PERTANYAAN DAN JAWABAN

1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? apa tujuan dan manfaatnya ?
Jawab:
Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi
pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifitasnya, perencanaan,
proses pengadaan, dan penanganan saat diterima.
Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :
a. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi.
b. Menilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan.
c. Mengembangkan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang dapat
diandalkan dan akuntabilitas.
d. Memastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang
berlaku.

2. Apa yang melatarbelakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?

Jawab:
Karena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan
ekonomisasi suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan
bagiandari strategi keunggulan bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh unit
dengan pengorbanan terkecil dari berbagai alternatif yang ada tanpa mengabaikan
standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi perusahaan dalam
proses pengadaan. Input yang diperoleh dengan pengorbanan terkecil, didukung
dengan metode produksi/operasi yang efesien, memungkinkan harga pokok peroduksi
atas pengolahan input tersebut menjadi lebih kecil dari pesaing.

3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?

Jawab:
Secara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:
1. Organisasi pengadaan
2. Proses pengadaan yang terdiri atas : a) Perencanaan pengadaan Perencanaan
pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa(input) dalam operasional
perusahaan baik tingkat kualitas, kuantitas dan penentuan waktu kapan barang/jasa
tersebut harus tersedia. b) Pelaksanaan pengadaan Tahap ini adalah pelaksanaan dari
 rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan pengadaan sesuai
dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan
dibeli dan besar nya anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut. c) Pembayaran
dan pelaporan Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan. Pembayaran
baru bisa dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah dinyatakan
tidak mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang

4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus
diperhatikan auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi
prinsip-prinsip dalam tata kelola pengadaan yang baik?
Jawab:
 Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan rencana yang
terdokumentasi?
 Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan?
 Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat tentang :
- Spesifikasi yang dibutuhkan
- Kuantitas yang dibutuhkan

5. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa

a. Perencanaan pengadaan
Mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa(input) dalam operasional
perusahaan baik tingkat kualitas, kuantitas dan penentuan waktu kapan
barang/jasa tersebut harus tersedia.
b. Pelaksanaan pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat
dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses
pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli dan besar nya anggaran yang
terlibat dalam pengadaan tersebut.
c. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang
Berkaitan dengan pertanggungjawaban panitia atas penerimaan barang dan jasa
yang sesyau dengan kontrak yang ditentukan
d. Pembayaran dan pelaporan
 Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa
dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah dinyatakan tidak
mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang.

6. Audit atas organisasi pengadaan melakukan penilaian atas efektivitas organisasi

pengadaan dalam melakukan pengadaan barang/jasa secara efiesien. Dapat menilai
ketepatan pada :
 Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan
 Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
 Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa
 Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.

7. Fungsi pengadaan kerja, meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga kerja (baik
menganai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga kerja secara
efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar, menempatkan tenaga
kerja sesuai dengan posisi yang sesuai, dan memberikan pendidikan serta latihan yang
diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para tenaga kerja baru.
Fungsi pengembangan tenaga kerja, meliputi kegiatan pendidikan dan
latihan bagi para pekerja agar mereka dapat mengikuti perubahan-perubahan yang
terjadi dalam organisasi. Tujuan dari pengemabangan tenaga kerja ini adalah
peningkatan mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu
mengikuti perkembangan yang ada dalam organisasi.
Fungsi Pemberian Kompensasi, meliputi kegiatan pemberian balas jasa
kepada para karyawan. Kegiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang
mampu mendorong prestasi karyawan, dan juga menentuan besarnya kompensasi
yang akan diterima oleh masing-masing pekerja adil.
Fungsi intergritas, merupakan kegiatan untuk menyeleraskan tujuan
organisasi dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah sinkron,
maka akan tergalang kekompakan dalam irama kerja organisasi dengan irama kerja
 para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang
tinggi dalam pencapaian tujuan.
Fungsi Pemeliharaan tenaga-kerja Mencakup pelaksanaan program-
program ekonomis maupun non-ekonomis, yang diharapkan dapat memberikan
ketentraman kerja bagi pekerja, sehingga mereka dapat bekerja dengan tenang dan
penuh konsentrasi guna mengasilkan pekerja yang diharapkan oleh organisasi

8. Elemen kunci transparasi dan keadailan pelaksanaan ender adalah kerahasiaan

informasi dan memastikan informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak
dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu

9. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang baik!

Jawab: Prinsip dalam pengadaan barang/jasa adalah efisien, efektif, terbuka dan
bersaing, transparan, adil dan tidak diskriminatif, serta akuntabel.
EFISIEN, Efisien maksudnya adalah pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan
dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan istilah
lain, efisien artinya dengan menggunakan sumber daya yang optimal dapat diperoleh
barang/jasa dalam jumlah, kualitas, waktu sebagaimana yang direncanakan.
EFEKTIF, Efektif artinya dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang/jasa
yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat setinggi-tingginya dalam
uraian di atas dapat berupa: Kualitas terbaik; Penyerahan tepat waktu; Kuantiutas
terpenuhi; Mampu bersinergi dengan barang/jasa lainnya; dan Terwujudnya dampak
optimal terhadap keseluruhan pencapaian kebijakan atau program.
TERBUKA DAN BERSAING, Terbuka dan bersaing artinya pengadaan barang/jasa
harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan
melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan
memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan
transparan.
TRANSPARAN, Transparan adalah pemberian informasi yang lengkap kepada
seluruh calon peserta yang disampaikan melalui media informasi yang dapat
menjangkau seluas-luasnya dunia usaha yang diperkirakan akan ikut dalam proses
pengadaan barang/jasa. Setelah informasi didapatkan oleh seluruh calon peserta, harus
diberikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan respon pengumuman tersebut.
ADIL/TIDAK DISKRIMINATIF, Adil/tidak diskriminatif maksudnya adalah
pemberian perlakuan yang sama terhadap semua calon yang berminat sehingga
terwujud adanya persaingan yang sehat dan tidak mengarah untuk memberikan
keuntungan kepada pihak tertentu dengan dan atau alasan apapun.
AKUNTABEL, Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan
maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku
dalam pengadaan barang dan jasa. Akuntabel merupakan pertanggungjawaban
pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa kepada para pihak yang terkait dan masyarakat
berdasarkan etika, norma dan ketentuan peraturan yang berlaku.
10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak
pembeli?
Jawab: Isian data pemasok, form price list, pertandingan arga dari pemasok , tanda
terima, purchases order, faktur pembelian, kartu hutang
laporan hutang: laporan aktivitas hutang, laporan umur hutang, dll.

11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam
perusaaan?
Jawab: Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi
untukmendapatakan barang / jasa. Untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis,
efisien, dan efektif. Secaraumum proses pengadaan diawali dengan perencanaan,
pelaksaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Masing-masing tahap
tersebut dipandu oleh system, prosedur, dan kebijakan sebagai pedomantata kelola
pengadan yang baik.

12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa?

Jawab:
 Nilai Uang, adalah pengadaan harus mendapatkan barang atau jasa sesuai
spesifikasi dengan harga terendah (memaksimalkan nilai uang)
 Kejujuran dan Keadilan, adalah panitia pengadaan harus berlaku jujur adil kepada
seluruh pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetensi dalam
pengadaan tersebut
 Akuntabel dan Transparan, adalah seluruh proses dalam tahapan tahapan
pengadaaan harus dilengkapi dengan catatan catatan dan dokumentasi yang
memadai sebagai bahan pertanggungjawaban.
 Efisiensi, adalah proses pengadaan harus berjalan secara efisien.
 Kompetensi dan Integritas, adalah petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana)
harus memiliki kompetensi yang memadai.

13. Apa yang dinilai dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan?
Jawab:
- Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
- Luwas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan yang
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
- Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa.
- Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik