Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

Bahan Renungan Untuk Besok

Mata Kuliah Perencanaan Pengendalian Produksi (PPIC)
Dosen Pengampu : Alsen M. Tumanggor, ST., MM., MT. (AEK)

PPIC adalah bagian dari organisasi

yang membuat perencanaan &
pengendalian produksi,merancang
aliran kerja (workflow) organisasi
mulai bahan baku sampai barang jadi,
menyusun jadwal Sumber daya dan
mengeksekusinya, sehingga dapat
memberikan pelayanan yang terbaik bagi customer, serta meminimumkan biaya produksi
keseluruhan”, Kepanjangan PPIC itu sendiri adalah (Production Planning and Inventory
Control) dan Inventory Control adalah Bagian yang Mengendalikan stok dari bahan baku,
kemasan, dan bahan jadi agar sesuai dengan perencanaan produksi dan permintaan dari
pemasaran dan Mengevaluasi stok dari bahan baku, kemasan dan barang jadi untuk
diadakan konfirmasi dengan marketing tentang adanya barang jadi yang harus dijual.

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department

yaitu: marketing & produksi.

PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk
rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.

PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat
dengan “cash flow/ aliran dana” & kinerja bagian produksi secara umum.

Apa sih fungsi PPIC?

 Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing
 Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing,
produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.
1
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

Syarat apa saja agar kerja PPIC bisa optimal?

 Ada rencana Sales dari marketing Department
 Ada formula standard dari semua produk
 Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja
 Ada standard yield dari semua produk
 Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal
maupun impor.
 Ada batasan minimum dan maksimum stock
 Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian
marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance &
Accounting)

Job Desk PPIC adalah sebagai berikut :

 Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing
 Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan
menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada
batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)
 Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang
maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap
berjalan lancar dan seimbang
 Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory
 Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales
serta data inventory
 Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian
produksi atas pengamatan langsung
 Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun
 Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data
yang akurat dan up to date
 Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti
: toll manufacturing

2
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

 Pada intinya, PPIC bekerja sesuai dengan kaidah empat sehat lima sempurna. Empat
sehatnya adalah PDCA (Planing, Doing, Control, Action).

Sedang lima sempurnanya adalah Continous Improvement atau perbaikan terus –

menerus. Secara ringkas dapat digambarkan sbb :

Planning

Semua komponen sistem manajemen harus dipersiapkan. Makanya PPIC sering disebut
Pemersiap Kerja atau Peteknik Industri. Adapun hal – hal yang biasanya dipersiapkan
meliputi 5 unsur pokok, yaitu 5M (Man, Money, Material, Machine, Methode).

Man : personil yang dibutuhkan untuk menempati masing – masing stasiun kerja harus
dipersiapkan dan ditetapkan kebutuhannya sesuai dengan Standart kompetensi yang
seharusnya.

Money : maksudnya bukan uang, tetapi biaya. Artinya perencanaan biaya, atau lebih fokus
pada penentuan Harga Pokok Produk. Pada perusahaan besar, bagian cost accounting
sudah termasuk merencanakan harga pokok produk.

Material : Bahan baku, bahan pendukung dll harus direncanakan kebutuhannya dan
dikendalikan persediaan / stoknya. Sediaan yang banyak belum tentu efisien. Banyak
metode – metode yang bisa dipergunakan dalam menentukan rencana kebutuhan dan
tingkat sediaan yang tepat. Salah satunya dengan metode MRP (Material Requirement
Planning).

Machine : Pada masing – masing stasiun kerja harus ditetapkan spesifikasi dan jumlah
mesin yang diperlukan berikut tata letak / layout yang tepat agar tercapai efisiensi dan
tidak ada pemborosan karena handling / transportasi serta tidak terjadi arus balik (proses
berulang).

3
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

Methode : Menetapkan sasaran / target dan strategi masing – masing stasiun kerja.
Pembuatan prosedur kerja dan petunjuk teknis / manual instruction yang dilengkapi
dengan peralatan / tooling yang diperlukan. Standart Mutu Produk perlu ditetapkan untuk
menjaga kestabilan kualitas.

Dengan 5M tersebut, pada akhirnya PPIC dituntuk untuk bisa membuat jadwal
produksi yang sesuai dan waktu pengiriman yang tepat.

Doing

Yaitu proses realisasi dari perencanaan / planning. Dimulai dari pembuatan surat perintah
kerja, pendelegasian tugas dan wewenang masing – masing seksi serta mensosialisasikan
spek – spek perencanaan lewat media presentasi kepada jajaran produksi. Bagian produksi
melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaannya.

Control

Proses selanjutnya adalah pengendalian pelaksanaan pekerjaan. Bagian PPIC bertanggung

jawab terhadap kelancaran proses produksi. Mutu / kualitas hasil kerja tiap stasiun kerja
dipantau dan dikendalikan sesuai dengan standart mutu produk yang telah ditetapkan.
Pada intinya, proses control adalah memastikan bahwa realisasi produk telah sesuai
dengan yang direncanakan. Setiap ketidaksesuaian dicatat sebagai bahan pertimbangan
pengambilan keputusan berikutnya.

Action

Action adalah melakukan tindakan pencegahan dan atau perbaikan. Semua ketidaksesuaian
yang telah tercatat dianalisa untuk ditetapkan tindakan apa yang harus dilakukan. Prinsip
skala prioritas harus dipakai dalam menentukan tindakan mana yang harus didahulukan.
Metode kerjanya biasanya dengan Brainstorming, Diagram Pareto, Diagram Fishbone dll.

4
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

Continual Improvement

Keempat point diatas belum sempurna jika tidak ada perbaikan terus – menerus
(berkelanjutan). Pastikan bahwa ketidaksesuaian yang telah diambil langkah perbaikan
dan pencegahannya tidak terulang kembali. Kampanyekan setiap ada metode atau cara
kerja yang baru kepada setiap pelaku produksi. Usahakan setiap informasi yang penting
sedapat mungkin sampai kepada lini yang dimaksud.

Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and

Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang
diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian
dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing
(pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purchase Request (PR),
memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier.
Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan
ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat
Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan
ke Departemen Quality Control (QC) atau QA.

PPIC merupakan suatu metode perencanaan produksi dan penanganan material. Setiap
perusahaan mempunyai sistem produksi masing-masing. Perusahaan manufaktur
mempunyai perencanaan produksi tentang produknya apakah spare part atau produk
komplit. PPIC merupakan suatu sistem perencanaan, pengendalian dan alat untuk
mengambil keputusan.

Apa saja yang termasuk dalam sistem PPIC, beberapa hal yang merupakan komponen
sistem PPIC dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :

PPC Model
Dari beberapa komponen di atas ada satu komponen yang merupakan komponen yang
sangat penting yaitu material planning atau inventory management. Mengapa inventory
5
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

management sangat begitu penting? Inventory management merupakan sistem

penanganan material/bahan baku dalam proses produksi. Sadar atau gak, material
merupakan komponen cost yang paling besar porsinya dalam penentuan harga suatu
produk, apapun produk yang dijual, material merupakan komponen harga pokok produksi
yang paling besar. Apakah perusahaan manufaktur, jasa perawatan pesawat atau industri
jasa.

Penanganan Material

Kunci sukses dalam penanganan material adalah meet demand and supply on time. Ya
kunci sukses dalam penanganan material atau inventory management adalah bagaimana
memenuhi kebutuhan material dengan efektif dan efisien. Efektif, material harus ada sesuai
dengan waktu dan kebutuhan. Efisien, Pemenuhan material harus memperhatikan biaya
yang dikeluarkan. Bagaimana dapat memenuhi material dengan efektif dan efisien? Mudah,
anda harus paham karakteristik kebutuhan anda, pola demand di sistem produksi harus
dapat ditangkap dengan tepat. Beberapa pertimbangan dalam penanganan material
adalah :

1. Pola Kebutuhan Material (Kuantitas kebutuhan material, lead time baik lead time
produksi dan pemenuhan material, ) 2. Material pricing (Discount no discount), 3.
Pemilihan supplier, 4. Budget, 5. Gudang, 6. dll

Untuk memahami pola pemenuhan material berikut referensi dari buku Stefanus
Eko Wiratno (bapak PPIC Indonesia), sebagai berikut :

Pola Penanganan Material Dikelompokan menjadi 3 yaitu :

1. DETERMINISTIK
Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah :
-Demand diketahui secara pasti
-Demand tidak memiliki variasi (S=0)
6
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

-Dibagi menjadi: 1.Deterministik statik dan 2.Deterministik dinamik

2. PROBABILISTIK
Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah :
-Fenomena demand tidak diketahui secara pasti
-Ekspektasi, variansi, dan pola distribusi kemungkinannya dapat diprediksi (S¹0)
-Persoalan utama menentukan berapa Safety Stock
-Metode pengendalian inventori: 1.Fixed Order Quantity dan 2.Fixed Order Interval

3. UNCERTAINTY
Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah :

-Ketiga parameter populasinya tidak diketahui secara lengkap

-Dibagi menjadi
1.Inventori Tak Tentu Beresiko Terkendali (probabilitas demand diketahui)
2.Inventori Tak Tentu Beresiko Tak Terkendali (probabilitas permintaan tidak diketahui
sama sekali)

Kenali tipe sistem produksi anda, kenali tipe pemenuhannya itulah kunci sukses awal
dalam pemenuhan material.

Tambahan terkadang dalam pekerjaan di bidang PPIC suka banyak istilah yang aneh
yang belum kita ketahui tapi ini hal mendasar yang perlu anda pahan ketika berminat
ingin bekerja dalam bidang PPIC untuk istilahnya sebagai berikut

Dasar istilah dalam ruang lingkup pekerjaan di bagian PPIC :

1) Mengetahui Kapasitas Produksi.
2) Mengetahui Forecast Penjualan.
3) Mengetahui Customer Order.
4) Mengetahui Formula Produk.
5) Mengetahui Proses Produksi.
7
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

6) Mengetahui Kualitas Produk.

7) Mengetahui Kapasitas Gudang.
8) Mengetahui Leadtime Pembelian.
9) Mengetahui Quantity Minimum Order.
10) Mengetahui Bahan Baku Alternatif.
11) Mengetahui Kapasitas Ekspedisi.
12) Mengetahui Leadtime Pengiriman.
13) Mengetahui Safty Stock Raw Material & Finish Good.

Dengan Penjelasan :
1. Kapasitas Produksi.
Kapasitas Produksi adalah berapa besar di dalam sebuah mesin produksi di dalam
membuat suatu produk selama satu hari kerja. Dengan Kapasitas produksi ini maka
Departemen PPIC dapat mengetahui berapa lama proses produksi untuk suatu finish goods
dalam jumlah tertentu. Kapasitas produksi di dapatkan dari Departemen Produksi.

2. Forecast Penjualan.
Forecast Penjualan adalah perkiraan penjualan yang akan datang baik untuk satu bulan
atau tiga bulan kedepan. Dengan Forecast ini maka Departemen PPIC dapat memenuhi
permintaan customer dan membuat safty stock finish goods. Forecast Penjualan ini di
dapatkan dari Departemen Marketing.

3. Customer Order.
Customer Order adalah Permintaan Pelanggan terhadap produk finish goods yang
ditawarkan oleh Marketing baik itu produk regular maupun produk pesanan khusus. Dari
Customer Order yang masuk ini maka PPIC dapat menjadwalkan rencana produksi sampai
produk itu terkirim sesuai dengan leadtime yang sudah di tentukan.

4. Formula Produk
Formula produk dikeluarkan berdasarkan hasil uji coba dari Dept. R&D terhadap suatu
produk sampai produk itu dapat dijual ke Customer. Dalam formula itu terdapat rincian
8
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

bahan baku yang akan digunkan untuk suatu produk dengan uraian persentase, makan
berdasarkan formula itu maka PPIC dapat memperhitungkan berapa banyak bahan yang
dibutuhkan untuk permintaan Customer.

5. Proses Produksi
Proses produksi didalam produksi suatu produk berbeda-beda perlakuanya oleh karena itu
maka PPIC harus dapat mengetahui setiap produk di dalam proses produksinya sehingga
bisa memperkirakan berapa lama suatu produk itu dapat dibuat sampai selesai dan sesuai
dengan kapasitasnya juga. Proses produksi ini dapat diketahui dengan memahami produk
tersebut pada saat produksi apa saja kendala yang dapat terjadi untuk suatu produk
tersebut.

6. Kualitas Produk
Kualitas produk dapat dinyatakan banwa produk itu berkualitas sesuai dengan standart
yang sudah ditentukan berdasarkan Dept. QC. Mengapa kualitas ini menjadi penting
menurut saya bagi PPIC, karena didalam suatu produksi suatu produk ada beberapa
tahapan tes QC untuk menyatakan produk tersebut LOLOS QC atau TIDAK LOLOS QC.
Dengan mengetahui masalah kualitas produk maka PPIC dapat mengkomunikasikannya
dengan Marketing mengenai kualitas yang diinginkan karena tidak semua customer sesuai
dengan standar yang kita keluarkan dalam artian bahwa kualitas produk itu masih dapat
dibicarakan dengan Customer dan yang dapat membicarakan masalah kualitas produk
yang kita dapatkan pada saat produksi adalah Marketing sendiri yang memegang peranan
penting ini.

7. Kapasitas Gudang
Kapasitas Gudang ditentukan berdasakan dari Dept. Gudang yang mana data ini dapat
diukur sesuai dengan barang yang ingin kita buat stocknya. Dengan ini Gudang dapat
memperkirakan berapa besar barang tersebut dapat disimpan di gudang. Maka dengan
adanya ini PPIC harus dapat mengatur masuknya barang agar tidak ada nya penumpukan
barang di dalam gudang yang dapat menghabiskan kapasitas gudang. Sehingga dengan
memperhatikan hal seperti ini teciptalah efisiensi dan efektifitas dari gudang.
9
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

8. Leadtime Pembelian
Leadtime pembelian didapat dari Dept. Purchasing yang mana Dept. Purchasing
mendapatkanya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier dan perhitungan dokumen
yang harus diproses secara internal departemennya. Maka dengan adanya Leadtime
Pembelian ini PPIC dapat memperhitungan pembelian bahan baku agar dapat lebih efektis
dan efesien selain itu akan didapatkan saefty stock barang yang diinginkan.

9. Quantity Minimum Order

Begitu juga Quantity Minimum Order didapatkan dari Dept. Purchasing yang mana Dept.
Purchasing mendapatkannya sesuai dengan negosiasi dengan para supplier didapatkan
berbarengan pada saat permintaan leadtime pembelian. Dengan itu maka Dept. PPIC dapat
mengorder sesuai dengan Quantity Minimum Order yang sudah ditentukan kecuali ada hal-
hal khusus yang mengharuskan memesan barang diluar Quantity Minimum Order maka
Dept. PPIC meminta kepada Dept. Purchasing utnuk menegosiasikan dengan supplier.

10. Bahan Baku Alternatif

Bahan Baku Alternatif berdasarkan informasi dari Dept. R&D, yang mana bahan ini bagi
industri sangatkan dibutuhkan karena jikalau tidak ada bahan alternatif bagi suatu produk
dan pada saat produksi bahan baku utama tidak tersedia oleh supplier maka produksi akan
menggunkan bahan alternative tersebut. Mengapa informasi bahan baku alternative ini
sangat dibutuhkanbagi Dept. PPIC ??.. karena Dept. PPIC yang mengkontrol inventory part
dan planning produksi sehingga Dept. PPIC dapat memperhitungkan kapan harus
menggunkan bahan alternative tersebut, selain itu juga dengan adanya bahan alternative
ini maka dapat menurunkan biaya pembelian bahan karena Dept. Purchasing akan
membeli barang yang harganya paling murah dari antara bahan baku alternatif tesebut.

11. Kapasitas Ekspedisi

Kapasitas Ekspedisi ini didapatkan dari Dept. Ekspedisi yang mana infomasi ini digunakan
untuk memperhitungan pengirman barang yang harus dapat dikirim sesuai dengan
customer order yang diterima dengan memperhitungkan leadtime pengiriman dan
permintaan pengiriman barang diluar leadtime yang sudah ditentukan secara internal.
10
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

Dengan adanya ini maka Dept. PPIC dapt menentukan pengiriman barang yang harus
dikirim karena menyangkut dengan customer order yang sudah diterima oleh Dept. PPIC.

12. Leadtime Pengiriman

Leadtime Pengiriman ini dapatkan dari keputusan yang telah digodok oleh Plan Manager
dengan Departemen-departemen terkait yang berhubungan dengan customer order.
Dengan adanya leadtime pengiriman ini maka dapat memastikan kepada customer kapan
barang yang dipesan dapat sampai ditempat para customer, selain itu juga maka Dept. PPIC
dapat memperhitungkan kapan seharusnya pesanan customer tersebut harus
diproduksikan.

13. Safety Stock Raw Material dan Finish Goods

Safety stock Raw Material dan Finish Goods ini sangatlah diperlukan bagi sebuah perusahan
karena dengan adanya ini maka kebutuhan akan Raw Material untuk kebutuhan produksi
akan selalu tejaga dan tidak akan mengalami kekurangan disaat produksi akan berjalan
dan kebutuhan Customer akan Finish Goods pun akan terjaga dengan aman dan pada saat
Customer mengeluarkan permintaan akan Finish Goods maka akan tersedia selalu.

Production Schedule merupakan jantung dari pada suatu perusahaan agar perusahaan
dapat berjalan / produksi sesuai dengan kapasitas mesin, kapasitas sumber daya manusia,
permintaan customer dan ketersediaan bahan bakunya sehingga hasil produksi menjadi
efesien dan efektifitas.

Maka dari bagian PPIC ini bagaimana memperhitungkan segala sesuatunya agar dapat
menyusun jadwal produksi sesuai dengan kemampuan perusahaan dan mendapatkan
target yang di inginkan.

Beberapa hal untuk menyusun jadwal produksi (production schedule) :

1. Orderan yang di terima / Forecast yang dikeluarkan oleh bagian Marketing atau
Managemen.

11
PPIC-AEK2019
 Mudah Belajar PPIC : Pengertian PPIC dan Inventory Control Serta Job Desk PPIC

2. Permintaan kirim sesuai dengan keinginan customer atau sesuai dengan leadtime
pengiriman yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
3. Kapasitas produksi berapa kemampuan dari mesin yang dimiliki untuk suatu
produk.
4. Formulasi Produk untuk mengetahui berapa dan jenis bahan apa saja yang
dibutuhkan untuk memenuhi permintaan customer / forecast yang sudah
dikeluarkan oleh Marketing atau Managemen.
5. Perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan ( MRP – Material Reques
Planning )
6. Perkiraan BS yang akan terjadi pada produk yang akan diproduksi sehingga
perhitungan akan kebutuhan bahan baku dan permintaan pengiriman akan dapat
detentukan.

Demikian. Salam Industri. AEK

Integerasi Personal :
 Sebagai tulisan untuk dipelajari dan dipahami dengan sungguh-sungguh
 Sebagai bahan evaluasi pribadi
 Sebagai kisi-kisi ujian Tengah Semester dan Utama
 Sebagai bahan FGD dan tugas besar
 Sebagai dasar untuk bekerja di dunia manufaktur

12
PPIC-AEK2019