ATA S F U N G S I P E N G A DA A N
1. Untuk mencapai tujuan, sesuai
dengan visi dan misi organisasi.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan
efektivitas pengadaan; serta
melindungi aset atau dana
perusahaan dari pemborosan,
kesalahan pengelolaan, Tujuan dan
penyalahgunaan, dan berbagai
bentuk penyimpangan lainnya. Manfaat
3. Mendorong pengembangan dan Audit atas
pemeliharaan manajemen
informasi pengadaan yang dapat
Fungsi
diandalkan serta pengungkapan Pengadaan
informasi tersebut dalam laporan
periodik, termasuk pemenuhan
kewajiban akuntabilitas.
4. Memastikan bahwa aktivitas
pengadaan telah sesuai dengan
ketentuan dan peraturan yang
berlaku.
Ruang Lingkup Audit Langkah-langkah
Atas Fungsi Audit Atas Fungsi
Pengadaan Pengadaan
Pelaksanaan Pengadaan
• Pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat dalam pelaksanaan
pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan, jenis barang atau jasa Proses
yang akan dibeli, dan besarnya anggaran yang terlibat dalam pengadaan tersebut.
Barang atau
dengan pesanan dari dalam kuantitas yang diterima, tingkat kualitas, dan waktu
penyerahan nya.
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah fungsi pengadaan telah ditempatkan secara tepat pada struktur organisasi perusahaan?
Langkah kerja:
1. Telusuri kesesuaian antara tugas dan fungsi yang dijalankan fungsi pengadaan dengan wewenang serta tanggung
jawab yang dilimpahkan.
Apakah prosedur pengadaan telah disosialisasikan, dipahami, dan dilaksanakan secara konsisten?
Langkah kerja:
3. Lakukan wawancara dengan karyawan yang menangani pengadaan untuk menilai kemampuan mereka dalam
memahami prosedur dan pelaksanaannya.
Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan pengadaan telah didefinisikan dan didokumentasikan secara lengkap
pada pedoman pengadaan?
4. Langkah kerja:
Periksa pedoman pengadaan yang dimiliki organisasi, telusuri kelengkapan kejelasan uraian prosedur dan
kebijakan serta dokumentasinya.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Organisasi Pengadaan
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah prosedur pengadaan telah secara tegas menetapkan hal-hal berikut ini?
• Kewenangan pada tingkat paling rendah dari pelaksana yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian
kembali?
• Batas-batas penggunaan dana?
5. • Metode pembelian?
• Dokumen-dokumen yang digunakan?
• Informasi yang dibutuhkan untuk mendukung keputusan pembelian kembali?
• Prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak dan bersifat khusus?
• Komposisi dan tanggungjawab pada setiap komite yang dibentuk?
Apakah pedoman pengadaan tanah mengandung usaha-usaha pencegahan korupsi?
Langkah kerja:
6. Periksa ketegasan dan kejelasan pendefinisian setiap aktivitas dalam proses pengadaan, pemisahan fungsi yang
terlibat dalam pengadaan dan kecukupan pengendalian internal yang termuat dalam pedoman pengadaan
tersebut.
Apakah pejabat yang membidangi pengadaan telah memiliki kualifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku, serta pedoman yang ditetapkan perusahaan?
7. Langkah kerja:
Periksa kesesuaian kualifikasi dari pejabat yang membidangi pengadaan dengan peraturan yang berlaku dan
pedoman yang ditetapkan perusahaan.
Apakah pedoman telah memuat kode etik untuk staf yang terlibat dalam pengadaan?
Langkah kerja:
8. Periksa kecukupan pedoman kode etik pengadaan dan kemampuannya dalam memberi pedoman komunikasi
antar staf dalam proses pengadaan.
Apakah fungsi pengadaan dibentuk terpusat dan berada di bawah tanggung jawab unit pengadaan?
9. Langkah kerja:
Periksa tugas, wewenang, dan tanggung jawab fungsi pengadaan pada pedoman pengadaan dan telusuri tentang
kemungkinan adanya fungsi lain yang melakukan pengadaan.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Organisasi Pengadaan
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah fungsi pengadaan telah terpisah dengan fungsi yang lain seperti fungsi penerimaan/penyimpanan dan
fungsi pencatatan/akuntansi?
10. Langkah kerja:
Periksa kecukupan pemisahan fungsi-fungsi yang seharusnya terpisahkan pada pedoman pengadaan dan
kemampuan internal cross check-nya.
Apakah pertanggungjawaban telah ditetapkan secara tepat untuk hal-hal berikut ini.
• Persiapan dokumen penawaran
• Pengelolaan proses penawaran
11. • Pembukaan penawaran
• Evaluasi penawaran
• Persiapan kontrak
• Inspeksi dan pengendalian kualitas
Apakah pedoman pengadaan telah menetapkan seluruh dokumen yang harus dipenuhi pada proses penawaran,
seperti dokumen tender, order pembelian, dan sebagainya?
12. Langkah kerja:
Periksa kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi oleh peserta tender pada pedoman pengadaan, lakukan
penilaian apakah telah sesuai dengan tata kelola pengadaan yang baik.
Apakah setiap dokumen telah diberikan nomor tercetak secara berurutan?
13. Langkah kerja:
Buktikan nomor urut tercetak pada setiap dokumen tender yang digunakan.
Apakah seluruh formulir pengendalian telah dijaga dan didistribusikan secara terpusat?
14. Langkah kerja:
Periksa tata cara penggunaan formulir pengendalian pada setiap tahapan proses pengadaan.
Apakah organisasi telah memiliki kebijakan yang tepat untuk menjaga dan menyimpan dokumen pengadaan?
15. Langkah kerja:
Periksa kecukupan kebijakan tersebut untuk mengamankan dokumen dari penyalahgunaan.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Organisasi Pengadaan
Tanggal: Tanggal:
Program Audit Atas Perencanaan Pengadaan
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
I. Daftar kebutuhan barang atau jasa
Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan barang atau jasa yang terdokumentasi?
Langkah kerja:
1. lakukan penilaian apakah semua kebutuhan barang atau jasa unit-unit pengguna telah termasuk dalam daftar
tersebut.
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
apakah setiap pemasok yang masuk dalam daftar tersebut telah diverifikasi terlebih dahulu untuk menilai
kemampuannya dalam menyediakan barang atau jasa yang:
5. • Tepat kuantitas?
• Tepat kualitas?
• Tepat waktu?
• Harga yang paling rendah?
Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen untuk memasok kebutuhan barang atau jasa perusahaan pada saat
dibutuhkan dan terikat pada suatu kontrak jangka panjang?
6. Langkah kerja:
Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok, lakukan penilaian apakah terdapat komitmen dan keterikatan
jangka panjang dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa organisasi.
Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen untuk memasok kebutuhan barang atau jasa perusahaan pada saat
dibutuhkan dan terikat pada suatu kontrak jangka panjang?
7. Langkah kerja:
Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok, lakukan penilaian apakah terdapat komitmen dan keterikatan
jangka panjang dari pemasok untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa organisasi.
Apakah perusahaan secara periodik memperbarui daftar pemasoknya?
8. Langkah kerja:
Periksa apakah pembaruan pemasok dilakukan semata-mata untuk meningkatkan efisiensi pengadaan.
Tanggal: Tanggal:
Program Audit Atas Pelaksanaan Pengadaan
Apakah tender yang dilaksanakan telah patuh kepada aturan dan ketentuan tender yang berlaku?
2. Langkah kerja:
Periksa pedoman pelaksanaan tender dan penerapannya pada tender yang telah dilakukan.
Adakah batas-batas dan kewenangan yang jelas terdefinisikan dalam pedoman pengadaan perusahaan untuk
pengadaan yang tidak melalui tender terbuka?
3. Langkah kerja:
Periksa kecukupan batas-batas kewenangan yang menjadi dasar dalam melaksanakan pengadaan yang tidak
melalui tender terbuka.
Apakah perusahaan memiliki pedoman dokumen standar yang harus dipenuhi, baik untuk pengadaan melalui
penunjukan langsung maupun tender?
4. Langkah kerja:
Nilai kecukupan dokumen yang ditetapkan untuk setiap metode pengadaan.
Apakah pedoman pengadaan memiliki ketentuan tentang jumlah maksimum jika pengadaan dilakukan melalui
penunjukan langsung?
5. Langkah kerja:
Bandingkan ketentuan batas maksimum tersebut dengan prinsip-prinsip efisiensi dalam pengadaan.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Pelaksanaan Pengadaan
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah kotak tersebut telah terjaga dengan baik keamanannya?
6. langkah kerja:
melakukan penilaian atas kecukupan penjagaan atas kotak penyimpanan dokumen standar tersebut.
apakah tersedia keamanan yang terukur untuk mencegah pihak yang tidak berwenang mendapatkan akses
informasi sebelum tender dibuka.
7. Langkah kerja:
periksa kecukupan sistem keamanan terhadap informasi berkaitan dengan tender. Lakukan penilaian apakah
tersedia prosedur yang mencegah pihak yang tidak berkepentingan untuk mengakses informasi tersebut.
Apakah kotak penyimpanan dokumen tender hanya boleh dibuka oleh panitia tender?
8. Langkah kerja:
Periksa pedoman tender, telusuri siapa saja yang boleh membuka kotak penyimpanan dokumen tender.
Untuk memenuhi unsur kepatuhan, apakah pembukaan penawaran dari peserta tender segera dilakukan setelah
batas akhir tiba?
9. Langkah kerja:
hubungkan kesesuaian antara tanggal batas akhir pengumpulan dokumen tender dan jadwal pembukaan tender
tersebut.
apakah harga yang telah ditentukan segera dicatat pada dokumen tender untuk memastikan tidak terjadinya
kolusi atau kecurangan atas penentuan harga tersebut?
10. Langkah kerja:
Periksalah risalah rapat pengumuman pemenang tender, apakah harga yang ditentukan dalam tender telah
tercatat pada dokumen tersebut.
Apakah tersedia risalah tender yang ditandatangani oleh seluruh peserta dan panitia tender?
11. Langkah kerja:
Periksa kecukupan tanda tangan pengesahan pada risalah tender.
Apakah evaluasi aspek teknis dan aspek keuangan dilakukan secara terpisah?
12. Langkah kerja:
Periksa mekanisme evakuasi, baik untuk aspek teknis maupun aspek keuangan.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Pelaksanaan Pengadaan
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah perusahaan secara tegas membedakan setiap komite yang melakukan evaluasi tender atau penunjukan
langsung.
13. Langkah kerja:
Periksa pedoman pengadaan, lakukan penilaian terhadap kecukupan komite yang dibentuk untuk setiap metode
pengadaan.
Apakah setiap komite tersebut terdiri atas personel yang memiliki kualifikasi yang tepat?
14. Langkah kerja:
Periksa kualifikasi anggota komite, hubungkan dengan persyaratan yang ditentukan dalam pedoman komite
tersebut.
apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi memperhatikan hal penting selain harga dalam evaluasinya
termasuk kualitas pelayanan, pengiriman, pemeliharaan, periode garansi, dan pelatihan.
15. Langkah kerja:
Periksa kelengkapan kriteria pemenang tender, lakukan penilaian atas kecukupan evaluasi yang dilakukan
berdasarkan kriteria tersebut.
Apakah risalah rapat komite evaluasi telah dibuat dan ditandatangani oleh seluruh anggota komite evaluasi?
16. Langkah kerja:
Periksa kecukupan pengesahan komite evaluasi dalam risalah rapat komite evaluasi.
Apakah laporan evaluasi penawaran memuat perincian hal-hal berikut.
• Uraian yang jelas tentang proses evaluasi.
17. • Alasan penolakan terhadap penawar yang tidak responsif.
• Bagaimana kriteria evaluasi diterapkan.
• Verifikasi terhadap penawar yang lolos kualifikasi.
Adakah alasan pembenaran yang dapat diberikan untuk menolak penawaran dengan harga terendah? Apakah
telah dipastikan bahwa alasan tersebut telah terperinci dan objektif?
18. Langkah kerja:
Periksa kecukupan argumentasi pada pedoman tender yang membenarkan penolakan atas penawaran dengan
harga terendah.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Pelaksanaan Pengadaan
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah evaluasi penawaran telah dilakukan hanya berdasarkan kriteria yang tertuang dalam dokumen tender?
Langkah kerja:
Periksa kriteria evaluasi penawaran yang digunakan, cocokkan dengan kriteria pada dokumen tender.
Apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi dilakukan secara lengkap selama periode validasi
penawaran?
Langkah kerja:
Periksa risalah evaluasi pada tahap validasi penawaran, cocokan dengan standar evaluasi yang tertuang pada
pedoman evaluasi validasi.
Apakah telah dipastikan bahwa pemenang tender adalah pemasok dengan skor evaluasi tertinggi?
Langkah kerja:
Periksa pengumuman tender, cocokkan dengan kriteria evaluasi yang telah ditentukan.
Tanggal: Tanggal:
Program Audit Atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa
Apakah sudah dipastikan adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembelian, pencatatan, dan fungsi penyimpanan
berkaitan dengan pengadaan?
2. Langkah kerja:
Periksa kecukupan pemisahan fungsi pada pedoman dan penerapannya dalam aktivitas pengadaan.
Apakah perusahaan telah menjaga dengan baik bukti-bukti yang diperoleh selama melakukan verifikasi?
5. Langkah kerja:
Periksa kecukupan laporan dan dokumentasi atas peristiwa yang terjadi selama proses verifikasi dilakukan.
Nama Perusahaan : PT Indo Raya Abadi Periode Audit No. KKP
Program yang diaudit : Inspeksi Penerimaan Barang/Jasa
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah perusahaan memiliki prosedur yang jelas untuk menangani barang atau jasa yang tidak sesuai dengan
spesifikasinya seperti kualitas di bawah standar, terlambat diterima, atau barang-barang yang rusak?
6. Langkah kerja:
Periksa kecukupan prosedur penanganan barang barang yang tidak sesuai dalam pedoman pengadaan, lakukan uji
petik untuk menilai konsistensi penerapannya.
Pada pengadaan jasa, apakah perusahaan telah memastikan bahwa kualitas dari jasa tersebut telah diverifikasi?
7. Langkah kerja:
Periksa pedoman penerimaan jasa yang dimiliki organisasi, nilai kecukupannya untuk mampu memastikan bahwa
jasa yang diterima telah sesuai dengan spesifikasi kebutuhan organisasi.
Apakah perusahaan memiliki laporan verifikasi atas jasa yang diterima?
8. Langkah kerja:
Periksa berita acara serah terima jasa, apakah telah didukung oleh laporan verifikasi penerimaan jasa.
Tanggal: Tanggal:
Program Audit Atas Pembayaran dan Pelaporan Pengadaan Barang/Jasa
Apakah pembayaran yang dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pihak-pihak yang berwenang?
Langkah kerja:
3. Periksa kecukupan otorisasi pihak-pihak berwenang pada bukti pembayaran atas pengadaan barang atau jasa
organisasi.
Apakah setiap pajak/PNBP yang harus dipungut telah dipungut dan disetorkan kepada kas negara?
Langkah kerja:
4. periksa aspek perpajakan/PNBP dari pembayaran pengadaan, lakukan perhitungan pajak/PNBP yang harus
dipungut dan periksa bukti setor pajak/PNBP yang berkaitan dengan transaksi pembayaran tersebut.
Jawaban
No Pertanyaan dan Langkah Kerja Komentar
Ya Tidak
Apakah laporan yang disampaikan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku?
6. Langkah kerja:
Periksa peraturan pelaporan yang menjadi dasar pembuatan laporan, bandingkan dengan laporan yang dibuat
panitia tender.
Apakah laporan tersebut telah menyajikan:
• Kemampuan memenuhi spesifikasi kebutuhan barang atau jasa organisasi?
7. • Apakah laporan tersebut menyajikan juga masalah-masalah yang dihadapi dalam proses pengadaan?
• Apakah laporan tersebut juga menyajikan inovasi-inovasi yang mungkin bisa dilakukan sebagai umpan balik
untuk pengadaan yang lebih ekonomis, efisien, dan efektif?
Tanggal: Tanggal:
THANK YOU