IMPLEMENTASI PROCUREMENT DAN PURCHASING

PADA INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT PUSAT PERTAMINA

Tugas Mata Kuliah Manajemen Operasional dan Rantai Pasok I

Oleh :
Linda Anadya Tastya
022002202014

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TRISAKTI
JAKARTA
2023
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI …………………………………...…………………………………………….…. II

BAB I PENDAHULUAN …………...…………………………………………………………... 1

1.1 Latar Belakang ……………………………………………………………………………….. 1
1.2 Procurement …… …………………………………………………………………...…….. 1
1.3 Purchasing ………………………………………………………………………...………… 3

BAB II PEMBAHASAN ………………………………………………………………….…….. 5

2.1 Pembahasan ………………………………………………………………………………….. 5
2.2 Proses Procurment dan Purchasing Rumah Sakit Pusat Pertamina ………...……………….. 6

BAB III PENUTUP ……………………………………………….………………………..…… 9

3.1 Kesimpulan ………………………………………………………………………….....…….. 9

DAFTAR PUSTAKA ………………………………………………………………………….. III

II
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam menjalankan kegiatan operasional sehari hari, sebuah rumah sakit membutuhkan
obat yang selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Ketersediaan obat di rumah sakit terkait erat
dengan kualitas layanan kesehatan yang diberikan oleh rumah sakit tersebut. Keberadaan obat
yang dibutuhkan, akan membantu merawat bahkan memberikan kehidupan bagi sekolompok
pasien.

Perencanaan dan pengadaan obat yakni suatu proses yang memegang kendali dalam
tersedianya obat di rumah sakit. Oleh sebab itu, diperlukan upaya yang efektif dan efisien
dalam perencanaan dan pengadaan kebutuhan obat. Pengendalian obat tidak dapat dipisahkan
dari manajemen logistik obat. Pengendalian obat dapat memberikan dasar untuk perencanaan
selanjutnya sesuai dengan hasil stock opname. Stock opname merupakan wujud dari kendali
fungsi penyimpanan dimana dievaluasi stok yang akan atau kadaluarsa, obat yang rusak, keluar
masuk obat berdasarkan kartu stok, kategori fast moving dan slow moving. Tahap
pendistribusian obat tidak jarang terjadi kekosongan obat sehingga mengganggu jalannya
pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Rumah sakit harus mampu bersaing dalam pelayanan kesehatan di antara seluruh rumah
sakit sebagai lembaga pelayanan kesehatan masyarakat, khususnya di Yogyakarta. Rumah
sakit diharapkan dapat memberikan pelayanan yang baik, salah satunya ialah tersedianya obat
yang dibutuhkan pasien. Salah satu faktor yang dapat menjamin ketersediaan obat yang
bermutu dapat dipantau melalui proses pengadaan obat.

Banyaknya jumlah dan jenis obat serta arus keluar masuknya obat, bisa menjadi sebuah
kendala dalam proses pengadaan obat dikarenakan rumah sakit umum. Sehingga
dibutuhkan suatu implementasi sistem informasi pengadaan obat yang baik serta berkualitas
agar mampu melayani kebutuhan persediaan obat di rumah sakit tersebut.

1.2 Procurement
Implementasi procurement pada instalasi farmasi di rumah sakit memerlukan pendekatan
yang hati-hati untuk memastikan pasokan obat dan bahan farmasi yang tepat, berkualitas, dan
aman. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil dalam mengimplementasikan
procurement di instalasi farmasi rumah sakit:

1. Analisis Kebutuhan:

1
 ▪ Identifikasi kebutuhan obat dan bahan farmasi berdasarkan populasi pasien, jenis
penyakit yang paling umum, dan kebijakan rumah sakit.

2. Perencanaan dan Anggaran:

▪ Tentukan anggaran untuk kebutuhan farmasi, termasuk obat-obatan, peralatan, dan
perlengkapan lainnya.
▪ Susun rencana pengadaan jangka panjang dan pertimbangkan kebutuhan khusus
seperti keadaan darurat atau peningkatan permintaan.

3. Penyusunan Dokumen Pengadaan:

▪ Persiapkan dokumen pengadaan seperti RFP atau RFQ dengan memasukkan
spesifikasi obat, kriteria kualifikasi pemasok, dan persyaratan kontrak.

4. Seleksi Pemasok:
▪ Lakukan evaluasi pemasok obat dan bahan farmasi berdasarkan kriteria seperti
keandalan pasokan, sertifikasi kualitas, dan pengalaman sebelumnya.

5. Proses Tender:
▪ Adakan proses tender terbuka atau tertutup untuk mendapatkan tawaran terbaik dari
pemasok obat dan bahan farmasi.

6. Negosiasi Kontrak:
▪ Lakukan negosiasi dengan pemasok terpilih mengenai harga, syarat pembayaran, dan
persyaratan pengiriman.
▪ Pastikan kontrak mencakup ketentuan tentang ketersediaan, keamanan, dan kualitas
obat.

7. Sistem Manajemen Persediaan:

▪ Terapkan sistem manajemen persediaan yang efektif untuk mengawasi stok obat dan
bahan farmasi.
▪ Gunakan teknologi informasi untuk memantau kadaluarsa, menghindari kekurangan
persediaan, dan mengoptimalkan rotasi persediaan.

8. Pelatihan dan Sertifikasi:

▪ Berikan pelatihan kepada staf farmasi terkait proses pengadaan, manajemen
persediaan, dan kepatuhan terhadap regulasi.

9. Manajemen Risiko:
▪ Identifikasi dan kelola risiko yang terkait dengan kekurangan persediaan, perubahan
harga, atau masalah kualitas.
▪ Pertimbangkan opsi cadangan untuk memitigasi risiko tersebut.

10. Audit dan Evaluasi Kinerja:

2
 ▪ Lakukan audit reguler terhadap proses procurement untuk memastikan kepatuhan
terhadap kebijakan dan regulasi.
▪ Evaluasi kinerja pemasok secara berkala untuk memastikan kualitas dan ketersediaan
yang berkelanjutan.

Implementasi yang efektif dari proses procurement di instalasi farmasi rumah sakit
membantu memastikan pasokan obat yang memadai, berkualitas, dan memberikan kontribusi
positif pada pelayanan kesehatan pasien.

1.3 Purchasing
Implementasi purchasing (pembelian) dalam instalasi farmasi di rumah sakit
membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan hati-hati untuk memastikan pasokan obat dan
bahan farmasi terpenuhi dengan efisien. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil
dalam mengimplementasikan purchasing di instalasi farmasi rumah sakit:

1. Penetapan Kebutuhan:
▪ Identifikasi kebutuhan obat dan bahan farmasi berdasarkan formularium rumah sakit,
kebijakan klinis, dan tren permintaan.

2. Perencanaan Pembelian:
▪ Tentukan anggaran pembelian untuk kebutuhan farmasi.
▪ Buat rencana pembelian jangka pendek dan jangka panjang.

3. Penyusunan Daftar Pemasok:

▪ Identifikasi dan susun daftar pemasok potensial yang memenuhi standar kualitas dan
keamanan.
▪ Periksa sertifikasi dan reputasi pemasok.

4. Penyusunan Rencana Pembelian:

▪ Tentukan volume pembelian, jadwal pengiriman, dan persyaratan khusus lainnya.
▪ Susun dokumen pengadaan seperti purchase order (PO) dan invoice.

5. Proses Pembelian:
▪ Ajukan penawaran kepada pemasok atau lakukan proses tender jika diperlukan.
▪ Evaluasi dan bandingkan penawaran pemasok.

6. Negosiasi Harga dan Persyaratan:

▪ Lakukan negosiasi harga, syarat pembayaran, dan kondisi lainnya.
▪ Pastikan transparansi dan kepatuhan dengan regulasi pembelian.

7. Pemantauan Pengiriman:
▪ Awasi pengiriman obat dan bahan farmasi sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

3
 ▪ Pastikan keamanan dan kualitas selama proses pengiriman.

8. Penerimaan dan Inspeksi:

▪ Periksa kualitas dan keamanan produk yang diterima sesuai dengan standar farmasi
dan peraturan yang berlaku.
▪ Buat catatan tentang setiap keluhan atau masalah yang mungkin muncul.

9. Manajemen Persediaan:
▪ Terapkan sistem manajemen persediaan yang efisien untuk mengontrol stok obat dan
bahan farmasi.
▪ Hindari kelebihan persediaan dan minimalkan risiko kadaluarsa.

10. Audit dan Evaluasi:

▪ Lakukan audit reguler terhadap proses pembelian untuk memastikan kepatuhan
terhadap kebijakan dan regulasi.
▪ Evaluasi kinerja pemasok secara periodik.

11. Pelatihan Karyawan:

▪ Berikan pelatihan kepada staf farmasi tentang proses pembelian, kebijakan
pengadaan, dan manajemen persediaan.
▪ Pastikan pemahaman tentang etika pembelian dan kepatuhan regulasi.

Pengimplementasian purchasing yang efektif di instalasi farmasi rumah sakit membantu

memastikan ketersediaan obat yang memadai, sambil menjaga keamanan dan kualitasnya.
Koordinasi yang baik dengan pemasok dan staf farmasi sangat penting dalam menjalankan
proses ini dengan lancar.

4
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pembahasan
Pentingnya procurement dan purchasing pada instalasi farmasi rumah sakit sangat krusial
karena berkaitan langsung dengan ketersediaan, keamanan, dan kualitas obat serta bahan
farmasi yang digunakan dalam pelayanan kesehatan. Berikut adalah beberapa alasan
mengapa procurement dan purchasing memiliki peran yang sangat penting:

1. Pasokan Obat yang Tepat:

▪ Melalui proses procurement dan purchasing yang baik, rumah sakit dapat
memastikan pasokan obat yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pasien. Ini
penting untuk mendukung pengobatan yang efektif dan kesembuhan pasien.

2. Kualitas dan Keamanan:*

▪ Proses procurement melibatkan pemilihan pemasok yang dapat diandalkan dan
produk yang memenuhi standar kualitas dan keamanan. Ini essensial untuk
menghindari risiko penggunaan obat yang berkualitas rendah atau berbahaya bagi
pasien.

3. Efisiensi Biaya:
▪ Melalui purchasing yang efisien, rumah sakit dapat memperoleh obat dan bahan
farmasi dengan harga yang bersaing. Negosiasi yang baik dan pemilihan pemasok
yang memberikan nilai tambah dapat membantu mengontrol biaya dan
mengoptimalkan anggaran.

4. Manajemen Persediaan yang Efektif:

▪ Procurement dan purchasing membantu dalam manajemen persediaan yang efektif.
Dengan pemantauan stok yang baik, rumah sakit dapat menghindari kekurangan
atau kelebihan persediaan yang dapat berdampak pada pelayanan kesehatan.

5. Kepatuhan Terhadap Peraturan:

▪ Kedua proses ini juga memiliki peran penting dalam memastikan kepatuhan rumah
sakit terhadap regulasi dan standar farmasi yang berlaku. Ini termasuk memastikan
bahwa semua produk farmasi memenuhi persyaratan perundang-undangan dan
kualitas yang ditetapkan.

6. Keberlanjutan Layanan:
▪ Dengan pengadaan obat yang konsisten dan berkualitas, rumah sakit dapat menjaga
keberlanjutan layanan kesehatan. Ketidaktersediaan obat dapat menghambat
pengobatan pasien dan mempengaruhi reputasi rumah sakit.

7. Manajemen Risiko:

5
 ▪ Procurement dan purchasing membantu mengelola risiko terkait dengan
ketidaktersediaan, keterlambatan pengiriman, atau masalah kualitas produk farmasi.
Ini termasuk identifikasi dan penanganan masalah dengan cepat.

8. Kepuasan Pasien:
▪ Pasokan obat yang tepat waktu dan berkualitas berkontribusi pada kepuasan pasien.
Pasien yang mendapatkan pengobatan yang baik akan merasakan dampak positif
pada pengalaman mereka di rumah sakit.

9. Keberlanjutan Institusi:
▪ Proses procurement dan purchasing yang baik mendukung keberlanjutan institusi
rumah sakit. Dengan mengelola aspek finansial dan persediaan secara efisien, rumah
sakit dapat membangun fondasi yang kuat untuk beroperasi secara berkelanjutan.

Dengan memahami dan mengimplementasikan procurement dan purchasing dengan baik,

instalasi farmasi di rumah sakit dapat memberikan dampak positif pada kesehatan pasien dan
kelangsungan operasional rumah sakit.

2.2 Proses Procurement dan Purchasing Rumah Sakit Pusat Pertamina

Dalam proses Procurement dan Purchasing perusahaan, terdapat beberapa proses yang
terjadi. Dari data yang telah di peroleh dapat di jelaskan sebagai berikut :

1. Rumah Sakit Pusat Pertamina menerbitkan e-katalog terhadap obat-obatan yang telah
dimiliki. Ketika perusahaan kekurangan bahan baku produksi, maka perusahaan
memberikan Purchase Order terhadap barang yang diperlukan kepada vendor rekanan atau
kepada beberapa vendor yang dapat memenuhi pemesanan tersebut. Dalam penentuan
vendor, terjadi negosiasi harga dari pihak perusahaan kepada pihak vendor atau pihak yang
menerima Purchase Order tersebut.

2. Setelah mendapat vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan negosiasi harga,
maka vendor melakukan proses produksi sesuai dengan Purchase Order yang diberikan
perusahaan. Hal proses ini, pihak vendor melakukan koordinasi dengan pabrik obat-obat
yang berkaitan dengan Purchase Order tersebut.

6
3. Setelah vendor menerima barang dari pihak pabrik, maka vendor melakukan packing
terhadap barang yang telah diterima. Pihak vendor juga bertanggung jawab atas barang
yang diterima dengan melakukan pengecekan kerusakan barang. Vendor juga melakukan
pengecekan Purchase Order terhadap barang yang diterima.

4. Setelah melakukan packing, pihak vendor melakukan pengiriman kepada perusahaan, dan
melakukan tracking terhadap pengiriman barang. Hal ini bertujuan agar barang yang
dikirimkan memenuhi tenggat waktu yang diberikan perusahaan dan agar tidak terjadi
kelalaian dalam pengiriman barang yang berdampak pada keterlambatan pengiriman, ini
merupakan salah satu bentuk pertanggung jawaban vendor terhadap perusahaan.

5. Setelah menerima pengiriman dari pihak vendor, perusahaan diwajibkan untuk mengecek
kondisi barang yang diterima. Hal ini memiliki tujuan untuk mencegah adanya kerusakan
selama masa pengiriman. Dalam proses ini perusahaan melakukan Three-Way Matching
yaitu penyesuain Purchase Order, pengecekan Order Receipt, dan Membuat Invoice
pembayaran. Setelah ketiga hal tersebut dilakukan, perusahaan melakukan pembayaran
atas barang yang diterima, dalam proses ini juga perushaan melakukan pencatatan atas
order yang telah terjadi dan diterima.

6. Sesudah melakukan pendataan Purchase Order, Pihak Gudang menyalurkan kebutuhan

perusahaan kepada pihak apotik dan kepada perangkat rumah sakit yang membutuhkan

7
obat-obatan tersebut. Setelah kebutuhan tersebut dipenuhi, maka pihak administrasi
perusahan diwaibkan untuk meng-update stock obat-obatan kedalam e-katalog perusahaan.
Hal ini bertujuan untuk melakukan pemesanan bahan baku di kemudian hari.

8
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pengimplementasian procurement dan purchasing pada instalasi farmasi di rumah sakit
memiliki sejumlah kesimpulan penting yang memperkuat peran kritisnya dalam menjaga
kelancaran operasional dan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas.

Dengan menggabungkan proses procurement dan purchasing yang baik, instalasi farmasi
di rumah sakit dapat memberikan kontribusi positif pada aspek klinis, operasional, dan
finansial, sehingga meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien
secara keseluruhan.

9
 DAFTAR PUSTAKA

https://journal.uii.ac.id/Snati/article/download/1179/1000/1056
https://www.gssrr.org/index.php/JournalOfBasicAndApplied/article/view/12389
https://jurnal.unismuhpalu.ac.id/index.php/MPPKI/article/view/1016

III