Kelompok 3

Nama Anggota : 1. Ajeng Megumi Dwi Puspitasari (20133100013)

2. Desi Isnaini Laila Khasanah (20133100026)
3. Rosa Dwi Andini Putri (20133100097)
Kelas : A1
Referensi : BAB 3 Buku Audit Manajemen, Ibk Bayangkara
Audit Atas Fungsi Pengadaan
Fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi suatu
organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagian dari strategi keunggulan
bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh input dengan pengorbanan terkecil dari berbagai
alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan
inovasi perusahaan dalam proses pengadaan. Tiga tahapan penting dalam proses pengadaan
meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan, dan tahap penanganan atas
barang/jasa yang diterima. Ketiga tahap ini bisa menjadi sangat rawan dari berbagai
penyimpangan. Oleh karena itu, ketiga proses ini harus mendapatkan pengendalian yang
memadai.
Pengendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan bahwa barang/jasa yang akan
diperoleh (dibeli) adalah barang/jasa yang benar-benar dibutuhkan dalam operasional unit
pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. Pada tahap proses pengadaan, pengendalian
berfungsi untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang/jasa tersebut telah berjalan dengan
transparan, tidak diskriminatif, adil, dan akuntabel. Pada tahap ini, pengendalian harus mampu
memastkan bahwa pemasok yang terpilih adalah pemasok yang paling sap memenuhi kebutuhan
perusahaan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan, dengan harga yang paling rendah.
Tujuan dan Manfaat Audit
Tujuan pengadaan, yaitu untuk mendapatkan barang/jasa sesuai dengan kebutuhannya dengan
pengorbanan yang minimal (ekonomis), tujuan audit atas fungsi ini adalah untuk melakukan
penilaian secara menyeluruh mengenai apakah pengadaan tersebut telah mampu memenuhi
kebutuhan akan barang/jasa perusahaan dengan pengorbanan minimal, sesuai dengan ketentuan
peraturan yang berlaku. Secara umum, tujuan dari audit atas fungsi pengadaan ini dapat meliputi:
1. untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misi organisasi;
2. menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan; serta melindungi aset (dana)
perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalahgunaan, dan berbagai
bentuk penyimpangan lainnya;
3. mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan yang
dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan periodik,
termasuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas;
 4. memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang
berlaku.
Tika temuan menyangkut terjadinya penyimpangan atau penyalahgunaan kewenangan yang
berakibat pada kerugian perusahaan, hail audit ini dapat menjadi dasar dalam menentukan
tindakan terhadap pihak yang seharusnya bertanggung jawab atas terjadinya permasalahan
tersebut. Namun jika temuan audit menyangkut prestasi dari beberapa individu atau kelompok
yang terlibat dalam pengadaan tersebut, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam memberikan
penghargaan kepada berbagai pihak yang memiliki prestasi lebih tersebut.
Ruang Lingkup Audit
Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi pengadaan, baik
organisasinya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan pengadaan, perencanaan, proses, dan
penyelesaian pengadaan (penerimaan barang/jasa). Secara terperinci rang lingkup audit fungi
pengadaan meliputi:
1. organisasi pengadaan;
2. proses pengadaan yang terdiri atas:
a. perencanaan pengadaan;
b. pelaksanaan pengadaan; dan
c. pembayaran dan pelaporan.
Ruang lingkup ini dapat bervariasi, tergantung dari strategi dan kompleksitas sistem pengadaan
di masing-masing organisasi. Proses pengadaan pada organisasi yang melibatkan dana
masyarakat (memiliki akuntabilitas publik) mungkin lebih kompleks jika dibandingkan dengan
perusahaan yang tidak memiliki akuntabilitas publik karena tuntutan atas akuntabilitas dan
transparansi pada perusahaan tersebut lebih besar.
Langkah-langkah Audit
Audit atas fungi pengadaan adalah untuk menilai apakah proses pengadaan telah sesuai dengan
prinsip-prinsip tata kelola yang baik. Sesuai dengan tujuan tersebut, proses audit harus mampu
mendapatkan bukti yang cukup, relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan penilaian atas
kesesuaian praktik yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya. Secara umum,
proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang meliputi hal-hal berikut.
1. Perencanaan audit.
Audit atas fungi pengadaan barang/jasa harus direncanakan untuk memastikan audit
berjalan dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas
pengadaan barang/jasa. Perencanaan audit menyangkut:
a. penilaian risiko dan penentuan rang lingkup audit,
 b. penentuan jadwal audit,
c. penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit.
Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan
beberapa hal termasuk:
a. risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit,
b. area audit yang signifikan.
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit.
3. Pelaporan.
4. Tidak lanjut hasil audit.
Proses Pengadaan Barang/Jasa
Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk mendapatkan
barang/jasa untuk memenuhi kebutuhnnya secara ekonomis, efisien, dan efektif. Setiap aktivitas
pada masing-masing tahap tersebut dipandu oleh sistem, prosedur , dan kebijakan sebagai
sebagai pedoman tata kelola pengadaan yang baik.
 Perencaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input) dalam
operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu kapan barang/jasa
tersebut harus tersedia. Di samping itu, perencanaan pengadaan juga berkaitan dengan penentuan
berapa besar dana yang harus tersedia atas pengadaan tersebut sesuai dengan jadwal penggunaan
barang/jasa yang dibutuhkan. Setiap penetapan kebutuhan atas barang/jasa, harus mendapatkan
otorisasi yang memadai dari pejabat yang berwenang pada perusahaan tersebut.
 Pelaksanaan Pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan
pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan, jenis barang /jasa yang akan
dibeli, dan besarnya anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut.
 Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang
Pengendalian atas penerimaan barang/jasa seharusnya melibatkan unit pengguna dari barang/jasa
tersebut untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian barang/jasa yang diterima dengan
pesanannya. Titik rawan pada tahap ini dapat berupa kolusi antara pemasok dan petugas
penerima barang sehingga barang/jasa yang tidak memenuhi spesifikasi tetap diterima dalam
penyerahan barang/jasa tersebut.
 Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa dilakukan jika
serah terima atas barang/jasa tersebut telah dinyatakan tidak mengandung masalah (clear) dan
telah disahkan oleh pihak-pihak berwenang. Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan
dan dokumen pendukung yang lengkap dan tagihan telah jatuh tempo.
Kecurangan dalam pengadaan
Fungsi pembelian merupakan area yang sangat sensitif dan menjadi sorotan banyak pihak
dikarenakan beberapa aktivitas pada fungi ini. Di samping melibatkan uang dalam jumlah yang
besar, fungsi pembelian juga rawan dari berbagai godaan atau celah-celah untuk melakukan
korupsi. Pengadaan melibatkan pembeli dan penjual, di mana masing-masing pihak memiliki
berbagai cara untuk melakukan korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Pihak perasok
berkepentingan dengan penjualan produknya dan mengharapkan keuntungan dari penjualan
tersebut.
Untuk mencegah adanya kesempatan penyimpangan (korupsi) dalam pengadaan ini, sistem
pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan prinsip-prinsip
pengadaan berikut ini,
1. Nilai uang.
2. Kejujuran dan keadilan.
3. Akuntabel dan transparan.
4. Efisiensi.
5. Kompetensi dan integritas.
Audit atas Organisasi Pengadaan
Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan pemenuhan kebutuhan barang/jasa,
mengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan spesifikasi barang/jasa yang diterima sesuai
dengan kebutuhan penggunanya, mengotorisasi pembayarannya, dan
mempertanggungjawabkanpengadaan tersebut kepada organisasi di atasnya, untuk mendapatkan
pengendalian internal yang baik, fungsi pengadaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan dan
fungi pencatatan atas transaksi pengadaan yang dilakukan.
Audit atas Proses Pengadaan
 Audit atas Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna atas
barang/jasa. Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang
spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu penggunaannya. Pada perusahaan
perdagangan, daftar ini dilengkapi dengan batas stok maksimum dan minimum, barang yang
dipungut PPN atau tidak. Dengan daftar ini, perusahaan dapat terhindar dari; beberapa kondisi
seperti: (1) pembelian yang berlebihan, (2) kelebihan/kekurangan stok, (3) dana terikat pada
barang/jasa yang belum dibutuhkan, serta (4) pembelian barang/jasa yang tidak sesuai dengan
standar kualitas.
 Audit atas Pelaksanaan Pengadaan
Metode yang secara umm digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah pembelian langsung,
penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka. Kompetisi adalah dasar dari
pengadaan yang memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang/jasa terbaik melalui
persaingan dalam tender.
 Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa
Kecurangan masih mungkin bisa terjadi setelah kontrak ditandandatangani. Maka dari itu, tahap
pelaksanaan/pengiriman harus mendapat perhatian yang serius. Pengendalian yang tidak
memadai pada tahap in dapat berakibat pada:
1. kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan
lainnya;
2. pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak
tertentu;
3. adanya praktik pemberian gratifikasi;
4. pemalsuan kualitas atau sertifikat standar;
5. penyajian faktur yang lebih bear atau lebih kecil.
 Audit atas Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran dan pelaporan adalah bagian terakhir dalam proses pengadaan. Tahapan ini
menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan pertanggungjawaban
komite pengadaan atas tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.
"Apakah tahap ini telah terbebas dari kemungkinan penyimpangan?" tentu jawabannya "'Tidak".
Berbagai penyimpangam (kolusi) antara pemasok dengan petugas pembayaran (kasir/ bendahara)
mash bisa terjadi pada tahap ini, yang berakibat pada kerugian perusahaan.