BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam memasuki era globalisasi ini, dimana kegiatan bisnis diwarnai dengan intensitas
persaingan yang semakin tinggi antara perusahaan satu dengan lainnya. Terlebih lagi bagi
perusahaan yang menghasilkan produk yang sejenis dimana para pengusaha tentu berusaha
secara maksimal untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen. Jadi jika
perusahaan tanggap dan mampu mengerti pasarlah yang dapat menguasai pasar untuk
bertahan di arena persaingan yang semakin tinggi ini, sehingga perusahaan dapat
memenangkan persaingan. Selain itu cara yang dilakukan dengan meningkatkan kegiatan
pemasaran.
Menyinggung mengenai pemasaran, setiap perusahaan tentu mempunyai misi dan
strategi tersendiri agar tetap bertahan dan berkembang untuk menghadapi persaingan.
Pemasaran membutuhkan lebih dari sekedar mengembangkan produk yang unggul,
menawarkannya dengan harga yang menarik dan membuatnya mudah didapat oleh pelanggan
sasaran. Perusahaan juga harus mampu berkomunikasi dengan para pelanggannya dan para
calon pelanggan potensialnya mengenai produk-produk yang dipasarkan. Pemasaran adalah
suatu kunci keberhasilan usahanya. Keberhasilan perusahaan sangat ditentukan oleh
keberhasilan kegiatan pemasaran dari produk atau jasa yang dihasilkannya. Penerapan konsep
pemasaran yang tepat agar dapat menentukan strategi pasar dan strategi pemasaran yang
mengarah pada sasaran yang ingin dicapai, yaitu meningkatkan penjualan.
Faktor utama yang sangat mempengaruhi jalannya suatu manajemen marketing. Faktor-
faktor tersebut yaitu produk, harga, daerah pemasaran dan promosi yang dilakukan oleh
perusahaan itu sendiri. Promosi merupakan salah satu upaya yang digunakan oleh perusahaan
untuk berkomunikasi, baik dengan pelanggannya maupun dengan calon pelanggannya,
karena promosi itu sendiri sebenarnya adalah komunikasi. Sehingga perusahaan dapat lebih
banyak menarik konsumen untuk membeli dan menggunakan produknya.
Promosi dapat dikelompokkan menjadi 4 macam, yaitu : penjualan pribadi (personal
selling), periklanan (advertising), publisitas dan promosi penjualan
(sales promotion). Dengan tersedianya promosi yang beraneka ragam bukan berarti
terbuka kesempatan bagi perusahaan untuk begitu saja memilih tanpa pertimbangan yang
matang. Semakin beraneka ragam media promosi yang dipakai justru semakin banyak faktor
yang perlu dijadikan bahan pertimbangan perusahaan sebelum melakukan kegiatan promosi.

1
1.2 Tujuan Makalah
Dari latar belakang diatas, tujuan makalah ini adalah:
Untuk Memahami Sales.
Untuk Memahami Marketing.
Untuk Memahami Advertising.

2
 BAB II
TINJAUN PUSTAKA

28.1 SALES, MARKETING AND ADVERTISING

Bagi banyak organisasi, penjualan, pemasaran dan fungsi iklan merupakan wilayah
yang penting. Meskipun pemasaran dulunya dipandang sempit sebagai fungsi penjualan saja,
sekarang biasanya meliputi kegiatan yang melampau upaya dasar penjualan. Sama seperti
penjualan dan pemasaran sering digabungkan dan diperlakukan sebagai daerah tunggal dalam
organisasi tradisional, iklan sering dianggap sebagai komponen pemasaran. Sementara
tanggung jawab iklan dapat dikombinasikan dengan fungsi-fungsi pemasaran di beberapa
organisasi, iklan memiliki beberapa aspek pengendalian unik yang menyarankan harus
mendapat perhatian khusus.
Auditor internal secara historis meninjau fungsi penjualan dalam organisasi mereka,
namun departemen pemasaran dianggap bertanggungjawab untuk iklam, dan auditor internal
sering hanya memberikan perhatian minimal untuk fungsi pemasaran dan periklanan di
organisasi mereka.
Manajemen sering dilihat sebagai pemasaran dan program iklan terkait sebagai
komponen kunci dalam proses perencanaan strategis. Dalam pengakuan penjualan,
pemasaran dan ruang lingkup fungsi iklan auditor internal harus memiliki minat di dareah-
daerah di luar review dari kontrol keuangan. Sementara prosedur penjualan cenderung
berorientasi pada fungsi pemasaran khas yang memiliki karakteristik unit yang membutuhkan
kreativitas, keterampilan personel khusus dan kualitas tak berwujud lainnya. Karena itu,
peran audit internal mungkin tampaknya kurang pas di wilayah audit operasional karena lebih
seperti teknik, inventory control atau pengiriman. Audit internal berada dalam posisi yang
sangat baik untuk melakukan tinjauan independen dan penilaian dari daerah-daerah penting.
Audit internal harus menyadari bahwa inti kreatif dari fungsi pemasaran harus benar diakui
dan dipelihara secara memadai.
Pemeriksaan pengendalian internal penjualan, pemasaran dan fungsi iklan dapat
memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi. Auditor internal sering dapat
mengidentifikasi bidang penghematan biaya melalui keuangan dan operasional. Audit
internal harus mengenali sifat kreatif pemasaran dan berusaha untuk mengidentifikasi
praktik-praktik control yang baik dalam lingkungan ini. Sebagai langkah pertama, audit
internal harus memiliki pemahamana yang baik dari penjualan tertentu, pemasaran dan fungsi
iklan dalam organisasi auditor.

3
28-2 UNDERSTANDING MARKETING ACTIVITIES
Keberhasilan berkelanjutan dari setiap organisasi tergantung pada kebutuhan
pelanggan secara efektif, baik melalui produk yang nyata atau dalam bentuk beberapa jenis
layanan. Produk atau jasa dapat digunakan oleh individu, perusahaan atau unit-unit
pemerintah, semuanya disebut sebagai pelanggan. Tujuan dari fungsi pemasaran adalah untuk
mencapai kebutuhan kepuasan dengan cara yang paling efektif dan ekonomis. Secara lebih
spesifik, ini berarti menarik dan memuaskan pelanggan dengan cara yang memberikan
kontribusi terhadap laba keseluruhan organisasi.
Untuk dapat lebih memahami bagaimana sebuah organisasi pemasaran berfungsi untuk
organisasi dapat dengan mempertimbangkan beberapa contoh berikut:
- Produk Konsumen
Produk dijual secara langsung atau melalui perantara kepada konsumen yang
membeli dan menggunakannya. Banyak produk baru diperkenalkan setelah
melakukan riset pemasaran untuk mengidentifikasi bagaimana konsumen akan
bereaksi terhadap produk baru. Produk kemudian harus diiklankan melalui berbagai
cara. Selain itu, mungkin perlu untuk memasarkan produk melalui dealer dengan
menawarkan berbagai insentif promosi dealer.
- Organisasi Produk Industri
Tipe organisasi ini biasanya memasarkan produk komponen atau bahan baku untuk
perusahaan industri lainnya. Beberapa persyaratan pemasaran, seperti iklan, yang
mirip dengan produk lembaga konsumen, tetapi ada juga beberapa perbedaan yang
signifikan.
- Sebuah Layanan-Berorientasi Pada Organisasi
Dalam beberapa kasus, organisasi pelayanan mungkin tidak memiliki fungsi formal
yang disebut pemasaran tetapi mereka akan memiliki beberapa departemen lain
dengan tanggung jawab untuk pemasaran. Kebijakan, program dan prosedur harus
dikembangkan untuk menyediakan sarana agar tercapai tujuan diidentifikasi.
Akhirnya, semua rencana ini harus dilaksanakan dengan cara yang efisien. Ini adalah
fungsi pemasaran yang khas.
a) Marketing Process
Sebuah titik awal untuk memahami siklus pemasaran membutuhkan evaluasi sumber
daya organisasi dan kemampuan di daerah ini. Audit internal harus memahami produk
apa yang akan disediakan dan dipasarkan.

4
 Memahami proses pemasaran strategis harus menjadi langkah awal dalam kajian audit
internal dan fungsi pemasaran. Auditor internal dapat mengakhiri produk ini atau strategi
pasar untuk didokumentasikan secara resmi. Namun, rencana diterbitkan secara formal
mungkin tidak ada karena alasan kerahasiaan, dan audit internal harus membahas strategi
dengan tingkat manajemen yang tepat.
Sebuah tujuan pemasaran dapat terjadi pada beberapa tingkatan dalam suatu
organisasi. Internal audit dapat meninjau proses perencanaan strategis pemasaran untuk
seluruh organisasi, sebuah divisi terpisah, lini produk fungsional, atau produk tertentu.
Hal ini dapat menjadi pemeriksaan yang terpisah atau dapat dikombinasikan dengan
review penjualan atau fungsi terkait. Setiap lingkup ulasan membutuhkan pemahaman
dari organisasi mengenai kemampuan pemasaran, kebutuhan pasar, dan pengambilan
pemasaran dan proses evaluasi.
(i) Lingkup Kemampuan Pemasaran
Audit internal perlu memahami pengalaman yang diperoleh dan hasil yang
telah dicapai dalam memasarkan jenis produk tertentu. Sebelum sukses dengan
mempertimbangkan produk seperti lipstik, biasanya harus menjadi dasar yang
kuat untuk pengenalan produk komestik serupa. Demikian pula, kontrak
didirikan dengan kelompok tertentu atau pasar industry memberikan dasar
yang baik untuk memperluas lini produk untuk memasukkkan barang serupa.
Kemampuan ini memiliki sejumlah dimesi penting, termasuk keakraban
dengan jenis masalah yang terlibat dalam pasar tertentu. Juga penting adalah
kontrak yang telah dibuat dengan pelanggan untuk produk lain. Reputasi yang
dapat ditransfer ke produk baru harus telah dibentuk dengan pelanggan.
(ii) Persyaratan Memahami Pasar
Kebutuhan pasar untuk produk yang sudah ada atau yang baru juga harus
diperhatikan. Banyak organisasi memikirkan persyaratan dalam unit bisnis
strategi (SBU). Dalam suatu organisasi, sebuah SBU adalah bisnis tunggal
suatu kelompok bisnis terkait dengan tanggungjawab manajer dan memiliki
misi yang berbeda. Sebuah SBU biasanya memiliki pesaing sendiri dan dapat
direncanakan dan diatur secara independen dari unit lain dalam organisasi.
Kebutuhan pasar akan didefenisikan dalam hal SBU untuk keseluruhan
organisasi.

5
(iii) Marketing Research Process
Untuk membuat keputusan, manajemen pemasaran harus memiliki masukan
dari pelanggan untuk menjual produknya dan untuk lebih memahami apa yang
akan membuat motivasi mereka untuk membeli. Sementara beberapa
organisasi membuat keputusan ini didasarkan pada dugaan, yang lain
melakukan beberapa jenis riset pasar untuk membantu mereka membuat
keputusan. Riset pemasaran bagi banyak organisasi dilakukan oleh organisasi
luar khusus yang memiliki ketrampilan dan prosedur di tempat penelitian
untuk mengevaluasi produk baru atau menentukan apakah konsumen mungkin
bersedia untuk membelinya. Meskipun ada banyak jenis dan pendekatan
penelitian pemasaran yang berbeda, teknisk umum termasuk:
- Survey
Pengetahuan yang cukup tentang potensi minat pelanggan dapat diperoleh
dengan hanya meminta mereka melalui survey. Jenis penelitian ini sering
menggunakan kuesioner mail atau wawancara telepon. Titik kunci disini
adalah bahwa pertanyaan terstruktur dengan baik, memungkinkan survey
untuk mengumulkan data yang diinginkan.
- Focus Group
Ini merupakan bentuk yang sangat terstruktur dari survey dimana pelanggan
potensial dibawa bersama-sama untuk menunjukkan kepada mereka produk
baru atau untuk meminta mereka menunjukkan sikap mengenai produk
tersebut. Tanggapan konsumen terhadap sesi focus sering dicatat untuk
analisis nanti.
- Uji Pemasaran
Disini, produk baru diperkenalkan ke sub pasar perwakilan seolah-olah
sedang diperkenalkan secara total ke pasar. Kualitas iklan,kemasan produk
dan fitur produk lainnya diperkenalkan ke sub pasar perwakilan untuk
menentukan strategi pemasaran dan penerimaan pelanggan.
- Penelitian khusus
Teknik lain yang digunakan untuk membantu mendukung berbagai
keputusan pemasaran dari analisis pangsa pasar pesaing yang ada untuk
riset konsumen psikologi motivasi, pengujian produk, dan daerah penelitian
lainnya. Penelitian stratifikasi pasar merupakan area yang penting di sini.

6
 Organisasi akan mencoba untuk menentukan segmen yang tepat dari total
pasar untuk dipertimbangkan pasar yang ditargetkan.
Riset pemasaran adalah area dimana auditor internal harus mencurahkan
perhatian ekstra ketika melakukan kajian operasional karena sumber daya yang
cukup dapat terbuang oleh organisasi jika penelitian dilakukan dengan buruk,
jika ada kurangnya analisis dan tindak lanjut, atau jika biaya yang tidak cukup
dikendalikan.
(iv) Finalizing The Market Reseacarh Evaluation
Strategi pasar harus didasarkan pada perbandingan kemampuan yang ada dan
penilaian peluang pasar berdasarkan riset pasar yang tersedia.Dalam hal keuangan, ini
membutuhkan keseimbangan proyeksi biaya dan pendapatan yang diharapkan pada
tingkat resiko yang dapat diterima oleh organisasi. Evaluasi akan membantu untuk
membuat keputusan apakah akan memasarkan produk atau jasa.
Seorang auditor internal harus mencari beberapa dokumentasi formal di daerah
ini meliputi riset tingkat pasar, untuk setiap lini produk tertentu dan keputusan
pemasaran yang dihasilkan. Strategi didasarkan pada penelitian menemukan sektor
pasardimana untuk membangun posisi yang kuat.Produk yang dikembangkan kemudian
dirancang untuk memenuhi sektor pasar yang lebih kecil karena beberapa karakteristik
operasional yang unik.
Proses perencanaan pemasaran harus tunduk pada penilaian kembali dilanjutkan
seperti kondisi pasar yang berubah. Organisasi juga harus terus menerus meninjau
keadaan umum perekonomian, pertimbangkan jenis pasar tertentu dan perubahan
preferensi konsumen dan mempelajari profitabilitas saat ini dan proyeksi produk
alternatif dan pendekatan pasar.
Sementara audit internal sering tidak memiliki informasi atau keterampilan yang
diperlukan untuk mengevaluasi rencana pemasaran yang ditetapkan, semua rencana
harus disaiapkan sesuai dengan standard dan disetujui oleh manajemen.

(v) Marketing Process Prespective

Fungsi pemasaran adalah bagian penting dari proses manajemen secara
keseluruhan. Produk harus direkayasa dan diproduksi secara efisien.Orang dengan
keterampilan yang tepat diperlukan dan dikelola secara efektif, dan dalam semua kasus
biaya yang dihasilkan harus dikontrol sehingga keuntungan yang diperoleh
memadai.Pada saat yang sama, produk atau jasa harus cukup berguna dan menarik bagi

7
 konsumen bahwa mereka akan dibeli dengan harga yang diinginkan dan dalam jumlah
yang memadai. Pentingnya fungsi pemasaran dapat terlihat jelas dalam suatu
organisasi.Sebuah strategi pemasaran sering menjadi bagian dari inti strategi organisasi.
Keputusan di daerah ini harus menggabungkan faktor kreatif berwujud dengan analisis,
obyektif melalui riset pasar dan dukungan terkait dari rekayasa, produksi, personalia,
dan keuangan daerah control.

(vi) Marketing Process Prespective

Selain memahami peran yang saling melengkai antara penjualan dan pemasaran,
auditor internal harus memahami status permintaan produk organisasi.Permintaan untuk
menentukan bagaimana pasar organisasi dan menjual produk-produknya.Sebagai
contoh jika suatu produk atau komoditas dalam pasokan yang sangat singkat, mungkin
akan menuntut produk apakah aktif atau tidak dipasarkan. Meskipun para ekonom dan
lainnya mungkin mengklasifikasikan permintaan dalam hal-hal yang berbeda, para
profesional yang terlibat dalam proses pemasaran sering memikirkan permintaan dalam
hal permintaan dasar. Delapan keadaan permintaan dasar, yang masing-masing
memiliki tantangan pemasaran tersendiri, antara lain:
1. Permintaan Negatif
2. Tidak Ada Permintaan
3. Permintaan Laten
4. Permintaan yang mengganggu
5. Permintaan Tidak Beraturan
6. Permintaan Penuh
7. Permintaan Kelebihan
8. Permintaan yang tidak baik
9. Standar pengembangan produk
Internal audit harus harus memahami berbagai permintaan produk untuk

b. MARKETING INTERNAL CONTROL CONSIDERATIONS

Upaya pemasaran yang kurang tergorganisir dapat berdampak pada keseluruhan daru
organisasi karena dana yang signifikan dapat dibayarkan pada upaya pemasaran dengan tidak
ada peningkatan yang dihasilkan dalam penjualan. Fungsi pemasaran dapat dilihat dari segi
total siklus pengendalian internal dengan tahap operasional individu. Kerangka pemasaran

8
pengendalianj internal yang berlaku untuk organisasi secara keseluruhan atau dapat
diterapkan pada review dari kegiatan pemasaran di sebuah divisi, anak perusahaan, atau unit
lain yang memiliki fungsi ini. Seorang auditor internal harus memilikirkan mengenai
pengendalian internal yang berhubungan dengan pemasaran dalam tahap operasional
individu atau langkah-langkah dalam siklus kontrol fungsi pemasaran, seperti dibahas
dibawah ini :
 Penentuan Produk dan Pasar Stategi
Ini adalah tahap awal dimana audit internal berkaitan dengan bagaimana kebutuhan
pasar dievaluasi, bagaimana penentuan dibuat untuk kebutuhan khusus dan dengan
cara apa semua ini akan tercapai. Meskipun audit internal mungkin berharap untuk
menemukan hasil penelitian yang didokumentasikan untuk mendukung evaluasi
pasar terhadap kebutuhan manajemen, kadang-kadang analisis dan dokumentasi
kurang sesuai.
 Perencanaan dan Pengembangan Produk
Produk yang luas dan strategi pemasaran dijabarkan kedalam perencaan dan
pengembangan produk khusus untuk produksi akhir oleh organisasi.Pada tahap ini
keputusan dibuat diberbagai bidang seperti harga, pendekatan pemasaran, dan
perencanaan saluran distribusi. Sekali lagi proses ini membutuhkan analisis yang
ekstensif, yang harus dikembangkan bersama dengan unit organisasi lain yang
sesuai. Untuk organisasi manufaktur, anggaran perencanaan dan pengembangan
biasanya terikat dengan anggaran yang sama di daerah manufaktur dan rekayasa.
 Promosi Penjualan dan Periklanan
Potensi pembelian harus diberitahu tentang produk melalui komukasi pemasaran
yang efektif, seperti penggunaan media periklanan.Biasanya pihak luar terlibat dalam
porsi iklan dari langkah ini.Namun, semua upaya promosi penjualan harus telah
disetujui oleh bagian anggaran, bukti yang terdokumentasi bahwa promosi benar-
benar terjadi, dan beberapa mekanisme umpan balik untuk mengevaluasi upaya ini.
 Penjualan dan Distribusi
Upaya penjualan harus dilakukan melalui saluran distribusi yang dipilih.Sistem harus
berada ditempat yang benar untuk merekam penjualan.Jika produk sedang
dipasarkan, persediaan cukup tapi tidak berlebihan mungkin perlu dipertahankan.

 Dukungan Pelanggan

9
 Sebuah penjualan biasanya melibatkan berbagai kegiatan dukungan pelanggan
dimulai dengan penanganan pesanan dan penagihan, termasuk pengenalan
pelanggan, dan layanan garansi serta penanganan kemungkinan klaim dan
penyesuaian.Ini juga merupakan daerah dimana penggendalian internal dapat
rusak.Penyesuaian dapat diterapkan secara tidak benar atau pelanggan bahkan
mungkin tidak ditagih karena adanya kelemahan pengendalian internal.
Fungsi pengendalian internal pemasaran yang kuat serta strategi pemasaran umum yang
baik penting bagi organisasi modern.Strategi pemasaran organisasi harus didokumentasikan
secara resmi dan disetujui oleh tingkat yang tepat dari manjemen.Selain itu, langkah-langkah
definitif harus diambil secara periodic untuk menilai kebutuhan untuk memodifikasi produk
yang sudah ada atau strategi pasar.Langkah-langkah definitif termasuk studi khusus dan
upaya penelitian yang sedang berlangsung.Pemasaran juga merupakan daerah dimana audit
internal dapat menemukan banyak pelanggaran pengendalian internal keuangan.
Organisasi terkadangmenghabiskan jumlah besar pada upaya yang tidak dibenarkan,
termasuk :
 Biaya entertainment yang berlebihan terkait pemasaran
Potensi penyalahgunaan didaerah ini cukup tinggi. Perwakilan pemasaran dapat
mengklaim bahwa mereka menghibur kontak penting dan akan menghabiskan uang
dalam jumlah besar untuk melakukannya. Keuntungan pemasaran mungkin marginal,
dan tenaga pemasaran dapat mengabaikan pengendalian biaya entertainment yang sesuai.
 Pembayaran yang tidak benar kepada agen
Di Amerika Serikat, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) menjadi Undang-Undang
karena kehebohan atas pembayaran besar untuk agen-agen asing untuk mempengaruhi
penjualan dan upaya pemasaran.
 Penggunaan Konsultan luar yang tidak benar atau berkelebihan
Dunia pemasaran diisi dengan berbagai konsultasn khusus yang tersedia untuk
disewa.Sementara beberapa dapat memberikan nilai tambah bagi upaya pemasaran,
penggunaannya terkadang tidak pantas.Sebagai dasar pengendalian internal atas
pelanggaran ini, kebijakan manajemen pemasaran harus mendefinisikan praktek-praktek
yang boros atau dilarang.Semua kegiatan didaerah ini harus didokumentasikan dan
disetujui sebelumnya.Audit internal harus mencari satu set pengendalian internal yang
kuat atas proses pemasaran.
c. MARKETING FUNCTION INTERNAL AUDIT ACTIVITIES

10
 Fungsi pemasaran secara keseluruhan sering diabaikan oleh auditor. Audit internal
biasanya mengulas prosedur penjualan dan pemasaran.Namun, seluruh area pemasaran
termasuk hal-hal seperti pengembangan rencana pasar, pemilihan vendor luar, dan alokasi
biaya pemasaran adalah daerah yang baik untuk ulasan audit internal. Bagian ini membahas
beberapa prosedur audit keuangan dan operasional khusus untuk fungsi pemasaran.
Audit internal biasanya akan berkonsentrasi pada dua area yang direview dari proses
pemasaran secara keseleuruhan. Pertama, audit internal harus melakukan tinjauan keuangan
daerah ini dengan penekananpada pengendalian anggaran dan pemasaran biaya terkait.
Ada banyak aspek tinjauan operasional fungsi pemasaran.Bagian ini akan focus pada
audit proses pemasaran, termasuk penelitian terkait. Daerah ini sering dibiarkan perhatian
professional dalam fungsi pemasaran dengan perhatian minimal dengan manajemn
umum.Sementara audit internal tidak harus menahan diri keluar sebagai ahli dibidang ini,
ulasan pemasaran keuangan, operasional, dan informasi control sistem yang terkait dapat
memberikan nilai bagi pemasaran dan manajemen umum.
i) Marketing Function Financial Audit Considerations
Sebuah tinjauan keuangan fungsi pemasaran harus mencakup pertimbangan dari proses
penganggaran dan kelayakan pemasaran pencairan yang dibebankan terhadap anggaran yang
ditetapkan. Dalam banyak hal, prosedur audit keuangan ini sedikit berbeda dari prosedur lain.
Disini, audit internal akan meninjau control keuangan karena mereka berlaku untuk fungsi
pemasaran terkait.
Sebagai auditor internal dapat menemukan beberapa resistensi ketika mempertanyakan
berbagai transaksi di daerah-daerah misalnya ketika seorang eksekutif pemasaran atas
menyampaikan apa yang tampaknya menjadi voucher beban berlebihan atau tidak pantas.
Audit internal harus selalu bertindak sebagai entitias independen dan meningkatkan jenis
masalah dengan tingkat manajemen yang tepat.
Pemasaran adalah area dimana prosedur audit keuangan dan operasional dapat mengikat
erat. Sebagai contoh audit internal dapat mengidentifikasi pencairan ke konsultan pemasaran
diluar yang tampaknya telah benar disetuji oleh manajemen dan dibayar sesuai dengan
dokumen kontrak.Transaksi ini mungkin memenuhi tujuan keuangan umum auditor bahwa
transaksi itu diotorisasi dan diproses, namun internal auditor mungkin ingin menentukan
apakah pekerjaan itu tepat dilakukan dan hasil yang ditinjau oleh manajemen.

ii) Marketing Function Operational Audit Procedures

11
 Sebuah titik awal yang baik untuk ulasan operasional fungsi pemasaran adalah untuk
memahami program-program pemasaran yang digunakan untuk memperkenalkan produk
baru kepada masyarakat.Audit internal harus meninjau proyek-proyek riset pemasaran yang
dipilih untuk menentukan apakah telah terjadi rencana proyek lengkap yang menggambarkan
tujuan dari upaya penelitian, jenis hasil yang diharapkan, dan jadwal.
Meskipun auditor internal yang tidak akan menjadi ahli dalam riset pemasaran, review
rencana proyek riset pasar harus proyek dengan tujuan yang jelas dinyatakan bahwa benar
telah disetujui oleh pihak manajemen.
Strategi pemasaran dan riset pasar adalah daerah yang terbaik diserahkan kepada
professional kreatif yang sangat terampil. Peran audit internal dalam meninjau daerah ini
adalah untuk menentukan bahwa :
a. Strategi rencana yang didokumentasikan dan mengikuti standar depatemental
b. Perhatian memadai diberikan kepada analisis dari berbagai pasar dan alternatif produk
c. Upaya penelitian pasar yang terkontrol dengan baik dan dilakukan sesuai dengan rencana
yang ditetapkan dalam anggaran
d. Kegiatan perencanaan strategis telah dikomunikasikan dan disetujui oleh manajemen.

Marketing Function Financial Audit Procedurs

Audit_________________________Lokasi_______________________tanggal_______
No. AUDIT STEP INTIAL W/P
1 Melalui diskusi dengan manajemen pemasaran, dokumentasikan
proses keseluruhan untuk riset pemasaran, termasuk prosedur untuk
menetapkan tujuan penelitian dan mengembangkan pendekatan
penelitian
2 Pilih beberapa proses project penelitian dan menilai apakah
prosedur yang dijelaskan pada langkah 1 telah diikuti
3 Pemeriksaan ulang prosedur dokumentasi yang digunakan untuk
pemasaran proyek penelitian, Pemeriksaan beberapa proyek yang
telah selesai untuk menilai apakah hasil yang didokumentasikan
sudah jelas dan menceritakan aktivitas yang dilaksanakan, membuat
kesimpulan, dan tindakan perbaikan – jika ada - diambil sebagai
hasil penelitian
4 Pemeriksaan rinci tentang satu atau lebih proyek penelitian,
menentukan bahwa biaya yang terkait dengan proyek harus secara
diklasifikasikan secara jelas sebagai "penelitian" daripada biaya
promosi atau lainnya, diskusikan adanya masalah potensial dengan
manajemen
5 Berdasarkan hasil beberapa proyek penelitian pemasaran, apakah
ada tindakan perbaikan yang dilakukan jika tidak kumpulkan alsan
dari kurangnya tanggapan pada penenuan penelitan

12
6 Tentuakn sumber yang jelas atas komunikasi yang antara aktivitas
penelitian dan aktivitas organiasasi lainnya seperti penjualan dan
pengembangn produk.
7 Jika penelitian pemasaran dilaksanakan melalui fokus yang
dipimpin oleh konsultan dari luar, tentukan bahwa fungsi pemasaran
memiliki pemahaman yang kuat terhadap fokus kelompok dan
prosedur yang digunakan, orang yang dipilih untuk berpartisipasi,
dan bahwa hasil dari sesi tersebut adalah pemeriksaan yang rencana.
8 Tentukan bahwa organisasi melakukan analisis biaya dibandingkan
manfaat pada upaya riset pemasarannya dan pelaksanaan tindakan
perbaikan seperti yang dipersyaratkan

Audit Procedures for Reviews of Marketing Research

Audit_________________________Lokasi_______________________tanggal_______
No. AUDIT STEP INTIAL W/P
1 Memperoleh pemahaman tentang bagaimana proses penganggaran
beroperasi di dalam pasar menentukan bahwa hal itu sesuai dengan
prosedur penganggaran organisasi lainnya dan perhatikan
perbedaannya.
2 Tentukan bahwa sistem organisasi standar, seperti hutang dagang
atau akuntansi G / L, yang digunakan dalam proses pemasaran. Jika
sistem keuangan khusus digunakan, jelaskan proses dan
dokumentasikan antar muka (interface) dengan aplikasi keuangan
lainnya
3 Tentukan bahwa kegiatan pemasaran diidentifikasi dengan jelas dan
dibebankan pada akun pemasaran yang sesuai.
4 Dapatkan daftar semua proyek pemasaran baik dalam proses, atau
selesai sepanjang tahun lalu dan pilih beberapa untuk tinjauan
terperinci, dengan pemilihan berdasarkan ukuran proyek atau
diketahui potensi risiko
5 Jika tidak diatur oleh proyek pemasaran, diskusikan prosedur yang
digunakan oleh manajemen pemasarn untuk memonitor anggaran
marketing, dan biaya, dan memeberikan komentar terkait lemah nya
kontrol.
6 Memperoleh rencana dibandingkan dengan kinerja yang sebenarnya
pada proyek pemasaran yang dipilih dan memperoleh alasan
mengenai perbedaan yang signifikan
7 Menggunakan daftar pada tahap 4, pilih salah satu atau lebih proyek
untuk rincian pemeriksaan dari biaya transaksi, dengan penekana
pada biaya yang bersumber dari luar seperti konsultan, perjalanan,
dan hiburan. Pemeriksaan yang berkaitan dengan rincian transaksi
yang mendukung faktur.
8 Menilai apakah proses dilakuakn secara benar pada biaya perjalana

13
 dan biaya entertaimen untuk proyek pemasaran yang tepat. Jika
proseduryang telah ditetapkan tidak dilakukan, Tentukan bahwa
biaya terkait dengan proyek pemasaran
9 Dapatkan daftar laporan buku besar umum yang mencakup operasi
pemasaran, penelusuran biaya pemasaran pemeriksaan kertas kerja
dan diskusikan alasan untuk setiap perbedaan yang dilaporkan
dengan manajemen akuntansi
10 Meringkas dan berbagai dokumen keuangan yang potensial dalam
audit manajemen pemasaran, diskusiskan dengan manajemen
mengenai kewajran dan mempertimbangkan sebagai kemungkinan
laporan temuan audit

Internal audit disa memberikan kontribusi yang potensial di dalam keseluruhan area dengan
menanyakan pertanyaan terntang tahap dokumentasi, dan keseluruhan prosedur untuk strategi
perencanaan pemasaran. Memeriksa dan memahami are yang memungkinkan internal audit
untuk memeriksa rencanan produk dan bagian pengembangan di seluruh gungsi pemasaran

iii) Marketing Fuction Computer Audit Procedures

Sementara banyak fungsi lainnya dalam organisasi bergantung pada sistem khusus untuk
dukungan, audit internal akan sering menghadapi beberapa sistem di daerah pemasaran. Jika
internal auditor menemukan bahwa sistem khusus tertentu digunakan di daerah pemasaran
yang muncul untuk mengajukan pertanyaan, audit internal harus mengembangkan
pemahaman umum dari mereka, mengevaluasi resiko, dan melakukan prosedur review yang
tepat.

iv) Marketing Function Sample Audit Report Findings

Manajemen pemasaran harus diingatkan dokumentasi yang diperlukan untuk perjalanan
organisasi dan sebelum persetujuan mereka.Pelanggar juga harus diberitahu tentang
persyaratan dan diawasi secara ketat untuk menentukan apakah tindakan korektif telah
terjadi.
Semua kontrak dengan konsultan luar harus didokumentasikan dengan surat penunjukan
resmi yang menggambarkan pekerjaan yang harus dilakukan dan deliverable yang
diharapkan. Prosedur formal harus diimplementasikan untuk upaya riset pemasaran.

28.3 PRODUCT PLANNING AND DEVELOPMENT

Perencanaan dan pengembangan produk dapat dianggap tahap operasional dari proses
pemasaran produk. Meskipun upaya riset pemasaran dibanyak organisasi yang terpusat,

14
fungsi produk perencanaan sering dibagi kedalam kategori produk yang luas.Dengan
demikian, audit internal dapat melakukan review terhadap fungsi perencanaan strategis
pemasaran, tetapi mungkin merasa perlu untuk meninjau beberapa departemen lini produk
untuk memahami control atas produk perencanaan dan fungsi pemasaran.

a. NATURE AND SCOPE OF PRODUCT PLANNING AND DEVELOPMENT

Perencanaan produk dan pengembangan biasanya meluas dari beberapa produk penelitian
dasar untuk pengelolaan aktual produk individu atau produk lini. Sebuah tingkat tertentu
produk penelitian terkait akan berlangsung sebagai bagian dari proses ini dan mungkin
termasuk mengembangkan bahan yang lebih baik untuk digunakan dalam produk,
karakteristik fungsional yang lebih baik, atau cara-cara baru untuk menghasilkan mereka
dengan biaya yang lebih rendah atau kualitas yang lebih baik. Penelitian disebutkan disini
karena merupakan langkah awal dalam proses perencanaan dan pengembangan produk.
i) Forecasting Market Demand
Produk perencanaan dan tahap pengembangan sering waktu ketika beberapa
upaya riset pasar diperluas.Perencanaan produk melalui analisis formal untuk
meramalkan permintaan untuk mereka. Permintaan mengacu pada total unit produk
yang akan dibeli oleh kelompok pelanggan didefinisikan dalam jangka waktu dan
wilayah geografis tertentu.
ii) Product Planning Organizational Considerations
Perencanaan dan pengembangan produk memerlukan dukungan organisasi
yang memadai karena lebih besar dari kebutuhan normal untuk bekerjasama dengan
kegiatan organisasi lainnya dalam rangka pengembangan produk.

b. PRODUCT PLANNING AND DEVELOPMENT INTERNAL CONTROLS

Meskipun internal auditor akan menghadapai beberapa proses akuntansi yang unik dalam
fungsi perencanaan dan pengembangan produk. Fungsi ini bertanggujawab untuk
memberikan statistic yang terkait dengan produk yang signifikan untuk manajemen yang
akan mereka gunakan untuk membuat beberapa keputusan yang terkait dengan produk
keseleuruhan.

15
c. PRODUCT PLANNING INTERNAL AUDIT ACTIVITIES
Auditor internal harus mempertimbangkan ulasan dari fungsi perencanaan produk sebagai
bagian dari audit secara keseluruhan yang direncanakan untuk fungsi pemasaran dan
penjualan. Produk yang dipertimbangkan audit internal termasuk :
a. Product development standards
Harus ada proses yang sedang berlangsung untuk meninjau produk yang ada, untuk
menilai masukan dari pelanggan dan tenaga penjualan dan menyarankan perbaikan
pada produk. Sebuah organisasi yang sukses akan meninjau semua produknya
secara berkelanjutan.
b. Demand forecasting procedures
Audit internal harus memahami proses peramalan permintaan, termasuk bagaimana
statistik penjualan dan informasi mengenai pangsa pasar dikumpulkan serta
bagaimana prakiraan ini dikomunikasikan ke pembuat keputusan di dalam
organisasi dan berbagai sistem yang memerlukan data ini.
c. Marketing statistical analysis
Fungsi perencanaan dan pengembangan pemasaran dapat mengumpulkan cukup
banyak statistik mengenai produk terkini dan juga persaingan.
d. Computer systems controls
Peramalan permintaan pemasaran seringkali merupakan area yang didukung oleh
aplikasi sistem komputer.Auditor internal harus memahami kontrol aplikasi.

i) Product Planning Financial Audit Considerations

Isu-isu control keuangan di daerah ini adalah penganggaran dan sistem dasar control
lainnya dimana departemen perencanaan produk akan menggunakan sistem lain,
seperti anggaran untuk menjalankan fungsinya.

ii) Product Planning Operational Audit Procedures

Departemen produk perencanaan harus dapat menjelaskan dengan jelas proses-proses
statistic untuk auditor yang mungkin hanya akrab dengan statistic teori keputusan.

iii) Product Planning Computer Audit Procedures

Daerah ini sering didukung oleh statistic computer dan aplikasi database sering
beroperasi pada client server jenis workstation. Titik kunci untuk audit internal untuk

16
 dipertimbangkan adalah bahwa fungsi tersebut sering beroperasi independen dari
setiap fungsi sistem informasi terpusat.
Seorang internal auditor juga harus mempertimbangkan khusus dalam control dimana
system lain antarmuka dengan produk perencanaan yang terkait. Harus ada yang
memadai dalam control antara yang tepat keseimbangan dan rekonsiliasi prosedur.

iv) Product Planning Sample Audit Report Finding

A : produk perencanaan hasilnya tidak lengkap.
Produk perencanaan kelompok menghasilkan beberapa permintaan memperkirakan
laporan mencakup seluruh produk utama. Namun laporan hanya menunjukan
diperbarui dalam tiga produk utama yaitu : A, B dan C. data lain lebih ringan lini
produk sudah diperbaharui semiannually. Namun, semua data ini adalah diringkas
bersama-sama untuk menghasilkan satu set total. Kecil produk, ambil bersama-sama,
dan lini produk C. Ringkasan laporan-laporan yang sama tanggal, yang mungkin
mengakibatkan salah.
Recommendation.Data termasuk dalam permintaan memperkirakan laporan harus
secara teratur diperbarui untuk semua lini produk untu saat ini.Jika itu adalah biaya
lebih efektif untuk menunda pembaruan kecil lini produk, harus diubah untuk
menunjukkan perbedaan tanggal.

B. statistical forecasting teknik yang tidak terekam.Produk perencanaan proyeksi

berdasarkan statistic algoritma yang dikembangkan oleh diluar konsultan dibawah
kontrak.Algoritma ini dimasukkan ke dalam proyeksi program, namun tidak ada
dokumentasi untuk menjelaskan perhitungan dan yang mendasari asumsi.
Tidak ada persyaratan dalam konsultan tersebut kontrak untuk tes dari eksternal
mengembangkan rutinitas dan dokumentasi mereka.Untuk memperkirakan kelompok,
audit internal tidak untuk mendapatkan memuaskan penjelasan ini hal-hal dasar
asumsi, dan pengujian dan keandalan penilaian prosedur yang dilakukan.Reliance
adalah ramalan program.
Recommendation.Memilki jaminan kualitas tes harus dilakukan untuk statistic
perangkat lunak dan kedua pengguna dan teknis dokumentasi disebut statistic
algoritma.Jika meramalkan staf teknis tidak mampu untuk mempersiapkan
dokumentasi, konsultan harus berkontraksi untuk persiapan.Semua kontak memerlukan
cukup dokumentasi sebagai syarat untuk proyek penerimaan.

17
28-4 SALES PROMOTION AND ADVERTISING
Setelah produk telah direncanakan, dikembangkan, dan tersedia untuk dijual. Produk,
termasuk industry, produk yang diproduksi dan barang-barang yang di produksi oleh orang
lain di bawah lisensi dan layanan pada produk. Dalam kebanyakan kasus, dalam usaha
diperlukan untuk membiasakan calon pelanggan dengan produk untuk mendukung penjualan
yang sukses. Sosialisasi ini proses adalah bagian dari penjualan promosi, yang meliputi
berbagai bentuk iklan. Internal audit akan menemukan kesamaan ciri khas semua penjualan
promosi kegiatan sekaligus lebih rinci auditor masalah yang berkaitan dengan periklanan dan
jenis lain dari penjualan.
Meskipun dalam mengukur efektivitas promosi kegiatan, organisasi umum harus
melanjutkan.Tidak hanya manajerial mendukung kebijakan banyak penjualan promosi, tapi
tindakan dengan pesaing memerlukan seseorang individu organisasi untuk melakukan nya
juga. Akibatnya, sejumlah biaya yang cukup banyak dikeluarkan untuk iklan dan jenis lain
dari penjualan promosi. Harus diputuskan berapa banyak untuk menghabiskan, apa khusus
tertentu jenis penjualan promosi untuk di gunakan, dan berapa banyak untuk menentukan
nilai maksimum yang telah diterima dan pengeluarannya. Klaim pemasok penjualan promosi
layanan harus dievaluasi dan harus ada kontrol untuk memastikan promosi belanja. Bagian
dari misi audit internal adalah untuk membantu manajemen menjawab permasalahan yang
sulit.

a. SALES PROMOTION ORGANIZATIONAL CONSIDERATIONS

Kontrol yang memadai untuk kegiatan promosi penjualan bervariasi dengan tingkat
pengeluaran dan jenis promosi penjualan. Audit internal harus mengumpulkan informasi
dasar tentang bagaimana kegiatan promosi iklan dan penjualan dilakukan dalam organisasi.
Sebagai contoh, banyak organisasi akan menyewa diluar perusahaan periklanan untuk semua
iklan penempatan sementara beberapa orang yang terpisah di rumah berfungsi untuk
melakukan tugas-tugas ini. Jadi internal audit harus memahami jenis dasar dari penjualan
promosi.
(i) advertisng and agency relationship
Karakteristik iklan adalah biasanya dilakukan melalui agen luar. badan-badan ini adalah
entitas bisnis terpisah yang berdiri di antara organisasi dan media penempatan, termasuk
majalah, surat kabar, radio, dan stasiun televisi. Agen periklanan telah membangun hubungan
dengan media dan biasanya bertanggung jawab atas pembayaran kepada mereka untuk ruang
atau waktu yang digunakan. mereka juga mempelajari program periklanan organisasi, dan

18
menerapkan program yang disetujui melalui pembuatan presentasi yang efektif dan bahan
pendukung produksi. Meskipun lembaga mungkin memiliki kontak organisasi lain, mereka
terutama bekerja dengan fungsi promosi penjualan organisasi.
sebuah agensi iklan harus dibayar secara wajar atas upayanya. agensi harus bisa
membayar pemasoknya, menutupi biaya operasinya, dan juga memperoleh keuntungan yang
adil. Mungkin ini masalah bagaimana "kompensasi kompensasi yang adil" ini akan
ditentukan. Secara tradisional, kompensasi pokok utama adalah diskon persentase yang
diberikan oleh media kepada agensi, diskon tidak secara langsung tersedia bagi organisasi itu
sendiri. Tunjangan persentase ini juga dapat disokong oleh layanan khusus seperti karya seni,
salinan, dan studi riset pasar. Meskipun pengaturan ini sekali diterapkan terutama pada
barang konsumsi, hari ini mereka juga sesuai dengan semua organisasi yang melakukan iklan
jenis media-komersial, industri, atau bukan untuk keuntungan.
Pengaturan tunjangan media dasar ini bagus dalam arti bahwa agen dilindungi oleh
aliran pendapatan yang terjamin. Namun, banyak yang buruk, karena ada insentif bagi agen
untuk mendorong penggunaan berbagai media periklanan. Bahkan ketika anggaran
periklanan benar-benar perlu diperluas, mungkin kekhawatiran bahwa peningkatan yang
disarankan oleh agensi agak dimotivasi oleh hubungan langsung dengan tunjangan diskon
lembaga yang meningkat. Mungkin juga ada kekhawatiran bahwa jumlah pendapatan yang
diperoleh melalui tunjangan media tidak berkorelasi dengan lingkup pekerjaan yang
dilakukan oleh agensi. Namun, harganya bisa menghasilkan sebanyak mungkin iklan
sehingga iklan hanya akan berjalan sekali untuk jangka yang akan berjalan dalam jangka
waktu lama. Industri atau tidak untukuntung periklanan sering melibatkan tingkat
penggunaan media yang sama dengan konsumen Iklan.
beberapa organisasi yang lebih besar memiliki pengaturan kompensasi yang disesuaikan
dengan agensi yang dinegosiasikan untuk mengkompensasi cakupan layanan yang benar-
benar dilakukan. auditor internal harus memahami sifat pengaturan badan dan perawatan
rutin ini untuk memastikan bahwa pengaturan ini dilakukan dengan benar.

(ii) agency selection and operation

Meskipun pilihan sebenarnya dari sebuah agen biasanya merupakan keputusan
manajemen tingkat tinggi, audit internal dapat membantu dalam mengkaji dan mengomentari
berbagai pengaturan kompensasi agen. Hal ini sangat penting karena audit internal mungkin
meninjau penagihan keagenan nanti. fakta bahwa sebuah badan baru yang dipilih sama sekali
adalah uasully karena ketidakpuasan dengan agensi sebelumnya. Di sini juga, ada

19
pengalaman audit internal dengan agensi sebelumnya, melalui laporan audit terkait dengan
tagihan dan hal-hal lain, mungkin merupakan faktor penyebab keputusan untuk melakukan
perubahan.
Setelah sebuah badan baru telah dipilih dan kontraknya selesai, badan tersebut
mempersiapkan dan menyajikan sebuah program yang diprakarsai yang mencakup
pendekatan dasar mereka yang kreatif. jenis copy alternatif, media yang akan digunakan,
waktu pemakaian, dan taksiran biaya. Setelah negosiasi yang diperlukan, kesepakatan
tersebut akhirnya menjadi rencana aktuator yang mungkin masih akan mengalami perubahan
masa depan seiring dengan perkembangan baru. rencana tindakan ini sangat penting dari
kontrol stand point karena merinci apa yang harus dilakukan dan tingkat lead time dan
komitmen yang harus dihormati dalam membuat perubahan selanjutnya.
Agensi kemudian melakukan prosedur untuk melaksanakan program periklanan. Ini
termasuk kerja kreatif untuk pengembangan gagasan dan penyalinan pendukung, persiapan
tikar dan piring, pemilihan akhir media, dan media hubungan dengan media. Tanggung jawab
agensi juga mencakup akuntansi, penagihan dan penagihan, dan biro iklan umum, yang
menjadi perhatian utama dari organisasi yang mengontrak agen periklanan di luar, dewan
kontrol utama mencakup hal-hal berikut:
 Semua instansi iklan bekerja bisa dilakukan dengan cara capble, profesional dan
Dikoordinasikan dengan Baik dengan organisasi
 Untuk layanan media seharusnya hanya mencakup iklan yang diberi wewenang oleh
organisasi dengan tarif terbaik, serta layanan lainnya yang diberi wewenang dengan
benar berdasarkan perjanjian kontrak.
 biaya bisa itu mencerminkan nilai bagus
 Operasi internal agensi termasuk pengadaan agen bahan dan layanan harus dilakukan
secara efektif dansecarabisnis
 hubungan agen dengan dealer dan pelanggan yang mencakup setiap iklan kooperatif
harus dilakukan dengan cara yang efisien dan terkendali dengan baik

b. Periklanan mempertimbangkan pengendalian internal

Kekhawatiran manajemen mengenai biaya iklan mungkin signifikan karena sejumlah
besar uang dikeluarkan di banyak organisasi. Kontrol kunci di sini adalah pemantauan ketat
semua iklan, aktivitas, baik yang dilakukan secara internal maupun eksternal. di samping

20
prosedur pemantauan, pengendalian keuangan harus ditetapkan, dimulai dengan alokasi
anggaran untuk masing-masing lembaga untuk produk tertentu atau program tujuan khusus.
manajemen harus mencari laporan kontrol proyek yang serupa dengan yang dibahas
di Bab 26. Meskipun bab 26 membahas proyek tipe teknik, kebutuhan yang sama ada untuk
iklan. Meskipun banyak porselen internal dan eksternal yang terlibat dengan periklanan
mungkin berpendapat bahwa mereka harus dibebaskan dari ketepatan waktu dan pelaporan
karena mereka "kreatif" namun kontrol proyek ini tetap harus dilakukan.
Mengadvokasi perhatian pengendalian internal dan prosedur pengendalian harus
mencakup hal-hal berikut:
 Kemajuan program periklanan harus terus dipantau dengan laporan terbaru, termasuk
ringkasan pekerjaan persiapan lembaga dan komitmen kepada pemasok luar dan
media. ini akan memungkinkan manajemen untuk mempertimbangkan apakah
program periklanan harus diperluas, dimodifikasi atau dikurangi berdasarkan biaya
dan kondisi baru.
 Sejauh mana kompensasi agensi periklanan diperoleh penggunaan iklan sebenarnya.
termasuk sisipan dalam media berkala dan waktu siaran. harus ditinjau secara
seksama. Meskipun sebuah organisasi biasanya tidak dapat meninjau semua
penempatan iklan, namun organisasi tersebut harus ditinjau berdasarkan pengujian
 tagihan iklan aktual yang harus dibayar dan kecukupan dokumentasi pendukung harus
dipantau secara ketat. Setiap kali ada pertanyaan tentang tagihan tersebut, lebih
banyak dokumentasi harus diminta dari agensi sebelum melakukan pembayaran.
 operasi dan penagihan agensi harus ditinjau secara seksama untuk memastikan bahwa
mereka konsisten dengan kesepakatan dan anggaran yang telah ditetapkan
sebelumnya.
Perhatian pengendalian internal ini terpenuhi dalam dua cara. yang pertama adalah
memenuhi kecukupan catatan dan dokumen atau penjelasan tentang kontrol procedu terkait
yang diberikan kepada organisasi oleh pemasang iklannya oleh agen iklannya. review dari
catatan ini biasanya merupakan tanggung jawab bersama dari departemen periklanan dan
akuntansi. Sepertua dari jenis kontrol keuangan dapat dilakukan dengan melakukan tinjauan
lapangan atas operasi badan itu sendiri. tinjauan ini dapat dilakukan oleh personel periklanan
organisasi namun seringkali dapat ditangani sebagian oleh departemen audit internal, yang
merupakan spesialis pengendalian organisasi.

21
 review keagenan seringkali tidak mudah dilakukan karena agensi akan melarang akses
terhadap catatan detailnya. Namun, audit internal dapat berkeras meninjau ulang salinan
lembar kerja, faktur, dan dokumentasi dokumentasi lainnya untuk mengakses tagihan dan
kegiatan pengendalian lainnya. organisasi harus meminta klausul "hak untuk mengaudit"
dalam semua kontrak biro iklan. Meskipun hal ini tidak dapat diterima, audit internal harus
mengingatkan manajemen periklanan secara reguler mengenai kekhawatiran pengendalian
potensial dan persyaratan audit mereka. Jika ada pertanyaan, audit internal harus menjelaskan
kepada agen persyaratan audit dan prosedur audit yang khas.
Meskipun komentar ini umumnya berhubungan dengan bekerja dengan agensi luar,
banyak organisasi memiliki program periklanan internal yang berpotensi menghadirkan
masalah pengendalian yang signifikan. Misalnya, program periklanan kooperatif, yang
melaluinya organisasi mengganti orang lain saat memasang iklan untuk produk organisasi,
dapat menyebabkan penyalahgunaan jika tidak dikendalikan oleh properti. penggantian tidak
boleh diberikan sampai ada verifikasi bahwa iklan koperasi telah benar-benar ditempatkan.
Namun seringkali, seorang tenaga penjualan utama mungkin berkeras bahwa pembayaran
koperasi harus dilakukan untuk membantu pelanggan organisasi. sistem pengendalian internal
harus mencegah hal ini.

C. Audit internal dan lembaga periklanan

sementara departemen periklanan dan akunting harus membuat prosedur pengendalian
internal mereka sendiri, audit internal harus mempertimbangkan penjadwalan ulasan terhadap
semua aktivitas biro iklan dan juga revaluasi umum fungsi periklanan pada organisasi.
Sebagai bagian dari tinjauan terhadap tindakan periklanan ini, audit internal harus
mempertimbangkan ketepatan catatan periklanan yang tersimpan dalam organisasi. Audit
internal dapat melakukan penilaian serupa melalui tinjauan terhadap operasi agen, termasuk
catatan agensi, yang akan diduga terkait dengan catatan organisasi.
karena audit internal mungkin akan mengunjungi pihak luar sebagai bagian dari asuhan
peninjauan ulang yang harus dilakukan dalam merencanakan peninjauan dan mendiskusikan
prosedur yang akan dilakukan dengan manajemen periklanan di organisasi auditor. Jika
tujuan auditor didefinisikan secara jelas dan konsisten dengan masalah manajemen,
seharusnya ada sedikit masalah. Jika masalah ditemui atau kekhawatiran diungkapkan oleh
manajemen periklanan, harus ada tingkat dukungan yang kuat untuk meninjau aktivitas biro
iklan di luar kantor.

22
(i) Mengiklankan Pertimbangan Audit Keuangan
Terkait dengan cara penetapan anggaran periklanan dan biaya dikumpulkan dan
dibebankan pada anggaran ini, dan tingkat dan keakuratan prosedur keuangan yang
digunakan untuk memantau biaya iklan. Konser ini dapat diperluas ke luar dan mencakup
gabungan masalah audit keuangan dan operasional.
Sebagai langkah awal, auditor internal harus meninjau prosedur penganggaran
periklanan yang telah ditetapkan untuk mengakses apakah mereka diikuti. anggaran
periklanan dapat ditetapkan melalui penentuan sasaran penjualan untuk lini produk dan
kemudian memperkirakan biaya untuk aktivitas periklanan yang diminta. Anggaran
periklanan kadang-kadang hanya dibuat melalui jenis apropriasi sekaligus, di mana tingkat
penjualan tahun sebelumnya atau beberapa faktor lainnya, menjadi anggaran periklanan.
biaya aktual periklanan akan diukur dari anggaran. audit internal perlu memahami
sumber biaya ini dan kemudian memverifikasinya bila sesuai misalnya, langkah audit
mungkin untuk menentukan apakah biaya pengembangan salinan bermanfaat dan tidak
mewakili duplikat untuk salinan iklan serupa yang dikembangkan sebelumnya penempatan
media juga harus ditinjau untuk menentukan apakah iklan tersebut benar-benar ditempatkan
sebagai tagihan.
Banyak departemen periklanan terlibat dengan cukup banyak analisis keuangan untuk
membenarkan pengeluaran iklan mereka dan kadang-kadang meyakinkan manajemen puncak
bahwa keuntungan akan meningkat jika pengeluaran iklan juga meningkat. jenis latihan
anilisis keuangan ini dapat melayani sendiri. audit internal harus mempertimbangkan untuk
meninjau kembali analisis semacam itu tanpa alasan dan mengajukan pertanyaan sebagai
pertanyaan.
Gambar 28.6 berisi beberapa prosedur audit untuk menentukan aspek keuangan dari
fungsi periklanan. Ini termasuk langkah-langkah untuk mengaudit rekaman di biro iklan.
Namun, audit internal pasti telah diberi kontrak dan agensi menolak, audit internal harus
menunjukkan kebutuhan pengelolaan ini, yang berpotensi sebagai temuan audit, dengan
rekomendasi bahwa hak tersebut akan termasuk dalam kontrak masa depan.

(ii) Prosedur Operasional Audit Operasional

banyak jenis kegiatan periklanan mencerminkan siklus operasional dari titik kontrol
yang sama. Untuk merancang dan merencanakan tinjauan operasional terhadap fungsi
periklanan, audit internal perlu memberikan pemahaman yang baik mengenai keseluruhan

23
proses periklanan. beberapa titik kontrol ini dibahas di bagian sebelumnya tentang audit
keuangan dari fungsi periklanan. mereka dapat diringkas melalui hal-hal berikut:
penentu tujuan. titik awal untuk setiap audit operasional iklan adalah untuk menentukan
tujuan fungsi periklanan organisasi. fungsi periklanan harus bisa menjawab pertanyaan
seperti;

Gambar 28.6 prosedur audit keuangan untuk review fungsi periklanan

Audit_________________________Lokasi_______________________tanggal_______
Langkah Audit INITIAL W/P
1. meninjau dan mendapatkan pemahaman tentang anggaran
iklan untuk masing-masing program dan agensi. meninjau
sistem pendukung dan laporan yang akan mendukung
anggaran tersebut.
2. meninjau prosedur untuk membeli media, bahan dan
layanan. berdasarkan uji transaksi, tentukan bahwa
pembelian disetujui. ditugaskan ke program yang benar,
dan disesuaikan dengan anggaran iklan.
3. meninjau prosedur penyajian tagihan oleh biro iklan atau
kontraktor layanan khusus. Tentukan bahwa penagihan
merupakan pekerjaan yang dilakukan dan yang dipantau
oleh manajemen
4. Jika petugas agen meminta deposit untuk program khusus
dan pekerjaan yang dilakukan, menilai bahwa prosedur ada
untuk memantau kontrak tersebut dan meminta
pengembalian dana bila pekerjaan tidak diselesaikan secara
langsung.
5. jika pekerjaan periklanan utama disubkontrakkan ke
penyedia lain, tinjau pengaturan ini berdasarkan asas uji
untuk menentukan bahwa markup kontraktor utama masuk
akal dan pekerjaan subkontraktor dikelola dan sesuai.
6. meninjau kembali pengaturan kontrak untuk penempatan
media untuk penempatan media, baik untuk media cetak,
televisi, atau lainnya. melalui smaples iklan majalah atau
techiques lainnya, tentukan bahwa iklan sedang dikirim.
7. untuk periode akuntansi sampel, catat semua
pengembangan periklanan dan biaya penempatan media ke
buku besar yang sesuai dan buku besar umum, tentukan
akuntansi yang benar.
8. meninjau prosedur untuk mencocokkan biaya iklan dengan
anggaran yang ditetapkan, dan menentukan sebuah proses
untuk memantau kinerja anggaran dan mengambil tindakan
perbaikan jika diperlukan.
 siapa yang ingin kita pengaruhi?
 dimana pelanggan ini berada?
 bagaimana kita bisa menjangkau mereka dengan paling efektif?

24
 audit internal harus memahami dan mengevaluasi keefektifan berbagai cara yang
digunakan untuk mencapai aktivitas periklanan. Keputusan manajemen
mempertimbangkan alternatif yang ada, menyeimbangkan biaya dan hasil yang
diharapkan. dimana telah ada pengalaman sebelumnya dengan pendekatan
praticular, bukti itu harus digunakan. Pendekatan spesifik dan peretapan tujuan
pada tingkat biaya tertentu harus dihasilkan dari evaluasi ini.
 persetujuan anggaran Anggaran selalu berperan dalam memastikan perencanaan
dan pengendalian yang memadai. Setiap program periklanan yang diimbau harus
mendapat tinjauan dan persetujuan manajemen yang terperinci. seperti yang
telah dibahas di bagian sebelumnya.
 determinasi pemasok. Program periklanan yang disetujui memerlukan
pengadaan berbagai barang dan jasa dari pihak luar seperti biro iklan, sumber
media dan perancang. Bagian dari pengadaan ini dapat ditangani melalui
departemen pembelian reguler. Dalam banyak hal, bagaimanapun, jenis
pengadaan ini begitu khusus sehingga paling baik ditangani oleh kelompok
periklanan itu sendiri.
 pengadaan produk atau jasa, produk atau layanan yang digunakan dalam usaha
periklanan mungkin satu kali akuisisi atau digunakan dalam jangka waktu yang
lama. Organisasi harus memperhatikan bahwa nilai maksimum telah diberikan
oleh vendor ini, dengan kinerja berkualitas pada tingkat biaya ekonomis.
Perhatian kedua adalah bahwa layanan yang akan diberikan benar-benar
diterima. Banyak jenis layanan periklanan berhubungan dengan beberapa bentuk
konsultasi dimana deriverable tidak berwujud.
 penyelesaian periklanan, tahap penyelesaian penempatan agensi periklanan
memerlukan penentuan bahwa semua tagihan sesuai dengan persyaratan yang
disepakati sebelumnya, termasuk harga, spesifikasi, dan waktu pengiriman.
Dalam banyak kasus mungkin ada perubahan ekstra.
 evaluasi hasil, Langkah terakhir dalam siklus kontrol ini adalah mencoba
evaluasi terhadap apa yang telah dicapai. sejauh evaluasi semacam itu bisa
dilakukan. Hasilnya bisa menjadi panduan penting untuk melanjutkan aktivitas
periklanan.

25
 AUDIT SLEEP INITI W
AL /P
1. bertemudengandirekturprodukdankepalaperiklananuntukmendapatkanpe
mahamantentangkeseluruhanstragiesiklan, arahan, dancakupan
2. meninjausampel media
periklananuntukmendapatkanpemahamantentangstragiesperiklanan,
jikamateri yang diulastampaknyatidaksesuaidenganstrategi yang
dijelaskanpadalangkah 1, selesaikanperbedaan
3. meninjauageniklancontracsmeliputicamponentsutama program
periklanan
-memastikankontrakmerekamencakupsemuaaspekaktivitasperiklanan
- iklansholuldterkaitdengankinerjaprodukdenganprosedur di
tempatuntukmemantaukeefektifannya
-kontrakharusditinjauulangsecaraberkala,
denganalasanuntukmenempatkannyaterbukauntuktawarankompetitifjika
hasilnyatidakmemadai
4. meninjauprosedur yang adauntukmengaudit media cetakdansuara,
termasukpeninjauancatatan yang dipeliharauntukpengujiantersebut.
deteminebahwapenyedia audit media
periklananmenggunakanprosedurdokumentasi yang serupadengan audit
internal
5. fasilitasproduksi media iklanturdanmenilaiapakah area
iniperludiupdaterapidanterorganisirdenganbaik.
telusuricontohmateriiklan media kepesananpembelian formal
dankontrakspesifik

6. meninjauulangkebijakansumberdayamanusia yang mencakupperiklanan,

menentukanbahwaanggotastafditugaskanke area kampanyetertentu,
bahwausahamerekadibebankanterhadap program-program
tersebutdanbahwapengendaliantampakmemadai

7. meninjauulangprosedurpengamanan yang meliputikegiatanperiklanan,

baik di kantormaupunformaterial yang
ditanganiolehbadandanpenyedialuar

8. Tentukanbahwamanajemenmemiliki program formal

untukmengkajiulanghasiliklandanmelakukanpenyesuaianbilasesuai

26
28-5 SALES ACTIVITIES
Promosi penjualan dan iklan berupayan untuk menyiapkan actual produk atau layanan
penjualan. Kecuali penjualan mencapai volume yang cukup dan harga uang sesuai, organisasi
tidak bisa menyadari pendadapatannya atau mendapat keuntungan yang dibutuhkan untuk
kelangsungan usahanya dan kemajuan. Ini sangat penting karena upaya perencanaan yang
baik dan efektif bisa dilakukan. Ini memerlukan kepastian bagai mana produk akan di jual
dan melalaui distribusi channel. Dukungan upaya penjualan bisa di dihasilkan dan di
jalankan. Sales effort adalah Tahap akhir yang sangat penting dari proses pemasaran secara
keseluruhan. Bagaimanapu, Peran dan efektifiatas dari proses penjualan ditentukan, menjadi
jangkaun yang lebih luas.Sales prosess memiliki dampak finansial dan pengendalian operasi.

(a) DISTRIBUTION CHANNELS AND THE SALES PROCESS

Organisasi biasanya mempunyai berbagai alternatif dalam memutuskan bagaimana mereka
menjual produknya. Salah satu alternatif adalah kesepakatan secara langsung dengan
pengguna atau konsumen. Sebuah produsen peralatan industri dapat menjual langsung ke
pabrik dengan menggunakan peralatan yang atau produsen dari beberapa konsumen yang
baik dapatmenjual melalui surat langsung ke konsumen akhir. Dalam situasi ini, kontak
penjualan dengan pelanggan akan melalui perwakilan penjualan sendiri organisasi. Dalam
kasus lain, penjualan akan dilakukan melalui pihak perantara seperti broker, agen, dealer,
atau distributor. Suatu organisasi akan mempertimbangkan keuntungan dan biaya relatif,
tergantung apa yang mampu, untuk menentukan jenis saluran distribusi harus dipilih dan apa
kombinasi. Tentu saja, penentuan ini akan selalu dikenakan reevaluations melanjutkan
berdasarkan pengalaman dan kondisi yang berubah.
Contoh pendekatan distribusi penjualan meliputi:
 Direct Sales to Final Consumerssuatu pendekatan distribusi dimana produk secara
langsung di jual kepada unlimate consumer. Pada consumer goods, organisasi mungkin
akan melakukan iklan melalui majalah atau katalog dan selanjutnya melakukan pesanan
melalui surat atau telephon. Control prosedur sedikit disederhanakan di sini dimana
organisasi mempunyai control lebih untukk merampungkan siklus penjualan. Bagaimana
pun organisasi harus mengambil tanggungjawab atas semua aspek pada siklus, mulai dari
pesanan yang masuk hingga pnegiriman dan pembayaran. Pada konsumen produk,
volume transaksi mungin luas, dan internal auditor harus mengembangkan prosedur
pemeriksaan menggunkan sampel untuk memilih hal-hal yang akan untuk di periksa

27
 industrial Sales. Pemasok untuk pabrik, atau perusahaan industri dapat menggunakan
sales person atau katalog untuk mengiklan produk mereka. Jumlah pembelian kerap
dalam jumlah yang besar dan diperpanjang selama periode waktu tertenu. Jenis penjualan
ini biasanya cukup formal, dengan pelanggan meminta tawaran berdasarkan spesifikasi,
perusahaan menyampaikan, dan pelanggan menyetujui persyaratan, dan konsidsi, dan
mengeluarkan pesanan pembelian resmi.

 Sales through Agents and Outside Salespersons. Banyak organisasi yang menggunakan
salesperson di luar perusahaan untuk menjual produk. Ini bisa termasuk gaji karyawan
yag di gaji, komisi salesperson dari luar, atau agen penjualan independen dengan
berbagai macam perjanjian kontraktual. Banyak salesperson menerima kompensasi
melalui komisi atau insentif lainnya. Meskipun kadang-kadang metode ini efektif untuk
penjualan pada umumnya, management mungkin mengalami berbagai persamalahan
dengan adanya aturan ini.

 Sales through Wholesalers or Distributors. Metode yang paling umum dari penjualan
adalah berorientasi pada produk. Perusahaan non-retail adalah Penjulanan grosisr atau
distributor, dimana pembelian produk dalam jumlah besar yang nantinya di jual kembali.
Perusahaan dapat menggunakan sales force (tenaga penjualan) sendiri atau Penjualan
barang dengan cara menggunakan katalog. Dimana formal quotes dan pesanan
pembelian sering tidak terjadi untuk jenis penjualan ini karena pemrosesan reguler dari
transaksi ini. Audit internal seharusnya memeliki prosedur pengendalian formal pada
jenis penjulaan ini.

 Indirect Sales through Outside Organizations. pada penjualan terkadang suatu transaksi
dilakukan melalui berbagai jensi perjanjian kontraktual. Seperti ketika kontrakn
perusahaan untuk melakukan penjualan produk yang telah ditentukan sebelumnya
kepada sekelompok pelanggan yang jumlahnya terbatas. penjualan akan dilakukan secara
terus menerus sesuai ketentuan kontrak

 Nonconventioal sales arrangements . Perusahaan meningkatkan penjualan barang dengan

menggunakan berbagai metode tradisional. Contoh : Perusahaan meningkatkan transaksi
pesanan penjualan dengan menggunakan teknologi EDI. Dalam beberapa kasus pesanan
mungkin akan dimasukkan secara otomatis melalui melalui televisi atau melalui internet.

28
 Berbaai jenis penggunaan disribution chanel memiliki dampak pengednalian yang
berbeda termasuk control yang lebih terhadap persediaan yang tersedia dan kelebihan
persedian produk, dan kekhawatiran akan produk yang usang. Perhatian lainnya termasuk
efisiensi sistem distribus untuk memenuhi keinginan konsumen, tahap dari priduk dan biaya
distribusi dan hal-hal lain terkait kontrol persediaan. Pendekatan alternatif dengan
meminimalkan biaya harus menjadi suatu pertimbangan. asumsikan kualitas pelayanan yang
memadai dan manfaat bisa dijaga
Distribusi sering dianggap sesuatu yang rumit karena perusahaan menggunakan
perantaran atau agen yang merupakan pihak independen dan tidak menjadi subjek seperti
karyawan. Tindakan yang menguntungkan bagi organisasi itu sendiri mungkin tidak
menguntungkan bagi perantara. Bagaimanapun jika kompensasi dan sistem reward dilakukan
secara tepat, baik perusahaan dan agen penjualan akan mendapaatkan manfaat.

(i) Organization of the Sales Effort

Dasar persyaran untuk pemeriksaan upaya penjualan adalah memahami bagai mana
fungsi tersebut di organisis. Pada aspek ini pertanyaan adalah bagai mana seseorang bisa
awasi secara efektif. oleh karena itu beberapa banya tingkat pengawasan yang dilakukan.
Toko retail dimana semua pegawai penjualan berkeda pada satu atap membuat tingkat
pengawasan relatif lebih mudah. Di perusahaan di mana staff penjualan keluar menemukan
pembeli yang potensial menimbulkan permasalaah baru di dalam pengawasan.
Meskipun tingkat dari mewakli satu dimensi di dalam organisasi penjualan,
duadimensi perhatian pada luasnya departemen penjualan. Dengan kata lain seberapa luas
tanggung jawab lini produk dari tenaga penjualan individu? Gaji departemen penjualan,
komisi dan biaya lainnya sering menyarankan untuk menggunakan tenaga penjual individual
untuk produk yang lebih luas sambil melayani pelanggan. Namun, semakin jenisnya, semakin
tidak efektif pekerjaan yang bisa dilakukan penjual untuk produk tertentu. Hal ini
menimbulkan pertanyaan bagaimana manajemen dari lini produk, bertanggung jawab penuh
atas keuntungan produk individual, dapat diyakinkan bahwa ia menerima upaya penjualan
yang sesuai jika dibandingkan dengan produk organisasi lainnya.
Lokasi dari tenagapenjualan baik itu kontrol dan masalah logistik. Perlu pengawasan
tenaga penjualan dengan menganjurkan kelompok penjualan yang lebih terpusat, beberapa
faktor seperti kontrak yang lebih baik dengan pelanggan, pengurangan biaya berpergian, dan
pertentangan terhadap terlalu banyak waktu jauh dari keluarga bisa mendorong organisasi ke
arah regional daerah yang lebih kecil atau bahkan kantor yang berada di dirumah. lokasi

29
kantor penjualan terkait dengan masalah yang lebih luas sejauh mana upaya penjualan harus
didesentralisasikan. Pada pendekatan yang terpusat, semua tenaga penjualan, terlepas dari
lokasi fisik dan jumlah campur tangan tingkat pengawasan, akan melaporkan secara langsung
kepada eksekutif penjualan pusat. pada pendekatan desentralisiasi, masing-masing cabang
pembantu, divisi atau departemen mempunyai Tanggung jawab keuntungan yang lebih luas
mencakup kontrol langsung terhadap tenaga penjualan mereka sendiri. Pada kasus ini,
kelompok penjualan pusat mungkin memiliki tanggung jawab fungsional terutama dalam
arah kebijakannya. Pengaturan tertentu dipilih oleh sebuah organisasi individu akan
bergantung pada pendekatan organisasi terhadap desentralisasi dan pertimbangan khusus
lainnya yang mendorong organisasi menuju kontrol yang lebih besar atau lebih kecil dari
kegiatannya.
organisasi mungkin merasa perlu untuk mendirikan kantor penjualan lapangan dari
satu jenis barang atau lainnya dari kantor pusat pusat. Dalam penjualan yang besar, kantor
penjualan k mungkin melibatkan beberapa tingkatan, dengan kantor lapangan tertentu
melapor ke kantor lapangan yang lebih besar-rangking, entitas operasional yang penting
dalam keseluruhan organisasi.
Ada 2 jenis permasalahan yang biasanya terjadi.Pertama tentang sejauh mana operasi
sesuai dengan kebijakan, prosedur, biaya dan berbagai jenis kontrol yang ditetapkan oleh
kantor pusat penjualan kuga melibatkan kontrol yang dibentuk oleh kelompok organisasi lain,
seperti personal accounting. Kedua berbagai masalah melampaui dasar pengendalian dan
berkaitan dengan tingkat umum efisiensi dan efektivitas operasional
Terlepas dari bagaimana upaya penjualan dilakukan, manajemen harus berusaha
memaksimalkan kinerja staf penjualan dengan biaya minimum. pertanyaan di sini yang
biasanya meliputi:
 jenis kualifikasi apa yang dibutuhkan dari tenaga penjualan?
Pertanyaan meliputi pengalaman, keahlian khusus, tingkat pendidikan, dan
pemahaman produk. Jawaban tergantung pada kompleksitas produk yang terjual, nilai
barang individual, pelanggan yang harus dihadapi dan peluang untuk kemajuan karir.
 Jenis pelatihan apa yang dibutuhkan ? Hal ini terkait dengan pertanyaan sebelumnya
dan berlaku untuk anggota baru dan untuk membentuk sales personel. Dalam banyak
situasi, ada kebutuhan untuk melanjutkan pelatihan untuk mengatasi produk baru atau
pendekatan penjualan

30
  Bagaimana tenaga penjualan bisa diberi kompensasi? Pada satu sisi adalah gaji tetap,
dengan komisi langsung. Terkait isu lainnya melibatkan keseluruhan tingkat
kompensasi, potensi pendapatan dari wilayah yang ditugaskan, dan perlindungan
yurisdiksi teritorial
 Bagaimana tenaga penjualan bisa dikoordinasikan dan dikendalikan ? Pertanyaan
mencakup sejauh mana tingkat organisasi yang lebih tinggi harus mengawasi personil
yang menjadi tanggung jawab mereka, akses terhadap tingkat personil bawah dan
tingkat pelaporan. Informasi diperlukan untuk tujuan pengendalian dan memanfaatkan
penjualan dan reaksi pelanggan yang dikumpulkan dari lapangan
 Apa metode terbaik untuk memotivasi tenaga penjualan? Selain penghargaan
kompensasi, dan penghasilan tambahan lainnya, tenaga penjualan dapat dimotivasi
melalui kebijakan dan pengendalian manajemen seperti penjadwalan perjalanan. Cara
pengendalian ini beroperasi sangat berkaitan dengan seberapa efektif penjualan orang
benar-benar termotivasi
 Apa metode terbaik untuk memastikan niat baik pelanggan? Meskipun organisasi
ingin melakukan penjualan, namun dalam jangka panjang, penjualan dilakukan
dengan cara yang menjamin niat baik pelanggan. Contoh : paksaan adanya kenaikan
komisi atau rapat yang ditetapkan tujuan penjualan dapat menyebabkan tenaga
penjualan terlalu banyak penjualan produk. Meskipun organisasi saat ini memiliki
keuntungan penjualan , berdamefek negatif yang mungkin mencegah penjualan lebih
lanjut
Manajemen upaya penjualan. tidak masalah jenis strategi bisnis dan penjualan apa
yang menyebabkan tantangan manajemen yang kuat terhadap organisasi. audit internal harus
memiliki pemahaman yang baik tentang bagaimana fungsi penjualan diatur dan bagaimana
staf penjualan diberi kompensasi dan dikendalikan. Pertanyaan yang diajukan dalam teks
sebelumnya, dapat membantu audit internal untuk lebih memahami bagaimana keseluruhan
upaya penjualan membantu merancang uji audit spesifik.

(ii) Dealers, Agents, and Franchisees

Dalam banyak situasi, organisasi tidak akan menjual kepada pelanggan utama melalui
tenaga penjualannya sendiri namun akan menggunakan dealer atau agen. Keuntungan yang
didapat meliputi gambaran geografis yang lebih baik dan motivasi yang lebih besar yang
sering dicapai melalui dealer yang menjalankan bisnis mereka sendiri. Dalam kasus lain,

31
volume penjualan tidak mencukupi untuk mendukung penggunaan orang. Dalam situasi
seperti ini, upaya penjualan akan berupa bantuan perantara dalam menghadapi konsumen
akhir. Meskipun organisasi tersebut melakukan penjualan langsung ke dealer, harus ada
pengakuan yang lebih luas bahwa kepentingan organisasi atau tidak terlayani dengan baik
sampai perantara benar-benar menghasilkan penjualan ke konsumen akhir. harus ada
penekanan di sini untuk membantu perantara menjalankan bisnis mereka dengan cara yang
terbaik untuk menjamin penjualan ini.
formalitas pengaturan ini bisa sangat bervariasi. Dalam rangkaian pengaturan
penjualan grosir dan eceran, organisasi tersebut hanya menjual produk dengan harga grosir
kepada distributor berkualitas, yang menjualnya kembali ke pelanggan ritel. Demikian pula,
organisasi dapat beroperasi melalui agen independen, yang seringkali melakukan lebih sedikit
daripada menerima pesanan pelanggan. Persetujuan lain bisa lebih kompleks. Dealer dapat
beroperasi berdasarkan kontrak tertentu, yang mana mereka memiliki kewajiban untuk
membeli jumlah dan jenis barang tertentu mereka mungkin juga beroperasi sebagai waralaba,
di mana organisasi utama menjual hak mereka untuk menggunakan nama dan produk
organisasi. Perjanjian ini sering melibatkan usaha yang panjang dan didukung oleh
persyaratan kontrak yang kuat.
Perwakilan penjualan dari organisasi utama memiliki tanggung jawab untuk
membantu perantara mereka dalam hal-hal seperti melakukan penjualan individual,
memberikan pelatihan penjualan, atau mengembangkan materi promosi penjualan. penasihat
manajemen disediakan dapat mencakup bagaimana memesan produk yang tepat dalam
jumlah yang tepat, cara menyimpan produk, cara efektif menampilkannya, cara melatih dan
mengelola personil, ditambah operasi bisnis, perawatan fasilitas, dan sejenisnya. Tingkat
dukungan ini bergantung pada jenis perjanjian penjualan dan perjanjian kontrak. Perwakilan
organisasi harus dapat membantu dealer atau agen untuk melakukan apa yang menjadi
kepentingan utama mereka sendiri dengan cara yang menjaga motivasi dan niat baik dari para
dealer tersebut. Kecuali jika hal ini dapat dilakukan dengan sukses yang wajar, alternatif
akhirnya dapat mengorbankan potensi keuntungan dari jenis perjanjian pemasaran ini dan
untuk kembali mengarahkan penjualan dan distribusi yang dikendalikan oleh organisasi.
Audit internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang berbagai perjanjian
penjualan dealer, agen, atau franchisee yang mungkin ada dalam organisasi. Berbagai
persyaratan kontrak di sini seringkali penting. Audit internal mungkin ingin mengunjungi
agen atau situs agen untuk memeriksa catatan dan menentukan apakah berbagai kesepakatan
telah terpenuhi. Ini mensyaratkan bahwa semua kesepakatan memiliki klausul "hak untuk

32
mengaudit". Berbagai jenis perjanjian kantor penjualan dealer dapat menghadirkan risiko
audit yang signifikan karena dealer, walaupun terkadang relatif kecil, menjalankan bisnis
sebagai perwakilan dari organisasi induk. pelanggan dalam situasi ini sering kali tidak
menyadari bahwa mereka berurusan dengan dealer yang independen. audit internal mungkin
ingin mempertimbangkan jumlah dealer yang dipilih untuk menentukan bahwa persyaratan
kontrak dan prosedur yang tepat diikuti. Selain itu, audit internal dapat memeriksa keakuratan
persediaan dealer atau gambaran kinerja penjualan.

(iii) Credit Policy Management

Pengelolaan kebijakan kredit, sebagian besar, adalah masalah yang terkait dengan
pengelolaan keuangan organisasi secara keseluruhan. Terlalu mudah sebuah kebijakan kredit
dapat menyebabkan organisasi menjual pelanggan yang tidak membayar. Hasilnya adalah
penghapusan piutang tak tertagih. Kebijakan kredit yang terlalu ketat dapat menghambat
penjualan, dengan pengurangan arus kas yang dihasilkan. perpanjangan kredit harus kondusif
untuk menghasilkan pelanggan baru dan memperluas penjualan dari pelanggan lama
perpanjangan kredit harus kondusif untuk menghasilkan pelanggan baru dan memperluas
penjualan dari pelanggan lama dengan pertimbangan yang tepat diberikan kepada sumber
daya akhir dari pelanggan potensial, untuk masalah likuiditas organisasi dan nasabah, dan
keseluruhan layanan terkait dengan kredit diberikan kepada pelanggan.
Pertimbangan kebijakan kredit terkait mencakup prosedur di mana perpanjangan
kredit dibuat responsif (bergantian) terhadap semua perubahan kebutuhan berbagai jenis
pelanggan. Dalam hubungan ini, goodwill dan loyalitas produk biasanya dihasilkan oleh
penilaian kebutuhan kredit nasabah yang terus berlanjut, ketersediaan kredit yang stabil dan
dapat diandalkan kepada nasabah, kewajaran kebijakan adminsitarasi dan prosedur kredit,
dan menunjukkan ketertarikan pada kesejahteraan pelanggan.

(iv) Other Sales Promotion Activities

Jenis organisasi yang sering dilibatkan dengan berbagai jenis kegiatan promosi selain
yang dilakukan melalui biro iklan. Jumlah dan jenis ini hanya dibatasi oleh gambaran dan
kepandaian tenaga promosi penjualan. Akibatnya, mungkin ada berbagai masalah kontrol
khusus yang terkait dengannya. Mereka sering kali lebih rumit karena bisa beroperasi melalui
beberapa tingkat proses distribusi produk. Artinya, promosi tertentu mungkin melibatkan
konsumen akhir namun dapat dikelola melalui jobbers. perngaturan khusus dapat sangat
bervariasi tergantung pada sifat produk, pasar, dealer, atau pelanggan. pengaturan ini

33
menimbulkan kekhawatiran pengendalian potensial yang memerlukan pemahaman dan
perhatian auditor. beberapa jenis promosi yang lebih umum dan masalah kontrol khusus
terkait adalah sebagai berikut
 Contract Sales Promotion
Sebuah organisasi sering memperoleh layanan promosi di luar yang disediakan oleh
biro iklannya. Tergantung pada organisasi dan industri yang mungkin mencakup
beragam layanan seperti demonstran penjualan di pameran dagang industri, tampilan
tanda organisasi. Masalah umum mungkin adalah keadilan dari pengaturan awal,
kualitas layanan yang dilakukan, dan bukti bahwa layanan tersebut benar-benar
diberikan. Karena promosi semacam itu sering merupakan gagasan ad hoc, kontrol
berpotensi menjadi lemah dan kesepakatan vendor mungkin kurang. audit internal
harus memperlakukan pengaturan promosi semacam itu seperti pengadaan lainnya
kecuali yang lebih mungkin diperlukan untuk menentukan bahwa pengaturan
pembelian telah dilakukan dengan benar dan didokumentasikan.
 Furnished Display Material
Beberapa organisasi penjualan, terutama yang terlibat dalam ritel, menyediakan rak
atau aturan ke dealer untuk membantu menjual barang dagangan mereka. Masalah
kontrol mencakup penggunaan materi display secara bijaksana, perawatan yang
dengannya mereka didistribusikan, dan keefektifan perawatan dan penggunaannya
selanjutnya, yang didistribusikan, dan keefektifan perawatan dan penggunaannya
selanjutnya. Seringkali, kontrol atas pembelian dan pemeliharaan bahan-bahan ini
bisa menjadi lemah. mereka dapat dipandang sebagai barang "gratis" oleh karyawan
yang mencuri atau menyalahgunakannya. bila didistribusikan ke pihak luar, mungkin
ada limbah karena bahan tersebut dapat dijual ke penerima, tambahkan dalam kasus
ini, kontrol lebih lanjut diperlukan untuk menjamin penagihan yang tepat. Tergantung
pada biaya bahan dan volume yang terlibat, kemungkinan pemborosan bisa menjadi
signifikan. tergantung pada biaya bahan dan volume yang terlibat, kemungkinan
pemborosan bisa menjadi signifikan. Oleh karena itu, penting untuk dicatat bahwa
kebijakan, catatan, dan prosedur yang tepat untuk menangani materi display semacam
itu. Sama halnya, pelaksanaan program display material apapun harus dikelola dengan
hati-hati. audit internal harus mencari persediaan dan kontrol distribusi atas barang
tersebut.
 Free Samples

34
 Masalah kontrol di sini sama dengan display material. Masalah tambahan adalah
bahwa sampel gratis biasanya merupakan barang yang diinginkan bagi banyak orang,
dan karenanya lebih mudah dialihkan dari tujuan yang telah mereka tetapkan.
Meskipun pada akhirnya mereka akan diberikan, mereka harus dipandang sebagai
inventaris berharga dalam organisasi. Sama seperti karyawan tidak diijinkan untuk
mengambil persediaan reguler dari rak, sampel gratis juga harus dikendalikan untuk
mencegah penyalahgunaan potensial
 Premiums
Ada banyak jenis premi promosi, mulai dari voucher untuk pembelian lain yang
diberikan dengan pembelian barang hingga aksesoris gratis yang diberikan bersama
produk. Salah satu promosi tersebut sering dilakukan maskapai penerbangan. Dalam
semua kasus, masalah kontrol mencakup penegakan ketentuan yang ditentukan,
akuntansi yang tepat (termasuk pengakuan atas liablities karena premi yang tidak
diklaim), dan pemberian program premium dengan cara yang efisien.
 Coupons
Dalam bisnis tertentu, biasanya ritel, jenis promosi penjualan yang populer adalah
memberi kupon yang kemudian memasukkan pelanggan ke harga yang lebih rendah
untuk pembelian produk berikutnya pada produk tertentu. dealer atau agen yang telah
menerima kupon tersebut kemudian mengklaim penggantian dari organisasi sponsor
atau dari organisasi pusat pemrosesan kupon. Kekhawatiran di sini termasuk kontrol
atas pembuatan kupon, kupon kupon yang tepat untuk orang-orang yang diharapkan
akan menggunakannya; dan kontrol untuk mencegah agar kupon tidak digunakan
dengan tidak semestinya. misalnya, dealer dapat mengajukan kupon untuk mencegah
digunakan kembali. Ada banyak masalah karena banyaknya jumlah orang yang
terlibat dan sulitnya menegakkan jenis kontrol yang sering dibutuhkan.
 Combination Sales
Seringkali, kombinasi beberapa produk dari produsen yang berbeda mungkin
ditawarkan dengan pengurangan harga. Sebagai contoh, produsen komputer dapat
mengemas paket perangkat lunak dengan membeli dasar komputer. Penjual terakhir
mungkin menyalahgunakan dengan memecah kombinasi dan menjual komponen
masing-masing dari harga penuh . Perhatian di sini adalah produsen satu mungkin
bertanggung jawab atas menmbantu biaya produk untuk keduanya. kontrol untuk
risiko ini adalah visavility yang cukup untuk pengaturan yang dimaksud. Hal ini dapat

35
 dicapai melalui periklanan dan juga dengan mengendalikan nomor seri atau menandai
setiap produk.
 Special Discount and Allownce
Jenis promosi penjualan yang umum adalah menetapkan harga khusus sementara
dengan pengumuman dengan cara tertentu ke dealer atau konsumen akhir. pengecer
atau distributor dilindungi melalui tunjangan pembelian atau potongan harga yang
harus dibayar setelah menunjukkan bukti penjualan yang benar sesuai ketentuan yang
berlaku. Kunci permasalahan kontrol adalah kecukupan bukti bahwa tunjangan yang
ditentukan berlaku untuk persediaan yang ada, harus ada kontrol yang memadai atas
keakuratan inventori yang terpengaruh. Permasalahan lain adalah ketika tunjangan
berlaku untuk persediaan di tangan, harus ada kontrol yang memadai atas keakuratan
persediaan yang terpengaruh
 Contest
Jenis promosi penjualan populer lainnya adalah pemberian hadiah kepada orang
penjualan, dealer, distributor, dan lainnya berdasarkan tindakan yang ditentukan.
Dalam beberapa kasus, kontes mungkin melibatkan konsumen akhir dan akan mencari
penjualan tambahan melalui persyaratan pembelian untuk memenuhi syarat dalam
kontes. Pengendalian masalah dengan pusat kontes seputar jaminan yang diperlukan
agar kondisi yang ditentukan terpenuhi.
 Shows dan Presentations
Dalam banyak bisnis diperkenalkannya model dan lini baru didukung oleh berbagai
jenis pameran dagang dan pertemuan untik promosi. Jenis persentasi ini juga
mencakup materi display, diskon khusus, dan pengaturan khusus. Perhatian yang tepat
harus diberikan pada kontrol untuk jenis pemasaran ini

 Consignment marketing
Consigments Sebenarnya bukan awal penjualan, karena barang dikirim ke dealer yang
tidak diharuskan membayarnya sampai terjual. Hal ini kadang-kadang bisa menjadi
metode distribusi normal atau distribusi semacam itu dapat digunakan untuk
mempromosikan penjualan sebagai bagian promosi khusus. Dalam kedua peristiwa
tersebut, kontrol atas barang-barang konsinyasi sangat penting. Sangat mudah untuk
kehilangan jejak mereka dan, oleh karena itu, kita tidak menyadari kapan barang telah
terjual

36
 Meskipun kategori di atas mencantumkan beberapa jenis promosi penjualan yang
umum, upaya ini juga bisa dilakukan dalam bentuk lain. Saat meninjau promosi penjualan
dan aktivitas periklanan, audit internal harus memperhatikan jenis promosi ini, karena mereka
menimbulkan sejumlah masalah kontrol. Yang pertama adalah setiap proyek promosi harus
memberikan alasan yang masuk akal bahwa ia akan mencapai hasil dari biaya yang
dikeluarkan. Orang-orang bagian promosi penjualan mungkin terlalu optimis dan antusias
dengan hasil yang diharapkan dari sebuah promosi. audit internal harus mencari rencana
formal untuk upaya promosi penjualan, termasuk biaya yang dianggarkan, perkiraan waktu,
dan hasil yang diharapkan. audit internal juga harus melihat program pelaporan manajemen
yang berkelanjutan mengenai hasil sebenarnya yang diukur terhadap rencana promosi
tersebut.
Yang kedua adalah kekhawatiran kontrol apakah proyek promosi dilaksanakan
dengan cara yang mencegah biaya berlebih dan kerugian diimplementasikan dengan cara
yang mencegah biaya yang berlebihan dan kerugian, Terlalu sering, orang-orang yang terlibat
dalam mempromosikan produk baru mengenai upaya promosi yang dirasakan saat
pembayaran dan tunjangan khusus dialihkan. Keseluruhan upaya promosi di dapati saat
pembayaran khusus dan tunjangan dialihkan atau sebaliknya tidak disesuaikan tanpa
mencapai kondisi yang sebenarnya di harapkan. Meski demikian, banyak proyek promosi
yang memberikan diskon khusus, sampel gratis, hadiah dan rentan terhadap kecurangan atau
penyalahgunaan. Audit internal harus menentukan bahwa program ini dirancang dengan
kontrol yang memadai dan bahwa pengendalian dapat dipahami.
Akhirnya, Akhirnya, audit internal harus menilai apakah proyek promosi sebenarnya
dilakukan. Banyak program promosi penjualan telah masuk dalam konsep dan desain dengan
kontrol administratif yang baik., namun promosi tersebut gagal karena kurangnya perhatian
dan disiplin dalam administrasi mereka. Semua proyek promosi penjualan memerlukan
evaluasi kritis yang terus berlanjut untuk mengidentifikasi dan memperbaiki setiap adanya
masalah tersembunyi. Meskipun kontrol dan pemeriksaan ini merupakan tanggung jawab
utama manajemen pemasaran, audit internal dapat memberikan layanan yang signifikan
melalui tinjauan berbasis risiko atas proyek promosi penjualan.

(v) Pricing Control Concerns

Masalah pengendalian internal ini terkait langsung dengan masalah pengendalian
saluran distribusi. penetapan harga adalah fungsi dimana pemasaran dan keuangan memiliki
tanggung jawab. Namun, penetapan harga seperti yang dibahas di sini karena memainkan

37
peran penting dalam hubungan organisasi dengan perantara distribusi. perantara in memilik
kepntingan pada harga produk karena secara langsung mempengaruhi volume penjualan,
pangsa pasar, dan keuntungan. Tergantung pada saluran distribusi yang digunakan, harga ke
perantara ditetapkan sehingga perantara akan termotivasi untuk memberikan upaya penjualan
yang kuat. Sebuah organisasi harus mempertimbangkan dengan cermat berbagai biaya dan
pertimbangan jumlah dan berusaha memperbaiki tingkat harga untuk mencapai margin yang
tepat dan memenuhi tujuan anggaran. Bagaimanapun, persaingan kompetitif dapat mencegah
tercapainya stabilitas harga yang diinginkan dan keseragaman.
Adannya aspek hukum yang kompleks untuk menentukan tingkat penetapan harga
dan menentukan keseluruhan kebijakan harga. sementara bantuan pengacara mungkin
diperlukan saat masalah muncul dan aud auditor internal harus memiliki berbagai
pengetahuan umum tentang masalah tersebut. Di USA, banyak undang-undang penetapan
harga telah berlaku selama bertahun-tahun. Sherman act tahun 1890 melarang monopoli dan
kontrak yang menyebabkan pembatasan perdagangan. Clayton Act tahun 1914 melarang
diskriminasi harga di mana ia cenderung mengurangi persaingan atau menciptakan monopoli.
Robinson-Patman Act tahun 1936 menentukan jenis diskriminasi harga yang menjadi
pelanggaran Clayton Act, seperti jumalah diskon atau perbedaan harga lainnya kecuali jika
merefleksikan biaya pembuatan dan penjualan barang. Undang-undang ini memungkinkan
penjual untuk melakukan diskriminasi harga, namun, untuk memenuhi harga kompetitor
resmi yang lebih rendah. Ada peraturan lainnya seperti Federal Trade Commision Act tahun
1914, yang juga mengatur persaingan tidak sehat. Di USA dan negara lainnya, Merupakan
hal yang penting agar manajemen memahami undang-undang yang relevan sehingga
kebijakan pemasaran mematuhi undang-undang.
Diluar persyaratan hukum, manajemen memiliki banyak kekhawatiran tentang harga
produknya. Harga yang ditetapkan mempengaruhi posisi kompetitif organisasi serta
profitabilitas jangka panjangnya harus ada analisis biaya langsung dan tidak langsung yang
cukup rinci serta harga produk pesaing. Audit internal mungkin tidak akan mempertanyakan
keputusan penetapan harga oleh manajemen asalkan didukung analisis yang memadai,
pembenaran dan komunikasi manajemen. Bahkan jika harga barang biayanya rendah, Audit
internal seharusnya tidak perlu mempertanyakan harga jual asalkan didukung oleh analisis
dan manajemen yang memadai mengetahui dampak harga. Sebuah organisasi mungkin
menjual produk dengan harga rendah untuk mendapatkan pangsa pasar atau mendapatkan
posisi kompetitif. Audit internal benar-benar benar dalam menanyakan apakah keputusan

38
tersebut ilegal, namun, jika analisis harga tampaknya sengaja untuk menghilangankan elemen
biaya utama atau Jika analisis biaya yang disampaikan kepada manajemen tampak tidak baik.
Mungkin perhatian yang paling penting atas harga, adalah bahwa harga sebenarnya
yang diminta mencerminkan niat manajemen. membentuk rendahnya kosumen barang ritel
pada barang pada industri yang besar. Ada kecenderungan karyan bagian penjualan
melanggar peraturan harga yang ditetapkan, dan menawarkan diskon yang tidak sah untuk
mempromosikan penjualan. Sementara staf penjualan di semua tingkatan mungkin memiliki
fleksibilitas untuk melakukan penyesuaian harga, harus ada batasan penyesuaian yang jelas
dan kebijakan yang mencakup tingkat persetujuan manajemen yang diperlukan untuk
melakukan penyesuaian lebih lanjut. Selain itu, sistem harus dibuat untuk melacak
penyesuaian harga dan untuk mengukur pengaruhnya terhadap keseluruhan profitabilitas.

(b) SALES DEPARTMENT INTERNAL CONTROLS

Peran tenaga penjualan serta pendekatan penjualan mereka dapat sangat bervariasi
dari satu organisasi ke yang lain. Dalam beberapa situasi, produk tidak mewakili komitmen
utama dan penjualan yang dihasilkan pada hari -hari atau dasar bulan ke bulan. Di tempat
lain, penjualan dapat dilakukan dalam bentuk hubungan kontrak di mana negosiasi yang
cukup besar dan evaluasi pelanggan merupakan bagian dari upaya penjualan. Dalam semua
kasus, fungsi penjualan harus memiliki tujuan memenuhi atau melampaui perkiraan
penjualan dan melakukan hal ini dengan cara yang terkendali dengan baik. Bagian ini akan
mempertimbangkan beberapa daerah yang paling penting dalam pengendalian internal yang
harus di tempat alih fungsi penjualan.
Proses penjualan akan bervariasi dengan jenis industri atau pendekatan penjualan.
Jenis-jenis pengendalian internal atas penjualan dalam lingkungan ritel, bagaimanapun,
adalah mirip dengan kontrol atas lingkungan penjualan high-end, seperti penjualan peralatan
industri manufaktur. Dalam semua kasus, order penjualan harus didokumentasikan dengan
baik, harus ada kontrol atas faktur penjualan dan harga, dan harus ada prosedur yang
memadai untuk menangani kredit pelanggan. Komentar-komentar di bagian ini dimaksudkan
untuk menutupi fungsi umum penjualan. Ini termasuk general house-keeping, kualitas
pengawasan, jam kerja yang diamati, kontak dengan pengunjung. kantor penjualan
lanpangan kantor penjualan lapangan secara geografis terpisah dari operasi yang tidak
memiliki kontak sehari-hari dan pengamatan oleh manajemen tingkat tinggi, seperti yang
akan ada di lokasi pusat pusat. Oleh karena itu, permeriksa independen, seperti audit internal,

39
dapat memainkan peran penting dalam menilai kecukupan operasi dan potensinya untuk
perbaikan melalui kunjungan berkala.

(i) Sales Orders

Banyak jenis penjualan atau tidak dilakukan bentuk open stock namun membutuhkan
custom manufacturing atau persiapan. Sebelum pengiriman barang. sebelum sebuah
organisasi melewati manufaktur dan proses operasi, penjualan harus didukung oleh dokumen
pesanan penjualan dengan otorisasi pelanggan yang sesuai. Ini bisa menjadi pesanan
pembelian diajukan oleh pelanggan, pada transaksi dengan menggunakan EDI, sebuah
pesanan yang disiapkan oleh staf penjualan organisasi atau kontrak resmi yang menguraikan
persyaratan penjualan. Dokumen yang mengizinkan organisasi menerima penjualan dan
mulai mengambil langkah untuk mengirimkan barang yang dipesan. Pesanan penjualan
adalah dokumen penting yang mengizinkan organisasi menerima penjualan dan mulai
mengambil langkah untuk mengirimkan barang yang dipesan.
Barang tidak boleh dikirim, namun, hanya berdasarkan penerimaan pesanan
penjualan. Organisasi harus memiliki proses formal untuk meninjau semua pesanan
penjualan, dengan orang yang tepat dalam organisasi yang memberikan persetujuan atas
pesanan melebihi jumlah uang tertentu. Selain itu, fungsi kredit harus diperiksa dan semua
pesanan disetujui berdasarkan riwayat kredit pelanggan terakhir, saldo rekening saat ini, dan
melaporkan kinerja kredit.
Harga barang yang akan dikirim umumnya ditentukan pada saat diterimanya pesanan
pelanggan. Ini juga menunjukkan di mana manajemen harus meninjau dan menyetujui dan
menawarkan diskon atau upah yang mungkin diberikan oleh tenaga penjualan. Beberapa
pengecualian terhadap daftar harga standar atau diskon yang diberikan harus mendapat
persetujuan dari tingkat manajeme yang sesuai. Beberapa pengecualian terhadap harga
standar yang diijinkan oleh departemen penjualan harus didokumentasikan dengan benar dan
disetujui.
Sebagai langkah terakhir, pesanan penjualan harus dicatat dengan benar dalam catatan
organisasi. dicatat akun pelanggan serta dicatat ke persediaan pabrik, atau catatan pengiriman
untuk memberikan kontrol atas pesanan. Langkah ini biasanya menggunakan sistem entri
pesanan otomatis.

40
(ii) Sales Invoices
Semua penjualan dan pengiriman barang harus didokumentasikan melalui beberapa
bentuk faktur kepada pelanggan. Dokumen ini digunakan untuk mencatat penjualan,
mengurangi persediaan, menghitung komisi penjualan dan untuk tujuan lainnya. Slip
kemasan, yang merupakan salinan dari taksiran faktur penjualan, biasanya termasuk dengan
barang yang dikirim dan formulir surat tanda terima pelanggan akan penerimaan barang.
Harus selalu disesuaikan dengan jumlah faktur yang dikeluarkan oleh fungsi pengagihan
penjualan dan total tagihan ke akun pelanggan ke akun pelanggan, untuk mengetahui bahwa
semua barang yang ditagih telah ditagihkan kepada pelanggan. Kontrol harus ditetapkan
untuk memastikan bahwa semua penjualan telah ditagih dan semua faktur dicatat sebagai
piutang usaha. Faktur juga harus dibandingkan dengan pesanan pelanggan yang asli dan
catatan pengiriman untuk menentukan harga satuan, penambahan, diskon, kredit dan
persyaratan khusus apapun telah dicatat dengan benar pada faktur pelanggan. Proses
pengendalian ini harus sama, baik untuk organisasi manufaktur yang mengirimkan barang-
barang sesuai pesanan atau pengecer menjual barang open stock dan terutama yang membeli
dengan uang tunai. Belakangan ini tidak di perlukan faktur penjualan sescara formal tetapi
persetujuan terjadi melalui slip biaya tunai dan dalam daftar catatan penjualan.

(iii) Credit Memorandum

Proses penjualan sering berdampak pada pengembalian barang atau dalam bentuk
permintaan pelanggan untuk yang mana harganya disesuaikan. Ini adalah langkah terakhir
dalam siklus pengendalian penjualan internal. Harus ada proses persetujuan formal untuk
membuat permintaan pelanggan yang disebabkan kesalahan harga, barang rusak, atau
kegagalan untuk menagih sesuai persyaratan yang disepakati. semua penyesuaian yang
disetujui dicatat kredit (putang) ke sistem penagihan.
Organisasi harus menjadi kontrol efektif atas barang yang dikembalikan. Kredit tidak
boleh dikeluarkan hanya karena pelanggan mengembalikan barangnya. Sebaliknya,
organisasi harus memiliki prosedur untuk memberi otorisasi pengembalian di muka, dengan
melakukan pemberitahuan ke fungsi penerima untuk menangani barang yang dikembalikan
dengan benar. Apakah dikembalikan dengan baik atau dilakukan penyesuain harga,
organisasi menerbitkan memo kredit untuk membahas masalah ini. ini sering baik untuk
pembelian barang dagangan di masa depan. Yang terakhir, organisasi harus membuat kontrol
yang sesuai atas dokumen berharga ini

41
(c) SALES FUNCTION INTERNAL AUDIT ACTIVITIES
Seorang auditor internal harus memahami pendekatan distribusi penjualan yang digunakan
dalam organisasi auditor. Masing-masing akan memiliki masalah pengendalian distribusi
sendiri, mulai dari kontrol transaksi keuangan untuk pengendalian operasional atas proses
distribusi penjualan dan Keuangan, operasional, dan sistem audit komputer dari proses
penjualan berhubungan erat dengan daerah lain seperti pengiriman, rekening piutang, dan
penagihan.
(i) Sales-Related Financial Audit Considerations
Auditor internal harus memiliki tujuan dasar untuk memastikan bahwa penjualan
disetujui dengan benar, bahwa ada pemeriksaan yang tepat atas status kredit pelanggan,
barang yang dikirim sudah ditagih dengan benar, dan bebeapa penyesuaian dicatat dengan
benar. Audit internal dapat menilai kecukupan prosedur ini melalui tinjauan rinci atas proses
penjualan, termasuk pemilihan sampel transaksi penjualan untuk menentukan apakah mereka
benar disetujui dan akurat. Gambar 28.8 menguraikan beberapa prosedur audit untuk
pemeriksaan fungsi penjualan.
Pemisahan tugas adalah area utama yang harus diperiksa oleh auditor internal, saat
pemeriksaan penjulan. Ada risiko-risiko bahwa karyawan penjualan dapat menawarkan
persyaratan khusus, barang dagangan itu bisa diterima dengan kondisi untuk dikembalikan
atau pelanggan dapat diberikan kelebihan kredit batasan yang tertentu. kontrol yang tepat
harus ada untuk mencegah dan mendeteksi pengecualian terhadap prosedur pengendalian
penjualan.istilah risiko audit telah digunakan di seluruh buku ini untuk menggambarkan dasar
pemilihan auditor internal alternatif area calon yang akan diperiksa.

Audit Program Extract : Financial Review of Sales Function

No. AUDIT STEP INTIAL W/P
1 Mengumpulkan data statistik untuk aktivitas penjualan selama 12
sampai 18 bulan terakhir. mengamati bauran penjualan antara
berbagai produk dan pelanggan (normal billing vs deferred contract)
2 Pemeriksaan sistem yang digunakan untuk mencatat penjualan.
Dilakukan tes, jika sesuai, untuk menentukan bahwa penjualan
dicatat dengan benar
3 Jika metode penjualan lagsung digunakan, proses dokumen,dan
pemeriksaan masing-masing catatan penjualan, untuk menentukan
bahwa keseluruhan prosedur organisasi sudah diikuti
4 Tentukan pemisahan tanggung jawab yang ada antara piutang
penjualan dan akuntansi untuk menjaga kontrol atas catatan
penjualan
5 Pemeriksaan prosedur untuk harga produk yang terjual. jika daftar

42
 harga standar/catatan di gunakan, tentukan pembaharuan yang
dikomunikasikan ke semua anggota staff secara reguler
6 Diskusikan kebijakan yang ada untuk memberikan diskon atau
tunjangan. Menilai apakah pengendalian sudah memadai dan diikuti
7 Pemeriksaan prosedur di tempat untuk memberi otorisasi kembali.
Melacak aktivitas kembali ke penjual perorangan untuk menentukan
apakah ada penyalahgunaan kebijakan ini
8 Mengembangkan pemahaman tentang komisi penjualan dan
program bonus. Periksa pengendalian dan tentukan apakah catatan
menunjukkan bahwa staf penjualan diberi kompensasi sesuai
dengan tingkat kinerja aktual penjualan mereka
9 Proses Pemeriksaan, jika ada, untuk menyiapkan sales quotes.
Bandingkan hasil penjualan dengan quote profitabilitas produk dan
kompensasi komisi tenaga penjualan
10 Lakukan analisis rincian penjualan selama periode terakhir.
Bandingkan penjualan dengan hal-hal lain seperti pembelian
perseiaan., biaya produksi, biaya penjualan, penagihan dan
profitabilitas secara keseluruhan. Diskusikan perbedaan yang tidak
biasa dengan manajemen dan komentari kelemahan pengendalian
internal
Manajemen mengasumsikan risiko ketika menerima pesanan penjualan dari yang baru
atau pelanggan tidak memenuhi syarat. Ini juga mengasumsikan risiko ketika memberikan
kredit kepada pelanggan yang mungkin tidak membayar barang dagangan karena tekanan
lainnya. Audit internal harus menyadari risiko bisnis ini dan pertimbangkan mereka saat
membuat pilihan item tertentu untuk ditinjau.
Audit internal utama perhatian internal audit di bidang penjualan adalah semua
penjualan harus dicatat dan diakui dengan benar. adanya bujukan bagi unit untuk mengenali
penjualan sebelum melakukan persetujuan kredit atau sebelum dilakukan pengiriman. Selain
itu, barang bisa dipinjamkan atau ditempatkan pada konsinyasi dengan pelanggan namun
tidak tercatat sebagai penjualan.
(ii) Sales Function Operational Audit Considerations
Langkah pertama untuk audit operasional adalah mengembangkan pemahaman umum
tentang proses penjualan, termasuk order entri, pengiriman, siklus pembayaran. Prosesi ini
meliputi cacatan awal penjualan yang mungkin terjadi permintaan pelanggan melalui sales
peron atau melalui perintah yang dihasilkan oleh dan iklan. Auditor internal harus
mempertimbangkan untuk mengembangkan bagan serupa untuk organisasi yang sedang
diperiksa. Figure 28.9 beberapa prosedur pemeriksaan audit pada fungsi penjualan.
Figure 28.10 mengilustrasikan berbagai tahpa permeriksaan audit operastional pada
proses penjualan. Prosedur ini menekan pada pemeriksaan dokun penjualan yang di

43
tampilkan di dalam flowchart. Dimana bagan tersebut menyajikan sescara manual, lembar
dokumen, yang ada di pada memasukkan tranksasi secara otomatis.

(iii) Sales Function Computer Audit Procedures

Fungsi penjualan memiliki beberapa jenis sistem entri pesanan untuk mencatat
penjualan dan memproses faktur untuk barang yang dikirim. Jenis sistem ini bentuknya
sangat banyak, tergantung ukuran organisasi dan jenis. dari proses penjualan. Sebuah
organisasi yang sangat kecil mungkin memiliki database mikrokomputer LAN-based atau
sistem spreadsheet untuk mencatat penjualan. Sebagai organisasi menjadi lebih kompleks,
audit internal biasanya akan menemukan beberapa formulir order entry adan sistem
permorsesan pesan yang keterkaitan dengan piutang, pengiriman, dan buku besar .
Sebagai langkah awal untuk meninjau kontrol atas sistem penjualan otomatis, auditor internal
harus mengembangkan flowchart untuk dasar sistem order-entry penjualan, yang
menunjukkan sistem interface.

Operational Audit Steps For Review of Sales Function

No. AUDIT STEP INTIAL W/P
1 Memiliki bagan organisasi fungsi penjualan, termasuk agen
penjualan dari luar ; untuk menentukan siapa yang bertanggung
jawab dalam membuat keputusan penjualan dan menyetujui
penetapan harga khusus dan persyaratan kompensasi.
2 Melalui diskusi dengan manajemen fungsi penjualan,
mendokumentasikan jenis pelanggan pada fungsi penjualan
tersebut; Pemeriksaan laporan staus penjualan untuk menentukan
apakah sistem pelaporan membantu berbagai jenis pelanggan.
3 Jelaskan proses penjualan yang digunakan oleh kelompok,
pengembangan proses flowchart untuk menjelaskan tahap –tahap
penjualan, indentifikasi kekuatan potensial dan kelemahan di dalam
proses
4 Menentkan pemisahan yang tepat atas pekerjaan yang ada di segala
aspek dalam proses penjualan meliputi :
 oramg yang membuka surat terpisah dari orang yang
merekam uang tunai
 diskon penjualan khusus dan persyaratan disetujui oleh
manajemen
 Barang tidak meninggalkan gudang tanpa dokumentasi
penjualan yang tepat
 Pencatatan aktivitas penjualan adalah menyelesaian
penerimaan kas secara teratur

5 Tentukan keseluruhan keamanan yang meliputi area penjualan yang

memadai. Penilaian keamanan melalui observasi

44
6 Prosedur pemeriksaan untuk menpertahnakan harga dan komunikasi
mengenai informasi pelanggan, staff penjualan, pelaksana test untuk
menentukan bahwa daftar harga tersebut benar
7 Jika tenaga penjualan dari luar digunakan, prosedur pemeriksaan
untuk melaporkan aktivitas permintaan penjualan, menilai prosedur
pengendalian yang ada untuk proses ini.
8 Berdasarkan pengamatan dan pemeriksaan laporan kontrol, menilai
bahwa prosedur tampak memadai untuk :
 Petunjuk penelusuran dan memperbarui informasi pelanggan
 Perizinan/ Pencabutan kredit
 Menangani keluhan
 Menjaga riwayat transaksi nasabah
9 Menentukan progan pelatihan, panduan prosedur, dan teknik lain ny
yang digunakan untuk memastiak prosedr layak di gunakan
10 Menilai kontrol atas prosedur pelaporan berdasarkan fungsinya,
Menetapkan tingkat penjualan yang sesuai untuk manajemen senior

Yang terpenting adalah kontrol umum yang terkait dengan keseluruhan keamanan
logis. Jenis sistem aplikasi penjualan dapat menyebabkan manipulasi file data yang tidak
semestinya.
Sistem penjualan memberikan peluang untuk penggunaan teknik audit yang dibantu
komputer, yang akan mendukung operasional dan prosedur audit keuangan. Catatan
penjualan bisa di analisis untuk menentukan apakah harganya tepat, apakah berbagi diskon
yang diberikan memang tepat, apakah kredit diterapkan ke akun yang benar. Figure 28.10
daftar beberapa teknik audit menggunakan komputer untuk mendukung operasional atau
pemeriksaan keuangan dari penjualan otomatis dan aplikasi order-entry

(iv) Sample Sales Audit Report Findings

A : Dealer Not Following Accounting Guidelines
Sesuai dengan dasar kesepakatan dealer organisasi dengan klien, semua dealer harus
menyimpan catatan akuntansi barang konsinyasi yang diterima, pesanan khusus,
pengembalian, dan penyesuaian. Mereka menggunakan catatan ini untuk menyiapkan
pernyataan tentang pembayaran bulanan agar dikirim ke pusat untuk pemeriksaan cek
komisi.
Kami memeriksa sampel dari dealer di wilayah 11 dan 19 dan menemukan catatan-catan
yang belum dilakukan dengan baik dan cek pembayaran komisi meminta hanya berdasarkan
perkiraan. Perwakilan penjualan daerah tidak melakukan pemeriksaan yang cukup dealer ini
untuk menyadari bahwa permintaan komisi hanya berdasarkan perkiraan.

45
 Rekomendasi. Semua dealer harus mengingat kebijakan perjanjian dealer. Semua
dealer harus secara formal mengingat kebijakan perjanjian dealer. Perwakilan daerah harus
diinstruksikan untuk mengunjungi sampel dealer secara reguler dan memeriksa catatan
perjanjian dealer.

B. Product Sample Materials Not Properly Controlled

Kami mengambil persediaan fisik sampel produk barang dagangan untuk produk xx.
Meski bahan ini seharusnya hanya diberikan kepada dealer yang memenuhi target penjualan,
kami menemukan bahwa penarikan stok persediaan dilakukan oleh perwakilan penjualan
tanpa justifikasi yang tepat. kami mengamati perwakilan penjualan yang meminta barang
dagangan dari panitera saham tanpa rincian justikafikasi. Kami juga mengamati bahwa
panitera saham tidak menyesuaikan catatan persediaan saat mereka mempersenstasikan
sampel ke perwakilan penjualan
Recomendation. semua sampel barang dagangan harus dijaga dalam sistem
pengendalian persediaan dengan nilai nominal tertentu. Baik perwakilan penjualan, dan
panitera saham harus diingatkan akan harga. prosedur harus diperkuat untuk meminta
permintaan barang daganan kapan pun sampel barang diminta. Panitera saham harus secara
ingat bahwa pekerjaan mereka mengharuskan mereka untuk menyimpan catatan yang akurat
dan jika tidak mereka bisa dikenai prosedur disiplin.

C. Credit Voucher Not Properly Controlled

Dokumen voucer credit, yang di gunakan untuk meminta penyesuaian pada akun pelanggan
atau pengembalian, tidak ada kontrol numerik. Kami mengamati bahwa dokumen-dokumen
ini tersedia di ruang persediaan tanpa adanya kontrol. Dalam 90 sampel voucher kredit yang
diajukan pada kuartal kedua, kami menemukan bahwa tujuh dokumen tidak disetujui oleh
manajer penjualan dan voucher duplikat itu digunakan pada pelanggan yang sama dalam
empat kasus.
Recomendation. Kontrol dokumen numerik harus di lakukan pada voucher credit, dan dokum
harus di simpan di tempat yang aman. Semua dokumn kredit harus dilindungi untuk
ditandatangani sebelum di proses.

28-6 SALES-MARKETING AND ADVERTISING-RELATED AUDITS

Para penjualan, pemasaran, dan fungsi iklan dari organisasi yang khas telah datang
usia dalam beberapa tahun terakhir dalam hal kecanggihan manajemen dan kedalaman

46
managemant keseluruhan. Dimensi yang lebih luas dan keterkaitan dengan aktivitas
organisasi lainnya telah diakui. Fungsi pemasaran tidak lagi dianggap hanya sebagai aktivitas
penjualan, melainkan terkait dengan misi utama organisasi. Sekarang telah menjadi fokus
dari keseluruhan upaya pengelolaan. Dengan demikian, audit internal seharusnya menilai
ulang perannya dalam kaitannya dengan fungsi penjualan dan pemasaran yang lebih luas.
Peran audit internal di bidang penjualan, pemasaran, dan periklanan ini dapat meliputi
tiga tingkat aktivitas yang berbeda. Tingkat paling dasar, perlu mempertimbangkan
pengendalian keuangan. Hal ini berkaitan dengan akuntabilitas produk yang dijual, piutang,
dan uang tunai yang diterima dalam pembayaran. Pada tingkat kedua, audit internal harus
memperhatikan tingkat kepatuhan terhadap kebijakan penjualan dan pemasaran dan prosedur
sebagai komponen operasi dan kontrol administratif secara keseluruhan. Contoh di sini
adalah rencana administrasi yang baik untuk memberi imbalan kepada tenaga penjualan atau
pengembangan yang cukup dan penggunaan data penjualan.
Tingkat ketiga dan tertinggi melibatkan beberapa penentuan kebijakan penting dari
jenis yang dijelaskan dalam bab ini. Pada area ini, audit internal dapat mengambil peran
penting dalam menilai risiko dan perencanaan operasional utama, dan audit keuangan dalam
berbagai situasi organisasi. Area ke tiga, memberikan potensi besar untuk layanan audit
internal. Audit internal memiliki kapasitas untuk memberikan analisis rasional terhadap
berbagai penjualan dan praktik pemasaran dari sudut pandang yang terpisah, dikombinasikan
dengan kesempatan untuk melihat operasi penjualan dan pemasaran tutup. Tentu saja,
keterampilan audit khusus perlu dikembangkan dalam menciptakan apresias dan dimensi
dinamis dari fungsi penjualan dan pemasaran. Ini akan membutuhkan perhatian khusus, tetapi
jika ditangani dengan benar, penyeleggaran dapat diatur untuk meningkatkan tingkat layanan
audit internal kepada manajemen.

47
 BAB III
KESIMPULAN

Sebuah titik awal untuk memahami siklus pemasaran membutuhkan evaluasi sumber
daya organisasi dan kemampuan di daerah ini. Audit internal harus memahami produk apa
yang akan disediakan dan dipasarkan. Memahami proses pemasaran strategis harus menjadi
langkah awal dalam kajian audit internal dan fungsi pemasaran. Auditor internal dapat
mengakhiri produk ini atau strategi pasar untuk didokumentasikan secara resmi.
Kontrol yang memadai untuk kegiatan promosi penjualan bervariasi dengan tingkat
pengeluaran dan jenis promosi penjualan. Audit internal harus mengumpulkan informasi
dasar tentang bagaimana kegiatan promosi iklan dan penjualan dilakukan dalam organisasi.
Peran audit internal di bidang penjualan, pemasaran, dan periklanan ini dapat meliputi tiga
tingkat aktivitas yang berbeda. Tingkat paling dasar, perlu mempertimbangkan pengendalian
keuangan. Hal ini berkaitan dengan akuntabilitas produk yang dijual, piutang, dan uang tunai
yang diterima dalam pembayaran. Pada tingkat kedua, audit internal harus memperhatikan
tingkat kepatuhan terhadap kebijakan penjualan dan pemasaran dan prosedur sebagai
komponen operasi dan kontrol administratif secara keseluruhan. Contoh di sini adalah
rencana administrasi yang baik untuk memberi imbalan kepada tenaga penjualan atau
pengembangan yang cukup dan penggunaan data penjualan. Tingkat ketiga dan tertinggi
melibatkan beberapa penentuan kebijakan penting.

48
 DAFTAR PUSTAKA
Moeller, Robert & Witt, Herbert. 1999. Brink’s Modern Internal Audit. Fifth Edition.
Canada.

49