dengan
membuat berita acara. Apoteker penanggungjawab di TSJ (Tri Sapta Jaya)
akan melaporkan tiap bulannya ke pusat. Di laporan tersebut akan tertulis
CAPA temuannya dan waktu close CAPA nya. Keluhan pelanggan dibuatkan
trand analysis nya tiap 3 bulan sekali , tujuannya untuk melihat keluhan apa
yang paling banyak dalam periode 3 bulan tersebut.
Jadi, di TSJ (Tri Sapta Jaya) apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan
apoteker penanggungjawab konfirmasi ke sales. Untuk barang yang belom
sampai ke outlet dan akan dikonfirmasi ke expedisi. Expedisi terbagi atas 2,
yaitu expedisi internal dan eksternal. Untuk yang internal expedisi akan
mengantarkan barang ke apotek dalam kota dan merupakan karyawan dari
TSJ (Tri Sapta Jaya). Sedangkan, eksternal mengantarkan barang ke luar kota
menggunakan pihak ketiga yaitu zataka (bukan karyawan TSJ). Zataka akan
bersiap setiap hari jam 3 untuk mengambil barang di TSJ (Tri Sapta Jaya)
untuk dikirim keluar kota. Apabila terjadi kerusakan barang saat pengiriman
di luar kota, maka zataka akan mengganti harga nilai produk sesuai dengan
perjanjian dari pihak TSJ (Tri Sapta Jaya) dan pihak Zataka, sedangkan
produknya tetap dikembalikan ke pihak TSJ (Tri Sapta Jaya) sebagai
distributor, selanjutnya barang yang rusak tersebut akan di rektur ke pusat.

III. INSPEKSI DIRI

1. Harus dibuat Tim Inspeksi Diri yang ditunjuk oleh pimpinan/kepala
Cabang
2. Tim Inspeksi Diri melaporkan kepada pimpinan/kepala cabang hasil
pelaksanaan inspeksi
3. Tim Inspeksi Diri melakukan evaluasi terhadap hasil inspeksi dan
mengevaluasi tindak lanjut (CAPA) temuan
4. Pelaksanaan inspeksi diri dan tindak lanjutnya harus
terdokumentasi
5. Inspeksi diri harus dilakukan juga untuk kegiatan yang
disubkontrakkan (pihak ke-3)

Inspeksi diri merupakan audit/pemeriksaan oleh badan BPOM, tapi

pengauditan dilakukan oleh TSJ (Tri Sapta Jaya) itu sendiri. Banyak aspek
yang di audit dalam inspeksi diri tidak hanya tentang aspek CDOB, namun
juga tentang operasional (apakah kegiatan yang dilakukan sudah sesuai
SOP), audit manajemen, sales dan lain-lain. Untuk pelaksanaanya sendiri di
TSJ (Tri Sapta Jaya) sekali dalam setahun. Di TSJ (Tri Sapta Jaya)
pelaksanaan inspeksi diri tiap tahunnya berbeda-beda aspek. Untuk tahun ini
TSJ (Tri Sapta Jaya) melaksanakan inspeksi tentang CDOB dan CDAKB. Tim
Inspeksi Diri merupakan orang yang sudah mendapatkan pelatihan tentang
CDOB (karyawan TSJ). Selain pemeriksaan Inspeksi diri oleh BPOM, BPOM
juga melakukan pemeriksaan terkait semua aspek CDOB seperti surat
pesanan, pengadaan, penyaluran, kondisi gudang, suhu gudang, penjualan
dan lain-lain.
Tujuan
Inspeksi diri bertujuan untuk mengevaluasi seluruh sistem operasional di
Fasilitas Distribusi dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu obat
dan/atau bahan obat serta memastikan keefektikan Sistem Mutu yang
diterapkan. Inspeksi diri bukan hanya untuk mencari kesalahan atau
kelemahan yang ada tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan
mengatasi masalah secara efektif.

IV. PENGADAAN
Pengadaan adalah kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang
telah ditetapkan didalam fungsi perencanaan, penentuan, kebutuhan maupun
anggaran. Didalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana
pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana
pembiayaan dan fungsi penganggaran.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis
dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat
diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengadaan obat dilakukan dengan
membuat Surat Pesanan (SP) atau di TSJ disebut dengan PO (Phurchase
Order) kepada manufaktur atau PBF lain. PO ditandatangani oleh Apoteker
Penanggung Jawab yaitu kak Pipit (APJ di Tri Sapta Jaya) dengan
mencantumkan stempel dan tanda tangan, komponen SP meliputi tangan,
nomor SP, nama Suplier, nama obat, satuan obat, dan jumlah obat. Lembar
PO untuk obat yang mengandung prekursor dibuat terpisah dari PO obat
keras dan OTC lainnya. PO dibuat dengan system.
System PO untuk pengadaan di TSJ (Tri Sapta Jaya) :

Sales membuat UPC (Usulan Permintaan Cabang)

Apoteker Penanggung jawab (APJ)

setuju
Sales Manager Pusat
setuju
Apoteker Penanggung Jawab Pusat

Setuju : Cabang baru bisa print PO untuk dikirim ke supplier

Ditolak : Barang dikirim dari cabang lain (yang ready stoknya)

Pengadaan dari TSJ (Tri Sapta Jaya) ada 2 sumbernya, pusat dan
supplier loka seperti APL, MBS, Enseval dan lain-lain. TSJ (Tri Sapta Jaya)
hanya menyalurkan OTC, obat keras, precursor dan alat kesehatan,
sedangkan untuk narkotika dan precursor tidak. PO dibuat berdasarkan
prinsipalnya, seperti untuk memesan produk dari berno, hexfarm jaya,
quantum, merck , lapi dan lain-lain harus dipisah PO nya. Untuk alkes
biasanya berupa masker, tes kehamilan, kondom, cotton bud, kapas dan lain-
lain. Pada saat wabah COVID 19 pada saat ini, TSJ (Tri Sapta Jaya) tetap
memproduksi masker namun dengan harga yang lumayan maha, Karen
bahan baku pembuatan masker diimpor dari luar negeri sehingga biaya
produksi meningkat ditambah nilai dollar juga naik. Itulah yang menyebabkan
masker menjadi langka, Jikapun ada, TSJ (Tri Sapta Jaya) akan
mengutamakan penjualan ke Rumah Sakit daripada Apotek, karena tenaga
medis lebih membutuhkan. Kendala yang sering dihadapi dilapangan saat
pengadaan adalah barang yang dipesan dari pusat membutuhkan waktu yang
cukup lama untuk sampai ke cabang.

V. AREA MASUK DAN KELUAR GUDANG

Area masuk dan keluar gudang di TSJ (Tri Sapta Jaya) ada 2 pintu
terpisah dan diberi penandaan “masuk” dan “keluar”. Pintu masuk untuk jalur
barang yang datang dari pusat supplier barang retur dan lain-lain, sedangkan
pintu keluar untuk barang yang sudah jadi, faktur dikirim ke apotek-apotek.
Di depan gudang wajib ditempelkan denah apar dan pest control. Pest
Control adalah aktifitas pencegahan serangga, tikus dan sejenisnya yang jika
tidak dilakukan dapat menyebabkan kerusakan pada barang baik secara fisik
maupun kualitas serta dapat berpengaruh negatif pada kesehatan staff
gudang. Pest Control dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa pest control
yang memiliki kemampuan didalam bidangnya atau dilakukan sendiri dengan
cara mempersiapkan peralatan penangkap tikus beserta racunya dan
ditempatkan disetiap pintu masuk/keluar.

Untuk memberi penandaan agar penyimpanan produk tidak melebihi

garis maka dibuat marka (pembatas). Pintu masuk dan keluar gudang
terdapat masing-masing 1 gembok/kunci. Kunci gudang di pegang oleh
kepala gudang Apoteker Penanggungjawab (APJ). Yang boleh masuk kedalam
gudang hanya petugas gudang dan Apoteker Penanggungjawab (APJ) di TSJ
(Tri Sapta Jaya). Jika pun harus masuk selain petugas gudang dan APJ seperti
karyawan TSJ (Tri Sapta Jaya), maka harus mendapat izin terlebih dahulu
dari APJ (Apoteker Penanggungjawab). Sedangkan orang luar (bukan
anggota Tri Sapta Jaya) tidak boleh masuk gudang. Yang masuk gudang
wajib mengisi buku tamu yang telah disediakan untuk setiap harinya.
Biasanya gudang buka dari jam 8 sampai jam 4 sore.
 Area masuk dan keluar gudang

Digudang terdapat beberapa ruangan seperti ruang fatur (ED dekat,

recall dan barang rusak), cool room, alkes dan lain-lain. Pada ruangan cool
room digunakan untuk penyimpanan obat dibawah 25°C. Untuk ruang cool
room wajib di kalibrasi sekali dalam setahun. Digudang terdapat 2 lantai
untuk lantai satu untuk menyimpan alkes, consumer, produk herbal dan
ruang cool room. Sedangkan lantai 2 untuk menyimpan OOT (Obat obat
tertentu), precursor, dan obat keras. Pada ruang retur apabila ada barang
yang ED nya sudah dekat (6 bulan), maka setiap bulan Apoteker penanggung
jawab di TSJ (Tri Sapta Jaya) wajib mengirim email ke kepala cabang, kepala
gudang dan SPV sales. Jika, ada barang yang sudah ED atau rusak atau tidak
bisa digunakan lagi maka TSJ (Tri Sapta Jaya) akan meretur ke pusat dan
akan dilakukan pemusnahan di pusat. Karena cabang tidak boleh melakukan
pemusnahan di cabang.
Syarat untuk masuk kedalam gudang cukup menggunakan sepatu
tertutup dan helm. Untuk penyusunan barang TSJ (Tri Sapta Jaya) biasanya
menggunakan system locator, jadi setiap obat ada masing-masing locatornya.
1 locator isinya 4-5 item. Selain itu, gudang juga dilengkapi kamera CCTV.
Untuk kartu stok juga menggunakan system oracle.
 VI. PENYIMPANAN

Ruang peyimpanan (gudang di TSJ)

Prinsip penyimpanan barang di TSJ (Tri Sapta Jaya) berdasarkan bentuk

sediaan dan jenis produk. Untuk bentuk sediaan seperti syrup ditempatkan
dirak paling bawah dan tumpukkannya tidak boleh terlalu tinggi karena
takutnya botol syrup menjadi pecah dan tidak dapat digunakan lagi.
Penyimpanan barang di TSJ (Tri Sapta Jaya) tidak boleh bersentuhan dengan
lantai dan dinding. Suhu penyimpanan digudang ada 2 macam yaitu suhu
dibawah 25°C (cool room) dan dibawah 30°C.

Pada ruang retur (ED dekat, recall dan barang rusak). Untuk yang retur
bad seperti barang rusak/ tidak bisa digunakan lagi berarti barang tidak bisa
diperjualbelikan lagi, hanya untuk penyimpanan sendiri. Tujuannya adalah
untuk memastikan bahwa barang/produk tersebut tidak terkirim ketujuan dan
memastikan barang-barang tsb dimusnahkan secara keseluruhan. Sedangkan,
untuk retur good seperti ED dekat (6 bulan), recall/ barang masih dapat
digunakan, maka barang tetap dimasukkan dalam ruang retur namun
penyimpanannya dipisah dan diberi penandaan khusus. Di TSJ (Tri Sapta
Jaya) tidak ada barang yang dikemas ulang.

Untuk precursor dan OOT (Obat-obat tertentu) tidak disimpan diruang

khusus namun, disimpan dilantai 2 dan penyimpanannya dipisah dan diberi
penandaan khusus. Untuk penandaaanya itu seperti untuk barang precursor
diberi penandaan “prekursor”, suplemen diberi penandaan “suplemen”. TSJ
(Tri Sapta Jaya) hanya menyediakan obat sedangkan bahan baku obat tidak
ada.
 VII. Suhu Penyimpanan di gudang

Digudang terdapat beberapa ruangan seperti ruang fatur (ED dekat,

recall dan barang rusak), cool room, alkes dan lain-lain. Pada ruangan cool
room digunakan untuk penyimpanan obat dibawah 25°C. Untuk ruang cool
room wajib di kalibrasi sekali dalam setahun. Penyimpanan barang di TSJ (Tri
Sapta Jaya) tidak boleh bersentuhan dengan lantai dan dinding. Suhu
penyimpanan digudang ada 3 macam yaitu suhu dibawah 25°C (cool room),
dibawah 30°C (ruang biasa) dan dibawah 8°C (ruang chiller).

Setiap ruangan di TSJ (Tri Sapta Jaya) harus dilakukan pencatatan suhu 4
kali sehari. Dilakukan setiap jam :
- 08.00 WIB
- 11.00 WIB
- 14.00 WIB
- 16.00 WIB

Pencatatan suhu akan dimonitoring menggunakan form monitoring suhu

dan kelembaban. Didalam form monitoring suhu dan kelembaban terdapat :
- Lokasi/ jenis
- Bulan/tahun
- Nomor Alat
- Tanggal Re-kalibrasi
- No. dokumen
- Revisi No
- Tanggal dan Hari
- Syarat suhu pada :
 Ruang biasa : 25°C- 30°C
 Ruang cool room : 15°C-25°C
 Ruang chiller : 2°C-8°C
- Jam monitoring
- Nama, paraf dan keterangan
 Contoh form monitoring suhu dan kelembaban

Yang melakukan pengecekkan dan pencatatan form monitoring suhu

dan kelembaban adalah petugas gudang yang di tunjuk. Formnya dijadikan
sebagai arsip dan disimpang di dalam dokumen. Jika suhu di ruang
penyimpanan di gudang tidak memenuhi standar, maka akan dilakukan
pengkajian ulang kenapa suhu bisa tinggi dari standar atau terlalu rendah
dari standar. Maka akan dilakukan perbaikan seperti penambahan kipas angin
dan lain-lain. Saat barang/produk dalam perjalanan maka suhu tetap
dimonitoring. Mobil yang digunakan khusus yaitu mobil box.

Thermometer di TSJ (Tri Sapta Jaya)

Penempatan alat pencatat suhu harus sesuai mapping. Oleh karena itu
TSJ (Tri Sapta Jaya) harus melakukan mapping suhu menggunakan data
logger/alat untuk merekam suhu setiap 1 jam sekali selama 7 hari untuk
ruangan ambient. Suhu untuk ambient yaitu 30°C dan suhu untuk cool room
yaitu 25°C. Setiap 15 menit selama 3 hari untuk ruang cool room. Cara
penentuannya yaitu dengan dirata-ratakan suhu pada beberapa titik dan akan
diletakkan thermometer dititik yang suhunya tertinggi diantara yang lain.
Mapping ini di TSJ (Tri Sapta Jaya) dilakukan 3 kali dalam setahun, tapi harus
dilakukan ulang apabila ada penambahan gudang atau gudang baru.

VIII. Pembersihan di gudang

Tujuan:

Menjamin kesehatan staff dan kualitas barang dengan memastikan

kebersihan lokasi penyimpannya.

Pembersihan di gudang ada ceklisnya dan petugasnya. Dilakukan dengan

cara mengisi form (checklist kebersihan gudang). Pembersihan dilakukan
setiap hari. Untuk lantai dan debu dibersihkan setiap hari, untuk pallet rak
dibersihkan sekali dalam seminggu dan pembersihan bagian atap (atas)
dibersihkan sekali dalam sebulan. Yang bertugas melakukan pembersihan
adalah office boy. Pembersihan gudang dilakukan setiap hari dari jam 8
sampai jam 3 sore. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembersihan gudang
adalah pembersihan debu, pallet rak dan sarang laba-laba tidak boleh ada.

IX.Pengemasan barang saat pengiriman

Saat pengecekkan barang di packing sesuai dengan bentuk sediaan. Jadi,

sirup dan tablet harus dipisahkan. Tujuannya adalah agar tidak terjadi
kebocoran saat pengiriman barang ke apotek, dan agar sediaan cair (sirup)
tidak merusak tablet. Jadi, dalam satu kardus, jika ada tablet dan sirup maka
siru dimasukkan kedalam plastik, baru setelah itu digabung didalam kardus
yang sama. Sebelum packing harus dilakukan pengecekkan kembali, seperti
pengecekkan kemasan no batch, jumlah serta kemasannya. Yang melakukan
pengecekkan barang yang akan dikirim adalah cheker yaitu kepala gudang.
Dan yang pengemasan adalah petugas gudang. Jadi, di gudang ada 1
petugas gudang dan 1 kepala gudang.

X. PENYALURAN DI TSJ (TRI SAPTA JAYA)

1. Pastikan KEABSAHAN Surat Pesanan dari Outlet/Relasi :

a) Nomor urut (tercetak)

b) Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan danjumlah

c) Nama kota, tanggal/bulan/tahun

d) Tandatangan dan nama lengkap APJ/No. SIPA/cap atau

stempel
 2. SP yg dapat dilayani diparaf

3. SP yg tdk dapat dilayani dalam 7 hari harus diberi surat penolakan

4. Pastikan bahwa obatyg akan disalurkan kondisi baik dan sesuai dengan
SP dan faktur

5. Pastikan bahwa obat yg disalurkan sdh diterimarelasi dibuktikan

dengan tandatangan, namalengkap, SIPA/SIKTTK, dan cap/stempel
relasi pada setiap lembar faktur

6. Dokumen penyaluran (arsip SP, faktur/SPB/Surat

Penolakan/retur/recall) diarsipkan tersendiri

Relasi dari TSJ (Tri Sapta Jaya) untuk penyaluran barang adalah ke
dinkes, rumah sakit, puskesmas, apotek dan toko obat. Di TSJ (Tri Sapta
Jaya) belum ada terjadi SP yang tidak dilayani dalam 7 hari diberi surat
penolakkan, hanya saja yang terjadi dilapangan SP nya ada tapi produknya
kosong. Jadi, diberikan surat penolakkan tapi lebih ke produk-produk
precursor atau OOT (Obat-obat tertentu). Setiap laporan wajib dibuat
tembusan ke BPOM dan Dinkes. Untuk pelaporan sendiri, TSJ (Tri Sapta Jaya)
Sudah menggunakan by sistem semua. Untuk pemesanan sendiri,
kebanyakan apotek memesan obat/barang ke TSJ (Tri Sapta Jaya) melalui via
telfon, jadi setelah barang sampai baru dibuat kan SPnya oleh Apoteker di
apotek tersebut. Kecuali untuk precursor dan OOT (Obat-obat tertentu) harus
SP dahulu, baru bisa dilayani.

XI.KUALIFIKASI PELANGGAN DI TSJ (TRI SAPTA JAYA)

Kualifikasi pelanggan adalah syarat-syarat untuk menjadi pelanggan di

TSJ (Tri Sapta Jaya). Syaratnya untuk apotek sama dengan rumah sakit :

- Harus ada izin apotek yang aktif

- SIPA aktif

- NPWP (No pokok wajib pajak)

- Tandatangan apoteker dan asisten apoteker

- Mengisi form pelanggan baru

Update pelanggan lama di TSJ (Tri Sapta Jaya) di lakukan sekali dalam
setahun. Sedangkan syarat untuk menjadi pelanggan di TSJ (Tri Sapta Jaya)
untuk toko obat :

- Harus ada izin toko obat yang aktif

 - SIKTTK AA (Surat izin kerja tenaga teknis kefarmasiaan)

- KTP (Kartu tanda penduduk)

Sedangkan untuk dinkes dan puskesmas syaratnya harus ada surat

penunjukkan apoteker oleh kepala dinas dan STRA aktif. Jadi, jika ada izin
atau SIPA apotek yang sudah ED (Expire date) otomatis system akan
memblok dan orderan tidak bisa diproses dan dipesan di TSJ (Tri Sapta Jaya).

Jika ada APA (Apoteker penanggungjawab) sudah tidak bekerja di apotek

tersebut tetapi belum mendapat pengganti apoteker untuk apotek tersebut,
apabila barang dipesan, maka akan ditolak dan diblok karena SP tidak ada.
Yang memeriksa kelapangan bahwa barang yang sudah dipesan dan siap
diantarkan adalah salesman. Yang memeriksa kelengkapan dokumen dari
pelanggan harus APJ (Apoteker penanggungjawab) TSJ (Tri Sapta Jaya).
Untuk di TSJ (Tri Sapta Jaya) sendiri, sudah ada sekitar 400 an pelanggan.
Dan jika apotek tersebut pernah terblok sebelumnya, lalu ingin menjadi
pelanggan di TSJ (Tri Sapta Jaya) kembali maka TSJ (Tri Sapta Jaya) akan
mengupdate datanya kembali.

XII. PT TRI SAPTA JAYA

1. Sejarah

PT. Tri Sapta Jaya adalah sebuah perusahaan distribusi nasional yang
bergerak dalam sektor distribusi untuk produk farmasi makanan kesehatan
dan alat kesehatan. Perusahaan ini sudah berdiri sejak tahun 1980 dan
berpusat di Jakarta Timur. PT. Tri Sapta Jaya beroperasi sebagai anak
perusahaan dari PT. Enseval Putra Megatrading Tbk. Saat ini PT Tri Sapta
Jaya memiliki 28 cabang di Indonesia. Sedangkan untuk cabang di Padang Tri
Sapta Jaya sudah berdiri sejak tahun 2006. Pada awalnya PBF ini berlokasi di
Kampung Nias. Tahun 2010, PT. Tri Sapta Jaya pindah ke Parak Gadang,
Padang. Tahun 2020, PT. Tri Sapta Jaya pindah ke Kuranji, Padang hingga
sekarang.
PT. Tri Sapta Jaya berada di Jalan. Raya Lolong Karan No. 8 Kuranji,
Padang. PT. Tri Sapta Jaya memiliki kantor dan fasilitas penyimpanan yang
luas, serta memasok obat-obatan dan alat kesehatan dari berbagai
perusahaan farmasi (Industri farmasi) maupun PBF lainnya dan
mendistribusikannya baik di dalam kota maupun luar kota.
Syarat mendirikan sebuah PBF adalah harus mampu memenuhi
persyaratan CDOB. Syarat untuk menjadi apoteker di PBF salah satunya wajib
mempunyai STRA aktif, SIKA paham dengan CDOB. Untuk memilih pemasuk
di Tri Sapta Jaya, pusatlah yang mengurusnya (pemasok pabrik), sedangkan
supplier lokal tidak ada kontrak atau pun tender. Untuk perizinan di Tri Sapta
Jaya cabang pengurusannya di cabang. Tapi, untuk PBF pusat langsung di
Kemenkes. Untuk penarikkan obat pernah terjadi setiap tahunnya. Atau
sering disebut dengan recall. Untuk barang yang ditarik peredarannya seperti
ranitidine mekanisme kerjanya yaitu awalnya barang di hold dulu
penjualannya. Setelah selang beberapa bulan baru di recall. Jadi, nantinya
pusat akan mengembalikannya ke pabrik. Lain hal nya dengan jika membeli di
supplier lokal, maka barang dibalikkan ke suppliernya.

TSJ (Tri Sapta Jaya) merupakan anak perusahaan ENSEVAL dan dalam
salah satu grup yang sama dengan Kalbe grup. Pemasok PBF yang bekerja
sama dengan TSJ (Tri Sapta Jaya) adalah :

 APL (Anugrah Permindo Lestari)

 AAM (Anugrah Argon Medika)

 MBS (Mensa Bina Sukses)

 PARIT PADANG

 ENSEVAL

Untuk pendistribusian produk ke luar provinsi TSJ (Tri Sapta Jaya)

sebagai PBF harus meminta surat penunjukkan ke provinsi dimana TSJ (Tri
Sapta Jaya) mau menjual produk. Untuk sumbar biasanya lintas provinsinya
adalah kerinci, karena TSJ (Tri Sapta Jaya) pernah mendapat surat
penunjukkan selama 1 tahun, maka setelah 1 tahun TSJ (Tri Sapta Jaya)
tidak diberi izin lagi karena TSJ (Tri Sapta Jaya) diminta oleh pihak Dinkes
untuk membuka cabang disana. Sehingga di muaro pun sekarang sudah ada
cabang TSJ (Tri Sapta Jaya). Selain obat didistribusikan ke Apotek, Rumah
Sakit, Puskesmas, Toko Obat. TSJ (Tri Sapta Jaya) juga mendistribusikan obat
ke klinik dengan syarat di klinik tersebut harus ada apotek berizin dan APJ
(Apoteker Penanggungjawab).

Faktur di PBF TSJ (Tri Sapta Jaya), fakturnya terdiri dari :

 Warna putih : untuk fakturis

 Warna pink : untuk Arsip APJ (Apoteker penanggungjawab)

 Warna Kuning : untuk POOL faktur

 Warna hijau : untuk arsip outlett

 Warna : untuk arsip expedisi

 2. Perlengkapan

Di gudang penyimpanan di TSJ (Tri Sapta Jaya) juga dilengkapi dengan

alat pemadam kebakaran (5 unit), AC (8 unit), kipas angin (6 unit) dan
genset (1 unit). Stok opname di TSJ (Tri Sapta Jaya) dilaksanakan sekali
dalam sebulan, biasanya pada awal bulan. Di TSJ (Tri Sapta Jaya) terdapat 2
lantai. Untuk lantai satu terdapat ruang cool room dan ruang expire. Lantai
satu juga digunakan untuk menyimpan obat seperti syrup dan produk yang
jumlahnya banyak. Sedangkan lantai 2 untuk menyimpan OOT (Obat obat
tertentu), precursor, ruang consumer, kosmetik, herbal dan alat kesehatan
(steril dan non steril). Alat kesehatan yang tersedia di PT. Tri Sapta Jaya
terbatas. Contoh alat kesehatan yang ada di PT. Tri Sapta Jaya yaitu kasa
steril, masker, test kehamilan , handscound, cutton bud, kondom dan lain-
lain.

Untuk menghindari gudang dari masalah gangguan dari luar maka TSJ
(Tri Sapta Jaya) bekerjasama dengan vendor (rentokil). Jadi, mereka akan
memasang instrument di gudang. Mereka akan datang 2 kali dalam sebulan
untuk mengontrol instrument yang sudah mereka pasang. Untuk membawa
barang TSJ (Tri Sapta Jaya) menggudakan troli.

Kipas angin dan AC pada ruang biasa dihidupkan hanya pada jam kerja,
sedangkan pada ruang cool room hidup 24 jam. Penyimpanan obat
digudang menggunakan system FIFO dan FEFO. Sistem FIFO (First In First
Out) adalah penyimpanan barang dimana barang yang datang lebih dulu
akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari yang
lainnya, sedangkan barang yang terakhir datang diletakkan dibelakang,
demikian seterusnya.

3. Pelaporan

Untuk pelaporannya ada 2 :

a. Laporan bulanan

Obat dan alat kesehatan dilakukan setiap bulan dan triwulan.

Pelaporan bulanan dibuat untuk obat-obat tertentu (OOT), prekursor dan alat
kesehatan yang akan diserahkan kepada BPOM dan Dinas Kesehatan Provinsi
Sumatra Barat.

b. Laporan triwulan

Pelaporan triwulan dilakukan sekali dalam 3 bulan. Pelaporan juga

dilakukan ke direktur terkait penjualan dan pembelian obat dan alat
kesehatan serta omset penjualan.Pelaporan ke direktur berisi daftar obat
atau alat kesehatan yang terjual, outlet pemesan, pemasok, jumlah item,
harga, pajak dan bonus.

4. Pemesanan
Untuk pemesanan pada TSJ (Tri Sapta Jaya) kebanyakan apotek
memesan obat/barang ke TSJ (Tri Sapta Jaya) melalui via telfon, jadi setelah
barang sampai baru dibuat kan SP nya oleh Apoteker di apotek tersebut.
Kecuali untuk precursor dan OOT (Obat-obat tertentu) harus SP dahulu, baru
bisa dilayani. Namun, ada beberapa apotek yang memesan obat dan untuk
pembayarannya dibayar pada bulan depannya. Jika dalam waktu yang telah
ditetapkan apotek masih belum membayar maka langkah TSJ (Tri Sapta Jaya)
selanjutnya adalah memblok pemesanan atas nama apotek tersebut. Apotek
tersebut tidak bisa memesan barang untuk selanjutnya sampai tagihannya
telah dibayar lunas. Karena jika tidak dilakukan pembayaran sampai waktu
yang telah ditetapkan TSJ (Tri Sapta Jaya) akan mengalami kerugian. Dan
untuk masalah kerugian dan masalah keuangan ini di atur dan akan ditangani
oleh bagian keuangan.

Sebelum barang di packing harus dilakukan pengecekkan kembali,

seperti pengecekkan kemasan no batch, jumlah serta kemasannya. Yang
melakukan pengecekkan barang yang akan dikirim adalah cheker yaitu kepala
gudang. Dan yang pengemasan adalah petugas gudang. Pengecekan kirim
barang adalah aktivitas yang dilakukan pada saat barang akan dikirimkan
untuk memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan surat pengirimannya
(DN, DO, Surat Jalan dll) dan telah dilengkapi dengan dokumen yang benar.
Tujuannya adalah untuk mendapatkan hasil yang maksimal, proses
pengecekan kirim barang harus dilakukan dilokasi yang jelas dan terpisah dari
aktifitas lainnya pada saat yang sama. Yang memeriksa kelapangan bahwa
barang yang sudah dipesan dan siap diantarkan adalah salesman. Yang
memeriksa kelengkapan dokumen dari pelanggan harus APJ (Apoteker
penanggungjawab) TSJ (Tri Sapta Jaya).

Pengesahan

Pembimbing 1 Pembimbing 2 Mahasiswa

Novi Rini Novita, S.Farm, Apt Meri Susanti, Siska indah
M.Farm, Apt