Disusun oleh:
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SEMARANG
TAHUN 2023
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan atas segala limpahan rahmat dan karunia Allah SWT,
karenaNya penyusun dapat menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam semoga tetap
terlimpahcurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, rosul penutup dan pemberi syafaat yang
mulia. Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Pengendalian Manajemen, adapun
judul makalah ini adalah “AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN”
Kami menyadari makalah ini masih banyak kekurangan dalam penyusunannya. Untuk
itu kami menerima saran dan kritik yang membangun agar supaya adanya perbaikan.
Akhirnya, penyusun sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
dalam penyusunan makalah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf atas segala
kekurangan. Besar harapan semoga makalah ini bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi
pembaca pada umumnya.
Alhamdullillahirrabibil’aalamiin.
Wassaalaamu’alaikum Wr. Wb.
Penulis
1. AUDIT ATAS FUNGSI PENGADAAN
1. Organisasi pengadaan
2. Proses pengadaan yang terdiri atas :
a. Perencanaan pengadaan
b. Pelaksanaan pengadaan
c. Pemabayaran dan pelaporan
Secara umum, proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang
meliputi hal – hal berikut :
6. Perencanaan Pengadaan
Pengendalian yang ketat pada tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa panitia
pengadaan tidak salah dalam menentukan pemasok terpelih dan harga atas barang/jasa yang
dibutuhkan. Pemeilihan pemasok yang tepat tidak saja didasarkan pada perolehan dengan harga
yang paling murah, tetapi juga penilaian atas kemampuan pemasok memenuhi spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan tepat waktu dan suku cadangnya secara berkelanjutan.
Pembayaran baru bisa dilakukan jika serah terima atas arang/jasa tersebut telah
dinyatakan tidak mengandung masalah dan telah disahkann oleh pihak – pihak berwenang.
Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap dan
tagihan telah jatuh tempo. Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan sesuai
dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Panitia pengadaan harus
menyajikan tentang kemampuan panitia ini mendapatkan barang/jasa sesuai dengan
spesifikasinya, masalah – masalah yang dihadapi atau peluang penghematan yang belum bisa
dilakukan karena terbentur dengan peraturan yang digunakan dalam pengadaan tersebut.
Pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, dimana masing – masing pihak memiliki
berbagai cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Pihak pemasok
berkepentingan dengan penjualan produknya dan mengharapkan keuntungan dari penjualan
tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut, berbagai perilaku menyimpang berikut ini yang
mungkin dilakukan.
1. Nilai uang
2. Kejujuran dan keadilan
3. Akuntabel dan transparan
4. Efisiensi
5. Kompetensi dan integritas.
Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survei harga dan pemasok,
pemilihan pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok dan
penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak pengadaan. Pengadaan dapat
dilakukan melalui penunjukan langsung, ternder terbatas dan tender terbuka.
13. Audit Atas Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas
barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang
spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitass, dan waktu penggunaanya. Dengan daftar
ini, perusahaan dapat terhindar dari beberapa kondisi seperti: (1) pembelian yang berlebihan,
(2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada barang-jasa yang belum dibutuhkan, serta
(4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan standar kualitas. Perusahaan juga harus
memiliki daftar pemasok terpilih yang mampu memenuhi kebutuhan barang jasanya dengan
cara paling ekonomis. Perusahaan harus melakukan verifikasi terlebih dahulu untuk
mengetahui kebenaran keberadaan pemasok sebelum dimasukkanke daftar pemasok terpilih
untuk menghindari perusahaan melakukan transaksi dengan pemasok yang salah atau memiliki
catatan kinerja yang tidak baik. Pemasok yang dipilih telah memahami spesifikasi barang/jasa
yang dibutuhkan perusahaan, frekuensi kebutuhan dan waktu pengirimannya serta memiliki
komitmen untuk menyediakan barang/jasa kebutuhan perusahaan sesuai kontrak yang
disepakati.
1. Penggelembungan anggaran.
2. Rencana pengadaan yang diarahkan untuk merek atau pengusaha tertentu.
3. Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal pelaksanaan
anggaran.
4. Menaketan pekerjaan yang direkayasa.
5. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari pelelangan.
6. Memecah pengadaan barang yang menurut sifat pekerjaannya seharusnya merupakan
satu kesatuan.
7. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa satuan
kerja menurut sifat pekerjaan dan tingkat efesiensinya seharusnya dilakukan di satuan
kerja masing-masing.
8. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran nilainya
seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket pekerjaan yang hanya dapat
dilaksanakan oleh usaha non kecil.
9. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan.
10. Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis.
11. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya melalui
pelelangan umum
12. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai untuk evaluasi yang seharusnya sistem
gugur.
13. Pengalokasian anggaran kegiatan yang direncanakan dilakukan dengna cara swakelola,
dalam pelaksanaannya dilakukan dengan cara kontraktual kepada penyedian baraang
atau sebaliknya.
Perusahaan yang menerapkan metode Justi in Time (JIT) dalam proses produksinya,
mengintegrasikan kekuatan pemasok dalam strategi bisnisnya dimana metode ini hanya
memilih beberapa pemasok saja yang memiliki kemamapuan dan komitmen untuk memenuhi
kebutuhan barang/jasa perusahaan sesuai dengan spesifikasinya, kuantitas, kualitas, dan
ketepatan waktu sehingga proses pengadaan tidak berjalan terlalu rumit dan menyerap banyak
waktu serta tenaga.
Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi
tender agar tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi. Tempat dan waktu pembukaan
tender harus disepakati untuk mengurangi risiko kebocoran dan manipulasi kerahasiaan tender.
Dalam proses tender, evaluasi penawaran adalah tahapan yang paling sensitive sehingga harus
dikelola dengan baik dan penuh kehati-hatian agar tidak terjadi distorsi informasi yang
nantinya hanya akan menguntungkan pemasok tertentu.
Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditandatangani. Maka dari itu,
tahap pelaksanaan/pengiriman harus mendapatpehatian yang serius. Pengendalian yang tidak
memadai pada tahap ini dapat berakibat pada:
1. Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan
lainnya.
2. Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak
tertentu.
3. Adanya praktik pembiaran gratifikasi.
4. Pemalsuan kualitas atau sertifikasi standar.
5. Penyajian faktur yang lebih besar atau lebih kecil.
Penanganan atas penerimaan barang/jasa harus berjalan sangat hati-hati. Petugas yang
melakukan inspeksi harus memiliki kemampuan teknis yang memadai tentang spesifikasi
barang/jasa yang dibeli dan menggunakan keahlian profesionalnya secara seksama. Titik kritis
pada tahap ini adalah kecermatan dari petugas penerima dan penilai dalam memastikan bahwa
barang/jasa yang diterima telah memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu penyerahan yang
dipersyaratkan.Penelusuran auditor terhadap fisik barang/jasa, dokumen pengadaan dan berita
acara serah terima barang/jasa harus mampu mendeteksi terjadinya kecurangan/penyimpangan
pada tahap ini.
Pembayaran dan pelaporan adalh bagian terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan ini
menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan
pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
diberikan kepadanya.
Untuk memenuhi kebutuhan internal cross check, fungsi kasir/bendahara harus terpisah
dari fungsi pencatatan dan operasional. Setiap pembayaran yang dilakukan kepada pemasok,
harus berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi dengan berita acara serah terima
barang/jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa yang diserahkan oleh pemasok telah sesuai
dengan spesifikasinya dan dinyatakan dapat diterima oleh bagian verifikasi dan penerimaan
barang/jasa dari panitia pengadaan. Kewajiban terakhir dari panitia pengadaan adalah
pembuatan laporan pengadaan, yang melaporkan pelaksanaan pengadaan, kemampuan
memperoleh barang/jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana
yang terserap dalam pengadaan tersebut. Penelusuran auditor terhadap dokumen pembayaran
dan laporan pegadaan harus dapat membuktikan apakah pembayaran dan pelaporan atau
pengadaan sudah dilakukan dengan baik atau tidak.