Pada posting kali ini saya akan coba mengulas tentang apa itu PPIC dan PPC dan

apa pula
perbedaannya diantara keduanya. Mungkin artikel ini bisa menambah wawasan serta pengetahuan
anda, terutama bagi anda yang kuliah di jurusan Teknik Industri bisa menambah referensi karena
tulisan ini saya buat tidak berdasarkan teori di buku tetapi berdasarkan pengalaman saya bekerja di
bagian PPIC di sebuah perusahaan multi nasional.
Pengertian PPIC
PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yaitu suatu departement dalam
suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian proses
produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta mengendalikan jumlah
inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.
PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu:
marketing & produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana produksi
& ketersediaan bahan baku yang akan dijalankan agar order yang diterima marketing bisa dikirim
tepat waktu dan tepat quantity.
Hal ini berbeda dengan PPC (Production Planning and Control) dimana PPC hanya berfungsi
merencanakan dan mengendalikan rangkaian produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang
sudah ditetapkan tanpa harus mengendalikan inventory perusahaan.
Pertanyaannya sekarang adalah kenapa inventory harus dikendalikan, ini adalah pertanyaan penting
yang perlu saya jelaskan agar kita bisa mengetahui alasan kenapa pada era 80-an perusahaan
menerapkan PPC tetapi sejak satu dasawarsa terakhir ini lebih populer menggunakan PPIC.

Inventory (persediaan) memiliki arti yang sangat penting bagi operasi suatu perusahaan untuk
memenuhi kebutuhan produksi dan memastikan order yang diterima marketing bisa selesai tepat
waktu. A d a 3 alasan mengapa inventory perlu dikendalikan yaitu :
1. Antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan (order dari marketing).
2. Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.
3. Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) barang yang kita pesan.
Untuk mengendalikan inventory itulah mengapa di PPIC ada bagian yang namanya MRP (Material
Requirement Planning) agar ketersediaan bisa benar-benar seimbang dan tidak berlebihan, karena
inventory pada dasarnya adalah biaya. Inventory yang berlebihan tentu akan membebani cash flow
perusahaan.
Tugas - tugas PPIC adalah sebagai berikut :
1. Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order yang diterima.
2. Memenuhi permintaan sample dari Marketing dan memantau proses pembuatan sample sampai
terkirim ke pelanggan.
3. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan memperhatikan
kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal.
4. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang akan
didatangkan sehingga proses produksi dan penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang.
5. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing & quantity yang tepat sehingga barang bisa
dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
6. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara mesin
lain tunggu order.
7. Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay
delivery.
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh informasi akurat dan up to
date.
Syarat agar kinerja PPIC bisa optimal
1. Ada rencana penjualan yang jelas dari marketing.
2. Ada keseimbangan jenis order sesuai dengan mesin yang dimiliki perusahaan.
3. Ada standard kapasitas produksi tiap-tiap mesin.
4. Ada pengaturan delivery time yang merata dari marketing sesuai kapasitas produksi yang dimiliki
perusahaan.
5. Ada pedoman waktu kedatangan (time arrival) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun
impor.
6. Ada batasan minimum dan maksimum stock
7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian terkait yaitu marketing, produksi,
purchasing,logistic ware house, quality control dan F&A (Finance & Accounting).
Demikian sekilas mengenai PPIC dan pada kesempatan lain Insya Allah akan saya posting lanjutan
artikel ini yaitu tentang Material Requirement Planning semoga bermanfaat bagi anda.

Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC (

Production Planning and Inventory Control ) PPIC juga memiliki peranan dalam
manajemen Inventory.

Apa Inventory ? barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan
bahan baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-
barang yang dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen
inventory dan gudang sangat berkaitan. sampai digunakan dalam proses produksi.

Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan
biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari
harga barang Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya
persediaan optimum.

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan lalu memastikan
order ini selesai dan dikirim ke customer pada tepat waktunya. fungsi PPIC berkaitan erat
dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai
level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk
bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk
dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production
planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh
berbeda. Situasi Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang
paling tepat. Salah satu contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer
menuntut produsen menerapkan model produksi make to order, dengan variasi item
product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat
mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku.
Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang memiliki sifat pembelajar/learning people,
memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem yang sudah
ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah “Rule Maker“.

Memahami Fungsi PPIC ( Production Planning Inventory

Control )
Pendahuluan
Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and
Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam
manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw
material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual.
Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.
Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product. Gudang berfungsi
sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan
ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk
pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun
umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen
Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik
agar biaya persediaan optimum.

Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi Planning dan Gudang
(material ware house dan Final Product ware house), untuk kondisi seperti ini, PPIC bertanggung jawab
pada Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of Material, akurasi data inventory,
efektivitas sistem invormasi ).

Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti; 1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke
bagian processing, 2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer, 3)
Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali Head Ware House setingkat Supervisor
atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Production Planning Control

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan
order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?
Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan
Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product,
dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan
juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production
planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi
Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya,
untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to
order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat
mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat menjelaskan
pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai salah satu "potensial market"
, pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang sangat menarik. Saat barang datang di
pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer mereka. Jadi produk kami tidak perlu
dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat
sampai di Pelabuhan disana, jadi mereka tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak
hanya ini, biasanya pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order yang
kecil, yang dalam prakteknya akan membuat aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi
menaikkan cost.

Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan customer. Bermain
di “ceruk” yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi aspek-aspek lain yang dimiliki product
akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang
familiar dengan proses Make To order (MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima
oder dalam lot-lot kecil, model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap
realisasi product. Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses
manufacturing secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita yaitu fleksibilitas
yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi marketing kadang masih masih sangat
kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah
harus dilakukan secara manual atau menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada
dibawah tanggung jawab PPIC. Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi
akan hal ini menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan
hubungan PPIC dengan bagian produksi ibarat “Tom and Jerry”. Meskipun tidak menutup kemungkinan,
dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi, suplay material, dan distribusi
data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin
oleh Level Manager. Dari contoh case yang pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan
sosok Operasional Manager dengan leadership & knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over
lapping Job, batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesi-konsesi atau
kesepakatan negatif yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery dan konsumsi material yang
relatif tinggi.

PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku. Tetapi secara
Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya, memiliki sifat
pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi tidak hanya menjalankan sistem
yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang dijalankan efektif atau istilah saya "Rule
Maker".

Design Planning dan Inventory Control

Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya sampai saya
berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal. Planning tidak hanya
mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning
harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara real time dan up date. Ini masih
dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam
proses yang terkait dengan Penjadwalan ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan
tambahan material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan.
Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi, yang saya
tahu, jawabannya adalah “tidak mungkin”. Excel hanya bisa mengerjakannya secara terpisah dan sangat
tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update.

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut saya sampaikan lingkup kerja PPIC :

Registrasi New Item dan Material

Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting material yang
digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh
material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu
material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti plastic packaging, sticker,
cartoon box, kertas label, dll.

Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat terbaca oleh
sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah input data, kode angka dikonversi lagi kedalam
barcode, sehingga proses input menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu iniput, proses
scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error sangat rendah.
Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil, setelah di
verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen
penyusun dan formulasi per unit produk ( Material Requirement Planning/MRP )
 Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan

Barang persediaan terdiri dari : 1) Material dan Supporting Material, 2) Work In Process (WIP), dan 3) Final
Product.

Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu diperhatikan untuk
pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer , 2) M&SM berdasarkan order customer.
Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum
dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses ( fluently production
process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya emergency order atau order spesial sehingga
menyebabkan keluarnya Bill of material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange
order ( master production schedulle/MPS )

Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya berlangsung
secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus,
akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang ½ jadi
terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan
yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B,
terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer, mempertimbangkan aspek yang saya
sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC
bertanggung jawab penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi
dan penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat
memantau progress produksi di semua tahapan proses.

Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena posisinya sudah di
tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan
baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final
product siap dikirim ke customer.
 Logic Inventory

Planning dan Monitoring Proses Produksi

Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar dan Internal
perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai
proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari,
misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya,
setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada
kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho
ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri
lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu
konsep dari “customer satisfaction” . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda,
tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan
 manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses
planning dan monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa direct
order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order
(MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau
pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan
memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi
ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan
material.

Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem informasinya,
memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa…. Inilah keunggulan penerapan
sistem informasi yang integral. Purchase order dari Customer, langsung diinput oleh sales, dan “real time”
langsung masuk kedalam Master Planning Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah
melakukan arrange order secara automatis. Bagaimana melakukannya ?

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler pada
sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan dalam waktu
singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan proses manual operator.
Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :
1. Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang melalui jalur
proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta api, untuk jelasnya saya sudah
menulis detail teknisnya dalam artikel di link ini
: http://www.dedylondong.blogspot.com/2012/01/bagaimana-cara-menentukan-lead-time.html . Sebanyak
apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam line-line / jalur imaginer, yang
dapat teridentifikasi oleh sistem.
2. Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi
3. Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi
4. Informasi (data base )stock material

Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material yang
dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak mencukupi. Input data
Bill of material (BOM), memiliki menu tersendiri, sehingga data base yang tersedia tidak hanya kondisi
aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari status : 1) purchase order (pembelian), 2) Arrive status
( tanggal kedatangan ). Informasi ini progress ini sangat penting, karena sistem hanya bisa
melakukan alokasi order , jika status seluruh component material lokasinya sudah di factory.
 Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi & Monitoring Order

Setelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan pada
PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan data dalam
Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing. Perusahaan yang terdiri
dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent) memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-
 beda. Semakin mendekati proses akhir, pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak.
Disinilah pentingnya PPIC memahami total alur proses realisasi produk.

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses mulai awal
sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki periode schedulling yang
lebih pendek, yaitu sekitar 2 – 4 minggu , kecuali jika suatu Line benar-benar mendapat order yang
kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua
item dimulai dari proses awal, inilah pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen
pendukung reguler juga distock dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan
pergerakan barang persediaan diseluruh tahapan.

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah kerja pada
bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki raw material yang
complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi & Monitoring order :
1) PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas yang
melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah terinput ke dalam
database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi setuju berapapun jumlah order yang diturunkan
selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur
puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan
menerapkan sistem line, PPIC dapat menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu,
dengan terlebih dahulu mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu
berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.
2) Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal, harus
dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan penyelesaian.
3) Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan, denan mengambil
option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
4) Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan oleh bagian
produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi dasar bagi personel di lantai produksi.
Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi penting terkait : 1) Nama item product, 2)
Component Material, 3) Code numeric atau Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) ,
6) Tanggal target selesai ( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll
), 8) No. Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu telusur
proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan “ KANBAN” dibeberapa perusahaan
Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban menuntut adanya standarisasi tempat-
tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box berisi maksimal 400 pcs, jika order dari
customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka Work Instruction Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi
3 sheet. Berturut-turut memiliki quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet
memiliki No. Regrestasi sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti
pergerakan produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam
processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem ini untuk anda
terapkan.
 Kartu Kanban

5) Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di satu station akan
mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini terjadi, PPIC harus mengambil
langkah-langkah untuk melakukan koordinasi dengan bagian-bagian terkait untuk mendapatkan
solusinya.
6) System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work Instruction, progress
dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi informasi balik yang akurat untuk seluruh bagian
terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC, bagian Operation, dan Management.
 Logic Alokasi Order

Display Menu Alokasi Order (Ilustrasi Penulis)

Penutup
Sepanjang karir saya dalam industri manufacture, PPIC merupakan bagian yang sangat unik.JIka melihat
personel HRD, Finance, Produksi, Engineering, GA, Logistic, Continous Improvement (CI), dan QC,
mereka ini memiliki basic knowledge yang bisa terpakai jika diterapkan di perusahaan yang bergerak dalam
industri berbeda. Dengan tingkat adaptasi relatif lebih mudah, orang-orang yang berada dalam spesialisasi
yang saya sebut diatas tingkat perputarannya relatif tinggi, apalagi bagian HRD bsia saya sebut luar biasa
tinggi.

Berbeda kondisinya dengan PPIC ( dan R&D), basic knowledge tidak banyak membantu jika orang-orang
ini berpindah kerja di indsutri dengan bidang dan model operasi yang berbeda. Tidak bisa 'Copy Paste'.
Mereka seperti mulai dari awal dalam memahami total system yang berkaitan dengan Produksi, Logistic,
Marketing, bahkan Finance. Barangkali tiga fungsi yang saya sebut terakhir relatif mudah, namun system
produksi memerlukan pemahaman yang sangat tinggi. Karena pengetahuan dan pemahaman terhadap
keempat system ini merupakan basic knowledge saat memasuki perusahaan yang baru, ini saya
asumsikan anda tidak memiliki masalah dalam komunikasi dan interpersonal saat masuk dalam organisasi
perusahaan yang baru lho ya. melihat situasi ini, saya sangat maklum jika perpindahan orang PPIC ke
perusahaan lain biasanya berada dalam bidang yang sejenis atau mirip, akan lebih safe. Dan saya sangat
kagum plus Salut bagi anda, yang berani keluar dan mencoba memasuki bidang industri yang berbeda.

Berikut 3 Tips dasar bagi PPIC Leader ( Chief atau Manager level ) agar sukses dalam industri
manufacture :
1. Memahami seluruh prosedure operasional terkait dengan produksi, inventory, logistic, marketing. Tidak
hanya tekstual, tetapi kondisi actual wajib untuk dipahami. Knowledge ini akan sangat berguna dalam
menganalisa permasalahan yang melibatkan beberapa bagian. Pemahaman mutlak akan
prosedure menjamin rasa hormat personel dari bagian lain.

2. Memahami proses produksi dengan aktual & detail. Jika anda berfikir, bisa memahaminya dengan hanya
mempelajari flowchart, Instruksi kerja, SOP, dll. Ini masih sangat kurang, Pemahaman anda sebagai orang
PPIC harus sama baiknya dengan skill & knowledge Supervisor dan Manager Produksi bahkan lebih baik,
jika PPIC berperan sebagai 'Rule Maker' .

3. Positioning yang jelas dan tepat. PPIC bukanlah perpanjangan tangan Produksi dan Marketing. Untuk
itu dengan dilandasi dua poin diatas, PPIC harus berada di posisi yang proporsional, dengan fokus pada
target utama, yaitu ketepatan Delivery dan Stabilitas Capasitas Produksi.

Saya sadar sepenuhnya artikel ini bukanlah sebuah manual book yang berisi ratusan halaman tentang
detail alur proses, prosedure, sistem informasi, dll. Sulit bagi saya untuk mentransfer secara lengkap ke
dalam format tulisan yang singkat ini. Karena setiap manufacture memiliki model production planning yang
(sedikit) berbeda, maka artikel dapat berperan sebagai kondsep dasar dan cara berpikir. Tentunya masih
banyak aspek yang bisa dikembangkan dalam mensupport manufacture dalam memenuhi kepuasan
pelanggan dari sisi realisasi product.

Akhir kata, ditengah berbagai kekurangan, semoga artikel ini memberikan manfaat bagi rekan-rekan dalam
membangun sistem Production Planning dan Inventory. Sehingga, untuk kedepannya, perusahaan anda
memiliki grand desain sistem production planning dan inventory yang terintegrasi dengan sistem IT yang
mudah dipahami, efektif, akurat, update dan mampu menyajikan informasi secara real time.
Terima kasih.