Penerimaan

&Penyimpanan
IFRS
Tujuan Instruksional

Mahasiswa mampu :
 Memahami tata cara penerimaan barang farmasi
 Mengetahui sistem penyimpanan barang farmasi
 Memahami peran dan fungsi gudang
Pengantar

Pengelolaan perbekalan farmasi (barang farmasi) atau

sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu
siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai
evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain.

Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan ,

penerimaan, penyimpanan ,pendistribusian, pengendalian,
pencatatan, dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan
evaluasi.
Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima

barang farmasi yang telah di adakan melalui
pembelian langsung, tender, konsinyasi atau
sumbangan.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin
barang farmasi yang diterima sesuai perjanjian
kontrak terutama dari spesifikasi mutu, jumlah
maupun waktu kedatangan.
Ketentuan Penerimaan

Barang farmasi yang diterima harus sesuai dengan

spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam
penerimaan:
 Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS) untuk
bahan berbahaya.
 Khusus untuk alat kesehatan harus menpunyai certificate of
origin.
 Sertifikat analisa produk.
Penyimpanan
Penyimpanan merupakan aktivitas menyimpan dan
memelihara sedemikian rupa agar barang atau
persediaan farmasi yang diterima, ditempatkan pada
tempat yang aman, terhindar dari gangguan fisik yang
dapat merusak mutu obat. Pencuriaan ataupun
kebakaran
Tujuan penyimpanan adalah:
 Memelihara mutu persediaan farmasi
 Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung –jawab
 Menjaga ketersediaan setiap diperlukan
 Memudahkan pencarian dan pengawasan
Pengaturan Tata Ruang

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam

mengatur tata ruang penyimpanan
 Kemudahan ruang gerak
 Sirkulasi udara yang baik
 Rak dan pallet
 Kondisi penyimpanan barang farmasi tertentu
atau khusus
 Pencegahan kebakaran
Tata cara Penyimpanan
Persediaan Barang Farmasi
1. Susun menurut jenis dan alfabetis
2. Gunakan prinsip FEFO dan FIFO
3. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.
4. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
5. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperature, udara, cahaya
6. dan kontimasi bakteri pada tempat yang sesuai.
7. Simpan perbekalan farmasi dalam rak yang berikan kode , pisahkan perbekalan farmasidalam
dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan dari luar.
8. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
9. Apabila persediaan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalaan farmasi tetap dalam box
masing-masing.
10. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi stuk agar
perbekalan farmasi tsb tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa
kadaluarsanya habis.
11. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber anggaran
yang berbeda.
Gudang farmasi

 Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu dari sistem supply
barang

 Gudang dalam hal ini berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga dapat
menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan

 Gudang farmasi sebagai fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat dimanfaatkan

untuk kegiatan lain seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan

 Institusi pelayanan seperti rumah sakit maupun Puskesmas dalam kaitannya dengan
fungsi gudang mengharapkan;

 Memperoleh obat secara kuantitatif maupun kualitatif yang sesuai dengan

permintaan
 Memperoleh pelayanan yang cepat
Organisasi Gudang Farmasi

 Organisasi gudang farmasi terdiri dari unsur pimpinan dan

unsur staf ( petugas pelaksana )
 Unsur pimpinan terdiri Kepala Gudang, Kepala Urusan
Perencanaan, pengawasan & pengendalian, Kepala urusan
Tata Usaha, Kepala Sub Seksi Penerimanan &
Penyimpanan, Kepala Sub Seksi Distribusi
 Unsur pelaksana terdiri dari petugas administrasi, petugas
gudang , petugas distribusi
Tugas & Fungsi

 Gudang farmasi mempunyai tugas melaksanakan

perencanaan , penerimaan, penyimpanan, dan
pendistribusian logistik farmasi serta pengawasan
dan pengendalian
 Fungsi :
 Menerima , menyimpan memelihara dan
mendistribusikan obat , alat kesehatan dan perbekalan
lainnya
 Menyiapkan rencana kebutuhan barang farmasi,
pencatatan dan pelaporan, persediaan dan
penggunaannya
 Mengawasi dan mengendalikan persediaan barang
farmasi
Tujuan Pembentukan Gudang farmasi

Terpeliharanya mutu barang farmasi

dalam rangka menunjang kelancaran
pelaksanaan upaya kesehatan yang
menyeluruh ,terarah dan terpadu
 Kegiatan Gudang Farmasi

1. Melaksanakan pembinaan pemeliharaan mutu barang

farmasi dengan jalan :
1. Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data kerusakan
barang farmasi khususnya obat , obat yang tidak memenuhi
syarat, dan efek samping obatncana kebutuhan dan distribusi
2. Melaporkan hasil evaluasi kerusakan obat dan alat yang
tidak memenuhi syarat serta efek samping obat kepada atasan
langsung , pemilik obat, dan Balai POM
2. Melakukan pengamatan mutu secara umum terhadap obat
dan alat kesehatan
3. Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana
kebutuhan dan distribusi obat dengan jalan :
 Kegiatan Gudang Farmasi

4. Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan dan distribusi obat dengan jalan :

1) Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data tentang penerimaan,

pengeluaran,dan persediaan obat di seluruh unit pelayanan kesehatan dan
persediaan di gudang farmasi
2) Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data jumlah kunjungan dan kasus
penyakit dari seluruh unit pelayanan kesehatan
3) Menghitung perkiraan kebutuhan obat seluruh unit pelayanankesehatan dalam
lingkup wilayah kerja gudang dengan menggunakan metode konsumsi dan metode
epidemiologi
4) Memberikan informasi kepada seluruh unit pelayanan kesehatan mengenai tata cara
:
 Penyusunan rencana kebutuhan
 Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang farmasi
 Administrasi barang
 Pemeliharaan mutu obat dan deteksi kerusakan
Kegiatan Gudang Farmasi

5. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan

dan pendistribusian obat dan perbekalan farmasi lainnya
6. Melaksanakan pengendalian persediaan obat dan
perbekalan farmasi lainnya di seluruh unit pelayanan
kesehatan dan gudang farmasi
7. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan atas penerimaan
dan pengeluaran obat serta perbekalan farmasi
8. Melaporkan hasil evaluasi penerimaan dan pengeluaran
obat pada atasan langsung dan pemilik obat serta kepada
instansi terkait
Index efisensi Gudang Farmasi

 Dalam rangka memperlancar distribusi obat

dan pelayanan maka diupayakan cara
penyimpanan yang efisien dan efektif
 Parameter dari cara penyimpanan yang efisien
dan efektif populer disebut dengan INDEKS
EFISIENSI GUDANG
 Parameter ini menggambarkan bagaimana
sistem pergudangan mampu mengoptimalkan
penyimpanan barang dan perputaran barang
menurut persyaratan yang ditentukan
Index efisensi Gudang Farmasi

Indeks Efisiensi dinyatakan sbb:

1. Pemanfaatan area ruangan (dalam %)

Luas area yang ditempati barang

X 100%
Area gudang

2. Pemanfaatan volume ruangan (dalam %)

Volume atau luas gudang yang ditempati barang ( m2) X 100
Total ruangan gudang ( m3)

3. Jumlah
Pemanfaatan ruang volume
(dalam m3/mruangan
2) yang ditempati barang

Luas area gudang

Index efisensi Gudang Farmasi

4. Waktu pengambilan barang tercepat (menit )

 Rata_rata waktu tercepat untuk pengambilan barang
yang diinginkan dari gudang
5. Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 jam
 Banyaknya pengambilan barang dalam 1 jam
6. Biaya investasi untuk setiap penyimpanan
 Perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan
untuk setiap m3 barang yang disimpan
Peningkatan Efisiensi Gudang

 Peningkatan efisiensi gudang dapat dilakukan melalui :

1. Pengunaan area gudang yang tersedia secara maksimal
dan area lain seperti ruangan karyawan, ruangan
penerimaan barang, pengepakan, kantor gudang ,
gudang alat dan ruang bongkar muat
2. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum
3. Pengaturan rak, valet serta jaraknya yang
memungkinkan kelancaran mutasi barang
4. Pengaturan kondisi kerja
5. Pembuatan pedoman kerja dan uraian tugas
6. Supervisi
7. Pelatihan
Desain Gudang

 Desain gudang berhubungan dengan ;

 Kebebasan dan efisiensi gerakan
 Sistematika penyusunan barang dan ukuran ruang terutama dalam
kaitan dengan pengelompokkan berbagai jenis obat yang akan
disimpan
 Pengelompokkan obat dalam gudang yang baik umumnya dilakukan
menurut kelas terapi
 Kapasitas gudang terutama dalam kaitan dengan perlunya ruang
tambahan bagi jalan tangga,ruang cuci, toilet, ruang penerimaan
barang, pengepakan, kantor
 Kebutuhan luas dan volume ruangan
 Konsep FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran barang
 Penyimpanan khusus
 Biaya investasi dan biaya operasional
Desain Gudang

 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam

merancang bangunan gudang adalah sbb:
 Kemudahan bergerak
 Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai
berikut
1. Sirkulasi yang baik
2. Rak dan pallet
3. Kondisi penyimpanan khusus
4. Pencegahan kebakaran
Tehnik Penyimpanan

 Gudang dengan penataan model blok

 Gudang dengan penataan model rak

 Gudang dengan penataan model rak dorong

 Gudang dengan penataan rak putar
 Gudang rak transit