KELOMPOK

ANGGOTA :
 INDRI NOVITASARI (15)
 LUDYA VARANI PUTRI (17)
 SEPTIAN ALDIE YOGATAMA (26)

1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan? Apa tujuan dan manfaatnya?
Jawaban :
Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan fungsi
pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan aktifitasnya, perencanaan, proses
pengadaan, dan penanganan saat diterima.
Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :
a) Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi.
b) Menilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan.
c) Mengembangkan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang dapat
diandalkan dan akuntabilitas.
d) Memastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.

2. Apa yang melatarbelakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?

Jawaban :
Karena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam penentuan ekonomisasi
suatu organisasi. Ekonomisasi dalam perolehan input merupakan bagiandari strategi
keunggulan bersaing perusahaan. Kemampuan memperoleh unit dengan pengorbanan terkecil
dari berbagai alternatif yang ada tanpa mengabaikan standar kualitas yang telah ditetapkan,
mencerminkan inovasi perusahaan dalam proses pengadaan. Input yang diperoleh dengan
pengorbanan terkecil, didukung dengan metode produksi/operasi yang efesien,
memungkinkan harga pokok peroduksi atas pengolahan input tersebut menjadi lebih kecil dari
pesaing.

3. Sebut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?

Jawaban :
Secara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:
1) Organisasi pengadaan
2) Proses pengadaan yang terdiri atas :
a) Perencanaan pengadaan
 Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa(input)
dalam operasional perusahaan baik tingkat kualitas, kuantitas dan penentuan
waktu kapan barang/jasa tersebut harus tersedia.
b) Pelaksanaan pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat
dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses
pengadaan, jenis barang atau jasa yang akan dibeli dan besar nya anggaran yang
terlibat dalam pengadaan tersebut.
c) Pembayaran dan pelaporan
Pembayaran adalah bagian akhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru bisa
dilakukan jika serah terima atas barang atau jasa tersebut telah dinyatakan tidak
mengandung masalah (clear) dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang.

4. Dalam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang harus
diperhatikan auditor untuk menilai bahwa rencana pengadaan telah memenuhi
prinsip-prinsip dalam tata kelola pengadaan yang baik?
Jawaban :
 Apakah perusahaan telah memiliki daftar kebutuhan rencana yang terdokumentasi?
 Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan?
 Apakah rencana pengadaan tersebut telah memuat tentang :
- Spesifikasi yang dibutuhkan
- Kuantitas yang dibutuhkan

5. Sebut dan jelaskan proses pengadaan barang dan jasa!

Jawaban :
 Proses Pengadaan Barang/Jasa
Proses pengadaan barang dan jasa harus mencerminkan keinginan organisasi untuk
mendapatkan barang / jasa untuk memenuhi kebutuhannya secara ekonomi, efisien, dan
efektif. Secara umum proses pengadaan diawali dengan perencanaan, pelaksanaan,
pelaporan, dan evaluasi atas aktivitas pengadaan.
1) Perencanaan Pengadaan
Perencanaan pengadaan mencakup penentuan kebutuhan atas barang/jasa
dalam operasional perusahaan, baik tingkat kualitas, kuantitas, dan penentuan waktu
kapan barang jasa tersebut harus tersedia. Rencana pengadaan yang baik harus
mencerminkan hubungan yang optimal antara keinginan untuk memenuhi kebutuhan
 dengan ketersediaan sumber daya yang dimiliki berkaitan dengan pengadaan tersebut
dan penetapan praktik pengadaan terbaik dalam rencana tersebut untuk mendapatkan
barang/ jasa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dengan pengorbanan
yang paling rendah.
2) Pelaksanaan Pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang terlibat
dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas proses pengadaan,
jenis barang atau jasa yang akan dibeli, dan besarnya anggaran yang terlibat dalam
pengadaan tersebut. Pengendalian yang ketat pada tahap ini dilakukan untuk
memastikan bahwa penitia pengadaan tidak salah dalam menentukan pemasok
terpilih dan harga atas barang/jasa yang dibutuhkan. Pemilihan pemasok yang tepat
yaitu penilaian atas kemampuan pemasok memenuhi spesifikasi barang/jasa yang
dibutuhkan tepat waktu dan suku cadangnya secara berkelanjutan.
3) Pelaksanaan Kontrak Penyerahan Barang
Setelah proses pengadaan menghasilkan pemasok terpilih, panitia pengadaan
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang/jasa yang diterima telah sesuai
dengan pesanan baik kuantitas yang diterima, tingkat kualitas, dan waktu penyerahan.
Pengendalian atas penerimaan barang/jasa seharusnya melibatkan unit pengguna dari
barang/jasa tersebut untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian barang/jasa yang
diterima dengan pesanannya
4) Pembayaran dan Pelaporan
Pembayaran adalah bagian terakhir dari proses pengadaan. Pembayaran baru
bisa dilakukan jika serah terima atas barang/jasa tersebut telah dinyatakan tidak
mengandung masalah dan telah disahkan oleh pihak pihak berwenang. Setiap
pembayaran harus didukung bukti tagihan dan dokumen pendukung yang lengkap
dan tagihan telah jatuh tempo. Juru bayar harus memiliki bukti dan dokumen
pendukung yang lengkap sebagai bahan pertanggung jawaban atas pembayaran yang
dilakukan.
Pelaporan atas pengadaan barang/jasa harus segera dilakukan sesuai dengan
ketentuan yang tertuang dalam pedoman pengadaan. Dalam laporan tersebut, panitia
pengadaan harus menyajikan tentang kemampuan panitia mendapatkan barang/jasa
sesuai dengan spesifikasinya.
6. Bagaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada struktur
organisasi perusahaan?
Jawaban :
Dengan melaksanakan audit fungsi pengadaan, yang mana dari hasil audit fungsi pengadaan
tersebut perusahaan mendapatkan laporan yang menyajikan hasil atas penilaian organisasi,
peraturan dan aktivitas pengadaan yang telah dilakukan maupun temuan – temuan audit serta
rekomendasi yang dapat dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan atas kekurangan
(kelemahan) proses pengadaan yang masih terjadi. Jika temuan menyangkut terjadinya
penyimpangan, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam menentukan tindakan tehadap pihak
yang bertanggungjawab atas masalah tersebut. Namun jika temuan audit menyangkut prestasi
dari beberapa individua tau kelompok, hasil audit dapat menjadi dasar dalam memberikan
penghargaan kepada pihak yang memiliki prestasi tersebut.

7. Dengan fungsi-fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa?

Jawaban :
Dengan fungsi pencatatan, fungsi penyimpanan, dan fungsi operasional yang dimana
bertujuan untuk memungkinkan terjadinya pengecekan silang secara internal (internal
crossscheck) antara fungsi sebagai bentuk pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya
penyimpangan

8. Apa elemen kunci transparasi dan keadilan pelaksanaan tender?

Jawaban :
Elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender adalah kerahasiaan informasi
tender. Panitia tender harus mampu menjaga kerahasiaan informasi dari peserta tender dan
memastikan bahwa informasi tersebut tidak bocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi
untuk kepentingan peserta tender tertentu. Tempat dan waktu pembukaan tender yang dihadiri
seluruh peserta tender harus disepakati dan dapat diterima. Hal ini dapat mengurangi risiko
kebocoran dan manipulasi kerahasiaan tender.

9. Sebut dan jelaskan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa yang baik?

Jawaban:
1. Nilai uang, pengadaan harus mendapatkan barang/jasa sesuai spesifikasi dengan harga
terendah (memaksimalkan nilai uang).
2. Kejujuran dan keadilan, panitia pengadaan harus berlaku jujur dan adil kepada seluruh
pemasok yang memenuhi syarat untuk mengikuti kompetisi dalam pengadaan tersebut.
 3. Akuntabel dan transparan, seluruh proses dalam tahapan-tahapan pengadaan harus
dilengkapai dengan catatan-catatan dan dokumentasi yang memadai sebagai bahan
pertanggungjawaban serta proses pengadaan harus berjalan secara terbuka dan bisa
dinilai oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
4. Efisiensi, proses pengadaan harus berjalan secara efisien yaitu dengan optimalisasi
penggunaan sumber daya dalam pengadaan.
5. Kompetensi dan integritas, petugas pengadaan harus memiliki kompetensi yang
memadai dan berintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya.

10. Dokumen apa yang harus dilengkapi pemasok sebagai dasar pembayaran oleh pihak pembeli?
Jawaban:
 Isian data pemasok  Surat order pembelian
 Form Price List  Faktur pembelian
 Perbandingan harga dari pemasok  Surat permintaan penawaran harga
 Surat permintaan pembelian  Laporan hutang

11. Bagaimana audit fungsi pengadaan dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam
perusahaan?
Jawaban:
Suatu proses pengadaan harus berjalan secara efisien dengan optimalisasi penggunaan sumber
daya. Untuk itu audit dilakukan dalam beberapa tahapan pengadaan sebagai bentuk
pengendalian untuk menilai apakah efisiensi dalam pengadaan telah dilakukan.
Pengendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan bahwa barang/jasa yang akan
diperoleh/dibeli merupakan barang/jasa yang benar-benar dibutuhkan dalam operasional, unit
pengguna, jenis, spesifikasi dan kuantitasnya. Disamping itu, penilaian tahap ini juga
berkaitan dengan apakah kebutuhan ini telah tertuang dalam rencana induk perusahaan dan
didukung sumber daya yang memadai untuk mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan.
Pada tahap proses pengadaan, pengendalian berfungsi untuk memastikan bahwa proses
pengadaan barang/jasa tersebut telah berjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil dan
akuntabel.
12. Bagaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa?
Jawaban:
Dengan mengimplementasikan proses pengadaan barang/jasa yang tepat, memindahkan
resiko kepada pihak lain yaitu dengan meminta penjelasan tertulis untuk permasalahan yang
tidak jelas, atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan melibatkan tenaga ahli sebagai
penerima barang, melibatkan konsultan hukum dalam merancang kontrak, memperkuat
sistem pengawasan internal dari Kuasa Pengguna Anggaran atau Pejabat Pembuat Komitmen.

13. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan?
Jawaban:
Pada audit atas organisasi pengadaan, auditor menilai:
1. Penempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi perusahaan
2. Luas wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki fungsi pengadaan dalam memenuhi
kebutuhan barang/jasa secara efektif dan efisien
3. Kompetensi personalia yang menangani dan bertanggung jawab terhadap pengadaan
barang/jasa
4. Kecukupan prosedur pengadaan dalam memandu proses pengadaan dalam kerangka
tata kelola pengadaan barang/jasa yang baik.