MAKALAH MANAGEMENT FARMASI

Pengadaan dan Pergudangan

Disusun Oleh :
Andi Nurazmi
Ekwan
Putri Anggreini
Magfirah
Yuniar Firsty Oktavia Lantika

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MULAWARMAN
2016

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat
dan karunia-Nya, sehingga makalah Pengadaan dan Pergudangan tentang
management farmasi dapat terselesaikan tepat waktu.
Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan
dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk
itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
sempurna dan masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata
bahasanya. Oleh karena itu kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca
agar kami dapat memperbaiki makalah ini untuk kedepannya.
Akhir kata kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
maupun inspirasi bagi yang membacanya.

Samarinda, September 2016

Penyusun

DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................

KATA PENGANTAR.......................................................................................

ii

DAFTAR ISI ....................................................................................................

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang ........................................................................................

1.2. Rumusan Masalah ..................................................................................
1.3. Tujuan .....................................................................................................
BAB II

1
2
2

ISI

2.1. Pengadaan ...............................................................................................

2.2. Pergudangan ...........................................................................................

3
4

BAB III PENUTUP .......................................................................................

31

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................

32

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sejalan dengan laju perkembangan yang terus berkembang di Indonesia,
maka banyak bermunculan perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan
besar. Tujuan utama suatu perusahaan yaitu memperoleh laba seoptimal mungkin
dan mengawasi berjalannya perusahaan serta berkembangnya perusahaan, maka
hal yang perlu dilakukan oleh suatu perusahaan adalah mengadakan penilaian
terhadap persediaan dan pengaruhnya terhadap laba perusahaan. Hal ini dilakukan
karena persediaan bagi kebanyakan perusahaan merupakan salah satu modal kerja
yang sangat penting didalam suatu perusahaan, dimana prosedurnya terus menerus
mengalami perubahan dan perputaran.
Pengelolaan perbekalan farmasi (barang farmasi ) atau sistem manajemen
perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari
perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain.
Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian,

pengendalian,

pencatatan,

dan

pelaporan,

penghapusan,

monitoring dan evaluasi.

Dalam suatu perusahaan apotek stok persediaan barang haruslah tersedia
selalu, maka dari itu untuk mengoptimalkan persediaan produk famasi peran
seorang apoteker sangat diperlukan guna untuk memanage persediaan dan
penyimpanan.
Dalam suatu pengelolaan persediaan produk farmasi, terkadang mengalami
beberapa hambatan. Baik dari luar perusahaan ataupun dari dalam, maka untuk
meminimalisir itu perlu adanya evaluasi personal untuk mengatur manajemen agar
tercapai manajemen yang benar dan mengurangi segala hambatan yang muncul,
serta meningkatkan kualitas kompeten seorang peran apoteker untuk memanage
persediaan dan sistem pergudangan produk farmasi.

1.2. Tujuan
Untuk mengetahui dan memahami manajemen pengadaan dan pergudangan
dalam industri farmasi

BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengadaan
Pengadaan merupakan rangkaian proses sejak dari penerimaan daftar
perencanaan, membuat rencana pembelian, memilih pemasok, negosiasi harga,
menentukan kapan membeli,menulis surat pesanan, dan menyerahkan surat
pesanan kepada pemasok.
Dalam industri farmasi, komponen terbesar dalam struktur biaya produk
adalah biaya pengadaan barang, termasuk di dalamnya adalah pengadaan bahan
awal (starting material) yang terdiri dari bahan baku (baik bahan baku aktif
maupun bahan penolong) serta bahan pengemas. Tidak kurang dari 60 - 70% dari
total biaya perusahaan digunakan untuk melakukan pengadaan bahan awal ini.
280 Manajemen Farmasi Industri Bagian/departemen yang bertanggung jawab
untuk melaksanakan pengadaan barang adalah Departemen/Bagian Pembelian
(purchasing/procurement department). Di banyak industri farmasi, departemen ini
berada langsung di bawah direksi perusahaan (Direktur Keuangan atau Direktur
Operasi/Pabrik). Beberapa industri farmasi lain, menempatkan Departemen
Pembelian di bawah Material (PPIC) Manager. Perbedaan ini antara lain
dipengaruhi oleh besar/kecilnya tanggung jawab di masing-masing perusahaan
karena bidang pengadaan terkait langsung dengan penggunaan keuangan
perusahaan. Bagian pembelian bertanggung jawab untuk melakukan pembelian
segala hal keperluan perusahaan, baik keperluan administrasi seperti alat tulis
kantor dan alat elektronik maupun keperluan yang terkait langsung dengan
produksi obat seperti bahan baku obat, bahan pengemas, spare part mesin-mesin
produksi, dan lainlain.
Terdapat empat kegiatan utama dalam Pembelian, yaitu
1. Pemilihan supplier (pemasok), bernegosiasi mengenai harga, termint
pembayaran dan jadwal pengiriman bahan, termasuk di dalamnya
menerbitkan surat pesanan (purchase order/PO)
2. Melakukan pemantauan pengiriman (expediting delivery) yang dilakukan
oleh supplier,

3. Menjembatani antara supplier dengan bagian terkait dalam perusahaan,

misalnya bagian teknik, QC, Produksi, Keuangan dan lain-lain yang
berkaitan dengan masalah pembelian bahan (complaint, dan lain-lain)
4. Mencari produk, material atau supplier baru, yang dapat memberikan
kontribusi dan keuntungan pada perusahaan.
Pemilihan Supplier. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih
supplier :
1. Kualitas dari bahan yang dipesan. Hal ini dapat diketahui dari Certificate of
Analysis (CoA).
2. Kontinuitas atau kesanggupan supplier dalam menyuplai barang yang
berkualitas secara terus-menerus.
3. Delivery time atau ketepatan waktu pengiriman sesuai dengan waktu
pengiriman yang telah ditentukan.
4. Layanan purna jual dan kemudahan dalam pembayaran. Manajemen
Produksi & Operasi
Terdapat 2 sistem pembelian (pengadaan) yang biasa dilakukan di industri
farmasi, yaitu :
1. Open Purchase Order.
Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah kecil, dengan nilai
yang kecil serta proses transaksi dengan frekuensi yang tinggi. Sistem pembelian
dengan cara ini biasanya dilakukan untuk material yang mudah didapat, supplier
cukup banyak dan kebutuhannya fluktuatif.
2. Blanket Purchase Order.
Pada sistem ini order pembelian dilakukan dalam jumlah besar secara total,
dengan harga yang tetap tapi pengirimannya diatur dalam jangka waktu yang
panjang. Sistem pembelian dengan cara ini biasanya digunakan untuk material
yang nilainya cukup tinggi, adanya potongan harga yang cukup besar bila order
quantity-nya besar atau material tersebut sukar didapat atau di pasaran sering
kosong.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan antara lain,
1. Stok bahan yang ada baik bahan baku, bahan pengemas dan produk jadi,
2. Lead time (yaitu waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang mulai dari
pemesanan sampai tiba di gudang pabrik).

Pembelian Tepat Waktu (JIT) Dengan semakin meningkatnya biaya

penanganan bahan (handling cost) saat ini tengah berkembang sistem pembelian
tepat waktu (Just-In Time Purchasing). Tujuan pembelian tepat waktu adalah:
1. Menghilangkan kegiatan yang tak perlu, misalnya waktu pemeriksaan yang
bertele-tele karena supplier telah terpercaya.
2. Mengurangi inventory stock yang berlebihan, bila perlu zero stock karena
perencanaan dan penjadwalan pengiriman terkontrol.
3. Adanya jaminan kualitas material karena adanya seleksi ketat terhadap
suplier.
4. Mengurangi resiko penyimpanan karena stock terdapat di supplier.
Agar metode pembelian tepat waktu ini dapat dilaksanakan terdapat
beberapa prasyarat yang harus dipenuhi. Prasyarat tersebut antara lain :
1. Supplier
Hubungan terus-menerus dengan supplier yang sama
Analisa harga diusahakan tetap atau ditekan.
Delivery tepat waktu.
Kemudahan pembayaran.
2. Kualitas
Jaminan kualitas dengan pemilihan supplier dan manufacturer yang ketat.
Dokumen mutu lengkap (CoA, Sertifikat ISO, dan lainlain)
Dilakukan audit vendor.
Standar kemasan untuk menjaga kualitas material
3. Administrasi
Jumlah pembelian konstan
Administrasi seminimal mungkin
Dihindari adanya over stock atau out of stock
Kontrak pembelian jangka panjang
4. Delivery/Pengiriman
Koordinasi pengiriman dengan bagian-bagian lain yang terkait sesuai
dengan kebutuhan, kapasitas gudang dan ketersediaan dana
Stock ada di supplier (sistem konsinyasi)
2.2. Pergudangan
Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi
industri farmasi yang berfungsi untuk menyimpan bahan Industri baku, bahan
kemas dan obat jadi yang belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan
gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan (baku, pengemas, dan obat jadi)
dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, dan melindungi obat dari

kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut maka harus dilakukan

pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan
Manajemen Pergudangan.
Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:
1. Mengatur orang/petugas (SDM),
2. Mengatur penerimaan barang,
3. Mengatur penataan/penyimpanan barang,
4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang.
Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:
1. Fasilitas
Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas/perlengkapan
/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang
Pemakaian ruang seefektif mungkin
Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua fasilitas
gudang
Fleksibilitas terhadap perubahan
2. Tenaga Kerja
Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin
Mengurangi resiko kecelakaan kerja
Memungkinkan pengawasan yang baik
3. Barang
Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi kualitasnya
Menghindari terjadinya kehilangan barang
Mengatur letak agar hemat tempat/ruang
Pengaturan aliran keluar masuknya barang
Syarat-syarat gudang (sesuai dgn cGMP) Agar dapat menjalankan fungsinya
dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah
ditentukan dalam Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) Terkini. Syarat-syarat
tersebut di antaranya :
1. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian
Gudang, termasuk didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan
bahan, penyimpanan dan distribusi bahan/produk
2. Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam
keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur
3. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian
Gudang, termasuk didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan
bahan, penyimpanan dan distribusi bahan/produk

4. Harus ada Prosedur Tetap (protap) yang mengatur/tata cara kerja bagian
Gudang, termasuk didalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan
bahan, penyimpanan dan distribusi bahan/produk
5. Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar
atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut - pelarut organik)
6. Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status karantina
dan Ditolak
7. Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan
kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area)
8. Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out)
atau FEFO (First Expired First Out)
Salah satu hal yang sangat mempengaruhi berfungsi tidaknya suatu gudang
adalah kapasitas dari gudang itu sendiri. Dalam Manajemen Produksi & Operasi
menentukan kapasitas gudang, maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah
keadaan maksimum. Gudang mencapai keadaan maksimum pada saat sediaan
pengaman belum dipakai, terjadi keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan
pesanan datang lebih cepat,Untuk dapat menghitung besarnya kapasitas gudang
yang harus dipenuhi, maka diperlukan data tentang : (1) jumlah pesanan (order
quantity) dalam suatu periode tertentu yang dilakukan, (2) besarnya sediaan
pengaman yang ditentukan, (3) variasi lead time, dan (4) fluktuasi pemakaian.
Kapasitas gudang dapat dihitung dengan menggunakan persamaan :

BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Pengadaan atau pembelian bisa dilakukan dalam jumlah kecil dan dapat
jumlah besar serta pergudangan merupakan sarana pendukung yang berfungsi
menyimpan & melindungi bahan baku, bahan kemas & obat jadi yg belum
didistribusikan.