PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI DI
RUMAH SAKIT

PENGADAAN &
PENERIMAAN

Fina Aryani, M.Sc., Apt

Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi Riau
 PENGADAA
N

Definisi
• Pengadaan obat  suatu proses untuk
mendapatkan perbekalan (obat/barang)
farmasi untuk menunjang kegiatan pelayanan
rumah sakit.
 PENGADAA
N

Tujuan
1. Mendapatkan perbekalan obat/barang
farmasi dengan harga layak.
2. Mendapatkan perbekalan obat/barang
farmasi dengan mutu yang baik.
3. Pengiriman barang terjamin tepat
waktu,proses terjamin lancar.
4. Tidak memerlukan tenaga dan waktu
berlebihan.
 PENGADAA
N

Seringkali pengadaan masih dijumpai pemborosan waktu, dana

dan tenaga

Menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit

Pengadaan tpt “basah” dikendalikan oleh supplier

mengendalikan

Panitia pengadaan <seharusnya>

 PENGADAA
N

Prinsip-prinsip pengadaan
• Efektif
• Efisien
• Terbuka & bersaing
• Transparan
• Adil/tidak diskriminatif
• Akuntabel
(Keppres no 80/2003):
 PENGADAA
N

Dalam pengadaan perlu komponen:

1. Personel yang terlatih dan menguasai
permasalahan
2. Ada prosedur yang jelas
3. Sistem informasi yang baik
4. Didukung dana dan fasilitas yang memadai
 PENGADAA
N

Pada proses pengadaan ada 3 eleman penting:

1. Metode pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti
menjadi “biaya tinggi”
2. Menyusun dan persyaratan kontrak kerja, sangat
penting untuk menjaga agar pelaksanaan
pengadaan terjamin mutu, waktu dan kelancaran
bagi semua pihak
3. Order pemesanan,agar barang dapat sesuai macam,
waktu dan tempat.
 PENGADAA
N

Indikator pengadaan obat

Macam indikator Tujuan Cara menghitung
1. Frek pengadaan tiap 1. Menget brp x obat 1. 30 kartu stok obat, lihat
item obat dipesan/bln brp x obat dipesan/thn

2. Frek kesalahan faktur 2. Menget brp x petugas 2. Cocokkan 30 lmbr srt

melakukan kesalahan pesanan vs fraktur nota
pengiriman
3. Frek tertundanya 3. Menget kualitas 3. Cocokkan daftar hutang
pembayaran oleh RS thd pembayaran RS vs daftar pembyrn
wkt yg disepakati
 PENGADAA
N

Langkah Proses Pengadaan:

1. Mereview daftar obat/barang farmasi yang akan diadakan
2. Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli
3. Menyesuaikan dengan situasi keuangan
4. Memilih metode pengadaan
5. Memilih supplier/rekanan
6. Membuat syarat kontrak kerja
7. Memonitor pengiriman barang
8. Menerima barang dan memeriksa
9. Melakukan pembayaran serta menyimpan yang kemudian
didistribusikan
 PENGADAA
N

Metode Pengadaan :
Pembeliaan

Pembuatan/produksi

Sumbangan/hibah/droping

Kerjasama operasional

Penyewaan
 PENGADAA
N

Pembelian
1
• Tender terbuka

2
• Tender Terbatas (Restricted tender)

3
• Negosiasi (Negotiated Procurement)

4
• Pengadaan Langsung (Direct procurement)
 Tender terbuka

Melibatkan berbagai sumber obat (termasuk industri farmasi scr

independen/asosiasi)
1. Jadwal tender
2. Pengumuman tender:
- mass media atau surat pengumuman
- informasi bisa sangat rinci, bs scr singkat tetapi memberi
kesempatan peserta tender untuk minta informasi
3. Persyaratan bagi peserta tender: spesifikasi, cara dan jadwal
pengiriman, tgl terakhir penerimaan proposal
4. Periode tender
5. Seleksi dan penetapan peserta tender
6. Pada penetapan harga metode ini lebih menguntungkan.
7. Perlu staf yang kuat
8. Perlu waktu yang lama serta perhatian penuh
 Tender terbatas
(restricted tender)
1. Melibatkan sejumlah tertentu peserta, yg punya
riwayat yg baik
2. Masing-masing peserta mendapat undangan
sifatnya tertutup
3. Sikap tender lebih singkat, biaya lebih hemat,
beban kerja lebih ringan drpd tender terbuka
4. Mengurangi resiko lead time yg terlalu panjang.
5. Harga masih bisa dikendalikan.
 Negosiasi
(Negotiated procurement)

1. Metode pengadaan relatif sederhana dan waktu

lebih lebih pendek
2. Pengelola obat dapat menawarkan secara rinci
kepada pemasok
3. Sering digunakan untuk kontrak pengadaan obat
jangka panjang
4. Dilakukan bila item obat tidak urgent, tidak banyak,
biasanya dilakukan pendekatan langsung, untuk
item tertentu.
 Pengadaan Langsung
1. Cara paling sederhana
2. Melakukan pembelanjaan sesuai dibutuhkan
langsung kepada pemasok
3. Bargaining power rendah (bagi pengelola suplai),
karena tidak ada pilihan lain
4. Sebaiknya dilakukan pada keadaan emergency,
item obat sedikit, atau jika tak mungkin dilakukan
negosiasi
5. Harga tertentu, relatif lebih mahal.
 PENGADAA
N

Pembuatan/ Produksi
1
• Tidak ada di pasaran

2
• Lebih murah

3
• Formula khusus

4
• Kemasan yang lebih kecil/repacking

5
• Untuk penelitian

6
• Yang tidak stabil dalam penyimpanan
 PENGADAA
N

Sumbangan/Hibah/Dropping
• Harus sesuai dengan kebutuhan
1 rumah sakit

• Disertai dengan dokumentasi dan

2 administrasi yang lengkap dan jelas
 PENGADAA
N

Kerjasama Operasional
• Memberikan manfaat bagi rumah sakit
1

• Dapat bekerjasama dengan rumah sakit, PBF,

2 apotek dan pelayanan kesehatan lainnya.
 PENGADAA
N

Penyewaan
• Penyewaan dilakukan thdp RS yang memiliki
fasilitas paling lengkap.
1
• Diusahakan sedapat mungkin untuk alkes
atau peralatan lain yang jarang digunakan di
2 RS
 Kontrak Kerja dan Syarat:
Merupakan pengikat yang mengatur kedua belah
pihak, pembeli dan rekanan
Komponen dalam persyaratan kontrak:
• Harga: tercantum, umumnya dibawah harga
pasaran. Pertimbangan: potongan harga, inflasi
dan bunga uang krn kalau tidak cermat RS bs rugi
• Syarat pembayaran:biasanya melalui bank. Perlu
surat jaminan atas dasar prestasi kerja atau atas
waktu (30, 40 hari dst)
• Standar mutu, dokumen apa yg diminta/hrs
dilampirkan. Apa farmakologik, farmasetik atau
farmakokinetik
 Kontrak Kerja dan Syarat:
• Penamaan dan labelling, perlu
mencantumkan nama dagang dan atau
nama generik. Agar tidak salah guna.
• Spesifikasi masing-masing barang, nama
dagang, dosis, statement yang lain.
• Tanggungan finansial, dititipkan di Bank
• Tanggal pengiriman, hak paten dan
pengepakan
• Kadaluwarsa
Pemilihan rekanan: suatu hal yg tidak mudah
dan sulit scr obyektif

Untuk rekanan yg baru dapat dilihat:

Telah terdaftar dan membayar kewajiban

Informasi informal scr singkat

Uji pembelian

Di daftar di RS

Uji penampilan rekanan

 Uji Penampilan dilihat dari
Komponen Pelayan:
• Rekor partisipasi
• Respon terhadap permintaan
• Waktu pengiriman
• Ketaatan thdp instruksi
• Ketepatan thdp dokumen
• Pengepakan dan labelling
• Kebijakan bila ED
• Perkiraan kenaikan harga
Komponen Kualitas:
• Produksi farmasetis
• Material pengepakan
Penerimaan
PENERIMAA
N

Definisi

• Penerimaan adalah suatu proses

untuk memverifikasi perbekalan
(obat/barang) farmasi setelah
dilakukannya proses pengadaan.
PENERIMAA
N

Tujuan

untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,

jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang
tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan
kondisi fisik yang diterima.
PENERIMAA
N

Langkah Kegiatan
Menerima perbekalan farmasi  Mencocokkan
antara surat pesanan, kondisi perbekalan
farmasi, dan faktur atau DO (delivery order).

Mengembalikan perbekalan farmasi dan faktur

yang tidak memenuhi persyaratan

Membuat keputusan penerimaan perbekalan

farmasi dan menandatangani berkas
penerimaan perbekalan farmasi.
PENERIMAA
N
Kondisi perbekalan farmasi harus
diperhatikan
Keadaan fisik
Nomor izin edar
Nomor batch
Tanggal kadaluarsa
Jenis, Kekuatan dan Jumlah
Harga & Potongan harga
Tanggal pengiriman
Sertifikat analisa dan MSDS
Alur Penerimaan Perbekalan Farmasi

Tim
PBF Transit in Gudang
Penerima
 MSDS
• MSDS merupakan informasi mengenai
cara pengendalian bahan kimia berbahaya
(B3), bisa diartikan juga lembar keselamatan
bahan.
• Informasi MSDS ini berisi tentang uraian
umum bahan, sifat fisik dan kimiawi, cara
penggunaan, penyimpanan hingga
pengelolaan bahan buangan.
 Fungsi MSDS
1. Menjaga kesehatan dan keselamatan petugas pada waktu bekerja
menggunakan bahan kimia.

2. Mengetahui potensi bahan kimia

3. Menerapkan teknologi pengendalian dalam melindungi pekerja

4. Mengembangkan rencana pengelolaan bahan kimia di tempat kerja

5. Merencanakan pelatihan pada pekerja yang langsung kontak dengan

B3
 Rincian isi MSDS antara lain : 
1. Informasi umum
2. Informasi komponen berbahaya
3. Informasi data sifat fisika
4. Informasi tentang data kemudahan terbakar dan ledakan
5. Informasi data reaktivitas
6. Informasi tentang bahaya kesehatan
7. Informasi prosedur pengumpulan, pengelolaan dan
pengolahan limbah
8. Informasi perlindungan bahan kimia
9. Informasi penanganan awal khusus
10.Informasi Data transportasi