Logistik farmasi

Kelompok 4 :
Mei Nurti Haryani 19/FAM/174
Dwi Adelia Saputri 19/FAM/175
Imron Rosadi 19/FAM/176
Nuzul Putmaeni 19/FAM/177
Dicky Hermawan S. 19/FAM/178
Asma Fitriani 19/FAM/179
Nida Unaifa 19/FAM/180
Distributor/Pemasok adalah : organisasi atau lembaga yang menyediakan atau
memasok produk atau pelayanan pada konsumen. Perlu dilakukan pemilihan
pemasok obat yang sesuai, untuk menjamin obat yang sampai pada penderita adalah
benar.

Kriteria Umum pemilihan Distributor

Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk mengadakan produk dan
penjualanTelah diakreditasi sesuai persyaratan CPOB dan ISO 9001. Mempunyai
reputasi yang baik (tidak melakukan pelanggaran hukum, tidak menghasilkan obat
TMS, tidak mempunyai sediaan yang ditarik dari peredaran). Selalu mampu
memenuhi keawajibannya dengan harga terendah dan mutu tertinggi.
Kesepakatan Distrbutor

1. Kesepakatan tentang jaminan Mutu Distributor

2. Mengaudit JM pemasok
3. Mau untuk dilakukan Inspeksi pengujian produk
4. Penetapan standar mutu yang disepakati
5. Pemerikasaan secara berkala terhadap produk pengendalian mutu pemasok
Kesepakatan mengenai metose Verifikasi
Alur Proses pengadaan
Pengadaan
Kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan
yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga
yang terjangkau dan sesuai standar mutu.

Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari :

1. Pemilihan
2. Penentuan jumlah yang dibutuhkan
3. Penyesuaian antara kebutuhan dan dana
4. Pemilihan metode pengadaan
5. Pemilihan pemasok
6. Penentuan spesifikasi kontrak
7. Pemantauan proses pengadaan
8. Pembayaran.
Yang harus diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai antara lain:

1. Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa.

2. Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS).
3. Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai
Nomor Izin Edar dan.
4. Expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain).
Permasalahan dalam proses pengadaan
Contoh masalah dengan cara penanggulangannya sebagai berikut :
1. Apabila stok obat habis, dapat dilakukan BON obat digudang farmasi, penutupan
jumlah obat dilakukan dengan pemotongan jumlah obat yang akan datang bulan
depan.
2. Apabila stok obat habis, dapat dilakukan peresepan
agar pasien dapat mencari obat sejenis di luar. Misalnya di apotek-apotek dan stok
obat.
3. Apabila stok obat habis di PUSKESMAS, dapat dilakukan pembelian stokobat
Emergency dengan menggunakan dana aulet. Namun harus sesuai dengan peraturan
yang dibuat oleh Dinas Kesehatan. Pembelian harus dilakukan dengan menggunakan
e-katalog. Atau dilakukan pembelian diluar namun dengan catatan harga saat
pembelin harus lebih rendah dari harga die-katalog. Pembelian obat secara eksternal
dilakukan oleh apoteker. Apoteker bekerja sama dengan apotek rumah sakit untuk
menitip pembelian obat atas nama rumah sakit.
4. Expired obat dekat. Solusi dapat didiskusikan saat rapat koordinasi antara kepala
pengelola dengan apoteker. 
5. Apabila terdapat kelebihan stok obat, maka akan menghentikan sementara
pemesanan obat ke gudang farmasi. Hingga membutuhkan stok obat terbaru.
Syarat dalam penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat
pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.
Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik
1. Periksa keabsahan faktur meliputi nama dan alamat Pedagang Besar Farmasi
(PBF) serta tanda tangan penanggung jawab dan stempel PBF.
2. Mencocokkan faktur dengan obat yang datang meliputi jenis dan jumlah serta
nomor batch sediaan.
3. Memeriksa kondisi fisik obat meliputi kondisi wadah dan sediaan serta tanggal
kadaluwarsa. Bila rusak maka obat dikembalikan dan minta diganti.
4. Setelah selesai diperiksa, faktur ditandatangani dan diberi tanggal serta distempel.
5. Faktur yang asli diserahkan kepada sales sedang salinan faktur disimpan oleh
apotek sebagai arsip
Alur proses penerimaan
Berikut prosedur penerimaan produk Menurut CDOB (BPOM RI,2015)
1. Pemeriksaan Fisik Barang
2. Petugas gudang menerima barang kiriman yang berasal dari:
- Kiriman pusat
- Kiriman dari principal
- Retur barang dari pelanggan
3. Kepala logistik/petugas gudang memeriksa dokumen pengiriman/dokumen
pengembalian barang apakah alamatnya sesuai.
4. Pemeriksaan barang dilakukan dengan teliti dan benar
5. Periksa barang yang dikirim, bandingkan dengan dokumen kirim/dokumen
return. Pemeriksaan dilakukan pada jenis barang, jumlah, bets, shelf life expired
date dan kualitas kemasan produk apakah kemasannya original dan belum
pernah dibuka/rusak.
 Bila terdapat ketidaksesuaian jenis barang, jumlah, kemasan barang rusak dan shelf
life expired date yang telah ditetapkan maka:
• Kiriman dari pusat, dari principal, dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh
ekspedisi dan gudang yang kemudian dikirim ke pengirim dan bagian pemesanan
untuk mendapatkan penyelesaian dan dimonitor oleh kepala logistik.
• RUD (Retur ketika dalam pengiriman)/Non RUD, dilakukan koreksi pada form
retur yang diketahui oleh pihak pengirim sesuai fisik barang yang diterima.

6. Setelah pemeriksaan dilakukan maka dokumen kiriman/dokumen pengembalian

barang ditandatangani oleh kepala logistik dan diserahkan ke Adm Gudang untuk
diproses secara sistem selambat- lambatnya 1 x 24 jam.
7. Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk pada area penerimaan,
pastikan tumpukan barang tidak melebihi ketentuan level tumpukan yang diijinkan.
Untuk produk rantai dingin disimpan pada ruang pendingin/kulkas.
8. Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi
penyimpanan sesuai dengan dokumen penerimaan.
9. Produk yang menunggu keputusan apakah dapat diterima atau tidak,
dikarantina di ruang/tempat sesuai dengan tipe suhu produk yang
berdangkutan (ambient, AC, Cold Room/Chiller/Kulkas). Untuk produk rantai
dingin yang tidak sesuai suhunya disimpan pada chiller/refrigerator/cold
room dengan label karantina.
Khusus untuk Produk Rantai Dingin:

1. Pastikan barang diterima menggunakan kemasan standar (styrofoam/cold bag)

berpendingin.
2. Periksa apakah kemasannya original dan belum pernah dibuka/rusak.
3. Periksa suhu barang, hindari thermometer kontak langsung dengan ice gel / dry
ice pada saat pemeriksaan suhu.
4. Catat suhu pada buku penerimaan.
5. Bila ada penyimpangan suhu maka: Kiriman dari pusat, principal, dibuatkan berita
acara dan ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang tersebut dikirim APJ untuk
mendapatkan keputusan dari pihak principal apakah akan ditolak atau diterima.
Waktu tenggang untuk penyelesaian berita acara maksimal 3 hari dan dimonitor oleh
kepala logistik diterima dan laporkan ke APJ untuk mendapatkan keputusan dari
pihak principal apakah masih layak dijual atau tidak.
6. Sebelum dokumen diproses secara sistem maka simpan produk rantai dingin disimpan
pada chiller/refrigerator/cold room.
7. Setelah diproses secara sistem maka segera simpan produk ke lokasi penyimpanan
sesuai dengan dokumen.
8. Proses Administrasi
9. Adm Gudang memastikan dokumen kirim/dokumen retur telah ditandatangani oleh
Kepala Logistik dan APJ.
10. Penerimaan barang diproses secara sistem sesuai dengan prosedur berdasarkan dokumen
yang telah ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.
11. Bukti Penerimaan Barang dicetak oleh Adm Gudang untuk dicheck apakah sesuai
dengan dokumen kirim/dokumen pengembalian barang oleh Kepala Logistik. Bila ada
perbedaan maka kembalikan ke Adm Gudang untuk diperbaiki.
12. Dokumen penerimaan ditandatangani oleh penerima barang, Adm. Gudang dan Kepala
Gudang kemudian diarsip berdasarkan tanggal proses secara sistem dan disimpan sesuai
ketentuan pengarsipan. Khusus untuk produk psikotropika diarsip oleh APJ.
Terimakasih