Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/ Jasa

Kecurangan masih mungkin terjadi setelah kontrak tandatangan. Maka, tahap pelaksanaan harus
mendapat perhatian serius. Pengendalian yang tidak memadai pada tahap ini dapat berakibat pada:

• Kegagalan dalam memenuhi standar kuantitas dan kualitas atau standar pelaksanaan lainnya

• Pengalihan barang untuk dijual kembali atau digunakan secara pribadi oleh pihak tertentu

• Adanya praktik pemberian gratifikasi

• Pemalsuan kualitas atau sertifikat standar

• Penyajian faktur yang lebih besar

Kemungkinan kecurangan yang terjadi pada tahap inspeksi dan penerimaan barang/ jasa

• Kuantitas barang yang diserahkan tidak sesuai dengan kontrak

• Kualitas pekerjaan yang diserahkan lebih rendah dari ketentuan dalam spesifikasi kontrak

• Keterlambaran penyerahan barang

• Perintah perubahan volume dalam rangka KKN

• Kriteria penerimaan barang yang bias

• Jaminan pasca jual yang palsu

• Data lapangan yang dipalsukan

Audit atas Pembayaran dan Pelaporan

Tahapan ini menyangkut penyelesaian kewajiban organisasi kepada pihak pemasok dan
pertanggungjawaban komite pengadaan atas tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang diberikan
kepadanya.

Setiap pembayaran yang dilakukan kepada pemasok, harus berdasarkan tagihan dari pemasok,
dilengkapi dengan berita acara serah terima barang.

Pembuatan pelaporan pengadaan melaporkan pelaksanaan pengadaan, kemampuan memperoleh

barang/ jasa sesuai spesifikasi yang telah ditentukan dan besarnya dana yang terserap dalam pengadaan
tersebut.
Kemungkinan kecurangan yang terjadi pada tahap pembayaran dan pelaporan

• Pembayaran yang tidak sesuai dengan kemajuan fisik

• Pembayaran fiktif

• Kekurangan pemungutan dan penyetoran PNBP

• Pelaporan yang tidak dilaksanakan

• Pelaporan yang tidak sesuai keadaaan

• Pelaporang yang tidak lengkap

• Pelaporan yang tidak sesuai peraturan

• Tidak dibuat berita acara pembayaran

Pertanyaan dan Jawaban

1. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak  pembeli?

Jawab :
a) Isian Data Pemasok
b) Form Price List
c) Perbandingan Harga dari Pemasok
d) Tanda Terima
e) Purchases Order
f) Faktur Pembelian
g) Kartu Hutang
h) Laporan Hutang: Laporan Aktiitas Hutang, Laporan Umur Hutang, Dll

2. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam perusahaan?

Jawab : Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk
mendapatakan barang / jasa. Untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomis, efisien, dan efektif. Secara
umum proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksaan, pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas
pengadaan. Masing-masing tahap tersebut dipandu oleh system, prosedur, dan kebijakan sebagai
pedoman tata kelola pengadan yang baik.
3. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang atau jasa?

Jawab : Mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang / jasa adalah :

a) Nilai Uang, adalah pengadaan harus mendapatkan barang atau jasa sesuai spesifikasi dengan  
harga terendah (memaksimalkan nilai uang)
b) Kejujuran dan Keadilan, adalah panitia pengadaan harus berlaku jujur adil kepada seluruh
pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetensi dalam pengadaan tersebut
c) Akuntabel dan Transparan, adalah seluruh proses dalam tahapan tahapan pengadaaan harus
dilengkapi dengan catatan catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
pertanggungjawaban.
d) Efisiensi, adalah proses pengadaan harus berjalan secara efisien.
e) Kompetensi dan Integritas, adalah petugas pengadaan (pejabat dan pelaksana) harus memiliki
kompetensi yang memadai

4. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?
Jawab :  
Yang dinilai auditor pada organisasi pengadaan yaitu ketepatan :
1) Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan.
2) Luwas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan yang memenuhi
kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien.
3) Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa.
4) Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka tata kelola
pengadaan barang/jasa yang baik