FARMASI RUMAH SAKIT KELAS

” Cara Pengadaan Obat Yang Baik” B

INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL

JAKARTA

Disusun Oleh :
1.Filia Delfia (19340055)
2.Junefri Ilhamsyah (19340056)
3.Anggana Putra Raihan (19340057)
4.Yarti Merimba (19340058)
5.Abdul Husni (19340130)
 Sistem pengadaan obat

Pengadaan obat adalah proses memperoleh

pasokan obat dari pemasok swasta atau publik melalui
produsen dan distributor.
Sistem pengadaan farmasi merupakan penentu
utama dari ketersediaan obat dan total biaya kesehatan.
Pembeliaan obat merupakan pengeluaan kesehatan terbesar
setelah biaya personalia.
Proses Pengadaan Obat Yang Efektif
 Siklus Pengadaan Obat

Siklus pengadaan mencakup sebagian besar keputusan dan tindakan yang

menentukan jumlah obat tertentu yang diperoleh, harga yang dibayar dan
kualitas obat yang diterima.

Evaluasi Menentukan Penyesuaian

Mengumpulkan
seleksi obat jumlah yang kebutuhan
informasi
dibutuhkan & dana
konsumsi

Memilih
Distribusi obat metode
pengadaan

pembayaran
Memilih
pemasok
Penentuan
Penerimaan Monitor
syarat
& status kontrak
pemeriksaan pesanan
 Faktor - Faktor yang Mempengaruhi
Harga Obat dan Total Biaya

1. Harga Satuan
Prinsip mendasar bahwa peningkatan persaingan diantara pemasok biasanya
menurunkan harga obat. Beberapa faktor yang mempengaruhi persaingan dan harga di
setiap pasar/market farmasi. Salah satu masalah utama adalah berapa banyak produk
obat yang berbeda, dan versi generik yang berbeda dari produk yang sama, ada di
pasar.

2. Model Pembelian dan Total Biaya

Variabel total pembelian :
1.Harga pembelian obat
2.Biaya yang berkaitan dengan persediaan
3.Biaya operasi sistem pembelian, dan
4.Biaya tambahan yang timbul ketika stockouts terjadi (biaya kekurangan)

Cara meminimalkan total biaya pembelian :

1.Selang waktu antar pesanan
2.Target keamanan persediaan
3.Rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah pesanan yang kemungkinan
merupakan jumlah tetap.
3. Biaya terlihat dan tersembunyi

 Biaya terlihat : beberapa biaya ini dengan mudah terlihat seperti biaya
penyimpanan, biaya pembelian, dan biaya kekurangan stock.
 Biaya tersembunyi yang terkait dengan kinerja yang buruk oleh pemasok
(atau kantor pengadaan) meliputi :
1. Peningkatan biaya akuisisi karena pengadaan darurat, seperti ketika obat
penting yang dipesan terlambat atau pemasok gagal mengirim tepat
waktu
2. Biaya penggantian saat barang hilang atau harus dibuang karena
kemasan yang buruk, kondisi pengiriman yang tidak benar, pembusukan
yang cepat
3. Biaya penggantian untuk pengiriman singkat, obat cair diencerkan,
formulir sediaan yang salah, dan sebagainya
4. Penyimpanan, biaya pelabuhan, pos pengiriman dan biaya administrasi
karena prosedur yang tidak efisien atau kurangnya dana atau
dokumentasi yang tepat
5. Biaya kerugian karena keterlambatan atau kegagalan pengiriman
BIAYA TERLIHAT DAN TERSEMBUNYI
Metode – Metode Pengadaan
1. Tender terbuka 2. Tender terbatas
Prosedur formal dimana produsen Disebut tawaran tertutup atau tender
diundang melalui pengumuman di media selektif. Pemasok/produsen dipilih
cetak ataupun elektronik, produsen harus oleh panitia pengadaan dan diundang
mematuhi pada syarat dan kondisi untuk melakukan tender.
yangditentukan dalam undangan tender. Keuntungan :
Keuntungan : - Harga dapat dikendalikan
-Stabilitas harga obat terjamin dan harga - Peserta lebih sedikit
lebih murah - Biaya prosesnya lebih murah
-Persediaan /stok barang untuk jangka
waktu tertentu terjaga (aman) Kerugian :
- Berlaku untuk rekanan
Kerugian : tertentu/terbatas
-Proses nya lama - Proses nya lebih mahal karena jumlah
-Proses menjadi mahal karena jumlah pemasok terbatas
pemasok yang banyak
-Tempat pertemuan tender yang luas
3. Kompetisi negosiasi
Pembeli mendatangi sejumlah pemasok
yang
dipilih (biasanya minimal 3 & maksimal 5)
untuk
Penawaran harga.
Keuntungan : 4. Pengadaan Langsung
- Proses pengadaan murah Pengadaan metode pembelian
- Pelayanan dalam pengantaran ditetapkan langsung dari pemasok tunggal,
Kerugian : baik dengan harga yang dikutip
- Prosesnya dalam negosiasi cepat karena atau pada harga yang
jumlah pemasok sedikit dinegosiasikan.
- Biaya obat menjadi mahal Keuntungan :
- Prosenya lebih cepat
- Tidak ada kompetisi tender
barang
- Prosesnya murah
Kerugian :
- Tidak ada negosiasi
- Stabilitas harga tidak terjamin
 Praktik Pengadaan obat yang baik

1. Pengadaan obat generik

2. Pengadaan terbatas untuk daftar esensial obat atau daftar formularium
3. Pengadaan dalam jumlah besar
4. Kualifikasi dan Pemantauan Pemasok Formal Tunggal
5. Pengadaan Bersaing
6. Komitmen sumber utama
7. Jumlah Pesanan Berdasarkan Perkiraan Kebutuhan aktual yang Andal
8. Pembayaran dan Manajemen Keuangan yang Baik
9. Transparasi dan prosedur tertulis
10. Pemisahan Fungsi-fungsi Utama
11. Program jaminan kualitas produk
12. Audit Tahunan dengan Hasil yang Dipublikasikan
13. Pelaporan Reguler tentang Kinerja Pengadaan
 1. Pengadaan obat generik
• Menggunakan nama generik,
menjadi standar untuk
membeli obat dari beberapa
perusahaan dan standar
penawaran harga berdasarkan
nama generik
• Pemasok bermerek dapat
bersaing dengan banyak
perusahaan
2. Pengadaan terbatas untuk daftar
esensial obat atau daftar formularium
• Hampir tidak ada program
kesehatan mampu untuk membeli
semua obat tersedia di pasar
• paling efektif untuk mengendalikan
biaya pengadaan
 3. Pengadaan dalam jumlah besar
• Volume pengadaan yang lebih besar membuat
harga yang menguntungkan dan persyaratan
kontrak lebih mungkin.
• Meningkatkan minat pemasok dalam
penawaran dan memberikan insentif bagi
mereka untuk menawarkan harga yang
kompetitif.

4. Kualifikasi dan Pemantauan Pemasok

Formal Tunggal
• Semua pemasok harus pra atau pasca
kualifikasi melalui proses yang
mempertimbangkan kualitas produk,
keandalan layanan (dan waktu pengiriman),
dan kelayakan keuangan.
 5. Pengadaan bersaing
Persaingan pemasok adalah
kunci untuk memperoleh harga
yang menguntungkan
6. Komitmen sumber utama
• Komitmen sumber tunggal
harus dipantau dan
ditegakan.
• Pemasok lokal atau regional
dapat menawarkan harga
rendah secara jangka pendek
dalam upaya untuk
mematahkan atau memutus
kartel pembeliaan.
7. Jumlah Pesanan Berdasarkan
Perkiraan Kebutuhan aktual yang Andal
• Perkiraan kebutuhan obat yang
akurat diperlukan untuk menghindari
kehabisan persediaan yang
sebenarnya dari beberapa obat dan
kelebihan stok obat lain
• Cara yang paling akurat untuk
mengukur kebutuhan farmasi adalah
dengan menggunakan data konsumsi
masa lalu akurasi dari semua unit
yang dipasok.
• Data ini harus diperhalus oleh
perubahan pola morbiditas, faktor
musim, tingkat layanan, pola
peresepan yang diketahui atau yang
diharapkan, dan kehadiran pasien.
8. Pembayaran dan Manajemen
Keuangan yang Baik
• Pembayaran yang cepat dan
terpercaya dapat memiliki
pengaruh besar untuk
menurunkan harga obat sebagai
diskon besar-besaran
• Mampu memesan obat ketika
diperlukan untuk membayarnya
tepat waktu memiliki efek positif
pada pengurangan harga dan
kehabisan stok
9. Transparasi dan prosedur tertulis
Penting untuk menarik suplier terbaik
dan harga terbaik dengan
mempertahankan prosedur tender yang
transparan
10. Pemisahan Fungsi-fungsi Utama
Fungsi utama pengadaan, membutuhkan
individu atau unit yang terpisah , fungsi
tersebut meliputi :
-Seleksi obat
-Kuantifikasi
-Persiapan spesifikasi produk
-Persetujuan pemasok
-Pengambil keputusan antara pemasok
dan pemberi tender
 11. Program jaminan kualitas
produk
Program pengadaan yang efektif harus
memastikan bahwa obat-obatan yang
dibeli dan didistribusikan berkualitas 12. Audit Tahunan dengan Hasil
yang Dipublikasikan
tinggi, sesuai dengan standar
internasional yang berlaku. • Unit pengadaan harus menjalani
audit, yaitu pemeriksaan formal
dan verifikasi buku dan catatan
13. Pelaporan Reguler tentang akuntansi oleh akuntan yang
Kinerja Pengadaan berspesialisasi dalam prosedur
• Informasi indikator standar untuk audit.
memantau kinerja dan pelaksanaan • Auditor harus mengeluarkan
program baru-baru ini telah menjadi laporan audit berdasarkan
kemajuan yang signifikan dalam undang-undang sesuai dengan
pengelolaan obat. peraturan hukum.
• Kantor pengadaan harus diminta untuk
melaporkan indikator kinerja
pengadaan utama setidaknya setiap
tahun.
 ORGANISASI & MANAJEMEN SISTEM PENGADAAN

1. PENGAWASAN OLEH MANAJEMEN SENIOR

Tanggung jawab manajemen pengadaan :
•Mendapatkan pasokan berkualitas dengan harga terbaik
•Memastikan pengiriman yang cepat dan dapat diandalkan,
•Mengikuti prosedur yang transparan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingan khusus
•Mempertahankan pola pengadaan yang menghasilkan beban kerja yang merata dan
pasokan konstan bagi klien.
•Mencapai efisiensi melalui penggunaan sistem dan prosedur yang tepat;
•Membatasi total biaya operasi pengadaan hingga persentase tertentu dari biaya
pembelian obat
•Memastikan bahwa pendapatan memadai untuk mendukung kantor dan bahwa keuangan
dikelola secara efektif,
•Mengisi posisi kunci dengan staf terlatih dan termotivasi
•Menjaga hubungan kerja yang efektif dengan manajemen senior dan dengan klien.
 2. TANGGUNG JAWAB DALAM PROSES PENGADAAN
A. Kantor Pengadaan
Dioperasikan oleh pemerintah atau oleh
swasta, mengumpulkan informasi tentang
kebutuhan obat, mengembangkan daftar
pengadaan yang diusulkan.
B. Dewan Tender
Tender dan negosiasi dilakukan menurut
undang-undang oleh pemerintah, yang
melapor ke kementerian keuangan, dalam
situasi ini kantor pengadaan menyiapkan
daftar permintaan dan dewan tender yang
mengelola proses tender dewan tender
memutuskan pemasok mana yang
mendapat kontrak .
C. Panitia pemilihan obat
(PFT)
Sama dengan komite formularium
atau panitia farmasi dan terapi,
panitia pemilihan obat harus terdiri
dari praktis yang mengevaluasi
produk obat yang bersaing dalam
berbagai kategori terapeutik untuk
memilih produk yang paling penting
untuk sistem kesehatan.
D. Panitia Tender.
Panitia pengadaan sistem kesehatan
melakukan pemilihan akhir,
pemilihan barang, dan pemilihan
pemasok dan menyetujui spesifikasi
yang tepat untuk deskripsi produk.
 3. Sistem Administrasi Pengadaan & Manajemen Pengadaan

A. Persyaratan Kepegawaian.
- Secara umum, kantor pengadaan membutuhkan direktur, asisten direktur,
dan staf yang berpengalaman, dengan setidaknya satu apoteker .
- Akuntan dan petugas keuangan diperlukan untuk mengelola akun dan
mengelola pembayaran kepada pemasok.
- Staf dalam posisi pengadaan dan distribusi utama harus terlatih dan
bermotivasi tinggi, dengan kemampuan untuk mengelola proses pengadaan
secara efektif.

B. Gaji untuk staf pengadaan

- Ketika gaji di kantor terlalu rendah untuk mendukung seorang individu atau
keluarga, atau jauh lebih rendah dari pada pekerjaan yang setara di sektor
swasta, praktik korupsi dan pengabaian tugas jauh lebih mungkin terjadi
 LANJUTAN
C. Komunikasi dan intelijen pasar.
Agar berhasil di pasar internasional, program pengadaan
memerlukan dua jenis informasi kunci: data harga
komparatif, dan informasi tentang kapasitas pemasok,
kehandalan, dan kualitas.

D.Memeriksa Kinerja Sistem Pengadaan.

Sistem informasi manajemen yang handal (SIM) adalah
salah satu elemen terpenting dalam pengadaan. Kurangnya
SIM yang berfungsi atau ketidakmampuan untuk
menggunakannya secara layak merupakan penyebab utama
kegagalan program.
 E. Pengadaan
“Komunikasi yang baik sangat untuk proses pengadaan”
 Jaminan Sumber Dana
Program pengadaan tidak dapat berfungsi
secara efektif bila dana tidak mencukupi. Secara
sederhana, banyak negara telah sepenuhnya
bergantung pada anggaran publik untuk
mendukung pengadaan obat, dengan obat-obatan
yang disediakan gratis untuk pasien rawat inap
dan rawat jalan.
 Jaminan Sumber Dana (Keuangan)
1. SUMBER DANA UNTUK PENGADAAN FARMASI
Sumber dana untuk farmasi termasuk pembiayaan pemerintah,
asuransi kesehatan, pembiayaan bersama masyarakat, dan
pembiayaan donor
2. AKSES KE MATA UANG ASING (DEVISA)
Pengadaan farmasi hampir selalu membutuhkan pengeluaran devisa
terbesar dalam sistem kesehatan.
3. MEKANISME PEMBAYARAN TERPERCAYA
Harga obat rendah yang berkelanjutan hanya mungkin jika program
pengadaan dapat menjamin pembayaran yang cepat sesuai dengan
ketentuan program
4. DUKUNGAN KEUANGAN UNTUK KANTOR PENGADAAN
Jasa pengadaan dapat menjadi bagian dari gudang dan operasi
distribusi atau dibentuk sebagai kantor pengadaan yang terpisah
 KESIMPULAN

Sistem pengadaan yang baik haruslah

memenuhi ketersediaan obat, jumlah obat, waktu tiba
yang tepat, harga yang terjangkau dan sesuai dengan
standar mutu agar ketersediaan obat di rumah sakit selalu
ada.
Pengadaan yang baik harus didukung dengan
adanya pengawasan oleh Manajemen senior, Tanggung
jawab dalam proses pengadaan, staf kantor pengadaan
dan sistem manajemen serta manajemen keuangan yang
baik.
Terimakasih :)