Distributor
Kelompok :4
Chantya Chandra Dewi 035017182200088
Damay Wulan Sari 035017182200089
Darius Karunia Samuel 035017182200090
Diana Ayu Ningsih 035017182200091
Dilla Nabilah 035017182200092
Fahmi Pratama 035017182200097
Futri Dina Wijayanti 035017182200099
Happy Asih Wulandari 035017182200100
Hasanatul Putri Prabowo 035017182200101
Israul Kamila 035017182200103
Neng Dini Fadilah 035017182200109
Manajemen pergudangan farmasi di
distributor
A. Pengertian manajemen pergudangan
Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan
salah satu bagian dari sistem suplai obat. Gudang
merupakan tempat pemberhentian sementara barang
sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan
barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran
permintaan dan keamanan persediaan.Fasilitas
penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan
secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai
obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan
pengadaan) ditetapkan secara tepat.
B. Efisiensi gudang
Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas
gudang diperlukan : penggunaan ruangan yang ada
secara optimal untuk penyimpanan dan mengurangi
penggunaan ruangan untuk barang yang seharusnya
tidak disimpan di gudang, mengurangi
kemungkinan adanya gerakan ataupun arus manusia
atau barang yang tidak berguna selama proses
penyimpanan, pelayanan distribusi atau kegiatan
lain.·meningkatkan kenyamanan bagi karyawan
selama bekerja di gudang, mengurangi kegiatan dan
biaya pemeliharaan yang tidak perlu mengingat
biaya pengelolaan yang tersedia terbatas
c. Indeks efisiensi gudang
Jumlah obat dan perbekalan farmasi yang disimpan
di gudang semakin lama semakin meningkat baik
dalam jenis maupun jumlahnya. Agar memberikan
dampak positif pada distribusi dan pelayanan, maka
perlu diupayakan cara penyimpanan yang seefektif
dan seefisien mungkin. Hal ini menyebabkan
masalah pergudangan harus ditangani dengan baik
dan menuntut adanya parameter atau kriteria
penyimpanan di gudang.Parameter yang disebut
Indeks Efisiensi dimaksudkan untuk memberikan
perbandingan dari berbagai sistem penyimpanan
atau pergudangan.
Hal ini untuk membantu menemukan sistem
pergudangan yang optimal, untuk menyimpan
sejumlah barang yang ada dengan gambaran
perputaran yang telah diketahui dan persyaratan yang
telah ditentukan.Bentuk perbandingan yang ada hanya
berkaitan dengan fungsi gudang dalam arti tempat
penyimpanan barang yang akan nilainya. Area
fungsional yang berdekatan, yang pada suatu saat akan
membentuk suatu sistem integral dengan gudang
tersebut tidak diperhitungkan. Sebagai contoh area
semacam ini adalah tempat barang yang masuk/datang
dimana barang tersebut diperiksa pada saat diterima.
D. Faktor yang berpengaruh pada pembuatan
desain gudang
Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian
gudang adalah adanya ketentuan parameter dan prasyaratan
untuk mencapai Indeks Efisiensi dan efektifitas yang optimum,
terjaminnya mutu dan jumlah obat untuk pelayanan
distribusi.Faktor yang mempengaruhi desain gudang adalah :
kebebasan bergerak, sistematika penyusunan, kapasitas,
kebutuhan ruangan/luas, penyimpanan khusus, biaya, lokasi,
sirkulasi udara/cahaya, pemeliharaan serta keamanan.
a. Kebebasan dan efisiensi gerakan
gunakan sistem satu lantai, adanya sekat akan membatasi
pengaturan barang. Jika digunakan sekat harus diperhatikan
posisi dinding dan pintu untuk memudahkan gerakan. luas
jalan/gang perlu diperhatikan untuk memudahkan pengambilan
obat dan untuk menjamin sirkulasi udara yang baik
b. Sistematika penyusunan dan ukuran ruang
Penyusunan obat dan perbekalan farmasi lainnya merupakan
faktor yang menentukan bagaimana gudang dirancang, termasuk
bagaimana pengelompokan yang dilakuka. Pengelompokan
berbagai jenis, jumlah, volume dan kondisi penyimpanan khusus,
dapat dilakukan berdasarkan farmakologi, produsen/sumber dana,
kelompok farmasetika, atau hal-hal lain. Misalnya pengaturan
dilakukan berdasarkan kelas terapi, indikasi klinis, urutan abjad, dan
tingkat pemakaian.Pengelompokan apapun yang dipakai, harus
diperhitungkan dan diupayakan seoptimum mungkin persentase
pemakaian luas dan persentase pemakaian volume ruangan yang
terpakai. Pencapaian angka maksimal dari indeks tersebut dilakukan
dengan pengaturan dan penempatan rak dan penggunaan pallet
yang tepat sekaligus akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan
gerakan barang.
C. Kapasitas
Setiap gudang mempunyai kapasitas penyimpanan
yang maksimum yang dipengaruhi oleh seberapa
besar ruangan yang digunakan untuk kepentingan
lain seperti ruang administrasi, ruang karantina,
ruang pelayanan dan lain sebagainya. Setiap
gudang mempunyai kondisi dan kegiatan yang
berbeda, tergantung pada lokasi dan pengelolaan
gudang atau distribusi di wilayah tersebut. Keadaan
ini berpengaruh terhadap kapasitas yang dapat
dimanfaatkan untuk penyimpanan obat.
d. Kebutuhan luas dan volume gudang
Jumlah obat yang akan disimpan tergantung pada rencana
pengadaan, rencana kedatangan, rencana distribusi dan
kemungkinan adanya pengembalian perbekalan dari unit pelayanan
karena rusak atau alasan lainnya.Kebutuhan luas dan volume
ruangan yang dapat menampung jumlah maksimum obat dan
perbekalan farmasi dalam waktu yang sama dapat diperkirakan
dengan melakukan estimasi besarnya persentase pemakaian luas
dan volume ruangan dan diperhitungkan juga luas dan volume
ruangan yang digunakan untuk keperluan lain. Perhitungan jumlah
maksimum dari obat dan perbekalan farmasi yang akan disimpan
harus memperhatikan pengelompokan, mutasi penerimaan,
pengolahan, atau penerimaan yang akan terjadi serta kenyamanan
bekerja dan keamanan selama penyimpanan.
e. First In First Out (FIFO)
Prinsip FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran obat dan
perbekalan farmasi merupakan salah satu faktor penting dalam
mendesain gudang. Gudang yang disusun untuk memudahkan
proses FIFO, harus disesuaikan dengan cara penyimpanan yang
memungkinkan dilaksanakannya proses FIFO. Jika prinsip FIFO
yang digunakan pada desain gudang adalah dengan menggunakan
sistem rak (masuk belakang, keluar di depan, masuk di kanan keluar
di kiri) yang akan berbeda dengan sistem FIFO yang menggunakan
sistem blok (barang ditumpuk pada waktu penerimaan, kemudian
dibalik atau ditumpuk ulang dengan cara menempatkan barang
yang di atas menjadi di bawah). Kebijakan mengenai FIFO akan
menentukan desain ruangan dan juga perlengkapan penyimpanan
yang digunakan seperti rak dan pallet serta fasilitas lainnya seperti
ventilasi, cahaya dan sumber daya manusia.
f. Penyimpanan khusus
Beberapa jenis obat memerlukan tempat
penyimpanan khusus, termasuk diantaranya vaksin,
narkotika dan bahan obat yang mudah terbakar.
Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus
dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan
dalam lemari khusus dengan kunci ganda dan selalu
dalam keadaan terkunci. Bahan mudah terbakar
seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam
ruangan khusus, sebaiknya disimpan pada bangunan
yang terpisah dari gudang induk.
g. Biaya
Aspek biaya yang diperhitungkan adalah biaya investasi
yang diperlukan untuk membangun gudang dan biaya
operasional yang diperlukan pada saat pemakaian gudang.
Biaya investasi adalah biaya yang digunakan pada
pembangunan gedung, serta penyediaan alat dan
perlengkapannya. Sedangkan biaya operasional adalah untuk
merancang penataan, penyimpanan dan pemeliharaan gudang,
sehingga biaya ini tidak hanya meliputi biaya pembayaran
listrik, telepon, air, kebersihan dan keamanan akan tetapi juga
meliputi biaya yang dibutuhkan akibat proses penempatan dan
pengambilan obat dan perbekalan farmasi selama proses
penerimaan, pengolahan, pengemasan dan penyerahan.
h. Lokasi
Dalam menentukan lokasi gudang perlu dipertimbangkan :
Lokasi sumber suplai.
Faktor iklim dan geografis yang dapat mempengaruhi jalur distribusi.
Jumlah, tipe dan kapasitas gudang
Tempat untuk mendirikan gudang hendaknya dapat meningkatkan
kemampuan dalam penerimaan, memelihara dan mengirimkan obat ke unit
pelayanan kesehatan.
(7) Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat
dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan. (8) Barang-barang yang
memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar, sedangkan
dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau
botol.
(9) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam
box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama
obat-obatan lainnya. Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang
disimpan dalam dus tersebut.