MANAJEMEN

OPERASIONAL APOTEK
Klp I:
Anny Afryanti 1601002
Feryana Enfu Go 160100
Heryanti 160100
Restye S.C 1601017
Yurika R. P. 160102
Definisi
 Sebagai pedagang eceran, Apotek dalam melakukan proses
pengadaan dan pendistribusian dari supplier kepada konsumen,
memiliki 5 fungsi kegiatan yaitu kegiatan: 1)pembelian barang,
2) penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di
gudang (warehouse), 3) pelayanan dan penjualan (sales and
service), 4) pencatatan atau pembukuan (accounting) dan 5)
pengevaluasian dan pengendalian (evaluating and controlling)
atas pencapaian kinerja operasional dan keuangannya.

 Manajemen operasional apotek adalah tata cara mengelola

fungsi-fungsi manajemen dalam menyusun rencana kerja dan
anggaran pendapatan apotek
TUJUAN

 Untuk menjadikan APA dapat memahami tentang tata cara mengelola

Apotek yang dapat menguntungkan dan membantu pemerintah dalam
menjaga mutu sediaan farmasi sesuai dengan ketentuan farmakope
serta mengendalikan penyerahan dan penggunaan obat oleh
masyarakat.
 Struktur
Organisasi APA
Apotek yang
Ideal
Fungsi keuangan

Fungsi Fungsi
Fungsi Gudang Fungsi Penjualan
Pembelian Pembukuan

Adm.
Juru Resep Kas/Bank
Adm.
pembelian
Adm.
penjualan

Adm. Pajak

Adm. Inkaso

Juru Tagih
Deskripsi Pekerjaan
Apoteker Pengelola Apotek (APA)- Apoteker
Tugas :
Membuat visi & misi
Membuat strategi, kebijakan, program kerja dan sasarannya
Membuat dan menetapkan peraturan dan SOP di setiap fungsi kegiatan di
Apotek
Membuat dan menentukan standar format evaluasi (form record) pada
setiap fungsi kegiatandi Apotek
Membuat sistim pengawasan dan pengendalian SOP dan program kerja
pada setiap fungsi kegiatan di Apotek
Wewenang dan Tanggung Jawab:
Menetukan arah terhadap seluruh kegiatan
Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan
Mengawasi pelaksanaan SOP dan program kerja
Bertanggung jawab terhadap kenerja yang diperoleh
Fungsi Pembelian (AA)
Tugas
Mendata kebutuhan barang
Membuat kebutuhan pareto barang
Mendata pemasok (supplier)
Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali
ada ketentuan lain dari APA
Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier
Wewenang dan Tanggung Jawab
Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran
dengan supplier
Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang

Fungsi gudang (AA)

Tugas
Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan fisik barang
Menata, merawat dan menjagakelengkapan barang
Wewenang dan Tanggung
menerimah dan mengeluarkan barang
Menata dan menjaga keamanan barang
Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak digudang.
Fungsi penjualan dan pelayanan (asisten apoteker)
Tugas
Melakukan penjualan dengan harga yang telah di tetapkan
Menjaga kenyamanan ruang tunggu
Melayani konsumen dengan ramah, santun
Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
Membina hubungan baik dengan pelanggan
Wewenang dan tanggung jawab
Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenang
Memberi insentif sesuai dengan matriks wewenang
Menjaga dan memelihara kebersihan ,keamanan barang display
Bertanggung jawab terhadap terhadap kenyamanan ruang tunggu dan
fasilitas lain
Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen
Fungsi Keuangan (Kasir)
Tugas
Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan
Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya
sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujjui APA
Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan,
kerusakan uang dan surat berharga lainnya
Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
Wewenang dan tanggung jawab :
Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran
uang dan surat berharga lainnya
Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
Fungsi Pembukuan (Tata Usaha)
Tugas
Mengumpukkan, mencatat, melaporkan, dan mengarsipkan
laporan dengan benar dan tepat waktu
Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen
Mengawasi pelaksanaan SOP dan peraturan yang telah
ditetapkan
Wewenang dan Tanggung jawab
Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian,
penyimpanan (barang, uang) dan penjualan
Mengawasi pelaksanaan sistim di seluruh kegiatan
Bertanggung jawab terhadap kebenaran isi laporan dan ketepatan
waktu penyajian laporan keuangan
Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen
Standar Operasional Prosedur

SOP dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kesalahan prosedur dari yang

seharusnya dikerjakan dalam mengerjakan suatu pekerjaan.

SOP adalah tata cara prosedur operasional yang ditetapkan dan digunakan
dalam melaksanankan aktivitas pekerjaan pada suatu fungsi kegiatan untuk
mencapai tujuan.
SOP Pengelolaan Pembelian
Tahapan SOP Pembelian
Tahap 1: Pengiriman daftar kebutuhan
Tahap 2: Penyiapan defecta
Tahap 3: Perencanaan dan pembelian
Tahap 4: Pemeriksaan dan penerimaan barang
Tahap 5: Pemerikasaan faktur
Tahap 6: Pembukuan
Lnj...
 Sasaran
Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)
Dapat melayani kebutuhan konsumen
 Indikator
Harga Pokok Penjualan
 Jika HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (Apotek pesaing), maka pembelian
berfungsi dengan baik
 Jika HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (Apotek pesaing), maka pembelian
tidak berfungsi dengan baik
Service Level
 Jika service level > dari tahun lalu, maka pembelian berfungsi dengan baik
 Jika service level < dari tahun lalu, maka pembelian tidak brfungsi dengan baik
 Kulaifikasi (persyaratan) pada fungsi pembelian, harus:
Didukung oleh kondisi keuangan yang likuid (likuiditas >1 kali)
Petugasnya harus memiliki:
 Kepandaian membaca situasi mengenai gejolak harga barang
 Kepandaian dalam bernegosiasi dengan supplier
 Data pareto kebutuhan barang
 Data pareto pemasok dan sumber pemasok lainnya
 Data record supplier pareto dan kondisi diskonnya
Faktor pertimbangan pembelian
barang
Kondisi keuangan
Jenis barang yang dibutuhkan
Jumlah kebutuhan barang
Jarak Apotek dengan supplier
Kondisi sosial-politik
Tanggal kadaluarsa
Kondisi gudang:
Kapasitas gudang
Sarana tempat menyimpan obat
SOP Pengelolaan Gudang
Tahapan SOP pengelolaan, penerimaan, penyimpanan, pengeluaran
barang
Tahap 1: Penerimaan barang
Tahap 2: Penyerahan barang
Tahap 3: Pembuatan laporan mutasi barang
Tahap 4: Perhitungan stok barang
Sasaran: mencegah kehilangan dan kerusakan barang
Indikator
Jika tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0%, maka gudang berfungsi
dengan baik
Jika tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0%, maka gudang tidak
berfungsi dengan baik
Kualifikasinya antara lain yaitu memiliki:
Petugas gudang yang mempunyai
 Sifat disiplin dalam menjaga keamanan dan kebersihan barang
 Pengetahuan tentang produk, agar dapat menyimpan sesuai dengan sifat dan fungsi
barang serta peraturan yang berlaku
 Seni dalam menata barang sehingga dapat memudahkan proses penyimpanan dan
pengeluaran barang
 Data form record mengenai barang yang rusak dan hilang

Gudang mempunyai:
Ukuran, tidak terlalu lebar atau tidak terlalu sempit
Fisiknya kokoh, sesuai persyaratan keamanan dan kenyamanan
Rak obat, kulkas, lemari narkotik dan perlengkapan lainnya.
SOP Pelayanan dan Penjualan
Tahapan SOP pelayanan dan penjualan
Tahap 1: Penyapaan awal (first greeting)
Tahap 2: Penyiapan dan pemeriksaan obat
Tahap 3: Penyerahan obat
Tahap 4: Penyapaan akhir
Tahap 5: Penyerahan uang dan laporan penjualan
Sasaran
Memberikan kepuasan kepada konsumen
Meningkatkan jumlah penjualan
Indikator
Jumlah omzet
 Jika jumlah omzetnya > dari tahun lalu(Apotek pesaing) maka fungsi pelayanan berjalan
dengan baik
 Jika omzetnya < dari tahun lalu (Apotek pesaing) maka fungsi pelayanan tidak berfungsi
dengan baik
Jumlah keluhan
 Jika jumlah keluhan =0%, maka pelayanan berfungsi dengan baik
 Jika jumlah keluhan >0% , maka fungsi pelayanan tidak berjalan dengan baik
Lnjtn…
Kualifikasi:
Memiliki petugas yang:
Cekatan dan terampil, agar pelayanannya cepat
Ramah, santun dan informatif
Tanggap, cepat menangani keluhan dan memberikan alternatif solusi cara
memperoleh obat yang dibutuhkan konsumen
Memiliki data form record mengenai:
Data jumlah keluhan obat
Data perolehan penjualan
Data penolakan resep
Persediaan barang yang lengkap dan harga relatif terjangkau
Ruang tunggunya nyaman dan menyenangkan
SOP PENGELOLAAN KEUANGAN
Tahapan:
Tahap 1: Tahap penerimaan kas/ setara kas
Tahap 2: Peneyerahan atau pengeluaran kas/setara kas
Tahap 3: Laporan mutasi kas/ setara kas
Tahap 4: Perhitungan stok kas/setara kas
Sasaran:
Mencegah kehilangan (kecurian)
Mencegah kerusakan

Indikator
Jika tingkat kehilangan/ kerusakan kas/setara kas=0% , maka fungsi
keuangan berfungsi dengan baik
Jika tingkat kehilangan/kerusakan kas/ setara kas > 0%, maka fungsi
keuangan tidak berfungsi dengan baik
Kualifikasi (Persyaratan) nya antara lain yaitu:
Petugas yang:
Jujur dan disiplin
Berpendidikan minimal D3 ekonomi
Ruangan yang:
Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan
Memiliki form record mengenai:
Data kehilangan/kerusakan uang dan surat berharga
lainnya
Data kekurangan /kelebihan setor kasir
SOP Pengelolaan Piutang
Tahapan:
Tahap 1: penyerahan faktur tagihan ke adm, inkaso
Tahap 2: penyerahan faktur tagihan dari adm. Inkaso ke juru tagih
Tahap 3: penyerahan faktur dari juru tagih ke pelanggan
Tahap 4: penyetoran dan pelaporan uang hasil tagihan
Tahap 5: klasifikasi piutang ke pelanggan

Sasaran
Mencegah kehilangan faktur dan pencurian uang hasil tagihan

Indikator
Jika tingkat kehilangan faktur=0%, maka adm. Inkaso berfungsi dengan baik
Jika tingkat kehilangan faktur > 0%, maka adm inkaso tidak berfungsi dengan
baik.
Lnjtn…
Kualifikasi petugas antara lain yang memiliki:
Petugas yang:
Jujur dan disiplin
Berpendidikan minimal D3 ekonomi

Ruangan yang:
Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan
Punya alat penyimpanan (brankas)

Memiliki form record mengenai:

Data kehilangan yang umur piutangnya > 2 bulan
SOP Pembayaran Hutang Dagang
Tahapan
Tahap 1: Penyerahan SP ke distributor
Tahap 2: Pengiriman barang dari distributor ke Apotek
Tahap 3: Pembukuan hutang dagang di TU adm. Hutang
Tahap 4: Penyiapan pembayaran hutang dagang
Tahap 5: Pembayaran hutang dagang ke distributor\

Sasaran
Mencegah doble pembayaran

Indikator
Jika jumlah hutang dagang di kartu hutang = jumlah nilai faktur, maka fungsi
keuangan berfungsi dengan baik
Jika jumlah hutang dagang di kartu hutang ≠ jumlah nilai faktur, maka fungsi
keuangan tidak berfungsi dengan baik
Lnjtn…
Kualifikasi petugas antara lain yang memiliki:
Petugas yang:
Jujur dan disiplin
Berpendidikan minimal D3 ekonomi

Ruanagn yang:
Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan
Punya alat penyimpanan

Memiliki form record mengenai:

Data pembayaran hutang dagang per bulan
Data kehilanag faktur
SOP Pengelolaan Pembukuan
Tahapan:
Tahap 1: pengumpulan laporan data transaksi (jurnal)
Tahap 2: pemindahan dan pencocokan
Tahap 3: penyusunan, pengiriman, pengarsipan laporan

Sasaran
Menyiapkan laporan tepat waktu (sesuai dengan target)
Menyiapkan laporan tepat isi (sesuai dengan nilai aset)

Indikator
Laporan yang dapat diselesaikan tepat waktu
Tingkat kesalahan antara fisik aset dengan laporan 0%
Lnjtn…
Kualifikasinya antara lain yaitu memiliki:
Sistim pembukuan mengenai:
Standar prosedur operasional pada setiap fungsi
Standar format dokumen pencatatan dan pelaporan yang berlaku pada
setiap fungsi kegiatan

Ruangan yang aman dan nyaman

Sarana pendukung:
Sistim informasi yang terintegrasi
Sarana komputer
Lemari arsip

Petugas yang mempunyai:

Sifat jujur dan disiplin dalam melaksanakan pekerjaannya
Pendidikan akuntansi minimal D3
Data form record penyelesaian laporan (time tabel)