Ahmad Mujahid Kamiludin

(201310225083)
Sistem Terintegritas
03.PERENCANAAN PRODUKSI BAKSO & MIE
Pendahuluan
Fungsi Planning/Perencanaan dalam produksi Baso dan Mie (manufacture) dijalankan oleh
bagian PPIC ( Production Perencanaan and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi
production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory.
Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan yang berupa persediaan bahan
baku/raw material, barang-barang sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang
dimiliki untuk dijual. Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory
dan gudang sangat berkaitan. Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen didalam
Suplay Chain product. Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai
digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan,
gudang bahan baku, dll. Perusahaan besar atau kecil, untuk pengadaan dan penyimpanan
barang ini diperlukan biaya besar. Biaya penyimpanan ini setiap tahun umumnya mencapai
sekitar 20 40% dari harga barang (Indrajit, R,E., Djokopranoto,R., Manajemen Persediaan,
2003, Gramedia, hal.3). Untuk itu diperlukan strategi atau manajemen inventory yang baik
agar biaya persediaan optimum.
Dalam Struktur Organisasi ada beberapa variasi untuk mempertegas fungsi Planning dan
Gudang (material ware house dan Final Product ware house), untuk kondisi seperti ini, PPIC
bertanggung jawab pada Monitoring Persediaan ( Safety Stock, Mengeluarkan Bill of
Material, akurasi data inventory, efektivitas sistem invormasi ).
Sedangkan aktivitas pergudangan, seperti :
1) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman raw material ke bagian processing
2) Penerimaan, Penyimpanan, dan pengiriman final product ke Customer
3) Mengoperasikan Sistem informasi, Umumnya dibawah kendali Head Ware House
setingkat Supervisor atau Manager, disesuaikan dengan Lingkup tanggung jawabnya.

Production Perencanaan Control

Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian Penjualan ( Sales/marketing )
lalu memastikan order ini selesai dan dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati.
Simple bukan ?
Tidak sesimple definisinya, fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing,
Purchasing, dan Produksi. Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work
In Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk bagian Finance terutama
dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab
PPIC .Beberapa perusahaan memiliki gaya manajemen production planning yang tampak
berbeda secara teknis, tapi secara umum fungsi ini tidak jauh berbeda. Situasi Market
menuntut produsen mampu menerapkan strategi operasi yang paling tepat. Salah satu

contohnya, untuk menekan biaya penyimpanan, customer menuntut produsen menerapkan

model produksi make to order, dengan variasi item product yang tinggi dan pemesanan dalam
quantity kecil. Faktor ini akan sangat mempengaruhi model system planning diperusahaan
tersebut.
Saya mengajak anda untuk mendalami peran PPIC secara spesifik. Ada cerita yang dapat
menjelaskan pola ini, Kami memiliki model produksi MTO, dengan market Jepang sebagai
salah satu "potensial market" , pola order barang dari sisi Customer/Distributor Jepang sangat
menarik. Saat barang datang di pelabuhan, kontainer langsung didistribusikan ke Customer
mereka. Jadi produk kami tidak perlu dikeluarkan dari kontainer. Distributor ini sudah
memasukkan jadwal kedatangan atau bongkar muat saat sampai di Pelabuhan disana, jadi
mereka tidak memerlukan Gudang perantara untuk menyimpan. Tidak hanya ini, biasanya
pola MTO ini diikuti oleh variasi product yang sangat tinggi dalam Lot-lot order yang kecil,
yang dalam prakteknya akan membuat aktivitas produksi menjadi lebih sulit dan berpotensi
menaikkancost.
Case seperti diatas menununjukkan begitu sulit bagi Manufacture untuk mengendalikan
customer. Bermain di ceruk yang ketat, kita tidak boleh hanya berbicara function, tapi
aspek-aspek lain yang dimiliki product akan menjadi nilai tambah, dalam memenangkan
persaingan. Jika anda seorang praktisi PPIC yang familiar dengan proses Make To order
(MTO), memiliki variasi item produk sangat tinggi, dan menerima oder dalam lot-lot kecil,
model order seperti ini biasanya sangat merepotkan, terutama dalam tahap realisasi product.
Entah ini kebetulan atau tidak, kondisi ini menjadi semacam bumerang bagi proses
manufacturing secara keseluruhan. Salah satu problem internal terbesar manufacture kita
yaitu fleksibilitas yang rendah, kemampuan bagian produksi dalam mengikuti strategi
marketing kadang masih masih sangat kurang. Untuk itu PPIC bertanggung jawab dalam
menentukan dan mengevaluasi sistem produksi, apakah harus dilakukan secara manual atau
menggunakan soft ware dalam mengelolanya, mutlak sistem ini ada dibawah tanggung jawab
PPIC. Terkadang, lemahnya pemahaman dan kesadaran leader-leader produksi akan hal ini
menyebabkan sering adanya konflik internal antara PPIC dan Produksi. Saya ibaratkan
hubungan PPIC dengan bagian produksi ibarat Tom and Jerry. Meskipun tidak menutup
kemungkinan, dengan pertimbangan tertentu seperti fleksibilitas perubahan arah produksi,
suplay material, dan distribusi data, antara PPIC dan Produksi berada dalam satu atap atau
Divisi Operasional. Masing-masing dipimpin oleh Level Manager. Dari contoh case yang
pernah saya temui dilapangan, model seperti ini memerlukan sosok Operasional Manager
dengan leadership & knowledge yang sangat kuat, jika tidak akan terjadi over lapping Job,
batas tanggung jawab yang tidak clear, dan yang paling bahaya yaitu konsesi-konsesi atau
kesepakatan negatif yang berpengaruh pada mundurnya schedulle delivery dan konsumsi
material
yang
relatif
tinggi.
PPIC bukanlah robot, yang hanya menjalankan aktivitas sesuai prosedure yang berlaku.
Tetapi secara Tim, PPIC berisi sekumpulan orang dengan qualifikasi dasar diantaranya,
memiliki sifat pembelajar/learning people, memiliki analitycal skill, dan Sistematis. Jadi
tidak hanya menjalankan sistem yang sudah ada, tetapi lebih pada memastikan sistem yang
dijalankan efektif atau istilah saya "Rule Maker".

Design Perencanaan dan Inventory Control

Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat besar, begitu besarnya
sampai saya berani jamin, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan optimal.
Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi terkait dengan manajemen

inventory. Otomatis Planning harus memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house
secara real time dan up date. Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas
pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses yang terkait dengan
Penjadwalan ulang (reschedulling), Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan
material, dll, pastinya akan mempengaruhi alokasi capasitas dan seluruh penjadwalan.
Pertanyaannya, mungkinkah Ms. Excel melakukannya? Jika yang saya masuk sinkronisasi,
yang saya tahu, jawabannya adalah tidak mungkin. Excel hanya bisa mengerjakannya
secara terpisah dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update.

SAP for Manufacture

Untuk lebih jelasnya berikut saya sampaikan lingkup kerja PPIC :
Registrasi New Item dan Material
Setiap Item Product harus memiliki Item Code. Begitu pula Setiap material dan supporting
material yang digunakan sekecil apapun harus tercoding. Ada dua jenis material, pertama
Raw material, yaitu seluruh material yang digunakan dalam proses pembentukan produk, dan
kedua yaitu Supporting material, yaitu material pembantu, yang digunakan untuk melengkapi
unit Final product, seperti bakso, mie, plastic packaging, cartoon box, kertas label, dll.
Code untuk Regristasi ini berupa urutan numerik/angka. Kode numerik digunakan agar dapat
terbaca oleh sistem. Dalam perkembangannya, untuk mempermudah input data, kode angka
dikonversi lagi kedalam barcode, sehingga proses input menggunakan scanner. Selain untuk
mempercepat waktu iniput, proses scanning menghasilkan data yang sangat akurat dengan
tingkat human error sangat rendah.
Item-item baru biasanya didapat dari bagian R&D, setelah melalui uji coba dan berhasil,
setelah di verifikasi oleh Quality Control (QC), produk baru harus diregristasi oleh PPIC
lengkap dengan komponen penyusun dan formulasi per unit produk ( Material Requirement
Planning/MRP )

Logic Regristasi item

Pengelolaan Inventory atau barang persediaan

Barang persediaan terdiri dari :
1) Material dan Supporting Material (M&SM)
2) Work In Process (WIP)
3) Final Product.
Material dan Supporting Material (M&SM). Ada dua hal yang harus selalu diperhatikan
untuk pengadaannya, yaitu:
1) M&SM tanpa melihat order customer
2) M&SM berdasarkan order customer.
Dengan pertimbangan minimalisir biaya pengadaan dan buffer, memiliki stock M&SM dalam
batas optimum dengan beberapa metode peramalan memberikan jaminan akan kelancaran
proses ( fluently production process ). Namun tidak menutup kemungkinan adanya
emergency order atau order spesial sehingga menyebabkan keluarnya Bill of material
(BOM) setelah kedatangan order customer atau setelah arrange order ( master production
schedulle/MPS )
Work In Process ( WIP ). Kondisi ideal, tahapan process dari satu station ke station lainnya
berlangsung secara continue. Namun ada beberapa proses memerlukan pengelolaan khusus,
akibatnya produksi terbagi kedalam beberapa divisi berdasarkan proses. Pergeseran barang
jadi terkadang tidak bisa sempurna atau satu banding satu. Karena aspek kerumitan dan
ongkos pengerjaan yang ekonomis, produk dari Divisi A yang menjadi bahan baku untuk
proses di divisi B, terkadang tidak dibuat pas atau sesuai dengan order customer,
mempertimbangkan aspek yang saya sebut sebelumnya, quantity yang diproduksi kadang
berlebih. Inilah yang disebut WIP, bagian PPIC bertanggung jawab penuh dalam
mengendalikan barang persediaan jenis ini. Peranan Sistem Informasi dan penerapan logic
proses yang tepat dapat menjamin pengendalian WIP. PPIC akan selalu dapat memantau
progress produksi di semua tahapan proses.
Final Product. Barang persediaan jenis ini relatif lebih mudah dikendalikan, karena
posisinya sudah di tahap akhir, dengan manajemen ware house yang baik, pengendalian final
product bisa dilakukan dengan baik. Poinnya, PPIC harus secara real time dan up to date
dalam menerima informasi mengenai final product siap dikirim ke customer.

Logic Inventory
Perencanaan dan Monitoring Proses Produksi
Mari memasuki intinya. PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate, antara dunia luar
dan Internal perusahaan dalam konteks realisasi produk. PPIC harus memberikan informasi
yang akurat mengenai proses internal ke Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer.
Sama dengan dikehidupan sehari-hari, misal kita di posisi customer, mau beli Gado-gado,
kalo penjualnya lambat dan gak jelas kapan selesainya, setiap ditanya jawabannya tidak tahu
atau berulangkali sampaikan,maaf saya cek dulu, hampir tidak ada kepastian kapan
selesainya dan berapa banyak yang bisa diselesaikan. Ini baru masalah gado-gado lho ya.
Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material bagi industri
lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi industri Garment. Inilah
salah satu konsep dari customer satisfaction . Customer tidak bisa melihat langsung ke
dalam dapur anda, tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan

gambaran seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda. Disinilah vitalnya

peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning dan monitoring .
Tahapan dalam planning dan monitoring proses produksi
Arrange Order
Ini merupakan tahap awal dari planning, yaitu menerima order dari Sales. Order ini bisa
berupa direct order dari customer, atau pembuatan stock untuk buffer saat peak season.
Kombinasi Make To order (MTO) dan Make To Stock (MTS). Beberapa perusahaan
menyebutnya Schedulling Rencana induk atau pembuatan Master Planning Schedule (MPS).
Schedulling ini masih belum detail, masih bersifat global dan memiliki periode yang panjang
3 6 bulan. Data-data di MPS sangat penting untuk memberikan informasi ke bagian
produksi untuk mempersiapkan resourcesnya, dan ke bagian purchasing untuk
mempersiapkan material.
Meski masih didalam scope PPIC, beberapa perusahaan yang sudah terintegrasi sistem
informasinya, memberikan tugas input arrange order ke bagian sales. Lho koq bisa. Inilah
keunggulan penerapan sistem informasi yang Terintegrasi. Purchase order dari Customer,
langsung diinput oleh sales, dan real time langsung masuk kedalam Master Planning
Schedulle. Bayangkan tinggal 1 klik saja, sistem sudah melakukan arrange order secara
automatis. Bagaimana melakukannya ?

1.

2.
3.
4.

Konsep dasarnya sebagai berikut. Dasar dari konsep ini, yaitu menyerahkan pekerjaan reguler
pada sistem. Karena logika manusia sulit untuk mengolah informasi yang begitu banyak dan
dalam waktu singkat, sistem menggunakan logika machine, meski masih di back up dengan
proses manual operator. Ada beberapa parameter yang harus terpenuhi :
Sistem memiliki data base mengenai sistem Grouping, yaitu menyatukan item produk yang
melalui jalur proses yang sama, ibaratnya anda harus memiliki jalur seperti rel kereta
api. Sebanyak apapun variasi produk yang anda miliki, produksi sudah terbagi kedalam lineline / jalur imaginer, yang dapat teridentifikasi oleh sistem.
Informasi ( data base ) mengenai capasitas setiap line produksi
Informasi ( data base ) mengenai lead time setiap line produksi
Informasi (data base )stock material
Dengan melihat sistem, PPIC secara manual dapat memperkirakan keamanan suplay material
yang dieprlukan, dan segera membuka Purchase order jika dieprkirakan material tidak
mencukupi. Input data Bill of material (BOM), memiliki menu tersendiri, sehingga data base
yang tersedia tidak hanya kondisi aktual stock real time, tetapi progressnya, mulai dari
status : 1) purchase order (pembelian)
2) Arrive status ( tanggal kedatangan )
Informasi ini progress ini sangat penting, karena sistem hanya bisa melakukan alokasi order
, jika status seluruh component material lokasinya sudah di factory.

Logic Arrange Order

Contoh Display Menu Arrange Order ( Ilustrasi Penulis )

Alokasi & Monitoring Order
Setelah PO Customer ter input kedalam database, secara real time sistem menginformasikan
pada PPIC estimasi schedulling dan status component material. Seperti yang saya sampaikan
data dalam Arrange order masih sangat kasar dan belum bisa dibaca oleh bagian processing.
Perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi-divisi yang saling tergantung ( dependent)
memiliki kode-kode Gruping yang berbeda-beda. Semakin mendekati proses akhir,
pembagian grup/ Line ini semakin terpecah semakin banyak. Disinilah pentingnya PPIC
memahami total alur proses realisasi produk.

Alokasi order bertujuan untuk membagi Item yang diorder kedalam tahapan-tahapan proses
mulai awal sampai delivery. Berbeda dengan arrange order, alokasi order biasanya memiliki
periode schedulling yang lebih pendek, yaitu sekitar 2 4 minggu , kecuali jika suatu Line
benar-benar mendapat order yang kapasitasnya melebihi dari 30 hari ( tentunya ketentuan
ini bervariasi disetiap perusahaan ). Tidak semua item dimulai dari proses awal, inilah
pentingnya database WIP, beberapa komponen-komponen pendukung reguler juga distock
dalam batas optimal di masing-masing divisi. Sistem memberikan pergerakan barang
persediaan diseluruh tahapan.

1)

2)
3)
4)

Istilah lain dari Alokasi Order yaitu Dispatching, aktivitas pengeluaran work order/perintah
kerja pada bagian produksi terkait. Item-item produk yang ter-alokasi berarti sudah memiliki
raw material yang complete. Yang perlu diperhatikan dalam melakukan alokasi &
Monitoring order :
PPIC memastikan kesiapan capasitas produksi, biasanya untuk order-order dengan kapasitas
yang melebihi, jika masih berada direntang capasitas produksi yang disepakati, dan sudah
terinput ke dalam database, asumsi yang digunakan yaitu bagian produksi setuju berapapun
jumlah order yang diturunkan selama tidak melebihi capasity. Sistem Line memberikan
fleksibilitas tinggi. Anda pernah melewati jalur puncak-Bogor ? Anda pernah mendengar
sistem Buka Tutup jalur ? Konsepnya seperti ini, dengan menerapkan sistem line, PPIC dapat
menerapkan sistem buka-tutup, menambah kapasitas di line tertentu, dengan terlebih dahulu
mengurangi atau bahkan menutup line lainnya, tentunya dengan terlebih dahulu
berkoordinasi dengan produksi, terutama perihal capasitas mesin dan ketersediaan personel.
Mengkomunikasikan ke bagian Sales, untuk diteruskan ke Customer, jika karena sesuatu hal,
harus dilakukan schedule yang berbeda, terutama jika terjadi percepatan dan perlambatan
penyelesaian.
Melakukan response yang cepat jika terjadi masalah yang menyebabkan keterlambatan,
denan mengambil option re-Schedulling atau mengontrol Delay.
Memastikan order yang sudah ter-alokasi ( dalam sistem) ter-Print out agar bisa dikerjakan
oleh bagian produksi. Ini sangat penting, karena print out Work order menjadi dasar bagi
personel di lantai produksi. Untuk itu Work Order harus memberikan Informasi-informasi
penting terkait : 1) Nama item product, 2) Component Material, 3) Code numeric atau
Barcode, 4) Quantity, 5) Tanggal mulai produksi ( start date ) , 6) Tanggal target selesai
( Finish Date), 7) Info lain terkait dengan Spesifikasi produt ( warna, dimensi, dll ), 8) No.
Regristasi Customer Order, 9) No. Regristasi Work Order, 10) Identifikasi untuk mampu
telusur proses. Konsep yang saya sampaikan ini biasa disebut dengan KANBAN
dibeberapa perusahaan Jepang. Tidak hanya informasi diatas, penerapan sistem Kanban
menuntut adanya standarisasi tempat-tempat penyimpanan. Misal, product dalam sebuah Box
berisi maksimal 400 pcs, jika order dari customer untuk item ini totalnya 1000 pcs, maka
Work Instruction Sheet/Kartu kanban terpecah menjadi 3 sheet. Berturut-turut memiliki
quantity 400, 400, 200 pcs/sheet. Dengan masing-masing sheet memiliki No. Regrestasi
sendiri ( angka dan barcode), dalam prosesnya, Shet-sheet ini selalu mengikuti pergerakan
produk. Sepintas memang terlihat boros kertas, tapi melihat akurasi dan kemudahan dalam
processingnya, saya pikir masih jauh lebih besar manfaatnya. Saya rekomendasikan sistem
ini untuk anda terapkan.

Kartu Kanban
5)

Melakukan monitoring terhadap progress di setiap stasiun kerja (work station). Delay di
satu station akan mempengaruhi ketepatan waktu station didepannya. Jika benar-benar ini
terjadi, PPIC harus mengambil langkah-langkah untuk melakukan koordinasi dengan
bagian-bagian terkait untuk mendapatkan solusinya.
6) System bersifat Close Loop atau siklus tertutup, untuk setiap Perintah kerja / Work
Instruction, progress dan Resultnya harus dapat dimonitor sehingga menjadi informasi balik
yang akurat untuk seluruh bagian terkait ( glass wall management ), mulai dari Sales, PPIC,
bagian Operation, dan Management.

Logic Alokasi Order