Oleh :
Tugas PPIC
Menyiapkan dan membuat rencana produksi.
Menghitung kebutuhan bahan untuk produksi.
Membuat rencana pengadaan barang berdasarkan rencana produksi dan kondisi stok
barang di gudang.
Menyusun laporan barang jadi.
Menyusun daftar bahan yang harus diorder berdasarkan kebutuhan.
Memantau semua bahan.
Membuat evaluasi hasil produksi dan hasil penjualan.
Menyusun daftar klasifikasi bahan dan produk jadi.
Mengolah data dan menganalisa menganai rencana dan realisasi produksi.
Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait.
b. PURCHASING
Departemen Purchasing merupakan suatu departemen yang bertanggung jawab terhadap
pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan untuk keperluan operasional perusahaan dengan
harga paling ekonomis. Faktor yang paling penting dalam proses pembelian antara lain :
kualitas bahan, jumlah bahan, waktu dan supplier yang sudah terkualifikasi serta harga yang
ekonomis.
Tugas Purchasing
Secara umum tugas dari Departemen Purchasing adalah :
Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
Hubungan dengan supplier dapat bersifat kemitraan jangka panjang atapun jangka
pendek. Bagian Purchasing bertugas untuk menetapkan berapa jumlah pemasok yang
harus dimiliki untuk setiap barang.
Memilih supplier
Pemilihan supplier dapat dilakukan dengan cara :
- Evaluasi awal.
- Mengundang pemasok untuk melakukan presentasi.
- Kunjungan ke supplier.
- Meminta sample untuk dievaluasi lebih lanjut.
Memelihara data barang yang dibutuhkan dan data supplier
Departemen Purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang barang yang akan
dibutuhkan maupun data tentang supplier mereka.
Melakukan pembelian
Pembelian merupakan pekerjaan rutin dari Departemen Purchasing. Proses pembelian
dapat dilakukan dengna beberapa cara, misalnya : pembelian rutin, lelang maupun
tender.
Untuk melakukan pembelian barang, pihak purchasing dapat menggunakan 3 cara pembelian,
yaitu :
Pengadaan langsung, yaitu pengadaan barang/jasa yang dapat langsung dilakukan di lokasi
tanpa dipersyaratkan melalui proses seleksi pemasok sebelumnya.
Penunjukan langsung, yaitu pengadaan melalui pemasok tertentu yang telah terlebih dahulu
ditetapkan/ditunjuk melalui proses penyeleksian calon-calon pemasok.
Proses tender yaitu dilakukan oleh tim pengadaan dengan anggota lintas fungsi/bagian.
Pengadaan barang di industri farmasi dilakukan oleh satu bagian, yaitu purchasing, hal
ini dilakukan untuk memudahkan mekanisme control terhadap lajunya barang dan mencegah
terjadinya penumpukan barang, yang menyebabkan meningkatnya dana yang mengendap di
gudang.
Spesifikasi dikembangkan bukan hanya untuk menjamin kualitas tetapu juga untuk
mndeteksi adanya cemaran. Cemaran terdiri dari dua jenis, yaitu :
Cemaran tidak spesifik yang berasal dari cemaran ekternal yang mesuk ke bahan atau
produk sebelum proses.
Cemaran spesifik yang berasal dari degradasi bahan aktif obat atau eksipien dalam obat.
Oleh karena itu, dalam mendesain parameter dan mengembangkan prosedur uji untuk
spesifikasi, harus mampu mendeteksi apakah cemaran spesifik atau non spesifik.
Keuntungan dari menetapkan spesifikasi adalah untuk meminimalkan resiko produk
akhir yang tidak memenuhi persyaratan yang akan mengarah pada resiko mengulangi pekerjaan
yang akan merugikan dari segi waktu dan finansial. Selain itu jika spesifikasi yang dibuat
didasarkan pada kompedia yang dianut Negara tertentu, begitu pula dengan industri
farmasinya, maka akan lebih mudah untuk melakukan ekspor produk ke Negara tersebut.
Tahapan dalam pembuatan spesifikasi dan prosedur tetap pengujian bahan baku, yaitu
dengan mencari pustaka atau referensi untuk spesifikasi dan prosedur tetap pengujian bahan
baku. Caranya antara lain dengan mengumpulkan data-data spesifikasi resmi dari monografi
untuk bahan baku tersebut beserta prosedur pengujiannya, misalnya dari Farmakope Indonesia,
Farmakope Eropa, USP, BP, dan kompedia resmi lainnya yang terbaru, atau dari referensi lain
yang berkaitan.
Selain dari farmakope atau kompedia, pembuatan spesifikasi berikut prosedur
pengujiannya hampir selalu didasarkan pada sertifikat analisis (CoA) dari pabrik pembuat.
Sertifikat analisis tersebut biasanya juga mengacu pada kompedia resmi yang mengalami
pengembangan sesuai dengan tingkat kualitas yang diinginkan oleh pabrik pembuatnya.
Setelah mendapatkan data dari putaka dan referensi lainnya, baru dibuat spesifikasi
beserta prosedur pengujiannya. Spesifikasi bahan baku yang disusun memuat :
Nama dan kode bahan yang ditentukan dan digunakan oleh perusahaan.
Nama pabrik pembuat dan supplier yang disetujui.
Rujukan monografi atau metode pengujian yang digunakan.
Pemerian, karakteristik fisika dan kimia.
Batas kadar atau potensi yang diterima.
Frekuensi pengujian ulang bahan.
Kondisi penyimpanan atau tindakan pengamanan lain yang diperlukan.
Tanggal diterbitkannya spesifikasi dan pelaksanaan peninjauan ulang.
4. PRODUKSI
Produksi hendaklah dilaksanakan dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan dan
memenuhi ketentuan CPOB yang senantiasa dapat menjamin produk obat jadi dan memenuhi
ketentuan izin pembuatan serta izin edar (registrasi) (Anonim, 2006).
Produksi hendaklah dilakukan dan diawasi oleh personil yang kompeten. Menurut
Anonim (2006), aspek yang perlu diperhatikan dalam proses produksi adalah :
a. Penanganan terhadap bahan awal.
Setiap bahan awal, sebelum dinyatakan lulus untuk digunakan hendaklah memenuhi
spesifikasi bahan awal yang sudah ditetapkan dan diberi label dengan nama yang dinyatakan
dalam spesifikasi. Pada saat penerimaan, hendaklah dilakukan pemeriksaan secara visual
tentang kondisi umum, keutuhan wadah, segelnya, kebocoran, kemungkinan adanya
kerusakan bahan, dan kesesuaian catatan pengiriman dengan label dari pemasok. Bahan
awal yang diterima hendaklah dikarantina sampai disetujui dan diluluskan untuk pemakaian
oleh kepala bagian pengawasan mutu. Persediaan bahan awal hendaklah diperiksa dalam
selang waktu tertentu. Bahan awal yang cenderung rusak atau turun potensinya atau
aktifitasnya selama dalam penyimpanan hendaknya ditandai secara jelas, disimpan terpisah
dan secepatya dimusnahkan atau dikembalikan kepada pemasok.
b. Validasi proses
Semua kegiatan produksi hendaklah divalidasi dengan tepat, hal tersebut bertujuan untuk
menguatkan pelaksanaan CPOB. Validasi hendaklah dilaksanakan menurut prosedur yang
telah ditentukan dan catatan hasilnya disimpan dengan baik. Perubahan penting dalam
proses, peralatan atau bahan harus divalidasi ulang untuk menjamin bahwa perubahan
tersebut tetap menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan.
c. Pencegahan pencemaran silang
Setiap tahap proses, produk, dan bahan hendaklah dilindungi terhadap pencemaran mikroba
dan pencemaran lain yang dapat timbul akibat tidak terkendalinya debu, gas, uap, percikan
atau organisme dari bahan atau produk yang sedang diproses, dari sisa yang tertinggal pada
alat dan pakaian kerja operator. Sistem penghisap udara yang efektif hendaknya dipasang
untuk menghindari pencemaran dari produk atau proses lain.
d. Sistem penomoran batch dan lot
Sistem ini diperlukan untuk memastikan bahwa produk antara, produk ruahan atau produk
jadi suatu bets atau lot dapat dikenali dengan nomor bets atau lot tertentu dan tidak
digunakan secara berulang.
e. Penimbangan dan penyerahan
Penimbangan atau perhitungan dan penyerahan bahan awal, bahan pengemas, produk
antara, dan produk ruahan dianggap sebagai bagian dari siklus produksi dan memerlukan
dokumentasi yang lengkap. Hanya bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan produk
ruahan yang telah diluluskan oleh pengawasan mutu dan masih belum kadaluarsa yang dapat
diserahkan.
f. Pengolahan
Semua bahan dan peralatan yang digunakan dalam proses pengolahan hendaklah diperiksa
terlebih dahulu. Semua kegiatan pengolahan hendaklah dilaksanakan mengikuti prosedur
tertulis yang telah ditentukan. Bahan yang dapat diolah ulang melalui prosedur tertentu yang
disahkan serta hasilnya memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dan tidak
mempengaruhi mutu dimana semua proses pengolahan ulang hendaklah disahkan dan
didokumentasikan. Pencegahan pencemaran silang dilakukam untuk setiap pengolahan.
g. Pengemasan
Pengemasan berfungsi membagi-bagi dan mengemas produk ruahan menjadi produk jadi.
Kegiatan pengemasan sebaiknya dilaksanakan dibawah pengawasan yang ketat untuk
menjaga identitas, keutuhan, dan mutu produk akhir yang dikemas. Produk jadi yang sudah
dikemas hendaklah dikarantina sambil menungu pelulusan dari bagian pengawasan mutu.
h. Pengawasan selama proses
Pengawasan tersebut dimaksudkan untuk memantau hasil dan memvalidasi kinerja dari
proses produksi yang mungkin menjadi penyebab variasi karakteristik produk selama proses
berjalan.
i. Penanganan bahan dan produk yang ditolak, dipulihkan dan dikembalikan
Bahan dan produk yang ditolak hendaklah diberi penandaan yang jelas dan
disimpan terpisah di area terlarang (restricted area). Bahan atau produk tersebut hendaklah
dikembalikan kepada pemasoknya atau, bila dianggap perlu diolah ulang atau dimusnahkan.
Langkah apapun yang diambil hendaklah lebih dulu disetujui oleh kepala bagian
Manajemen Mutu (Pemastian Mutu) dan dicatat.
j. Karantina produk jadi dan penyerahan ke gudang obat jadi
Karantina produk jadi merupakan tahap akhir pengendalian sebelum penyerahan ke gudang
dan siap untuk didistribusikan. Selama menunggu pelulusan dari bagian manajemen mutu,
seluruh bets/lot yang sudah dikemas hendaknya disimpan dalam status karantina. Setelah
pelulusan, produk tersebut dipindahkan dari daerah karantina ke gudang produk jadi.
k. Penyimpanan bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk
jadi.
Bahan atau produk hendaknya disimpan rapi dan teratur untuk mencegah risiko tercampur
baur atau pencemaran serta memudahkan pemeriksaan dan pemeliharaan. Hendaknya
semuanya disimpan dalam kondisi yang sesuai serta tidak langsung kontak dengan lantai.
l. Pengiriman dan pengangkutan produk jadi
Pengawasan distribusi produk jadi pada sistem distribusi hendaknya dirancang dengan tepat
sehingga menjamin produk jadi yang pertama masuk akan didistribusikan terlebih dahulu.
Pengiriman dan pengangkutan produk dilakukan setelah ada permintaan pengiriman.
ISTILAH :
1. QA (QUALITY ASSURANCE) : Salah satu bagian dari industri farmasi yang bertugas
sebagai pemastian mutu.
2. QC (QUALITY CONTROL) : Salah satu bagian dari industri farmasi yang bertugas
sebagai pengawasan mutu.