BAB III

LANDASAN TEORI

1.1. Pengertian PPIC

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control yaitu suatu

departement dalam suatu organisasi perusahaan yang berfungsi merencanakan dan mengendalikan

rangkaian proses produksi agar berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan serta

mengendalikan jumlah inventory agar sesuai dengan kebutuhan yang ada.

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 departmen yaitu:

marketing & produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan marketing kedalam bentuk rencana

produksi & ketersediaan bahan baku yang akan dijalankan agar order yang diterima marketing bisa

dikirim tepat waktu dan tepat quantity.

Hal ini berbeda dengan PPC (Production Planning and Control) dimana PPC hanya

berfungsi merencanakan dan mengendalikan rangkaian produksi agar berjalan sesuai dengan

rencana yang sudah ditetapkan tanpa harus mengendalikan inventory perusahaan.

Inventory (persediaan) memiliki arti yang sangat penting bagi operasi suatu perusahaan

untuk memenuhi kebutuhan produksi dan memastikan order yang diterima marketing bisa selesai

tepat waktu. A d a 3 alasan mengapa inventory perlu dikendalikan yaitu :

Antisipasi adanya unsur ketidakpastian permintaan (order dari marketing).

Adanya unsur ketidakpastian pasokan dari supplier.

Adanya unsur ketidakpastian tenggang waktu (lead time) barang yang kita pesan.

Untuk mengendalikan inventory itulah mengapa di PPIC ada bagian yang namanya

MRP (Material Requirement Planning) agar ketersediaan bisa benar-benar seimbang dan tidak
berlebihan, karena inventory pada dasarnya adalah biaya. Inventory yang berlebihan tentu akan

membebani cash flow perusahaan.

1.2. Fungsi Utama PPIC

Fungsi pokok dari PPIC adalah: Menerima order dari bagian Penjualan (sales/marketing)

lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati.

Fungsi PPIC adalah sebagai berikut :

1. Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi sesuai order yang diterima.

2. Memenuhi permintaan sample dari Marketing dan memantau proses pembuatan sample

sampai terkirim ke pelanggan.

3. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan

memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut

standard stock yang ideal.

4. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun

yang akan didatangkan sehingga proses produksi dan penerimaan order bisa berjalan

lancar dan seimbang.

5. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing & quantity yang tepat sehingga

barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.

6. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin yang overload

sementara mesin lain tunggu order.

7. Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses produksi yang

menyebabkan delay delivery.

8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh informasi

akurat dan up to date.

 Syarat agar kinerja PPIC bisa optimal :

1. Ada rencana penjualan yang jelas dari marketing.

2. Ada keseimbangan jenis order sesuai dengan mesin yang dimiliki perusahaan.

3. Ada standard kapasitas produksi tiap-tiap mesin.

4. Ada pengaturan delivery time yang merata dari marketing sesuai kapasitas produksi yang

dimiliki perusahaan.

5. Ada pedoman waktu kedatangan (time arrival) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal

maupun impor.

6. Ada batasan minimum dan maksimum stock

7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian terkait yaitu

marketing, production, purchasing, logistic warehouse, quality control dan F&A (Finance

& Accounting).

1.3. Tugas-tugas PPC

Berikut ini merupakan beberapa tugas yang terdapat pada proses PPC berlangsung :

Perencanaan (PPC Planning)

Production Planning merujuk pada teknik peramalan dan perencanaan langkah

langkah atau penyusunan aktivitas dalam suatu rangkaian produksi yang bertujuan agar

setiap langkah bisa dilaksanakan di waktu dan tempat yang tepat sehingga terwujud

efisiensi yang maksimal.

Membuat rencana produksi, menyusun dan menetapkan urutan produksi,

input material, alat dan mesin, serta pekerja. (Routing)

 Routing (pengurutan) adalah proses untuk membuat pengurutan aktivitas dalam

proses produksi. Tujuan utama dari routing adalah untuk mendapatkan pengurutan

aktivitas yang terbaik dan termurah dalam suatu operasional produksi serta memastikan

pengurutan ini berjalan dengan lancar. Dari analisis routing ini, perusahaan bisa

menentukan apa yang akan dibuat sendiri (manufaktur) dan apa yang akan dibeli.

Selain itu, routing juga berfungsi untuk menentukan kualitas dan jenis material.

Perancangan aliran kerja (workflow) organisasi.

Penjadwalan (scheduling)

Penjadwalan adalah salah satu kegiatan penting dalam proses produksi.

Penjadwalan ini sangat diperlukan untuk melakukan pengaturan waktu dari suatu

kegiatan operasi, yang didalamnya mencakup :

a. mengalokasikan fasilitas, peralatan & tenaga kerja untuk setiap operasi;

b. menentukan urutan pelaksanaan kegiatan.

Penjadwalan sangat erat kaitannya dengan kuantitas/volume pruoduksi pada suatu

operasi. Maka sering dikatakan bahwa penjadwalan adalah fungsi dari sistem volume

produksi. Banyak teknik atau metoda dalam penerapan pembuatan jadwal, tergantung

dari volume produksi, variasi produk & tingkat kesulitan pekerjaan.

Mempersiapkan order produksi dan jadwalnya (timetables).

Pengendalian

Sistem pengendalian dan perencanaan produksi terbagi ke dalam tiga tingkatan:

a. Perencanaan jangka panjang (long range planning)

 Perencanaan ini meliputi kegiatan peramalan usaha, perencanaan jumlah

produk dan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan,

dan perencanaan finansial.

b. Perencanaan jangka menengah (medium range planning)

Perencanaan jangka menengah meliputi kegiatan berupa perencanaan

kebutuhan kapasitas (capacity reqiurement planning), perencanaan kebutuhan

material (material requirement planning), jadwal induk produksi (master

production schedule), dan perencanaan kebutuhan distribusi (distribution

requirement planning).

c. Perencanaan jangka pendek (short range planning)

Perencanaan jangka pendek berupa kegiatan penjadwalan perakitan produk

akhir (final assembly schedule), perencanaan dan pengendalian input-output,

pengendalian kegiatan produksi, perencanaan dan pengendalian purchase, dan

manajemen proyek.

Memberikan otorisasi untuk memulai kegiatan produksi, memonitor,

menindaklanjuti, dan menjaga rencana dilaksanakan.