Kelompok 8:
Ali Muhammad S
1206312800
Grace Natalia
1206313141
Michelle Gozal
1206313362
Suci Trisnaeni
1206313766
Willy hermawan
1206313873
Yessica lisyana
1106153580
Yiska Nathasa
1206313892
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah
berjudul Organisasi dan Sumber daya Manusia di Apotek. Makalah ini disusun
dalam rangka pemenuhan tugas Manajemen Farmasi dan Komunitas.
Makalah ini berisi tentang apotek, organisasi di apotek, sumber daya manusia
di apotek beserta tugas dan tanggung jawabnya, serta sistem operasional yang ada
dalam pengelolaan apotek.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini
namun penulis berharap makalah ini dapat berguna bagi setiap pembaca.
Tim Penulis,
2012
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
BAB 2 ISI
2.1 Apotek
10
13
13
18
21
26
28
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan
32
3.2 Saran
32
DAFTAR PUSTAKA
33
BAB 1
PENDAHULUAN
1.2
Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang digunakan dalam makalah ini adalah:
1.3
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan makalah ini, yaitu memberikan gambaran kepada
1.4
Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah kali ini, penulis menggunakan metode studi
1.5
Sistematika Penulisan
Makalah ini terdiri dari tiga bab, bab I yaitu bab pendahuluan yang berisi
BAB 2
ISI
2.1
Apotek
2.1.1
Pengertian Apotek
Menurut PP No.51 tahun 2009, apotek adalah sarana pelayanan
2.1.2
farmasi
yang
melaksanakan
peracikan
pengubahan
bentuk,
2.1.3
Manajemen Fungsi
Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-
description), sistem operasional yang berlaku pada setiap fungsi, dan sistem
pengawasan internal.
Planning
Controlling
FUNGSI-
Organizing
FUNGSI
MANAJEMEN
Actuating
2.2
terdapat dalam suatu organisasi. Seorang APA harus dapat memprediksi dan
membentuk struktur organisasi di apotek, disertai dengan uraian fungsi dan tugas
serta wewenang dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar dapat mengetahui
kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana yang dapat
melaksanakan fungsi kegiatan tersebut, sehingga apotek dapat beroperasi sesuai
dengan rencana.
2.2.1
APA (Apoteker)
Fungsi
Pembelian
(AA)
Fungsi
Gudang (AA)
Fungsi
Penjualan (AA)
Asisten Apoteker
Juru
Resep
Fungsi
Keuangan
Adm
Pemb
Fungsi
Pembukuan
Adm
Penj
Adm
K/B
Adm
Pajak
2.2.2
Apoteker Penanggungjawab
Apotek (A.P.A)
Kasir Besar
TU
Asisten Kepala
pagi
sore
Kepala Regu I
Kepala Regu II
Asisten Apoteker
Asisten Apoteker
Juru resep
Kasir / H.V
Juru resep
Kasir / H.V
Pesuru
h
Pesuru
h
Gudang
Keterangan :
1.
2.
Asisten Kepala merangkap sebagai Kepala Regu I atau Kepala Regu II, membawahi 1 orang
juru resep dan 1 orang kasir depan yang merangkap uga sebagai penjual obat bebas (H.V)
serta 1 orang tenaga kasar (pesuruh).
2.2.3
1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang hendak dicapai melalui kerja sama
yang teratur dan kontinu antara karyawan yang bersangkutan. Sebagai
konsekuensinya, untuk mencapai tujuan tersebut harus ada kesatuan pimpinan
(Unity of Command and Unity of Direction)
2. Ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen.
3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang.
4. Melimpahkan tanggung jawab dan tugas secara tepat dan jelas.
5. Menyusun organisasi dengan mengikuti garis tata hubungan bawah-atasan,
dimulai dari bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi
6. Pimpinan wajib mengawasi perintah-perintahnya secara organisasional dan
merupakan hubungan integral dari kehidupan organisasi.
7. Beberapa asas harus dipenuhi seperti :
a. Asas tahu diri, yaitu masing-masing warga sadar dan tahu tempatnya di
dalam organisasi dan berpegang teguh pada posisinya.
b. Asas kontinuitas, yaitu tugas tetap berjalan meskipun ada seseorang yang
sakit, cuti dan sebagainya.
c. Asas komunikasi, yaitu adanya pertukaran informasi antara bagian di
dalam organisasi.
d. Asas koordinasi, yaitu merupakan pelengkap dari asas pembagian kerja.
e. Asas saling asuh antar bagian, yaitu dicegah adanya rasa lebih penting
dari bagiannya terhadap bagian lain. Hal ini sangat penting didalam
organisasi yang operasinya kompleks.
f. Asas kehayatan, dimaksudkan seolah-olah organisasi itu hidup atau
berhayat. Setiap warganya segera mengatasi keadaan bila terjadi
hambatan atau terjadi rangsangan.
Pekerjaan Kefarmasian
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari apoteker dan tenaga teknis
kefarmasian. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker
dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker, sedangkan tenaga teknis
kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan
kefarmasian, yang terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis
farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Dalam menjalankan
pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kefarmasian (seperti apotek),
apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau tenaga teknis
kefarmasian. Berikut ini adalah kewenangan apoteker:
1. Mengangkat seorang apoteker pendamping yang memiliki SIPA;
2. Mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama komponen
aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter dan/ataupasien;
dan
3. Menyerahkan obat keras, narkotika dan psikotropika kepada masyarakat atas
resep dari dokter sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilaksanakan oleh
Apoteker.
2.3.2
2.3.3
Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi
tumpang-tindih kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang tidak
terselesaikan karena tidak jelas penanggung jawabnya.
Berikut ini pembagian deskripsi pekerjaan personel-personel di apotek:
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apoteker
Fungsi dan Tugas APA :
a. Membuat visi dan misi apotek
b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja yang akan dijalankan
c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Sistem Prosedur
Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek
d. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja
pada setiap fungsi kegiatan di apotek
Wewenang dan Tanggung Jawab APA:
a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan
b. Menentukan sistem atau peraturan yang akan digunakan
c. Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja
d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh
b. Memberikan
insentif
kepada
pelanggan
sesuai
dengan
matriks
wewenangnya
c. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat
di fungsi penjualan
d. Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas
konsumen lainnya
e. Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
f. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen
5. Fungsi Keuangan
Fungsi dan Tugas:
a. Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan
b. Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai
dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA
c. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan
uang dan surat berharga lainnya
d. Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang
dan surat berharga lainnya
b. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
c. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
6. Fungsi Pembukuan Tata Usaha (TU)
Fungsi dan Tugas:
a. Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan
benar dan tepat waktu
b. Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari
resiko kehilangan atau kerusakan
c. Mengawasi pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan
yang ada di apotek
Wewenang dan Tanggung Jawab:
2.4
Sistem Operasional
Sistem adalah cara-cara untuk menjalankan suatu kegiatan. Jadi sistem
operasional apotek adalah tata cara yang ditetapkan dan digunakan dalam
melaksanakan suatu fungsi kegiatan di apotek. Sistem ini menjadi peraturan
(standar) yang wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan
fungsi dan tugasnya masing-masing.
2.4.1
Sistem Pembelian
a. Diagram
Lap HD
Fungsi Tata
Usaha
APA
Lap HD
SP
5
Fungsi
Penjualan
OL
defecta
Fungsi
Gudang
Fungsi
Pembelian
Barang
Faktur / SP
Supplier
(Pemasok)
SP
Nama
Supplier
Faktur
Komersial
Faktur Pajak
Jumlah Rp
Keterangan
1
2
3
4
5
6
7
Dst
Jml
Tabel 2. Kartu Hutang
Nama Supplier :
Alamat/No.telepon :
Tanggal
Debet
Kredit
Saldo
Keterangan
c. Sasaran
1. Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)
2. Dapat melayani kebutuhan konsumen (masuk resep-keluar obat)
Nama Supplier
Nama Barang
Diskon
Kredit
dst
Tabel 4. Data Perolehan HPP
Tahun : ........
TW Omzet (Rp)
000,I
250.000
II
300.000
III 300.000
IV 200.000
1.050.000
HPP
%HPP
200.000
240.000
240.000
160.000
840.000
80.00
80.00
80.00
80.00
80.00
HPP
(%) Keterangan
tahun lalu
75.00
Tidak efisien
75.00
75.00
75.00
75.00
Tidak efisien
R/
Item
Dari Dokter
Penyebab
e. Indikator :
1. Harga Pokok Penjualan (HPP)
Bila HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (HPP apotek pesaing)
maka pembelian berfungsi dengan baik
Bila HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (apotek pesaing) maka
pembelian tidak berfungsi dengan baik
Bila jumlah resep yang ditolak < dari jumlah penolakan tahun lalu maka
pembelian berfungsi dengan baik
Bila jumlah resep yang ditolak > dari jumlah penolakan tahun lalu maka
pembelian tidak berfungsi dengan baik
Kondisi sosial politik yang tidak stabil, masyarakat lebih suka menyimpan
uangnya di bank. Untuk mencegah turunnya nilai uang, membeli dalam
jumlah besar dapat dipertimbangkan
6. Kondisi gudang
a. Kapasitas (ukuran luas) gudang: pembelian barang dalam jumlah besar
yang tidak disesuaikan dengan kapasitas gudang, penyimpanan barang
menjadi tidak baik (mudah rusak) dan rawan kehilangan.
b. Sarana tempat menyimpan obat: harus sesuai dengan sifat obat dan
peraturan yang berlaku seperti: lemari khusus narkotika, kulkas untuk
vaksin, suppositoria, ovula, lemari untuk bahan semi solid (salep)
7. Tanggal daluarsa
Batas tanggal daluarsa obat yang pendek (<1 tahun) memiliki resikpo
kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus ada garansi dari
supplier tentang batas maksimal (paling lambat) daluarsa, misalnya paling
lambat 6 bulan sebelum batas tanggal daluarsa, dapat ditukar dengan obat
yang baru.
2.4.2
Sistem gudang
a. Diagram
2 OL
1 Fak/SP
Pemasok
Fungsi
Fungsi
(supplier)
Gudang
Penjualan
Barang
Barang
Klarifikasi
Hasil
Klarifikasi
Hutang
Dagang
Penjualan
Fungsi
Tata Usaha
c. Sasaran
Mencegah kehilangan dan kerusakan barang
Nama
Satuan
Jumlah
Rupiah
Penyebab
e. Indikator :
1. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0% (< dibandingkan dengan
tahun lalu) maka gudang berfungsi dengan baik
2. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0% (> dibandingkan dengan
tahun lalu) maka gudang tidak berfungsi dengan baik
2.4.3
a. Diagram
1 uang
5
Fungsi
Keuangan
Uang
Fungsi Penjualan
2
Resep
konsumen
No.Resep
CR
SR
Fungsi Tata
Usaha
Penyiapan
5
Pemeriksaan
3 Obat
Penyerahan
konsumen
4 No.Resep
Paraf
Nama Petugas
Keterangan
kepada fungsi
keuangan
b. Membuat dan mengirimkan laporan penjualan harian (Sales reportSR) kepada fungsi TU
Nark
Psiko
OTC
produk
Gen
Paten
Alk
Rp
0001
Total
Rp Rp
R/
0002
0002
0003
0003
0004
0004
Dst
Dst
Kasir Penjualan
(Ny. Ami)
Bagian Keuangan
(Ny.Rizka)
Kepala keuangan
c. Sasaran:
1. memberikan kepuasan kepada konsumen
2. meningkatkan jumlah penjualan
Penyebab
Solusi
Sasaran
Tunai
1
2
dst
jml
Kredit
Total (A)
Realisasi
Tunai
Kredit
Total (B)
%
B/A
Item
Dari dokter
Penyebab
1
2
Jml
e. Indikator
1. Jumlah keluhan
Bila jumlah keluhan > 0 % ( > dibandingkan dengan jumlah tahun lalu),
maka pelayanan berfungsi tidak baik
2. Jumlah omset
Bila omzetnya > dari tahun lalu ( > dibandingkan dengan apotek
pesaing), maka pelayanan berfungsi dengan baik
Bila omzetnya < dari tahun lalu ( < dibandingkan dengan apotek
pesaing), maka pelayanan tidak berfungsi dengan baik
2.4.4
a. Diagram
Fungsi Tata Usaha
Konfirmasi
Penjualan
Konfirmasi
Hutang
Rekon Bank
3
Saldo K/B
1 CR
Pemasok
Fungsi Keuangan
Fungsi Penjualan
Juru tagih
2 Faktur
Nota inkaso
Biaya tetap
c. Sasaran :
1. Mencegah kehilangan (kecurian)
2. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)
Des
Jml
kehilangan
kerusakan
+/- setoran
Ket
e. Indikator :
1. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainnya = 0%,
(< dibandingkan dengan tahun lalu), maka fungsi keuangan : berfungsi
dengan baik.
2. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainya > 0%
(> dibandingkan dengan tahun lalu),maka fungsi keuangan : tidak berfungsi
dengan baik.
Fungsi
Pembelian
Administ
Pembelian
Lap. Pembelian
Faktur / SP
Lap.Hut-Dag
Lap.L/R
Tata Usaha
Neraca
Cashflow
Fungsi
Penjualan
Lap.penj T/K
Administ
Penjualan
Lap.penj T/K
Lap.Piut-Dag
Ratio
c. Sasaran :
1.
2.
L/R
Neraca
Cash
Flow
Pajak
Saldo
hutang
Saldo piutang
Jan
Feb
Mar
Des
e. Indikator :
1. Laporan dapat diselesaikan tepat waktu
Bila penyelesaian laporan > lama dari tanggal yang ditetapkan, maka TU
: tidak berfungsi dengan baik
Bila penyelesaian laporan > cepat dari tanggal yang ditetapkan, maka TU
: berfungsi dengan baik
BAB 3
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
3.2
Saran
Pengelolaan organisasi dan Sumber Daya Apotek masih memiliki banyak
kekurangan, oleh sebab itu diperlukan sistem yang lebih baik agar pengelolaannya
dapat lebih baik. Makalah ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh sebab itu
masih dibutuhkan tambahan dan perbaikan untuk menambah informasi yang dapat
diberikan kepada pembaca.
DAFTAR PUSTAKA