Manajemen Gudang Obat

Published : 07.20 Author : pkmgunungmegang.blogspot.com

Manajemen Pergudangan

Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu bagian dari sistem suplai obat.
Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan, dan berfungsi
mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran permintaan dan keamanan
persediaan.

Fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain
dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan
secara tepat.

Efisiensi Gudang

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas gudang diperlukan :

· penggunaan ruangan yang ada secara optimal untuk penyimpanan dan mengurangi penggunaan
ruangan untuk barang yang seharusnya tidak disimpan di gudang.

· mengurangi kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia/barang yang tidak berguna
selama proses penyimpanan, pelayanan distribusi atau kegiatan lain.

· meningkatkan kenyamanan bagi karyawan selama bekerja di gudang

· mengurangi kegiatan dan biaya pemeliharaan yang tidak perlu, mengingat biaya pengelolaan
yang tersedia terbatas

Indeks Efisensi Gudang

Jumlah obat dan perbekalan farmasi yang disimpan di gudang semakin lama semakin meningkat
baik dalam jenis maupun jumlahnya. Agar memberikan dampak positip pada distribusi dan
pelayanan, maka perlu diupayakan cara penyimpanan yang seefektif dan seefisien mungkin. Hal
ini menyebabkan masalah pergudangan harus ditangani dengan baik dan menuntut adanya
parameter atau kriteria penyimpanan di gudang.

Parameter yang disebut Indeks Efisiensi dimaksudkan untuk memberikan perbandingan dari
berbagai sistem penyimpanan atau pergudangan.

Hal ini untuk membantu menemukan sistem pergudangan yang optimal, untuk menyimpan
sejumlah barang yang ada dengan gambaran perputaran yang telah diketahui dan persyaratan
yang telah ditentukan.
Bentuk perbandingan yang ada hanya berkaitan dengan fungsi gudang dalam arti tempat
penyimpanan barang yang akan jumlah dan/atau nilainya. Area fungsional yang berdekatan,
yang pada suatu saat akan membentuk suatu sistem integral dengan gudang tersebut tidak
diperhitungkan. Sebagai contoh area semacam ini adalah tempat barang yang masuk/datang
dimana barang tersebut diperiksa pada saat diterima.

Pada perbandingan tersebut, diasumsikan bahwa barang dimasukkan dan disimpan di gudang
dengan alat pengangkut yang sesuai seperti sebuah pallet atau wadah. Pengangkut barang ini
harus serupa untuk seluruh ruang gudang, dan digunakan secara optimal.

Definisi dari indeks berikut ini dibuat untuk pemanfaatan ruangan yaitu :

a. Penggunaan area ruangan yang dinyatakan dalam persen ( % )

Luas area yang ditempati barang

——————————————– x 100

Area gudang

Angka ini menggambarkan penggunaan area gudang yang tersedia secara maksimum.

Luas area gudang dalam m2 adalah seluruh bangunan dikurangi dengan :

· area bangunan seperti dinding, tiang dan lain-lain

· area tambahan seperti jalan, tangga, ruang cuci, toilet dan lain-lain

· area untuk berkumpul seperti ruangan karyawan, kantin dan lain-lain

· area efektif lainnya seperti ruang penerimaan barang, pengepakan dan lain-lain

· area penunjang gudang

b. Penggunaan volume ruangan yang dinyatakan dalam persen ( % )

Volume gudang yang ditempati barang

————————————————— x 100

Total ruangan gudang

Angka ini menggambarkan penggunaan ruangan gudang yang tersedia.

· Luas area yang ditempati (m2) = proyeksi bidang vertikal dari seluruh wadah pada satu tingkat
/ lantai

· Total ruangan gudang (m3) = luas bidang gudang x tinggi ruangan

c. Faktor pemanfaatan ruang yang dinyatakan dalam m3/m2

Jumlah volume yang ditempati barang

————————————————— x 100
Luas area gudang

· Volume gudang yang dipakai untuk penyimpanan (m3) = Bidang yang terpakai x tinggi
maksimal yang masih diizinkan dari unit penyimpanan x jumlah wadah dalam gudang

d. Waktu pengambilan barang tercepat yang dinyatakan dalam menit

Angka ini menyatakan rata-rata waktu tercepat untuk pengambilan barang yang diinginkan dari
gudang dalam 1 (satu) jam.

e. Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 (satu) jam

Banyaknya barang yang dimungkinkan diambil dalam waktu 1 (satu) jam, dengan
memperhatikan kondisi sekelilingnya.

f. Biaya investasi untuk setiap penyimpanan

Angka ini menunjukkan perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan untuk setiap (m2)
barang yang akan disimpan. Gambaran tidak dapat diberikan secara mutlak, tetapi hanya
merupakan rasio yang berkaitan dengan sebuah gudang dengan penataan rak dengan ketinggian
tertentu dengan sejumlah tempat meletakkan barang pada gudang kerangka. Perlu dimasukkan
biaya membangun dan harga peralatan serta biaya sumber daya organisasi (tidak termasuk
tanah).
Meningkatkan Efisiensi

Efisiensi kerja di gudang dapat ditingkatkan melalui :

a. memanfaatkan penggunaan ruang gudang yang tersedia dan ruangan lain secara maksimum

b. memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan memanfaatkan tinggi ruangan
dengan tetap memperhatikan ketentuan penumpukan barang

c. pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa sehingga arus barang /
karyawan menjadi lebih cepat sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mutasi barang menjadi
lebih singkat.

d. Kondisi kerja

Untuk meningkatkan kinerja perlu diperhatikan hal berikut :

· ventilasi yang cukup merupakan faktor penting dalam merancang gudang agar kondisi kerja
dapat lebih baik

· kebersihan ruang kerja

· fasilitas kebersihan

· ruang istirahat

e. Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami serta uraian tugas untuk masing-masing
petugas yang baik merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja

f. Supervisi yang berkesinambungan sehingga semua karyawan mempunyai tanggung jawab

dalam melaksanakan pekerjaan yang pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi

g. Pelatihan baik bersifat manajerial maupun fungsional yang berkesinambungan

Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang dimaksudkan untuk mengoptimalkan

fasilitas penyimpanan. Hal ini tergantung pada keputusan yang diambil pada kegiatan lainnya
dalam sistem suplai obat, perencanaan biaya serta distribusi.

Faktor Yang Berpengaruh Pada Pembuatan Desain Gudang

Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah adanya ketentuan
parameter dan prasyarat untuk mencapai Indeks Efisiensi dan efektifitas yang optimum,
terjaminnya mutu dan jumlah obat untuk pelayanan distribusi.
Faktor yang mempengaruhi desain gudang adalah : kebebasan bergerak, sistematika penyusunan,
kapasitas, kebutuhan ruangan/luas, penyimpanan khusus, biaya, lokasi, sirkulasi udara/cahaya,
pemeliharaan serta keamanan.

a. Kebebasan dan efisiensi gerakan

· gunakan sistem satu lantai

· adanya sekat akan membatasi pengaturan barang. Jika digunakan sekat harus diperhatikan
posisi dinding dan pintu untuk memudahkan gerakan

· luas jalan/gang perlu diperhatikan untuk memudahkan pengambilan obat dan untuk menjamin
sirkulasi udara yang baik

b. Sistematika penyusunan dan ukuran ruang

Penyusunan obat dan perbekalan farmasi lainnya merupakan faktor yang menentukan bagaimana
gudang dirancang, termasuk bagaimana pengelompokan dilakukan.

Pengelompokan berbagai jenis, jumlah, volume dan kondisi penyimpanan khusus, dapat
dilakukan berdasarkan farmakologi, produsen/sumber dana, kelompok farmasetika, atau hal-hal
lain. Misalnya pengaturan dilakukan berdasarkan kelas terapi, indikasi klinis, urutan abjad, dan
atau tingkat pemakaian.

Pengelompokan apapun yang dipakai, harus diperhitungkan dan diupayakan seoptimum mungkin
persentase pemakaian luas dan persentase pemakaian volume ruangan yang terpakai. Pencapaian
angka maksimal dari indeks tersebut dilakukan dengan pengaturan dan penempatan rak dan
penggunaan pallet yang tepat sekaligus akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan
barang.

c. Kapasitas

Setiap gudang mempunyai kapasitas penyimpanan yang maksimum yang dipengaruhi oleh
seberapa besar ruangan yang digunakan untuk kepentingan lain seperti ruang administrasi, ruang
karantina, ruang pelayanan dan lain sebagainya. Setiap gudang mempunyai kondisi dan kegiatan
yang berbeda, tergantung pada lokasi dan pengelolaan gudang atau distribusi di wilayah tersebut.
Keadaan ini berpengaruh terhadap kapasitas yang dapat dimanfaatkan untuk penyimpanan obat.

d. Kebutuhan luas dan volume gudang

Jumlah obat yang akan disimpan tergantung pada rencana pengadaan, rencana kedatangan,
rencana distribusi dan kemungkinan adanya pengembalian perbekalan dari unit pelayanan karena
rusak atau alasan lainnya.

Kebutuhan luas dan volume ruangan yang dapat menampung jumlah maksimum obat dan
perbekalan farmasi dalam waktu yang sama dapat diperkirakan dengan melakukan estimasi
besarnya persentase pemakaian luas dan volume ruangan dan diperhitungkan juga luas dan
volume ruangan yang digunakan untuk keperluan lain.

Perhitungan jumlah maksimum dari obat dan perbekalan farmasi yang akan disimpan harus
memperhatikan pengelompokan, mutasi penerimaan, pengolahan, atau penerimaan yang akan
terjadi serta kenyamanan bekerja dan keamanan selama penyimpanan.

e. First In First Out (FIFO)

Prinsip FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran obat dan perbekalan farmasi merupakan salah
satu faktor penting dalam mendesain gudang. Gudang yang disusun untuk memudahkan proses
FIFO, harus disesuaikan dengan cara penyimpanan yang memungkinkan dilaksanakannya proses
FIFO. Jika prinsip FIFO yang digunakan pada desain gudang adalah dengan menggunakan
sistem rak (masuk belakang, keluar di depan; masuk di kanan keluar di kiri) yang akan berbeda
dengan sistem FIFO yang menggunakan sistem blok (barang ditumpuk pada waktu penerimaan,
kemudian dibalik atau ditumpuk ulang dengan cara menempatkan barang yang di atas menjadi di
bawah). Kebijakan mengenai FIFO akan menentukan desain ruangan dan juga perlengkapan
penyimpanan yang digunakan seperti rak dan pallet serta fasilitas lainnya seperti ventilasi,
cahaya dan sumber daya manusia.

f. Penyimpanan khusus

Beberapa jenis obat memerlukan tempat penyimpanan khusus, termasuk diantaranya vaksin,
narkotika dan bahan obat yang mudah terbakar. Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dengan kunci ganda dan
selalu dalam keadaan terkunci. Kunci harus disimpan oleh APA.

Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya
disimpan pada bangunan yang terpisah dari gudang induk.

g. Biaya

Aspek biaya yang diperhitungkan adalah biaya investasi yang diperlukan untuk membangun
gudang dan biaya operasional yang diperlukan pada saat pemakaian gudang.

Biaya investasi adalah biaya yang digunakan pada pembangunan gedung, serta penyediaan alat
dan perlengkapannya. Sedang biaya operasional adalah untuk merancang penataan penyimpanan
dan pemeliharaan gudang, sehingga biaya ini tidak hanya meliputi biaya pembayaran listrik,
telepon, air, kebersihan dan keamanan akan tetapi juga meliputi biaya yang dibutuhkan akibat
proses penempatan dan pengambilan obat dan perbekalan farmasi selama proses penerimaan,
pengolahan, pengemasan dan penyerahan.

h. Lokasi
Dalam menentukan lokasi gudang perlu dipertimbangkan :

· Lokasi sumber suplai

· Faktor iklim dan geografis yang dapat mempengaruhi jalur distribusi

· Jumlah, tipe dan kapasitas gudang

Tempat untuk mendirikan gudang hendaknya dapat meningkatkan kemampuan dalam

penerimaan, memelihara dan mengirimkan obat ke unit pelayanan kesehatan.

i. Sirkulasi udara dan cahaya

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di
dalam gudang. Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat. Idealnya
dalam gudang terdapat AC, namun biayanya menjadi besar untuk ruang gudang yang luas.
Alternatifnya adalah penggunaan kipas angin yang apabila tidak mencukupi perlu dibuat
ventilasi melalui atap.

Lampu yang dipasang harus diperhatikan, baik kekuatan cahaya maupun letak. Lampu harus
ditempatkan di atas gang atau jalan sehingga tidak terhalang oleh rak/lemari penyimpanan.

a. Pemeliharaan

Ruangan harus dirancang agar mudah dibersihkan

b. Aspek Keamanan

Gudang harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menjamin obat dan perbekalan farmasi
dalam keadaan aman yaitu dalam keadaan terlindung dan terjaga dari faktor-faktor kehilangan,
kerusakan akibat banjir, suhu udara dan kebakaran.

Untuk keperluan ini maka gudang harus dilengkapi dengan pemadam kebakaran yang dipasang
pada tempat yang mudah dijangkau, dan sebaiknya disediakan alarm yang dapat
memberitahukan adanya awal kebakaran.

Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

1. Pengaturan tata ruang

2. Penyusunan stok obat

3. Pencatatan stok obat

4. Pengamatan mutu obat

1. Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan

obat-obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut :
a. Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut :

(1) Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat-sekat karena akan
membatasi pengaturan ruangan.

Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan

(2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata
berdasarkan sistem:

· arus garis lurus

· arus U

· arus L

b. Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup
didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat
sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam
gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas.

Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu
ventilasi melalui atap.

c. Rak dan Pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan
gerakan stok obat.

Penggunaan pallet memberikan keuntungan :

· sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

· peningkatan efisiensi penanganan stok

· dapat menampung obat lebih banyak

· pallet lebih murah dari pada rak

d. Kondisi penyimpanan khusus.

· Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya
aliran listrik.

· Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci.

· Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus,
sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

e. Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dan
lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau.

2. Penyusunan Stok Obat.

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak memungkinkan obat yang
sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

(1) Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang pertama diterima harus
pertama juga digunakan sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya juga diproduksi
lebih awal dan akan kadaluwarsa lebih awal pula.

(2) Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan
teratur.

(3) Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang berjumlah sedikit
tetapi mahal harganya.

(4) Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri
pada tempat yang sesuai.

(5) Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan
untuk pemakaian luar.

(6) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi

(7) Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai
tempat penyimpanan.

(8) Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar,
sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau botol.

(9) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing,
ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus
dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.

(10) Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok agar
obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluwarsa.

3. Pencatatan Stok Obat

Pencatatan dan Kartu Stok

Fungsi :

1). Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak
atau kadaluwarsa)

2). Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang
berasal dari 1 (satu) sumber dana

3). Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

4). Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan-distribusi
dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.

Kegiatan yang harus dilakukan :

1). Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

2). Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

3). Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ daluwarsa ) langsung
dicatat di dalam kartu stok

4). Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Informasi yang didapat :

1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

2) Jumlah obat yang diterima

3) Jumlah obat yang keluar

4) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa

5) Jangka waktu kekosongan obat

Manfaat informasi yang didapat :

1) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.

3) Perencanaan pengadaan dan penggunaan

4) Pengendalian persediaan

a. Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :

(i) Obat dalam jumlah besar ( bulk ) disimpan diatas pallet atau ganjal kayu secara rapi, teratur
dengan memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan
lain-lain).

(ii) Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan
pengeluaran dan perhitungan.

(iii) Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat-obat berat.

(iv) Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang
oleh petugas Penyimpanan.

(v) Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi ( rak, lemari dan lain-lain ).

(vi) Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus.

Contoh : Eter, Film dan lain-lain.

c. Obat-obat disimpan menurut sistem FIFO ( First In First Out ).

d. Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi
penyimpanan.

e. Bagian judul pada kartu Stok diisi dengan dengan :

· Nama obat.

· Kemasan
· Isi kemasan

f. Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut :

(i) Tanggal penerimaan atau pengeluaran.

(ii) Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.

(iii) Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.

(iv) No. Batch/No. Lot.

(v) Tanggal kadaluwarsa

(vi) Jumlah penerimaan

(vii) Jumlah pengeluaran

(viii) Sisa stok

(ix) Paraf petugas yang mengerjakan

Catatan :

Pada akhir bulan sedapat mungkin kartu stok ditutup, sekaligus untuk memeriksa kesesuaian
antara catatan dengan keadaan fisik. Untuk melakukan hal ini maka pada setiap akhir bulan beri
tanda atau garis dengan warna yang berbeda dengan yang biasa digunakan, misalnya warna
merah.

KARTU STOK

Nama Barang : ……………………………..

Kemasan : ……………………………..

Isi Kemasan : ……………………………..

Satuan : ……………………………..

Lokasi : …………………………….
Harga/kemasan : Rp. ………………….

Tanggal
Dokumen
Dari/Kepada
No. Batch/ No. Lot
Kadalu warsa
Penerimaan
Pengeluaran
Sisa Stok
Paraf

4. Pengamatan mutu obat.

Istilah mutu obat dalam pelayanan farmasi berbeda dengan istilah mutu obat secara ilmiah, yang
umumnya dicantumkan dalam buku-buku standard seperti farmakope. Secara teknis, kriteria
mutu obat mencakup identitas, kemurnian, potensi, keseragaman, dan ketersediaan hayatinya.

· Identity. Untuk setiap obat yang dibelanjakan harus dijamin bahwa isi kandungannya benar.
Misalnya saja, bahwa kapsul Amoksisilin 250 mg. harus berisi Amoksisilin murni 250 mg tanpa
tambahan bahan lainnya. Demikian pula halnya dengan kemasan. Bahwa kemasan yang dilabel
sama harus pula berisi obat dengan kandungan yang sama pula.

· Kemurnian. Beberapa jenis obat memang memerlukan bahan tambahan untuk membentuk
sediaan yang dikehendaki. Untuk itu harus dijamin bahwa di dalam sediaan tersebut tidak
terdapat bahan tambahan yang berbahaya atau dapat mengganggu stabilitas obat. Pengemasan
obat yang serampangan (misalnya memasukkan bahan obat ke dalam kapsul melalui proses tidak
steril) akan memberikan risiko kontaminasi bakteri atau jasad renik lainnya. Dalam praktek, kita
sering menjumpai bahwa pusat pelayanan kesehatan primer membuat berbagai jenis pulvis
dalam jumlah besar untuk penyakit tertentu, misalnya ISPA. Dari segi kepraktisan tentu saja
dapat diterima, tetapi dari segi jaminan mutu, hal ini perlu dipertanyakan.

· Potensi. Setiap sediaan obat harus berisi kandungan obat yang sesuai dengan yang tertera dalam
label. Secara teknis umumnya ditetapkan bahwa kandungan obat adalah dalam rentang tertentu.
Sebagai contoh hidroklorotiazide 100 mg bisa saja mengandung hidroklorotiazide sebesar 95 s.d
110 mg. Yang jelas bahwa potensi obat harus tetap sama untuk setiap dosis yang tertera dalam
label.

· Keseragaman. Secara fisik, bentuk, warna, konsistensi, ukuran tablet, kapsul, krim, dan cairan
sebaiknya seragam antara satu dengan lain obat. Meskipun komponen ini tidak mempengaruhi
efikasi dan keamanan obat, tetapi mungkin berpengaruh dalam segi penerimaan oleh pasien,
dokter, maupun farmasis.

· Ketersediaan hayati. Ketersediaan hayati obat mencerminkan kecepatan dan luasnya absorpsi
obat oleh tubuh berdasarkan dosis dan sediaan yang diminum. Ketersediaan hayati obat ini harus
tidak berbeda antara obat generik maupun obat paten untuk isi kandungan yang sama, atau
disebut bioekuivalen. Untuk itu harus dijamin bahwa setiap obat yang dibelanjakan harus
memiliki ketersediaan hayati sesuai dengan standard (informasi mengenai standard ini dapat
diperoleh dari farmakope). Yang jelas, bahwa setiap obat cukup adekuat untuk memberikan efek
klinik yang diharapkan.

Faktor yang berpengaruh terhadap mutu obat

Sebelum digunakan oleh pasien, obat mengalami berbagai proses yang panjang mulai dari
penyediaan bahan mentah, proses manufaktur, proses pengemasan, pengepakan, pengiriman,
penyimpanan, dan pendistribusian. Setiap proses tentu memberikan risiko kontaminasi terhadap
mutu obat. Sebagai contoh, saat bahan mentah diproses menjadi bahan jadi obat dan dibuat
dalam bentuk sediaan tertentu maka seluruh proses ini harus menjamin tidak adanya kontaminan,
obat tidak akan berubah wujud, warna, bau, rasa, dan konsistensinya, serta tetap stabil dalam
bentuk sediaannya pada saat seluruh proses selesai. Oleh sebab itu di pabrikpun dikenal apa yang
disebut dengan CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), untuk menjamin bahwa obat yang
telah melalui proses manufaktur telah teruji mutunya, baik dari segi kandungan, sediaan,
kestabilan, hingga potensinya.

Demikian pula halnya dengan proses selanjutnya, yaitu pengemasan, pemberian label,
pengepakan, pengiriman, penyimpanan, dan distribusi, yang harus menjamin bahwa obat tetap
dalam bentuk sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun khemis yang dapat
mempengaruhi efek kliniknya saat digunakan. Sebagai contoh, obat dalam bentuk sediaan sirup
kering memerlukan pengemasan dan penyimpanan yang bebas dari kelembaban. Ini untuk
menjamin bentuk sirup kering tidak berubah hingga saat digunakan oleh pasien. Oleh sebab itu
diperlukan kriteria tertentu untuk pengemasan dan penyimpanannya.

Beberapa hal berikut perlu mendapat perhatian sehubungan dengan mutu obat, oleh karena di
samping berkaitan dengan efek samping, potensi obat, juga dapat mempengaruhi efek obat aktif,
yaitu:

· Kontaminasi. Beberapa jenis sediaan obat harus selalu berada dalam kondisi steril, bebas
pirogen dan kontaminan, misalnya obat injeksi. Oleh sebab itu proses manufaktur, pengepakan,
dan distribusi hingga penyimpanannya harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Dalam prakteknya
kerusakan obat jenis ini umumnya berkaitan dengan kesalahan dalam penyimpanan dan
penyediaannya. Sebagai contoh, di kamar suntik pusat pelayanan kesehatan acap kali ditemukan
obat injeksi yang diatasnya diletakkan jarum dalam posisi terbuka. Dengan alasan apapun
(misalnya segi kepraktisan saat pemindahan obat ke dalam spuit), cara ini jelas keliru dan harus
dihindari, oleh karena memungkinkan terjadinya kontaminasi dengan udara luar dan berbagai
bakteri, sehingga prinsip obat dalam kondisi steril sudah tidak tercapai lagi. Untuk sediaan lain
seperti cream, salep atau sirup, meskipun risikonya lebih kecil, tetapi sering juga terjadi
kontaminasi, misalnya karena udara yang terlalu panas, kerusakan pada pengepakannya, dsb,
yang tentu saja mempengaruhi mutu obatnya.

· Medication error. Keadaan ini tidak saja dapat terjadi pada saat manufaktur (misalnya
kesalahan dalam mencampur 2 atau lebih obat sehingga dosisnya menjadi terlalu besar atau
terlalu kecil), tetapi dapat juga terjadi saat praktisi medik ingin mencampur beberapa jenis obat
dalam satu sediaan sehingga menimbulkan risiko terjadinya interaksi obat-obat. Akibatnya efek
obat tidak seperti yang diharapkan bahkan dapat membahayakan pasien.

· Berubah menjadi toksik (toxic degradation). Beberapa obat, karena proses penyimpanannya
dapat berubah menjadi toksik (misalnya karena terlalu panas atau lembab), misalnya tetrasiklin.
Beberapa obat yang lain dapat berubah menjadi toksik karena telah kadaluwarsa. Oleh sebab itu
obat yang telah expired (kadaluwarsa) atau berubah warna, bentuk dan wujudnya, tidak boleh
lagi dipergunakan.

· Kehilangan potensi (loss of potency). Obat dapat kehilangan potensinya sebagai obat aktif
antara lain apabila ketersediaan hayatinya buruk, telah melewati masa kadaluwarsa, proses
pencampuran yang tidak sempurna saat digunakan, atau proses penyimpanan yang keliru
(misalnya terkena sinar matahari secara langsung). Setiap obat sebenarnya telah memiliki batas
keamanan (margin of safety) yang dapat dipertanggung jawabkan

Komponen Program Kendali Mutu Obat

Obat merupakan produk yang bersifat dinamis, oleh karena itu progam kendali mutu obat harus
mencakup berbagai komponen secara komprehensif, antara lain:

· Sejauh mungkin menjamin bahwa supplier yang ditunjuk dalam penyediaan obat dapat
memenuhi seluruh kriteria kendali mutu mulai dari formulasi, pengepakan, penyimpanan hingga
transportasi, sehingga seluruh obat yang dipasok tetap terjaga mutunya.

· Menjamin bahwa seluruh proses pengepakan, mulai saat keluar dari manufaktur hingga
pengemasan untuk pasien memenuhi kriteria.

· Menjamin bahwa saat obat digunakan di unit pelayanan dan telah mengalami pengepakan ulang
(repackaging) tetap terjaga mutunya hingga dikonsumsi oleh pasien.

· Memantau kondisi penyimpanan untuk menjamin bahwa obat-obat yang dikirimkan betul-betul
terhindar dari pengaruh buruk cuaca dan lingkungan sekitar.

Penilaian Mutu Obat

Prosedur penilaian mutu obat secara ketat tidak saja memerlukan kriteria yang adekuat dan
dilakukan oleh personel yang menguasai masalah ini, tetapi juga memerlukan biaya yang besar
dan proses yang panjang. Penilaian jaminan mutu obat yang sangat ketat sering berkaitan erat
dengan harga obat yang mahal, ini semata-mata karena proses yang harus ditempuh. Dan ini
umumnya terjadi jika dokumen jaminan mutu obat harus disediakan oleh supplier melalui
lembaga yang berhak untuk itu, sehingga diperlukan biaya ekstra yang cukup besar. Untuk
mengatasi hal tersebut, WHO telah mengeluarkan suatu pedoman penilaian mutu obat secara
mudah, praktis, dan murah, khususnya untuk obat-obat yang banyak digunakan.

Di beberapa negara, penilaian jaminan mutu obat ini dimulai saat menyeleksi supplier. Untuk
supplier baru atau yang memberikan penawaran paling rendah misalnya, dilakukan pengujian
mutu obat secara acak terhadap salah satu batch. Penilaian juga dapat dilakukan misalnya pada
tahap pengepakan, untuk melihat apakah proses ini dilakukan sesuai prosedur standard yang
disepakati.

Meskipun idealnya penilaian jaminan mutu obat harus dilakukan terhadap seluruh proses, tetapi
dapat juga didasarkan pada proses mana yang paling memberi risiko terbesar bagi obat yang
dinilai. Sebagai contoh, beberapa jenis obat cenderung mudah berubah secara fisik jika disimpan
pada tempat dengan kelembaban tinggi. Maka penilaian mutu untuk obat tersebut bisa saja secara
random dilakukan di tempat penyimpanannya. Berikut adalah proses yang perlu diperhatikan
pada saat melakukan penilaian terhadap mutu obat:

Tahap produksi (manufaktur), meliputi:

1. pengelolaan bahan baku (penerimaan, penyimpanan, dan monitoring)

2. pemeliharaan alat produksi (sterilitas dan perawatan)

3. proses manufaktur

4. proses formulasi obat

Tahap pasca produksi:

1. proses pengemasan

2. proses pengepakan

3. proses pengiriman

4. proses penyimpanan sementara di gudang pelabuhan

5. proses transportasi ke gudang

Tahap pengelolaan di Apotek

1. proses penerimaan dan pencatatan

2. proses penempatan obat secara administratif dan teknis

3. proses penyimpanan di gudang

4. proses pendistribusian

Tahap penggunaan:

1. proses penyimpanan

2. proses penyediaan obat untuk pasien

3. proses dispensing

Mutu obat yang disimpan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi.
Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual.

Tanda-tanda perubahan mutu obat adalah sebagai berikut:

(1) Tablet

· terjadinya perubahan warna, bau atau rasa.

· kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda
asing, jadi bubuk dan lembab

· kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

(2) Kapsul

· perubahan warna isi kapsul.

· kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan lainnya

(3) Tablet salut

· pecah – pecah.

· basah dan lengket satu dengan yang lainnya

· kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik.

(4) Cairan

· menjadi keruh atau timbul endapan.

· konsistensi berubah

· warna atau rasa berubah.

· botol-botol plastik rusak atau bocor.

(5) Salep

· warna berubah

· pot rusak atau bocor.

(6) Injeksi

· kebocoran wadah (vial, ampul)

· terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

· larutan yang seharusnya kering tampak keruh atau ada endapan.

· warna larutan berubah.

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah :

· Dikumpulkan dan disimpan terpisah

· Dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku

· Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku

D. PENGGUNAAN
Penggunaan obat merupakan salah satu mata rantai yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan
pengelolaan obat yang lain, yaitu seleksi, pengadaan dan distribusi obat. Aspek penggunaan obat
di Apotek diletakkan dalam konteks dukungan terhadap kerasionalan peresepan, yang meliputi
hal-hal sebagai berikut :

a. Pengendalian kecukupan suplai

b. Jaminan mutu obat

c. Evaluasi konsumsi obat terhadap pola morbiditas

d. Pemberian informasi tentang obat

1. Penggunaan obat yang rasional

Ketepatan penggunaan obat perlu didukung antara lain dengan tersedianya obat yang tepat jenis
dan jumlah serta dengan mutu yang baik.

Penggunaan obat dikatakan rasional jika obat yang diberikan memenuhi kriteria di bawah ini :

a. Diagnosa yang ditegakkan sesuai standar terapi yang ditetapkan

b. Tersedia pada saat dibutuhkan

c. Diberikan dengan dosis yang tepat

d. Cara pemberian dengan interval waktu pemberian yang tepat

e. Lama pemberian tepat

f. Harus efektif, aman dan mutu terjamin

Dari keenam kriteria tersebut, maka kriteria ketersediaan obat (butir b) dan jaminan mutu (butir
f) merupakan kontribusi eksklusif dari aspek pengelolaan obat yang akan mendukung aspek
medik dari pemberian obat oleh penulis resep (butir a,c, d dan e)

2. Faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional

Secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya penggunaan obat yang tidak rasional
antara lain adalah :

a) Pemberian pengobatan belum didasarkan pada pedoman terapi.

b) Kurangnya sarana penunjang untuk membantu menegakkan diagnosa yang tepat.

c) Informasi yang sering “bias” yang dilakukan oleh industri farmasi akan berakibat adanya
peresepan obat-obat yang tidak tepat dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengobatan yang
diperlukan.

d) Adanya tekanan dari pasien dalam bentuk permintaan untuk meresepkan obat-obat
berdasarkan pilihan pasien sendiri.

sumber : http://dongengusang.wordpress.com/2012/04/21/manajemen-gudang-obat/