INVENTORY MANAJEMEN

PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA PERSERO

ENTERPRISE RESOURCES PLANNING MENGGUNAKAN
SOFTWARE APPLICATION PRODUCTS (SAP)

Tugas Mata Kuliah Enterprise Resource Planning

Dosen Pengampu
: Didik Sri Purwadi, M.Kom
Nama
: Afan Ramdani
NIM
: A12.2013.04953

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
2015

ABSTRAK
Inventory adalah item atau material yang dipakai oleh suatu organisasi atau
perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Suatu perusahaan yang memproduksi
barang atau jasa, maka material tersebut digunakan untuk mendukung atau
menyediakan kebutuhan produksi. Secara umum, inventory dapat diartikan sebagai
suatu item yang disimpan untuk memenuhi atau mendukung kebutuhan yang akan
datang. Jenis material yang dipakai dalam bisnis perusahaan seperti raw material,
work in process item, material yang digunakan untuk kepentingan aktivitas
produksi seperti operting supllies, maintenance, dan item yang bisa langsung
dikonsumsi seperti finished goods. Untuk itulah inventory dalam industri mana pun
menjadi hal yang perlu diperhatikan. Hanya saja, inventory juga bisa menimbulkan
biaya yang arus ditanggung oleh perusahaan bersangkutan. Oleh sebab itu, dalam
pengelolaan inventory haruslah cermat dan peka terhadap bisnis yang dijalani oleh
perusahaan tersebut dengan paartner dan pelanggannya. Perangkat lunak ERP
menjadi salah satu hal yang penting untuk memanajemen inventory pada proses
bisnis. Mencakup user friendly, pelacakan inventaris, kontrol, dan manajemen
aplikasi yang semua sistem tersebut mudah digunakan. Intinya, sebuah konsep
manajemen inventory harus menghasilkan sebuah sistem yang real time terhadap
proses bisnis, baik itu proses keluar masuk, persediaan, gudang, dan sebagainya.
Erp perlu diterapkan pada perusahaan besar berskala internasional seperti PT
Perkebunan Nusantara Persero. Sistem tersebut diterapkan untuk menunjang proses
bisnis, terutama pada bidang persediaan atau inventory.
Kata kunci : ERP, Inventory, SAP

ENTERPRISE RESOURCES PLANNING ( ERP )

Pengertian ERP atau dalam bahasa Indonesia berarti Perencanaan Sumber Daya
Perusahaan adalah

sebuah sistem informasi yang

digunakan oleh

sebuah

perusahaan barang ataupun jasa yang berguna untuk mengintegrasikan semua

proses jalannya perusahaan dari segala aspek baik proses produksi, proses
operasional, proses distribusi, dan segala proses lainnya dari produk ataupun jasa
dari perusahaan tersebut.
ERP meerupakan sistem yang pada intinya memudahkan perusahaan yang
memiliki proses bisnis begitu kompleks menjadi mudah dalam melakukan
aktivitasnya. Meskipun modal yang harus dibayar untuk menerapkan sistem ERP

tidaklah sedikit dan memiliki resiko kegagalan, namun sistem ERP menjanjikan
banyak sekali keuntungan apabila sistem yang diterapkan pada satu perusahaan
berhasil berjalan dengan baik. Beberapa keuntungan dalam menerapkan sistem
ERP tersebut antara lain adalah,
1. Dengan satu basis data yang digunakan, maka setiap divisi atau departemen
akan menggunakan informasi yang sama. Hal ini berarti meningkatkan
efisiensi dibandingkan setiap divisi memiliki data sendiri-sendiri. Selain itu,
akuras data juga dapat lebih terjaga dikarenakan data yang ada terpusat.
Contohnya adalah data stok barang jadi diolah dan dimiliki oleh bagian
sales, bagian gudang juga mengolah dan memiliki data tersebut, serta
tentunya bagian accounting. Dengan menjadikan datanya terpusat, maka
semua proses diatas akan menjadi lebih mudah.
2. Dengan satu sistem yang terintegrasi dalam suatu perusahaan, maka dapat
tercipta sinkronisasi proses antar bagian/divisi, membantu melakukan
standarisasi proses kerja, sehingga akan berakibat pada peningkatan kontrol.
3. Menerapkan sistem ERP

juga dapat memberikan pada keuntungan

penghematan anggaran perusahaan, atau bisa disebut dengan istilah Direct

Saving Cost.
4. Peningkatan kualitas informasi.
5. Produktivitas team.
6. Sinkronisasi antara IT sistem dengan Strategi Perusahaan.

Ada beberapa modular yang dicakup oleh sistem Enterprise Resources Planning,
antara lain :
1. Finance and Accounting Area
Yaitu meliputi kegiatan transaksi finansial dan akunting seperti profile
company, general ledger, account payable, account receivable, bank
management, cost control, treasury management, asset management, casf
dlow, dan seleuruh hal yang berhubungan dengan segala macam biaya
dalam suatu organisasi atau perusahaan.

2. Manufacturing Area
Meliputi production order yaitu suatu proses untuk membentuk barang jadi,
aliran proses produksi, tempat untuk mengatur kapasitas didalam proses
produksi, MRP, dan product costing.
3. Supply and Procurement Area
Mencakup hubungan dengan supplier dan proses procurement seperti
purchase requistion dan approval, purchase order, good receipt, dan
sebagainya.
4. Logistic Area
Meliputi material movement, inventory management, trade agreenment,
inventory journal, dan warehouse.
5. Distribution
Meliputi hubungan dengan pelanggan ( customer master ), sales quoation,
sales order, outbound delivery, good issue, invoicing yang dikirim ke
pelanggan, dan rebates.
6. Human Resources Area
Meliputi sekitar manajemen personalia, employee scheduling, training,
development employment, penggajian, bonus karyawan, job description,
dan segala hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia.
7. Plant Maintenance Area
Meliputi

kegiatan

yang

berhubungan

dengan

pengurangan

biaya

operasional dalam produksi, serta meningkatkan efisiensi.

8. Customer Relationship Management
Merupakan

sebuah

pelanggan dengan

modul
baik,

yang

supaya

menangani
pelanggan

pengelolaan

hubungan

menjadi loyal terhadap

perusahaan dan puas dengan pelayanan yang diberikan.

I.

LATAR BELAKANG

Pabrik Gula PT Perkebunan Nusantara merupakan salah satu perusahaan

BUMN yang bergerak di bidang agroindustri yang mengolah tanaman tebu sebagai
bahan untuk menghasilkan gula dan tetes. Perusahaan ini terletak di Jalan
Situbondo Banyuwangi, tepatnya di Desa Pandji Kabupaten Situbondo.
Inventory bagi perusahaan terutama bagi PT Perkebunan Nusantara biasa
digunakan untuk mengantisipasi kebutuhan pelanggan. Begitu juga dalam industri
manufacturing, inventory digunakan untuk aktivitas produksi yang mana untuk
memenuhi pelanggan yang kadang tidak dapat diprediksi sehingga kita harus
menjaga stok inventory dalam kegiatan produksi. Hal yang tidak dapat diprediksi
pun bukan saja terjadi atas pelanggan yang menginginkan barang dari perusahaan
kita, namun hal ini juga terjadi pada supplier yang akan men-supply barang ke
perusahaan kita. Coba bayangkan jika ada permintaan yang cukup besar dari
pelanggan, namun supplier kita bermasalah, oleh sebab itu kita memerlukan
inventory untuk mengantisipasi hal tersebut. Adapun alasan-alasan lain kenapa
perusahaan tetap menjaga/menyimpan inventory antara lain :
1. Bisa memenuhi kebutuhan pelanggan di waktu tertentu.
2. Mengambil keuntungan keika ada diskon dari supplier
3. Menghindari/memproteksi dari fluktuasi harga yang meningkat.
4. Menyediakan buffer ( persediaan cadangan ) untuk kondisi permintaan yang
tidak menentu.
5. Menjaga kelangsungan proses produksi.

Secara garis besar, inventory memiliki fungsi yang sangat penting bagi
perusahaan, yakni untuk mengontrol kebutuan supply dan demand. Sementara itu,
inventory juga berperan sebagai buffer dalam hal supply dan d emand, memnuhi
customer demand, dan menyediakan komponen-komponen yang dibutuhkan untuk
produksi.

Inventory dapat diklasifikan ke dalam beberapa bagian, yaitu :

1. Antisipasi Inventory
Antisipasi ini dibuat berdasarkan future demand yang artinya kebutuhan
yang dibutuhkan dalam jangka waktu kedepan. Misalnya, untukmenghadapi musim tertentu di mana permintaan akan kebutuhan tersebut
meningkat, seperti lebaran, hari besar, dan lain-lain.
2. Fluktuasi Inventory
Inventory berfungsi juga untuk mengatasi fluktuasi yang tidak dapat di
prediksi antara supply dan demand serta leadtime.
3. Lot-Size Inventory
Adalah sejumlah item/barang tertentu yang diorder dari suatu plant/third
party/supplier yang kemudian dijadikan standar kuantitas untuk proses
produksi ataupun proses pengiriman kepada pelanggan.
4. Transportasi Inventory
Maksudnya adalah waktu yang diperlukan bagi inventory tersebut dalam
perpindahan dari satu storage ke pusat distribusi atau ke pelanggan.
5. Work in Process
Merupakan inventory yang sudah diolah untuk proses menjadi finished
good. Work in process istilah mudahnya merupakan barang setengah jadi.
6. Finished Good
Yaitu

barang

/dikirimkan/dijual

jadi

yang

kepada

merupakan
customer.

barang

Finished

yang
goods

siap
dalam

disajikan
industri

manufacturing merupakan barang dari proses terakhir yang kemudian

disimpan dalam gudang.

II.

MENGAPA MENGGUNAKAN ERP?

Sistem ERP tentu saja sangat penting digunakan untuk menunjang kelancaran
proses bisnis apalagi pada perusahaan BUMN besar seperti PT Perkebunan
Nusantara Pesero yang sudah berskala nasional bahkan internasional.

Banyak perusahaan besar yang telah mengintegrasikan sistem proses bisnisnya

dengan menggunakan ERP. Selain mengefiensikan dan mengefektifkan proses
bisnis, penerapan ERP pada perusahaan-perusahaan juga memiliki banyak sekali
keuntungan, terutama pada aspek inventory. Antara lain :
1. Melalui ERP, status persediaan barang/order bisa dipantau setiap saat secara
realtime.
2. Database marketing dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
3. Pencarian data akan lebih mudah dan efisien, karena semua aspek telah
didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang terbentuk
dalam sistem ERP.
4. Mengurangi leadtime,

maksudnya adalah penyebaran informasi yang

dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen sehingga

proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya
tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.
5. Selain keempat keuntungan diatas, sistem Erp juga dapat menghemat biaya,
waktu, tenaga, dan memajukan perushaan ke era yang lebih modern.

III.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MENGGUNAKAN

ERP PADA SISTEM MANAJEMEN INVENTORY

A. Keuntungan
Beberapa keuntungan yang akan didapatkan apabila PT Perkebunan
Nusantara menerapkan sistem Erp antara lain adalah :
1. Perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan bahan baku
pembuat gula secara realtime.
2. Dengan informasi yang diperoleh secara realtime dan terpusat, maka
hal itu dapat menunjang kegiatan produksi perusahaan yang mana
harus terus dilakukan secara kontinyu.
3. Perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan yang manual apabila
sistem ERP
manajemen
menentukan

telah diterapkan.
inventory

Dengan adanya sistem ERP,

seperti menentukan

persediaan

maksimal,

persediaan

menentukan

barang,

persediaan

penjualan, dan menentukan biaya persediaan dapat dilakukan secara

otomatis tanpa harus menghitung manual.
4. Mengefiensikan dan mengefektifkan waktu, biaya, dan tenaga
proses bisnis.

B. Kerugian
Sebelum

menerapkan

memerhatikan beberapa

sistem
aspek

ERP,

alangkah

terlebih dahulu

baiknya

perusahaan

sebelum menentukan

langkah selanjutnya. Hal ini dikarenakan sistem ERP beresiko untuk gagal.
Dengan biaya penerapan yang tidak murah, tentu saja sistem Erp yang gagal
akan memberikan kerugian yang besar bagi PT Perkebunan Nusantara
Persero.

Beberapa aspek yang harus diperhatikan antara lain adalah infrastruktur,

sarana

prasarana,

sumberdaya

manusia,

kesiapan

perusahaan,

dan

manajemen perusahaan. Secara garis besar, kerugian yang mungkin

didapatkan adalah :
1. Resiko kegagalan sistem yang akan berakibat pada kerugian.
2. Terjadi pengurangan pegawai akibat sistem yang terkomputerisasi
dan terintegrasi.

IV.

SOFTWARE APPLICATION PRODUCTS

A. Tentang SAP
SAP merupakan suatu software yang dikembangkan untuk mendukung
suatu organsasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien
dan efektif. SAP adalah salah satu software Enterprise Resources Planning yang
telah banyak digunakan oleh perusahaan multinasional dan multiinternasional.
SAP sendiri, terdiri dari tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan
merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas bisnis sehari-hari.
Dibawah ini merupakan beberapa dampak dari implementasi sistem SAP,
antara lain :
1. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan
mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan
dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user
menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah realtime processing.
2. Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan
harus menggunakan satu sumber yang sama baik untuk customer, product,
maupun vendor.

3. Transparansi data. Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat
melihat semua informasi yang paling update setiap saat diperlukan
walaupun informasi tersebut di input oleh user lain.
SAP terdiri dari dua kategori yaitu BASIS dan ABAP. BASIS digunakan untuk
membentuk dan mengatur platform SAP sesuai dengan permintaan perusahaan,
sedangkan ABAp yaitu seperti bahasa pemrograman yang ada pada SAP.

B. Penggunaan SAP pada Inventory Manajemen untuk Melakukan

Perhitungan Persediaan Barang.

Pada bab ini, akan dijelaskan penggunaan SAP Bussines One versi 9 sebagai
perhitungan persediaan secara otomatis. Software ini memungkinkan manajer
gudang untuk menentukan frekuensi jumlah persediaan berdasarkan penentuan
jumlah siklus. Misalnya, keputusan bisa dibuat untuk menghitung semua nilai
yang tinggi ( A item ) bulanan, semua nilai yang lebih rendah ( B item ) setiap
3 bulan dan semua nilai terendah ( C item ) selama setahun sekali.
Menggunakan SAP Bussines Versi 9, manajer gudang dapat melihat frekuensi
siklus persediaan.

1. SAP Bussins one fungsi lokasi perhitungan persediaan dapat didefinisikan

oleh gudang, lokasi atau tingkat persediaan. Seperti pada gambar :

2. Menggunakan software ini, PT Perkebunan Nusantara dapat mengatur alert

untuk barang-barang stock. Tanda ini akan muncul di daftar users to do list.

3. SAP Bussines One Versi 9 dapat digunakan untuk merekam dan

mengelola persediaan proses pengembalian.

4. Bagi PT Perkebunan Nusantara yang memiliki beberapa jenis

persediaan, SAP Bussines One mendukung unit ukuran, seriall dan
batch yang dikelola item dan beberapa hal lainnya.

V.

KESIMPULAN DAN SARAN

a. Kesimpulan
Inventory merupakan salah satu bagian dalam perusahaan yang cukup
penting demi berjalannya suatu aktivitas bisnis. Inventory dapat berfungsi
sebagai bahan sentral dalam aktivitas bisnis suatu perusahaan. Selain itu,
inventory atau persediaan dapat pula berfungsi sebagai penjaga suatu proses
produksi perusahaan.
Penerapan sistem ERP pada PT Perkebunan Nusantara Persero merupakan
sebuah langkah besar untuk memajukan dan membawa perusahaan BUMN
nasional tersebut menuju era teknologi. Dengan sistem ERP yang
terintegrasi, diharapkan PT Perkebunan Nusantara dapat memperoleh hasil
yang lebih maksimal.

b. Saran
Perusahaan harus memperhatikan seluruh aspek seperti infrastruktur,
sumberdaya, keuangan, dan manajemen perusahaan sebelum mengambil
keputusan untuk menerapkan sistem ERP. Hal ini bertujuan untuk
meminimalisir resiko kegagalan yang dapat berakibat besar bagi
perusahaan.
Dengan diterapkannya sistem ERP, PT Perkebunan Nusantara tidak lagi
perlu menghitung inventory secara manual. Sistem yang terintegrasi akan
mengotomatiskan seluruh proses yang ada, oleh karena itu, semakin cepat
ERP diterapkan maka perusahaan akan semakin cepat untuk maju. Tentu
saja setelah mempertimbangkan seluruh aspek yang telah disebutkan diatas
sebelum menerapkan sistem ERP.

DAFTAR PUSTAKA
Yunarto Holy Icun.2005.Bussines Consept Implementation Series in
Inventory Management.Jakarta.Gramedia
Jacquaine,2010.
SAP
Bussines
One
inventory.www.monsoonacademy.com

Cara

Perhitungan

Robiyanto, Antara, Komala. Analisis Persediaan Bahan Baku Tebu pada PT

Perkebunan Nusantara. 2013. Universitas Udayana. Jurnal.