a. Sejarah singkat PT.

Tri Sapta Jaya Sibolga

PT.Tri Sapta Jaya adalah sebuah perusahaan distribusi

nasional yang bergerak dalam sektor distribusi untuk produk

farmasi makanan kesehatan dan alat kesehatan. Perushaan ini

sudah berdiri sejak tahun 1980 dan berpusat di Jakarta timur. PT.

Tri Sapta Jaya beroperasi sebagai anak perusahaan PT. Enseval

Putra Megatrading Tbk. Saat ini PT.Tri Sapta Jaya memiliki 27

dari 28 cabang di Indonesia.

PT. Tri Sapta Jaya Sibolga berdiri pada tahun 2015 yang

berada di jalan masjid No. 5 pasar baru sibolga kota, kota sibolga.

PT.Tri Sapta Jaya Sibolga dibawah naungan KALBE GROUP.

Direktur Utama PT.Tri Sapta Jaya adalah Bapak Suherman dan

kepala cabang PT.Tri Sapta Jaya Sibolga adalah Bapak Mhd Iqbal

Nasution. Sebagai salah satu Distributor Farmasi PT.Tri Sapta Jaya

Sibolga merupakan subdis dari PT. Enseva Putra Megatrading

pematang siantar memiliki kantor dan fasilitas perusahaan farmasi

(industri farmasi) maupun PBF lainnya dan mendistribusikan nya

baik di dalam maupun luar kota.

Sejalan dengan perkembangan ekonomi di Indonesia, PT.

Tri Sapta Jaya juga melakukan diversifikasi ke berbagai usaha di

luar bidang perdagangan dan distribusi. Dengan landasan

meningkatnya permintaan dari konsumen terhadap produk farmasi

 perusahaan terdorong untuk menyediakan infrastruktur distribusi

dan layanan yang modern serta dapat diandalkan.

Kegiatan PT.Tri Sapta Jaya berfokus pada distribusi dan

perdagangan yang terdiri dari 4 divisi, anatara lain :

1) Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi

2) Divisi penjualan dan distribusi produk barang konsumsi, obat

bebas, dan nutrisi.

3) Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan

perlengkapan kesehatan.

4) Divisi pemasaran dan penjualan produk kimia bahan baku

industri farmasi, kosmetik, makanan, dan kesehatan hewan.

b. Visi dan Misi PT.TRI SAPTA JAYA

1) Visi

Visi Pt.Tri Sapta Jaya Sibolga yaitu “perusahaan jasa

distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang kesehatan

melalui penyediaan layanan yang prima,sumber daya manusia

yang kompeten, dan penggunaan ternologi”.

2) Misi

Misi PT.Tri Sapta Jaya Sibolga adalah Berkontribusi di

dalam meningkatkan kualiatas kesehatan melalui ketersediaan

produk.
c. Struktur organisasi

Semakin besar suatu perusahaan maka permasalahan yang

dihadapi oleh seorang pimpinan akan semakin kompleks. Oleh

sebab itu, harus di adakan pembagian tugas, tanggung jawab, dan

wewenang terhadap setiap karyawan, dapat dinyatakan dalam

suatu struktur organisasi dan peraturan-peraturan yang berlaku.

Struktur otganisasi dalam PT. Tri Sapta Jaya Sibolga dibuat agar

setiap karyawan dapat mengetahui tugasnya masing-masing

sehingga tidak ada terjadi kesalah pahaman dalam bekerja, dan

agar setiap karyawan dapat mengetahui kepada siapa dia harus

bertanggung jawab atas pekerjaannya.

STRUKTUR ORGANISASI
PT.TRI SAPTA JAYA SIBOLGA
d. DATA JABATAN / PEKERJAAN

1) Posisi : Logistic Administration

Divisi : Operaton

Tugas dan Tanggung jawab :

a) Membuat perencanaan kerja harian,mingguan,bulanan

sesuai dengan bidng pekerjaannya.

b) Memeriksa kebenaran Surat Pesanan

c) Memastikan Faktur dibuka sesuai Surat Pesanan

d) Mengarsip Faktur dengan dilengkapi Surat Pesanan

 e) Menandtangani dokumen yang terkait dengankeluar

masuknya Obat-obat

f) Mengarsip surat Konfirmasi Order yang tidak terlayani

g) Membuat laporan ke BPOM dan DINKES

h) Melakukan pekerjaan yang diberikan atasan terkait dengan

bidang tugasnya

2) Posisi : Cashier

Divisi : Finance & Accounting

Tugas dan Tanggung jawab:

a) Melakukan perencanaan jangka pendek,

harian,mingguan,bulanan sesuai dengan benar

b) Mengeluarkan dan menerima uang/giro/cek sesuai dengan

PV dan RV yang telah disetujui oleh BM

c) Menyimpan dan menyetor Uang,cek dan giro yang akan

disetor ke Bank

d) Membuat laporan Kas/Bank harian secara manual

e) Melakukan kas Opname bersama personil cabang yang

ditunjuk oleh BM

f) Melakukan arsip RV,PV,DT dan print out laporan harian

kas dan Bank

g) Membuat laporan bulanan untuk dikirim kepusat

h) Melakukan pekerjaan lain yang diberikan atasan terkait

dengan bidang tugasnya

3) Posisi : Data Procces

Divisi : Finance & Accounting

Tugas dan Tanggung jawab:

a) Membuat perencanaan kerja harian,mingguan,bulanan

sesuai dengan bidang kerjanya

b) Melakukan input data SO,data akuntansi,CN diskon,hasil

tagihan,Pencairan giro

c) Melakukan tutup buku harian,mingguan,dan bulanan dan

mengirim kepusat sesuai dengan jadwal

d) Melakukan backup data

e) Melakukan print laporan Stok,Sales,PDU,dan Register

f) Merevisi input akuntansi,CN diskon,Hasil tagihan yang

tidak benar&mengupdate dta jika terjadi kesalahan

g) Memelihara seluruh komputer yang ada di cabang

h) Melakukan pekerjaan yang diberikan atasan sesuai dengan

bidang pekerjaannya

4) Posisi : Warehouseman

Divisi : Logistic

Tugas dan Tanggung jawab:

a) Membuat perencanaan kerja jangka pendek

b) Melakukan Penyiapan a.I

c) Melakukan Cyclecount

d) Pencatatan monitoring suhu gudang

 e) Melakukan penempatan Produk sesuai dengan kategori

(Suhu,Psikotropika,Perkursor,&obat-obatan tertentu )

f) Membuat laber card di barang

g) Melakukan stik Opname bersama dengan l og spv

h) Menjaga kebersihan,kerapian dan keamanan di ruang kerja

masing-masing

i) Melakukan pekerjaan lainnya yang diberikan oleh atasan

sesuai dengan bidang kerjanya

5) Posisi : Finance administration

Divisi : Finance

Tugas dan Tanggung jawab

a) Membuat perencanaan jangka

pendek,harian,mingguan,bulanan seuai dengan rencana

bagiannya

b) Menyerahkan daftar tagihan ke Salesmen,Membuat DT

COD,Membuat DT Transferan ( Mutasi )

c) Menerima faktur kembali ke gudang,diregister untuk

ditandatangani oleh BM

d) Memisahkan faktur kembali dari Salesmen dan membuat

DT kembali apabila ada yang kembali esok harinya

e) Menerima faktur kembali dari gudang pada sore harinya

f) Melakukan pekerjaan lainnya yang diberikan atasan terkait

dengan bidang tugasnya

 6) Posisi : Apoteker Penanggung Jawab

Divisi :Operational

Tugas dan Tanggung Jawab:

a) Memastikan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan

dipelihara

b) Memastikan Pengadaan,Penyimpanan,dan pengiriman

produk yang sesuai dengan peraturan

c) Memastikan kualifikasi pemasok,pelanggan,dan subrontrak

yang sesuai dengan CDOB

d) Menyetujui Pengembalian produk ke stock yang dapat

dijual

e) Memastikan bahwa persyaratan lain yang dikenakan pada

produk tertentu oleh undang-undang selalu dipatuhi.

e. Kegiatan Umum PT. Tri Sapta Jaya Sibolga

1) Manajemen rantai pasok ( Supplay chain management )

Manajemen rantai pasok adalah sebuah proes yang

mengkoordinasi seluruh kegiatan dari rantai pasok di dalam

suatu perusahaan. Yang berawal dari bahan baku hingga

menjadi suatu barang yang memiliki nilai dan memberikan

kepuasan kepada konsumen.

2) Pengadaan
 Pengadaan adalah kegiataan untuk memenuhi kebutuhan

operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi perencanaan,

penentuan, kebutuhan maupun anggaran. Didalam pengadaan

dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi

perencanaan dan penentuan kebutuhan, serta rencana

pembiayaan dan fungsi pengangaran.

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya

obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutuh

yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Pengadaan obat dilakukan dengan membuat Surat Pesanan

(SP) atau di TSJ disebut dengan PO (Phurchase Order) kepada

manu faktur atau PBF lain. PO ditandatangani oleh Apoteker

Penanggung Jawab yaitu Agus (PSJ di PT Tri Sapta Jaya)

dengan mencantumkan stempel dan tanda tangan, komponen

SP meliputi tangan, nomor SP, nama Suplier, nama obat,

satuan obat, dan jumlah obat. Lembar PO untuk obat yang

mengandung prekursor dibuat terpisah dari PO obat keras dan

OTC lainnya.

Pengadaan dari TSJ (PT Tri Sapta Jaya) ada 2

sumbernya, pusat dan supplier lokal APL, MBS, Enseval dan

lainnya. TSJ (PT Tri Sapta Jaya) hanya menyalurkan OTT,

obat keras, precursor, alat kesehatan, kosmetik, dan produk

konsumsi, PO dibuat berdasarkan prinsipalnya, seperti untuk

 memesan produk dari berno, hexfram jaya, quantuam, dan

lainnya harus dipisah PO nya. Begitu juga untuk alkes juga

dipisahakan PO nya. Kendala yang sering dihadapi dilapangan

saat pengadaan adalah barang yang dipesan dari pusat

membutuhkan waktu yang cukup lama untuk sampai

kecabang.

3) Area masuk dan Keluar gudang

Area masuk dan keluar gudang di TSJ (PT tri Sapta Jaya)

ada dua pintu terpisah dan diberi penanda masuk dan keluar.

Pintu masuk untuk jalur barang yang datang dari pusat supplier

barang retur dan lain-lain, sedangakan pintu keluar untuk

barang yang jadi,faktur dikirim ke apotek-apotek. Didepan

gudang wajib ditempelkan dena apardan pest control. Pest

control adalah aktifitas pencegahan seranga, tikus dan

sejenisnya yang jika tidak dilakukan dapat menyebabkan

kerusakan pada barang baik secara fisik maupun kualitas serta

dapat berpengaruh negatif pada kesehatan staf gudang. Pest

control dilakukan oleh perusahaan penyediaan jasa pest control

yang memilki kemampuan didalam bidangnya atau dilakukan

sendiri dengan cara mempersiapkan peralatan penangkap tikus

beserta racunnya dan ditempatkan disetiap pintu masuk atau

keluar.
 Untuk memberi penandaan agar penyimpanan produk

tidak melebihi garis maka dibuat markas (pembatas). Pintu

masuk dan keluar gudang terdapat masing-masing satu

gembok/kunci. Kunci gudang dipegang oleh kepala gudang

apoteker penanggung jawab (APJ). Yang boleh masuk

kedalam gudang hanya petugas gudang dan apoteker

penanggung jawab (APJ) di TSJ (Tri Sapta Jaya), maka harus

mendapat izin terlebih dahulu dari APJ (Apoteker penanggung

jawab). Sedangkan orang luar (bukan anggota Tri Sapta Jaya)

tidak boleh masuk gudang. Yang masuk gudang wajib

mengisih buku tamu yang telah disediakan untuk setiap

harinya. Biasanya gudang buka dari jam 8 sampai jam 4 sore.

Syarat untuk masuk kedalam gudang cukup

menggunakan sepatu tertutup dan helm. Untuk penyususnan

barang TSJ (Tri Sapta Jaya) biasanya menggunakan sistem

locator, jadi setiap obat ada masing-masing locatornya. 1

locator isinya 4-5 item. selain itu, gudang juga dilengkapi

kamera CCTV. Untuk kartu stok juga menggunkan sistem

oracle.

Digudang terdapat beberapa ruang seperti ruang fatur

(ED dekat, recall dan barang rusak), cool room, alkes dan lain-

lain.

a) Cool room
 Pada ruangan cool room digunakan untuk

penyimpanan obat dibawah 250. Untuk ruang cool room

wajib dikalibrasi sekali dalam setahun. Digudang terdapat

2 lantai untuk lantai satu untuk menyimpan consumer,

produk herbal dan ruang cool room. Sedangkan lantai 2

menyimpan cosmetik dan alkes. Pada ruang retur apabila

ada barang yang ED nya sudah dekat (6 bulan), maka

setiap bulan apoteket peanggung jawab di PT Tri Sapta

Jaya wajib mengirim email ke kepala cabang, kepala

gudang dan SPV sales. Jika, ada barang yang sudah ED

atau rusak tidak bisah digunakan lagi maka TSJ (Tri Sapta

Jaya) akan meretur ke pusat dan akan dilakukan

pemusnahan dipusat. Karna cabang tidak boleh melakukan

pemusnahan dicabang.

Setiap barang orderan yang diruangan cool room

harus ada surat pesanan (SP) khususnya barang OKT

wajib memilki surat izin pesanan. Didalam ruangan cool

room ada tempat penyimpanan obat psikotropika yang

tersimpan khusus dilemari OKT, isinya ada 4 yaitu :

1) Zipraz

2) Fortanest

3) Danalgin

4) Cliad
 Untuk penyimpanan didalam cool room 2-8 derajat

celcius, sebaiknya penyimpanan vaksin DPT,TT,DT,

Hepatitis B, DTP-HB tidak diletakkan secara langsung

didepan evaporator untuk menghindari terjadinya

pembekuan.

b) Penyimpanan Obat dan Alkes

Setelah melakukan penerimaan barang atau alat

kesehatan yang telah memenuhi syarat dan sesuai dengan

spesifikasi maka barang atau alat kesehatan di simpan ke

gudang. Luas gudang yaitu 48 x 23 m. Di gudang juga

dilengkapi dengan monitoring suhu yang harus dicatat

yaitu tiap pukul 08.00, 11.00, 14.00, dan pukul 16.00

WIB, pencatatan suhu ini akan diperiksa oleh Badan

POM. Suhu ini akan dapat bermasalah jika suhu tidak

sesuai dengan obat atau barang karena ini akan dapat

mempengaruhi kestabilan obat, khususnya obat-obatan

yang suhunya telah ditetapkan, terutama barang ethical.

Waktu penyimpanan barang / obat hendaklah

diperhatikan petunjuk-petunjuk / syarat-syarat yang telah

ditetapkan untuk menyimpan barang / obat tersebut, agar

tetap stabil dan tidak rusak karena penyimpanan yang

salah, seperti:

1) Sesuai dengan sifat fisika dan kimianya

 2) Sesuai dengan jenisnya

3) Menurut bentuk sediaan

4) Penyusunan barang berdasarkan prinsipal

5) Penyusunan barang berdasarkan sistem FEFO

6) Penyusunan barang di letakkan dalam palet-palet

ditiap locator, berdasarkan nomor abjad.

7) Tiap-tiap palet dan locator barang masing-masing ada

penanggung jawab

8) Barang  yang  rusak atau kemasan penyot

dikembalikan ke gudang dan diletakkan terpisah

9) Barang yang expire date 3 bulan terakhir atau yang

sudah dekat kedaluarsanya ditarik oleh gudang dan

dimusnakan

10) Jangan menyimpan barang / obat-obatan langsung

diatas lantai, dan hindarkan dari cahaya matahari

langsung, karena akan mempercepat kerusakan.

4) Pendistribusian Obat dan Alkes

Barang keluar merupakan permintaan orderan dari

cabang lain, ke Rumah Sakit, Apotek, Toko-toko, dan Mini

Market.

Cara pendistribusian barang di PT. Tri Sapta Jaya antara lain:

a) Outlet bisa memesan barang langsung melalui via telephone

kepada ECC
b) Salesman yang berkunjung langsung ke outlet untuk

melakukan orderan, lalu salesman mengirimkan orderan

dari outlet kepada ECC melalui PDA yang telah diprogam

pada handphone salesman. Pemesanan barang-barang

PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan

obat psikotropika harus menggunakan Surat Pesanan

khusus.

c) Lalu bagian ECC mengentry orderan di komputer, hasil

entrynya berupa Surat Orderan (SO)

d) Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis

data pesanan yang telah di entry oleh ECC akan langsung

ke gudang

e) Apabila pending, ditanda tangani supervisor baru dibawa ke

ABM/KSA kemudian kebagian Aproved. Apabila order

langsung ditanda tangani DSS ETH baru kebagian

Aproved.

f) Data proses mengimput SO (sales Order) untuk sampai ke

gudang secara otomatis

g) Dan komputer memproses secara otomatis tentang

ketersediaan barang. Jika barang tidak tersedia maka akan

keluar Surat Pesanan Tidak Terpenuhi yaitu surat yang

dikeluarkan jika barangnya yang diminta sedang habis atau

stok sedang kosong.

 h) Surat Orderan (SO) disebut juga dengan picklist sampai

digudang terdiri dari 2 lampir.

i) Dilakukan picking barang oleh picker

j) Setelah picker selesai melakukan picking barang diletakkan

di masing-masing tempat, ada yang dalam kota dan luar

kota, dan diselipkan copy picklist untuk proses pengecekan

barang

k) Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk

difakturkan dan ditanda tangani oleh apoteker

l) Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no

batch, kadar, jumlah barang, dan outlet yang dituju.

5) Pendistribusian kanvas

Orderan dilakukan melalui salesman yang keluar kota

dengan menggunakan mobil box. Adapun tata cara

pendistribusian kanvas antara lain:

a) Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana

kanvas yaitu beberapa banyak barang yang akan dibawa

b) Jika ada pemesanan diluar kota maka salesman memfax ke

Enseval cabang untuk pengiriman barang

c) Biasanya barang-barang didistribusikan oleh kanvas adalah

barang-barang kosmetik, makanan dan minuman

d) Kanvas dimulai hari senin dan kembali hari jum’at sore.

6) Pengiriman barang
 Pengiriman barang dilakukan oleh tim expedisi. Adapun

cara pengiriman barang yang dilakuakan antara lain:

a) Setelah faktur tercetak maka admin expedisi membuat surat

jalan untuk tim expedisi ( driver atau loper)

b) Kemudian tim expedisi mengambil barang ke gudang yang

sesuai dengan faktur outlet

c) Kemudian tim expedisi mengantar barang ke outlet

d) Setelah barang diserahkan, faktur ditanda tangani dan

distempel oleh outlet. Jika outlet memesan barang secara

kredit maka faktur yang bewarna biru diserahkan ke outlet

tetapi bila menggunakan sistem Cash On Delivery (COD)

maka faktur asli diserahkan ke outlet.

e) Kemudian tim expedisi kembali ke PT. Enseval Putera

Megatrading, Tbk dengan membawa sisa fakturnya dan

diserahkan ke bagian Administrasi expedisi untuk

dicocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus

kembali dihari yang sama.

f) Untuk pengiriman barang keluar kota, lama pengiriman

pesanan 1 hari setelah pemesanan. Jika ada outlet yang

membutuhkan barang dalam waktu yang cepat, maka

pengiriman menggunakan jasa pengiriman travel dengan

biaya ditanggung oleh PT.Tri Sapta Jaya / outlet.

7) Mekanisme pembayaran
Sistem pembayaran ada beberapa macam:

a) Tunai (sebuah sistem pembayaran yang dilakukan

menggunakan batas waktu pembayaran 3 hari)

b) Kredit

Pola pembayaran kredit terbagi:

1) Kredit 7 hari

2) Kredit 14 hari

3) Kredit 21 hari

4) Kredit 30 hari

c) COD (Cash on Delivery) yaitu pembayaran langsung

d) Tender (biasanya dengan harga yang lebih murah dari harga

penjualan biasa).