Dalam penentuan ekonomisasi suatu organisasi fungsi pengadaan merupakan fungsi

yang paling depan. Ekonomi dalam perolehan input merupakan bagian dari strategi
keunggulan bersaing perusahaan. Tiga tahapan penting dalam proses pengadaan
meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan, dan tahap penanganan atas
barang/jasa yang diterima. Ketiga tahap ini dapat menjadi sangat rawan dari berbagai
penyimpangan. Oleh karena itu, ketiga proses ini harus mendapatkan pengendalian yang
memadai.
Pengendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan bahwa barang/jasa yang
akan diperoleh (dibeli) adalah barang/jasa yang benar-benar dibutuhkan dalam
operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. Dengan pengendalian
yang memadai, diharapkan pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan prinsip-prinsip
pengadaan barang/jasa dalam tata kelola perusahaan yang baik (good corporate
governance).
Audit atas fungsi pengadaan barang/jasa melakukan penilaian atas organisasi yang
menjalankan fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan
aktivitasnya, perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan terhadap barang/jasa
pada saat diterima.

A. TUJUAN DAN MANFAAT AUDIT

Secara umum, tujuan dari audit atas fungsi pengadaan ini dapat meliputi:
1. Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misi organisasi;
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengadaan, serta melindungi aset
(dana) perusahaan dari pemborosan, kesalahan pengelolaan, penyalahgunaan, dan
berbagai bentuk penyimpangan lainnya;
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi pengadaan
yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut dalam laporan
periodik, termasuk pemenuhan kewajiban akuntanbilitas;
4. Memastikan bahwa aktivitas pengadaan telah sesuai dengan ketentuan dan
peraturan yang berlaku.
Dari hasil audit fungsi ini, perusahaan mendapatkan laporan yang menyajikan hasil
penilaian atas organisasi, peraturan, dan aktivitas pengadaan yang telah dilakukan
maupun temuan-temuan audit serta rekomendasi yang dapat dijadikan dasar untuk
melakukan perbaikan atas kekurangan (kelemahan) proses pengadaan yang masih
terjadi. Jika temuan terkait penyimpangan yang berakibat kerugian perusahaan, maka

1
 dapat menjadi dasar menentukan tindakan. Sedangkan jika temuan prestasi, maka
dapat menjadi dasar dalam memberikan penghargaan.

B. RUANG LINGKUP AUDIT

Audit atas fungsi pengadaan melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi
pengadaan, baik organisasinya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan
pengadaan, perencanaan, proses, dan penyelesaian pengadaan (penerimaan
barang/jasa). Secara terperinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:
1. Organisasi pengadaan;
2. Proses pengadaan yang terdiri atas:
a. Perencanaan pengadaan;
b. Pelaksanaan pengadaan; dan
c. Pembayaran dan pelaporan.
Ruang lingkup ini dapat bervariasi, tergantung dari strategi dan kompleksitas sistem
pengadaan di masing-masing organisasi.

C. LANGKAH-LANGKAH AUDIT
Sesuai dengan tujuan audit atas pengadaan, proses audit harus mampu mendapatkan
bukti yang cukup, relevan, dan dapat dipercaya, serta melakukan penilaian atas
kesesuaian praktik yang terjadi dengan pedoman yang menjadi kriterianya. Secara
umum, proses audit pengadaan barang/jasa meliputi beberapa langkah yang meliputi
hal-hal berikut.
1. Perencanaan audit
Audit atas fungsi pengadaan barang/jasa harus direncanakan untuk memastikan
audit berjalan dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi, efisiensi, dan
efektivitas pengadaan barang/jasa. Perencanaan audit menyangkut:
a. Penilaian risiko dan penentuan ruang lingkup audit,
b. Penentuan jadwal audit,
c. Penentuan kebutuhan sumber daya dalam melaksanakan audit.
Dalam membuat rencana detail audit, ketua tim audit harus mempertimbangkan
beberapa hal termasuk:
a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit,
b. Area audit yang signifikan.
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit.
3. Pelaporan.
4. Tindak lanjut hasil audit.

D. PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA

Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk
mendapatkan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis, efisien,
dan efektif. Secara umum, proses pengadaan diawali dengan perencanaan,
pelaksanaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan. Setiap aktivitas pada

2
masing-masing tahap tersebut dipandu oleh sistem, prosedur, dan kebijakan sebagai
pedoman tata kelola pengadaan yang baik.
1. Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa (input)
dalam operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan
waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia. Disamping itu, penentuan berapa
besar dana yang harus tersedia atas pengadaan sesuai dengan jadwal penggunaan
barang/jasa yang dibutuhkan juga berkaitan dengan perencanaan pengadaan.
Rencana pengadaan yang baik harus mencerminkan hubungan yang optimal antara
keinginan untuk memenuhi kebutuhan dengan ketersediaan sumber daya yang
dimiliki.
2. Pelaksanaan Pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat
dalam pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan, jenis
barang/jasa yang akan dibeli, dan besarnya anggaran yang terlibat dalam
pengadaan. Pengendalian yang ketat pada tahap ini dilakukan untuk memastikan
bahwa panitia pengadaan tepat dalam menentukan pemasok terpilih dan harga atas
barang/jasa yang dibutuhkan.
3. Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang
Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia pengadaan
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah
sesuai dengan pesanan baik dalam kualitas yang diterima, tingkat kualitas, dan
waktu penyerahannya. Pengendalian atas penerimaan barang/jasa seharusnya
melibatkan unit pengguna dari barang/jasa tersebut untuk menghindari terjadinya
ketidaksesuaian barang/jasa yang diterima dengan pesanannya. Berita acara serah
terima barang yang dibuat atas barang/jasa yang diterima harus secara jelas
menguraikan bahwa barang yang diterima telah memenuhi semua ketentuan
kontrak, termasuk yang paling penting adalah kemampuan untuk memenuhi
spesifikasi barang/jasa dalam kontrak tersebut.
4. Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa
dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut telah dinyatakan tidak
mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak-pihak berwenang.
Setiap pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang
lengkap dan tagihan telah jatuh tempo. Pelaporan atas pengadaan barang/jasa

3
 harus segera dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman
pengadaan

E. KECURANGAN DALAM PENGADAAN

Fungsi pembelian merupakan area yang sangat sensitif dan menjadi sorotan banyak
pihak dikarenakan beberapa aktivitas pada fungsi ini. Pengadaan melibatkan pembeli
dan penjual, di mana masing-masing pihak memiliki berbagai cara untuk melakukan
korupsi pada setiap tahapan proses pengadaan. Untuk mencapai tujuan, berbagai
perilaku menyimpang berikut ini mungkin dilakukan.
1. Berkolusi dengan pihak pembeli dalam menentukan harga penawaran.
2. Secara diskriminatif meningkatkan standar teknis, sehingga pemasok lain sulit
untuk memenuhinya.
3. Mencampuri secara tidak beretika pekerjaan evaluator baik dalam proses tender
maupun dalam serah terima barang/jasa.
4. Memberikan sogokan.
Panitia pengadaan di pihak lain memiliki kewenangan untuk menentukan spesifikasi
barang/jasa, harga, dan pemasok terpilih. Berbagai godaan, baik yang timbul dari
perilaku buruknya maupun yang datang dari pemasok, mendorong pihak pembeli
terjebak pada perilaku menyimpang seperti:
1. Menentukan spesifikasi yang menguntungkan pemasok tertentu,
2. Membatasi penyebaran informasi berkaitan dengan kesempatan melakukan tender,
3. Berdalih pada kepentingan yang mendesak untuk melakukan penunjukan terhadap
pemasok tertentu tanpa melalui tender untuk pengadaan yang seharusnya melalui
tender,
4. Melanggar kerahasiaan penawaran pemasok,
5. Mendiskualifikasi pemasok potensial melalui prakaulifikasi yang tidak benar,
6. Menerima sogokan,
7. Gagal dalam memenuhi standar kualitas, kuantitas, dan standar kinerja pengadaan
lainnya,
8. Mengalihkan pengiriman barang untuk dijual kembali atau digunakan secara
pribadi,
9. Meminta keuntungan pribadi dari pemasok,
10. Memalsukan kualitas atau standar sertifikasi,
11. Meningkatkan atau menurunkan nilai faktur.

Berbagai penyimpangan lain yang mungkin terjadi dalam pengadaan dapat berupa:
1. Pengadaan barang fiktif,
2. Harga pegadaan barang di-mark-up,
3. Pajak/PNBP sehubungan dengan pengadaan barang tidak dipungut dan/atau tidak
disetorkan,
4. Kuantitas/volume hasil pengdaan barang dikurangi,
5. Kualitas hasil pengadaan barang direndahkan,

4
 6. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan pengadaan barang,
7. Hasil pengadaan barang tidak bermanfaat/tidak dimanfaatkan (misalnya
berlebihan, tidak sesuai kebutuhan, kualitas rendah, rusak),
8. Pelanggaran ketentuan/peraturan pengadaan barang yang berindikasi praktik
KKN.
Untuk mencegah adanya penyimpangan (korupsi) dalam pengadaan ini, sistem
pengadaan yang dibuat perusahaan harus transparan dan efisien berdasarkan prinsip-
prinsip pengadaan berikut ini.
1. Nilai uang.
Pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga
terendah.
2. Kejujuran dan keadilan.
Panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh pemasok yang
memenuhi syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan tersebut.
3. Akuntabel dan transparan.
Seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus dilengkapi dengan
catatan-catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
pertanggungjawaban.
4. Efisiensi
Proses pengadaan harus berjalan secara efisien.
5. Kompetensi dan integritas
Petugas pengadaan harus memiliki kompetensi yang memadai dan berintegritas
tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

F. AUDIT ATAS ORGANISASI PENGADAAN

Organisasi pengadaan menyakut penempatan fungsi pengadaan yang strategis pada
struktur organisasi perusahaan. Setiap perusahaan memiliki pertimbangan tersendiri
menempatkan suatu fungsi dalam struktur organisasinya, tergantung pada
kompleksitas operasional dan peran penting fungsi tersebut dalam keunggulan
bersaing organisasi. Maksimalnya peran yang bisa dijalankan sesuai dengan alokasi
sumber daya yang diterima dan besarnya kontribusi yang dapat diberikan pada
keberhasilan perusahaan dalam membangun kinerja terbaiknya.
Organisasi pengadaan memegang fungsi perencanaan pemenuhan kebutuhan
barang/jasa, pengelola proses pengadaannya, menilai ketepatan spesifikasi
barang/jasa yang diterima sesuai dengan kebutuhan penggunannya, mengotorisasi
pembayaraannya, dan mempertanggungjawabkan pengadaan tersebut kepada
organisasi diatasnya. Berbagai tingkatan wewenang dan tanggung jawab ditetapkan
sesuai dengan kebutuhan dan tentang pengendalian yang dirancang untuk mencapai

5
tata kelola pengadaan yang ekonomis, efisien, dan efektif tingkatan jabatan tersbut
antara lain sebagai berikut:
1. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah pejabat pemegang
kewenangan penggunaan anggaran kementerian/lembaga/satuan kerja peragkat
daerah yang disamakan pada institusi pengguna APBN/APBD.
2. Kuasa Pengguna Anggaran yang disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh
PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan kepala daerah untuk menggunakan
APBD.
3. Pejabat Pembuat Komitmen disebut PPK adalah Pejabat yang bertanggung jawab
atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4. Unit Layangan Pengadaan disebut ULP adalah unit organisasi
kementrian/pemerintah daerah/institusi yang berfungsi melaksanakan pengadaan
barang/jasa yang bersifat permanen.
5. Pejabat Pengadaan adalah personel yang ditunjuk utuk melaksanakan pengadaan
langsung.
6. Panitia/pejabat Penerima hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan
oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.
7. Aparat Pengawas Intern Pemerintah pada Institusi lain disebut APIP adalah aparat
yang melaukan pengawasan melalui audit, evaluasi, dan kegiatan pengawasan
lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.
Tetapi organisasi ini berpedoman pada terciptanya tata kelola pengadaan barang/jasa
yang ekonomis, efisien, dan efektif. Setiap organisasi pengadaan harus dilengkapi
dengan urain tugas, wewenang, dan tangggunng jawab yang terdokumentasi.
Kecukupan wewenang dan tanggunng jawab sesuai dengan tugas dan fungsi yang
dijalankan harus ditentukan professional. Dalam menjalankan aktivitasnya, fungsi
pengadaan harus dilengkapi dengan panduan/pedoman pengadaan (procuremen
manual) merupakan seperangkat peraturan, kebijakan, kewenangan tugas, dan
tangguang jawab menjadi pedoman dalam semua aktivitas pengadaan. Peraturan
pengadaan dibuat perusahaan tidak boleh bertentangan dengan aturan sejenis yang
ditetapkan otoritas yang lebih tinggi dan sesuai dengan kebutuhan praktik tata kelola
pengadaan yang baik. Sebagai bagian dari tata kelola pengadaan yang baik setiap
petugas pengadaan harus memahami dengan baik peraturan tentang pengadaan maka
peraturan pengadaan kadang-kadang mensyaratkan seorang pejabat/petugas
pengadaan harus memiliki sertifikat tertentu sebagai bukti kompetensinya. Audit atas
organisasi atas pengadaan melakukan penilaiaan atas efektivitas organisasi
pengadaan barang/jasa secara efisien. Pada audit ini auditor menilai ketepatan:

6
 1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam
memenuhi kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisen.
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertangggung jawab terhadap
pengadaan barang/jasa.
4. Kecukupan persedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam
kerangka tata kelola pengadaan/jasa yang baik.

Program audit untuk audit organisasi pengadaan disajikan pada Tabel 3.1 berikut ini.

Tabel 3.1
Program Audit Organisasi Pengadaan

Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode yang Diaudit No.KKP

Program yang Diaudit : Organisasi Pengadaan

No Pertanyaan dan Langka Kerja Jawaban Komentar

7
 Ya Tidak

1 Apakah fungsi pengadaan telah ditempatkan secara tepat pada

struktur organisasi perusahaan ?

Langkah kerja :
Telusuri kesesuaian anatara tugas dan fungsi yang dijalankan
fungsii pengadaan dengan wewenang serta tangung jawab
yang dilimpahkan.
2 Apakah perusahaan memiliki prosedur terdokumentasi untuk
fungsi pengadaan ?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan prosedur tersebut unntuk memandu
pelaksanaan pengadaan agar tercapai praktik berdasarkan tata
kelola pengadaan yang baik
3 Apakah prosedur pengadaan telah terdokumentasi untuk
fungsi pengadaaan ?

Langkah kerja:
Lakukan wawancara dengan karyawan yang menangani
pengadaan unntuk menilai kemapuan mereka dalam
memahami prosedur dan pelaksanaannya.
4 Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan pengadaan telah
didefinisikan dan didokumentasikan secara lengkap pada
pedoman pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa pedoman yang dimiliki organisasi, telusuri
kelengkapan kejelasan uraian prosedur dan kebijakan serta
dokumentasinnya
5 Apakah prosedur pengadaan telah secara tegas menetapkan
hal-hal berikut ini :
Kewenangan pada tingkat paling rendah dari pelaksanaan
yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian
kembali.
Batas-batas penggunaan dana?
Metode pembelian?
Dokumen-dokumen yang digunakan?
6 Apakah pedoman pengadaan telah mengandung usaha-usaha
pencegahan korupsi?

Langkah kerja:
Periksa ketegasan dan kejelasan pendefinisian setiap aktivitas
dalam proses pengadaan, pemisahan fungsi yang terlibat
dalam pengadaan dan kecukupan pengendalian intern yang
termuat dalam pedoman pengadaan tersebut
7 Apakah pejabat yang membidangi pengadaan telah memiliki
kualifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan dan perundang-
undangan yang berlaku, serta pedoman yang ditetapkan
perusahaan?

Langkah kerja:
Periksa kesesuaian kualifikasi dari pejabat yang membidangi
pengadaan dengan peraturan yang berlaku pada pedoman
yang ditetapkan perusahaan
8 Apakah pedoman telah memuat kode etik untuk staf yang
terlibat dalam pengadaan ?

8
 Langkah kerja:
Periksa kecukupan pedoman kode etik pengadaan dan
kemampuannnya dalam memberi pedoman komunikasi antara
staf dalam proses pengadaan
9 Apakah fungsi pengadaan dibentuk terpusat dan berada
dibawah tanggung jawab unit pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa tugas,wewenang, dan tanggung jawab fungsi
pengadaan pada pedoman pengadaan dan telusuri tentang
kemungkinan adannya fungsi lain yang melakukan pengadaan
10 Apakah fungsi pengadaan telah terpisah dengan fungsi yang
lain seperti fungsi penerimaan/penyimpanan dan fungsi
pencatatn/akuntansi?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan pemisah fungsi-fungsi yang seharusannya
terpisah pada pedoman dan kemapuan internal cross chech-
nya.
11 Apakah pertanggung jawaban telah ditetapkan secara tepat
untuk hal- hal berikut ini.
Persiapan dokumen penawaran
Pengelolaan proses penawaran
Pembukaan penawaran
Evaluasi Penawaran
Persiapan kontrak
Inspeksi dan pengendalian kualitas
12 Apakah pedoman pengadaan telah menetapkan seluruh
dokumen yang harus dipenuhi pada proses penawaran, seperti
dokumen tender, order pembelian, dan sebagainya?

Langkah kerja:
Periksa kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi oleh
peserta tender pada pedoman pengadaan, lakukan penilaian
apakah telah sesuai dengan tata kelola pengadaan yang baik
13 Apakah setiap dokumen telah diberikan nomor tercetak secara
berurutan?

Langkah kerja:
Buktikan nomor urut tercetak pada setiap dokumen tender
yang digunakan
14 Apakah seluruh formulir pengendalian telah dijaga dan
didistribusikan secara terpusat?

Langkah kerja:
Periksa tata cara penggunaan formulir pengendalian pada
setiap tahapan proses pengadaan.
15 Apakah organisasi telah memiliki kebijakan yang tepat untuk
menjaga dan menyimpan dokumen pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan kebijakan tersebut untuk mengamankan
dokumen dari penyalahgunaan.

Diaudit oleh Jawaban Catatan: Di-review oleh

Ya Tidak

9
 () (.)

Tgl . Tgl..

G. AUDIT ATAS PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survey harga dan pemasok,
pemilihan pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok
dan penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak pengadaan.
1. Audit atas Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan setiap unit pengguna
atas barang/jasa.Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang
memuat tentang spesifikasi, kuantitas kebutuhan, standar kualitas, dan waktu
penggunannya. Beberapa kriteria yang dapat dijadikan pedoman dalam pemilihan
pemasok, berkaitan dengan intergritas pelayanan dan kemampuannnya untuk
menyediakan serta mengirimkan barang/jasa yang dibutuhkan dengan tepat waktu,
tepat kuantitas, tetap kualitas, dan dengan harga yang paling murah relatif dari
pemasok lain. Audit atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap
ketepatan rencana pengadaan dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa unit-unit
pengguna di dalam perusahaan.
Beberapa kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap ini yaitu :
a. Penggelembungan anggaran
b. Rencana pengadaan yang diarahkan untuk merek atau pengusaha tertentu.
c. Tidak mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang pada awal
pelaksanaan anggaran.
d. Menaketan pekerjaan yang direkayasa.
e. Memecah pengadaan barang menjadi beberapa paket untuk menghindari
pelelangan.
f. Memecah pengadaan barang yang menurut sifat pekerjaannya seharusnya
merupakan satu kesatuan.
g. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa
satuan kerja menurut sifat pekerjaan dan tingkat efesiensinya seharusnya
dilakukan di satuan kerja masing-masing.
h. Menggabungkan beberapa paket pekerjaan yang sifat pekerjaan dan besaran
nilainya seharusnya dapat dilakukan usaha kecil menjadi satu paket pekerjaan
yang hanya dapat dilaksanakan oleh usaha non kecil.
i. Rencana pembelian yang tidak sesuai kebutuhan.
j. Penentuan jadwal waktu yang tidak realistis.

10
k. Pemilihan metode penunjukan langsung untuk kontrak yang seharusnya melalui
pelelangan umum
l. Pemilihan metode evaluasi dengan sistem nilai untuk evaluasi yang seharusnya
sistem gugur.
m.Pengalokasian anggaran kegiatan yang direncanakan dilakukan dengna cara
swakelola, dalam pelaksanaannya dilakukan dengan cara kontraktual kepada
penyedian baraang atau sebaliknya.

Tabel 3.2
Program Audit atas Perencanaan Pengadaan

Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode yang Diaudit No.KKP

Program yang Diaudit : Perencanaan Pengadaan

11
 Jawaban
Pertanyaan Komentar
No
Diaudit oleh Jawaban Catatan: Ya Tidak
Di-review oleh
Ya Tidak
I Daftar Kebutuhan Barang dan Jasa
() (.)
1 Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan
barang/jasa yang terdokumentasi?
Tgl . Tgl..
Langkah kerja:
Lakukan penilaian apakah semua kebutuhan barang/jasa
unit-unit pengguna telah termasuk dalam daftar tersebut
2 Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat
tentang:
Spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan?
Kuantitas barang yang dibutuhkan?
Standar kualitas barang/jasa?
Jadwal pengguna barang?
Stok maksimum/minimum?

3 Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan

efisiensi dalam pengadaan?

Lagkah kerja
Lakukan penilaian terhadap spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan, besarnya dana yang terlibat dan metode
pengadaan yang digunakan.
II Daftar Pemasok

4 Apakah perusahaan memiliki daftar pemasok terpilih

yang terdokumentasi?

Lagkah kerja
Lakukan penilaian atas kemampuan pemasok tersebut
dalam memenuhi kebutuhan barang/jasa organisasi
secara tepat
5 Apakah setiap pemasok yang masuk dalam daftar
tersebut telah diverifikasi terlebih dahulu untuk menilai
kemapuannya dalam menyediakan barang/jasa yang:
Tepat kualitas?
Tepat kuantitas?
Tepat waktu?
Harga yang paling rendah?

6 Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen untuk

memasok kebutuhan barang/jasa perusahaan pada saat
dibutuhkan dan terikat pada suatu kontrak jangka
panjang?

Langkah kerja:
Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok,
lakukan penilaian apakah terdapat komitmen dan
keterikatan jangka panjang dari pemasok untuk
memenuhi kebutuhan barang/jasa organisasi.
7 Apakah perusahaan melakukan evaluasi secara periodik
terhadap kemampuan pemasok terpilih?

Langkah kerja:
Periksa dasar evaluasi yang digunakan organisasi,
apakah evaluasi yang dilakukan telah tepat.
8 Apakah perusahaan secara periodik memperbarui daftar
pemasoknya?

Langkah kerja: 12
Periksa apakah pembaruan pemasok dilakukan semata-
mata untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.
2. Audit atas Pelaksanaan Pengadaan
Metode yang secara umum digunakan dalam pengadaan barang/jasa adalah
pembelian langsung, penunjukan langsung, tender terbatas, dan tender terbuka.
Perkembangan teknologi telah banyak mendukung proses pengadaan barang/jasa
melalui penerapan teknologi komunikasi dan informasi yang lebih dikenal dengan
procurement (e-Procurement). Dengan metode ini proses pengadaan berjalan lebih
cepat, transparan, dan akuntabel sehingga dapat mencegah terjadinya kolusi,
korupsi, dan perilaku menyimpang lainnya.
Pemenuhan kebutuhan yang bersifat rutin, banyak dilakukan perusahaan dengan
melakukan transaksi dengan pemasok tertentu dalam pengadaan barang/jasanya.
Sedangkan pada pengadaan barang/jasa yang tidak bersifat rutin atau merupakan
investasi melibatkan sumber daya keuangan yang besar, perusahaan mungkin
melakukannya melalui tender terbatas atau tender terbuka, sesuai dengan besarnya
nilai pengadaan dan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.
Elemen kunci transparan dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan
informasi tender. Rahasia informasi harus mampu dijaga oleh panitia tender dari
peserta tender dan memastkan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak
tertukar, dan tidak dimanipulasi untuk kepentingan peserta tender tertentu.
Evaluasi penawaran adalah tahapan yang paling sensitif dalam proses tender.
Prinsip dasar: nilai uang, keadilan dan kejujuran, transparansi, serta tidak
memihak harus tertuang pada semua tahapan dalam proses pengadaan. Audit pada
tahap ini menjadi tantangan tersendiri bagi auditor, karena tata kelola pengadaan
sebagian besar berjalan pada tahap ini dan celah-celah kolusi antara pelaksana
pengadaan dengan pemasok/rekanan kemungkinan banyak terjadi dalam tahap ini.
Beberapa kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap ini yaitu:
a. Pembentukan panitia pengadaan/ pejabat (panitia pokja) pengadaan/unit
layanan pengadaan.
1) Panitia pengadaan, pejabat pengadaan/unit layanan pengadaan:
Tidak memiliki setifikat keahlian pengadaan dan/atau bukti keikutsertaan
dalam pelatihan pengadaan barang;
Tertutup dan tidak transparan (ketidakterbukaan dan ketidakadilan
panitia);
Tidak memiliki intergritas (panitia tidak jujur dan tidak profesional), tidak
transparan, tidak akuntabel;
Memihak ( panitia memberikan keistimewaan kepada kelompok tertentu);
Tidak independen ( panitia di kendalikan oleh pihak tertentu).

13
 2) Panitia pengadaan/pejabat pengadaan unit layanan pengadaan dirangkap
oleh:
Pejabat Pembuat Komitmen;
Bendahara;
Pejabat yang bertugas melakukan verifikasi surat permintaan pembayaran
(SPP);
Pejabat yang bertugas menerbitkan surat perintah membayar (SPM);
Aparat pengawas fungsional kecuali untuk pengadaan barang yang
dibutuhkan instansi pengawas fungsional tersebut;
Panitia pemeriksa/penerima barang.
b. Penyusunan dan pengesahan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
1) HPS Tidak ada.
2) HPS Tidak Ditandatangani oelh seluruh anggota panitia pengadaan.
3) HPS Tidak disahkan oleh Pejabat Pembuat komitmen.
4) Harga barang dalam HPS mengarah pada merk/produk tertentu.
5) Gambaran nilai estimasi yang di tutup-tutupi atau sulit diperoleh.
6) Pengelembungan (mark-up) dalam HPS.
7) Harga dasar yang tidak standar dalam menyusun HPS.
8) Penentuan estimasi harga tidak sesuai aturan.
9) Sumber/refrensi harga Penyusunan HPS yang fiktif.
10) Penambahan item-item biaya yang tidak di perkenankan.

c. Penyusunan dan pengesahan dokumen pemiliha penyedia barang.

1) Dokumen pemilihan tidak disahkan Pejabat Pembuat Komitmen.
2) Persyaratan teknis mengada-ada atau berlebihan dibandingakn kebutuhan
dalam pelaksaan pekerjaan.
3) Kreteria kelulusan evaluasi tidak ada atau tidak jelas.
4) Spesifikasi teknis mengarah pada produk atau kelompok tertentu
5) Adanya penambahan kreteria evakuasi yang tidak perlu.
6) Dokumen lelang tidak standar dan tidak lengkap.
d. Pengumuman pelelangan/seleksi/pengadaan.
1) Tidak mengumumkan pelelangan/seleksi/pengadaan.
2) Diumumkan, tetapi tidak di surat kabar nasional.
3) Didalam teks pengumuman tercantum bahwa persyaratan pendaftaran dan
pengambilan dokumen harus membawa dokuemn asli yang berimplikasi
dapat menghambat/membatasi peserta.
4) Mengumumkan pelelangan/seleksi/pengadaan di surat kabar pada hari libur.
5) Pengumuman lelang yang palsu.
6) Materi pengumuman lelang membingungkan.
7) Jangka waktu pengumunan terlalu singkat.
8) Pengumuman lelang tidak dekat.

e. Prakualifikasi/pascakualifikasi penyedia barang.

1) Dokumen peserta yang tidak memenuhi syarat namun di loloskan panitia.
2) Dokumen administrasi bersifat aspal yaitu dokumen peserta yang di
palsukan agar lulus prakualifikasi.

14
 3) Dokumen kualifikasi tidak di dukung data otentik.
4) Evaluasi dilakukan panitia tidak sesuai dengan kreteria.
5) Menggunakan metode pelelangan umum perkalifikasi yang seharusnya
pelelangan umum pascakualifikasi.
6) Kreteria dalam melakukan evaluasi dokumen prakualifikasi tidak ada atau
tidak jelas.
7) Melakukan perkualifikasian massal untuk mendapatkan daftar penyedia
barang/jasa yang berlaku untuk pengadaan dalam kurun waktu tertentu.

f. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilih penyedia barang.

1) Dokumen lelang yang diserahkan tidak sama ( inkonsisten).
2) Waktu pendistribusian terbatas.
3) Penyebarluasan dokumen cacat.
4) Lokasi pengambilan dokumen sulit dicari.
5) Menyatakan bahwa pendaftaran dan pengambilan dokumen tidak boleh
diwakilkan.
6) Menyatakan bahwa pendaftaran dan pengambilan dokumen harus dilengkapi
atau membawa dokumen asli.

g. Penjelasan (aanwijzing).
1) Rapat penjelasan (per-bid meeting) terbatas pada kelompok tertentu.
2) Informasi dan deskripsi yang terbatas.
3) Tidak adanya partisipasi masyarakat.
4) Penjelsan kontroversial.
5) Tidak di buat dokumentasi rapat penjelasan.
6) Berita acara penjelasan tidak disebarluaskan kepada seluruh peserta.
7) Perubahan penting atas dokumen pemilihan penyedia tidak dituangkan
dalam adendum dokumen pemilihan penyedia.

h. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran.

1) Adanya relokasi tempat penyerahan dokumen penawaran.
2) Batas akhir pemasukan dokumen penawaran diundurkan atau
dimajukantanpa adanya adendum dokumen pemilihan penyedia.
3) Penyimpanan dokumen penawaran tidak dilakukan pada kotak atau tempat
yang aman/terkunci.
4) Adanya penerimaan dokumen penawaran yang terlambat.
5) Adanya penyerahan dokumen fiktif.
6) Ketidaklengkapan dokumen penawaran.
7) Pembukaan dokumen penawaran dilakukan pada hari libur atau ditunda
tanpa alasan yang jelas.
8) Kreteria evakuasi yang cacat.
9) Pemilihan tempat evaluasi yang tersembunyi.
10) Peserta lelang terpola (dibandingkan lelang sebelumnya) atau peserta lelang
menurun secara mencolok.

15
 11) Penggantian dokumen penawaran.
12) Surat penawaran palsu.

i. Pengumuman pemenang.
1) Tidak ada pengumuman pemenang.
2) Pengumuman pemenang tidak diberitahukan kepada seluruh peserta lelang.
3) Pengumuman kepada publik sangat terbatas.
4) Pengumuman tidak mengindahkan aspek publik atau dilakukan secara
tersembunyi.
5) Tanggal pengumuman ditunda-tunda.
6) Pengumuman tidak sesuai kaidah atau tidak ada masukan dari masyarakat.

j. Sanggahan peserta lelang.

1) Surat sanggahan tidak ditanggapi.
2) Jawabansanggahan ditunda-tunda.
3) Tidak seluruh sanggahan ditanggapi.
4) Subtansi sanggahan tidak ditanggapi.
5) Sanggahan proforma untuk menghindari tuduhan proses lelang diatur.

k. Penunjukan pemenang lelang.

1) Surat penunjukkan tidak lengkap.
2) Surat penunjukan segaja ditunda-tunda pengeluarannya.
3) Surat penunjukan di keluarkan terburu-buru.
4) Surat penunjukan tidak sah.
5) Tanggal surat penunjukan dibuat lebih belakangan dibandingkan tanggal
kontrak.

l. Penandatangan kontrak.
1) Adanya kejanggalan dalam kontrak.
2) Penandatanganan kontrak yang kolusif.
3) Penundaan penandatanganan kontak secara sengaja.
4) Penandatangan kontrak secara tertutup.
5) Penandatanganan kontrak tidak sah.
6) Tidak dilengkapi surat jaminan pelaksanaan dari bank (untuk pengadaan
barang nilainya lebih besar dari Rp 100 juta).
7) Tanggal surat jaminan pelaksanaan lebih belakangan dibandingkan tanggal
kontrak.

Tabel 3.3
Program Audit atas Pelaksanaan Pengadaan

Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode yang Diaudit No. KKP
Program yang diaudit : Pelaksanaan Pengadaan

No. Pertanyaan Jawaban Komentar

Ya Tidak
1 Apakah pedoman pengadaan telah secara jelas
menetapkan batas-batas dan kewenangan yang

16
 dibutuhkan dan prosedur-prosedur yang harus
diikuti dalam berbagai metode pengadaan yang
harus digunakan?

Langkah Kerja :
Periksa kesesuaian batas-batas kewenangan
dengan metode pengadaan yang berkaitan dan
kemampuannya dalam mendapatkan barang/jasa
secara ekonomis, efektif, dan efisien.

2 Apakah tender yang dilaksanakan telah patuh

kepada aturan dan ketentuan tender yang
berlaku?

Langkah Kerja:
Periksa pedoman pelaksanaan tender dan
penerapannya pada tender yang telah dilakukan.

3 Adakah batas-batas dan kewenangan yang jelas

terdefinisikan dalam pedoman pengadaan
perusahaan untuk pengadaan yang tidak melalui
tender terbuka?

Langkah Kerja:
Periksa kecukupan batas-batas kewenangan yang
menjadi dasar dalam melaksanakan pengadaan
yang tidak melalui tender terbuka.

4 Apakah perusahaan memiliki pedoman dokumen

standar yang harus dipenuhi, baik untuk
pengadaan melalui penunjukan langsung maupun
tender?

Langkah Kerja:
Nilai kecukupan dokumen yang ditetapkan untuk
setiap metode pengadaan.

5 Apakah pedoman pengadaan memiliki ketentuan

tentang jumlah maksimum jika pengadaan
dilakukan melalui penunjukan langsung?

Langkah Kerja:
Bandingkan ketentuan batas maksimum tersebut
dengan prinsip-prinsip efisiensi dalam
pengadaan.

6 Apakah tersedia cukup waktu bagi pemasok

untuk memberikan jawaban atas penunjukan
langsung atau tender?

Langkah Kerja:
Hubungkan jangka waktu yang diberikan dengan
dokumen yang harus dilengkapi oleh pemasok
dan nilai kewajarannya.

7 Apakah undangan untuk mengikuti tender telah

secara jelas meyatakan tempat dan batas waktu
terakhir penyerahan dokumen dan pembukaan
tender?

17
 Langkah Kerja:
Periksa ketentuan tempat dan waktu pelaksanaan
tender pada pengumuman tender.

8 Apakah instruksi kepada peserta tender secara

tegas menjelaskan tentang kriteria evaluasi dan
poin dari setiap kriteria?

Langkah Kerja:
Periksa ketentuan kriteria evaluasi dan
pembobotannya pada dokumen tender.

9 Apakah perusahaan telah mendokumentasikan

catatan-catatan berikut ini.
Seluruh iklan yang dipasang berkaitan dengan
penawaran tender?
Dokumen prakualifikasi dan laporan evaluasi.
Dokumen-dokumen tender.
Laporan setiap pertemuan pratender.

10 Apakah perusahaan menyediakan kotak khusus

untuk menyimpan dokumen tender?

Langkah Kerja:
Telusuri di mana panitia tender menyimpan
dokumen tender, periksa apakah ada dokumen
lain yang disimpan pada kotak tersebut.

11 Apakah kotak tersebut telah terjaga dengan baik

keamanannya?

Langkah Kerja:
Lakukan penilian atas kecukupan penjagaan atas
kotak penyimpanan dokumen tender tersebut.

12 Apakah tersedia keamanan yang terukur untuk

mencegah pihak yang tidak berwenang
mendapatkan akses informasi sebelum tender
dibuka.

Langkah Kerja:
Periksa kecukupan sistem keamanan terhadap
informasi berkaitan dengan tender. Lakukan
penilaian apakah tersedia prosedur yang
mencegah pihak yang tidak berkepentingan
untuk mengakses informasi tersebut.

13 Apakah kotak penyimpanan dokumen tender

hanya boleh dibuka oleh panitia tender?

Langkah Kerja:
Periksa pedoman tender, telusuri siapa saja yang
boleh membuka kotak penyimpanan dokumen
tender.

14 Untuk memenuhi unsur kepatuhan, apakah

pembukaan penawaran dari peserta tender segera
dilakukan setelah batas akhir tiba?

18
 Langkah Kerja?
Hubungan kesesuaian antara tanggal batas akhir
pengumpulan dokumen tender dan jadwal
pembukaan tender tersebut.

15 Apakah harga yang telah ditentukan segera

dicatat pada dokumen tender untuk memastikan
tidak terjadinya kolusi atau kecurangan atas
penentuan harga tersebut?

Langkah Kerja:
Periksa risalah rapat pengumuman pemenang
tender, apakah harga yang ditentukan dalam
tender telah tercatat pada dokumen tender.

16 Apakah terjadi risalah tender yang

ditandatangani oleh seluruh peserta dan panitia
tender?

Langkah Kerja:
Periksa kecukupan tanda tangan pengesahan
pada risalah tender.

17 Apakah evaluasi aspek teknis dan aspek

keuangan dilakukan secara terpisah?

Langkah Kerja:
Periksa mekanisme evaluasi, baik untuk aspek
teknis maupun aspek keuangan.

No Pertanyaan Ya Tidak Komentar

18 Apakah perusahaan secara tegas membedakan

setiap komite yang melakukan evaluasi tender
atau penunjukan langsung.

Langkah kerja:
Periksa pedoman pengadaan, lakukan penilaian
terhadap kecukupan komite yang dibentuk untuk
setiap metode pengadaan
19 Apakah tiap komite tersebut terdiri atas personel
yang memiliki kualifikasi yang tepat?

Langkah kerja:
Periksa kualifikasi anggota komite, hubungkan
dengan persyaratan yang ditentukan dalam
pedoman komite tersebut.

20 Apakah perusahaan telah memastikan bahwa

evaluasi memperhatikan hal penting selain harga
dalam evaluasinya termasuk kualitas pelayanan.
pengiriman, pemeliharaan, periode garansi, dan
pelatihan.

19
 L
aP
eA
p
L
aP
eA
p
U
A
B
V
A
d
L Diaudit oleh Jawaban Catatan: Di-review oleh
aP Ya Tidak
eA () (.)
pL
aP
eA Tgl . Tgl
p ..
L
aP
eA
p
L
aP
e

3. Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Kecurangan masih memungkinkan bisa terjadi setelah kontrak ditandatangani.
Maka dari itu, tahap pelaksanaan/pengiriman harus mendapatkan perhatian yang
serius. Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini dapat berakibat:
a. kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar
pelaksanaan lainnya;
b. pengalihan barang unutuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oelh
pihak tertentu;
c. adanya praktik pemberian gratifikasi;
d. pemalsuan kualitas atau sertifikat standar;
e. penyajian faktu yang lebih besar atau lebih kecil.
Ketentuan penerimaan barang seperti yang tercantum dalam pedoman pengadaan
barang/jasa adalah panduan utama bagi petugas inspeksi dalam melakukan tugas

20
dan ewenang dan tanggung jawabnya. Maka dari itu, seluruh aktivitasnya dalam
inspeksi penerimaan barang/jasa harus mencerminkan implementasi ketentuan dan
peraturan tersebut. Titik kritis pada tahap ini adalah kecermatan dari petugas
penerima dan penilai dalam memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah
memenuhi seluruh spesifikasi dan waktu penyerahan yang dipersyaratkan.
Beberapa kecurangan yang mungkin terjadi pada tahap ini yaitu:
a. Kuantitas/volum pekerjaan/barang yang diserahkan tidak sesuai dengan
kontrak.
b. Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam
spesifikasi tehnis/kontrak.
c. Keterlambatan penyerahan barang.
d. Perintah perubahan volume (contract change order) dalam rangka KKN.
e. Kriteria penerimaan barang yang bias.
f. Jaminan pasca jual yang palsu.
g. Data lapangan yang dipalsukan.

Tabel 3.4
Program Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Nama Perusahaan : Pt Indo Raya Abadi Periode yang diaudit No.KKP

Program yang diaudit: Inspeksi Penerimaan Barang/jasa

21
No Pertanyaan Jawaban Komentar

Ya Tidak
1 Apakah pedoman pengadaan telah secara tegas
menyatakan personalia yang bertanggung
jawab untuk memeriksa pada saat barang
diterima?

Langkah kerja:
Periksa uraian tugas, wewenang, dan tanggung
jawab masing-masing bagian yang tedibat
dalam pengadaan, pada pedoman pengadaan.
2 Apakah sudah dipastikan adanya pemisahan
fungsi antara fungsi pembelian, pencatatan, dan
fungsi penyimpanan berkaitan dengan
pengadaan?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan pemisahan fungsi pada
pedoman dan penerapannya dalam aktivitas
pengadaan.
3 Apakah barang yang diterimasudah dicocokkan
dengan-order pembeliannya?

Langkah kerja:
Periksa berita acara serah terima barang,
lakukan uji petik untuk mencocokkan barang
yang diterima dengan Spesifikasi yang termuat
dalam order pembeliannya.
4 Pada saat dilakukan pemeriksaan, apakah
sudah dipatikan bahwa:
kuantitas dan kualitas barang yang diterima
tepat (sesuai dengan kriteria yang telah
ditentukan)
spesifikasi sesuai dengan ketentuan dalam
tender
item-item pasokan sesuai dengan contoh
yang telah disepakati.
5 Apakah perusahaan telah menjaga dengan baik
bukti-bukti yang diperoleh selama melakukan
verifikasi?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan laporan dan dokumentasi
atas peristiwa yang terjadi selama proses
verifikasi dilakukan.
6 Apakah perusahaan memiliki prosedur yang
jelas untuk menangani barang/jasa yang tidak
sesuai dengan spesifikasinya seperti kualitas di
bawah standar. terlambat diterima. atau barang-
barang yang rusak?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan prosedur penanganan
barang-barang yang tidak sesuai dalam
pedoman pengadaan, lakukan uji petik untuk
menilai konsistensi penerapannya.
7 Pada pengadaan jasa. apakah perusahaan telah
memastikan bahwa kualitas dari jasa tersebut
telah diverifikasi?

Langkah kerja:
Periksa pedoman penerimaan jasa yang
dimiliki organisasi, nilai kecukupannya untuk
mampu memastikan bahwa jasa yang diterima
telah sesuai dengan spesifikasi kebutuhan
organisasi.
8 Apakah perusahaan memiliki laporan verifikasi
atas jasa yang diterima? 22
Langkah kerja:
4. Audit atas Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran dan pelaporan adalah bagian terakhir dalam peroses pengadaan
tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok
dan pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang, dan tanggung
jawab yang diberikan kepadanya. Berbagai penyimpangan (kolusi) antara

Diaudit oleh Jawaban Catatan: Di-review oleh

Ya Tidak
() (.
)

Tgl . Tgl
..
pemasok dengan petugas pembayaran (kasir/bendahara) masih terjadi pada tahap
ini, yang berakibat pada kerugian perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan internal croos check, fungsi kasir/bendahara harus
terpisah dari fungsi pencatatan dan operasional. Setiap pembayaran yang
dilakukan kepada pemasok, harus berdasarkan tagihan dari pemasok, dilengkapi
dengan berita acara serah terima barang/jasa yang menyatakan bahwa barang/jasa

23
yang diserahkan oleh pemasok telah sesuai dengan spesifikasinya dan dinyatakan
dapat diterima oleh verifikasi dan penerima barang/jasa dari panitia pengadaan.
Kewajiban terakhir dari panitia pengadaan adalah pembuatan laporan pengadaan,
yang melaporkan pelaksanaan pengadaan, kemampuan memperoleh barang/jasa
sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana yang terserap
dalam pengadaan tersebut. Laporan pengadaan yang baik seharusnya menyajikan
juga (jika ada) masalah-masalah yang dihadapi dalam proses pengadaan dan
inovasi-inovasi yang seharusnya bisa dilakukan untuk meningkatkan efesiensi
pengadaan. Penelusuran auditor terhadap dokumen pembayaran dan laporan
pengadaan harus dapat membuktikan apakah pembayaran dan pelaporan atas
pengadaan sudah dilakukan dengan baik atau tidak.
Beberapa penyimpangan yang mungkin terjadi pada tahap ini seperti yaitu:
a. Pembayaran yang tidak sesuai dengan kemajuan fisik
b. Pembayaran fiktif
c. Kekurangan peumngutan dan penyetoran pajak/PNBP
d. Pelaporan yang tidak dilaksanakan
e. Pelaporan yang tidak sesuai keadaan
f. Pelaporan yang tidak lengkap
g. Pelaporan yang tidak sesuai peraturan
h. Tidak dibuat berita acara(BA) pembayaran

Tabel 3.5
Program Audit atas Pembayaran dan Pelaporan Pengadaan Barang/Jasa

Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode yang Diaudit No. KKP
Program yang diaudit : Pelaksanaan Pengadaan

No Jawaban Komentar
Pertanyaan
Ya Tidak
1 Apakah fungsi pembayaran telah terpisah dari
fungsi pencatatan dan fungsi operasional?

Langkah kerja:
Periksa kecukupaan pemisahan fungsi pada
pedoman pengadaan
2 Apakah setiap tagihan dari pemasok telah
dilengkapi dengan berita acara serah terima
barang/jasa atau berita laporan perkembangan
projek?

Langkah kerja:
Periksa kecukupan dokumen pendukung pada bukti
pembayaran atas pengadaan barang/jasa organisasi.
3 Apakah pembayaran yang dilakukan telah
mendapat persetujuan dari pihak-pihak yang
berwenang?

24
 Langkah kerja:
Periksa kecukupan otorisasi pihak-pihak berwenang
Diaudit oleh
pada Jawaban
bukti pembayaran Catatan:
atas pengadaan barang/jasa Di-review oleh
organisasi. Ya Tidak
4()
Apakah setiap pajak/ PNBP yang harus dipungut (.)
telah dipungut dan disetorkan kepada kas negara?
Tgl . Tgl..
Langkah kerja:
Periksa aspek perpajakan/ PNBP dari pembayaran
pengadaan, lakukan perhitungan pajak/PNPB yang
harus dipungut dan periksa bukti setor pajak/PNBP
yang berkaitan dengan transaksi pembayaran
tersebut.
5 Apakah panitiavpengadaan telah membuat laporan
pengadaan tepat waktu?

Langkah kerja:
Periksa batas waktu pelaporan dalam pedoman
pengadaan, bandingkan dengan tanggal laporan
yang dibuat panitia pengadaan.
6 Apakah laporan yang disampaikan telah sesuai
dengan peraturan yang berlaku?

Langkah kerja:
Periksa peraturan pelaporan yang menjadi dasar
pembuatan laporan, bandingkan dengan laporan
yang dibuat panitia tender.
7 Apakah laporan tersebut telah menyajikan:
kemampuan memenuhi spesifikasi kebutuhan
barang/jasa organisasi?
apakah laporan tersebut menyajikan juga
masalah-masalah yang dihadapi dalam proses
pengadaan?
apakah laporan tersebut juga menyajikan inovasi-
inovasi yang mungkin bisa dilakukan sebagai
umpan balik untuk pengadaan yang lebih
ekonomis, efisien. dan efektif?

25
KESIMPULAN

26