PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

NOMOR : 212//Dir-SK/XII/2016
TENTANG
KEBIJAKAN PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT
DIREKTUR RUMAH SAKIT

BANG : 1. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit , maka
diperlukan penyelenggaraan pelayanan yang bermutu tinggi tentang Pengadaan Perbekalan
Farmasi.
2. Bahwa perbekalan farmasi harus dikelola dan menjadi tanggung jawab Instalasi Farmasi.
3. Bahwa untuk menjamin mutu pelayanan rumah sakit maka perlu ditetapkan Surat Keputusan
Direktur tentang Pengadaan Perbekalan Farmasi.

MENGINGAT : 1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.

2. Undang-Undang RI Nomor 7 tahun 1963 tentang Farmasi.
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
kefarmasian di Rumah Sakit.
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004, tentang Standar
Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
TU : PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT TENTANG KEBIJAKAN PENGADAAN
PERBEKALAN FARMASI RUMAH SAKIT .

A : Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan pembelian langsung ke distributor resmi.

GA : Surat pesanan ditandatangani oleh Apoteker dan diketahui oleh Panitia Pengadaan dan
Direktur Rumah Sakit.

PAT : Panitia Pengadaan dan Penerimaan ditetapkan dengan SK Direktur.

PAT : Kebijakan ini berlaku selama 3 tahun dan akan dilakukan evaluasi minimal 1 tahun sekali.

MA : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perubahan, maka akan dilakukakan perubahan
dan perbaikan sebagaimana mestinya.
 Ditetapkandi : Tangerang
Tanggal : 30Desember2016
RUMAH SAKIT TANGERANG

Direktur

TEMBUSAN Yth :
1. Wadir Pelayanan Medis
2. Komite Medis
3. Seluruh Dokter di Rumah Sakit
4. Kepala Bagian Keperawatan
5. Seluruh Kepala Ruang Keperawatan
6. Instalasi Farmasi
7. Arsip

SURAT PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT

NOMOR : 212/RSQ/Dir-SK/XII/2016
TANGGAL : 30 Desember 2016

PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

A. Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui :
 a. Pembelian :
 Secara tender (oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi)
 Secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi/rekanan)
 Sumbangan/droping/hibah
Beberapa evaluasi yang digunakan dalam pengadaan obat adalah (Pudjaningsih, 1996):
1. Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya
 Digolongkan menjadi 3 kategori: rendah (<12), sedang (12-24), tinggi (>24)
 Banyaknya obat dengan frekuensi sedang dan tinggi → kemampuan IFRS dalam merespon
perubahan kebutuhan obat dan melakukan pembelian obat dalam jumlah sesuai dengan
kebutuhan saat itu.
 Pengadaan obat yang berulang menunjukkan bahwa yang tersedia di IFRS merupakan obat
dengan perputaran cepat (fast moving).
 Banyaknya obat yang masuk kedalam jenis slow moving → kerugian bagi rumah sakit.
2. Frekuensi kesalahan faktur
 Kriteria kesalahan faktur: adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam suatu item,
atau jenis obat dalam faktur terhadap surat pesanan yang bersesuaian
 Penyebab:
a. Tidak ada stok, atau barang habis di PBF
b. Stok barang yang tidak sesuai
c. Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak
3. Frekuensi tertundanya pembayaran oleh rumah sakit terhadap waktu yang disepakati
 Tingginya frekuensi tertundanya pembayaran menunjukkan kurang baiknya manajemen
keuangan pihak rumah sakit.
 Hal ini dapat mempengaruhi kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit sehingga
potensial menyebabkan ketidak lancaran suplai obat di kemudian hari.

Pemasok Obat Untuk Instalasi Farmasi

Pemasok adalah suatu organisasi/lembaga yang menyediakan atau memasok produk
atau pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya adalah
Industri Farmasi atau Pedagang Besar Farmasi. Untuk memperoleh obat atau sediaan obat
yang bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang
memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu komponen dari Praktek
Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah pemilihan pemasok yang memenuhi persyaratan.
 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok
IFRS harus menetapkan kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah
sakit. Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk rumah sakit adalah, tetapi tidak
terbatas pada hal berikut:
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan
(telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:
a. Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku
b. Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat
c. Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena mutu yang buruk
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajiban sebagi pemasok produk obat yang selalu
tersedia dan dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang terendah

Identifikasi Pemasok Sediaan Farmasi Yang Mungkin Untuk Rumah Sakit

IFRS harus melakukan proses untuk mengidentifikasi pemasok sediaan farmasi yang
mungkin. Proses itu mencakup, tetapi tidak terbatas hanya pada kombinasi dari berbagai
komponen berikut:
1. Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok, berdasarkan evaluasi dokumen dan
evaluasi di lapangan. Pemasok harus mengizinkan apoteker rumah sakit untuk menginspeksi
sistem mutu manufaktur dan pengendalian mutu.
2. Menganalisis informasi tentang unjuk kerja pemasok, dan harus dikembangkan ketetapan
serta kriteria operasional dan ditetapkan untuk mengakses kehandalan pemasok dan
menghindari subjektivitas. Kurangnya ketetapan serta kriteria untuk menetapkan pemasok
yang ditolak menimbulkan keraguan pada kejujuran proses pengadaan.
3. Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi secara visual sampel sediaan obat,
kemasan dan penandaan.
4. Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada), mengkaji hasil uji laboratorium
pihak ketiga yang telah diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok yang telah
diakreditasi.
5. Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang dipublikasikan oleh pengguna lain
atau informasi dari berbagai rumah sakit lain.
6. Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau yang disuplai oleh pemasok
7. Mengkaji mutu produk, harga, dan tanggapan pemasok jika ada masalah.
8. Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan mengevaluasi kemampuan yang mungkin
untuk mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara efisien dan dalam jadwal.
9. Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan penderita).
10. Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan pemasok.
11. Mengakses finansial guna memastikan kelangsungan hidup pemasok dalam seluruh periode
suplai yang diharapkan.
12. Kemampuan layanan dan dukungan.
13. Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber.

Hal Yang Perlu Disepakati Antara IFRS dan Pemasok

 Kesepakatan Tentang Jaminan Mutu Pasokan
IFRS harus mengadakan suatu kesepakatan yang jelas dengan pemasok mengenai
jaminan mutu terhadap produk yang dipasok. Satu atau lebih dari metode di bawah ini dapat
digunakan dalam kesepakatan jaminan mutu terhadap produk yang dipasok:
1. Mengandalkan sistem mutu pemasok dengan mengadakan audit dokumen mutu dan di
lapangan.
2. Penyertaan data inspeksi/pengujian yang ditetapkan dan rekaman pengendalian proses dari
pemasok.
3. Penerapan standar sistem mutu formal sesuai kontrak yang disetujui IFRS dan pemasok
(standar formal dapat ditetapkan oleh IFRS, yaitu SNI 19-9004-2001 dan SNI 19-9004-
2002).
4. Evaluasi secara berkala terhadap praktek pengendalian mutu pemasok oleh IFRS atau oleh
pihak ketiga.
5. Inspeksi/pengujian penerimaan lot dengan pengambilan contoh oleh pemasok.
6. Inspeksi penerimaan dan penyortiran oleh IFRS .

 Kesepakatan Mengenai Metode Verifikasi

Kesepakatan yang jelas harus diadakan oleh IFRS bersama pemasok mengenai
metode yang digunakan untuk memverifikasi kesesuaian terhadap persyaratan yang
ditetapkan. Kesepakatan tersebut, dapat mencakup pertukaran data inspeksi dan/atau
pengujian, dengan tujuan peningkatan mutu selanjutnya. Adanya kesepakatan tersebut dapat
 memperkecil kesulitan dalam penafsirkan persyaratan, metode inspeksi, pengujian, atau
pengambilan contoh.

 Kesepakatan Untuk Penyelesaian Perselisihan

Sistem dan prosedur harus ditetapkan IFRS bersama pemasok untuk penyelesaian
perselisihan yang berkaitan dengan mutu yang terjadi dikemudian hari.
Kewajiban Pemasok
Pemasok harus dapat memenuhi persyaratan dan/atau ketentuan tersebut di bawah ini:
Ketentuan Teknis
Ketentuan teknis mencakup:
1. Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:
a. Data pengendalian analitik
b. Data pengujian sterilitas
c. Data kesetaraan hayati
d. Uraian prosedur pengujian bahan mentah dan sediaan jadi
e. Informasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan obat jadi tertentu. Data pengujian dari
laboratorium independen yang telah diakreditasi harus diberikan tanpa dibayar
2. Semua obat dan/atau sediaannya harus memenuhi persyaratan Farmakope Indonesia Edisi IV
atau persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.
3. Sedapat mungkin, semua sediaan obat tersedia dalam kemasan unit tunggal atau dosis unit
atau kemasan selama terapi.
4. Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir dan pengemas atau distributor harus
tertera pada etiket sediaan.
5. Tanggal kedaluwarsa harus secara jelas tertera pada etiket kemasan.
6. Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia untuk apoteker atas permintaan.
7. Materi edukasi untuk penderita dan staf, yang penting untuk penggunaan yang tepat dari
sediaan obat harus tersedia secara rutin.
8. Atas permintaan, pemasok harus memberikan bukti dari setiap pernyataan berkaitan dengan
kemanjuran, keamanan dan keunggulan produknya.
9. Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa biaya, suatu kuantitas yang wajar dari
produknya yang memungkinkan apoteker untuk mengevaluasi sifat fisik, termasuk keelokan
farmasetik (penampilan dan ketidakadaan kerusakan atau cacat fisik) kemasan dan
penandaan.
inShare