Tabel 3.

1
Program Audit Organisasi Pengadaan

Nama Perusahaan
Program yang Diaudit

No
1

: PT. Ingin Jaya

: Organisasi Pengadaan

Pertanyaan dan Langkah Kerja

Apakah fungsi pengadaan telah ditempatkan secara
tepat pada
struktur organisasi perusahaan?

Periode Audit

No.KKP

Jawaban
Ya
Tidak

Komentar

Ya, Karena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang

paling depan dalam penentuan ekonomisasi suatu
organisasi.
Langkah Kerja :
Telusuri kesesuaian antara tugas dan fungsi yang
dijalankan
fungsi pangadaan dengan wewenang serta
tanggung jawab yang
dilimpahkan.

Apakah perusahaan memiliki prosedur

terdokumentasi untuk
fungsi pengadaan?

Ya,

karena

dengan

adanya

dokumen

yang

terdokumentasi dengan baik perusahaan akan mudah

dalam melakukan audit.

Langkah kerja :
Periksa kecukupan prosedur tersebut untuk
memandu pelaksanaan
pengadaan agar tercapai praktik berdasarkan tata
kelola pengadaan
yang baik.
Apakah prosedur pengadaan telah
disosialisasikan,dipahami,dan
dilaksanakan secara konsisten?

Tidak, tidak semua karyawan memahami secara baik

prosedur pengadaan yang dijelaskan

Langkah Kerja :
Lakukan wawancara dengan karyawan yang
menangani pengadaan
untuk menilai kemampuan mereka dalam
memahami prosedur dan
pelaksanaannya.
Apakah kebijakan dan prosedur pelaksanaan
pengadaan telah
didefinisikan dan didokumentasikan secara lengkap
pada pedoman

Tidak semua dokumen pedoman pengadaan yang

pengadaan?

Langkah Kerja :
Periksa pedoman pengadaan yang dimiliki
organisasi, telusuri
kelengkapan kejelasan uraian prosedur dan
kebijakan serta
dokumentasinya.
Apakah prosedurpengadaan telah secara tegas
menetapkan hal-hal
berikut ini?
* Kewenangan pada tingkat paling rendah dari

dimiliki organisasi didefinisikan secaran lengkap.

Ya semua prosedur yang diterapkan oleh perusahaan

pelaksana yang
bertanggung jawab untuk melakukan pembelian
kembali?
* Batas-batas penggunaan data?
* Metode pembelian?
* Dokumen-dokumen yang digunakan?
* Informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
keputusan
pembelian kembali?
* Prosedur dan kondisi untuk pembelian mendesak
dan bersifat
khusus?
* Komposisi dan tanggung jawab pada setiap
komite yang
dibentuk?
Apakah pedoman pengadaan telah mengandung
usaha-usaha
pencegahan korupsi?

telah dijalankan dengan lengkap dan tegas.

Ya karena setiap aktifitas pada proses pengadaan

telah dilakukan pengendalian internal terhadap fraud
yang mungkin akan terjadi.

Langkah Kerja :
Periksa ketegasan dan kejelasan pendefinisian
setiap aktivitas dalam
proses pengadaan, pemisahan fungsi yang terlibat
dalam pengadaan
dan kecukupan pengendalian internal yang memuat
dalam pedoman
pengadaan tersebut.
Apakah pedoman telah memuat kode etik untuk
staf yang terlibat
dalam pengadaan?

Ya, karena setiap prosedur perusahaan harus memuat

kode etik untuk memberi pedoman komunikasi antar

staf.

Langkah kerja :
Periksa kecukupan pedoman kode etik pengadaan
dan
kemampuannnya dalam memberi pedoman
komunikasi antarstaf
dalam proses pengadaan.
Apakah pertanggungjawaban telah ditetapkan
secara tepat untuk
hal-hal berikut ini ?
* Perisapan dokumen penawaran
* Pengelolaan proses penawaran
* Pembukaan penawaran
* Evaluasi penawaran
* Persiapan kontrak
* Inspeksi dan pengendalian kualitas
Apakah organisasi telah memiliki kebijakan yang
tepat untuk
menjaga dan menyimpan dokumen pengadaan?

Ya semua telah diterpkan secara tepat.

Ya, karena dengan adanya dokumen yang baik akan

memudahkan suatu perusahaan untuk melakukan
audit.
Langkah kerja :
Periksa kecukupan kebijakan tersebuit untuk
mengamankan dokumen
dari penyalahgunaan.

Diaudit oleh
(.......................
)
Tgl...................
.

Jawaban
Ya
Tidak

Catatan

Di-review oleh
(.......................)
Tgl....................

Tabel 3.2
Program Audit atas Perencanaan Pengadaan

Nama Perusahaan
Program yang Diaudit

No
I
1

: PT Ingin Jaya
: Perencanaan Pengadaan

Pertanyaan dan Langkah Kerja

Daftar Kebutuhan Barang dan Jasa
Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan
barang/jasa

Periode
Audit

No.KKP

Jawaban
Tida
Ya
k

Komentar

yang terdokumentasi

Ya, semua kebutuhan barang dan jasa telah

dimasukkan ke dalam daftar guna mengetahui
segala yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Langkah Kerja :
Lakukan penilaian apakah semua kebutuhan barang/jasa unitunit
pengguna telah termasuk dalam daftar tersebut
Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat tentang :
* Spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan?

Ya, seluruh rencana pengadaan telah memuat

secara lengkap tentang spesifikasi , kuantitas,

standar, jadwal, dan stok penggunaan barang.

* kuantitas barang yang dibutuhkan?

* standar kualitas barang/jasa?

* jadwal penggunaan
barang?
* stok
maksimum/minimum?
Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efisiensi
dalam

pengadaan?

Ya, karena setiap rencana pengadaan telah

dispesifikasi sesuai dengan yang dibuktikan.

Langkah kerja :
Lakukan penilaian terhadap spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan,
besarnya dana yang terlibat dan metode pengadaan yang
digunakan
Apakah setiap pemasok yang masuk dalam daftar tersebut
telah
diverifikasi terlebih dahulu untuk menilai kemampuannya
dalam

Tidak semua kuantitas, kualitas, waktu dan

harga diverifikasi terlebih dahulu.

menyediakan barang/jasa yang:

* tepat kuantitas?

* tepat kualitas?
* tepat waktu?

* harga yang paling

rendah?
Apakah pemasok terpilih memiliki komitmen untuk memasok
kebutuhan barang/jasa perusahaan pada saat dibutuhkan dan
terikat

pada suatu kontrak jangka panjang?

Tidak,
memiliki

karena

semua

komitmen

pemasok
untuk

barang/jasa untuk jangka panjang.

Langkah kerja :
Periksa kontrak jangka panjang dengan pemasok, lakukan
penilaian
apakah terdapat komitmen dan keterikatan jangka panjang
dari
pemasok untuk memenuhi kebutuhan/jasa organisasi.
Diaudit oleh
(.......................
)
Tgl...................
.

Jawaban
Ya
Tidak

Catatan

Di-review oleh
(.......................)
Tgl....................

Tabel 3.3
Program Audit atas Pelaksanaan Pengadaan

terpilih
memasok

Nama Perusahaan
Program yang Diaudit

No
1

: PT Ingin Jaya
: Pelaksanaan Pengadaan

Pertanyaan dan Langkah Kerja

Apakah pedoman pengadaan telah secara jelas menteapkan
batasbatas dan kewenangan yang dibutuhkan dan prosedur-prosedur

yang harus diikuti dalam berbagai metode pengadaan yang

harus
digunakan?

Periode
Audit

No.KKP

Jawaban
Tida
Ya
k

Komentar

Ya, karena menetapkan batas-batas dan

wewenang serta prosedur-prosedur yang
harus diikuti sangat diperlukan untuk
pedoman pengadaan

Langkah kerja:
periksa kesesuain batas-batas kewenangan dengan metode
pengadaan yang berkaitan dan kemampuannya dalam
mendapatkan
barang/jasa secara ekonomis, efektif, dan efisien.
Apakah tender yang dilaksananakan telah patuh kepada aturan
dan
ketentuan tender yang berlaku?

Tidak

banyak

terjadi

penyimpangan

terhadap aturan dan ketentuan tender yang

berlaku.

Langkah kerja:
Periksa pedoman pelaksanaan tender dan penerapnnya pada
tender

yang telah dilakukan.

Apakah perusahaan memiliki pedoman dokumen standar yang
harus
dipenuhi, baik untuk pengadaan melalui penunjukkan langsung
maupun tender?

Ya, karena pedoman dokumen standar yang

dipenuhi merupakan metode yang wajib ada
pada pengadaan.

Langkah kerja :
nilai kecukupan dokumen yang ditetapkan untuk setiap metode
pengadaan
Apakah pedoman pengadaan memiliki ketentuan tentang
jumlah

Ya, karena ketentuan batas maksimum

merupakan prinsip-prinsip efesiensi dalam
pengadaan
maksimum jika pengadaan dilakukan melalui penunjukan
langsung
atau tender?

Langkah kerja:
Bandingkan ketentuan batas maksimun tersebut dengan
prinsipprinsip efisiensi dalam pengadaan.
Apakah tersedia cukup waktu bagi pemasok untuk memberikan
jawaban atas penunjukan langsung atau tender?

Langkah kerja :

Tidak karena jangka waktu yang diberikan

sangat sedikit untuk memberikan jawaban
atas penunjukan langsung/tender tersebut

Hubungkan jangka waktu yang bdiberikan dengan dokumen

yang
harus dilengkapi oleh pemasok dan nilai kewajarannya.
6 Apakah perusahaan telah mendokumentasikan catatan-catatan
berikut ini.
* seluruh iklan yang dipasang berkaitan dengan penawaran
tender?
* dokumen prakualifikasi dan laporan evaluasi

Tidak, karena tidak adanya sistem keamanan

terhadap informasi yang berkaitan dengan
tender, yang diakibatkan oleh penyelewangan
atas akses informasi sebelum tender dibuka.
* dokumen-dokumen
tender
* laporan setiap pertemuan pratender.
Apakah perusahaan menyediakan kotak khusus untuk
7 menyimpan
dokumen tender?

Ya, karena memperhatikan harga kualitas

pelayanan, pengiriman, pemeliharaan periode
garansi dan pelatihan meruoakan hal penting
dalam evaluasi suatu perusahaan.

Langkah kerja:
Telusuri di mana panitia tender menyimpan dokumen tender,
periksa
apakah ada dokumen lain yang disimpan pada kotak tersebut.
Apakah tersedia keamanan yang terukur untuk mencegah pihak
8 yang
tidak berwenang mendapatkan akses informasi sebelum tender
dibuka

Ya karena rapat metode evaluasi merupakan

risalah yang harus ditandatangani oleh
seluruh anggota komite evaluasi.

Langkah kerja :
Periksa kecukupan sistem keamanan terhadap informasi
berkaitan
dengan tender. Lakukan penilaian apakah tersedia prosedur
yang
mencegah pihak yang tidak berkepentingan untuk mengakses
informasi tersebut
Apakah perusahaan telah memastikan bahwa evaluasi
9 memperhatikan
hal penting selain harga dalam evaluasinya termasuk kualitas
pelayanan,
pengiriman, pemeliharaan, periode garansi, dan pelatihan.

Ya,

uraian,

alasan

penolakan,

karena

evaluasi, dan verifikasi terhadap penawaran

yang lolos telah dimuat dalam laporan
evaluasi penawaran.

Langkah kerja:
Periksa kelengkapan kriteria pemenang tender, lakukan
penilaian
atas kecukupan evaluasi yang dilakukan berdasarkan kriteria
tersebut
10 Apakah risalah komite evaluasi telah dibuat dan ditandatangani
oleh seluruh anggota komite evaluasi ?

Ya, alasan pembenaran dapat diberikan untuk

menolak penawaran untuk harga terendah

dan alasan tersebut telah dijelaskan secara

terperinci dan objektif.

Langkah kerja :
Periksa kecukupan pengesahan komite evaluasi dalam risalah
rapat
komite evaluasi
Apakah laporan evaluasi penawaran memuat perincian hal-hal
11 berikut.
* uraian yang jelas tentang proses evaluasi

Ya, karena pemenah tender tersebut telah

sesuai dengan kriteria evaluasi yang telah
ditentukan.
* alasan penolakan terhadap terhadap penawar yang tidak
responsif
* bagaimana kriteria evaluasi diterapkan.
* verifikasi terhadap penawar yang lolos kualifikasi.
Adakah alasan pembenaran yang dapat diberikan untuk
12 menolak
penawar dengan harga terendah? Apakah telah dipastikan
bahwa
alasan tersebut telah terperinci dan objektif?
langkah kerja:
periksa kecukupan argumentasi pada pedoman tender yang
membenarkan penolakan atas penawaran dengan harga
terendah
Apakah telah dipastikan bahwa pemegang tender adalah
13 pemasok
dengan skor evaluasi tertinggi?

Langkah kerja:
Periksa pengumuman tender, cocokkan dengan kriteria evaluasi
yang
telah ditentukan.

Diaudit oleh

Jawaban
Ya
Tidak

Catatan

Di-review oleh

(.......................)
Tgl....................

(.......................)
Tgl....................

Tabel 3.4
Program Audit atas Inspeksi dan Penerimaan Barang/Jasa

Nama Perusahaan
Program yang Diaudit

N
o
1

: PT Ingin Jaya
: Inspeksi Penerimaan Barang/Jasa

Pertanyaan dan Langkah Kerja

Apakah pedoman pengadaan telah secara tegas menyatakan
personalia
yang bertanggung jawab untuk memeriksa pada saat barang
diterima?

Periode
Audit

No.KKP

Jawaban
Tida
Ya
k

Komentar

Ya, pedoman pengadaan telah secara

tegas

menyatakan

personalia

yang

bertanggung jawab untuk memeriksa

barang yang diterima.

Langkah kerja:
periksa uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab masingmasing
bagian yang terlibat dalam pengadaan, pada pedoman pengadaan.
apakah sudah dipastikan adanya pemisahan fungsi antara fungsi
pembelian, pencatatn, dan fungsi penyimpanan berkaitan dengan

Ya,

karena

fungsi

pembelian,

pencatatan, dan fungsi penyimpanan

yang berkaitan dengan pengadaan sudah
dipastikan dengan pemisahan tugas.

pengadaan?

Langkah kerja:
periksa kecukupan pemisahan fungsi pada pedoman dan
penerapannya
dalam aktivitas
pengadaan
apakah barang yang diterima sudah dicocokan dengan order
pembeliannya?

Tidak karena barang yang diterima

tidak dispesifikasi sesuai dengan order
pembelian
Langkah kerja :
periksa berita acara serah terima barang, lakukan uji petik untuk
mencocokkan barang yang diterima dengan spesifikasi yang termuat
dalam
order pembeliannya.
4

apakah perusahaan memiliki prosedur yang jelas untuk menangani

barang/jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasinya seperti kualitas

di
bawah standar, terlambat diterima, atau barang-barang yang rusak?

Tidak karena kualitas dibawah standar,

keterlembatan barang yang diterima dan
barang-barang

yang

rusak

tidak

ditangani dengan prosedur yang jelas.

Langkah kerja:
periksa kecukupan prosedur penanganan barang-barang yang tidak
sesuai
dalam pedoman pengadaan, lakukan uji petik untuk menilai
konsistensi
penerapannya.
apakah perusahaan memiliki laporan verifikasi atas jasa yang
diterima?

Ya karena acara surat terima jasa telah

dimuat dalam laporan verifikasi atas
jasa yang diterima.

Langkah kerja :
periksa berita acara serah terima jasa, apakah telah didukung oleh
laporan verifikasi penerimaan jasa.

Tabel 3.5
Program Audit atas Pembayaran dan Pelaporan Pengadaan Barang/Jasa

Nama Perusahaan
Program yang Diaudit

No
1

: PT Ingin Jaya
: Inspeksi Penerimaan Barang/Jasa

Pertanyaan dan Langkah Kerja

Apakah fungsi pembayaran telah terpisah dari fungsi pelaporan dan
fungsi operasional?

Periode
Audit

No.KKP

Jawaban
Tida
Ya
k

Komentar

Ya, fungsi pembayaran telah terpisah

dari fungsi pencatatan dan fungsi
operasional.

Langkah kerja:
periksa kecukupan pemisahan fungsi pada pedoman pengadaan.

apakah setiap tagihan dari pemasok telah dilengkapi dengan berita

acara serah terima
Barang/jasa atau berita laporan perkembangan projek?

Tidak

karena

setiap

tagihan

dari

pemasok tidak dilaporkan dalam berita

laporan perkembangan proyek.

Langkah kerja:
periksa kecukupan dokumen pendukung pada bukti pembayaran
atas pengadaan barang/jasa organisasi.

apakah pembayaran yang dilakukan telah mendapat persetujuan

dari pihak-pihak
yang berwenang?

Ya,

karena

setelah

melakukan

perhitungan pajak yang harus dipungut

perusahaan yang harus disetor kepada
negara dan perusahaan menerima bukti
setor pajak.

Langkah kerja :
periksa asperk perpajakan/PNBP dari pembayaran pengadaan,
lakukan perhitungan pajak/PNPB yang harus dipungut dan periksa
bukti setor pajak/PNBP yang berkaitan dengan transaksi pembayaran
tersebut.

Apakah laporan tersebut telah menyajikan:

Kemampuan memenuhi spesifikasi kebutuhan barang/jasa
organisasi?
Apakah laporan tersebut menyajikan juga masalah-masalah yang
dihadapi dalam proses pengadaan?
Apakah laporan tersebut juga menyajikan inovasi-inovasi yang
mungkin bisa dilakukan Sebagai umpan balik untuk pengadaan
yang lebih ekonomis, efisien,dan efektif?

Ya, laporan telah menyajikan dengan

lengkap

pengadaan

yang

ekonomis, efisien dan efektif.

lebih

Diaudit oleh
(.......................
)
Tgl...................
.

Jawaban
Ya
Tidak

Catatan

Di-review oleh
(.......................)
Tgl....................