Manajemen Logistik

Farmasi
P3 dan P4 – Manajemen Logistik
Konsep Logistik Farmasi di RS
• Kegiatan logistic adalah pengembangan operasi yang terpadu dari kegiatan pengadaan atau
pengumpulan bahan, pengangkutan atau transportasi, penyimpanan bahan baru maupun stock
sesuai kebutuhan.
• Kegiatan Logistik
• Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku
• Koordinasi dapat dibagi
cadang, barang jadi kedalam 4 bidang manajerial;
• Penggunaan fasilitas yang tersedia
• Penyiapan transportasi serta alat pengangkut barang
• Peramalan (forecasting) pasar
• Masalah pembukuan dan pencatatan produk
• Pelaksanaan komunikasi ataupun koordinasi yang
persuasive sebagai penyampaian ide mengenai
• Pengolahan pesanan
supply chain • Perencanaan operasi
• Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk
menahan bahan baku, suku cadang, serta barang • Procurement atau perencanana
sampai pada batas waktu tertentu tanpa harus
mengurangi kualitas barang
kebutuhan material
Perbekalan RS agak sulit dalam hal:
- Perencanaan dan pengadaan
- Penyimpanan dan penyaluran/ distribusi

• Sehingga ada 3 faktor yang menyebabkan peran logistik

di RS menjadi sangat penting :
1. Faktor waktu
2. Tidak kesinambungan
3. Ketidakpastian
 Kelompok persediaan RS

• Ada 3 kelompok :
1. PERSEDIAAN BARANG FARMASI :
• Persediaan obat, mencakup obat esensial, non esensial
• Persediaan bahan kimia, mencakup persediaan untuk kegiatan operasional laboratorium
dan produksi farmasi intern serta kegiatan non medis
• Persediaan gas medik dan berbagai peralatan yang dibutuhkan bagi pasien di kamar
bedah, ICU, atau ICCU serta pasien lainnya
• Persediaan peralatan kesehatan ; berbagai peralatan yang dibutuhkan bagi kegiatan
perawatan maupun kegiatan kedokteran yang dikelompokkan sebagai barang habis pakai
serta barang tahan lama atau peralatan elektonik dan non elektronik
2. PERSEDIAAN BARANG MAKANAN
• Bahan daging/ ikan
• Bahan sayur mayur
• Buah- buahan
• Bahan bumbu
• Bahan kering

3. PERSEDIAAN LOGISTIK UMUM

• Bahan tekstil
• Bahan teknik
• Bahan rumah tangga
• Bahan ATK, cetakan
• Bahan inventaris
Proses Pemilihan Perencanaan Farmasi
Kebutuhan Farmasi RS
• Perencanaan logistic dikatakan baik apabila mampu menjawab hal-hal berikut:
• Apa yang dibutuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
• Berapa yang dibutuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
• Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
• Dimana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
• Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat
• Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
• Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah tepat
Perencanaan Logistik Farmasi di RS
Tipe Dalam Perencanaan Logistic
Perencanaan Strategis
• Sistem perencanaan yang membutuhkan
banyak komitmen modal dan sumber
daya manajerial
• Seperangkat tonggak penunjuk jalan
untuk tipe-tipe perencanaan
Perencanaan Operasional
• Sistem perencanaan yang digunakan
untuk mengkoordinir usaha logistic suatu
organisasi
• Sistem ini memiliki setidaknya tiga tujuan; operasional.
modifikasi system, pelaksanaan, dan
anggaran
Perencanaan Taktis
• Prosedur penyesuaian terhadap kejadian-
kejadian yang tak menentu atau yang
tidak diduga dalam periode perencanaan
• Perencanaan jenis ini dapat ditentukan
sejauh mana manajemen dapat bertindak
terhadap kejadian tak terduga ataupun
reaksi terhadap prosedur yang
mengembangkan mekanisme untuk
rencana operasional.
Perencanaan Logistik Farmasi di RS
• Pertimbangan dalam Penentuan dan Penghitungan Kebutuhan
Logistik Rumah Sakit
• Berdasarkan pemakaian lalu
• Perkiraan dengan menggunakan :
• Analisis SWOT
• Statistik, anggaran
• Epidemiologi (berdasarkan tren penyakit, informasi catatan medik)
• Sisa persediaan, slow moving dan fast moving
• Rekomendasi dari komite medis – KFT
• Prioritas berdasarkan VEN (Vital, Esensial, Normal/Non Esensial)
Penganggaran Logistik Rumah Sakit
• Realisasi pendanaan suatu kegiatan operasional
yang telah disesuaikan dengan feedback dan
perencanaan user dengan mengingatkan
efisiensi dan efektifitas
• Penganggaran adalag semua kegiatan dan
usaha untuk merumuskan perincian kebutuhan
dalam suatu sekala standar tertentu (mata uang
dan jumlah biaya)
• Yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan anggaran:
• Peraturan-peraturan terkait
• Perkembangan politik dan situasi
ekonomi
• Situasi social
• Kemajuan teknologi
• Anggaran atau dana yang tersedia
• Lain-lain yang ada hubungannya
dengan anggaran
Penganggaran Logistik Rumah Sakit

• Penganggaran harus mencakup

biaya: Sumber Anggaran Rumah Sakit:
• Pembelian,
RS Pemerintah:
• Perbaikan dan pemeliharaan
• Penerimaan Rumah Sakit
(maintenance),
• APBN
• Mencakup petugas pemeliharaan, dan
peralatan-peralatan untuk melakukan
• APBD
pemeliharaan • Inpres, Banpres
• Penyimpanan dan Penyaluran
RS Swasta
• Penelitian dan Pengembangan
• Dana Subsidi:
• Penyempurnaan Administrasi • Yayasan
• Pengawasan dan Pendidikan dan • Donatur
Pelatihan Personil • Penerimaan Rumah Sakit
• Dana Pihak Ketiga
Pengadaan Logistik Rumah Sakit
Hal-Hal yang harus diperhatikan pada Fungsi
Pengadaan:
• Kode Etik Pengadaan
• Hubungan pribadi dengan para pedagang
• Tidak boleh berpihak dalam setiap tahap perdagangan • Pengadaan bukan selalu melakukan
• Memberi Batasan etika kepada rekanan pembelian akan;
• Pelelangan Pengadaan Barang
• Pengadaan bisa dijalankan dengan:
• Ketentuan pelelangan dalam pengadaan barang: • Pembelian
• Keanggotaan panitia minimal lima orang yang terdiri • Penyewaan
dari unsur: perencana, ketua, penanggung jawab • Peminjaman
keuangan, penanggung jawab perlengkapan, • Pemberian (Hibah)
penanggung jawab teknis
• Penukaran
• Pemeriksa barang lelang dilarang menduduk posisi
sebagai anggota panitia pelelangan • Pembuatan
• Panitia pelelangan dibentuk oleh satuan pekerja • Perbaikan
• Masa kerja panitia berakhir setelah tugasnya selesai,
berupa adanya pemenang dalam pelelangan
Langkah-Langkah dalam Pengadaan
• Memilih metode pengadaan
• Memilih pemasok dan menyiapkan dokumen kontrak
• Pemantauan status pesanan
• Penerimaan dan pemeriksaan
• Tujuannya agar barang yang diterima baik jenis dan jumlahnya sesuai dengan
dokumen yang menyertainya.
Pembelian Logistik Rumah Sakit
Syarat-syarat Pertimbangan dalam
pembelian yang Baik Pembelian Logistik
Komposisi produk sesuai Waktu Pembelian
dengan kebutuhan • Menyangkut mengenai keadaan
persiapaan barang;
Mampu melayani Jenis • Keseimbangan antara
Produk yang diperlukan permintaan dengan persediaan
oleh Pasien Lokasi
Jumlah Pembelian untuk • Perlunya mempertimbangkan
keperluan rutin sebulan lokasi PBF (Pedagang Besar
Farmasi) tersedia
telah menunjukkan
keseimbangan dengan Frekuensi dan Volume
penjualan secara Pembelian
• Makin kecil volume barang yang
proporsional
dibeli makin tinggi frekuensi
dalam melakukan pembelian
Cara Melakukan
Pembelian
Hand to mouth buying;
• Pembelian dalam jumlah
terbatas; sesuai dengan jumlah
keperluan dalam waktu tertentu
Pembelian Spekulasi;
• Pembelian dengan jumlah yang
lebih besar dari kebutuhan
dengan harapan akan ada
kenaiakan harga
Pembelian berencana
• Pembelian untuk pengendalian
persediaan barang
Persyaratan penyimpanan obat dalam Rumah
Sakit
Penyimpanan
Dibedakan menurut bentuk
sediaan dan jenisnya
Dibedakan menurut suhu dan
kestabilannya
Mudah tidaknya
meledak/terbakar
Tahan/tidak terhadap cahaya
Ruang Penyimpanan
Harus memperhatikan kondisi,
sanitasi, temperature
sinar/cahaya, kelembaban,
fentilasi, pemisahan untuk
menjamin mutu produk
• Kondisi umum ruang penyimpanan
digunakan untuk
• Obat Jadi
• Obat Produksi
• Bahan Baku Obat
• Alat Kesehatan dan lain-lain
• Kondisi Khusus untuk Ruang Penyimpanan
• Obat termolabil
• Alat Kesehatan dengan suhu rendah
• Obat mudah terbakar
• Obat/bahan obat berbahaya
• Barang karantina
Sistem Penetaan Obat

FIFO LIFO FEFO

First In First Out Last In First Out First Expired First Out
Sistem penataan obat Sistem penataan oabt Sistem penataan obat
atau perbekalan atau perbekalan atau perbekalan
Farmasi dengan farmasi dengan farmasi dengan
meletakkan barang meletakkan barang meletakkan obat yang
baru (datang terakhir) baru (dating terakhir) mempunyai tanggal
dibelakang barang didepan yang dating kadarluarsa lebih
yang dating sebelumnya dahulu di depan obat
sebelumnya yang mempunyai
kadaluarsa lebih akhir
Indiktor Penyimpanan Obat
Persentase Kesesuaian Data Stock antara Barang (fisik) dengan
Kartu Stock atau Data Komputer

Turn Over Ratio (TOR)

Sistem Penetaan Gudang

Persentase Nilai Obat yang Kadarluarsa atau Rusak

Persentase Stock Mati (dead stock)

Alur Penerimaan logistik farmasi di RS
Petugas Menyimpan Obat
Sesuai dengan Bentuk Petugas Mencatat Per Jenis
Petugas Menerima Obat
Sediaan, Abjad, Nama Obat Obat dalam Kartu Stock
dari PBF sesuai Faktur
dengan Memperhatikan Obat
Waktu Kadaluarsa (bila ada)

Petugas Mendistribusikan
Petugas Membuat Laporan
Obat ke Unit Pelayanan
Penerimaan dan
Sesuai dengan Mencatat ke
Pengeluaran Barang dari
Dalam Buku Pengeluaran
Gudang Farmasi
Barang Gudang
Pendistribusian logistik farmasi di RS
• Prosedur penting yang perlu diperhatikan dalam rantai • Prosedur distribusi yang penting
pasokan :
• Penggunaan formular pesanan pembelian yang dapat diperhatikan
diterima secara sah • Rancangan system yang ada dan seberapa
• Metode untuk menetapkan siapa yang diberi wewenang baik system itu berjalan
untuk melaksanakan pembelian
• File persetujuan disertai tanda-tangan • Jumlah masing-masing departemen dan
• Proses pembuatan daftar permintaan lokasi penyimpanan
• Daftar supplier (penjual yang disetujui oleh perusahaan yang • Jumlah dan campuran pasokan ditiap
diperbolehkan melakukan pembelian)
• Prosedur yang ditentukan dengan jelas untuk mendapatkan
tempat
tawaran bersaing dari para penjual • Simpanan yanga da dan penanganan
• Metode untuk menelusuri dan mempercepat pesanan perlengkapan
pembelian terbuka
• Metode untuk menjamin bahwa kredit yang tepat diterima • Ruang yang tersedia
untuk barang-barang yang dikembalikan kepada penjual • Hubungan fisik antar departemen
• Metode untuk memantau dan mendokumentasikan kinerja
penjual • Jalannya lalu lintas
• Metode untuk memantau ketepatan waktu dan keefektifan • Biaya tenaga kerja untuk tiap-tiap area
kinerja departemen pembelian
• Pertimbangan aliran kas
Langkah Manajemen Logistik
Tingkat Persediaan Identifikasi Daftar Produk
• Menentukan tingkat persediaan yang • Identifikasi • Membuat bagan daftar dari semua produk
tersedia di dalam setiap departemen yang pasokan/permintaan/penggunaan untuk yang akan digunakan oleh setiap unit
bersangkutan setiap unit pelayanan selama satu periode pelayanan
tertentu

Frekuensi Persyaratan
• Menentukan frekuensi pergantian pasokan, • Pengidentifikasian persyaratan fungsional
tergantung jenis system yang dipilih dan dan spesifikasi yang diperlukan bagi semua Lokasi
target untuk tingkat persediaan unit pelayanan

Sistem
• Menyusun system kerja/penyimpanan
Waktu Metode catatan yang sesuai

Konfigurasi
• Menyesuaikan tata letak, konfigurasi dan
tingkat persediaan pada sumber-sumber Pelatihan Mekanisme Penelurusan
pasokan untuk mengakomodasi system baru

Kebijakan dan Prosedur Proyek Percobaan Penjadwalan

 Mekanisme Distribusi Perbekalan Farmasi

Sistem distribusi Menyiapkan obat Sistem distribusi Sistem penyiapan

Floor Stock

Kombinasi indual prescribing

dengan floor stock

Unit Dose Dispensing

Individual Prescribing

obat kepada yang dibutuhkan obat dengan obat dosis

pasien pasien diruangan menggunakan tunggal untuk
berdasarkan perawatan system penulisan pemakaian
resep obat kecuali obat resep secara selama 24 jam
dokter untuk tiap mahal atau obat individu dan juga oleh petugas
pasien yang jarang memanfaatkan instalasi farmasi
digunakan floor stock secara
terbatas
Pemusnahan logistik farmasi di RS
• Kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan
dan perundang-undangan yang berlaku
• Alasan pemusnahan:
• Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah,
tercecer atau tidak ditemukan
• Teknis dan ekonomis; keadaan yang mengakibatkan nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya
• Keadaan yang disebabkan factor-factor kerusakan yang tidak dapat diperbaiki,
• Obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas),
• Kadarluarsa
• Aus atau deteriorasi; barang mengurang karena susut, menguap atau hadling
• Barang yang tidak sesuai spesifikasi atau tidak bisa digunakan lagi
• Surplus dan akses
• Tidak bertuan; barang-barang yang tidak diurus
• Rampasan, yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara
Cara-cara Penghapusan Logistik Farmasi
Pemanfaatan Langsung Pemanfaatan Kembali
• Usaha merehabilitasi/merekondisi, • Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari
komponen-komponen yang masih dapat barang yang dihapus menjadi barang lain
digunakan Kembali dan dimasukan sebagai
barang persediaan baru

Pemindahan Hibah
• Mutasi kepada instansi yang memerlukan • Pemanfaatan langsung atau peningkatan
dalam rangka pemanfaatan langsung potensi kepada badan atau pihak diluar
instansi (pemerintah)

Penjualan/Pelelangan
• Dijual baik diawah tangan atau dilelang
Pemusnahan