Tabel Program audit organisasi pengadaan

Nama Perusahaan: PT INDO RAYA ABADI Periode yang diaudit No KPP

Program Yang diaudit: Organisasi pengadaan

NO Pertanyaan dan langkah kerja Jawaban Komentar

Ya Tidak

1 Apakah fungsi pengadaan yang ditempatkan

secara tepat pada struktur organisasi
perusahaan?

Lngakah kerja :

Telusuri kesesuaian antara tugas dan fungsi

yang dijalankan, fungsi pengadaan dan
wewenang serta tanggung jawab yang
dilimpahkan.

2 Apakah perusahaan memiliki prosedur

terdokumentasi untuk fungsi pengadaan?

Langkah kerja:

Periksa kecukupan prosedur tersebut untuk

memandu pelaksanaan pengadaan agar
tercapai praktik berdasarkan tata kelola
pengadaan yang baik.

3 Apakah prosedur pengadaan telah

diasosiasikan, dipahami, dan dilaksanakan
secara konsisten?

Langkah kerja :

Lakukan wawancaradengan karyawan yang

menangani pengadaan untuk menilai
kemampuan mereka dalam memahami
prosedur dan pelaksanaannya.
4 Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan
pengadaan telah didefinisikan dan
didokumentasikan secara lengkap pada
pedoman pengadaan?

Langkah kerja:

Periksa pedoman pengadaan yang dimiliki

orgnisasi, telusuri kelengkapan kejelasan,
uraian prosedur serta kebijakan serta
dokumentasinya.

5 Apakah prosedur pengadaan telah secara

tegas menetapkan hal-hal berikut ini?

a. Kewenangan dari tingkat paling

rendah dari pelaksana yang
bertanggung jawab untuk
melakukan pembelian kembali?
b. Batas-batas penggunaan dana?
c. Metode pembelian?
d. Dokumen-dokumen yang
digunakan?
e. Informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung keputusan pembelian
kembali?
f. Prosedur dan kondisi untuk
pembelian mendesak dan bersifat
khusus?
g. Komposisi dantanggung jawab pada
setiap komite yang dibentuk?

6 Apakah pedoman pengadaan telah

mengandung usaha-usaha pencegahan
korupsi?

Langkah kerja:
 Periksa ketegasan dan kejelasan
pendefinisian setiap aktivitas dalam proses
pengadaan, pemisahan fungsi yang terlibat,
dalam pengadaan dan kecukupan
pengendalian, internal yang termuat dalam
pedoman pengadaan tersebut.

7 Apakah pejabat yang membidangi

pengadaan telah memiliki kualifikasi sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku, serta pedoman
serta pedoman yang ditetapkan
perusahaan?

Langkah kerja:

Periksa kesesuaian kualifikasi dari

pejabatyang membidangi pengadaan
dengan peraturan yang berlaku dan
pedoman yang ditetapkan perusahaan.

8 Apakah pedoman telah memuat kod etik

untuk staf yang terlibat dalam pengadaan?

Langkah kerja:

Periksa kecukupan pedoman kode etik

pengadaan dan kemampuannya dalam
memberi pedoman komunikasi antarstaf
dalam proses pengadaan.

9 Apakah fungsi pengadaan dibentuk terpusat

dan berada dibawah tanggung jawab unit
pengadaan?

Langkah kerja:

Periksa tugas, wewenang, dan tanggung

jawab fungsi pengadaan dalam pedoman
pengadaan dan telusuri tentang
kemungkinan adanya fungsi lain yang
melakukan pengadaan.
10 Apakah fungsi pengadaan telah terpisah
dengan fungsi yang lain seperti fungsi
penerimaan/penyimpanan dan fungsi
pencatatan/akuntansi?

Langkah kerja:

Periksa kecukupan pemisahan fungsi-fungsi

yang seharusnya terpisahkan pada pedoman
pengadaan dan kemampuan internal cross-
check nya.

11 Apakah pertanggungjawaban telah

ditetapkan secata tetap untuk hal-hal
berikut ini:

a. Persiapan dokumen penawaran

b. Pengelolaan proses penawaran
c. Pembukaan penawaran
d. Evaluas penawaran
e. Persiapan kontrak
f. Inspeksi dan pengendalian kualitas

12 Apakah pedoman pengadaan teah

menetapkan seluruh dokumen yang harus
dipenuhi pada proses penawaran sepeti
dokumen tender, order pembelian, dan
sebagainya?

Langkah kerja:

Periksa kelengkapan dokumen yang harus

dipenuhi oleh peserta tender dalam
dokumen pengadaan, lakukan penilaian
apakah telah sesuai dengan tatakelola
pengadaan yang baik.

13 Apakah setiap dokumen telah diberikan

nomor tercetak secara berurutan?

Langkah kerja:

Buktikan nomor urut tercetak pada setiap

dokumen tender yang digunakan.
 14 Apakah seluruh formuli pengendalian elah
dijaga dan didistribusikan secara terpusat?

Langkah kerja:

Periksa tata cara penggunaan formulir

pengendalian pada setiap tahapan proses
pengadaan.

15 Apakah organisasi telah memiliki kebijakan

yang tepat untuk mejaga dan menyimpan
dokumen pengadaan?

Langkah kerja:

Periksa kecukupan kebijakan tersebut untuk

mengamankan dokumen dan
penyalahgunaan.

Audit atas proses pengadaan

Proses pengadaan dimulai dari perencanaan pengadaan, survey harga dan pemasok, pemilihan
pemasok/pelaksanaan tender, penandatanganan kontrak dengan pemasok (pemenang tender) dan
penanganan atas serah terima barang/jasa sesuai dengan kontrak pengadaan. Tidak semua pengadaan
dilakukan melalui tender terbuka. Pengadaan juga bisa dilakukan melalui penunjukkan langsung dan
tender terbatas.

Audit atas perencanaan pengadaan

Perencanaan pengadaan dimulai dari identifikasi kebutuhan etiap unit pengguna atas barang/jasa.
Perusahaan harus memiliki daftar kebutuhan barang/jasa yang memuat tentang spesifikasi, kuantitas
kebutuhan, standarr kualitas,dan waktu penggunaannya.

Auditor atas perencanaan pengadaan melakukan penilaian terhadap ketapatan rencana pengadaan
terhadap memenuhikebutuhan barang/jasa uni-unit pengguna didalam perusahaan. Pada audit ini,
auditor menekankan penilainnya terhadap ketepatan hubungan antara rencana pembelian (spesifiksas,
kuantitas,waktu) dengan rencana penggunaan barang/jasa pada masing-masing unit pengguna. Untuk
perusahaan perdagangan, disamping penilaian terhadap ketepatan hubungan antara rencana pembelian
dengan rencana penjualan , juga dilakukan penilaian terhadap ketepatan jumlah persediaan dalam
menjaga stabilitas bisnis.
 Tabel program audit atas perencanaan pengadaan

Nama perusahaan : PT INDO RAYA ABADI Periode yang diaudit No. KKP

Program yang diaudit : Perencanaan pengadaan

NO Pertanyaan Jawaban Komentar

Ya Tidak

I Daftar kebutuhan barang dan jasa

1 Apakah perusahaan telah memilki daftar

kebutuhan barang/jasa yang
terdokumentasi?

Langkah kerja:

Lakukan penilaian apakah semua

kebutuhan barang/jasa unit-unit pengguna
telah termasuk dalam daftar tersebut.

2 Apakah rencana pengadaan tersebut

memuat tentang:

a. Spesifikasi barang/jasa yang

dibutuhkan ?
b. Kuantitas barang yang dibutuhkan?
c. Standar kualitas barang/jasa?
d. Jadwal penggunaan barang?
e. Stok maksimum/minimum?

3 Apakah rencana pengadaan telah

mencerminkan efisiensi dalam pengadaan?

Langkah kerja:

Lakukan penilaian terhadap spesifikasi

barang/jasa yang dibutuhkan, besarnya
dana yang terlibat dan metode pengadaan
barang yang digunakan.

II Daftar pemasok
4 Apakah perusahaan memiliki daftar
pemasok terpilih yang telah
terdokumentasi?

Langkah kerja:

Lakukan penilaian atas kemampuan

pemasok tersebut dalam memenuhi
kebutuhan barang/jasa organisasi secara
tepat.

5 Apakah setiap pemasok yangmasuk dalam

daftar tesebut telah diverifikasi terlebih
dahulu untuk menilai kemampuannya
dalam menyediakan barang/jasa yang:

a. Tepat kuantitas?
b. Tepat kualitas?
c. Tepat waktu?
d. Harga yang paling rendah?

6 Apakah pemasok terpilih memiliki

komitmen untuk memasok kebutuhan
barang/jasa perusahaan pada saat
dibutuhkan dan terikat pada suatu kontrak
jangka panjang?

Langkah kerja:

Periksa kontrak jangka panjang dengan

pemasok, lakukan penilaian apakah
terdapat komitmen dan keterikatan jangka
panjang dari pemasok untuk memenuhi
kebutuhan barang/jasa organisasi.

7 Apakah perusahaan melakukan evaluasi

secara periodik terhadap kemampuan
pemasok terpilih?

Langkah kerja:

Periksa dasar evaluasi yang dilakukan

organisasi , apakah evaluasi yang dilakukan
telah tepat.
8 Apakah perusahaan secara periodik
memperbarui daftar pemasoknya?

Langkah kerja:

Periksa apakah pembaruan pemasok

dilakukan semata-mata untuk
meningkatkan efisiensi pengadaan.