Tugas PPIC dalam Perusahaan

Tugas merupakan beban tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang karyawan dalam perusahaan.
Pelaksanaan tugas karyawan ini ditujukan untuk mengoptimalkan tanggung jawab yang dipikul oleh
kalangan karyawan.

Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning
and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan
dalam manajemen Inventory.

Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan baku/raw
material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki untuk dijual.
Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan.
Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam Suplay Chain product. Gudang berfungsi
sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan
ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk
pengadaan dan penyimpanan barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun
umumnya mencapai sekitar 20 – 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen
Persediaan, 2003, Gramedia, hal.3).

Adapun beberapa tugas yang wajib dilaksanakan oleh seorang

manajer PPIC ini diantaranya yaitu :
a. Menyediakan pemesanan dari bagian marketing dan menyusun rencana produksi sesuai dengan
pesanan marketing

b. Memenuhi permintaan contoh produk dari bagian marketing perusahaan serta melakukan pemantauan
dalam proses pembuatan contoh produk ke tangan konsumen langganan
c. Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari marketing melalui
pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi

d. Melakukan monitoring pada bagain inventory pada proses produksi, penyimpanan barang di gudang
maupun yang akan didatangkan pada perusahaan sehingga saat proses produksi yang membutuhkan
bahan dasar bisa berjalan dengan lancar dan seimbang

e. Membuat jadwal proses produksi sesuai dengan waktu, routing dan jumlah produksi yang tepat
sehingga menjadikan waktu pengiriman produk pada konsumen bisa dilakukan secara optimal dan cepat

f. Menjaga keseimbangan penggunaan mesin perusahaan sehingga tidak ada mesin produksi yang
overload atau malah jarang digunakan oleh perusahaan produksi

g. Melakukan komunikasi dengan bagian marketing untuk memastikan penyelesaian masalah produksi

Production Planning Control

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan
order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati. Simple bukan ?

Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing, dan
Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In Process (WIP), Final Product,
dan data stock opname untuk bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan
juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production
planning yang tampak berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi
Market menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu contohnya,
untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan model produksi make to
order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam quantity kecil. Faktor ini akan sangat
mempengaruhi model system planning diperusahaan tersebut.

Planning dan Monitoring Proses Produksi

Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar dan Internal
perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai
proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan sehari-hari,
misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya,
setiap ditanya jawabannya tidak tahu atau berulangkali sampaikan,”maaf saya cek dulu”, hampir tidak ada
kepastian kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho
ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri
lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu
konsep dari “customer satisfaction” . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda,
tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran seberapa kuat kemampuan
manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses
planning dan monitoring .

Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi

Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa berupa direct
order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season. Kombinasi Make To order
(MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan menyebutnya Schedulling Rencana induk atau
pembuatan Master Planning Schedule (MPS). Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan
memiliki periode yang panjang 3 – 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi
ke bagian produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk mempersiapkan
material.