SK No.

Kpts-43/C00000/2015-S0
tentang
Sistem & Tata Kerja
Pengadaan Barang/Jasa

Procurement Excellence Group

Jakarta, 28 April 2016
SURAT KEPUTUSAN… (1)

SK No.Kpts-43/C00000/2015-S0
tanggal 8 Oktober 2015 tentang
Sistem & Tata Kerja Pengadaan
Barang/Jasa

Berlaku tmt. 9 November 2015

Page 2
SURAT KEPUTUSAN… (2)

Page 3
SURAT KEPUTUSAN… (3)

Page 4
 PRINSIP STK PBJ

Untuk memenuhi Momentum of Business, maka dalam proses

pengadaan barang/jasa dilakukan penurunan aspek kontrol dan
peningkatan enabler.

Meningkatkan
Enabler

Menurunkan
Aspek Kontrol

Persyaratan utama pada konsep kontrol rendah adalah

TRANSPARANSI dan INTEGRITAS.
Page 5
 Perubahan Dokumen STK Pengadaan Barang/Jasa
STK PBJ Rev.2:
A. Pedoman
B. TKO:
1. Pengadaan Barang/Jasa
2. Pengadaan Barang/Jasa dalam
Keadaan Darurat
3. Pengadaan Barang/Jasa dengan
Metode Strategic Sourcing
C. TKI:
1. Pembuatan Owner’s Estimate/Harga
Perhitungan Sendiri
2. Negosiasi Secara Manual
3. Penyesuaian Harga Kontrak
(Price Adjustment)
4. Negosiasi Secara e-ReverseAuction
5. Penyusunan Harga Satuan Untuk
Pengadaan Barang/Jasa Melalui
Strategic Sourcing
6. Evaluasi Penawaran (Strategic Sourcing)
7. Penyusunan Analisis Industri
8. Penyusunan Sourcing Strategy
STK PBJ Rev.3:
A. Pedoman
B. TKO:
1. Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
2. Pemberian dan Koreksi Sanksi Kepada Penyedia
Barang/Jasa
3. Pengadaan Barang/Jasa dalam Keadaan
Darurat
4. Pengadaan Barang/Jasa dengan Metode
Strategic Sourcing
C. TKI:
1. Pembuatan Owner’s Estimate/Harga
Perhitungan Sendiri
2. Negosiasi Secara Manual
3. Penyesuaian Harga Kontrak (Price Adjustment)
4. Negosiasi Secara e-ReverseAuction
5. Penyusunan Harga Satuan Untuk
Pengadaan Barang/Jasa Melalui
Strategic Sourcing
6. Evaluasi Penawaran (Strategic Sourcing)
7. Penyusunan Analisis Industri
8. Penyusunan Sourcing Strategy
Page 6
Berlaku tmt. 9 November 2015

Page 7
BAB I
Umum
 A. TUJUAN
1. Memperoleh Barang/Jasa yang
dibutuhkan dalam jumlah,
kualitas, harga, waktu dan
tempat yang tepat, secara
efektif dan efisien dengan
persyaratan dan kondisi kontrak
yang jelas serta dapat
dipertanggungjawabkan;
2. Menciptakan nilai tambah bagi Pertamina;
3. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan
keputusan;
4. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan
profesionalisme;
5. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri;
6. Melakukan pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa.

Page 9
 B. RUANG LINGKUP
Pedoman ini berlaku di lingkungan Pertamina (internal consumtion/ internal used
only) dan dapat juga dijadikan acuan bagi Anak Perusahaan Pertamina.

C. PENGERTIAN
[ Berisi pengertian dari istilah-istilah yang digunakan dalam Pedoman ini ]

D. REFERENSI

Page 10
BAB II
Prinsip, Etika dan
Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa
A. PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA

1. Adil 6. Integritas

2. Akuntabel 7. Kehati-hatian

3. Berwawasan
HSE 8. Kemandirian

4. Efektif 9. Kompetitif

5. Efisien 10. Transparan

Page 12
 B. ETIKA PENGADAAN BARANG/JASA

Para pihak yang terkait dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa harus mematuhi
etika Pengadaan Barang/Jasa, antara lain :

 Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict

of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun
tidak langsung dalam proses pengadaan;

 Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan

kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan
pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung
atau tidak langsung merugikan Perusahaan;

 Tidak menerima hadiah, imbalan

atau berupa apa saja dari
siapapun yang diketahui atau
patut dapat diduga berkaitan
dengan Pengadaan Barang/Jasa.

Page 13
 C. KEBIJAKAN UMUM …. (1)
 Mengutamakan penggunaan metoda hybrid dalam proses
Pengadaan Barang/Jasa dengan pertimbangan keekonomian
terbaik (mengutamakan pabrikan, skala keekonomian, Total Cost
of Ownership, dll), melalui sinkronisasi Fungsi Pengadaan seluruh
fungsi/unit operasi/direktorat;

 Dilarang memecah paket pengadaan Barang/Jasa menjadi

beberapa paket dengan maksud untuk menghindari batas
kewenangan;

 Memastikan HSE plan yang telah disepakati dalam proses

pengadaan barang/ jasa diimplementasikan oleh kontraktor;
pada tahap pelaksanaan pekerjaan dan dievaluasi kinerja HSE-
nya;

 Pemanfaatan/optimalisasi teknologi informasi yang dimiliki

Perusahaan dalam setiap tahapan proses pengadaan, termasuk
saat melakukan perencanaan dengan Business Intelligent for
Procurement serta proses Procure-to-Pay;

Page 14
 C. KEBIJAKAN UMUM… (2)

 Mengutamakan  Memastikan
sinergi implementasi
Pertamina Manajemen Kinerja
Incorporated Penyedia
dan/atau Barang/Jasa untuk
sinergi BUMN mendapatkan
sepanjang Penyedia
kualitas, harga, Barang/Jasa yang
dan tujuannya beritikad baik,
dapat mampu dan jujur
dipertanggung dalam melaksanakan
jawabkan; tugas dan kewajiban
yang menjadi
Synergy tanggung jawabnya,
sesuai dengan
peraturan
Perusahaan.

Page 15
BAB III
Kualifikasi, Tugas Pokok
dan Tanggung Jawab
 A. KUALIFIKASI PELAKSANA PROSES PENGADAAN

1. Mampu melaksanakan kebijakan umum Pengadaan

Barang/Jasa.
2. Memahami dan menguasai prosedur pengadaan.
3. Mengetahui dan menguasai isi dokumen
pengadaan serta bagian-bagian pekerjaan yang
akan diadakan, atau jenis pekerjaan tertentu
yang menjadi tugas yang bersangkutan.
4. Diutamakan yang telah mendapat pelatihan
bidang Pengadaan Barang/Jasa.
5. Untuk Fungsi Pengadaan, pekerjanya telah
mendapatkan pelatihan proses pengadaan
barang/jasa dan khusus untuk pelaksana
strategic sourcing, telah mengikuti pelatihan
strategic sourcing.
 B. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PEJABAT BERWENANG
Dalam tahapan perencanaan kebutuhan
barang/jasa:
1. Menetapkan rencana dan jadwal
pelaksanaan proyek/kegiatan pada tahun
anggaran yang bersangkutan;
2. Menetapkan paket-paket Barang/Jasa yang
telah dibuat oleh Fungsi Pengguna (termasuk
oleh Fungsi Pooler) dan akan dilaksanakan
pengadaannya;
3. Mengesahkan OE/HPS, termasuk OE/HPS
adjustment (penyesuaian) yang dibuat oleh
Fungsi Pengguna (termasuk Fungsi Pooler);
4. Menetapkan kategori risiko (Risiko Tinggi /
Menengah / Rendah) terhadap aspek HSE
untuk Pengadaan Barang/Jasa apabila
diperlukan dapat dilakukan bersama dengan
Fungsi Pengadaan dan Fungsi HSE;
5. Menetapkan tingkat risiko kegagalan
pelaksanaan pekerjaan berdasarkan hasil
Risk Assessment, sehubungan dengan
kebutuhan akan jaminan pelaksanaan.
6. Menandatangani Pakta Integritas untuk setiap
Pengadaan Barang/Jasa.
Dalam tahapan pemilihan Penyedia Barang/Jasa:
1. Menetapkan rencana dan jadwal proses pengadaan
sesuai dengan tata cara pengadaan yang ditempuh;
2. Menetapkan gagal/batal terhadap proses
Pengadaan Barang/Jasa;
3. Menyetujui/tidak menyetujui Usulan Penetapan
Pemenang sesuai dengan batasan otorisasi;
4. Menandatangani perjanjian/kontrak Pengadaan
Barang/Jasa dan dokumen
5. perikatan yang setara.
Dalam tahapan pengawasan pelaksanaan dan
penerimaan barang/jasa:
1. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan
Kontrak proyek/kegiatan yang bersangkutan
terhadap aspek teknis, waktu dan HSE;
2. Menerima dan menyerahkan aset proyek yang telah
selesai berikut dokumen pendukungnya baik secara
langsung ataupun melalui pejabat yang diberi
pelimpahan wewenang kepada fungsi pengguna
akhir.
3. Menunda dan mengakhiri pekerjaan dan Kontrak.
Page 18
 C. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGGUNA

1. Membuat Rencana Tahunan Pengadaan Barang/Jasa yang berisi informasi antara lain
nama paket, jadwal pelaksanaan/kebutuhan dan nilai pengadaan sebelum tahun
berjalan dan menyampaikannya kepada Fungsi Pengadaan;
2. Untuk setiap paket Pengadaan Barang/Jasa, membuat antara lain:
1) TOR/KAK
2) OE/HPS
3) Kriteria prakualifikasi.
4) Kriteria evaluasi teknis.
5) Kriteria evaluasi HSE plan (khusus untuk kategori risiko menengah dan tinggi
terhadap aspek HSE).
6) Purchase Requisition melalui sistem ERP dan me-releasenya untuk memastikan
ketersediaan anggaran.
3. Melakukan Risk Assessment sesuai dengan Pedoman Manajemen Risiko yang berlaku di
Pertamina dalam rangka menentukan tingkat risiko kegagalan pelaksanaan pekerjaan.
4. Membuat Request / Permintaan barang/jasa dan menyerahkan semua dokumen pada
butir 2 ke Fungsi Pengadaan.
5. Menandatangani Pakta Integritas untuk setiap Pengadaan Barang/Jasa.

Page 19
 D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN … (1)

1. Mengumpulkan data (barang/jasa, harga, industri, pasar, Penyedia Barang/ Jasa) dan melakukan
analisa terkait dengan proses Pengadaan Barang/Jasa;
2. Mengkonsolidasikan rencana kebutuhan setiap fungsi/unit operasi secara direktorat dan/atau
korporat sesuai cakupannya melalui sinkronisasi Fungsi Pengadaan seluruh fungsi/unit
operasi/direktorat.
3. Membuat Business Intelligent for Procurement dari data-data ERP yang terkumpul.
4. Membuat grand strategy pengadaan berdasarkan hasil butir 2 dan butir 3.
5. Membuat OE/HPS untuk material stock.
6. Memasukkan hasil kinerja Penyedia Barang/Jasa sehubungan dengan proses Pengadaan
Barang/Jasa ke sistem/aplikasi ERP.
7. Membuat kajian atas inisiatif sendiri atau permintaan dari Fungsi Pengguna untuk melakukan proses
improvement Pengadaan Barang/Jasa tertentu yang hasilnya dapat berupa perubahan scope
pekerjaan, waktu pelaksanaan, renegosiasi proyek berjalan, substitusi barang/jasa dll;
8. Membuat strategi Pengadaan Barang/Jasa bersama dengan Fungsi Pengguna berdasarkan
dokumen rencana pengadaan, termasuk metode Pengadaan Barang/Jasa yang terbaik, efektif dan
efisien;
9. Melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Pelelangan, Pemilihan Langsung,
Penunjukan Langsung, Strategic Sourcing dan Pembelian Langsung (cash & carry);
10. Meminta Panitia Sertifikasi untuk melakukan sertifikasi bagi Penyedia Barang/ Jasa yang belum
memiliki SKT dan/atau surat keterangan lulus prakualifikasi CSMS dalam rangka mengikuti
Pelelangan, Pemilihan Langsung atau Penunjukan Langsung;

Page 20
 D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN … (2)

11. Membuat, menandatangani, dan mencabut surat keterangan lulus pra kualifikasi CSMS;
12. Menyusun draft Kontrak berkoordinasi dengan Fungsi Hukum dan Fungsi Terkait lainnya untuk
dilampirkan dalam Dokumen Pengadaan;
13. Menyusun Bidder List yang merupakan daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat
kualifikasi dan klasifikasi (bidang dan sub bidang usaha) untuk diundang mengikuti pengadaan;
14. Menyiapkan Dokumen Pengadaan dan dokumen sertifikasi/prakualifikasi;
15. Dapat membuat analisa pasar, analisa industri, TCO (Total Cost of Owner ship), cleansheet atau
analisa-analisa lain yang diperlukan untuk mempermudah proses Pengadaan Barang/Jasa;
16. Menerima OE/HPS yang dikalkulasikan secara keahlian, menyusun jadwal dan cara pelaksanaan
serta lokasi pengadaan;
17. Bila diperlukan memberikan penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan termasuk syarat-syarat
penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasinya serta dimuat dalam Berita
Acara Penjelasan Pekerjaan;
18. Membuka dokumen penawaran dan membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran;
19. Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi atau workshop khusus, negosiasi dan
membuat berita acara, serta mengusulkan calon pemenang proses Pengadaan Barang/Jasa;
20. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat berwenang;
21. Melakukan penunjukan pelaksana pekerjaan;
22. Membuat laporan proses dan hasil pengadaan;
23. Menerima hasil pengadaan dari Panitia Pengadaan;
24. Membuat draft Kontrak/perjanjian setara dan/atau melakukan permintaan pembuatan Purchase
Order (PO);
25. Melakukan proses penerimaan barang;
Page 21
 D. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI PENGADAAN … (3)

26. Menyimpan semua asli Dokumen Pengadaan, asli dokumen penawaran dan asli dokumen Kontrak;
27. Melakukan pembinaan kepada Penyedia Barang/Jasa dan menjembatani permasalahan yang
timbul antara Fungsi Pengguna dan Penyedia Barang/ Jasa terkait pelaksanaan pekerjaan (supplier
relationship management);
28. Dapat melakukan proses renegosiasi atas permintaan user atau inisiatif sendiri;
29. Membangun database proses Pengadaan Barang/Jasa yang pernah dilakukan;
30. Menjalin koordinasi dengan sesama Fungsi Pengadaan Barang/Jasa untuk membangun knowledge
management Pengadaan Barang/Jasa;
31. Memastikan HSE plan telah disyaratkan dalam TOR untuk pekerjaan yang berisiko menengah dan
tinggi terhadap aspek HSE;
32. Memasukkan persyaratan klasifikasi risiko HSE dalam pengumuman Pengadaan Barang/Jasa;
33. Menyampaikan copy dokumen HSE plan dari pemenang yang telah ditetapkan kepada fungsi HSE
dan Direksi Pekerjaan Pertamina.
34. Menandatangani Pakta Integritas.

Page 22
 E. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB PANITIA PENGADAAN

Tugas pokok dan tanggung jawab sebagai berikut:

1. Melaksanakan proses Pengadaan Barang/Jasa melalui metode Pelelangan/ Pemilihan Langsung;
2. Mengumumkan Pelelangan/ Pemilhan Langsung melalui website Pertamina. Untuk pelelangan dapat
juga diumumkan melalui media cetak nasional apabila diperlukan;
3. Meminta Panitia Sertifikasi untuk melakukan sertifikasi bagi Penyedia Barang/Jasa yang belum
memiliki SKT atau surat keterangan lulus prakualifikasi CSMS dalam rangka mengikuti
Pelelangan/Pemilihan Langsung;
4. Menerima OE/HPS, Dokumen Pengadaan dari Fungsi Pengguna dan/atau Fungsi Pengadaan;
5. Menyusun jadwal dan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan;
6. Bila diperlukan memberikan penjelasan mengenai Dokumen Pengadaan termasuk syarat-syarat
penawaran, cara penyampaian penawaran dan tata cara evaluasinya serta dimuat dalam Berita
Acara Penjelasan Pekerjaan;
7. Membuka dokumen penawaran dan membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran yang
ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan peserta yang hadir;
8. Mengevaluasi penawaran yang masuk, mengadakan klarifikasi, negosiasi dan membuat berita
acara, serta mengusulkan calon pemenang Pelelangan/ Pemilihan Langsung;
9. Mengumumkan pemenang yang telah ditetapkan oleh Pejabat Berwenang;
10. Membuat laporan proses dan hasil Pelelangan/Pemilihan Langsung;
11. Menyerahkan hasil pengadaan kepada Fungsi Pengadaan sebagai dasar pembuatan Kontrak
dan/atau Purchase Order (PO).
12. Menandatangani Pakta Integritas untuk setiap Pengadaan Barang/Jasa.

Page 23
F. TUGAS POKOK DAN TANGGUNG JAWAB FUNGSI TERKAIT

1. Fungsi Hukum
2. Fungsi Keuangan
3. Fungsi Manajemen Risiko
4. Fungsi HSE
5. Fungsi Human Resource (HR)
6. Tenaga Ahli

Page 24
 G. PELAKSANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
No. Fungsi Pengadaan / Panitia Pengadaan di … Untuk pengadaan barang/jasa di …
1. Direktorat Pengolahan Direktorat Pengolahan
2. Direktorat Pemasaran Direktorat Pemasaran
3. Direktorat SDM & Umum Direktorat-Direktorat selain Direktorat Pengolahan
dan Pemasaran, dan fungsi-fungsi yang melapor
langsung ke Direktur Utama
dan Pengadaan Barang/Jasa secara terpusat di
lingkup Korporat (lintas
Direktorat);
4. Unit Operasi/Unit Bisnis/Area/Region/Lokasi yang ada atau yang ditunjuk.
5. Fungsi Pengadaan atau Panitia Pengadaan yang diminta oleh Fungsi Pengguna
di lini bisnis yang berbeda dalam satu area kerja yang berdekatan (Khusus
untuk Fungsi Marine, IT, HR, IA, dan Keuangan);
6. Lembaga Profesional di bidang pengadaan yang memenuhi syarat;
7. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa dilakukan secara join procurement maka
proses pemilihan Penyedia Barang/Jasa dilaksanakan oleh gabungan
perwakilan seluruh fungsi pengadaan dan dipimpin oleh fungsi pengadaan
dengan permintaan kebutuhan paling besar.

Page 25
 H. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA
1. Orang/Perseorangan dan/atau Badan usaha dalam negeri maupun luar negeri.
2. Sudah memiliki Surat Keterangan Terdaftar (SKT), surat keterangan lulus CSMS (untuk
pekerjaan jasa kategori risiko tinggi, menengah dan rendah) atau telah lulus
sertifikasi/prakualifikasi.
3. Menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) untuk
setiap Pengadaan Barang/Jasa.
4. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk
menjalankan usaha/kegiatan sebagai Penyedia Barang/Jasa.
5. Dst.

 Dilarang ikut serta sebagai peserta pengadaan untuk:

1) Orang perseorangan yang berstatus sebagai Pegawai negeri dan/atau pegawai
Badan Usaha Milik Negara/Daerah;
2) Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya akan bertentangan dengan tugasnya
sesuai dengan peraturan Perusahaan yang berlaku (conflict of interest);
3) Penentuan penyedia Barang/Jasa yang termasuk daftar Kelompok Merah dan
Kelompok Hitam sesuai peraturan Perusahaan;
4) Penyedia jasa konstruksi yang dari hasil prakualifikasi CSMS tidak mampu mengelola
klasifikasi risiko HSE rendah.

Page 26
 H. PERSYARATAN PENYEDIA BARANG/JASA (2)
Persyaratan bagi penyedia barang/jasa dari luar negeri pada prinsipnya
sama dengan persyaratan penyedia barang/jasa dalam negeri. Pada proses
prakualifikasi, semua dokumen hukum yang diterbitkan oleh pemerintah di
negara tempat dokumen tersebut diterbitkan harus dilegalisasi oleh
kementerian kehakiman dan/atau kementerian luar negeri negara dimaksud
dan perwakilan Republik Indonesia di negara tersebut. Apabila dokumen
tersebut tidak dalam bahasa Inggris maka wajib dilengkapi dengan
terjemahan dari penerjemah tersumpah.
Dokumen tersebut antara lain:
a. Copy Akta Pendirian/Deed of Company Establishment;
b. Copy Surat Keterangan Domisili/Certificate of Domicile;
c. Copy NPWP/Tax Identification Number;
d. Copy SIUP/Company Business Licenses;
e. Copy TDP/Certificate of Company Registration;
f. Copy Kartu Tanda Pengenal atau Paspor untuk pengurus/Copy of ID Card
or Passport for authorized signatories.

Page 27
BAB IV
Sertifikasi, Prakualifikasi
dan Penggolongan
Penyedia Barang/Jasa
 A. SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA… (1)
1. Panitia Sertifikasi dibentuk berdasarkan Surat Perintah yang ditandatangani oleh
Pejabat minimal setingkat GM/VP dari lini Fungsi Pengadaan.

2. Tahapan sertifikasi :

Pendaftaran Pengumuman
calon Penyedia hasil sertifikasi
Barang/Jasa

Evaluasi biodata Penerbitan SKT Pemasukan data

/ dokumen & Surat vendor dalam
administrasi Keterangan Lulus MySAP (untuk
CSMS yang lulus)

Peninjauan Penetapan hasil

lapangan sertifikasi

Page 29
 A. SERTIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA… (2)
4. Calon Penyedia Barang/Jasa harus memenuhi persyaratan-persyaratan sertifikasi.
5. SKT berlaku di seluruh Pertamina, tidak mempunyai masa berlaku dan menjadi tidak
berlaku bila ada dokumen yang sudah kadaluwarsa dan tidak diperbarui oleh
Penyedia Barang/Jasa. Apabila dalam jangka waktu 3 tahun Penyedia Barang/Jasa
tidak pernah menerima penunjukan pelaksanaan pekerjaan (mendapatkan PO), maka
sistem dimungkinkan melakukan blocking secara otomatis terhadap nomor vendor yang
telah diberikan.

SKT Dokumen
-dokumen
Pendukung

Tidak mempunyai Masa berlaku

masa berlaku. habis.

Tidak berlaku. Masa berlaku

dokumen
Berlaku kembali. diperpanjang.

DI Page 30
 B. PRAKUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA

Dilakukan untuk mendapatkan daftar pendek melalui penilaian kompetensi dan

kemampuan serta pemenuhan persyaratan, antara lain namun tidak terbatas
pada:
a. Pengalaman sejenis min. 4 th dan dalam 7
th terakhir punya pengalaman di industri
perminyakan/pemerintah/swasta.
b. Sertifikasi ISO, OHSAS, dll.
c. Memenuhi persyaratan aspek HSE sesuai
dengan kategori risiko HSE.
d. Prakualifikasi CSMS bagi Penyedia
Barang/Jasa yang belum memiliki
kualifikasi CSMS.
e. Memiliki fasilitas, peralatan khusus dan
tenaga ahli spesialis yang dibutuhkan
dalam melaksanakan pekerjaan.
f. dst….

Page 31
 C. PRAKUALIFIKASI CSMS
1. Prakualifikasi CSMS (PQ CSMS) dilakukan berdasarkan Pedoman CSMS yang berlaku di Pertamina
(Pedoman CSMS No. A-001/K00100/2015-S9 Rev.03 dan/atau perubahannya).
2. Dapat dilakukan bersamaan dengan proses sertifikasi atau pada setiap proses Pengadaan
Barang/Jasa.
3. Dilakukan oleh gabungan perwakilan pekerja dari Fungsi Pengguna, Fungsi HSE dan Fungsi
Pengadaan yang dikoordinir oleh Fungsi Pengadaan.
4. Bagi Penyedia Barang/Jasa yang lulus PQ CSMS akan diberikan Surat Keterangan Lulus (SKL) CSMS
yang diterbitkan dan ditandatangani oleh Pimpinan Fungsi Pengadaan. SKL CSMS berlaku selama 2
(dua) tahun sejak tanggal PQ CSMS selesai dilakukan.
5. Pelaksanaan PQ CSMS dan input/update hasil PQ CSMS ke dalam sistem/aplikasi dilakukan oleh
Fungsi Pengadaan tempat Penyedia Barang/Jasa terdaftar pertama kali di Pertamina (Admin Reg-
loc).
6. Dalam rangka proses Pengadaan Barang/Jasa, apabila PQ CSMS bukan dilakukan oleh Admin Reg-
loc maka hasil PQ CSMS dari Fungsi Pengadaan lain harus disampaikan ke Admin Reg-loc untuk
dilakukan validasi/verifikasi dan diupdate ke sistem/aplikasi. Validasi/verifikasi dilakukan minimal
dengan melakukan pemeriksaan kelengkapan proses dan dokumen hasil verifikasi PQ CSMS.
7. Prakualifikasi CSMS ulang dalam rangka perpanjangan SKL CSMS dan/atau meningkatkan
kualifikasi CSMS dilakukan dengan menggunakan metode prakualifikasi CSMS yang sama seperti
dengan metode Prakualifikasi CSMS bagi Penyedia Barang/Jasa yang belum memiliki SKL CSMS.

Page 32
 C. PRAKUALIFIKASI CSMS
8. Penyedia Barang/Jasa dapat mengajukan permintaan PQ CSMS ulang dalam rangka perpanjangan
SKL dan/atau meningkatkan kualifikasi CSMS minimal 6 bulan sejak tanggal berlakunya SKL CSMS
kecuali dalam rangka memenuhi persyaratan proses Pengadaan Barang/Jasa.

9. Bagi Penyedia Barang/Jasa yang lulus PQ CSMS ulang akan diberikan SKL CSMS baru yang berlaku 2
(dua) tahun sejak tanggal PQ CSMS ulang dilakukan Prakualifikasi CSMS ulang bagi Penyedia
Barang/Jasa yang melakukan klarifikasi atas insiden fatality terkait pelaksanaan pekerjaannya,
dengan syarat hasil verifikasi dokumen dan lapangan mendapatkan skor minimal 80, untuk melakukan
koreksi poin/status Penyedia Barang/Jasa.

10.Bagi Penyedia Barang/Jasa yang telah memiliki hasil PQ CSMS dari Grup Pertamina (Anak
Perusahaan atau Perusahaan Terafiliasi Pertamina) maka tidak perlu dilakukan PQ CSMS ulang
sepanjang pedoman/peraturan CSMS yang digunakan sama dengan Pedoman CSMS yang berlaku di
Pertamina. Dan hasil PQ CSMS tersebut juga dapat digunakan oleh anggota Grup Pertamina lainnya
yang menggunakan pedoman/aturan yang sama tersebut.

11.Pada prinsipnya PQ CSMS bagi Penyedia Barang/Jasa dari luar negeri sama dengan Penyedia
Barang/Jasa dalam negeri, namun untuk tahap verifikasi lapangan dapat dilakukan bila diperlukan.

Page 33
 D. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA...(1)

Penetapan perubahan kualifikasi penyedia barang/jasa (kenaikan kualifikasi

secara bertahap) dimungkinkan untuk dapat dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan
pada saat perpanjangan masa pendaftaran. Penetapan perubahan ini
dilaksanakan apabila tidak terdapat calon peserta yang mendaftar atau jumlah
peserta yang mendaftar kurang dari jumlah minimum yang dipersyaratkan.

Page 34
 D. PENGGOLONGAN PENYEDIA BARANG/JASA...(2)
Penggolongan (kualifikasi dan klasifikasi) CSMS Penyedia Barang/Jasa sebagai
berikut: :

Untuk proses pengadaan melalui metode Strategic Sourcing, kualifikasi Penyedia

Barang/Jasa menyesuaikan dari hasil sourcing (tidak mengacu pada tabel diatas).

Khusus untuk perusahaan asing atau dari manufacture/galangan

kapal/pabrikan/agen/distributor dalam maupun luar negeri, tidak berlaku ketentuan
kualifikasi dan batasan nilai pengadaan.

DI Page 35
BAB V
Sistem Pengadaan
Barang/Jasa

DI
 A. TAHAPAN PROSES PENGADAAN

Pemilihan
Perencanaan Persiapan Penyedia Barang/Jasa

1. Mengumumkan/
1.Dokumen pendukung Mengundang
permintaan pengadaan *) 2. Sertifikasi/
Membuat Rencana
2. Dokumen Prakualifikasi
RKAP Pengadaan
(Proses RKAP)
Pengadaan (RKS) 3. Evaluasi Penawaran SRM
3. Strategi & Metode & Negosiasi
Pemilihan 4. Menetapkan
Penyedia B/J Pemenang
5. Proses Kontrak

*) Dokumen pendukung permintaan pengadaan, antara lain :

a) TOR/KAK yang meliputi antara lain :
- Ruang lingkup pekerjaan;
- Kualifikasi Tenaga Ahli/Penyedia Jasa;
- Spesifikasi teknis;
- Memasukkan HSE Plan (khusus untuk kategori risiko menengah dan tinggi terhadap aspek HSE);
- Jadwal pelaksanaan pekerjaan;
- Persyaratan penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa dan kualitas kerja selama proses pelaksanaan kontrak;
- Memberikan bobot evaluasi terhadap HSE plan sebesar 10 – 30% dari keseluruhan kriteria evaluasi pemenang Pengadaan
Barang/Jasa yang berkategori risiko menengah dan tinggi terhadap aspek HSE.
b) OE/HPS yang telah disahkan oleh Pejabat Berwenang sesuai otorisasi dan disampaikan dalam amplop tertutup.
c) Kriteria prakualifikasi.
d) Kriteria evaluasi teknis.
e) Kriteria evaluasi HSE plan (khusus untuk kategori risiko menengah dan tinggi terhadap aspek HSE).
f) Purchase Requisition melalui sistem MySAP dan me-releasenya untuk memastikan ketersediaan anggaran.

Page 37
 B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA… (1)

Metode Batasan Nilai Pelaksana

Pelelangan
Pemilihan Langsung
Tidak Ada Batasan Nilai
Penunjukan Langsung Fungsi Pengadaan *)
Strategic Sourcing
Pembelian Langsung (Cash & Carry) s/d Rp 50 Juta
*) Apabila diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan (khusus untuk metode Pelelangan dan Pemilihan
Langsung).

Kewenangan menentukan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan pembentukan

Panitia Pengadaan diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk dilakukan secara
profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan
persyaratan/kriteria yang telah ditetapkan serta masukan dari fungsi terkait.

Page 38
 B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA… (2)

BATASAN NILAI METODE PELAKSANA

Pelelangan
Fungsi Pengadaan/
Pemilihan Panitia Pengadaan
Melalui Kriteria (tidak Langsung
ada batasan nilai) Penunjukan
Langsung
Strategic
Sourcing
Fungsi Pengadaan
s.d. Rp 50 juta Cash & carry
Note:
• Pada dasarnya seluruh metode pengadaan dilakukan oleh Fungsi Pengadaan, namun apabila
diperlukan dapat dibentuk Panitia Pengadaan (khusus untuk metode Pelelangan dan Pemilihan
Langsung), yang dibentuk dengan Surat Perintah yang ditandatangani oleh Pejabat minimal
setingkat GM/VP dari pejabat berwenang (dibuat untuk setiap proses/per pekerjaan) atau
dalam periode tertentu.
• Kewenangan menentukan metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan pembentukan Panitia
Pengadaan diberikan kepada Fungsi Pengadaan.
Page 39
 B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA… (2)
Persyaratan/Kriteria metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa :
PELELANGAN
1. Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa konstruksi yang
bersifat kompleks, yaitu yang memiliki
teknologi tinggi dan/atau risiko tinggi
terhadap kegagalan pekerjaan.
b. Pengadaan Jasa Konstruksi
Terintegrasi
c. Pengadaan selain butir a dan b di
atas, apabila berdasarkan
professional judgment, Bidder List belum
mencukupi persyaratan kompetisi serta
terdapat Penyedia Barang/Jasa yang
mampu melaksanakan pekerjaan
tersebut namun belum terdaftar di
Perusahaan.
2. Pengumuman dilakukan melalui website
Perusahaan. Bila perlu dapat melalui
media cetak nasional, serta facsimile
dan/atau e-mail.
3. Apabila diperlukan penyedia jasa
konstruksi dapat diminta untuk
melampirkan surat keterangan Sisa
Kemampuan Keuangan (SKK) dimana
nilai Sisa Kemampuan Keuangan (SKK)
minimal 30% dari total kekayaan bersih
PEMILIHAN LANGSUNG PENUNJUKAN LANGSUNG
1. Dilakukan untuk: Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa konstruksi kompleks (teknologi • Keadaan darurat;
baru dan Penyedia Jasanya sangat terbatas);
• Business critical asset;
b. Pengadaan jasa konstruksi yang tidak bersifat
kompleks; • Spesifik atau sole sources;
c. Pengadaan Jasa Konstruksi yang berskala kecil • Hak paten/OEM;
dengan ketentuan untuk kepentingan pelayanan • Knowledge intensive;
umum, mempunyai resiko kecil, menggunakan • Pekerjaan
teknologi sederhana, dan dilaksanakan oleh
lanjutan/tambahan;
Penyedia Jasa orang perseorangan dan/atau
badan usaha kecil; • Gagal lelang/pilsung;
d. Pengadaan jasa konsultan dan jasa lainnya; • Anak Perusahaan /
d. Pengadaan barang; perusahaan terafiliasi
e. Pengadaan barang/jasa terkait approved brand Pertamina
dalam rangka standarisasi. • BUMN, anak perusahaan
2. Dilakukan dengan cara:
BUMN atau perusahaan
a. Mengundang sekurang-kurangnya 5 (lima) calon
Penyedia Barang/ Jasa yang terdaftar dalam terafiliasi BUMN
bidder list MySAP. • Repeat order;
b. Bila menggunakan e-proc, mengundang semua • Join/Sharing kontrak
yang terdaftar & sesuai persayaratan.
• Home Industy
c. Bila calon peserta <5, proses tetap dilaksanakan. • Konsultan perseorangan s.d.
d. Khusus untuk sinergi Pertamina Incorporated
dan/atau sinergi BUMN, proses Pemilihan Rp.200 juta.
Langsung dapat diikuti oleh Anak Perusahaan • Penelitian & Pengembangan
dan/atau BUMN yang sesuai dengan bidangnya. • Pekerjaan konstruksi
berskala kecil
Page 40
 B. METODE PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA… (3)
Persyaratan/Kriteria metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa :
STRATEGIC SOURCING
1. Dilakukan untuk semua
pengadaan barang/jasa, kecuali
pengadaan yang didalamnya
ada kegiatan jasa konstruksi dan
engineering.
2. Dilakukan oleh Fungsi Pengadaan
yang mempunyai kompetensi
melakukan pengadaan secara
Strategic Sourcing.
3. Terkait dengan Pengadaan
Barang/Jasa dengan metode
Strategic Sourcing secara lengkap
dapat dilihat dalam pedoman
No.A-001/F00240/2012-S0
revisi ke-0 tanggal 10 Desember
2012 tentang Pengadaan
Barang/Jasa dengan metode
Strategic Sourcing.
CASH & CARRY
1. Cash & carry dapat dilaksanakan sampai dengan nilai Rp50.000.000 (lima
puluh juta rupiah) atau ekivalen per paket pengadaan, belum termasuk pajak
(PPN & PPh).
2. Cash & carry dilaksanakan oleh Fungsi Pengadaan melalui sistem panjar kerja
atau aplikasi online buying. Tempat pembelian dapat berupa toko, supermarket,
bengkel, online buying, website belanja di Internet, dll.
3. Waktu penyelesaian pekerjaan tidak lebih dari waktu pertanggungjawaban
cash & carry sesuai ketentuan, yaitu selama 10 (sepuluh) hari kerja.
4. Diusahakan hanya dilakukan pada tempat pembelian yang merupakan
Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan Perusahaan berhak menerima Faktur Pajak
Standar yang dikeluarkan oleh PKP tersebut.
5. Dalam hal pembelian cash & carry dilakukan bukan dengan PKP, maka PPN
sudah termasuk dalam harga barang.
6. Bukti pembelian yang sah antara lain invoice atau slip cash register atau kuitansi
yang dibubuhi meterai secukupnya harus dilampirkan sebagai bagian dari
pertanggungjawaban cash & carry.
7. Pelaksanaan cash & carry melalui aplikasi e-catalog online buying berlaku
ketentuan sesuai Pedoman.
8. Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Rp50.000.000 (lima puluh juta rupiah)
apabila diinginkan pengadaannya dapat juga dilakukan melalui Pemilihan
Langsung atau Penunjukan Langsung.
Page 41
 C. PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

C.1 Pengadaan Melalui Aplikasi E-Procurement

https://eproc.pertamina.com/
1. Aplikasi Pertamina e-Procurement harus digunakan untuk pengadaan barang oleh
Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan di Kantor Pusat/Unit Operasi/Unit Bisnis yang
sudah go-live aplikasi Pertamina e-Procurement. Namun demikian dengan
pertimbangan tertentu ternyata pelaksanaannya tidak memungkinkan dilakukan
melalui aplikasi Pertamina e-Procurement, maka Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan
dapat melakukan proses pengadaan barang secara konvensional/manual.
2. Apabila dimungkinkan, pengadaan jasa dapat juga dilaksanakan melalui aplikasi
Pertamina e-Procurement.
3. Dalam hal Pengadaan Barang/Jasa tidak dapat atau tidak memungkinkan
dilaksanakan sepenuhnya menggunakan aplikasi Pertamina e-Procurement, maka
Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan mengupayakan semaksimal mungkin
pemanfaatannya untuk mengumumkan atau mengundang peserta.

Page 42
 C. PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

C.2 Pengadaan Melalui E-Mail

Dilakukan dengan batasan-batasan sbb :

1. Untuk proses pemilihan langsung atau penunjukan langsung

2. Untuk pengadaan selain pekerjaan Jasa Pelaksana Konstruksi;
3. Dengan cara mengundang Penyedia Barang/Jasa (SKT dan/atau non
SKT) yang telah melalui kajian awal/seleksi yang menyatakan bahwa
perusahaan tersebut berpengalaman di bidangnya berdasarkan kriteria
yang telah dibuat oleh Fungsi Pengadaan dan/atau Fungsi Pengguna;
4. Pengadaan yang karena kendala jarak/waktu peserta tidak
dimungkinkan untuk tatap muka secara langsung;
5. Waktu pemasukan penawaran ditentukan menyesuaikan dengan waktu
Fungsi Pengadaan setempat;
6. Metode pemasukan penawaran dengan satu sampul atau 2 (dua) tahap;
7. Bila diperlukan dapat disiapkan akun e-mail khusus untuk setiap
pekerjaan;

Page 43
 D. SWAKELOLA...(1)

Swakelola adalah . . . .
Pelaksanaan pengadaan yang
direncanakan, dikerjakan dan diawasi
sendiri dengan menggunakan tenaga
sendiri, alat sendiri, atau upah borongan
tenaga.
Swakelola dapat dilaksanakan
oleh:
• Pengguna Barang/Jasa;
• Instansi pemerintah lain;
• Kelompok masyarakat/lembaga
swadaya masyarakat.
Swakelola tidak
melibatkan Penyedia
Barang/Jasa secara
langsung.
Pekerjaan yang
dilaksanakan secara
swakelola harus tetap
memperhatikan aspek HSE
selama pelaksanaan
pekerjaannya.
Swakelola dilakukan untuk
memperlancar operasional
dengan tetap
mempertimbangkan harga
karena tidak memungkinkan
atau dipandang lebih efektif
dibandingkan jika diproses
melalui Fungsi Pengadaan.

Page 44
 D. SWAKELOLA ...(2)
Pekerjaan yang operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi masyarakat setempat,
antara lain bantuan/sumbangan kepada pihak ketiga terkait kegiatan Corporate Social
Responsibility

Pekerjaan yang secara rinci tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu,

sehingga tidak efektif dan efisien bila ditawarkan kepada Penyedia Barang/Jasa.

Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi dan pembiayaannya, tidak perlu
dilakukan dengan cara Pelelangan, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung dan/atau
tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa, seperti:

1) Barang/jasa yang sifatnya memenuhi kebutuhan operasional, antara lain:

a. Penggantian sparepart kendaraan operasional langsung ke bengkel;
b. Pembayaran general goods/services, seperti:
a) Water dispenser
b) Tenda dan perlengkapannya
c) Dan lain-lain.
2) Penyelenggaraan acara / kegiatan yang berkaitan langsung dengan Fungsi yang
bersangkutan, seperti: Pameran, Gathering, Outbond, Jamuan tamu, Kegiatan keagamaan,
Sponsorship, dan lain-lain.

Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, kursus, penataran, seminar, lokakarya, in-house

training, honorarium pengajar, workshop;

Page 45
 D. SWAKELOLA ...(3)
Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus
untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat
dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa;

Pekerjaan yang dapat dikerjasamakan dengan lembaga pemerintah,

lembaga ilmiah dan perguruan tinggi, antara lain : seleksi penerimaan
pekerja, penelitian, studi dan pengembangan, pemprosesan data,
perumusan kebijakan Pertamina, pengujian di laboratorium,
pengembangan sistim tertentu sertifikasi sesuai dengan bidang
spesifikasinya;

Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi fungsi pengguna jasa yang

bersangkutan;

Khusus untuk Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), hanya dapat

diikutsertakan dalam pelaksanaan jasa pengembangan lingkungan dan
masyarakat (community development), peningkatan partisipasi masyarakat
dalam kegiatan pembangunan di bidang pendidikan dan penyuluhan;

DI Page 46
 D. SWAKELOLA ...(4)

Administrasi pekerjaan swakelola

menggunakan Panjar Kerja /Uang
Muka Kerja atau penggantian
biaya sesuai dengan otorisasi.

Tanggung jawab terkait administrasi

pembayaran pekerjaan swakelola
dilakukan langsung oleh pekerja di
Fungsi Pengguna kepada Fungsi
Keuangan disertai dengan rincian
biaya, tanpa melalui Fungsi Pengadaan
serta tidak melibatkan Penyedia
Barang/Jasa.

DI Page 47
 E. USER PURCHASE
User Purchase adalah proses pembelian langsung barang/jasa tertentu yang dilakukan oleh Fungsi Pengguna dan tetap
mengacu pada ketentuan terkait yang berlaku di Pertamina. User purchase dilakukan untuk memperlancar operasional
dengan tetap mempertimbangkan harga dan apabila lebih cepat dibanding melalui proses pengadaan normal.

Pelaksanaan administrasi termasuk dokumentasi/pengarsipan dilaksanakan oleh Fungsi Pengguna. Administrasi

pembayaran pekerjaan User Purchase dapat menggunakan Uang Muka Kerja, penggantian biaya (reimbursement)
kepada pekerja untuk nilai sampai dengan 10 juta rupiah atau menggunakan invoice dari Penyedia Barang/Jasa.

Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan User Purchase antara lain:

1. Pendaftaran dalam kegiatan Pameran, pembelajaran (tuition fee);

2. Kegiatan yang menggunakan Event Organizer dan bukan merupakan kegiatan yang berulang/rutin (Gathering ,
Outbond, Jamuan tamu, Kegiatan keagamaan) dibatasi sesuai dengan expenditure authority;
3. Pembelian langsung untuk hotel, tiket pesawat, tiket kereta, tiket bus;
4. Iuran keanggotaan profesi, organisasi, asosiasi dll;
5. Penyaluran dana langsung untuk sponsorship dan bantuan sosial;
6. Pembayaran general services, seperti:
1) Listrik, telepon, air
2) Layanan kantor pos
7. Langganan jurnal online, TV Cable (melalui fungsi IT);
8. Pembelian benda-benda pos (seperti materai, perangko, dll) dan Voucher (kecuali voucher kosong/pasca bayar);
9. Pembelian barang/jasa yang terdapat dalam e-catalogue Pertamina.

Page 48
 F. PENGADAAN UNTUK KONDISI KHUSUS

Pada kondisi khusus, yaitu apabila pada lokasi kerja tidak

terdapat Fungsi Pengadaan atau tidak dapat dibedakan antara
Fungsi Pengadaan dengan Fungsi Pengguna (daftar lokasi kerja
ditentukan oleh pejabat setingkat GM/VP), dapat memproses
sendiri pengadaan barang/jasa-nya yang seharusnya diproses
melalui Fungsi Pengadaan, atas persetujuan Fungsi Pengadaan di
Kantor Unit setempat yang ijinnya diberikan menggunakan Memo
untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai sesuai dengan nilai
otorisasi pejabat berwenang di lokasi kerja tersebut atau ekivalen
per paket pengadaan dan berlaku untuk periode waktu tertentu.

Jika tidak ada persetujuan dari Fungsi Pengadaan setempat

maka proses pengadaan barang/jasa tetap dilaksanakan oleh
Fungsi Pengadaan setempat.

Proses pemilihan penyedia barang/jasa ini dilakukan mengikuti

persyaratan/kriteria metode pemilihan penyedia barang/jasa
yang telah diatur dalam ketentuan ini.

DI Page 49
 G. DOKUMEN PENGADAAN DAN PENAWARAN
Isi Dokumen Pengadaan, mengenai pengaturan lingkup pekerjaan, spesifikasi barang/jasa,
delivery/jangka waktu pelaksanaan pekerjaan atau hal khusus lain tidak mengarah pada Penyedia
Barang/Jasa tertentu

Apabila dikehendaki dalam Dokumen Pengadaan dapat disebutkan adanya kemungkinan

penyampaian penawaran alternatif.
a. Ketentuan mengenai sanggahan, termasuk Pejabat Berwenang dalam menjawab sanggahan
peserta.
b. Ketentuan mengenai negosiasi secara e-ReverseAuction bila direncanakan negosiasi akan
dilaksanakan secara e-ReverseAuction
c. Ketentuan mengenai penetapan pemenang, berupa Single Winner atau Multi Winner

Tidak ada biaya penggantian dokumen

Page 50
 H. METODE PENYAMPAIAN DOKUMEN PENAWARAN

1. Metode Satu Sampul 2. Metode Dua Sampul

Sampul Penutup

Sampul I
Administrasi Harga
Teknis & HSE Plan Administrasi
Teknis & HSE Plan

3. Metode Dua Tahap

Sampul II
Sampul Tertutup I Sampul Tertutup II

Administrasi Harga
Teknis & HSE Plan Harga

Tahap 1 Tahap 2

Page 51
I. METODE EVALUASI PENAWARAN

Metode
Evaluasi
Penawaran

Scoring/ Non-Scoring/
Passing Grade Gugur

Kombinasi Kualitas/Teknis,
Kualitas/Teknis
Kualitas/Teknis, HSE Plan Minimal
HSE Plan dan dan Harga
dan HSE Plam Administrasi
Harga Terbaik
Terendah

Teknis & HSE

Harga

Page 52
 J. PENETAPAN PEMENANG

Untuk keperluan penetapan calon pemenang Penyedia Barang/Jasa kepada Pejabat

Berwenang, Fungsi Pengadaan dapat mengusulkan calon pemenang hasil
negosiasi/renegosiasi:

1. Single winner dilakukan apabila 1 (satu)

pemenang sudah cukup memenuhi kebutuhan.

2. Multi winner dilakukan apabila terdapat

lebih dari 1 (satu) pemenang berdasarkan
pertimbangan jaminan suplai (security of
supply) atau keterbatasan kapasitas
produksi/layanan jasa Penyedia Barang/Jasa.

DI Page 53
 K. OWNER’S ESTIMATE (OE) / HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)

merupakan perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian, yang

digunakan sebagai acuan dalam menilai kewajaran harga.

bersifat rahasia, dengan demikian semua pihak yang terlibat dalam

proses Pengadaan Barang/Jasa wajib menjaga kerahasiaannya dan tetap
bersifat rahasia bagi semua peserta Pengadaan Barang/Jasa.

Pekerjaan Penanggungjawab Penyusunan OE/HPS

Pekerjaan jasa
Fungsi Pengguna
Material direct charge
Material stock Fungsi Pengadaan
Cash & Carry
Pembelian langsung ke prinsipal/pabrikan sole source [Tidak memerlukan OE/HPS]
Pembelian langsung software ke prinsipal/agen tunggal pemegang merk

Page 54
 L. NEGOSIASI
1. Tata cara negosiasi harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan.
2. Tata cara negosiasi disesuaikan dengan metode pengadaan dan tata cara
evaluasi.
3. Negosiasi dengan tata cara Pelelangan dan Pemilihan Langsung :

Apabila …

Terdapat Harga  OE/HPS - Tidak wajib nego.

Penawaran - Bila nego, hanya kepada ranking 1.
Harga Penawaran < 80% OE/HPS - Klarifikasi kewajaran harga.
- Jaminan pelaksanaan dapat dinaikkan s.d.
20% dari OE/HPS.
Seluruh Harga > OE/HPS - Wajib nego.
Penawaran - Nego manual kepada seluruh peserta; atau
- Nego e-auction kepada maks. 5 penawar
terbaik.

4. Negosiasi dengan tata cara Strategic Sourcing dapat menggunakan Clean sheet,
Linear Performance Pricing, Total Cost of Ownership maupun Lowest Based Price
sebagai referensi dalam melakukan negosiasi.

Page 55
 M. SANGGAHAN
 Dilakukan untuk metode Pelelangan dan Pemilihan Langsung.

 Diajukan maks. 4 HK sejak diumumkannya pemenang, atau <4 HK sesuai kesepakatan

yang dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan/Aanwijzing dan disampaikan kepada
seluruh peserta.

 Proses dilanjutkan setelah sanggahan dinyatakan tidak benar

tanpa menunggu reaksi terhadap tanggapan.

 Disertakan dengan surat jaminan dari Bank Umum yang

nilainya sesuai yang ditetapkan didalam Dokumen Pengadaan

 Sanggahan benar: keputusan yang ada akan dianulir dan

jaminan sanggahan dikembalikan kepada penyanggah.

 Apabila sanggahan ternyata tidak benar, maka jaminan sanggahan dicairkan dan
peserta tsb akan dikenakan sanksi sesuai peraturan Perusahaan yang berlaku.

Page 56
 N. PENGADAAN DINYATAKAN GAGAL
Pejabat Berwenang dapat menyatakan proses Pengadaan Barang/Jasa gagal, apabila:

1. Tidak terdapat calon peserta yang mendaftar atau calon peserta yang mendaftar kurang dari 2,
termasuk setelah perpanjangan masa pendaftaran; atau

2. Penawaran yang masuk kurang dari 2 (dua) untuk metode Pelelangan atau Pemilihan Langsung;
atau

3. Penawaran yang masuk tidak ada satu pun yang sah; atau

4. Setelah dilakukan negosiasi, harga yang ditawarkan masih tetap melebihi OE/HPS atau OE/HPS
yang telah disesuaikan; atau

5. Pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa tidak sesuai dengan ketentuan Dokumen

Pengadaan atau prosedur yang berlaku; atau

6. Calon pemenang yang diusulkan tidak ada yang bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan;
atau

7. Sanggahan dari peserta terhadap kesesuaian dengan prosedur pengadaan ternyata benar.

8. Ketentuan tersebut di atas harus dimasukkan dalam Dokumen Pengadaan, termasuk apabila
dipandang perlu untuk menetapkan ketentuan tambahan lainnya, selama bersifat lebih ketat.
Page 57
 O. PROSES ULANG PENGADAAN

1. Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat mengadakan satu kali proses ulang

Pengadaan Barang/Jasa. Proses ulang Pengadaan Barang/Jasa dapat
dilaksanakan dengan memperlonggar persyaratan yang masih dimungkinkan;

2. Proses ulang Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh peserta lama maupun
yang baru;

3. Bilamana proses ulang Pengadaan Barang/Jasa juga gagal, maka proses

pengadaan dapat dilanjutkan dengan cara Pemilihan Langsung atau Penunjukan
Langsung sesuai kebutuhan.

Page 58
 P. PENGADAAN DINYATAKAN BATAL

1. Pembatalan proses Pengadaan Barang/Jasa sedapat mungkin dihindarkan.

Pembatalan proses Pengadaan Barang/Jasa hanya dapat dilakukan apabila
salah satu kondisi berikut terpenuhi :
a. Terjadi perubahan rencana kerja dan mengakibatkan perubahan kebutuhan
barang/jasa;
b. Anggaran tidak tersedia/tidak mencukupi;
c. Akibat adanya penetapan pengadilan;
d. Terbukti adanya indikasi kuat telah terjadi tindak KKN;
e. Terjadi kondisi kahar.

2. Pembatalan proses Pengadaan Barang/Jasa ini ditetapkan oleh Pejabat

Berwenang.

Page 59
 Q. PENUNDAAN PROSES PENGADAAN

Fungsi Pengadaan/Panitia Pengadaan dapat melakukan penundaan proses Pengadaan

Barang/Jasa apabila terdapat indikasi adanya penyimpangan dan/atau kecurangan dalam
proses Pengadaan Barang/Jasa sesuai yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang
berlaku. Selanjutnya dilaporkan ke Pejabat Berwenang untuk ditetapkan sebagai pengadaan
dinyatakan batal atau pengadaan
tetap dilanjutkan.

R. PELAKSANAAN PEKERJAAN MENDAHULUI KONTRAK

1. Pelaksanaan pekerjaan mendahului Kontrak hanya dapat dilakukan dengan kondisi/justifikasi

(berisi kajian keekonomian dan/atau kajian teknis) yang apabila tidak segera dilaksanakan dapat
menimbulkan kerugian Pertamina;
2. Pelaksanaan pekerjaan mendahului Kontrak dapat dilakukan berdasarkan Surat Perintah Memulai
Pekerjaan (SPMP)/Letter of Intent (LOI);
3. Selain dalam kondisi darurat, SPMP/LOI hanya dapat diterbitkan oleh Fungsi Pengadaan setelah
ada Surat Penunjukan Pemenang dan hanya dilakukan berdasarkan permintaan Fungsi Pengguna
yang dilengkapi dengan ijin prinsip yang disetujui oleh Pejabat satu tingkat diatas Pejabat
Berwenang (pejabat penandatangan Kontrak).
4. Permintaan pelaksanaan pekerjaan mendahului Kontrak harus segera disusul dengan penerbitan
Kontrak (dalam waktu 14 hari kerja).

Page 60
BAB VI
Perjanjian/Kontrak

DI
 A. PRINSIP KONTRAK

• Ketentuan peraturan
perundang-undangan yang
berlaku.

• Good Corporate Governance.

• Kehati-hatian dalam
pengambilan keputusan
bisnis (business judgment
rule).

DI Page 62
 B. SISTEM KONTRAK
Perikatan kerjasama antara Perusahaan dengan Penyedia Barang/Jasa yang telah ditetapkan
sebagai pemenang melalui proses pengadaan barang/jasa dapat berupa kontrak per mata
pekerjaan dengan jangka waktu pendek (setahun atau kurang) atau kontrak payung (outline
agreement) dengan mempunyai jangka waktu panjang (multi years), atau kombinasinya sesuai
kebutuhan.

Sistem kontrak dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu berdasarkan perikatan harga dan delivery,
sebagai berikut :
1. Sistem kontrak berdasarkan perikatan harga
a. Lump Sum Contract
b. Kontrak Harga Satuan (Unit Price Contract)
c. Kontrak Gabungan Lump Sum dan Harga Satuan

2. Sistem kontrak berdasarkan delivery

a. Kontrak Terima Jadi (Turn Key Contract)
b. Kontrak Pengadaan Bersama (Sharing Contract)
c. Kontrak Persentase/Success Fee
d. Kontrak Stockless Purchasing System
• Kontrak Call Of Order
• Kontrak Consignment/Konsinyasi
• Kontrak Vendor Operated Warehouse
e. Kontrak On Call Basis

DI Page 63
 C. BENTUK DAN DISTRIBUSI DOKUMEN KONTRAK

1. Untuk pengadaan barang, kontrak berupa Purchase Order /

PO (print-out dokumen yang dihasilkan dari sistem MySAP)
ditandatangani oleh para pihak dan bermeterai cukup.

2. Untuk pengadaan jasa, kontrak

berupa Surat Perjanjian, yaitu
bentuk kontrak antara Perusahaan
dengan penyedia jasa,
ditandatangani oleh para pihak
dan bermeterai cukup. Sedangkan
PO jasa tidak perlu
ditandatangani oleh para pihak.

Page 64
 D. PERSYARATAN KLAUSUL KONTRAK… (1)

-1- • Judul, nomor dan tanggal kontrak

• Kalimat pembuka dan para pihak dalam kontrak
Pembukaan • Identitas yang meliputi nama, jabatan, alamat badan usaha para pihak
(komparisi)

• Pokok pekerjaan
• Harga
• Term of payment
• Persyaratan dan spesifikasi teknis
• Persyaratan aspek HSE
• Tempat dan jangka waktu penyelesaian/penyerahan pekerjaan
-2- •
•
Jaminan *)
Sanksi
Isi •
•
Hak dan kewajiban
Jadwal pelaksanaan pekerjaan dan kondisi serah terima
Kontrak •
•
Supplier Relationship Management
Ketentuan pemutusan kontrak dan terminasi dini
• Pengenaan pajak
• Pengawasan Pekerjaan
• Ketentuan mengenai keadaan kahar (force majeure)
• Asuransi
• Ketentuan khusus antara lain pemeriksaan dan pengujian, pelayanan purna jual

DI Page 65
 D. PERSYARATAN KLAUSUL KONTRAK… (2)

• Penyesuaian Harga Kontrak

• Pengalihan Pekerjaan
-3- • Addendum
• Penyelesaian perselisihan
Ketentuan • Hukum yang berlaku adalah hukum Indonesia
Lain-lain •
•
Bahasa yang digunakan dalam kontrak
Korespondensi
• Pemeriksaaan

-4- • Penutup adalah bagian kontrak yang memuat pernyataan bahwa para pihak
dalam kontrak telah menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku pada hari dan tanggal
Penutup penandatanganan tersebut. Tanda tangan para pihak dalam kontrak dibubuhkan
meterai yang cukup.

DI Page 66
 E. PEKERJAAN TAMBAHAN/ADDENDUM KONTRAK
1. Setiap perubahan dalam Kontrak harus dituangkan dalam Addendum Kontrak dan
minimal ditandatangani oleh Pejabat penandatanganan Kontrak semula.
2. Pekerjaan tambah/kurang (perubahan nilai dan/atau perubahan lingkup kerja
dan/atau perubahan jangka waktu Kontrak) sedapat mungkin dihindari karena semua
rencana kerja harus dibuat secara profesional.
3. Fungsi Pengadaan dan fungsi terkait melakukan negosiasi lingkup pekerjaan dan biaya
atas usulan penambahan/pengurangan pekerjaan kepada Penyedia Barang/Jasa.
4. Pekerjaan tambah/kurang diatur sebagai berikut

DI Page 67
 E. PEKERJAAN TAMBAHAN/ADDENDUM KONTRAK
5. Ijin prinsip disiapkan oleh Pejabat Penandatangan Kontrak semula dan disetujui oleh
Pejabat satu tingkat di atas Pejabat Penandatangan Kontrak semula,kecuali untuk
Kontrak yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
6. Apabila terjadi pekerjaan tambah/kurang dengan nilai sampai dengan 10%, dari nilai
Kontrak semula dan/atau nilai Kontrak secara keseluruhan tidak melebihi otorisasi
pejabat yang menandatangani Kontrak semula, tetap diperlukan justifikasi dari pejabat
penandatangan Kontrak semula yang dapat dipertanggungjawabkan secara
profesional sebagai lampiran permintaan Addendum Kontrak dari Fungsi Pengguna
kepada Fungsi Pengadaan.
7. Apabila terjadi perubahan yang menyebabkan terjadinya perubahan potensi bahaya
terhadap pekerjaan tersebut, maka persyaratan tambahan aspek HSE harus
ditambahkan dalam HSE plan untuk memitigasi perubahan potensi bahaya yang dapat
terjadi.
8. Jika total nilai pekerjaan setelah penambahan/pengurangan sampai atau melebihi
batasan penggolongan nilai pekerjaan semula, maka akan tetap diberlakukan aturan
sesuai penggolongan nilai semula.
9. Setiap pekerjaan tambah/kurang harus dituangkan dalam Addendum Kontrak kecuali
telah dinyatakan tegas dalam Kontrak.

DI Page 68
BAB VII
JAMINAN
 A. JAMINAN TEKNIS/JAMINAN KINERJA

Jaminan teknis/jaminan kinerja adalah jaminan terhadap hasil pekerjaan yang

dilaksanakan secara teknis/kinerja, dan apabila terjadi masalah teknis/masalah kinerja
yang disebabkan oleh Penyedia Barang/Jasa maka biaya perbaikan/ perawatan yang
timbul ditanggung oleh Penyedia Barang/Jasa.

B. JAMINAN PELAKSANAAN
Perlu tidaknya jaminan pelaksanaan diatur sebagai berikut :
Pekerjaan risiko rendah/risiko diserap
Pekerjaan dengan tingkat risiko kegagalan pelaksanaan rendah atau risiko diserap tidak memerlukan jaminan
pelaksaaan. Contoh :
1) Pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sampai dengan masa pemeliharaan (mendahului Kontrak);
2) Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai dibawah Rp 500 juta;
3) Jasa konsultansi;
4) Jasa tenaga kerja;
5) Event Organizer;
6) Pekerjaan yang dilaksanakan oleh Sole Source (pabrikan, agen tunggal dan distributor tunggal yang
mendapatkan penunjukan langsung dari main manufacture)
7) Penunjukan langsung kepada Anak Perusahaan atau Perusahaan Terafiliasi Pertamina

Page 70
 B. JAMINAN PELAKSANAAN (….2)
Pekerjaan risiko tinggi/risiko berubah Pekerjaan dengan tingkat risiko kegagalan
pelaksanaan tinggi atau risiko berubah pada periode Kontrak memerlukan
jaminan pelaksaaan. Contoh :

1) Pekerjaan konstruksi dengan nilai diatas Rp 500 juta;

2) Sewa mobil/peralatan, dimana risiko terbesar ada pada periode
pengiriman barang;
3) Sewa komputer;
4) Lisensi.

Page 71
 B. JAMINAN PELAKSANAAN (….3)
Pekerjaan yang risikonya belum ditentukan Untuk pekerjaan yang risikonya belum ditentukan (diluar contoh
pekerjaan pada poin 1 dan poin 2), maka perlu dilakukan Risk Assessment untuk menentukan tingkat risiko
kegagalan pelaksanaan pekerjaan. Risk Assessment dilakukan oleh Fungsi Pengguna mengacu pada pedoman
manajemen risiko yang berlaku di Pertamina. Apabila diperlukan, Risk Assessment dapat dilakukan bersama
dengan Fungsi Manajemen Risiko. Berdasarkan hasil Risk Assessment, maka jaminan pelaksanaan dapat
diperlukan sesuai dengan tabel berikut :.

Page 72
C. JAMINAN UANG MUKA

Page 73
D. JAMINAN SANGGAHAN

Page 74
E. WARRANTY

F. PENCAIRAN JAMINAN

Page 75
BAB VIII
PELAKSANAAN PROSES
PENGADAAN
ALUR PROSES PENGADAAN

2. Pengumuman / 4. Undangan &

3. Sertifikasi /
1. Persiapan Mengundang & Pengambilan
Prakualifikasi
Pendaftaran Dokumen Pengadaan

8. Evaluasi 7. Pembukaan 6. Penyampaian

5. Aanwijzing
Penawaran Dokumen Penawaran Dokumen Penawaran

10. Usulan 11. Keputusan

12. Pengumuman
9. Negosiasi Penetapan Calon Penetapan
Pemenang
Pemenang Pemenang

14. Penunjukan
15. Proses Kontrak 13. Masa Sanggah
Pemenang

Page 77
TATA WAKTU PROSES PENGADAAN

Page 78
BAB IX
PENILAIAN KINERJA
PENYEDIA
BARANG/JASA

DI
 Pengelompokan sesuai Penghargaan / Sanksi
• HIJAU adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi dari poin positif sampai dengan
poin -30 (minus tiga puluh). Kelompok ini menjadi prioritas dalam kegiatan pengadaan barang/jasa
di lingkungan Pertamina.

• KUNING adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi dari poin -31 (minus tiga puluh
satu) sampai dengan poin -90 (minus sembilan puluh). Kelompok ini tetap diperbolehkan mengikuti
kegiatan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina tetapi tidak menjadi prioritas dalam
kegiatan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pertamina.

• MERAH adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa dengan akumulasi dari poin lebih kecil dari -90
(minus sembilan puluh). Kelompok Penyedia Barang/Jasa ini tidak diperbolehkan mengikuti kegiatan
pengadaan barang/jasa selanjutnya selama 1 (satu) tahun sejak sanksi dimasukkan ke dalam sistem
(berlaku untuk perusahaan, pemilik dan/atau pengurusnya).

• HITAM adalah kelompok Penyedia Barang/Jasa yang:

1. terindikasi berdasarkan hasil verifikasi/klarifikasi dan/atau investigasi Pertamina melakukan
Fraud; dan/atau
2. terbukti melalui hasil investigasi Pertamina menyebabkan kejadian major accident dan/atau
fatality (korban meninggal dunia).
Kelompok Penyedia Barang/Jasa ini tidak dapat dipercaya lagi sehingga harus dikeluarkan sebagai
Penyedia Barang/Jasa terdaftar dan tidak diperbolehkan mengikuti kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
selanjutnya untuk selamanya (berlaku untuk Penyedia Barang/Jasa, pemilik dan/atau pengurusnya)

Page 80
 Agenda 4

Tabel Penghargaan/Prestasi
YANG
POIN CARA
NO. JENIS PRESTASI MELAKUKAN
(+) PENGISIAN
PENGISIAN
1. Mendaftar dalam kegiatan pengadaan barang/jasa dan 1 Manual Fungsi
dinyatakan lulus prakualifikasi. /Otomatis Pengadaan/
e-Procurement
2. Mengajukan penawaran secara lengkap dan 1 Manual Fungsi
dinyatakan lulus evaluasi administrasi. /Otomatis Pengadaan/
e-Procurement
3. Mengajukan penawaran secara lengkap (termasuk 1 Manual Fungsi
HSE Plan untuk pekerjaan jasa konstruksi, jika /Otomatis Pengadaan/
disyaratkan dalam Dokumen Pengadaan) dan e-Procurement
dinyatakan lulus evaluasi teknis.
4. Mengajukan penawaran secara lengkap dan 1 Manual Fungsi
dinyatakan lulus evaluasi harga. /Otomatis Pengadaan/
e-Procurement
5. Ditunjuk sebagai pemenang dalam kegiatan 5 Otomatis Sistem ERP
pengadaan barang/jasa dan menandatangani (PO/Kontrak)
Kontrak/Perjanjian.
6. Spesifikasi dan delivery time barang/jasa sesuai yang 5 Semi Fungsi
dipersyaratkan per Goods Receipt (GR) / ”finished” Otomatis Penerima/
Service Acceptance (SA). (SA/GR) Fungsi
Pengguna

Catatan : Untuk No.1,2,3 dan 4 tidak berlaku pada proses Penunjukan Langsung.

Page 81
 Agenda 4
Tabel Penghargaan CSMS
POIN CARA YANG MELAKUKAN
NO. JENIS PRESTASI (+) PENGISIAN PENGISIAN
Implementasi Contractor Safety Management System
(CSMS) terdiri dari:
a. Kontraktor memasukkan program HSE dalam waktu
pelaksanaan dan mengimplementasikannya.
b. Membuat dan melaksanakan Job Safety Analysis
(JSA) sebelum memulai pekerjaan.
c. Kontraktor melaksanakan mitigasi / rekomendasi JSA
terhadap bahaya yang mungkin muncul saat
pelaksanaan pekerjaan.
d. Kontraktor menerapkan prosedur ijin kerja yang
aman, termasuk melaksanakan rekomendasinya.
e. Kontraktor melakukan audit / inspeksi HSE
(melibatkan pimpinan tertinggi kontraktor &
pengawas kontraktor) selama pekerjaan
dilaksanakan.
f. Kontraktor menindaklanjuti semua temuan aspek
HSE selama pekerjaan dilaksanakan.
g. Kontraktor membuat laporan insiden / accident,
melakukan investigasi dan menindaklanjuti Semi
7. rekomendasi investigasi. 10 Otomatis Fungsi Pengguna
h. Kontraktor mengkomunikasikan bahaya dan mitigasi (SA)
pekerjaan, mempromosikan aspek HSE terhadap
seluruh pekerja melalui : training / sosialisasi /
induction / safety briefing / safety sign / HSE meeting,
mengkomunikasikan MSDS (Material Safety Data
Sheet).
i. Menyediakan dan menggunakan Alat Pelindung Diri
(APD) dan first aid (P3K) kepada seluruh pekerja
yang membutuhkan saat pelaksanaan pekerjaan.
j. Melakukan pembinaan aspek HSE terhadap
Subcontractor-nya (bila ada).
k. Melakukan pengelolaan material / peralatan /
perlengkapan kerja secara aman.
l. Pekerja kontraktor pernah mengikuti sosialisasi
emergency procedure Pertamina dan
melaksanakannya (bila terjadi kondisi darurat).
Berdasarkan hasil final evaluation CSMS , apabila
implementasi CSMS ≥ 90%

Page 82
 Agenda 4
Tabel Sanksi dengan poin (-)
YANG
NO. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN POIN (-) CARA PENGISIAN MELAKUKAN
PENGISIAN
a) Manual : Untuk a) Fungsi
proses pengadaan Pengadaan
offline/ manual.

Mendaftar sebagai peserta dan/atau mengambil dokumen pengadaan tetapi tidak a) Otomatis : Untuk a) Aplikasi
1. mengajukan penawaran dengan memberikan keterangan tertulis (no quote), atau -5 proses pengadaan Pertamina
terlambat memasukkan dokumen penawaran. yang menggunakan e-
aplikasi Pertamina Procurement
e-Procurement

a) Manual : Untuk a) Fungsi

proses pengadaan Pengadaan
offline/ manual.

Mendaftar sebagai peserta dan/atau mengambil dokumen pengadaan tetapi tidak a) Otomatis : Untuk
2. -10 proses pengadaan
mengajukan penawaran tanpa memberikan keterangan tertulis (no response).
yang menggunakan a) Aplikasi
aplikasi Pertamina Pertamina
e-Procurement e-
Procurement
Tidak hadir / tidak memberikan tanggapan secara tertulis pada waktu klarifikasi
3. administrasi dan teknis tanpa penjelasan. -10 Manual Fungsi Pengadaan

Terlambat menghadiri proses negosiasi (manual dan bidding room e-auction)

dan/atau terlambat menyampaikan dokumen penegasan rincian penawaran setelah
4. -10 Manual Fungsi Pengadaan
negosiasi sesuai jadwal yang disepakati, sehingga mengakibatkan keterlambatan
pelaksanaan pekerjaan.
Terlambat menandatangani Kontrak / Perjanjian yang isinya telah disepakati
bersama dalam jangka waktu yang ditetapkan dalam pemberitahuan tertulis tanpa
5. -15 Manual Fungsi Pengadaan
alasan yang dapat diterima.

Page 83
 Agenda 4

Tabel Sanksi dengan poin (-)

YANG
POIN
NO. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN CARA PENGISIAN MELAKUKAN
(-)
PENGISIAN

Fungsi
Terlambat menyelesaikan pekerjaan / menyerahkan barang
Semi Otomatis Pengguna
6. sesuai dengan yang diperjanjikan, namun belum mencapai denda -15
(SA/GR) /Fungsi
maksimum.
Penerima

Fungsi
Terlambat menyelesaikan pekerjaan / menyerahkan barang
Semi Otomatis Pengguna
7. sesuai dengan yang diperjanjikan hingga mencapai denda -30
(SA/GR) /Fungsi
maksimum.
Penerima

Fungsi
Melaksanakan pengiriman barang/jasa yang performance-nya
Semi Otomatis Pengguna
8. tidak sesuai, namun masih bisa diterima dalam kondisi yang -30
(SA/GR) /Fungsi
ditolerir dalam Kontrak/Perjanjian.
Penerima
Fungsi
Tidak menyelesaikan pekerjaan/ memasok barang seluruhnya,
Pengguna/
9. sesuai dengan Surat Perjanjian/ Surat Pesanan. Tidak dibuat -60 Manual
Fungsi
SA/GR.
Pengadaan
Penyedia barang /jasa mengajukan sanggahan yang terbukti tidak
Fungsi
10. benar yang dinyatakan oleh pejabat berwenang sesuai proses -30 Manual
Pengadaan
pengadaan.

Page 84
 Agenda 4
Tabel Sanksi dengan poin (-)
YANG
POIN
NO. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN CARA PENGISIAN MELAKUKAN
(-)
PENGISIAN

Membatalkan penawaran yang telah diajukan sebelum ditunjuk Fungsi

11. -30 Manual
sebagai pemenang. Pengadaan

Membatalkan penawaran yang telah diajukan setelah ditunjuk Fungsi

12. -60 Manual
sebagai pemenang. Pengadaan

Tidak bersedia menyerahkan jaminan pelaksanaan / perpanjangan

Fungsi
13. jaminan pelaksanaan (untuk pekerjaan yang mewajibkan -30 Manual
Pengadaan
menyerahkan jaminan pelaksanaan).

Berdasarkan hasil final evaluation CSMS, tidak memenuhi syarat

dalam penerapan aspek HSE selama melakukan pekerjaan,
-45 Fungsi
14. dengan penilaian evaluasi akhir kinerja HSE Kontraktor < 90% Semi Otomatis (SA)
Pengguna
(lebih kecil dari 90%) dari standar (mengacu pada Jenis Prestasi
butir 7).

Terbukti melalui hasil investigasi menyebabkan terjadinya insiden

-60 Fungsi
15. pencemaran lingkungan / kebakaran / kecelakaan kerja yang Semi Otomatis (SA)
Pengguna
bukan fatality (dirawat ≤ 2 x24 jam).

Fungsi
Tidak melaksanakan pelayanan purna jual (after sales service) Pengguna/
16 -10 Manual
selama masa pemeliharaan atau masa garansi. Fungsi
Pengadaan

Page 85
 Agenda 4

Tabel Sanksi Kelompok Warna (Merah / Hitam)

YANG
CARA
No. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN KELOMPOK MELAKUKAN
PENGISIAN
PENGISIAN
Sedang berada dalam sengketa/perselisihan dengan Pertamina
Fungsi
1. di Pengadilan / Badan Penyelesaian Sengketa Lain (Arbitrase / Merah Manual
Pengadaan
Mediasi).
Pengurus/Pemilik Modal/Pemegang Saham ditetapkan sebagai
tersangka dalam suatu tindak pidana berkaitan dengan Fungsi
2. pelaksanaan pekerjaannya di Pertamina. Merah Manual
Pengadaan

Terbukti melalui hasil investigasi menyebabkan terjadinya fatality

(meninggal dunia) / kebakaran yang berakibat kerugian ≥ US$ 1
juta / pencemaran lingkungan melebihi 15 Bbl atau kerugian lain Fungsi
3. ≥ US$ 1 juta saat pelaksanaan pekerjaan (baik yang berada Hitam Manual
Pengguna/
dalam tanggung jawabnya langsung maupun yang di Fungsi
subcontract-kan). Pengadaan

Berdasarkan keputusan Komite Sanksi, secara nyata melakukan

kolusi, korupsi, suap dan gratifikasi dalam bentuk dan cara Fungsi
4. Hitam Manual
apapun kepada pekerja / pejabat / keluarga / yang terkait dengan Pengadaan
pekerjaan di Pertamina.
Berdasarkan keputusan Komite Sanksi, secara nyata melakukan
persekongkolan dengan penyedia barang/jasa lain untuk
mengatur harga penawaran di luar prosedur pelaksanaan Fungsi
5. pengadaan barang/jasa sehingga Hitam Manual
Pengadaan
mengurangi/menghambat/memperkecil dan/atau meniadakan
persaingan yang sehat dan/atau merugikan pihak lain.

Page 86
 Agenda 4

Tabel Sanksi Kelompok Warna (Merah / Hitam)

YANG
CARA
No. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN KELOMPOK MELAKUKAN
PENGISIAN
PENGISIAN
Mempekerjakan pekerja Pertamina, kecuali terdapat pengaturan lain
Fungsi
6. sesuai ketentuan yang berlaku di Pertamina. Hitam Manual
Pengadaan
Fungsi
7. Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain. Hitam Manual
Pengadaan

Berdasarkan keputusan Komite Sanksi, secara nyata membuat dan/atau

menyampaikan dokumen dan/atau keterangan lain yang tidak benar
Fungsi
8. untuk memenuhi persyaratan pengadaan barang/jasa yang ditentukan Hitam Manual
Pengadaan
dalam dokumen pengadaan dan/atau memalsukan / mengubah
dokumen dan/atau memanipulasi data.

Pengurus/Pemilik Modal yang telah diputus bersalah melakukan tindak

pidana yang telah memiliki kekuatan hukum yang tetap/inkracht yang
berkaitan dengan Penyedia Barang/Jasa dan/atau berkaitan dengan Fungsi
9. Hitam Manual
pelaksanaan pekerjaan yang merugikan Pertamina. Pengadaan

Dinyatakan bangkrut/pailit oleh badan peradilan yang berwenang, baik

Fungsi
10. di pengadilan tingkat pertama maupun tingkat Kasasi. Hitam Manual
Pengadaan
Kontrak/Perjanjian diputus secara sepihak oleh Pertamina karena
Fungsi
11. wanprestasi dari penyedia barang/jasa. Hitam Manual
Pengadaan
Fungsi
12. Memasok barang/melaksanakan pekerjaan fiktif. Hitam Manual
Pengadaan
Fungsi
13. Memasok barang palsu/rekondisi. Hitam Manual
Pengadaan

Page 87
 Agenda 5

Tabel Penghargaan/Prestasi Khusus Bisnis Perkapalan

POIN CARA YANG MELAKUKAN

NO. JENIS PRESTASI
(+) PENGISIAN PENGISIAN
Terpenuhinya kinerja kapal yang diperjanjikan dalam Charter
Party, 5 Item (Commission Days, Slow Speed, Slow Pumping,
1 Over Bunker, R2 Loss) 3 Manual Fungsi Pengguna
Performance > 70%
Mengajukan permintaan validasi PSA selambat-lambatnya 2 bulan
2 sebelum berakhirnya masa berlaku PSA. 5 Manual Fungsi Pengguna

Dapat mengajukan perpanjangan Refund Guarantee sebelum

3 diberikan notifikasi oleh Pertamina. 5 Manual Fungsi Pengguna

Penyediaan Refund Guarantee sebelum tenggat waktu effective

4 date yang dipersyaratkan. 3 Manual Fungsi Pengguna

Delivery time kapal baru ahead of schedule dan memenuhi kriteria

5 spesifikasi teknis. 5 Manual Fungsi Pengguna

Perusahaan Tidak mendapatkan komplain dan/atau klaim dari

Customer atas pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan
6 barang/jasa yang disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa. 1 Manual Fungsi Pengguna

Terbukti menggunakan pelumas resmi Pertamina untuk Kapal

Time Charter lebih dari 6 bulan atau menggunakan pelumas dan
7 bunker resmi Pertamina untuk Kapal Contract of Affreightment 5 Manual Fungsi Pengguna
sesuai dengan ketentuan yang dituangkan dalam perjanjian

Page 88
 Agenda 5

Tabel Sanksi/Pelanggaran Khusus Bisnis Perkapalan

POIN (- CARA YANG MELAKUKAN
NO. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN
) PENGISIAN PENGISIAN
Permintaan bunker pada saat delivery kapal (Untuk Kapal Sewa)
1 -5 Manual Fungsi Pengguna
Tidak melaporkan secara rutin dan / atau terbukti melalui proses
2 -30 Manual Fungsi Pengguna
investigasi terdapat Pocket Bunker.
Tidak terpenuhinya kinerja kapal yang diperjanjikan dalam Charter
Party, 5 Item (Commission Days, Slow Speed, Slow Pumping, Over
3 -10 Manual Fungsi Pengguna
Bunker, R2 Loss)
Performance < 70%
Ditemukan perubahan anatomi/ perlengkapan/ dokumen kapal yang
4 -60 Manual Fungsi Pengguna
berhubungan dengan muatan dan bunker.
Ditemukan muatan diluar Cargo Oil Tank kapal termasuk tetapi tidak
5 terbatas di Cofferdam, Slop Tank, Ballast Tank dan Bunker -90 Manual Fungsi Pengguna
Compartment.
6 Terlambat Up Date Validasi PSA. *) -5 Manual Fungsi Pengguna
Perusahaan mendapatkan komplain dan/atau klaim dari Customer atas
7 pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan barang/jasa yang -5 Manual Fungsi Pengguna
disediakan oleh Penyedia Barang/Jasa.

Terlambat dalam mengerjakan outstanding comment konstruksi

8 pembangunan kapal baru, outstanding minor tidak dikerjakan sampai -10 Manual Fungsi Pengguna
dengan kapal delivery.
Tidak mampu memperpanjang validitas Refund Guarantee selama
9 -30 Manual Fungsi Pengguna
masa pembangunan kapal baru.
Terbukti tidak menggunakan pelumas resmi Pertamina untuk Kapal
Time Charter lebih dari 6 bulan atau tidak menggunakan pelumas dan
10 bunker resmi Pertamina untuk Kapal Contract of Affreighment sesuai -15 Manual Fungsi Pengguna
dengan ketentuan yang dituangkan dalam perjanjian.

Note: untuk poin 3 dan 6 formulasi perhitungannya diatur dalam STK terpisah

Page 89
 Agenda 5

Tabel Sanksi Kelompok Warna (Merah/Hitam)

CARA YANG MELAKUKAN
No. JENIS PELANGGARAN / KEJADIAN KELOMPOK
PENGISIAN PENGISIAN
Terbukti melalui hasil investigasi secara sengaja melakukan
pelanggaran kontrak agar kapal yang tengah disewa
1 Merah Manual Fungsi Pengguna
Perusahaan dikenakan off hire, sehingga kapal dapat dialihkan
ke customer lain.
Tidak dapat menyediakan Refund Guarantee dalam waktu
2 yang ditentukan setelah penandatanganan kontrak, kecuali Merah Manual Fungsi Pengguna
yang diakibatkan oleh hal-hal diluar kendali Penyedia Jasa.
Calon Penyedia Barang/Jasa membatalkan secara sepihak
kesepakatan tertulis dalam rencana kerjasama, termasuk
3 Merah Manual Fungsi Pengguna
namun tidak terbatas pada LoI setelah Perusahaan ditunjuk
sebagai pelaksana pekerjaan oleh Customer.
Berdasarkan hasil investigasi terbukti Kapal Penyedia Jasa
yang sedang disewa Perusahaan melakukan penyalahgunaan
4 Merah Manual Fungsi Pengguna
muatan dan/atau bunker dan/atau menyebabkan terjadinya
fatality dan/atau major accident .*)
Dalam hal pelanggaran tersebut butir 4 terjadi lebih dari 1
5 Hitam Manual Fungsi Pengguna
(satu) kali.
Berdasarkan hasil investigasi terbukti Penyedia Jasa ikut
terlibat dalam penyalahgunaan muatan dan/atau bunker di
6 Kapal Penyedia Jasa yang sedang disewa Perusahaan Hitam Manual Fungsi Pengguna
dan/atau terlibat dalam terjadinya fatality dan/atau major
accident.*)

*) Catatan
1. Kapal adalah kapal dalam arti fisik beserta awak kapalnya (nakhoda, perwira, crew).
2. Kapal yang melakukan penyalahgunaan muatan dan/atau bunker dan/atau mengalami fatality dan/atau major accident bunker secara otomatis
diblack-list dalam pengadaan barang/jasa di Pertamina. Perubahan nama kapal tidak mengakibatkan sanksi dicabut.

Page 90
Yang mengisi untuk penghargaan dan pelanggaran

1. Manual ( menggunakan kode khusus dalam sistem

MySAP)
• Fungsi Pengguna
• Fungsi Pengadaan
• Fungsi Penerima
2. Semi Otomatis (memilih/mencontreng pilihan khusus
yang sudah disediakan dalam tampilan SA/GR dalam
sistem MySAP
• Fungsi Pengguna
• Fungsi Pengadaan
• Fungsi Penerima
3. Otomatis
• Oleh sistem MySAP
• Oleh aplikasi Pertamina e-Procurement

Page 91
Komite Sanksi
1. Penilaian kinerja Penyedia Barang/Jasa akan diputuskan oleh Komite Sanksi apabila
memenuhi salah satu kondisi berikut:
• Jenis pelanggaran tidak terdapat dalam pedoman ini
• Fungsi Pengguna tidak dapat menentukan sanksi yang tepat
• Pemberian sanksi Hitam untuk indikasi Fraud.
2. Pembentukan Komite Sanksi tidak diperlukan Surat Perintah, namun apabila dipandang perlu
dapat dibentuk melalui Surat Perintah dari pimpinan tertinggi (Direktur
Utama/Direktur/General Manager).
3. Komite Sanksi terdiri dari sekurang-kurangnya Fungsi Pengguna, Fungsi Pengadaan dan
Fungsi Hukum.
4. Hasil keputusan Komite Sanksi dapat berupa pemberian poin minus -60, atau sanksi
kelompok merah, atau sanksi kelompok hitam. Untuk hasil keputusan Komite Sanksi berupa
sanksi kelompok merah atau kelompok hitam agar diinformasikan ke Fungsi Procurement
Excellence Group.

Page 92
BAB X
Pengawasan
 B. PENGAWASAN MELEKAT
Pengawasan melekat dilakukan oleh setiap atasan secara
struktural dan fungsional atas aspek teknis, HSE maupun
administrasi.

C. PENGAWASAN FUNGSIONAL
Pengawasan terhadap Pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh
lembaga pengawasan fungsional intern maupun ekstern.
Pelaksana Tahap Pengawasan Koordinator
- Pre audit (perencanaan);
- Current audit (penyelesaian);
Intern - Post audit (setelah penyelesaian);
dan Satuan Pengawas Intern Pusat
- Pemeriksaan khusus (bila perlu). dan/atau
Satuan Pengawas Intern Daerah
Pengawasan sesuai
Ekstern ketentuan/prosedur yang berlaku.

Page 94
 D. TINDAK LANJUT PENGAWASAN

• Tindak lanjut hasil pengawasan dilaksanakan setelah diyakini adanya

penyimpangan dan diperoleh cara mengatasinya, demikian juga apabila
diyakini adanya prestasi yang dinilai patut mendapat penghargaan.

• Pelaksanaan tindak • Dalam hal tindak lanjut

lanjut merupakan hasil pengawasan
kewenangan dan bukan menjadi
tanggung jawab wewenang atasan
atasan yang yang bersangkutan,
bersangkutan maka atasan tersebut
kecuali apabila wajib melaporkan
tindak lanjut kepada atasannya
tersebut diluar atau kepada Pejabat
batas Berwenang
kewenangannya. melaksanakan tindak
lanjut.

Page 95
BAB XI
Ketentuan Pengecualian
 KETENTUAN PENGECUALIAN

PENGADAAN BARANG/JASA YANG PROSESNYA BERSIFAT KHUSUS

Ketentuan Pengadaan Barang/Jasa yang prosesnya bersifat khusus diatur oleh masing-masing
Direktorat atau Fungsi yang berada langsung di bawah Direktur Utama, sepanjang dapat
dipertanggungjawabkan (accountable & auditable) antara lain:
1. Pengadaan/Penjualan Minyak Mentah, Gas dan Produk Kilang.
2. Jasa keuangan dan asuransi, antara lain:
a.Kegiatan financing.
b.Pengelolaan keuangan/perbankan.
c.Asuransi yang meliput risiko atas aset dan kepentingan Pertamina, selain asuransi
kesehatan maupun asuransi lain yang meliput risiko pada pekerja Pertamina.
3. Resale commodities, antara lain produk pelumas;
4. Konsultan hukum;
5. Pengadaan Barang/Jasa yang berkaitan dengan kegiatan perkapalan (antara lain
pengadaan kapal, pengelolaan kapal dan dermaga, dan jasa perkapalan);
6. Pengadaan sewa ruangan, sewa bangunan dan/atau sewa tanah untuk kepentingan
Pertamina;
7. Pengadaan tanah untuk kepentingan Pertamina;
8. Pengadaan jasa transportir BBM Industri Marine;
9. Pengadaan sediaan farmasi untuk Rumah Sakit/Poliklinik Swadana.

Page 97
 KETENTUAN PENGECUALIAN

PENGADAAN BARANG/JASA DARI SUMBER GLOBAL (GLOBAL SOURCING)

Agar tidak menghambat proses pengadaan dengan global sourcing, maka pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa dengan sumber barang/jasa dari luar negeri sedapat mungkin
memerhatikan praktek-praktek umum (common business) yang berlaku dalam international
procurement practices serta tunduk kepada peraturan/ketentuan yang terkait dengan
pengadaan internasional baik yang diatur oleh pemerintah maupun perjanjian yang dibuat
secara bilateral maupun multi-lateral, seperti misalnya: World Trade Organization (WTO) ,
International Maritime Organization (IMO) dan lain-lainnya.

PENGADAAN BARANG/JASA OLEH PERWAKILAN DI LUAR NEGERI

Perwakilan Pertamina di luar negeri dapat melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa untuk

keperluan operasionalnya sendiri, maupun untuk keperluan Pertamina sesuai permintaan
Direktorat/Unit Operasi/Unit Usaha dari sumber di luar negeri, sesuai dengan tata cara dan
tata niaga setempat.
Mengusahakan penawaran atas permintaan Panitia Pengadaan/Fungsi Pengadaan
Barang/Jasa atau Direktorat/Unit Operasi/Unit Usaha di Indonesia.

Page 98
 KETENTUAN PENGECUALIAN

PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN IJIN PRINSIP

Dengan tetap memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam keadaan tertentu untuk
mencapai tujuan, kepentingan dan keuntungan Pertamina, maka Pengadaan Barang/Jasa yang tidak
sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Pedoman ini sepanjang diyakini dapat memberikan nilai
tambah (added value) bagi Pertamina, dapat dilakukan berdasarkan ijin prinsip atas dasar justifikasi
dan analisis secara teknis dan ekonomis guna keperluan pelaksanaan.

Ijin prinsip diberikan oleh Pejabat 1 (satu) tingkat di atas Pejabat penandatangan Kontrak. Apabila
Pejabat penandatangan Kontrak adalah Direktur Utama, maka tidak diperlukan ijin prinsip.

Page 99
Milis Group Pengadaan Barang/Jasa

pbj@pertamina.com
Request to join? Email to...
arum.raharjanti@pertamina.com

Tim SK-51/2010

SK51@pertamina.com

Page 100