Pengertian dan Tujuan Utama PPIC

PPIC atau Production Planning and Inventory Control merupakan bagian yang
bertugas melakukan perencanaan produksi dan pengendalian persediaan. PPIC adalah bagian
organisasi perusahaan yang menjembatani antara divisi marketing dengan produksi. PPIC
menerjemahkan kebutuhan pengadaan obat jadi untuk marketing dalam bentuk rencana
produksi dan ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas. Oleh karena itu PPIC harus
mengendalikan persediaan mulai dari bahan awal (bahan baku dan bahan kemasan) sampai
menjadi obat jadi. Tujuan dari pengendalian persediaan adalah menjaga agar persediaan tidak
sampai habis sehingga tidak menghambat proses produksi dan pemasaran produk.

Tujuan utama dari Production Planning and Inventory Control (PPIC) ini adalah
merencanakan dan mengendalikan aliran bahan-bahan yang masuk keproses produksi,
bahan/barang yang sedang dalam proses, barang/bahanyang keluar dari pabrik sehingga profit
yang diinginkan perusahaan dapatdicapai optimal dan efisien.

Fungsi PPIC

PPIC mempunyai peran yang penting dalam perusahaan karena berkaitan erat dengan
cash flow dan kinerja bagian produksi. Secara umum fungsi pokok PPIC ada dua, yaitu
fungsi perencanaan dan fungsi pengendalian.

a. Fungsi Perencanaan
Menentukan sasaran dan langkah-langkah untuk mencapai sasaran.
b. Fungsi Pengendalian
Alat manajemen untuk memastikan bahwa pelaksaan telah sesuai dengan rencana

Tugas PPIC

PPIC atau Production Planning and Inventory Control memiliki beberapa tugas,
diantaranya:

1. Membuat rencana produksi secara global dengan berpedoman pada rencana

sales dari marketing.
2. Membuat rencana pengadaan bahan baku dan bahan pembantu berdasarkan
rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi
 menurut standar stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang
harus tersedia).
3. Monitor inventory yang ada agar kegiatan produksi dan penjualan dapat
berjalan dengan lancer.
4. Menghitung standar yield berdasarkan realisasi produksi setiap tahun.
5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan
sales serta data inventory.
6. Menghitung standar kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari
bagian produksi atas pengamatan langsung.
7. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory.
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehingga diperoleh data
yang akurat dan up to date.
9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam hal kerja sama dengan perusahaan.

Bagian PPIC

PPIC merupakan salah satu departemen krusial di industri farmasi. Departemen PPIC

terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut:

1. Bagian Perencanaan Produksi  (production planning)

Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning
andInventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang
diterima dari divisi marketing. Tugas dari bagian perencanaan produksi, yaitu:
- Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan
permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin
- Memonitoring realisasi jadwal yang sudah ditentukan
- Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.
Perencanaan produksi disusun berdasarkan forecast (peramalan penjualan) yang
dibuat oleh bagian pemasaran disertai dengan rencana anggaran belanja perusahaan
(RABP).  Perencanaan produksi terbagi  dalam rencana produksi tahunan, yang kemudian
dibagi lagi menjadi rencana produksi bulanan, mingguan dan untuk pelaksanaannya PPIC
akan menurunkan rencana produksi harian (production daily report). Dasar pertimbangan
perencanaan produksi meliputi ketersediaan stok (bahan baku/bahan jadi), waktu
ketersediaan bahan baku, tenaga kerja, kapasitas mesin, waktu yang tersedia untuk
pemeliharaan mesin maupun proses, lead time pemesanan bahan baku. Sasaran pokok dari
perencanaan produksi, ada limia antara lain: ketepatan waktu dalam memenuhi janji
(permintaan) pelanggan,
(2) kecepatan waktu penyelesaian pesanan (permintaan) pelanggan,
(3) berkurangnya biaya produksi, dan
(4) new product launching dan divestment (write off) produk-produk
lama berjalan lancar (teratur).

Forecasting merupakan dasar dari perencanaan perusahaan yang dibuat untuk

memperkirakan kebutuhan bahan baku, produk, tenaga kerja maupun kebutuhan lain
sebagai respon terhadap perubahaan permintaan pasar. Dengan forecast tersebut,
disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan order requisition (OR) yang
diserahkan ke departemen purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat
purshase order (PO)/ purschase request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui
oleh manajer untuk diserahkan ke supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang
sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian
gudang, bagian gudang kemudian membuat bukti penerimaan barang (BPB). Salah satu
salinan bukti penerimaan barang diserahkan ke departemen quality control (QC) atau QA.
(1) ketepatan waktu dalam memenuhi janji (permintaan) pelanggan,
(2) kecepatan waktu penyelesaian pesanan (permintaan) pelanggan,
(3) berkurangnya biaya produksi, dan
(4) new product launching dan divestment (write off) produk-produk
lama berjalan lancar (teratur).
 Perencanaan Produksi dipengaruhi oleh banyak faktor :
- Faktor internal (dari dalam perusahaan sendiri)
- Faktor eksternal
Faktor internal antara lain kapasitas terpasang, kapasitas produksi, jumlah
persediaan dan aktifitas lain yang diperlukan untuk produksi.
Sedangkan faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi perencanaan
produksi antara lain kebutuhan/permintaan pasar, kondisi perekonomian, ketersediaan
bahan baku/bahan pengemas, aktifitas kompetetitor dan kapasitas eksternal (untuk
kegiatan yang di sub kontrakkan),