1.

Definisi PPIC (Production Planning and Inventory Control) :

PPIC (Production Planning and Inventory Control) adalah kegiatan merencanakan
produksi dan mengontrol kebutuhan bahan baku agar proses produksi
(manufaktur) dapat berjalan dengan baik (efektif dan efisien). Jika diambil dari
pengertian production planning bukan hanya merencanakan produksi saja,
dimana pengertiannya bisa menjadi lebih luas lagi. Jika kita ingin merencanakan
suatu produksi maka kita harus mengetahui kebutuhan bahan yang akan di
produksi yang mana departemen PPIC dapat mengetahuinya berdasarkan
informasi dari departemen R&D (Research and Development) berupa formulasi
produk dan dari sini departemen PPIC dapat menghitung kebutuhan bahan baku
yang harus disediakan sesuai dengan berapa banyak yang akan diproduksi.
Sedangkan Inventory Control pengertiannya bukan hanya sekedar mengontrol
bahan baku saja tetapi bagaimana departemen PPIC dapat meminimalkan
persediaan bahan baku yang berada di departemen Warehouse sehingga
penempatan di gudang menjadi lebih efektif dan dapat menekan biaya
penyimpanan dan pembelian bahan baku.
Production Planning and Inventory Control (PPIC), merupakan salah satu
departemen yang sangat penting bagi berjalannya perindustrian. Departemen
PPIC bertanggungjawab dalam mengatur keseimbangan antaran tuntutan (jumlah
produk yang diproduksi) bagian marketing atas permintaan pasar dengan bagian
produksi yang bertugas mempersiapkan produk secara efisien. Depertemen PPIC
dapat digambarkan layaknya sebuah jembatan antara departemen marketing
dengan departemen produksi. Bagian Marketing bertugas membuat forecast atau
ramalan jumlah barang yang dibutuhkan atau akan dipasarkan. Sedangkan
Departemen Produksi membuat produk dengan jumlah sesui dengan yang
dikehendaki oleh Departemen Marketing. Dan disinilah tugas Departemen PPIC
yaitu menghubungkan kedua departement tersebut sehingga terjadi
keseimbangan antara jumlah permintaan dari Depertemen Marketing dengan
jumlah yang diproduksi oleh Departement Produksi.
2. Fungsi dari Production Planning and Inventory Control :
1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing.
2. Mengintegrasikan atau memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing,
produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.
3. Ruang Lingkup Production Planning and Inventory Control :
1. Registrasi New Item dan Material
Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan
supporting material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua
jenis material, pertama Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan
dalam proses pembentukan produk, dan kedua yaitu Supporting material, yaitu
material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi unit Final product, seperti
plastic packaging, sticker, cartoon box, kertas label, dll.
Kode untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan
agar dapat terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah
input data, kode angka dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input

menggunakan scanner. Selain untuk mempercepat waktu iniput, proses

scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan tingkat human error
sangat rendah.
Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan
berhasil, setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus
diregristasi oleh PPIC lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per
unit produk ( Material Requirement Planning/MRP
2. Pengelolaan Inventory atau barang persediaan
Barang persediaan terdiri dari :
1) Material dan Supporting Material,
2) Work In Process (WIP), dan
3) Final Product.
Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu
diperhatikan untuk pengadaannya, yaitu; 1) M&SM tanpa melihat order customer
, 2) M&SM berdasarkan order customer. Dengan pertimbangan minimalisir biaya
pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam batas optimum dengan
beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran proses
( fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya
emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of
material (BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order
( master production schedulle/MPS ).
Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station
lainnya berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan
pengelolaan khusus, akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi
berdasarkan proses. Pergeseran barang jadi terkadang tidak bisa sempurna
atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan ongkos pengerjaan yang
ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk proses di divisi B,
terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer,
mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang
diproduksi kadang berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung
jawab penuh dalam mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem
Informasi dan penerapan logic proses yang tepat dapat menjamin pengendalian
WIP. PPIC akan selalu dapat memantau progress produksi di semua tahapan
proses.
Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan,
karena posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang
baik, pengendalian final product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus
secara real time dan up to date dalam menerima informasi mengenai final
product siap dikirim ke customer.
3. Planning dan Monitoring Proses Produksi
Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate,
antara dunia luar dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC

harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke

Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer. Sama dengan dikehidupan
sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado, kalo penjualnya
lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu
atau berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada kepastian
kapan selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah
gado-gado lho ya. Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita
menjadi material bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting
menjadi material bagi industri Garment. Inilah salah satu konsep dari customer
satisfaction . Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam dapur anda,
tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran
seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya
peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring.
4. Contoh Struktur yang berkaitan dengan PPIC :
Level Kecil Menengah Perusahaan Pembuatan Baju (Melati Hijab)
Production Planning & Inventory Control Adalah Bagian yang bertugas
untuk mengontrol bagian bahan baku untuk produksi di dalam gudang
persediaan.
Tugas/Jobdesc divisi PPIC adalah sebagai berikut :
-. Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi
sesuai order yang
diterima.
-. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari
marketing dengan
memperhatikan kondisi stock dengan menghitung
kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal.
-. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang
ada di gudang maupun yang akan didatangkan sehingga proses
produksi dan penerimaan order bisa
berjalan lancar dan seimbang.
-. Menyusun jadwal produksi sesuai waktu, routing & quantity yang
tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan
permintaan pelanggan.
-. Menjaga keseimbangan lini kerja di produksi agar tidak ada mesin
yang overload sementara mesin lain tunggu order.
-. Menginformasikan ke bagian marketing jika ada masalah di proses
produksi yang menyebabkan keterlambatan kirim.
Bagian bertugas dan bertanggung jawab mengerjakan dan menyelesaikan
order dari PPIC sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.Dalam
perusahaan kecil, bagian produksi juga bertanggung jawab terhadap
kualitas barang yang dihasilkan.Jika hasil produksi tidak sesuai standard
dan barang ditolak customer maka bagian produksi harus bertanggung
jawab.Selain itu bagian produksi bertanggung jawab atas pemeliharaan
dan perbaikan alat-alat produksi agar dapat berfungsi dengan baik.Hal ini
berbeda dengan perusahaan besar dimana ada bagaian perawatan dan
perbaikan dalam departement tersendiri.

Level Nasional PT. Indofood Tbk.

Supervisor PPIC

Supervisor ini bertugas merencanakan jadwal produksi dan mengendalikan

pengadaan bahan baku (Raw Material)/RM dan barang jadi (Finish
Good)/FG. Merencanakan kedatangan RM untuk menunjang kelancaran
proses produksi sesuai jadwal yang telah dibuat. Membuat jadwal produksi
berdasarkan Confirmed Weekly Order (CWO) yang diterima. Memantau
tingkat persediaan dari gudang RM maupun FG sehingga standard dan
persediaan penyangga tetap terjaga.
-. Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu Produk (Branch Process
Development and Quality Manager) : Manajer PDQC bertugas dan
bertanggung jawab dalam memeriksa bahan baku, bahan tambahan,
produk jadi, dan bahan pengemas. Mengawasi analisa kualitas produksi,
bertanggung jawab atas kelengkapan laboratorium untuk analisa dan
pengembangan produk. Selain itu BPDQC bertugas dan bertanggung
jawab:
(1) Mengendalikan semua kegiatan departemen PDQC dalam aspek proses
pengendalian mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan.
(2) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di
laboratorium serta GNP dan HACCP diproses produksi. (3) Mengendalikan
semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal pengawasan mutu
dan hasil pengawasan serta pengembangan produk. (4) Mengatur dan
merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja, alat bantu dan fasilitas
kerja selama masih dalam batas-batas standar baku yang diselaraskan
dengan rencana manajemen. (5) Menilai/mengevaluasi kerja staff
departemen PDQC.
-. Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Spv) :
Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu BPDQC dalam
hal sistem pengendalian mutu proses produksi. Memantau &
mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi, sesuai standar
mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan QC Process Spv & bagian
administrasi. Melakuaka perbaikan mutu dan costperalatan untuk
kebutuhan analisis.
-. Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/Produk Jadi (Quality control
Raw Material/Finished Good Spv) : Supervisor pengawasan mutu bahan
baku/produk jadi bertugas membantu BPDQC dalam hal pengendalian
mutu RM & FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan
pengawasan secara langsung terhadap proses Incoming Quality
Control (IQC), Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi koordinasi
QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil analisa IQC dan OQC
sehingga aktivitas kerja bisa berjalan lancar. Melakukan koordinasi tugas IQ
RM & FG, OQC RM & FG serta mengembangkan proses. Menjaga
kelancaran tugas penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi
pelaksaan GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili BPDQC jika

tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah ditetapkan.

Level Global PT. Suzuki Indonesia

Jobdesk Section PPIC
Melakukan pemilahan jadwal produksi per bulan menjadi jadwal produksi
harian. Sehingga dapat memperkirakan jumlah unit yang akan diporduksi
setiap harinya dengan melihat kapasitas yang ada serta menentukan perlu
tidaknya waktu overtime, jam lembur serta banyaknya shift kerja untuk
jadwal produksi harian tersebut. Selain itu PPIC dalam menentukan jumlah
unit produksi harian juga memperhatikan inventory yang ada sehingga
terdapat kesesuaian jumlah unit yang diproduksi.

TUGAS Production Planning And Inventory

Control (PPIC)

Disusun oleh :
Zakiyyah Ulfah
145060701111040