MAKALAH STUDI KASUS

INVENTORY CONTROL DAN PENGELOLAAN

PERBEKALAN FARMASI

Dosen Pengampu : apt. Meilinda Mustika, M.Farm

Disusun Oleh :
Sabella Afti Nora, S.Farm. (22021030)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER

SEKOLAH TINGGI ILMU FARMASI PADANG
2023
 BAB I
PERENCANAAN & PENGADAAN OBAT

A. Latar Belakang Perencanaan dan Pengadaan Obat

Perencanaan pengadaan harus secara rasional agar jumlah dan jenis sesuai
dengan harga terjangkau /ekonomis

Kriteria seleksi menurut DOEN :

1. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien

2. Memiliki rasio resiko manfaat yang paling menguntungkan

3. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan

4. Obat mudah diperoleh

Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan,

bahan medis habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya
dan kemampuan masyarakat. Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasiaan
maka pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai harus
melalui jalur resmi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan.

PERENCANAAN PENGADAAN PEMESANAN

B. Tujuan Perencanaandan Pengadaan

Tujuan perencanaan dan pengadaan obat Untuk mendapatkan jenis dan

jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan menghindari terjadinya stock out obat
dan meningkatkan penggunaan obat rasional
Pedoman Pengadaan meliputi :

1. DOEN

2. Formularium RS, Standar Terapi RS, ketentuan setempat yang berlaku

3. Catatan medik

4. Anggaran yang tersedia dan penetapan prioritas, siklus penyakit

5. Sisa persediaan

6. Data pemakaian periode lalu

7. Rencana pengembangan

C. Metode perencanaan perbekalan farmasi

Metode perencaan terdiri dari beberapa yaitu :
1. Metode Konsumsi
Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :
a. Langkah Evaluasi
b. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
c. Evaluasi suplai obat periode lalu
d. Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat periode lalu
e. Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat

Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan memperhatikan :

1. Perubahan populasi cakupan pelayanan

2. Perubahan pola morbiditas
3. Perubahan fasilitas pelayanan

2. Metode Epidimiologi
Didasarkan pada pola penyakit, data jumlah kunjungan, frekuensi
pennyakit dan standar pengobatan yang ada.
 Langkah-Langkah :
a. Susun daftar masalah kesehatan atau penyakit utama yang terjadi
b. Lakukan pengelompokkan pasien
c. Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
d. Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
e. Susun standar terapi rata-rata atau terapi ideal
f. Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
g. Hitung jumlah episode pengobatan untuk ssetiap penyakit
h. Hitung safety stok atau jumlah obat diperkirakan hilang

3. Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode
epidemiologi. Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau
alat kesehatan yang mana telah mempunyai data konsumsi yang jelas
namun kasus penyakit cenderung berubah (naik atau turun).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yang terkadang
fluktuatif, maka dapat menggunakan metode konsumsi dengan koreksi-
koreksi pola penyakit, perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola
peresepan, perubahan kebijakan pelayanan kesehatan

Pengecekan stok obat

Buku defecta atau data komputer

Obat datang sesuai surat Penulisan surat pesanan dan

pesanan ditandatangani oleh APA

Surat pesanan dikirim ke Pedagang Besar Farmasi

(sales) atau melalui telepon
 BAB II
PENERIMAAN

A. Tujuan Penerimaan
Tujuan penerimaan yaitu untuk memastikan bahwa kiriman obat dan atau
bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui, tidak
rusak, atau tidak mengalami perubahan selama transportasi.

B. Hal Hal yang Harus diperhatikan Saat Penerimaan

1. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kedaluwarsa, atau
mendekati tanggal kedaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat
dan/atau bahan obat telah kedaluwarsa sebelum digunakan oleh
konsumen.
2. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan atau
tindakan pengamanan khusus, harus segera dipindahkan ke tempat
penyimpanan yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan.
3. Nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat harus
dicatat pada saat penerimaan, untuk mempermudah penelusuran.
4. Jika ditemukan obat dan/atau bahan obat diduga palsu, bets tersebut
harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke instansi berwenang, dan ke
pemegang izin edar.
5. Pengiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima dari sarana
transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap
keutuhan kontainer / sistem penutup, fisik dan fitur kemasan serta
label kemasan

C. Prosedur Penerimaan Barang

1. Pemeriksaan Fisik Barang

2. Petugas gudang menerima barang kiriman yang berasal dari kiriman
pusat, kiriman dari principal dan retur barang dari pelanggan
 3. Kepala logistik/petugas gudang memeriksa dokumen
pengiriman/dokumen pengembalian barang apakah alamatnya sesuai.
4. Pemeriksaan barang dilakukan dengan teliti dan benar
5. Periksa barang yang dikirim, bandingkan dengan dokumen
kirim/dokumen return. Pemeriksaan dilakukan pada jenis barang,
jumlah, bets, shelf life expired date dan kualitas kemasan produk
apakah kemasannya original dan belum pernah dibuka/rusak.
6. Bila terdapat ketidaksesuaian jenis barang, jumlah, kemasan barang
rusak dan shelf life expired date yang telah ditetapkan maka:
• Kiriman dari pusat, dari principal, dibuatkan berita acara yang
ditandatangani oleh ekspedisi dan gudang yang kemudian dikirim ke
pengirim dan bagian pemesanan untuk mendapatkan penyelesaian dan
dimonitor oleh kepala logistik.
• RUD (Retur ketika dalam pengiriman)/Non RUD, dilakukan koreksi
pada form retur yang diketahui oleh pihak pengirim sesuai fisik
barang yang diterima

D. Penerimaan Produk Rantai Dingin

1. Pada saat penerimaan, penerima harus melakukan pemeriksaan
terhadap :
a. Nama produk rantai dingin yang diterima;
b. Jumlah produk rantai dingin yang diterima;
c. Kondisi fisik produk rantai dingin;
d. Nomor bets;
e. Tanggal kadaluwarsa;
f. Kondisi alat pemantauan suhu; dan
g. Kondisi Vaccine Vial Monitor (VVM) (khusus untuk vaksin yang
telah dilengkapi VVM)
2. Jika pada saat penerimaan vaksin diketahui kondisi alat pemantauan
suhu menunjukkan penyimpangan suhu dan/atau kondisi indicator
mendekati batas layak pakai (misalnya VVM pada posisi C atau D),
maka dilakukan tindakan sebagai berikut :
 a. Produk rantai dingin tetap disimpan pada tempat yang sesuai dan
suhu yang dipersyaratkan dengan menggunakan label khusus;
b. Segera melaporkan penyimpanan tersebut kepada pengirim produk
rantai dingin untuk dilakukan proses penyelidikan dengan
membuat berita acara.
3. Jumlah produk yang diterima harus sama dengan jumlah yang tertera
pada faktur atau surat pengantar barang.
4. Penerima harus segera memasukkan produk rantai dingin ke dalam
tempat penyimpanan sesuai dengan suhu yang dipersyaratkan.
5. Setelah produk rantai dingin diterima, penerima harus segera
menandatangani faktur atau surat pengantar barang atau dokumen lain
yang menyatakan produk rantai dingin diterima dalam kondisi baik dan
utuh.
6. Penerima harus segera memberikan kepada pengantar barag bukti
penerimaan barang yang sudah di tandatangani, diberi identitas
penerima dan distempel.

E. Contoh Dokumen Penerimaan

 BAB III
PENYIMPANAN

Penyimpanan obat di PBF berdasarkan CDOB tahun 2020 meliputi :

1. Penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus mematuhi

peraturan perundang-undangan.
2. Kondisi penyimpanan untuk obat dan/atau bahan obat harus sesuai dengan
rekomendasi dari industri farmasi atau non-farmasi yang memproduksi
bahan obat standar mutu farmasi.
3. Volume pemesanan obat dan/atau bahan obat harus memperhitungkan
kapasitas sarana penyimpanan.
4. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat
dan/atau bahan obat dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan
akibat paparan cahaya matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal
lain. Perhatian khusus harus diberikan untuk obat dan/atau bahan obat
yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.
5. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang diterima harus dibersihkan
sebelum disimpan.
6. Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus
memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan dan
memungkinkan penyimpanan secara teratur sesuai kategorinya; obat
dan/atau bahan obat dalam status karantina, diluluskan, ditolak,
dikembalikan, ditarik atau diduga palsu.
7. Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stock sesuai
dengan tanggal kedaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah
First Expired First Out (FEFO).
8. Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan disimpan sedemikian rupa
untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi dan campur- baur.
Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan di lantai.
Fasilitas penyimpanan harus memiliki:

1. Chiller atau cold room (suhu +2° s/d +8° C), untuk menyimpan
vaksin dan serum dengan suhu penyimpanan 2° s/d 8°C, biasanya
digunakan untuk penyimpanan vaksin campak, BCG, DPT, TT,
DT, Hepatitis B, DPT-HB.freezer atau freezer room (suhu - 15° s/d
-25° C) untuk menyimpan vaksin OPV.

2. Penyimpanan vaksin dalam chiller dan freezer tidak terlalu padat

sehingga sirkulasi udara dapat dijaga, jarak antara kotak vaksin
sekitar 1-2 cm.

3. Harus berjarak minimal 15 cm antara chiller/freezer dengan

dinding bangunan.

4. Suhu minimal dimonitor 3 (tiga) kali sehari setiap pagi, siang, dan
sore serta harus didokumentasikan.

5. Pelarut BCG dan pelarut campak serta penetes polio dapat

disimpan pada suhu kamar dan tidak diperbolehkan terpapar sinar
matahari langsung.

6. Penanganan vaksin jika sumber listrik padam:

a. Hidupkan generator;jika generator tidak berfungsi dengan baik,

maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

b. Jangan membuka pintu chiller/ freezer/ cold room/ freezer room;

c. periksa termometer, pastikan bahwa suhu masih di antara +2°C

s/d +8°C untuk chiller/cold room atau ≥ -15°C untuk freezer/
freezer room;

d. jika suhu chiller/ cold room mendekati +8°C, masukkan cool

pack (+2°C s/d +8°C).
 Penyimpanan khusus misalnya obat dan/atau bahan obat yang memerlukan
penyimpanan dengan suhu terkendali.Yang dimaksud dengan tindakan
pengamanan khusus misalnya narkotika, psikotropika dengan lemari
penyimpan double lock.

Penyimpanan produk rantai dingin diberi jarak agar sirkulasi udara merata
di setiap sisi sehingga suhu yang dipersyaratkan dapat dipertahankan,
mencegah kelembaban yang berlebihan sehingga tidak terjadi kerusakan
kemasan, dan mempermudah pengambilan produk rantai dingin. Produk rantai
dingin harus dilakukan di area yang dilengkapi pendingin udara pada suhu di
bawah 25 °C.

Contoh dokumen yang diperlukan untuk penyimpanan sebagai berikut :

 BAB IV
PENANGANAN OBAT KADALUWARSA

A. Pengenalan Obat Kadaluwarsa

Tanggal kadaluarsa obat dapat diartikan sebagai tanggal yang ditempatkan

pada kemasan produk obat yang menunjuk pada obat-obatan terlarang, dimana
obat akan disimpan selama masa kadaluarsa belum berakhir dan masih layak
digunakan.

Menurut Basha et al., (2015) tanggal kadaluarsa obat merupakan hari

terakhir suatu perusahaan produksi obat menjamin keamanan obat secara penuh.
Ketika produk obat berada pada masa kadalurarsa, dalam obat tersebut
mengandung 90% senyawa aktif yang dapat membahayakan tubuh masnusia.

Adapun penggunaan obat yang sudah kadaluarsa dapat menimbulkan efek

samping yaitu hilangnya khasiat obat dan kandungan kimia yang terdapat
didalamnya (Gul, A. et al., 2016).

Pada umumnya, Ada cara untuk membuang/memusnahkan obat yang telah

rusak, yaitu pisahkan isi obat dari kemasannya, lepaskan etiket dan tutup dari
wadah atau botol obat, buang secara terpisah. Lalu buang isi obat melalui
saluran air yang mengalir atau dikubur ke dalam tanah.

B. Penanganan Obat Kadaluarsa

1. Kepala Logistik melakukan pemeriksaan secara berkala (misalnya 1 kali

seminggu) atau secara rutin setiap kali ada obat dan/atau bahan obat yang
akan dimusnahkan. Fisik barang yang akan dimusnahkan tersebut
disimpan di tempat yang sudah disediakan.
2. Obat dan/atau bahan obat yang akan dimusnahkan tersebut dicatat secara
detail di Daftar Pemusnahan Obat dan/atau Bahan Obat oleh Kepala
Logistik.
3. Kepala Bagian Logistik menempatkan semua barang yang akan
dimusnahkan di lokasi khusus di lokasi penyimpanan khusus yang
 terpisah, bila perlu terkunci. Berikan label/stiker ”SIAP
DIMUSNAHKAN”. Kunci dipegang oleh Kepala Bagian Logistik.
4. Penanggung jawab menghubungi Prinsipal untuk mendapatkan konfirmasi
apakah fisik barang akan dimusnahkan oleh Prinsipal atau harus
dimusnahkan.
5. Apabila Prinsipal mengkonfirmasikan bahwa pemusnahan akan dilakukan
oleh Prinsipal, maka fisik barang segera dikirimkan ke gudang Prinsipal.
Konfirmasi Pemusnahan oleh Prinsipal ini harus berupa konfirmasi
tertulis.
6. Apabila Prinsipal mengkonfirmasikan bahwa pemusnahan akan dilakukan
oleh Lembaga Pemusnah Limbah Resmi, maka Kepala Logistik akan
menghubungi Lembaga Pemusnah Limbah Resmi yang ditunjuk oleh
Prinsipal untuk mengordinasikan jadwal pemusnahan.
7. Penanggung Jawab memberikan informasi pemusnahan barang kepada
Prinsipal sebagai pemilik barang yang siap dimusnahkan. Untuk obat
dan/atau bahan obat yang harus dimusnahkan karena kesalahan vendor
transportasi eksternal, maka Penanggung jawab juga harus memberikan
informasi pemusnahan barang kepada vendor transportasi eksternal
tersebut. Prinsipal dan vendor transportasi eksternal tersebut akan
mengutus perwakilannya untuk menjadi saksi jika dianggap diperlukan.
8. Penanggung Jawab menandatangani dokumen serah terima barang.
Penanggung Jawab dan/atau Kepala Logistik harus menyaksikan semua
barang saat dimasukkan kedalam mobil box vendor Lembaga Pemusnah
Limbah Resmi. Penanggung Jawab dan/atau Kepala Logistik ikut serta
atau memberikan wakilnya untuk menyaksikan proses pemusnahan barang
di vendor. Proses pemusnahan dapat disaksikan oleh prinsipal (jika
prinsipal mengirimkan utusannya), vendor transportasi eksternal (jika
mengirimkan utusannya) dan Instansi Pemerintah: BPOM dan serta vendor
disposal.
9. Proses pemusnahan barang harus didokumentasikan, bila perlu disertai
foto.
 10. Penanggung Jawab dan Kepala Logistik harus menandatangani dan
menerima Berita Acara Pemusnahan Barang yang juga sudah
ditandatangani oleh para saksi yang hadir, pejabat pemerintahan setempat
(RT/RW/Lurah), BPOM dengan cap dan juga tandatangan nama jelas.

C. Contoh dokuman Penanganna Obat Kadluwarsa

 BAB V
PENDISTRIBUSIAN OBAT

A. PRINSIP-PRINSIP UMUM CDOB

1. Prinsip-prinsip Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) berlaku untuk

aspek pengadaan, penyimpanan, penyaluran termasuk pengembalian obat
dan/atau bahan obat dalam rantai distribusi.

2. Semua pihak yang terlibat dalam distribusi obat dan/atau bahan obat
bertanggungjawab untuk memastikan mutu obat dan/atau bahan obat dan
mempertahankan integritas rantai distribusi selama proses distribusi.

3. Prinsip-prinsip CDOB berlaku juga untuk obat donasi, bakupembanding

dan obat uji klinis.

4. Semua pihak yang terlibat dalam proses distribusi harus menerapkan

prinsip kehati-hatian (due diligence) dengan mematuhi prinsip CDOB,
misalnya dalam prosedur yang terkait dengan kemampuan telusur dan
identifikasi risiko.

5. Harus ada kerja sama antara semua pihak termasuk pemerintah, bea dan
cukai, lembaga penegak hukum, pihak yang berwenang, industri farmasi,
fasilitas distribusi dan pihak yang bertanggung jawab untuk penyediaan
obat, memastikan mutu dan keamanan obat serta mencegah paparan obat
palsu terhadap pasien.

B. Ketentuan Khusus Narkotika, Psikotropika Dan Prekursor Farmasi

1. Prinsip

Cara distribusi narkotika, psikotropika dan prekursor farmasi harus

dilakukan dalam rangka pemenuhan CDOB termasuk untuk mencegah
terjadinya penyimpangan dan/atau kehilangan narkotika, psikotropika dan
prekursor farmasi dari jalur distribusi resmi.
 2. Umum

Distribusi narkotika, psikotropika dan prekursor farmasi wajib memenuhi

ketentuan peraturan perundang-undangan dan CDOB.

3. Personalia

Penanggung jawab fasilitas distribusi merupakan seorang apoteker sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Distribusi obat keras, psikotropika dan narkotika dimulai dari :

Industri Farmasi – PBF/Agen lain - Apotek/RS – Pasien dengan resep dokter

C. Dokumen Pada Pendistribusian Obat
 BAB VI
PELAPORAN

A. Definisi Pelaporan

Pelaporan obat adalah proses kegiatan membuat dan mengirimkan laporan

mengenai penyelenggaraan pengelolaan obat, yaitu tentang penerimaan dan
pemakaiannya. Pelaporan meliputi nama, bentuk sediaan dan kekuatan,
jumlah persediaan awal dan akhir bulan, tanggal dan sumber penerimaan,
jumlah yang diterima, tanggal dan tujuan penyaluran, jumlah yang disalurkan
dan kadaluarsa setiap penerimaan atau penyaluran dan persediaan awal dan
akhir

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1148/Menkes/Per/VI/2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi, setiap PBF dan
cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali
:meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat
kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM. Selain laporan kegiatan
tersebut, Direktur Jenderal setiap saat dapat meminta laporan kegiatan
penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan obat.

Berdasarkan peraturan tersebut maka seluruh PBF pusat maupun PBF

cabang wajib melaksanakan pelaporan dinamika obat melalui sistem e-Report
PBF (https://pbf.kemkes.go.id). Pelporan PBF tiap 3 bulan melingkupi seluru
hobat yang diterima/disalurkan oleh PBF termasuk obat narkotika,
psikotropika dan prekusor (NPP). Bagi sarana rumah sakit, apotek dan klinik
yang belum memiliki kode SIPNAP akan didaftarkan ke sistem SIPNAP
(https://sipnap.kemkes.go.id). Obat tradisional, kosmetik, obat kuasi,
suplememn kesehatan, makanan, alat kesehatan, PKRT tidak dilaporkan
melalui system e-Report PBF. Selain laporan triwulan, narkotika,
psikotropika dan prekusor juga dilaporkan melalui laporan e-Report NPP per
bulan menggunakan kode obat dan sistem pelaporan lama.
 Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan narkotika dan
psikotropika wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan
psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Laporan
tersebut dapat dilakukan secara elektronik dengan menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi. Selain itu, laporan tersebut dapat diperiksa oleh
petugas yang berwenang.

B. Alur login ke e-Report

a. Memulai Login Aplikasi e-Report PBF

Untuk melakukan upload pelaporan obat e-Report PBF, maka User

diharapkan untuk melakukan login sistem terlebih dahulu.

Langkah untuk masuk ke dalam aplikasi (login) adalah sebagai

berikut :

1. Buka aplikasi web browser, misalnya Mozila Firefox, Safari, atau

Internet Explorer
2. Masukan alamat website aplikasi e-Report PBF
(https://pbf.kemkes.go.id) pada kolom address bar yang tersedia. Setelah
mengetikkan alamat web aplikasi pada address bar, maka akan tampil
halaman Aplikasi e-Report PBF seperti gambar berikut :
3. Lakukan pengisian pada form login dengan menginputkan data login
berupa user ID, Password dan key code.

4. Pada form login ini, terdapat beberapa kolom isian dan tombol berikut :
a. Kolom User ID, diisi berdasarkan nama pengguna / Username dari
akun User yang telah terdaftar pada aplikasi e-Report PBF.
b. Kolom Password, diisi dengan password yang digunakan oleh User
untuk mengakses halaman login User.
c. Kolom Key Code, digunakan untuk memastikan bahwa jawaban tidak
dihasilkan oleh suatu komputer. Apabila user menginputkan kode
yang ditampilkan pada layar dengan benar, maka user dapat
melanjutkan proses berikutnya. Namun, apabila kode yang
ditampilkan pada layar tidak sesuai dengan kode yang telah diinput,
maka aplikasi tidak akan memproses ke tahap selanjutnya.
d. Tombol Login, dapat dipilih apabila user telah selesai mengisi seluruh
kolom isian dengan benar.
5. Setelah User mengisikan seluruh kolom isian yang tersedia, pilih tombol
Login untuk masuk ke aplikasi e-Report PBF.
6. Jika login berhasil, maka aplikasi akan menampilkan dialogbox notifikasi
yang bertuliskan“Login Success”.
7. Klik OK, maka aplikasi akan menampilkan halaman login akun user
seperti gambar beriut :

b. Memulai Pelaporan Obat

1. Klik menu [LAPORAN | Upload/Input Pelaporan | Obat (new format)

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan halaman Input/Upload

Pelaporan Obat :
3. Lakukan pengisian form DATA PELAPORAN dengan memillih
pilihan yang ada pada daftar pilihan yang sesuai

c. Mengunduh Templat Pelaporan Obat

1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan
upload data pelaporan obat, klik Upload.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa

template pelaporan obat.

3. Klik link Download Template Excel Di Sini untuk mengunduh format

template pelaporan obat
4. Setelah mengklik link Download Template Excel Di Sini maka
aplikasi secara langsung akanmengunduh template laporan dalam
bentuk dokumen excel yang berjudul ‘FORMULIR PELAPORAN
OBAT’ seperti berikut :

d. Mengisi Form Upload Pelaporan Obat

1. Buka template pelaporan obat dengan mengklik hasil unduhan.

2. Kemudian dokumen tersebut akan terbuka dalam bentuk excel seperti

gambar berikut :
e. Aturan Umum Yang Harus diperhatikan
1. Lakukan pengisian data FORMULIR PELAPORAN OBAT perbaris
sesuai data yang akan diinput.
2. Untuk menghindari kesalahan saat terjadi upload data agar data tidak
tertolak oleh sistem, User diharapkan untuk melakukan copy data
secara keseluruhan sesuai dengan isian field yang ditampilkan.
Misalnya, untuk pengisian kolom Nama Obat, User diharapkan untuk
mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar
Obat. Sesuai contoh di atas, obat yang digunakan adalah
‘DUPHALAC’. User diharapkan untuk mengcopy seluruh field
NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat : “DUPHALAC,
SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML”.
Begitupula dengan kemasan, lakukan copy data field yang ada pada
tabel secara keseluruhan sesuai format yang ada di tabel master.
3. User harus menyelesaikan satu produk obat terlebih dahulu sebelum
melakukan input produk obat yang lainnya.
4. Kode IF, PBF, RS Apotek, Dinas Kesehatan, Klinik, dan Toko Obat
dapat diperoleh dari master data yang terlampir di aplikasi e-Report
PBF.
5. Kode Obat dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Obat e-
Licensing].
6. Kode PBF dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Pedagang
Besar Farmasi].
7. Kode Industri Farmasi dapat diperoleh dari menu [MASTER data |
Industri Farmasi e-Licensing].
8. Kode Apotek dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Apotek].
9. Kode Toko Obat dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Toko
Obat].
10. Kode Rumah Sakit dapat diperoleh dari menu [MASTER data |
Rumah Sakit].
11. Kode Klinik dapat diperoleh dari menu [MASTER data | Kinik].
 12. Kode Sarana Pemerintah dapat diperoleh dari menu [MASTER data |
Sarana Pemerintah].
13. Setelah mengisi FORMULIR PELAPORAN OBAT dengan lengkap
dan benar, simpan dokumen tersebut kemudian lakukan upload
dokumen pelaporan obat ini ke aplikasi melalui tombol Choose File.
14. Klik tombol Upload.

f. Melakukan Upload Pelaporan Obat

Setelah mengisi formulir pelaporan obat, lakukan upload file laporan
obat dengan cara seperti berikut :
1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan
upload data pelaporan obat, klik Upload.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa

template pelaporan obat dan tombol Choose FIle.

3. Klik tombol
4. Kemudian muncul interface pencarian dokumen pada komputer User.
Pilih data yang ingin diupload (FORMULIR PELAPORAN OBAT)
yang telah diinput. Lalu klik
 5. Klik tombol Upload
6. Data berhasil terupload.

C. Alur Login SIPNAP

 KASUS

Bahan Kajian :
Inventory control dan pengelolaan perbekalan farmasi (pengadaan, penerimaan,
penyimpanan dan penyaluran)

Kasus 1
Apoteker di PDF ABC diminta untuk melakukan perencanaan pemesanan produk
untuk stock selama 1 bulan kedepan menggunakan data penjualan yang telah
dieksport dari software pengelolaan persediaan, pengadaan rencananya akan
dilakukan ke PBF rekanan. PBF tersebut melakukan pengadaan setiap minggu
pertama di awal bulan, pengadaan dijadwalkan akan dilakukan pada bulan oktober
tanggal 06. File yang diperoleh yaitu jumlah penjualan selama 3 bulan terakhir
seperti pada table dibawah :
No Nama Obat Jumlah Penjualan (box) Sisa Stock
(box)
Juli 2022 Agust 2022 Sept 2022
1 Amoxicilin tablet 50 40 75 10

2 Paracetamol tablet 100 120 110 11

3 Acetylcystein 43 23 50 12
4 Ambroxol tablet 45 57 50 15

5 Metformin 80 80 70 10

6 Amlodipine 10 mg 40 35 50 12

7 Amlodipine 5 mg 60 90 80 12

8 Acyclovir krim 30 50 20 15
9 Candesartan 8 mg 50 34 45 10
tablet
10 Candesartan 16 mg 40 60 45 12
tablet
Pertanyaan :
A. Berdasarkan skenario diatas
1. Apa metode perencanaan yang digunakan ?
2. Berapa jumlah pemesanan masing-masing item ?
B. Buatlah SOP terkait penerimaan barang kepada petugas gudang yang akan
melakukan tugas tersebut !
C. Buatlah laporan mengenai implementasi pengeluaran barang dari gdang
menggunakan prinsip FIFO dan FEFO !
D. Buatlah alur terkait pendistribusian obat dari PBF mulai dari SP diterima
hingga barang diantarkan oleh pengantar barang!
E. Buatlah format excel sederhana untuk pengendalian persediaan di PBF.

Penyelesaian :
A. Berdasarkan skenario diatas,
1. Apa metode perencanaan yang digunakan ?
Jawab:
Metode perencanaan yang digunakan pada kasus di atas yaitu metode
perencanaan konsumsi karena perencanaan yang dilakukan berdasarkan
pada data jumlah penjualan produk pada 3 bulan sebelumnya yaitu pada
bulan Juli, Agustus dan September tahun 2022
2. Berapa jumlah pemesanan masing – masing item ?
Jawab:
Pada soal PBF melakukan pengadaan setiap minggu pertama di awal
bulan, dibuat minggu awal itu tanggal 7 sedangkan pengadaan dilakukan
pada tanggal 6. Jadi waktu tunggu yang di gunakanyaitu 7-6 : 1 hari
Menggunakan buffer stok (stock pengaman) 20 % Jadi jumlah pemesanan
pada bulan berikutnya yaitu :
Rumus :Metode Komsumsi – A : (B+C+D) – E
Ket :
B : rata rata penjualan
C : Buffer stock ( 20 % )
D : lead time stock ( waktu tunggu ) – 1 hari
E : sisa stock
1. Amoxicillin tablet
50+40+75
B : = 55 Box ( 5.500 tab ) / bulan – 184 tab/hari
3
C : 20 % 5.500 tab = 1.100 tab
D : 1 x 184 = 184 tab
E : 10 Box – 1000 tab
A : 5.55 + 1.100 + 184 – 1000
: 5.784 tab
: 58 Box
Jadi, jumlah pemesanan amoxicillin tablet di bulan berikutnya yaitu, 58 Box

2. Paracetamol tablet
100+120+110
B : = 110 Box ( 1.100 tab ) / bulan – 367 tab/hari
3

C : 20 % x 11.000 tab = 2.200 tab

D : 1 x 367 = 367
E : 11 Box – 1.100 tab
A : ( 11.000 + 2.200 _ 367 ) – 1100
: 12.467 Tab – 125 Box
Jadi, jumlah pemesanan dibulan berikutnya yaitu 125 box
3. Acetylcysteine
43+23+50
B : = 39 Box ( 3900 tab ) / bulan – 130 tab/hari
3

D : 130 x 1 : 130 tab

E : 12 box – 1.200 tab
A : ( 3.900 + 780 + 130 ) – 1200
: 3.610 tab – 37 box
Jadi, jumlah pemesanan di bulan berikutnya yaitu 37 box
4. Ambroxol tablet
45+57+48
B : = 50 Box ( 5000 tab ) / bulan – 167 tab/hari
3

C : 20 % x 5000 tab = 1000 tab

D : 1 x 167 = 167
E : 15 Box – 1.500 tab
A : ( 5000 + 1000 +167 ) – 1500
: 4667Tab – 47 Box
Jadi, jumlah pemesanan dibulan berikutnya yaitu 47 box
5. Metformin
80+80+70
B : = 77 Box ( 7.700 tab ) / bulan – 257 tab/hari
3

C : 357 x 1 = 257 tab

E : 10 box – 1.000 tab
A : ( 7.700 + 1.540 + 257 ) – 1000
: 8.497 tab – 85 box
Jadi, jumlah pemesanan di bulan berikutnya yaitu 85 box
6. Amlodipine 10 mg
40+35+50
B : = 42 Box ( 4.200 tab ) / bulan – 140 tab/hari
3

C : 840 tab
D : 140 tab
E : 12 box – 1.200 tab
A : 5.180 – 1.200 tab
: 3.980 tab – 40 box
Jadi, jumlah pemesanan di bulan berikutnya yaitu 40 box
7. Amlodipine 5 mg
60+ 90+80
B : = 77 Box ( 7.700 tab ) / bulan – 257 tab/hari
3

C : 1.540 tab
D : 257 tab
E : 12 box – 1.200 tab
A : ( 7.700 + 1.540 + 257 ) – 1.200
: 8.297 tab
: 83 box
Jadi, jumlah pemesanan di bulan berikutnya yaitu 83 box
8. Acyclovir krim( 1 box isi 25 tube )
30+50+20
B : = 34 Box ( 850 tube ) / bulan – 29 tube/hari
3
C : 170 tube
D : 29 tube
E : 15 box – 300 tube
A : ( 850 + 170 + 29 ) – 300
: 749 tube
: 30 box
Jadi, jumlah pemesanan di bulan berikutnya yaitu 30 box
9. Candesartan 8 mg
50+34+45
B : = 43 Box ( 5.500 tab ) / bulan – 184 tab/hari
3

C : 860 tab
D : 144 tab
E : 10 box – 1.000 tab
A : ( 4.300 + 860 + 144 ) – 1.000
: 4.304 tab
: 44 box
Jadi, jumlah pemesanan di bulan berikutnya yaitu 44 box
10. Candesartan 16 mg
40+60+45
B : = 49 Box ( 4.900 tab ) / bulan – 164 tab/hari
3

C : 980 tab
D : 164 tab
E : 12 box – 1.200 tab
A : ( 4.900 + 980 + 164 ) – 1.200
: 4.844 tab
: 49 box
Jadi, pemesanan di bulan berikutnya yaitu 49 box
B. Buatlah SOP terkait penerimaan barang kepada petugas gudang yang akan
melakukan tugas tersebut !

Jawab:
SOP Penerimaan Barang
NAMA ProsedurOperasional Baku Halaman ... dari ...
PERUSAHAAN
PENERIMAAN Nomor ................
PT :....................
Departemen/Divisi Seksi/Sub TanggalBerlaku
.............................
/ Bagian/Unit* Divisi/Sub
............................. Bagian/Sub Unit*
........................
Disusun Oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti No.
(nama, jabatan, (nama, jabatan, (nama, jabatan, Tanggal
tandatangan) tandatangan) tandatangan) ..............................
............................. .............................. .............................. .
. . .
Tanggal Tanggal
Tanggal
................. .................
.................

C. Buatlah laporan mengenai implementasi pengeluaran barang di Gudang

menggunakan prinsip FIFO dan FEFO !
Jawab:
A. FIFO adalah metode yang digunakan untuk memastikan pengelolaan
stok opname atau komoditas pada barang di gudang tetapi terjaga
kualitasnya dan dalam kondisi yang baik juga layak. FIFO merupakan
singkatan dari First In First Out yang berasal dari Bahasa Inggris yang
jika diartikan yaitu sebagai barang yang pertama kali masuk
merupakan barang yang nanti harus dikeluarkan atau dipakai duluan.
Selain itu, barang yang pertama masuk ini juga bias digunakan untuk
kebutuhan skala yang lebih luas dan barang yang dimasukkan pertama
kali merupakan prioritas yang harus dijual terlebih dahulu
dibandingkan barang yang baru masuk. Maka, selayaknya barang
terjual merupakan barang yang masuk lebih dahulu.
B. FEFO adalah singkatan dari First Expired First Out yang berarti barang
yang akan habis masa kadaluarsa harus dijual terlebih dahulu, bisa jadi
juga barang tersebut diinput lebih awal atau akhir sekalipun.
Sederhananya, metode ini digunakan dengan cara barang dengan masa
kadaluarsa yang terdekat harus keluar lebih dulu. Metode ini biasanya
diterapkan pada apotik atau took ritel yang menjual makanan dan
minuman (biasanya dalam kemasan) yang memiliki masa kadaluarsa.
Jadi, terlepas apakah barang yang masuk itu dating duluan atau
terakhir, barang dengan masa kadaluarsa paling dekat adalah barang
yang harus dijual terlebih dahulu. Produk dengan masa kadaluarsa
yang pendekakan ditempatkan diposisi paling depan agar
diambilterlebihdahulu. Sedangkanprodukdengan masa kadaluarsa yang
masih panjang dapat disimpan di gudang.
D. Buatlah alur terkait pendistribusian obat dari PBF mulai dari SP diterima
hingga barang diantarkan oleh pengantar barang !

Jawab:
• Alur Pendistribusian obat
• SP higga Pengantar Barang
E. Buatlah format excel sederhanauntukpengendalian di PBF
Jawab: